Автоматизация офиса предназначена для решения. Комплексная автоматизация офисной деятельности

Оставьте комментарий 6,950

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Совместное использование этих систем обеспечивает рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Информационная технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей других современных средств передачи и работы с информацией

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение и ускорение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

Автоматизацию офиса дополняют некомпьютерные средства: аудио и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Основные компоненты

База данных является обязательным компонентом любой информационной технологии. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Пример. В базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья. Могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

Текстовый процессор - это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.

Электронная почта может предоставлять пользователю различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений, при желании можно указать, что это частная корреспонденция. Вы также можете послать отправление с уведомлением о его получении адресатом.

Аудиопочта - это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Табличный процессор так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:

§ ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;
§ обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д.);
§ вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;
§ качественное оформление табличных форм представления данных;
§ многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;
§ проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;
§ проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций.

Любая современная среда табличного процессора имеет средства пересылки данных по сети.

Электронный календарь предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Система дополнительно дает возможность получить доступ также и к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями.

Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.

Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную. Видеотекст основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора.

Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.

Хранение изображений . В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме. Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства

оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски

Идея хранения изображений не нова и реализовывалась раньше на основе микрофильмов. Созданию данной технологии способствовало появление нового технического решения - оптического диска в комбинации с цифровой записью изображения.

Аудиоконференции используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками. Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дешево и удобно.

Видеоконференции предназначены для тех же целей, что и аудиоконференций, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.

Факсимильная связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом. Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

Наиболее популярным набором программ для офисной автоматизации является Microsoft Office. Продукты Microsoft Office тесно интегрированы между собой, они имеют более 50% общего программного кода. Это является основой однотипной работы со всеми приложениями.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

2.1 Текстовый редактор Word

2.2 Табличный процессор Excel

Заключение

Список литературы

Введение

Автоматизацию офиса будем понимать как комплексную автоматизацию работы всех офисных подразделений: кадровой службы, канцелярии, бухгалтерии, секретариата, планово-экономического отдела, и др. Целью автоматизации офисной деятельности является повышение эффективности управления предприятием и обеспечение согласованности и бесперебойности работы всех офисных служб. Автоматизация офиса гарантирует комфортные условия работы для всех сотрудников, полностью ликвидирует или минимизирует ручное выполнение рутинных операций, практически исключает случайные ошибки исполнителей, оптимизирует все имеющиеся бизнес-процессы.

Автоматизация офиса предполагает оснащение офиса компьютерами и сетевым оборудованием, современным телекоммуникационным оборудованием, средствами связи, принтерами, ксероксами и др.

автоматизация программный word excel

Глава 1. Прикладные программные средства офисного назначения

В настоящее время на рынке программного обеспечения имеются мощные программные пакеты, получившие название офисных систем. К наиболее популярным офисным системам следует отнести Microsoft Office фирмы Microsoft и Lotus Notes фирмы Lotus Development. Каждый из офисных пакетов содержит текстовый редактор, электронные таблицы, средства для создания и поддержки баз данных, средства коммуникаций.

Наиболее распространенным в России в настоящее время является пакет Microsoft Office. Это связано с тем, что фирма Microsoft - автор Windows и Microsoft Office (MS Office) - логично вписывается в интерфейс Windows. Понимая логику работы с Windows, достаточно легко освоить прикладные окна программных средств, входящих в MS Office. Кроме того, совместное выполнение ряда программных средств, входящих в MS Office, позволяет гибко распределять их ресурсы и работу, увеличивать общую производительность.

В MS Office входят текстовый редактор Word, табличный процессор Excel, средство для создания баз данных Access, а также специальные программы для работы офисов. Среди этих программ Microsoft Outlook - средство доступа к разнообразной информации и её коллективной обработки, PowerPoint - мощное приложение для подготовки и проведения презентаций, FrontPage - приложение для создания Web- страниц и ряд других.

В связи с тем, что система Windows постоянно модифицируется фирмой-производителем, версии программного пакета MS Office соответственно изменяются вместе с ней. Например, для Windows 95 разработан MS Office 95, который включает Word 7.0, Excel 7.0 и т.д.

В описаниях данной версии отмечается, что она выходит за границы традиционных настольных систем, превратившись в корпоративное приложение для предприятий любого масштаба. Данную версию офиса можно рассматривать как платформу для создания специализированных решений или клиентское средство доступа к корпоративны данным.

В целом основная тенденция в развитии программных продуктов данного пакета - повышение «интеллектуальности». С каждой новой версией офисных продуктов улучшаются встроенные в эти средства возможности грамматического и лексического контроля. В новой системе меню предполагается отображать только наиболее часто используемые функции, причем каждый пользователь может настраивать структуру меню «под себя».

Для руководителя офиса (главного бухгалтера, финансового директора и т.п.) необходимо иметь представление о новых возможностях программных средств MS Office для совместной работы многих пользователей. Помимо этого большое значение для организации управления офисом имеет возможность информационного обмена между сотрудниками.

1.1 Особенности Windows-приложений

Важным достоинством Windows-приложений является наглядность.

Во-первых, все инструменты среды, имеющиеся в распоряжении пользователя, могут быть представлены графически в виде командных кнопок, расположенных на специальной панели. Под инструментами понимаются команды основного меню, позволяющие пользователю производить действия над объектами прикладной системы. На командных кнопках помещается графическое изображение инструмента. В настоящее время изображения на кнопках стандартизированы, так что можно говорить о специальном языке компьютерных обозначений. Каждая среда имеет набор стандартных инструментов, таких как:

Кнопки с этими инструментами размещаются на панели, называющейся Стандартная панель.

Во-вторых, документы, создаваемые в приложениях, отображаются на экране точно в таком виде, в каком будут распечатаны на бумаге. Это особенно важно, когда заранее известно, какого формата должен быть конечный документ.

Многозадачность.

Еще одной отличительной особенностью Windows-приложений является работа в многозадачном режиме. На рабочем столе могут быть одновременно открыты сразу несколько документов, созданных различными приложениями. Можно одновременно редактировать рисунок, писать письмо, производить расчеты.

Следует, однако, уточнить понятие одновременности. Все вышеперечисленные задачи могут быть запущены на выполнение. Пользователь не может одновременно задействовать один и тот же орган восприятия информации для двух разных задач. Соответственно в таких случаях человек работает последовательно, например, сначала рисует, потом пишет.

Организация обмена данными.

Другой важной особенностью прикладных средств Windows является возможность обмена данными между приложениями. Системная среда предоставляет два различных способа для обмена данными между приложениями: через буфер обмена и по технологии OLE.

Обмен через буфер позволяет либо переместить объект документа на новое место, либо поместить на новое место или в новый документ копию объекта, не сохраняя связи с приложением, в котором этот объект создавался.

Создание составных документов.

Организация обмена данными между прикладными средами обеспечивает их интеграцию. Под интеграцией прикладных сред понимается такое их объединение, когда становится возможным совместное использование объектов каждой из этих сред.

Например, пользователь должен сделать справку по группе сотрудников отдела продаж и привести в справке их фотографии. Очевидно, что основой отчета станет текстовый документ. Помимо этого в распоряжении пользователя имеется база данных по сотрудникам, где производится поиск данных о работниках отдела продаж. Результат поиска (выборка) помещается в текстовый документ, в котором помимо собственных объектов присутствуют выборка из базы данных и фотографии.

Интерфейс прикладной системы.

Приложения, работающие в среде Windows, имеют очень похожий графический интерфейс. Научившись пользоваться одной программой данного класса, можно быстро освоить и остальные. Разобравшись в её особенностях и немного попрактиковавшись, можно почувствовать себя вполне уверенно. Как бы ни отличались внешние интерфейсы прикладных сред, все они состоят из однотипных по своему назначению элементов.

В интерфейсе каждой из них можно выделить четыре зоны:

строка заголовка прикладной среды, где размещаются инструменты управления оконным интерфейсом приложения, и отображается имя среды;

зона управления, где размещаются средства управления приложением и документами;

рабочее поле, где размещаются редактируемые документы;

справочная зона, где размещается информация о режимах работы приложения и подсказки пользователю.

Итак, все программы, создаваемые для Windows, имеют стандартный оконный интерфейс. У них формируются однотипные справочные зоны и зоны управления. Вид рабочего стола изменяется в зависимости от назначения прикладной среды.

Глава 2. Принципы работы программных продуктов семейства MS Office

Несмотря на разнообразие появившихся версий программных продуктов семейства MS Office, в них заложены единые принципы построения работы с ними. Это позволяет, овладев одним средством, в дальнейшем достаточно легко освоить его новые версии.

2.1 Текстовый редактор Word.

Текстовые процессоры, ярким представителем которых является текстовый редактор Word, - это универсальная программная среда для работы с текстовыми документами.

История разработки подобных программных средств базируется на стремлении упростить работу с различными видами документов (печатными изданиями, документами, докладами, диссертациями, рефератами и т.д.)

Создан широкий спектр программ, ориентированных на решение этих проблем. Одни предназначены для оформления небольших документов простой структуры, другие - для набора и подготовки к типографскому изданию книг и журналов.

Текстовый редактор Word предоставляет человеку разнообразные возможности, как при подготовке текстов, так и при манипулировании с готовыми текстовыми документами, сохраненными на различных носителях. Из фрагментов готовых текстов можно формировать новые тексты; в тексты можно внедрять различные объекты, созданные в других приложениях; текстовые документы можно передавать по линиям связи локальных и глобальных компьютерных сетей.

Word имеется широкий выбор средств автоматизации, упрощающих выполнение типичных задач:

работа с макропоследовательностями символов;

авто-замена опечаток при вводе;

автоматическое форматирование текста при вводе (авто-формат);

автоматическое предложение полного варианта даты, а также слова или фразы из списка авто-текста после ввода нескольких или первых букв (авто-завершение);

автоматический анализ документа с целью выделения его ключевых положений, на основании которого составляется автореферат;

возможность создания стилей;

автоматическое предоставление советов и справочных сведений, которые могут понадобиться по ходу выполнения задачи (помощник);

наличие мастера писем, календарей, повесток, резюме, конвертов, факсов, облегчающих работу по созданию документов

Основным объектом Word является текст, представляющий собой символьную информацию, а именно:

символьные абзацы;

фрагменты текста выделенные блоки).

Редактор Word обеспечивает работу с каждой из этих структур, как с единым целым. Кроме того, этот редактор имеет встроенный инструментарий деловой графики и множество приложений, позволяющих, не выходя их основной программы, генерировать авто-фигуры, таблицы, создавать диаграммы, структурные схемы и формулы.

2.2 Табличный процессор Excel

С табличным представлением данных мы сталкиваемся во многих сферах деятельности, начиная с бытовых нужд и кончая бухгалтерскими или научными расчетами.

Программное обеспечение, называемое системой обработки электронных таблиц или табличным процессором, позволяет автоматизировать рутинные операции выполнения однородных вычислений и пересчета с изменяющимися исходными данными.

В ячейки электронной таблицы можно вносить различную информацию: текст, числа и формулы.

Ячейки могут содержать независимые данные, которые, как правило, заносятся вручную или загружаются из некоторого файла данных. Эти данные могут использоваться как исходные для вычисления значений других ячеек. В ячейки с вычисляемыми значениями заносят формулы для вычислений. Пользователь обычно видит на экране результаты вычислений по заданным формулам. При каждом изменении ячеек производится автоматический пересчет во всех ячейках, связанных с изменяемыми правилами вычислений.

Современные табличные процессоры, к которым можно причислить и Excel, предоставляют пользователю следующие возможности:

работа с «рабочими книгами» (совокупностью таблиц);

задание в таблицах чисел и формул, пересчет значений вычисляемых ячеек при изменениях исходных данных;

построение диаграмм по данным таблиц;

большой набор встроенных функций;

автоматическое заполнение ячеек последовательностями (дни недели, месяцы и т.п.);

возможность работы с внешними базами данных;

управление параметрами текста;

вывод таблиц на печать;

возможность создания макросов (серии команд, сгруппированных вместе для упрощения работы);

проверка орфографии;

поиск, сортировка и систематизация информации, то есть использование электронной таблицы в качестве простейшей базы данных.

Следует еще раз подчеркнуть, что электронная таблица позволяет не только автоматически выполнять расчеты, но и является очень эффективным средством для проведения численного моделирования. Меняя во всевозможных сочетаниях значения исходных параметров, можно наблюдать за изменением выходных данных и анализировать полученные результаты. Табличный процессор мгновенно предоставляет множество вариантов решений, на основе которых можно выбрать наиболее приемлемое.

Основные режимы работы в Excel.

Режимы работы Excel обеспечивают:

ввод и последующее хранение данных и связей между ними;

редактирование данных при вводе;

автоматический пересчет результатов при изменении исходных данных;

построение диаграмм, представляющих числовые данные в наглядном виде;

автоматическое изменение диаграмм при изменении данных, по которым они построены.

Электронные таблицы являются обязательным атрибутом офисного и программного обеспечения. Во-первых, их можно использовать для хранения и упорядочения данных, то есть как форму отчетности. Во-вторых, электронные таблицы позволяют автоматизировать рутинные однотипные вычисления. В-третьих, по табличным данным можно построить диаграммы, позволяющие анализировать эти данные самым доступным способом - визуально.

Рассмотрев наиболее распространенные среди пользователей программы нельзя не остановиться на других программах, входящих в пакет MS Office.

Заключение

Возрастающая интенсивность информационных потоков и повышение требований оперативности реагирования на поступающую информацию диктуют новые подходы к организации управления в организациях любого уровня. В современном обществе решение возникающих проблем возможно только за счет активного использования новых информационных технологий на базе персональных компьютеров и компьютерных сетей. Работа пользователя с программными продуктами должна быть по возможности комфортной и осуществляться в соответствующей программно - технической среде (тип процессора, объем оперативной др.). Для работы пользователя большое значение имеет пользовательский интерфейс (вид, размер и местоположение основного экрана, функции обработки, доступные через систему меню, панели инструментов и т.п.). Как правило, интерфейс прикладных программных продуктов MS Office строится по типу графического, ориентированного на среду Windows, интерфейса с развитыми элементами управления: командные кнопки, выпадающие меню, переключатели и т.п. Программные продукты должны гарантировать надежную и безопасную работу как для компьютера, так и для информационной системы пользователя (сохранность устройств компьютера, программного обеспечения, хранимых данных). Программные продукты MS Office соответствуют всем современным требованиям, что подтверждается их широким применением в работе пользователей. Прикладные программные продукты Microsoft Office автоматизируют деятельность специалистов (экономистов, менеджеров, бухгалтеров, агентов и т. д.) предметных областей. Сформировалась тенденция на создание автоматизированных рабочих мест, полностью поддерживающих всю профессиональную деятельность конечного пользователя в компьютерной среде.

Список литературы

1. Н.В. Макарова, Г.С. Николайчук, Ю.Ф. Титова «Компьютерное делопроизводство», Санкт-Петербург, Издательский дом «Питер», 2002 г. - 410 с.

2. С.В. Симонович «Информатика. Базовый курс.2-е издание». - СПб.: Питер, 2007. - 604 с.

3. А.П. Ершов, А.С. Первин и др. «Изучение основ информатики и вычислительной техники» М.: Просвещение, 1986. - 267 с.

4. Михеева Е.В., Титова О.И. «Информатика» М.: Академия 2007. - 352 с.

5. В.А. Каймин «Информатик» М.: Проспект 2009. - 272 с.

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Правила работы с текстовым редактором Microsoft Word, оценка его возможностей и перспектив развития. Ввод текста и закономерности работы с таблицами. Создание документа "Рекламный лист". Особенности работы с табличным редактором MS Excel, создание диаграм

методичка , добавлен 15.02.2011

Работа с текстовым процессором Word и табличным процессором Excel. Возможности создания шаблонов средствами Microsoft Office 97. Создание расчетов, построение диаграмм, списков и простых баз данных. Оформление листа презентации с помощью PowerPoint.

отчет по практике , добавлен 06.09.2014

Создание делового письма на фирменном бланке с помощью текстового редактора MS Word 2003. Представление динамики показателей с помощью табличного процессора MS Excel 2003. Создание динамической презентации о предприятии средствами MS Power Point 2003.

контрольная работа , добавлен 08.10.2012

Назначение и функциональные возможности табличного процессора Excel, его структура, особенности форматирования и режим работы. Работа с электронной таблицей как с базой данных, типы данных в ее ячейках. Средства для создания печатного документа Excel.

контрольная работа , добавлен 28.10.2009

Основы работы с табличным процессором MS Excel. Назначение и области применения, основные и дополнительные функции. История и тенденции развития. Основные понятия, составляющие обработки данных табличным процессором. Способы запуска, панели инструментов.

презентация , добавлен 19.12.2011

Особенности работы с основными приложениями Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint). Решение статических задач контроля качества с применением программных средств. Создание электронных презентаций. Использование в работе ресурсов сети Интернет.

отчет по практике , добавлен 17.02.2014

Арифметические операции над числами, представленными в различных системах счисления. Представление чисел в компьютере. Элементы вычислительных машин. Информационная и аналитическая модели решения задачи. Работа с MS Excel и текстовым редактором MS Word.

курсовая работа , добавлен 25.04.2013

Настройка параметров для работы Word. Характеристика меню Word: панели инструментов, структура окон, выбор вида. Основы работы с документами. Сохранение файла на диске, набор текста, форматирование абзаца и разделов. Параметры табуляции, колонок, таблиц.

контрольная работа , добавлен 09.01.2011

Методика создания приложений передающих данные в Microsoft Word. Технология взаимодействия приложений с текстовым редактором Microsoft Word. Создание и использование экземпляров серверов автоматизации. Взаимодействие с сервером на уровне документа.

курсовая работа , добавлен 26.03.2010

Поиск значений показателя "количество абонентов оператора Мегафон" в сети Интернет с помощью различных поисковых систем; их сравнительный анализ. Формирование навыков работы с приложением Microsoft Word; работа с электронными таблицами в Microsoft Excel.

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, вначале имея целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

К офисным относятся следующие задачи: делопроизводство , управление, контроль управления , создание отчетов, поиск, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и предприятиями.

Типовые процедуры, выполняемые в перечисленных выше задачах:

обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);
сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора);
хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).

Это требует выполнения следующих условий: должна быть скоординирована работа между исполнителями; движение документов должно быть по возможности оптимизировано; должна быть предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках предприятия и предприятий в рамках объединения.

Автоматизация офиса (рис. 1.7) призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Обе эти системы совместно обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также и потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Информационная технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими. Они позволяют повысить производительность труда и дают возможность справляться с возрастающим объемом работ.

Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

компьютеры, возможно, объединенные в сеть;
печатающие устройства;
средства копирования документов;
модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ).

Дополнительно в состав аппаратных средств могут входить

сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;
стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте;
проекционное оборудование для проведения презентаций.

Основными программными продуктами , обеспечивающими технологию автоматизации офиса , являются:

текстовый редактор;
электронная таблица;
система управления базами данных.

В состав программного обеспечения офиса могут также входить:

программа анализа и составления расписаний;
программа презентации;
графический редактор;
программа обслуживания факс-модема;
сетевое программное обеспечение: электронная почта, компьютерные и телеконференции и др;
программы перевода;
специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и др.

Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов.

Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

База данных. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о деятельности фирмы. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Пример. В базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья.

Могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые корректируются в соответствующем массиве базы данных.

Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Электронная почта. Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать,

хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.

Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения.

Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной является то, что она проще - при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Табличный процессор. Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:

ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;

обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям и т.д.);

вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;

качественное оформление табличных форм представления данных;

многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;

проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;

проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций.

Любая современная среда табличного процессора имеет средства пересылки данных по сети.

Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты.

Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

В литературе часто можно встретить термин телеконференция. Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства -оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц.

Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, обеспечивающими возможность взаимодействия более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Видеоконференции . Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Факсимильная связь Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

Характеристика и назначение. К офисным относятся следующие задачи: делопроизводство, управление, контроль управления, создание отчетов, поиск, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями. Типовые процедуры, выполняемые в перечисленных выше задачах:

· обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);

· сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора);

· хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).

Это требует выполнения следующих условий: работа между исполнителями должна быть скоординирована; движение документов по возможности оптимизировано; предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках предприятия и предприятий в рамках объединения.

Информационная технология автоматизированного офиса - это организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

Основные компоненты автоматизированного офиса представлены на рис. 6.3. В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

Автоматизация офисной деятельности осуществляется на основе программно-аппаратного комплекса, называемого электронным офисом.

Электронный офис - программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

Рис. 6.3. Автоматизация офиса

В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства: одна или несколько ЭВМ, возможно, объединенные в сеть; печатающие устройства; средства копирования документов; модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ). Дополнительно в состав аппаратных средств могут входить сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов; стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте; проекционное оборудование для проведения презентаций.

Основными программными продуктами, входящими в офис, являются:

· текстовый редактор;

· электронная таблица;

· система управления базами данных.

В состав программного обеспечения офиса могут также входить:

· программа анализа и составления расписаний;

· программа презентации;

· графический редактор;

· программа обслуживания факс-модема;

· программы перевода.

Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов.

В интегрированный пакет (ИП) для офиса входят взаимодействующие между собой программные продукты. Основу пакета составляют текстовый редактор, электронная таблица и СУБД. Кроме них в ИП могут входить другие офисные продукты, перечисленные выше. Главной отличительной чертой программ, составляющих ИП, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета. Взаимодействие программ осуществляется на уровне документов. Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная цена (если приобретать их по отдельности).

В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют три комплекта: Borland Office for Windows фирмы Novell, SmartSuite фирмы Lotus Development и Microsoft Office фирмы Microsoft.

Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на оперативном уровне управления. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Например, в базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья. Могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

Полученная из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения.

Кроме того, для организации офисной деятельности используют электронную почту, телеконференции и компьютерные конференции, технологию видеотекста, технологии хранения изображений, аудио и видеоконференции, факсимильную связь.

Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.

Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности. Первая - купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты. Вторая возможность связана с покупкой услуги использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.

Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной является то, что она проще: при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеется три возможности получить информацию в форме видеотекста:

1) создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;

2) заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках;

3) заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц.

Аудиоконференции используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дешево и удобно.

Видеоконференции предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Для их проведения также не требуется компьютер. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

Конец работы -

Эта тема принадлежит разделу:

Экономическая информация

Информация и информационные процессы в организационно-экономической сфере. Экономическая информация как часть информационного ресурса общества. Роль и место автоматизированных информационных систем в экономике. Обеспечивающие подсистемы информационной системы ИС. Понятие информационной технологии. Виды информационных технологий. Интеллектуальные технологии и системы. Защита информации в современных ИТ.

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ:

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Все темы данного раздела:

Информация и данные
Любая деятельность человека основывается на информации.

Понятие экономической информации
Поскольку мы имеем дело с организациями, работающими в экономической области, то нас прежде всего интересует экономическая информа

Требования к экономической информации
Свойства информации. Когда говорят об информации, то упоминают ряд ее свойств. Информация достоверна, если она не искажает истинно

Виды экономической информации
Экономическую информацию принято подразделять по следующим признакам: функциям управления и месту возникновения. По функциям управ

Информационная модель предприятия. Система управления
Существование производственных и экономических объектов определяется их назначением удовлетворять те или иные

Информационные ресурсы организации
Ресурс запас, источник чего-либо. Рассматривая народное хозяйство страны, любую отрасль, предприятие, т.е. организацию любого масш

Автоматизированные информационные системы. Понятие системы, ее свойства
Производственные и хозяйственные предприятия, организации, фирмы, корпорации, банки представляют собой сложны

Понятие информационной системы
Процесс управления связан с обменом информацией между компонентами системы, а также с окружающей средой и предполагает получение с

Предприятие как объект информатизации
Организационная структура управления на предприятии определяет состав и функции управления структурных подразделений. Организацион

Классификация информационных систем
Классификация ИС способствует выявлению наиболее характерных черт, присущих ИС, обеспечивает лучшее понимание предмета изучения. С

Структура и состав информационной системы. Функциональные компоненты ИС
Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами.

Информационное обеспечение
Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для приняти

Внемашинное информационное обеспечение
Внемашинное информационное обеспечение (ИО) включает показатели, необходимые для решения управленческих задач; их объемно-временны

Состав и организация внутримашинного информационного обеспечения
Внутримашинное информационное обеспечение включает в себя все виды специально организованной информации, представленной в форме во

Базы данных, используемые при решении задач управления экономическим объектом
Под базой данных понимается специальным образом организованное хранение информационных ресурсов (совокупность

Техническое обеспечение
Техническое обеспечение комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая д

Программное обеспечение
Программное обеспечение совокупность программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функциониро

Общесистемное (базовое) программное обеспечение
Общесистемное (базовое) программное обеспечение (ПО) (рис. 3.1) организует процесс обработки информации в компьютере и обеспечивае

Пакеты прикладных программ
Пакеты прикладных программ (ППП) являются мощным инструментом автоматизации решаемых пользователем задач, практически полностью ос

Математическое обеспечение
Все методы формализации задач управления, в том числе и те, на основе которых строится рациональная эксплуатация технического обес

Организационное обеспечение
Организационное обеспечение совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами,

Правовое обеспечение
Правовое обеспечение совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систе

Лингвистическое обеспечение
Лингвистическое обеспечение это совокупность языковых средств, используемых на различных стадиях создания и эксплуатации информаци

Жизненный цикл информационных систем. Основные стадии и этапы разработки ИС и их содержание
Такая категория, как «жизненный цикл», отражает сущность развития информационной системы во времени. Как и лю

Роль заказчика в создании информационной системы
Роль заказчика в создании информационной системы важна: он является на этапе разработки системы заказчиком, а затем превращается в

Использование типовых проектных решений
Одним из рациональных путей проектирования информационной системы и информационной технологии является исполь

Определение информационной технологии. Составляющие информационной технологии
Под технологией понимается совокупность методов обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы

Технологический процесс обработки информации
Технологический процесс (ТП) обработки информации представляет собой комплекс взаимосвязанных операций по преобразованию информаци

Этапы развития информационных технологий
Существует несколько точек зрения относительно развития информационных технологий с использованием компьютеров, которые определяют

Классификация информационных технологий
Развитие рыночных отношений привело к появлению новых видов предпринимательской деятельности и, прежде всего, к образованию фирм,

Информационные технологии обработки данных
Характеристика и назначение. Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач,

Информационные технологии управления
Характеристика и назначение. Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех б

Информационные технологии поддержки принятия решений
Характеристика и назначение. Главной особенностью информационной технологии поддержки принятия решений является качественно новый

Информационные технологии экспертных систем
Характеристика и назначение. Наибольший прогресс среди компьютерных информационных систем отмечен в области разработки экспертных

Эволюция систем поддержки принятия решений
В процессе своего развития системы поддержки принятия решений прошли следующий путь (рис. 6.8):

Понятие и классификация интеллектуальных информационных систем
Интеллектуальная информационная система (ИИС) это информационная система, которая основана на концепции использования базы знаний

Назначение, структура и основные характеристики экспертной системы
Экспертная система (ЭС) это ИИС, предназначенная для решения слабоформализуемых задач на основе накапливаемого в базе знаний опыта

Инструментальные средства разработки экспертных систем
Благодаря появлению специальных инструментальных средств построения ЭС сократились сроки разработки, значительно снизилась трудоем

Применение интеллектуальных технологий в экономических системах
Применение ЭС. Экспертные системы - это прогрессирующее направление в области искусственного интеллекта. Причиной повышенного инте

Технология мультимедиа
Мультимедиа это интерактивная технология, обеспечивающая работу с неподвижными изображениями, видеоизображением, анимацией, тексто

Информационные хранилища
Использование баз данных на предприятии не дает желаемого результата от автоматизации деятельности предприятия. Причина проста: ре

Система электронного документооборота
Автоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации процессов разработки, согласования, распространения, поиска

Геоинформационные системы
Сетевые и авторские технологии позволяют создавать геоинформационные системы (ГИС) для доступа к любым мировым хранилищам информации любых тип

Виды угроз безопасности ИС и ИТ
Под безопасностью ИС понимается защищенность системы от случайного или преднамеренного вмешательства в нормальный процесс ее функц

Методы и средства защиты информации
Методы обеспечения безопасности информации в ИС: · преп

Технологии обеспечения безопасности
При использовании любой информационной технологии следует обращать внимание на наличие средств защиты данных, программ, компьютерн

Общая характеристика информационной системы бухгалтерского учета
Комплексы учетных задач. Изменения в управлении экономикой, переход к рыночным отношениям оказывают значительное влияние на органи

Технология обработки учетных данных и ее этапы
Компьютерные информационные технологии в бухгалтерском учете. Технология электронной обработки задач - это совокупность строго рег

Российский рынок финансово-экономических программ
Присутствующее сегодня на рынке финансово-экономическое прикладное ПО весьма разнообразно и неоднородно, что является результатом

Классификация бухгалтерских финансово-экономических программ и систем
Не претендуя на создание классификации, сгруппируем наиболее известные программные продукты, предлагаемые на российском рынке разл

Информационные технологии создания бюджета
Бюджетирование сложный процесс, для реализации которого используются специализированные программные продукты. На различных предпри

Информационные технологии стратегического планирования
Стратегическое планирование это особый вид научной и практической деятельности, состоящей в разработке стратегических решений (в ф

Информационные технологии прогнозирования деятельности предприятия
Прогнозирование с помощью Microsoft Excel. Введем основные понятия.

Информационные технологии автоматизации управления в масштабах всего предприятия
Корпоративные ИС предназначены для автоматизации всех функций управления фирмой или корпорацией, имеющей терр

В практическом пособии рассматриваются ключевые вопросы организации бухгалтерского делопроизводства предприятия (организации, учреждения) любой формы собственности. Материал пособия излагается системно, на основе актуальных нормативно-методических и нормативно-технических документов, включая Инструкцию по делопроизводству. Основное внимание в книге уделено рассмотрению порядка работы с бухгалтерскими документами, а также документированию деятельности бухгалтерии. Вводный раздел книги посвящен организации деятельности "с нуля" группы бухгалтерского делопроизводства. Книга предназначена для главных бухгалтеров предприятий, руководящего состава и специалистов финансово-экономических служб и подразделений, бухгалтеров, документоведов, а также для обучающихся по специальностям "Бухгалтерское дело" и "Делопроизводство" в учебных заведениях и на специализированных курсах.

Раскрыты сущность и особенности конфиденциального делопроизводства. Освещены вопросы документирования конфиденциальной информации, оформления конфиденциальных документов, их учета, организации конфиденциального документооборота, классификации и систематизации конфиденциальных документов, обеспечения разрешительной системы доступа и режима конфиденциальной информации, подготовки конфиденциальных документов для передачи в архив и уничтожения. Дан анализ современных нормативных правовых актов в сфере информации ограниченного доступа и конфиденциальной документированной информации: персональных данных; служебной, профессиональной, коммерческой тайн; секретов производства и др. Для студентов высших учебных заведений, обучающихся по направлениям подготовки 032000 "Документоведение и архивоведение", 080500 "Менеджмент", 090100 "Информационная безопасность", а также специальностям 032001 "Документоведение и документационное обеспечение управления", 080507 "Менеджмент организации",...

Автоматизация деятельности кредитной организации на платформе "1С:Предприятие 8" В учебном пособии рассматриваются теоретические принципы построения и применения автоматизированных банковских систем (АБС), их эволюция и роль в деятельности современных кредитных организаций. В пособии раскрываются особенности компьютерно-ориентированных банковских технологий, принципы организации - синтетического и аналитического учета в среде АБС, технологии расчетно-кассового обслуживания, удаленного обслуживания клиентов, раскрываются технологические принципы организации электронного документооборота, формирования отчетности. Теоретические положения сопровождаются подробными практическими примерами реализации описанных технологий и принципов в реальной системе автоматизации банковской деятельности АБС "Управление кредитной организацией" на платформе "1С:Предприятие 8", разработка компании "Бизнес ИТ" (1С:Франчайзи, г. Ставрополь) (система приобретается отдельно у разработчика, платформа "1С:Предприятие" - в фирме "1С" и у ее партнеров). В пособии представлены...

Эта книга для тех, кто уже использует в своей деятельности автоматизированные системы, и для тех, кто только задумывается о том, чтобы с помощью современных технологий поднять управление на новый качественный уровень. Издание рассказывает о том, как развивалось отечественное делопроизводство, от чего зависят его специфические черты и особенности, какие законодательные акты и положения определяют современные деловые отношения, а также о типовых процессах, стандартах и регламентах, современных технологиях в области электронного документооборота. Специальные главы посвящены обзору продуктов и решений от ведущих компаний-поставщиков российского рынка информационных технологий. Выбор решения не может ограничиваться функциональностью продукта, поэтому в книге представлена вся цепочка технологического процесса, включая определение критериев выбора, методологию внедрения и сопровождения системы, а также анализ экономической эффективности. Электронный документооборот - это не просто...

Данное издание, написанное юристами и экономистами, отличается от аналогичных прежде всего тем, что, помимо юридически безупречных образцов хозяйственных договоров, оно содержит обширный правовой, арбитражный и налоговый комментарий. По отдельным договорам приводятся бухгалтерские проводки на основе нового Плана счетов бухгалтерского учета. Первый том двухтомника посвящен порядку заключения договоров, последствиям признания их недействительными, ответственности за их нарушение, а также документообороту, обеспечивающему их заключение, исполнение и изменение. Отдельная глава посвящена обеспечению обязательств. Кроме этого в данном томе рассматриваются договоры, используемые в хозяйственной деятельности предприятий - договоры купли-продажи, поставки, бартера, возмездного оказания услуг, толлинга, аренды, хранения. Подробно рассматриваются договоры комиссии и поручения. Каждая глава помимо образцов договоров содержит юридический комментарий,...

Хотите разобраться в законодательстве, регулирующем взаимоотношения работника и работодателя, понять, как складываются выплаты в пользу работников и взимаются налоги, освоить документооборот? Подробно комментируя трудовое и налоговое законодательство, автор объяснит, как действовать в различных хозяйственных ситуациях и правильно оформлять их документально, как с помощью приведенных в книге формул рассчитать выплаты в пользу работников и вести налоговый учет, как защитить права работника и работодателя, не нарушая нормы закона. Издание будет исключительно полезно бухгалтерам, руководителям и сотрудникам кадровых служб организаций. Книга также станет незаменимым помощником преподавателей и студентов вузов, а также слушателей специальных курсов.

Эта книга поможет вам автоматизировать ведение бухучета и документооборот с помощью стандартных программ пакета Microsoft Office 2010 - Excel и Word. Вы узнаете, как выполнить финансовые расчеты, оформить бланки и ведомости в Excel, сможете максимально автоматизировать заполнение договоров и других документов путем обмена данными между Word и Excel.

В пособии приводятся формы и реквизиты основных видов документов - банковской, договорной, кадровой, товаро-сопроводительной и другой управленческой документации, широко используемой в практике организационно-распорядительной деятельности коммерческих организаций. Книга предназначена для руководящих, управленческих работников и специалистов организаций малой и средней форм бизнеса.

У вас в руках необычное издание, в котором собрана основная информация по четырем направлениям, необходимым для успешной работы бухгалтера: основы бухгалтерского учета, бухгалтерский учет, налогообложение, "1С: Бухгалтерия". Самоподготовку можно начинать "с нуля", так как в книгу включен раздел по основам бухгалтерского учета с ключевыми понятиями, категориями и техникой ведения учета. В разделе "Бухгалтерский учет" в лаконичной и доступной форме даны методика, проводки, примеры и типовые ситуации во всем участкам учета коммерческих организаций. Раздел "Налоги" содержит информацию о налогоплательщиках, объектах налогообложения, налоговых ставках и порядке расчетов по всем налогам, предусмотренным налоговым кодексом РФ, с учетом последних изменений. Для каждого налога приведен практический пример расчета. В разделе "1С: Бухгалтерия" версия 8.1 дано описание основных принципов и алгоритмов действий в наиболее популярной сегодня для бухгалтеров, менеджеров и...

Описаны три конфигурации системы "1С:Предприятие 8.1": "Бухгалтерия предприятия", "Управление торговлей" и "Зарплата и Управление персоналом". Рассмотрены операции с денежными средствами, учет товаров, продукции, услуг, учет основных средств и нематериальных активов. Представлен расчет налоговых платежей, итоговая бухгалтерская и налоговая информация. С позиций менеджера, управленца, кладовщика показано, как сформировать заказ поставщику и оформить поступление товара, отследить прохождение оплаты, управлять ценообразованием, организовать розничную торговлю и учет оплаты с помощью платежных карт и банковских кредитов. С позиций бухгалтера-расчетчика и специалиста по кадрам показано, как составлять и вести графики работы и отпусков, работать с кадровыми документами, формировать налоговую отчетность и решать другие задачи учета заработной платы и кадрового учета. Во втором издании отражены изменения в налоговом законодательстве, включен анализ характерных ошибок начинающих пользователей,...