Электронная почта - Microsoft Office. Электронная почта в офисе

Глава 7 Электронная почта 7.1. Outlook Express. Почта Windows. Почта Windows Live. Возможности программ Электронная почта - одна из самых популярных служб Интернета на сегодняшний день. Миллионы людей пишут друг другу электронные письма, которые почти мгновенно доставляются адресату

9.2. Электронная почта 9.2.1. Что нужно знать об электронной почте Электронная почта похожа на обычную почтовую связь. Вы пишите письмо, вкладываете его в конверт, запечатываете, подписываете конверт, наклеиваете марку и опускаете конверт в ближайший почтовый ящик.Потом

Электронная почта Знакомство с Outlook ExpressЕще совсем недавно основными средствами общения людей на расстоянии были только почта и телефон. Для отправки письма по почте требовалось приобрести конверт, написать письмо, вложить его в конверт и отнести на почту или опустить в

Электронная почта Получение E-mailИногда у пользователя возникает ситуация, когда хотелось бы выявить реального автора полученного сообщения. Например, получено сообщение от вашей жены, в котором она пишет, что уходит к другому. Вы можете либо вздохнуть с облегчением,

ОФИСНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА В предыдущих разделах мы рассмотрели различные технологии работы с частной электронной почтой, а теперь давай посмотрим, как это всё должно быть организовано в масштабах офиса.Основные постулаты тут следующие...1. Крайне желательно, чтобы у

Мне очень хотелось бы регламентировать работу с электронной почтой в нашей организации, чтобы сотрудники правильно ее использовали и хранили электронные сообщения. На что нужно обратить особое внимание? Как управлять электронной почтой руководителя?

Ответ

Работа с электронной почтой давно стала одной из обязанностей секретаря в большинстве компаний и организаций. А если руководители к тому же предпочитают работать «по старинке», то управление электронной почтой целиком ложится на плечи секретаря. Более молодые руководители, как правило, работают с почтой самостоятельно, но и в этом случае секретарю обычно приходится обрабатывать сообщения, приходящие на адрес компании. В небольших фирмах именно секретарь разрабатывает правила работы с почтой и мгновенными сообщениями и обеспечивает исполнение этих инструкций сотрудниками.

Есть ряд проблем использования электронной почты, о которых секретарь должен знать:

1. В России электронная почта и мгновенные сообщения пока не признаются документами (но могут быть использованы следственными органами в ходе следствия по уголовному делу и при разбирательстве в арбитражных судах).
В большинстве развитых стран мира ситуация иная - подобные сообщения признаются деловыми документами и могут быть использованы в суде при рассмотрении как гражданских, так и уголовных исков. Поэтому если компания работает с зарубежными партнерами, то им по электронной почте следует посылать только такие сообщения, которые смело можно было бы отправить в виде бумажного документа, заверенного печатями и подписями.

2. В отличие от многих стран мира, в России пока нет законодательных требований, обязывающих компании сохранять сообщения электронной почты. Но даже при работе исключительно с российскими компаниями и частными лицами следует регистрировать и сохранять:

Сообщения, на основании которых принимаются ответственные деловые решения;

Сообщения, содержащие важную для компании информацию или имеющие историческую ценность;

Сообщения оскорбительного и угрожающего характера, образцы особо назойливого и мешающего работать «спама» - для передачи следственным органам.

Решение о сохранении сообщения можно принимать следующим образом: если аналогичный бумажный документ был бы зарегистрирован и сохранен, то и сообщение электронной почты также необходимо сохранить. Рекомендуется сохранять как посланные, так и полученные сообщения.

Способ сохранения электронной информации зависит от используемой в организации системы документооборота.

Если документооборот бумажный, то само сообщение, присоединенные файлы и как минимум основные сопровождающие данные (кем, когда и кому послано, кем и когда получено, причем, электронные адреса должны быть расшифрованы) должны быть распечатаны, документ распечатывается и помещается в соответствующее дело. Если документооборот электронный, то нужно сохранить файл с сообщением в одном из «родных» форматов почтовой системы, при этом желательно, чтобы максимально сохранялась вся служебная информация о передаче сообщения, а также все присоединённые файлы.

Срок хранения сообщения устанавливается такой же, какой был бы установлен для аналогичного бумажного документа. Сообщения, не подлежащие хранению, или же те, срок хранения которых истек, должны своевременно и регулярно уничтожаться - как для экономии компьютерных ресурсов, так и в целях обеспечения информационной безопасности компании.

Система хранения должна быть также хорошо продумана. К сожалению, во многих компаниях к этому вопросу относятся весьма халатно, но есть и фирмы, где налажено централизованное хранение всей почтовой корреспонденции.

Часто проблема решается простейшим образом: сохраняется все. По мере накопления все больших объемов информации, такой способ сохранения создает следующие проблемы:

Хранение больших объемов сообщений электронной почты требует от организации существенных затрат на оборудование, оплату труда сотрудников и другие ресурсы;

Если при сохранении сообщений не продумана система их хранения (индексация, систематизация и т.д.), то поиск нужных материалов становится весьма сложным и дорогостоящим делом.

При работе с зарубежными партнерами все важные сообщения электронной почты (включая вопросы организации встреч и других мероприятий, поездок, размещения и т.д.) рекомендуется сохранять, причем, желательно сохранять электронную копию сообщения, даже если оно было распечатано, зарегистрировано и помещено в дело, - на случай судебного иска. При определении срока хранения таких сообщений нужно проконсультироваться с юристом, особенно если они имеют отношение к контрактам, споры по которым будут разбираться в соответствии с законодательством какой-либо страны.

3. Достаточно часто именно секретарь отвечает за то, чтобы сотрудники офиса использовали свои ящики электронной почты, предоставляемые им компанией, только по прямому назначению.

Полезно подготовить и утвердить правила (регламент) использования электронной почты и познакомить с ними всех сотрудников. В частности, в правила могут быть включены следующие положения:

Работодатель является собственником всей корпоративной почты, имеет право контролировать ее и может этим правом пользоваться. Сотрудники должны быть проинформированы, что их корпоративная электронная почта просматривается службой безопасности организации. Персоналу также нужно разъяснить правила использования электронной почты для личных целей. Сотрудники должны знать, что за нарушение правил использования почты и систем передачи мгновенных сообщений они могут быть наказаны в дисциплинарном порядке, вплоть до увольнения.

При посылке сообщений электронной почты и при использовании мгновенных сообщений нельзя исключить возможность несанкционированного доступа к ним (если не используются специальные средства защиты, такие как шифрование, электронная подпись и т.п.), поэтому сотрудники не должны пересылать таким образом конфиденциальную информацию и другую информацию, которую компания обязана защищать (например, персональные данные сотрудников и клиентов).

Всем сотрудникам должен быть разъяснен порядок сохранения и уничтожения электронных сообщений, поскольку многие из них не знают или не уверены в различиях между сообщениями, которые являются документами и должны быть сохранены, и теми сообщениями, которые можно и нужно уничтожить.

4. В деловой практике сообщения, переданные по электронной почте, достаточно часто распространяются среди широкого круга лиц. Это означает, что сообщения надо составлять не менее тщательно, чем официальные документы.

Нужно соблюдать деловой этикет, выдерживать хороший стиль, проверять текст на отсутствие грамматических ошибок.

5. Справочник электронных адресов (адресная книга) является важнейшим документом - в том смысле, что это один из тех информационных материалов, которые необходимы организации как для ведения деловой деятельности, так и в случае нештатных ситуаций.

Необходимо регулярно сохранять копии адресной книги, причём, как минимум одна из таких копий должна храниться вне офиса компании. Полезно также иметь распечатанный вариант адресной книги - он может пригодиться, например, для посылки почтовых сообщений по альтернативным каналам связи (с помощью сотового телефона) при отключении электроэнергии в офисе.

Адресную книгу рекомендуется заполнять достаточно подробно, указывая, как минимум, названия организаций и имена и фамилии частных лиц - владельцев соответствующих адресов. Эта информация может оказаться полезной как для расшифровки адресов при сохранении сообщений в качестве документов, так и в тех случаях, когда другой сотрудник должен отправить почту в отсутствие секретаря.

Необходимо знать и хранить в адресной книге электронные адреса клиентов и поставщиков, а также рабочие и домашние электронные адреса сотрудников. Это требуется для того, чтобы в случае чрезвычайных ситуаций иметь возможность связаться с сотрудниками и по электронной почте.

Как управлять электронной почтой руководителя?

Замечено, что руководители все чаще и чаще перекладывают на секретарей обязанности по управлению своей электронной почтой. Секретарь может оказать своему руководителю значительную помощь в работе с электронной корреспонденцией, а именно:

· Секретарь может взять на себя предварительный просмотр электронной почты руководства; при этом сообщения сортируются по тематике и значимости и отбираются те из них, которые руководитель должен будет просмотреть сам. Это практически та же технология, которая используется в бумажном делопроизводстве крупных организаций.

· Как и в бумажном делопроизводстве, в обязанности секретаря может входить подбор информации по вопросам, затронутым в поступивших сообщениях, с тем, чтобы руководитель мог принять необходимые решения сразу же по прочтении корреспонденции.

· Достаточно часто секретарям делегируются полномочия самостоятельно отвечать на электронные сообщения по менее важным вопросам. По более важным вопросам секретарь может или самостоятельно готовить проект ответа или решения, или, не дожидаясь дополнительных указаний, организовать подготовку такого ответа силами сотрудников. Только при таком стиле работы руководитель способен справиться со всем потоком электронных сообщений.

Как использовать электронную почту и мгновенные сообщения внутри организации?

При помощи электронной почты и мгновенных сообщений секретарь может повысить эффективность не только своего труда, но и труда других сотрудников. Соответствующие возможности уже сейчас активно используются во многих российских государственных и коммерческих структурах, особенно там, где налажены корпоративные компьютерные сети. Чаще всего электронная почта и мгновенные сообщения используются для оповещения сотрудников и для оперативной передачи информации о следующем:

· Присутствующих и отсутствующих руководителях и ключевых сотрудниках. Такая информация важна для многих работников, особенно в тех случаях, когда необходимо подписать документы.

Сотрудники не будут беспокоить секретаря каждые десять-пятнадцать минут, если через почту или систему мгновенных сообщений к ним будет поступать информация о том, на месте ли руководитель, и, если его нет в офисе, когда ожидается его появление. Иногда важно проинформировать персонал, что руководитель планирует уехать из офиса на несколько часов, поскольку у кого-нибудь из сотрудников может быть срочный вопрос, который лучше решить до отъезда начальника.

· Времени и повестке дня совещаний и пятиминуток.

Такая информация важна для того, чтобы сотрудники не забывали подготовиться и не опаздывали на эти совещания.

· Новых внутренних нормативных документах и приказах.

В большинстве организаций ознакомление с приказами осуществляется «по старинке», когда бумажный документ передается из рук в руки в течение долгого времени. Процесс можно заметно ускорить, если сам документ разместить на сервере компании, а с помощью электронной почты известить тех, кто должен с этим приказом ознакомиться, и попросить их зайти к секретарю и расписаться на бумажном экземпляре. Да и за сохранность подлинника в таком случае можно будет не волноваться.

· Сроках подачи различных заявок (на оргтехнику, расходные материалы, канцтовары и т.д.).

· Различных важных событиях, встречах и мероприятиях.

Такого рода напоминания позволяют сотрудникам не только правильно организовать свой рабочий день, но и помогают не забыть поздравить коллегу с днём рождения.

· Электронная почта и мгновенные сообщения незаменимы, если требуется узнать мнения сотрудников по какому-либо вопросу.

Из всего сказанного следует, что секретарь должен быть достаточно продвинутым пользователем почтовой программы. Хотелось бы обратить внимание на некоторые дополнительные возможности почтовых систем, которые полезно освоить:

· Большинство почтовых систем позволяет запрашивать отчеты, подтверждающие получение и/или прочтение письма адресатом. Эту возможность очень рекомендуется использовать при рассылке важных сообщений.

· Можно создать удобную структуру папок для писем и регулярно раскладывать входящие письма по этим папкам.

· Также необходимо научиться работать с адресной книгой и восстанавливать её в случае сбоя в программе.

Студенты должны научиться изготавливать документы средствами MS Office, создавать средствами MS Office простейшие информационно - технологические схемы документооборота пользователей. Практически на всех предприятиях, особенно на предприятиях государственного подчинения, существуют общие отделы. Их название варьируется - это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами и т.д., но самое главное - суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и заключается она в организации потоков документов на данном предприятии (приказов, распоряжений, поручений, писем и т.д.). Система документооборота может быть создана при наличии соответствующих автоматизированных информационных технологий документооборота, имеющихся в достаточном количестве на рынке программной продукции. Однако в случае, когда на предприятии нет АИТ делопроизводства, систему документооборота можно создать cpeдствами MS Office.

Схема обработки входящего документа и создания исходящего документа показывает три основных направления пользования технологиями при изготовлении и отправке исходящей корреспонденции: компьютерные технологии создания исходящего документа; технологии сканирования документа и его обработки; технологии электронной почты для пересылки адресатам исходящей корреспонденции. Существует три различные модели офиса: информационная, коммуникационная и системная. Студенты также должны знать общие понятия электронного офиса и должны научиться создавать исходящие документы средствами MS Office (в частности пользоваться стандартными шаблонами для создания исходящих документов и создавать новые шаблоны). Организовать переписку с помощью электронной почты можно при наличии канала выхода с ПЭВМ в Internet и при наличии соответствующего пpoграммного обеспечения, например программы Microsoft Outlook Express. 0днако, возможен вариант обмена электронными сообщениями с клиентами абонентами) через почтовые ящики бесплатной электронной почты, www.mail.ru.

В лабораторной работе отрабатываются вопросы ведения деловой переписки на предприятии с применением ИКТ. Особое внимание уделяется возможностям текстового редактора MS Word и табличного процессора MS Excel для упрочения навыков в ведении автоматизированного делопроизводства предприятия и решения прикладных задач по выработке управляющих воздействий. В этой теме изучаются способы создания презентаций и их оформление средствами Microsoft PowerPoint. Следует обратить внимание на применение графических объектов и анимации, использование шаблонов презентаций.

Самостоятельная работа студентов состоит в подборе материала для презентаций.

Лекция 6. Конспект, литература . Лабораторная работа 4.

Материал для изучения: «Методы управления документооборотом в организации». П рактически на всех предприятиях, особенно на предприятиях государственного подчинения, существуют общие отделы. Их названия могут быть различными: отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами. Суть же остается одинаковой: организация потоков документов - приказов, распоряжений, поручений, писем. Рассмотрим основные виды документов, их атрибутику, потоки документов, которые используются в деятельности подразделений. Основным принципом документооборота является то, что у специалистов не существует локальных архивов документов. Любой входящий документ, не попавший в общий архив документов, является потенциальным клиентом на неисполнение. В организации есть соответствующая служба, а именно канцелярия, которая отвечает за прохождение документов. Документы, не учтенные в канцелярии, теряются чаше всего.

В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. Даже если прием документов построен по распределенной схеме, то это сделано только для повышения скорости обработки документов. Все подразделения мгновенно предоставляют информацию в канцелярию (желательно в режиме on-line). Можно считать, что такие пункты регистрации документов являются подразделениями канцелярии. Система документооборота не должна заканчиваться на ответственных исполнителях, т.е. система автоматизации документооборота организации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений организации.

Материал для изучения: «Типы документов, классификация документов и их взаимосвязи». В се документы делятся на входящие, исходящие и внутренние. Входящими называются документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются, или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов. Например, запросы в сторонние организации типа: «Прошу дать справку по вопросу... в срок до...». Внутренние документы используются для организацииpaботы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия и приказы руководства предприятия. Также через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В соответствии с правилами делопроизводства, чтобы отправить документ во внешнюю организацию, необходимо сначала направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят по адресу.

Документы каждого из этих видов могут быть достаточно разнообразны. Это могут быть письма, распоряжения, циркулярные указания и т.д. Обычно под типом документа на предприятии понимается именно эти деления, причем еще более детализованные (допустим, если письма, то чему посвященные – жалобы, предложения, пожелания и т.д.) Прежде всего, все документы, проходящие через общий отдел, обладают уникальным регистрационным номером (возможны и свои алгоритмы построения номеров для каждого из типов документов). Любая бумага, не имеющая регистрационного номера – это просто бумага, а не документ. Документом ее делает именно наличие на ней регистрационного номера. Атрибуты документов весьма разнообразны, но можно выделить общую часть атрибутов, которые встречаются практически во всех организациях. Основными атрибутами канцелярского документа являются:

1. Регистрационный номер документа. Данный номер однозначно позволяет сослаться на документ, прошедший через канцелярию. Структура регистрационного номера может быть различна для исходящих, входящих и внутренних документов. Структура регистрационного номера определяется в каждой организации самостоятельно.

2. Источник документа (контрагент). Указывает, откуда получен документ. Для входящих документов это сторонняя организация, для внутренних и исходящих документов это или подразделение, или конкретное лицо из руководства предприятия.

3. Ответственный исполнитель документа. Указывает сотрудника предприятия, которому поручено исполнение данного документа или который разработал данный документ (для исходящих и внутренних). Исполнитель документа всегда один и только один. Иногда встречаются два исполнителя документа (для документов длительного исполнения при смене кадрового состава предприятия).

4. Код документа по номенклатуре дел предприятия. Данный атрибут относит документ к тому или иному кругу типовых вопросов, решаемых предприятием в своей производственной деятельности. Номенклатура дел - это формальный список дел предприятия, который утверждается заранее на определенный период времени (обычно на год). Ранее данная номенклатура являлась достаточно статичной, в современных условиях номенклатура дел является высоко динамичным документом, который может обновляться 1 -4 раза в год.

Во входящих документах могут быть атрибуты, специфические для данного типа документа:

Контрольный срок исполнения. Атрибут берется или непосредственно из входного документа или из типа входного документа, который определяет сроки ответа на те или иные входные документы.

Контролирующее лицо. Обычно это одно из первых лиц предприятия, которое назначает конкретного исполнителя документа и ставит резолюцию «Об исполнении доложить» . Данный атрибут проставляется не на всех входящих документах, а только на наиболее важных, ответственных. Не пустой аргумент вызывает необходимость в случае завершения обработки документа посылать сообщение о прохождении документа соответствующему субъекту.

Внутренние документы, кроме стандартных, могут обладать следующими атрибутами:

Список подразделений предприятия для ознакомления. Контрольный срок ознакомления или исполнения. Список исполнителей документа.

Исходящие документы имеют следующие дополнительные атрибуты:

Документ-основание. Этот атрибут есть всегда, т.к. исходящий документ всегда порождается на основе или входящего, или внутреннего. Список рассылки. Контрольный срок ответа. Данный атрибут встречается редко и не во всех организациях. В конкретных организациях данные атрибуты могут носить различные наименования или добавляться дополнительными атрибутами, часто большим количеством. Но перечисленные выше атрибуты присутствуют во всех канцеляриях предприятий.

Материал для изучения: «Роль информационных технологий в процессе документооборота». С истема документооборота может быть создана при наличии соответствующих автоматизированных информационных технологий документооборота, имеющихся в достаточном количестве на рынке программной продукции. Но, если на предприятии нет АИТ делопроизводства, систему документооборота можно создать средствами MS Office. При обработке входящих документов и создания исходящих документов можно отметить три основных направления применения информационных технологий: - компьютерные технологии создания исходящего документа; - технологии сканирования документа и его обработки; - технологии электронной почты для пересылки адресатам исходящей корреспонденции.

Рассмотрим общие понятия электронного офиса как сложной технической структуры, а затем роль компьютерных технологий в создании исходящего документа средствами MS Office. В электронном офисе меняется рабочее место специалиста. Интерактивный телевизор (или телекомпьютер) позволяет выбирать нужные программы и информацию из потоков, идущих по сотням эфирных и кабельных каналов. На экранах цифровых устройств можно воспроизводить сложнейшие чертежи и модели продукции или красочные произведения искусства, фотографии или выполнять видеозарисовки живой природы. Стереозвуковые аппараты позволяют имитировать любые звуковые эффекты. Аудиовидеокомпьютер на основе «мультимедиа» объединяет графику, видеоизображения и текст. Мобильный телефон и личный цифровой помощник - электронный дневник (календарь) - становятся средствами связи и управления информационными потоками из любой точки мира. Электронная форма данных изменяет характер деятельности человека во всех областях жизни: динамичная работа в электронном офисе с информацией принципиально отличается от монотонной и медленной работы с бумажными документами, позволяет проявить, развить и использовать творческий компонент труда. Развитие возможностей информатизации создает материальную базу новых преобразований производственных отношений, определяя экономический переход от традиционных способов производства к гуманным и экологически чистым автоматизированным и автоматическим (безлюдным) производствам. Одно из определений термина «офис», приведенное в Американском словаре английского языка Уэбстера, сформулировано так: «место, где совершается служба или деловые операции. Офис является рабочим местом людей, облеченных доверием и властью».

Традиционно организация документооборота и работа канцелярии являются главными функциями офиса. По мнению Ч. Вильсона, бывшего президента фирмы General Motors, «ни одного действия по производству и распределению готовой продукции не осуществляется в наш современный век без того, чтобы не переместилась какая-то бумажка». Но «перемещение бумажек» определяют потоки информации зафиксированной на бумажных носителях и необходимой при подготовке информации для принятия управленческих решений, а также воздействия этих решений на производственные процессы. В результате «перемещения бумажек» задается маршрут и операции всех технологических операций, т.е. организуются производственные процессы и определяются принципы последующих решений. При этом как бы «за кадром» остаются сами решения и технология их порождения: основная творческая переработка небольших потоков информации проводится человеком и проявляется в виде «бумажек». Эффективность управления, определяющая в целом результативность бизнеса, достигается с помощью многих средств, в том числе и вследствие качественных решений и эффективной обратной связи при их выполнении. Как известно, базой качественных решений является качественная информация. Поэтому главным условием повышения эффективности управления является автоматизация рабочих мест сотрудников офиса с целью более качественного обеспечения их информацией. Теоретически различаются три модели офиса: информационная, коммуникационная и системная. Информационный процесс включает в себя четыре вида деятельности: генерирование информации, ее хранение, распространение и восприятие. Генерирование и интерпретация информации содержат творческую, слабо алгоритмизируемую и формализуемую функцию и выполняются с участием человека, его разума и именно поэтому не могут быть полностью автоматическими.

Если рассматривать офис как коммуникационную систему, то анализ показывает, что значительная часть времени специалистов офиса уходит на различного рода коммуникации, цель которых не сводится к составлению какого-либо информационного документа или принятию решения. Этот обмен информацией служит скорее обоснованию обсуждаемого решения или действия с целью поиска наиболее оптимального решения. В рамках данного подхода может быть предложена модель офиса как сложной системы социальных коммуникаций, состоящих из многих процессов коммуникации. В коммуникации участвуют два основных компонента: источник сообщения и приемник сообщения, связанные между собой прямым и обратным влиянием. Данная модель подчеркивает, что главный компонент офиса - человек. Суть коммуникационных процессов - взаимоотношения между людьми при обработке информационных документов. Сам же офис есть сложная иерархия рассматриваемых информационных и коммуникационных процессов. Коммуникации между людьми делятся на вербальные, выражаемые словами (устная речь и письменный текст), и невербальные (жесты, мимика, интонация), не выражаемые словами. Любое сообщение - это не просто передача информации, а сложный социальный акт двухсторонних и многосторонних коммуникаций. При этом говорящий, т.е. передающий сообщение устно, усиливает его эмоциональное и социальное воздействие интонацией, позой, жестами, окружающей обстановкой. С другой стороны, эти и иные невербальные знаки слушающих (воспринимающих) позволяют источнику информации ввести обратную связь в процессе передачи сообщения для того, чтобы скорректировать его содержание или форму. Почти половина внутриофисных коммуникаций имеет невербальный характер: это означает, что рассматриваемые коммуникации не могут быть автоматическими. Следовательно, поскольку текст не полностью выражает передаваемое сообщение, то исключение человека из коммуникаций личного неформального общения искажает смысл текста и неизбежно приводит к увеличению объема вербальных сообщений (если требуется повысить информативность текста). Если автоматизация введена без учета этого, она меняет тип социального поведения людей в офисе. Поэтому, в частности, очень важны средства визуализации при передаче сообщений (например, видеофоны, видеотелефоны, телевизоры).

Таким образом, процессы коммуникации передаются технике только частично, поскольку автоматизация в корне меняет сам процесс коммуникаций, оказывая влияние на все стороны и элементы общения через изменение эмоциональных, психологических и социальных отношений людей в офисе. Как известно, работа в офисе связана с большим количеством стандартных формуляров, справок, бланков и т.д. причем в каждой области канцелярской деятельности приняты свои стандартные формы. MS Word представляет возможность создавать нужные формы. Эти формы можно заполнять как на экране, так и в напечатанном виде. При этом можно использовать шаблон формы, и в дальнейшем на его основе создавать нужный документ в определенном количестве. Если меняются формы отчетов или справок, всегда можно ввести изменения, чтобы не хранить устаревшую форму в напечатанном виде. Кроме того, заполненные формы хранить также нецелесообразно. Удобнее и разумнее хранить данные из форм в электронных таблицах или базах данных, а саму форму в виде шаблона. Если необходимо просмотреть конкретную заполненную форму или отправить напечатанную форму клиенту, можно легко объединить эти два документа в один с помощью механизма слияния. Форма – это специальный вид защищенного документа, включающего поля, в которые пользователи могут вводить информацию. Любой документ, содержащий поля формы, является формой. Поле формы, это место на экране, предусмотренное для заполнения. В качестве заполнения возможны три варианта: - в виде текста (текстовые поля); - в виде флажка, который можно либо установить, либо снять; - в виде поля со списком, из которого следует выбрать нужный ответ.

Примером такой формы может служить анкета, которая может содержать все три вида полей. Например, поле, предназначенное для паспортных данных – текстовое поле, воинская обязанность – поле флажок, образование – поле со списком, из которого можно выбрать нужный ответ. Для создания форм можно использовать таблицу, как основу для формы. Таблицы обеспечивают структуру, поскольку ячейки таблицы хорошая основа для заголовков и полей формы. Если убрать сетку таблицы, а группу ячеек заключить в рамку, оставив остальные без обрамления, то эта форма будет отличаться от табличной. Таким образом, можно создавать свои собственные деловые бумаги: счета, перечни заказов, отчетные ведомости. Например, можно создать бланк, отпечатать и размножить его. Затем допечатывать в эти предварительно отпечатанные бланки только информацию, содержащуюся в полях формы – она будет правильно расположена. В офисной деятельности приходится сталкиваться с множеством однотипных бумаг, назовем их серийными. Такие документы имеют одинаковое содержание, но адресованы в различные инстанции или составлены для разных клиентов, т.е. отличаются вводимыми данными. Для этого можно воспользоваться формами. Но шаблон формы и данные удобнее хранить отдельно. Данные удобнее хранить в электронных таблицах или базах данных. Шаблон документа и данные, сохраненные во внешнем источнике, можно объединить в единый документ с помощью функции СЛИЯНИЕ. Это объединение в MS Word происходит с помощью кодов полей. Окна диалога, с помощью которого устанавливается слияние, содержат инструкцию о выполнении дальнейших действий. Процесс слияния можно условно разделить на три этапа: - создание основного (неизменяемого) документа; - создание источника данных средствами MS Word; - слияние, т.е. объединение двух предыдущих документа.

Материал для изучения: «Электронная почта в офисе». Е сли на одном компьютере работают хотя бы два человека, у них уже возникает желание использовать этот компьютер для обмена информацией друг с другом. На больших машинах, которыми пользуются одновременно десятки, сотни человек, для этого предусмотрены специальные программы, позволяющие пользователям передавать сообщения друг другу, а администратору - оповещать пользователей о новостях в системе. Как только появилась возможность объединять несколько машин в сеть, пользователи ухватились за возможность использовать ресурсы удаленных машин, за расширение круга общения. Стали создаваться программы, предназначенные для обмена сообщениями пользователей, находящихся на разных машинах. Из-за разнообразия компьютеров, операционных систем, способов соединения машин в сеть и целей, преследуемых при этом людьми, этих программ оказалось достаточно много и они не всегда совместимы между собой.

Наиболее универсальное средство компьютерного общения - электронная почта. Она позволяет пересылать сообщения практически с любой машины на любую другую. Электронная почта во многом похожа на обычную почту. С ее помощью письмо, текст, снабженный стандартным заголовком (конвертом), доставляется по указанному адресу, который определяет местонахождение машины и имя адресата, и помещается в файл, называемый почтовым ящиком адресата. При этом между почтовыми программами разных машинах существует соглашение о том, как писать адрес, чтобы все его понимали. Электронная почта оказаласьво многом удобнееи надежнее обычной. Надежность электронной почта сильно зависит от того, какие используются почтовые программы, насколько удалены друг от друга отправитель и адресат письма, и особенно от того, в одной они сети или в разных.

Обычно программы, предназначенные для пересылки писем от одного человека к другому, поддерживают и такую возможность, как почтовые списки. Если группа людей, объединенных общими интереса­ми, хочет поддерживать дискуссию на какую-нибудь тему длительное время, они создают список, выделяют для него имя, после чего все сообщения, посланные на это имя, рассылаются всем уча­стникам группы. У группы должен быть адми­нистратор, к которому можно обратиться, если Вы хотите, чтобы Вас включили в группу, исключили из нее, или если у Вас изменился адрес. Если группа становится очень большой, администратору прибавляется работы, а каждый участник группы должен хранить у себя весь список. При больших масштабах это очень непрактично: если вы хотите ссылаться в ходе дискуссии на полученные ранее сообщения, вам приходится хранить весь архив у себя, а он может занимать очень много места. Чтобы избежать этих неудобств, при общении очень больших групп людей используется система, независимая от электронной почты - компьютерная конференция. Самая большая компьютерная конференция - USENET - объединяет сотни тысяч машин по всему миру. Ее устройство напоминает доску объявлений. Никакого списка участников конференции не существует. Получать и отправлять сообщения может любой, чья машина связана с какой-нибудь другой машиной, которая получает сообщения конференции. Все сообщения разделены на группы по темам, и чтобы получать сообщения группы, надо на эту группу подписаться, то есть включить имя этой группы в список на своей машине. Сетевое программное обеспечение, обслуживающее конференцию USENET, из всех предлагаемых сообщений выбирает сообщения, относящиеся к группам из Вашего списка. Посылая сообщение, Вы помечаете, к какой группе оно относится, и все, кто подписан на эту группу, Ваше сообщение получат. Компьютерная конференция может быть полезна тем, кто хочет узнать о новых товарах, книгах или фильмах. Через нее очень удобно распространять информацию о замеченных ошибках в программах и о способах их исправить. Она просто незаменима для любителей поболтать на любимую тему со своими единомышленниками во всех уголках Земли, и, конечно же, для научных дискуссий. При помощи конференции можно обсуждать интересующую тему в такой компании, собрать которую в одном месте для личной беседы стоило бы бешеных денег и непредсказуемых затрат времени и сил. Список существующих групп занимает несколько страниц. В нем можно найти группы для специалистов по древнегреческой культуре и для любителей рок-музыки, для обсуждения вопросов секса и для обмена кулинарными рецептами, для дискуссии о правах женщин и группы, интересующиеся разными компьютерными играми. Программы, обслуживающие конференцию, достаточно умны: они присылают по одной копии сообщения на машину, независимо от того, сколько пользователей на этой машине будут его читать; они также предоставляют возможность обращаться к старым сообщениям. При пользовании электронной почтой и компьютерной конференцией могут возникнуть проблемы, если не обращать внимания на устройство физических сетей, на которых они работают. Разнообразие сетей компьютеров сложилось исторически. Конечно, было бы лучше, если бы все машины на Земле были соединены между собой одним и тем же способом, передавали друг другу данные в одинаковом, раз и навсегда установленном виде, и при помощи одних и тех же программ. Но так не получается. Началось с того, что отдельные страны, фирмы, производящие компьютеры, университеты, крупные организации, производители программного обеспечения, военные стали создавать свои собственные сети. И только потом оказалось возможным соединить эти специализированные сети между собой и прийти к некоторым соглашениям о стандартах. Но не может быть стандарта на все случаи жизни: сегодня сети передают тексты и изображения, завтра они будут передавать движущиеся изображения и звук. Так же, как у каждого дома в городе есть почтовый адрес, каждый компьютер в сети имеет имя, по которому к нему можно обращаться. Машины, которые не соединены кабелем,могут обмениваться сообщениями с другими по телефоннымлиниям через модем. Для этого машина, у которой есть сообщение для другой, должна до нее дозвониться, договориться о передаче данных и передать сообщение. Это выходит медленнее и менее надежно, чем по прямому проводу, но если машина расположена далеко от остальных, и данные передаются не очень часто, подключать ее напрямую неудобно и слишком дорого. Разные сети различаются способами соединения машин друг с другом, скоростью, с которой передаются сообщения, системой, по которой машинам даются имена, и соглашениями о том, в каком виде должно быть сообщение.

Соглашения о форме сообщений и правилах их передачи называются протоколами. Для того чтобы послать сообщение с машины, подключенной к одной сети, на машину в другой сети, нужно найти промежуточную машину, подключенную к обеим, через которую сообщение и пойдет. Такая машина называется мостом между этими сетями. Между двумя сетями может быть несколько мостов. Мост принимает сообщение из сети А, переписывает ее в форму, принятую в сети В, и отправляет через сеть В на ту машину, для которой оно предназначено. Как отмечалось выше, электронная почта на Вашей машине обслуживается несколькими программами, систему которых называют почтой. Почтовые сообщения (письма), пришедшие на Ваш адрес, поступают в файл, называемый Вашим почтовым ящиком, из которого Вы в любое удобное для Вас время можете их доставать и читать при помощи специальной программы. При отправлении сообщения Вы вводите текст сообщения и некоторую служебную информацию (аналогично надписи на почтовом конверте), включая адрес получателя, после чего почтовая служба на Вашей машине связывается с почтовой службой машины адресата, передает ей сообщение, и оно попадает в почтовый ящик адресата.

Отправим почтовое сообщение с машины, работающей под управлением операционной системы Unix при помощи почтовой программы mail: mail fox @ kiae . su Subject : встреча Приходи завтра, поговорим. (конец передачи) & q Вы вызываете программу mail и указываете адрес, по которому письмо надо отправить. Mail выдает приглашение Subject: и Вы вводите тему сообщения «встреча» и несколько строчек текста письма; точкой в начале последней строки обозначаете конец письма. Mail сообщает, что письмо пошло и приглашает ввести следующую команду. Командой q Вы завершаете сеанс работы mail. Теперь Ваше письмо будет передано почтовой службе, которая отправит его по указанному адресу и поместит в почтовый ящик адресата (foх). Пользователь сможет в любое время при помощи программы mail прочесть Ваше письмо и послать ответ на него: mail (1 новое сообщение). &р From : [email protected] То: [email protected] Subject : встреча Приходи завтра, поговорим. &г Subject : Re : встреча Часов в шесть. Вызвав программу mail и узнав от нее, что в почтовом ящике есть новое сообщение, получатель Вашего письма командой р (print) попросил напечатать его, а затем командой г (reply) составил и послал Вам ответ. Почтовые службы на разных машинах представляют сообщения в разных форматах, некоторые из них несовместимы. Тем не менее, большинство систем во всем мире понимает формат сообщения, называемый по имени документа, в котором он описан - RFC822. Первоначально этот стандарт был разработан для сети Интернет, но сейчас принят во многих других сетях. Поэтому здесь будем описывать этот формат - это тот конверт, в котором письмо дойдет практически в любую точку земного шара. Сообщение состоит из текста, который Вы хотите передать адресату и заголовка, который приписывается в начале сообщения, отделяется от текста пустой строкой, и содержит несколько строчек необходимой информации об этом сообщении: дату отправления, адрес, обратный адрес, тему сообщения, и другие. Бывает еще несколько видов строк заголовка. Не все они обязательно должны быть. Некоторые строки почтовые службы добавляют автоматически (Received:, Date:), другие задает сам автор письма (То:, Subject:). Полностью формат почтового сообщения описан в руководстве по вашей почтовой системе, которое Вам все равно придется прочитать. Остановимся подробно на том, как указать в сообщении адрес, чтобы почтовые службы его поняли и доставили письмо по назначению.

Рассмотрим адрес из нашего [email protected] Он состоит из адреса машины и имени адресата, которое отделено знаком "@". Слева от @ стоит имя адресата, точнее, имя файла - почтового ящика на его машине, из которого он забирает письма. Обычно пользователь называет свой почтовый ящик тем же именем, под которым он зарегистрирован в системе. Чаще всего это имя (например, Pavel), фамилия (Korotaev), или инициалы (avg, как в нашем случае). Часть справа от @ называется доменом и описывает местонахождение этого почтового ящика (машину или организацию). В общем случае часть адреса, расположенная слева от @, представляет собой имя почтового ящика человека, который должен получить сообщение. Чаще всего это просто имя файла. При этом подразумевается, что в правой части адреса (домене) подробно описано, где находится машина (или несколько машин, расположенных в одном месте и соединенных в локальную сеть), на которой хранится этот почтовый ящик. Бывают машины, у которых нет адреса в формате RFC822. это значит, что машина не входит ни в одну сеть, понимающую этот формат адреса. Если можно найти другую, подключенную к такой сети промежуточную машину, которая могла бы ей позвонить по телефону и передать сообщение, проблема отправки письма будет решена. Но поскольку у машины адресата нет формального адреса, промежуточной машине надо явно указать путь, по которому передавать сообщение. Для передачи почтовых сообщений по телефонным линиям компьютеры пользуются протоколом UUCp. Путь сообщения от Вашей машины до пользователя на другой машине для UUCp описывается в такой форме: машина1!машина2!машина_адресата!имя_адресата. Такой адрес означает, что Ваша машина должна передать сообщение на машину 1, та - на машину 2, оттуда сообщение следует передать на машину адресата и положить в почтовый ящик с указанным именем. Чтобы адресовать сообщение на машину, не имеющую стандартного адpeca, найдем промежуточную, имеющую адрес машину, и укажем ее адрес в правой части (домене); путь же от промежуточной машины до почтового ящика адресата распишем в левой части в формате UUcp, например: [email protected] Правая часть этого адреса указывает на учебные заведения США. Дом­ен верхнего уровня edu, среди них на университет Ватерлоо (первый поддомен), и в нем на машину maytag (второй поддомен). В левой части написан путь от машины maytag через машину watcsc на машину rose и в почтовый ящик пользователя ocplumb, в который и нужно положить письмо. Этим способом адресации следует пользоваться только в крайнем случае, поскольку он сложен и не очень надежен (не всякаямашина такой адрес правильно поймет). Вам может попасться адрес и такого необычного вида:Carl % nuceng . decnet @ pine . circa . ufl . edu Такой сложный адрес приходится писать, когда мост между Вашей сетью и сетью адресата письма не умеет преобразовывать адреса. В таком случае в правой части указывается адрес моста в Вашей сети, а в левой – адрес нужного вам почтового ящика в сети адресата. Поскольку повторение знака @ во втором адресе может вызвать путаницу, вместо него используется знак %. Таким образом, Вы явно указываете, через какой мост сообщение должно пройти из Вашей сети в сеть адресата. В нашем примере в правой части приведен адрес моста - машины pine в университете Флориды, - через который сообщение должно перейти в сеть DECNET (сеть машин фирмы DEC), а в левой части - адрес почтового ящика пользователя carl на машине nuceng в сети DECNET. Организовать переписку с помощью электронной почты можно при наличии канала выхода в Internet и программного обеспечения, например программы Microsoft Outlook Express. Но возможен вариант обмена электронными сообщениями с клиентами через почтовые ящики бесплатной электронной почты, www.mail.ru. Рассмотрим оба варианта обмена электронными сообщениями.

Программа Outlook Express создана на основе стандартов, используемых в Internet, и предназначена для работы с электронной почтой и новостями. Для чтения электронной почты из программы Outlook Express необходимо, чтобы используемая вами система обмена сообщениями поддерживала протоколы SMTP и РОРЗ или ГМАР. Если вам неизвестно, поддерживает ли ваша почтовая система вышеуказанные протоколы, справьтесь у своего администратора или поставщика услуг Internet. Спросите, поддерживаются ли в вашей системе почтовые клиенты РОРЗ или IMAP. Программу Outlook Express можно использовать для чтения групп новостей, или групп обсуждений, таких как Usenet. Работа с группами новостей осуществляется через серверы новостей NNTP. Обратитесь к своему администратору или поставщику услуг Internet, чтобы узнать название сервера новостей, которым вы можете пользоваться. При помощи программы Outlook Express можно получать на сервере новостей msnews.microsoft.com сведения о продуктах корпорации Майкрософт. Программа Outlook Express включает в себя пятую версию программы адресной книги Windows. Данная программа предоставляет широкие возможности управления контактными данными, включая создание групп контактов и папок для сортировки сообщений и размещения адресов электронной почты. Адресная книга Windows обеспечивает доступ к каталогам Internet, использующим протокол ldap (протокол облегченного доступа к каталогам). Каталоги Internet облегчают поиск обычных адресов и адресов электронной почты. В программе адресной книги уже настроен доступ к нескольким популярным каталогам. После того как программа Outlook Express загрузит сообщения или после нажатия кнопки Доставить почту на панели инструментов сообщения можно читать либо в области просмотра, либо в отдельном окне.

1. Щелкните значок папки Входящие на панели Outlook или в списке папок.

2. Для просмотра сообщения в области просмотра щелкните по нему в списке сообщений. Для просмотра сообщения в отдельном окне дважды щелкните по не­му в списке сообщений.

Со веты

Для просмотра всех сведений о сообщении (дата отправки и т.п.) вы­берите меню Файл и выберите Свойства.

Для сохранения сообщения на своем диске выберите Сохранить как, выберите место и формат сохранения (почтовое сообщение, простой текст, гипертекст).

Представим себе обычный офис, внутри которого циркулирует множество различных бумаг. В компьютерную эпоху такое положение становится анахронизмом: любому здравомыслящему человеку очевидно, что документы, не требующие подписи и печати (а таких большинство), вполне можно не печатать, а передавать от сотрудника к сотруднику непосредственно в электронном виде - так, как они подготавливаются и хранятся. Для подобной передачи как нельзя лучше подходит внутриофисная электронная почта; она обеспечит также доведение до общего сведения приказов и распоряжений директора, организацию и контроль выполнения текущих работ.

При наличии почтовой системы сотрудникам, которые должны вместе подготовить какой-либо документ, не потребуется ни встречаться, ни бегать друг к другу с дискетами, ни даже звонить, чтобы сообщить, что очередная версия помещена в такой-то общедоступный каталог на сервере, - каждый, выполнив свою часть работы, просто перешлет материал следующему: это и быстрее, и удобнее.

Если фирма подключена к Internet и каждый сотрудник имеет собственный электронный адрес, налаживание внутриофисной почты, конечно, не составит проблемы. Однако такая роскошь есть далеко не у всех, особенно в провинции. Ниже мы опишем одно из возможных решений, доступных даже при отсутствии Internet-соединения.

Электронная почта без Internet

Электронная почта Internet - самая распространенная и известная, но далеко не единственная почтовая система. Такие системы существуют чуть ли не для всех типов компьютерных сетей, да и не только сетей: скажем, команда mail в ОС Unix первоначально предназначалась для обмена сообщениями между пользователями одной и той же машины, работающими за разными терминалами.

В Windows встроенная электронная почта появилась одновременно с поддержкой сети - в версии 3.11 для рабочих групп. Однако в поставку ОС входила только клиентская программа Microsoft Mail, обеспечивающая чтение и отправку писем, а сервер Microsoft Exchange, отвечающий за доставку сообщений адресатам, требовалось приобрести отдельно. В Windows 95 ситуация была аналогичной, но в Windows 98 она переменилась: с внедрением в систему средств для работы в Internet место папки «Входящие» (клиента Microsoft Exchange) занял Outlook Express (клиент почты Internet). В качестве же клиента Exchange осталась программа Microsoft Outlook из пакета Microsoft Office, которая отлично работает и с почтой Internet.

Ну хорошо, скажете вы. А какое все это имеет отношение к моей фирме, если к Internet она не подключена и денег на приобретение Microsoft Exchange Server в ее бюджете тоже нет? А вот какое: для Windows существует масса почтовых серверных программ, и среди них есть достаточно простые и дешевые, которые не имеют расширенных возможностей почты и группового планирования, предоставляемых Exchange, зато допускают установку на самый обычный (иногда даже не выделенный) компьютер, очень легко администрируются и вполне справляются с почтой небольшого офиса.

Разумно выбрать сервер, работающий с теми же почтовыми протоколами, что и используемые в Internet, поскольку тогда не потребуется приобретать и осваивать клиентскую программу к нему - подойдет любой почтовый клиент Internet (упоминавшиеся выше Outlook Express и Outlook, Netscape Messenger, The Bat! и т.д.). А если фирма имеет, например, модемный выход в Internet, такой сервер позволит без труда организовать обмен почтой с внешним миром.

Именно таким сервером является программа SLmail компании Seattle Lab. Она предназначена для обмена сообщениями внутри относительно небольшой организации (хотя недавно появилась версия, где число пользователей не ограничивается), а при наличии постоянного или сеансового доступа к Internet обеспечивает также прием и отправку внешней почты: поддерживаются почтовые протоколы POP3, SMTP и UUCP. SLmail стоит несравненно меньше, чем солидные почтовые серверы: цена в зависимости от числа пользователей колеблется от 199 до 849 долл.; предъявляет минимальные требования к аппаратной базе: если пользователей немного, ей может хватить даже машины с процессором 486 и 16 Мбайт оперативной памяти; исключительно проста в управлении: для настройки и поддержки ее работоспособности не нужно иметь квалификацию системного администратора - это под силу и самому обычному пользователю. На момент написания статьи последней считалась версия SLmail 4.3.

Ниже мы опишем работу с SLmail, но сначала - несколько слов о выборе клиентской программы.

Почему Microsoft Outlook?

Среди всех программ, работающих с почтой Internet, Microsoft Outlook занимает особое место, поскольку это не только почтовый клиент, но и личная информационная система. На Западе Outlook - самое популярное и широко признанное средство организации работы на компьютере.

В числе возможностей Outlook - работа с электронной почтой, списками задач, встреч, событий и собраний, а также с электронной телефонной книжкой. Иными словами, эта программа равно необходима и руководителю, и рядовым сотрудникам. В качестве же почтового клиента она ориентирована именно на электронный документооборот внутри фирмы, организация которого является нашей целью. Другие же почтовые программы предназначены в первую очередь для обмена сообщениями через Internet, хотя, конечно, могут использоваться и для внутренней переписки.

Поэтому на компьютерах, где установлен пакет Microsoft Office, идеальным клиентом будет, конечно же, Outlook. Там, где его нет, подойдет и любая другая почтовая программа. Проще всего использовать Outlook Express, который входит в поставку Windows 98 и имеется также на большинстве машин с Windows 95. Впрочем, сотрудники, имеющие индивидуальные предпочтения, могут установить то, что им больше по душе.

Настройка почтовой системы

Настройка почтовой системы на базе SLmail состоит из трех этапов: установки программы, настройки почтового сервера и настройки локальных станций. Установка требует от пользователя лишь ответов на несколько стандартных вопросов и не нуждается в подробном рассмотрении. Отметим только, что если фирма имеет или планирует вскоре получить доступ к Internet, лучше устанавливать SLmail на тот компьютер, который служит (предположительно будет служить) для связи с провайдером. А поскольку программа должна работать постоянно, разумно поместить ее ярлык в меню «Автозагрузка» сервера, чтобы она загружалась вместе с Windows. После запуска SLmail в системном лотке Панели задач появляется значок:

Настройка почтового сервера включает:

• идентификацию почтового сервера;
• настройку протокола TCP/IP;
• корректировку файла lmhosts.sam;
• настройку конфигурации программы SLmail;
• создание почтовых ящиков пользователей;
• настройку почты.

Настройка локальной станции представляет собой урезанную настройку сервера: на ней нужно настроить TCP/IP, внести исправления в lmhosts.sam и настроить почту. Разберем теперь подробнее каждую из перечисленных выше операций.

Идентификация почтового сервера

Идентификация почтового сервера - это определение его имени. Какое-то имя у машины, где вы установили SLmail, конечно, есть, поскольку она подключена к локальной сети, однако имеющееся имя желательно поменять на то, которое вы в дальнейшем планируете зарегистрировать в Internet (рис. 1). Для этого щелкните правой кнопкой мыши на значке «Сетевое окружение» и выберите в меню пункт «Свойства». В открывшемся окне «Сеть» перейдите на страницу «Идентификация» и укажите новое имя для машины - предположим, firma.ru. (Рабочую группу, которая присвоена машине в локальной сети, менять не нужно.)

Настройка протокола TCP/IP

Для взаимодействия почтового клиента с почтовым сервером необходимо, чтобы компьютерная сеть фирмы работала по протоколу TCP/IP. Поддержка TCP/IP встроена в Windows, но по умолчанию не устанавливается, так что вам может потребоваться установить ее и настроить. (Если это уже сделано, пропустите данный раздел.)

Чтобы не нарушать работу локальной сети, перед установкой TCP/IP необходимо сделать используемый сейчас сетевой протокол (предположим, NetBEUI) протоколом по умолчанию. Для этого откройте в окне «Сеть» страницу «Конфигурация», выделите NetBEUI в списке установленных компонентов (рис. 2) и нажмите кнопку «Свойства». В новом окне выберите закладку «Дополнительно» и включите режим «Использовать данный протокол по умолчанию».

Следующим шагом добавьте протокол TCP/IP. На той же странице «Конфигурация» нажмите кнопку «Добавить», укажите тип компонента «Протокол» и выберите в списке изготовителей Microsoft, а в списке протоколов - TCP/IP. Нажмите OK. После этого TCP/IP появится в списке установленных компонентов.

Выделите его, нажмите кнопку «Свойства», в новом окне перейдите на страницу «IP-адрес», установите флажок «Указать IP-адрес явным образом», после чего введите нужные значения IP-адреса и маски подсети (см. ). На рис. 3 показана возможная схема сети, в которой почтовому серверу присвоен адрес 222.222.222.10, семи локальным станциям - адреса с 222.222.222.11 по 222.222.222.17, а маска подсети равна 255.255.255.0.

Рис. 3. IP-адреса и маска подсети могут быть, например, такими

Настроив протокол TCP/IP, убедитесь в правильности его работы с помощью команды ping, которая проверяет IP-соединения для заданных адресов. Сначала запустите сеанс MS-DOS («Пуск? Программы?Сеанс MS DOS») на почтовом сервере и введите в приглашении DOS команду:

Ping 222.222.222.10

Программа пошлет по указанному ей адресу 222.222.222.10, т.е. по адресу самого сервера, четыре тестовых пакета. Если протокол настроен правильно, они дойдут и на них будут получены ответы, если же нет, пакеты потеряются (рис. 4).

На локальных станциях аналогичным образом запустите команду:

Ping 222.222.222.11

(для каждой машины указывайте ее собственный адрес), а кроме того, команду:

ping 222.222.222.10

Ее успешное выполнение будет свидетельствовать о наличии связи с сервером.

Корректировка файла lmhosts.sam

Корректировка файла lmhosts.sam на компьютерах сети необходима только при отсутствии автоматического распознавания имен. Чтобы определить, нужна ли она, снова воспользуйтесь программой ping, но в другой форме. Задайте на почтовом сервере команду:

Ping firma.ru

Если программа отреагирует на имя firma.ru так же, как на IP-адрес 222.222.222.10, никаких изменений не требуется. Если нет, это не обязательно означает, что в сети не установлена служба поддержки имен (такая, как WINS): может быть, ей просто неизвестно имя почтового сервера, и тогда администратору сети достаточно зарегистрировать его в данной службе. В противном случае следует на всех компьютерах добавить в конец файла lmhosts.sam, находящегося в каталоге Windows, строку:

222.222.222.10 firma.ru

Она свяжет имя firma.ru с IP-адресом 222.222.222.10 (рис. 5). Для редактирования lmhosts.sam применяйте текстовый редактор, например Блокнот Windows («Пуск?Программы?Стандартные?Блокнот»). Покончив с этой процедурой, проверьте, распознается ли имя сервера, задав ту же команду:

Ping firma.ru

Успешный обмен пакетами будет означать, что все сделано правильно.

Настройка конфигурации SLmail и создание почтовых ящиков пользователей

Эти две операции выполняются только на почтовом сервере. Запустите на нем программу SLmail Configuration («Пуск?Программы?SL Products?SLmail Configuration»). Чтобы сконфигурировать SLmail, перейдите на страницу System (Система) и введите параметры в соответствии с тем, как показано на рис. 6.

Рис. 6. Возможная конфигурация SLmail

Для создания почтового ящика (рис. 7) перейдите на страницу Users (Пользователи), щелкните правой кнопкой мыши в свободной части окна, выберите в появившемся меню пункты New (Создать) и затем User (Пользователя), после чего в поле Full Name (Полное имя) введите имя и фамилию пользователя латинскими буквами (например, Bender Ostap), в поле Password (Пароль) - пароль для него, а в поле MailBox (Почтовый ящик) - его почтовый адрес (например, [email protected]).

Настройка почты

Последовательность действий по настройке почты зависит от избранной клиентской программы. Если это Microsoft Outlook, следует открыть Панель управления («Пуск?Настройка?Панель управления») и запустить утилиту «Почта». В зависимости от версии программы детали несколько различаются, но в конце концов вы попадете в многостраничное окно настройки, где должны будете ввести нужную информацию на страницах «Общие», «Серверы» и «Подключение» аналогично тому, как показано на рис. 8. Разумеется, пароли и адреса пользователей, указываемые при настройке почты, должны соответствовать тем, которые были заданы при создании почтовых ящиков. Заметим, что настройка почтового клиента Outlook позволяет нескольким пользователям работать каждому со своей почтой на одной и той же машине.

Неужели все это действительно работает?

На этом настройка завершена, и наступает ответственный момент проверки почтовой системы. Первым делом попробуйте послать с почтового сервера письмо самому себе. Коль скоро сервер работает и вы последовали рекомендации о включении SLmail в меню «Автозагрузка», программа должна быть активна. Запустите Outlook, создайте в нем новое письмо, указав собственный адрес, и нажмите кнопку «Отправить».

Если все было сделано правильно, письмо немедленно окажется в папке «Входящие». В случае ошибки вы обнаружите его в папке «Исходящие». Это будет означать, что SLmail не нашла на сервере почтового ящика с таким адресом. Перепроверьте адрес в письме и убедитесь в соответствии адреса и пароля в конфигурациях SLmail и почтового клиента - видимо, где-то допущена опечатка.

После того как письмо самому себе найдет адресата, отправьте сообщение другому пользователю. После нажатия кнопки «Отправить» оно сразу же окажется в папке «Отправленные». Но погодите радоваться, выясните сначала, дошло ли оно: откройте на нужном компьютере Outlook и загляните в папку «Входящие». Если ваше письмо там, можете поздравить себя с успехом. Увы, вполне возможно, что никаких признаков нового письма вы не увидите, - тогда придется шаг за шагом перепроверить все этапы настройки почтовой системы на данной машине. И только после того, как почта заработает на всех компьютерах сети, проверку можно считать оконченной. Мобилизуйте свое внимание, наберитесь терпения, и удача будет с вами.

ОБ АВТОРЕ

Светлана Александровна Шляхтина - преподаватель компьютерных технологий, автор серии книг для пользователей.

SLmail - почтовый сервер для локальных сетей TCP/IP.

Системные требования: ПК с процессором 486 или выше (версия 2.7), Pentium (версия 4.3); ОЗУ от 16 Мбайт и не менее 5 Мбайт на жестком диске (необходимый объем ОЗУ и дискового пространства зависит от числа пользователей); ОС Windows 95 OSR2, 98 либо NT 4.0 с Service Pack 2 (версия 2.7), Windows NT 4.0 с Service Pack 3 (версия 4.3).

Цена: от 199 долл. (12 пользователей) до 849 долл. (неограниченное число пользователей); предоставляется 15-дневная пробная версия.

Seattle Lab

IP-адрес и маска подсети

Для идентификации компьютеров в сетях TCP/IP используются 32-разрядные IP-адреса, обычно записываемые в виде четырех десятичных чисел в интервале от 0 до 255 (каждое число представляет один байт адреса), разделенных точками (например, 109.26.17.100).

Адрес состоит из номера сети и номера локального узла. Различают три формата, или класса, адресов. В адресах класса A самый старший бит нулевой, следующие семь определяют сеть, а последние 24 - локальный узел. В классе B два старших бита адреса равны 1 и 0, сеть определяется 14, а узел - 16 битами. В классе C первые три бита имеют значение 1, 1 и 0, под номер сети отводится 21 бит, а под номер узла - 8.

Естественно, все машины фирмы должны получить адреса с одним и тем же номером сети и с разными номерами узлов. Если сеть не связана с Internet, администратор выбирает ее номер по собственному усмотрению, но во избежание конфликтов при будущем подключении фирмы

к Internet желательно использовать адреса в диапазоне, соответствующем сети класса C. Несложно подсчитать, что в такой сети может быть не более 256 узлов (в действительности их число даже меньше, так как несколько адресов зарезервированы для специальных нужд), но для малого офиса этого вполне хватит.

На каждой машине необходимо, кроме того, задать так называемую маску подсети. Она одна и та же для всех машин и определяет, какие разряды IP-адреса фиксированы в пределах данной сети, а какие могут различаться. Биты, которые во всех адресах данной сети должны совпадать (т. е. относящиеся к номеру сети либо неиспользуемые), в маске устанавливаются в 1, а те, которые могут различаться (т. е. относящиеся к номерам узлов) - в 0. Маска записывается так же, как IP-адрес - в виде четырех десятичных чисел в интервале от 0 до 255, разделенных точками. Например, 255.255.255.0 - это маска сети класса C на 256 узлов, а 255.255.255.192 - маска маленькой сети на 64 узла.