Здравствуйте, уважаемые читатели! Практически у всех нас, при работе с электронными документами, возникает необходимость, чтобы их увидел кто-то еще: отредактировал, допечатал или просто ознакомился. Можно переслать нужный файл по почте, но это займет время (пользователь должен получить, внести правки, отправить вам), можно отдать при личной встрече, которая не всегда может состояться, а можно воспользоваться сервисом от компании Гугл – Google Таблицы.
Вот с ними мы и начнем знакомится в данной статье. По внешнему виду и функциям они похожи на продукт компании Microsoft – Excel, с которым привыкли работать многие, и если вы в их числе, то разобраться с тем, как работать в Гугл таблицах не составит труда. С их помощью можно создавать большие таблицы, используя формулы в расчетах, строить графики, на полученных из таблиц данных, форматировать ячейки, выделяя их нужным цветом, в зависимости от данных и многое другое.
Но основное преимущество таких таблиц следующее: вы можете дать доступ к любой созданной другим пользователям и уже вместе работать над одним проектом. При этом есть возможность общаться со всеми, кто тоже работает с ней в данный момент, например, добавляя комментарии к ячейкам.
Все нюансы работы я буду постепенно описывать во всех последующих статьях, а сейчас начнем с самого простого и разберемся, как создать Гугл таблицу с нуля, и что для этого нужно.
Для того чтобы сделать Гугл таблицу с нуля, вам необходимо выполнить вход в свой Google аккаунт. Если не знаете, что это такое, давайте объясню. Имея профиль в данном аккаунте, вы можете пользоваться всеми сервисами от компании Google: почта Gmail, Play Market на телефонах с ОС Android, Google+, Google Диск и прочее. Соответственно, если вы где-то из перечисленного зарегистрированы – то необходимые данные для доступа в аккаунт у вас есть. Найдите, где они записаны: логин должен заканчиваться на @gmail.com, ну а пароль, что вы сами придумывали.
Для входа в аккаунт, необходимо открыть стартовую страницу Гугл. Для этого откройте браузер, которым пользуетесь, вверху, где открыты вкладки, нажмите на плюсик, чтобы создать новую, и в строку поиска пишите «гугл поисковая система». Когда начнут появляться подсказки к тому, что вы набираете, кликните по той, где будет прописан адрес: google.com.
Если у вас там показана аватарка или буква в цветном кружке, значит вы уже вошли в аккаунт. Нажмите на миниатюру, посмотрите из-под какой почты выполнен вход и можете пропустить следующий шаг, а можно сменить пользователя и зайти в другой профиль.
Введите сначала логин (электронный адрес), а в следующем окне пароль и нажимайте «Далее».
Теперь справа отобразится первая буква вашего имени в цветном кружке. Слева от нее будет кнопка в виде 9 квадратов, жмите по ней, пролистывайте список вниз и выбирайте «Другие сервисы Google».
Листайте открывшуюся страницу вниз, пока не увидите пункт с нужным нам названием. Под ним жмите на кнопку «Начало работы».
Для работы с таблицами можно установить приложение на устройство с операционной системой iOS, Android или на компьютер. Мы же воспользуемся четвертым вариантом – работа с ними через браузер. Поэтому, чтобы войти онлайн на нужную нам страницу, жмите «Открыть сайт».
После этого в браузере откроется стартовая страница Гугл Таблиц. Вверху будут варианты шаблонов, ниже в виде списка показаны документы, что создавали вы сами, или доступ к которым вы получили. Чтобы добавить таблицу, из шаблонов нужно выбрать первый вариант: «Чистый».
Затем переименуйте документ: нажмите слева вверху на поле с надписью «Новая таблица».
Напишите подходящее название и кликните или по любой свободной области на листе, или по какой-нибудь ячейке. Чтобы его сохранить.
Теперь, если вернуться на стартовую страницу Гугл Таблиц, вы увидите только что созданный документ.
Кроме того, все созданные таблицы автоматически сохраняются на вашем Гугл Диске. Нажмите на изображение папки рядом с названием. Здесь будет показано, в какой именно папке они сохранились. Чтобы выбрать другую папку для текущего документа, в данном выпадающем списке выделите ее и нажмите «Переместить». Если нужной папки еще нет, то ее можно создать прямо из этого окошка, кликнув по соответствующему изображению внизу справа с плюсиком.
Вот так все просто. Создавайте необходимые Гугл таблицы онлайн, и тогда у вас будет возможность открыть их на любом устройстве (телефоне или планшете), где установлено необходимое приложение, и вы сможете работать с ними вместе с другими пользователями, переслав им ссылку на документ, но про это мы поговорим в следующих статьях.
В сети много аналоговых программ, которые позволяют работать онлайн. Если вы не хотите покупать лицензионную версию Microsoft Office, несложно найти не только бесплатный аналог в лице Libre Office, но и онлайн-сервис от Google. Именно тут можно понять, как создать «Гугл.Таблицу» и быстро открыть доступ к ней своим коллегам.
Сервисы
Если у вас есть аккаунт в «Гугл», то скорее всего, вы не раз встречали фирменный «Диск» и сервис «Документы». Благодаря этим приложениям пользователь может хранить файлы в облаке и создавать их онлайн без установки каких-либо дополнительных программ.
Чтобы разобраться с тем, как создать «Гугл. Таблицу», нужно зарегистрировать аккаунт в сервисе и начать с ним работу.
Документы
Главное преимущество сервиса «Документы Google» - бесплатное пользование. Он был разработан компанией «Гугл» и изначально состоял из двух независимых сервисов - Writely и Google Spreadsheets. Позже функциональность стали расширять, преобразовывая приложение в аналог популярного пакета от Microsoft. Уже с 2012 года появилась и версия для мобильных устройств.
Как уже говорилось ранее, чтобы создавать в «Гугл Докс» таблицы, дополнительно загружать на ПК ничего не надо. В вашем распоряжении должен быть веб-обозреватель и интернет. Это вызвано тем, что программное обеспечение веб-ориентировано.
Все созданные файлы сохраняются в облаке, в специально отведенном месте на сервере компании. Их можно преобразовать в файлы, преобразуя в нужный формат.
Преимущества
Прежде чем разобраться окончательно, как создавать «Гугл. Таблицы», нужно понять, почему именно этот сервис предпочитают сейчас многие пользователи. Во-первых, приложение не требует дополнительных установок и загрузок, оно абсолютно бесплатное, и все, что нужно сделать пользователю - это зайти в свой аккаунт Google и приступить к работе.
Во-вторых, поскольку работа осуществляется через интернет, возможно настроить доступ для других пользователей к документу. Это помогает сразу нескольким людям вносить свои правки в проект. Часто именно с презентацией могут работать сразу несколько пользователей, внося изменения и советуясь по ходу работы.
В-третьих, созданные файлы всегда находятся на сервере, а значит, доступ к ним открыт с любого ПК. Так, будучи дома или на работе, вы можете легко достать нужный документ из облака и продолжить с ним работу.
Начало работы
Как создать «Гугл. Таблицу»? Инструкция гласит: сначала создаем аккаунт Google. У вас будет возможность пользоваться всеми сервисами компании: просматривать «Карты», использовать «Ютуб» в полной мере, загружать игры для смартфона с Google Market, делать подборку из новостей, работать с почтой, календарем и т. д.
Среди всего этого есть и «Документы». Переходим туда и рассматриваем возможности, которые предоставляет этот сервис. Пользователь для начала должен «залогиниться» в «Диске», чтобы все создаваемые им файлы находились в одном месте.
Пользователю предоставляется выбор: работа с «Гугл. Таблицами», «Документами» или «Презентациями». Кликаете на нужный сервис и переходите в новое окно. Чтобы создать новый файл, достаточно будет нажать на «плюс» в красном круге в правом нижнем углу.
Появляется знакомое поле, которые ничем не отличается от файла Microsoft Excel. Тут практически все те же инструменты, и если вы работали ранее с таблицами в программе от Microsoft, то трудностей не возникнет. Единственное, онлайн-сервис имеет несколько ограниченный функционал. Но набора опций будет достаточно обычным пользователям, которые не используют сложных алгоритмов.
Редактирование
«Гугл Докс. Таблицы» предоставляют пользователю много возможностей. Главное - это редактирование строк, столбцов, ячеек. К примеру, нам нужно добавить строку. Выбираем её, кликаем правой кнопкой мыши и в меню нажимаем на нужную опцию «Вставить строку». Если нужно добавить сразу несколько строк, тогда выделять также необходимо несколько элементов.
Можно изменять или перемещать столбец или строку. Для этого делаем все то же самое, что и раньше, только из выпавшего меню выбираем «Изменить размер». Откроется окно, в котором достаточно подобрать значения для параметров.
Чтобы закрепить строку в «Гугл. Таблицах», нужно выбрать её и перейти на панель инструментов. Во вкладке «Вид» будет опция «Закрепить». Теперь нужная строка будет всегда находиться на видном месте, и вы не потеряете её во всем массиве данных. Чтобы открепить, нужно сделать тоже самое, только вместо «Закрепить» кликнуть по «Не закреплять …».
Для перемещения тоже ничего сверхъестественного делать не надо. Выбираем строку или столбец для транспортировки. Нажимаем на пункт «Правка» и перемещаем элемент на нужное место. Чтобы транспортировать ячейки, достаточно их выбрать и просто перетащить.
Формулы
Продвинутые пользователи знают, что для быстрого и простого использования есть формулы в «Гугл. Таблице». Они не отличаются от тех, которые предоставляет Microsoft и еще ряд подобных редакторов электронных таблиц для своих пользователей. Список состоит из огромного количества команд, которые можно вводить. Обычному пользователю знать все не обязательно. Большинство нужно для просчетов и математических операций.
Все формулы делятся на несколько групп. Есть математические функции, к которым относятся обычные операции с числами, есть поисковые, которые помогают перемещаться по таблице. Есть функции по работе с массивами, символами, логикой и т. д.
Доступ
Как уже говорилось ранее, главное преимущество онлайн-сервиса от Google - это его доступность. Вы можете создать файл, который после показать коллегам, переслав им просто ссылку, либо же работать вместе над одним проектом.
Для этого достаточно понять, как создать «Гугл. Таблицу» с общим доступом. Оказывается, сложного в этом ничего нет. После того, как вы создали документ, в правом верхнем углу нажмите на синюю кнопку «Настройки доступа». Откроется новое окно. Тут вы можете ввести имена или адреса почт коллег, которым хотите дать доступ, либо выбрать сверху функцию «Включить доступ по ссылке».
Если вы выбрали последний вариант, можно будет настроить и полномочия для людей, которые придут посмотреть на вашу таблицу. Можно дать возможность коллегам просто просматривать данные, оставлять комментарии к ним либо участвовать в редактировании. После вы копируете ссылку и передаете другим людям.
Выводы
Работать с «Гугл. Таблицами» очень просто. Онлайн-сервис дает много возможностей для тех, кто ценит время и загруженность. Документы, таблицы и презентации - это распространенные приложения, которые часто нужны учащимся, фрилансерам, работникам офисов. Вам не нужно скачивать дополнительные программы, загружать память ПК.
Вы легко работаете с таблицами, а после можете скачать файл в "родном" формате электронных таблиц «.xlsx», а кроме этого, в форматах ODS, PDF, HTML, CSV и TSV. Либо же сохранить электронную версию документа и иметь доступ к ней с любого компьютера на котором есть браузер и интернет.
Приветствую, дорогие читатели и гости моего блога. Сегодня продолжу рассказывать о сервисах поисковых систем и расскажу, как упростить себе жизнь и научиться работать с полезными инструментами. Готовы изучить классную инструкцию? Тогда переходим к прочтению!!!
Большинство людей, пользующихся интернетом, не знают о таком великолепном приложении, как Гугл Докс , а напрасно. Ведь оно ничем не хуже популярных офисных пакетов OpenOffice и Microsoft Office.
Что такое Google Docs и его назначение
Компания разработчика заботится о своих пользователях, постоянно выпускает новейшие продукты. Одним из них является Гугл Docs с интегрированными в него текстовым процессором и программами для создания и редактирования электронных таблиц и онлайн презентаций . Приложение бесплатно, в нем можно работать как онлайн, так и автономно. Созданные документы можно мгновенно отправлять по электронной почте, давать ссылки на них другим пользователям для просмотра, редактирования и комментирования.
В облачном хранилище можно поместить бесчисленное множество объектов. Бесплатно на Гугл Диске предоставляется 1 гигабайт для хранения любых файлов, который в дальнейшем можно увеличить до 15 гигабайт. Работать с файлами можно как онлайн, так и офлайн. Для последнего требуется браузер Хром, в котором нужно включить автономный режим работы с файлами. У приложения много плюсов, вот некоторые из них:
- автоматическое сохранение гарантирует то, что работа никогда не пропадет даром, даже несмотря на сбои и отключения ПК. Все изменения можно просмотреть в истории, что очень удобно и дает возможность откатиться к более ранним версиям;
- документы можно скачивать во всех популярных форматах. К примеру, можно создать текстовый файл в Word на собственном компьютере, сохранить его на Google Диске, а отредактировать или доработать в другом месте с другого устройства;
- можно открывать доступ всем, кому только потребуется, для внесения изменений, просмотра или комментирования.
Гугл Докс таблицы онлайн: как создать и редактировать документ
Для того чтобы иметь возможность работать с объектами офлайн, потребуется включить функцию автономного режима. Это позволит исправлять уже имеющиеся документы и создавать новые. При следующем соединении с сетью все данные синхронизируются. Для включения функции требуется открыть Гугл Диск и войти в настройки, кликнув на шестеренку вверху справа. (Все изображения далее КЛИКАБЕЛЬНЫ )
На появившемся экране ставим галочку на «Офлайн доступ», соглашаемся с требованием установить расширение «Гугл документы офлайн».
К сожалению, данная возможность есть не во всех браузерах. Поэтому лучшим решением для работы с приложением будет использование браузера Хром, позволяющего воспользоваться им полноценно, со всеми доступными возможностями.
Для создания и редактирования Google таблицы онлайн способом надо зайти в одноименный Диск. Затем следует кликнуть на «Создать» вверху слева. Во всплывающем меню выбираем «Google Таблицы».
После этого откроется следующая вкладка в проводнике. Приступим к созданию документа.
Сначала переименуем его, так как по умолчанию он называется «Новая таблица». Для этого кликаем на название и вписываем свое наименование. Далее жмем на кнопку «Границы», в открывшемся меню выбираем то, что требуется. Например, «Все границы». В итоге имеем заполненную таблицу.
На скриншоте видно, что панель управления достаточно проста и понятна интуитивно. Есть возможность поменять шрифты, заливку, цвет и т. д. Для тех, кто работал в Excel – все элементарно. После ввода всех данных надо определить, кому может быть доступен файл. Для этого жмем на странице нашего документа «Настройку доступа» и выбираем нужный пункт.
После этого, при наведении мыши на эту кнопку появляется всплывающая надпись о режиме доступности. Таким образом, можно посмотреть какое значение выставлено в этих настройках.
Теперь для того, чтобы другие пользователи могли просмотреть этот файл, достаточно отправить им соответствующую ссылку.
Ничего сложного в составлении документов в этом сервисе нет. При создании новых файлов, страничка Google Докс будет загромождаться, поэтому лучше сразу сортировать все объекты по папкам. Для этого на Диске нажимаем на плашку «Создать», в выпадающем окне выбираем «Новая папка». Даем ей название и перемещаем мышью свой объект в нее.
Немного о совместимости Докс и браузеров. Это приложение отлично работает в Хроме, Мозилле, Сафари и Интернет Эксплорере выше восьмой версии. В других браузерах работа Докс может быть некорректна. Презентация также может быть выполнена в нем, как и работа с рисунками форматов PNG, JPEG, а также с файлами PDF.
Как делать выпадающие списки в таблице
В приложении можно добавлять текст из уже готового перечня. Как создать Google таблицу с такими функциями, я покажу на следующем примере. К уже составленной «Успеваемости» сделаем на втором листе список учащихся.
На первом листе выделим столбец для выбора фамилий из списка. Правым кликом мышки открываем меню, жмем на «Проверку данных», в появившемся меню выбираем поочередно пункты «Правила», «Значение из диапазона» и кликаем на значок зарешеченного прямоугольника для выбора диапазона данных. Список фамилий можно составить и на первом листе.
Затем переходим на «Лист2 », выделяем все данные и жмем ОК.
Теперь можно без труда вводить нужные фамилии из выпадающего перечня, нажав на стрелку внизу ячейки.
Аналогично можно создать список в самом диалоговом окне. Для этого надо лишь выбрать «Значение из списка» и вручную ввести фамилии через запятую.
Как фиксировать колонки
Закрепление колонок – очень удобная функция при создании Гугл Докс таблицы, в которую вводится много информации. Для этого открываем требуемый нам файл.
Видно, что часть некоторых данных при прокручивании будет не видна. Вот подробная инструкция для того, чтобы закрепить конкретную область:
- Выделить мышью нужные колонки.
- Наверху выбрать пункт «Вид», «Закрепить» и нажать на требуемый показатель. Мы выбираем «1 строка». Для этого, кстати, выделять колонку необязательно. На скриншоте показано, что вариантов здесь много. Можно выделить требуемую колонку и выбрать «До текущего столбца».
- Все, закрепление сделано. Теперь первые колонки всегда будут оставаться в верхнем положении при прокрутке вниз.
Для отмены фиксирования надо снова зайти в меню «Вид» и щелкнуть на «Не закреплять строки» в выпадающем меню.
Создаем дополнительные листы и поля
Дополнительный лист добавить в этом приложении очень просто. Существует два способа:
- Нужно в левом нижнем углу нажать на значок «+» и появится новый лист.
- Кликнуть на вкладку «Вставка» наверху, выбрать пункт «Новый лист».
Для анализа данных в сводной таблице можно добавлять и удалять различные поля. Для этого создаем документ, щелкнув на вкладку «Данные» и «Сводная таблица...».
Слева, в листе3 , будет меню, где можно выбрать интересующие параметры, на основе которых можно сделать отчет по всей представленной информации.
Что такое Формы Гугл
Они необходимы для создания опросов в сети. Это очень востребованная функция, которую разработчик встроил в это приложение. Они могут решить множество проблем. Например:
- собрать мнения покупателей о новом товаре;
- создать анкету для тестирования соискателей на рабочее место;
- встроить обратную связь на интернет-страницу;
- создать в тексте тест для творческого соревнования.
Это незаменимая вещь для сбора информации в интернете. При помощи этого приложения можно бесплатно, без излишних интеллектуальных усилий составить опрос, который будет собирать данные. Для этого требуется лишь соединение с интернетом и аккаунт в Google.
Разработчик позаботился о дополнениях, расширяющих возможности этого процессора; совершенно бесплатных при этом. Например:
- после заполнения опросов на мэйл приходит сообщение;
- в опросник можно вставить формулы;
- количество отвечающих может быть ограничено;
- по окончании анкетирования приходит сообщение в Slack;
- все мэйл адреса в опросах подтверждаются.
Поэтому не надо искать альтернативу, если вы что-то не нашли в формах – это может быть в дополнениях.
Как создать форму для регистрации
Посмотрим, как сделать форму для регистрации онлайн на следующем примере:
- На Диске выбираем кнопку «Создать» и далее «Google Формы».
- В появившемся окне с новым документом, видим редактор.
Вводим название и заполняем строку вопроса.
- В пункте «Вариант ответа» жмем на «Текст (строка)». Вопрос сделаем обязательным, что не разрешит респонденту отправлять данные, не заполнив это поле.
- Заполняем поле второго вопроса, выставляем значение «Дата». Выключаем кнопку «Обязательный ответ».
- Нажимаем на значок «+» для добавления нового вопроса. Заполняем открывшееся поле. На этот раз выбираем «Один из списка», вводим варианты – «Мужской» и «Женский». Жмем на крестик для удаления «Ответа респондента».
- В следующем вопросе выбираем «Несколько из списка» и прописываем варианты.
- В пятом пункте добавляем «Раскрывающийся список» и заполняем все варианты.
- Следующий вопрос оформляем как на скриншоте, выбрав значение «Шкала».
- Добавляем новый пункт «Сетка», вписываем все, что требуется как на скриншоте.
- Для выбора оформления кликаем на иконку с палитрой и выбираем понравившуюся тему.
- Для просмотра жмем на изображение глаза, и если все нравится, то кликаем на три точки в правом углу и настраиваем доступ.
При желании файл можно опубликовать в социальных сетях – Фейсбуке, Твиттере и т.д., а также отправить по электронной почте . Также можно получить код для вставки в блог или на сайт.
На вкладке «Ответы» можно просмотреть их в таблице. А на иконке с вертикальными точками можно настроить режим их получения. На скриншоте видно несколько вариантов, которые можно выбрать.
Увидеть ответы можно и в виде сводки и отдельного пользователя.
Отредактировать форму можно в любой момент, щелкнув на нужный объект мышкой.
Как создать опрос в гугл форме
Сначала для составления опроса потребуется войти на Диск. Как обычно, жмем на «Создать», «Google Формы». Окно с анкетой откроется в новой вкладке. Вписываем название и пояснение для людей, которые будут проходить опрос (это поле заполнять не обязательно).
Рассмотрим для примера составление анкеты для родителей школьников. Заполняем первый пункт. Кликнув мышкой, вместо «Вопрос без заголовка» печатаем необходимый текст. Тип вопроса указываем «Один из списка» и добавляем варианты. Двигаем ползунок на вариант «Обязательный ответ».
Если какие-либо значения потребуется удалить, то для этого следует нажать на крестик возле ненужной опции. Ответы можно менять местами, перетаскивая мышкой значок с тремя точками. Специально сохранять ничего не надо, работает автосохранение.
Для ввода следующего пункта надо щелкнуть на значок «+» справа на экране.
Для изменения текста требуется лишь кликнуть мышью на нужную строку. Ответы можно перемешивать, кликнув иконку с тремя точками и выбрав соответствующий пункт. Это очень удобно, так как многие зачастую выбирают только верхние ответы, а перемешивание дает более объективную оценку.
Типов вопросов в Гугл Формах существует несколько. Вот они изображены на скриншоте.
Более подробно они рассматривались выше. Их можно копировать, если они повторяются в тех или иных вариантах.
В настройках над текстом можно отредактировать значения. При включенном «Показе хода выполнения опроса», отвечающий может видеть какой объем анкеты он заполнил и сколько еще нужно пройти. Если же выставлен «Только один ответ на человека», то с одного аккаунта может быть только один респондент.
В тексте подтверждения можно ввести формулировку, которую прочтет человек после заполнения анкеты.
После окончания работы с формой, анкету можно опубликовать в блоге и социальных сетях. Надо лишь кликнуть на плашку «Отправить» в верхнем правом углу. В открывшемся диалоговом окне следует заполнить нужные пункты и нажать ОК.
На формы можно не только давать ссылки, но и встраивать в собственный сайт. Отредактировать анкету можно в любой момент, кликнув левой кнопкой мыши на исправляемое значение. Найти опрос и ответы на него в виде Гугл Докс таблицы можно на своем Диске. Но перед этим необходимо войти в меню «Ответы» и нажать на зеленый значок сверху.
Как устанавливать права на документы Google
Как уже говорилось, можно предоставлять другим людям доступ к объектам Google для изменений в них, просмотров и оставлению комментариев. Для открытия прав другим людям требуется сделать следующие шаги:
- На Диске выбрать нужный объект, нажать на него правой кнопкой мыши и выбрать «Совместный доступ...».
- Выбрать необходимое значение или ввести имя пользователя, нажать ОК.
Для предоставления прав другим пользователям сразу к нескольким документам надо выделить необходимые объекты и нажать «Открыть доступ к файлам».
В появившемся меню выставить требуемые значения. Аналогично предоставляется доступ к папке.
Также можно открыть права лицам, имеющим Гугл-аккаунт. Для этого на Диске следует выделить нужный объект и нажать на значок «Открыть доступ». В открывшемся меню ввести адрес эмэйл или группы Google.
Рассмотрев функции Docs, можно сказать, что, несмотря на некоторую ограниченность, приложение справляется со своими задачами и может быть полезным в качестве облегченного облачного редактора. А несомненными преимуществами являются его простота и доступность.
Надеюсь, статья была полезна, и вы будите использовать ее как шпаргалку при работе. Чтобы не забыть статью и всегда вернуться к ней я бы советовал добавить ее к себе в закладки. За репост статьи буду благодарен. Всех благ и до скорой встречи -))).
С уважением, Галиулин Руслан.
У вас так много данных, что от множества строк и колонок с данными разбегаются глаза? Вы тонете в море цифр и не можете понять, что происходит? Предположим, вы работаете в компании, занимающейся продажей шоколада в нескольких регионах и работающей с множеством покупателей.
Ваш босс поставил вам задачу - вам необходимо на основе данных о продажах определить лучшего покупателя, самый популярный продукт и наиболее выгодный регион сбыта.
Не спешите впадать в панику и вспоминать, как правильно использовать такие традиционные функции как СЧЕТЕСЛИ, СУММЕСЛИ и подобные им. Расслабьтесь, сделайте глубокий вдох. Эта задача весьма просто решается при помощи сводных таблиц Google. Сводная таблица поможет представить ваши данные в удобном и презентабельном виде.
Главное удобство сводных таблиц состоит в том, что поля в них можно интерактивно перемещать, а данные в них можно фильтровать, группировать, сортировать, рассчитывать итоги и средние значения. Вы можете менять строки и столбцы местами, изменять уровни детализации представления. Это позволяет не только менять внешний вид таблицы, но и взглянуть на ваши данные под совсем другим углом.
Важно также и то, что при этом ваши исходные данные не меняются - что бы вы не делали с вашей сводной таблицей. Вы просто выбираете такой способ их отображения, который позволит вам увидеть новые закономерности и связи. Ваши данные в сводной таблице будут разделены на группы, а огромный объем информации будет представлен в понятной и доступной для анализа форме.
Краткое руководство по сводным таблицам в Google таблицах.
Вот как, к примеру, выглядят данные о ваших продажах, хранящиеся в Google таблице.
Откроем таблицу, в которой содержатся наши исходные данные по продажам. Важно, чтобы данные, которые вы будете использовать, были расположены по столбцам. Каждый столбец представляет собой определённый набор данных. И каждый столбец должен иметь заголовок. Кроме того, в ваших исходных данных не должно быть объединённых ячеек.
Выделите мышкой все ваши данные, которые вы будете использовать для создания сводной таблицы.
В нашем примере вы можете просто выделить столбцы A: G.
Затем в меню выбираем Данные -> Сводная таблица. Открывается новый лист, на котором мы будем создавать и редактировать сводную Google таблицу. Вам необходимо настроить содержание и внешний вид вашей таблицы.
Перейдите к новому созданному листу со сводной таблицей. Пока на нём нет данных, но справа появилось меню «Редактор отчетов». При помощи этого меню можно добавить поля в «Строки», «Столбцы», «Значения» и «Фильтр».
Теперь просто нажмите на «Добавить поле» и выберите те данные, которые необходимы для строк и столбцов сводной таблицы, а также для её значений.
К примеру, рассчитаем продажи различных видов шоколада в разных городах.
В поле «Значения» можно настроить тип рассчитываемого итога. Это может быть общая сумма, минимальная или максимальная сумма, средняя стоимость, количество значений и другие варианты. Мы используем для примера общую сумму.
Сводная таблица позволяет показать и более сложные группировки данных. Для этого в поле «Строки» или «Столбцы» нужно добавить несколько полей. Вот, например, как можно рассчитать продажи и по городам, и по регионам одновременно.
Важное замечание: в отличие от Excel, сводные таблицы в Google обновляются автоматически. Но мы советуем регулярно проверять, ссылается ли сводная таблица на весь диапазон исходных данных.
Как создать сводную таблицу Google из нескольких диапазонов данных.
Часто случается, что необходимые для анализа данные находятся в разных таблицах. А сводную таблицу можно построить только по одному диапазону данных. Данные сразу из нескольких таблиц при построении сводной таблицы использовать нельзя. Каков же выход?
Для того, чтобы использовать несколько листов в одной сводной таблице, их сначала нужно объединить в одну общую таблицу.
Для такого объединения листов существуют различные решения. Но, учитывая простоту и доступность, мы хотели бы предложить вам использовать следующее дополнение к Google таблицам , которое поможет вам.
Итак, наша сводная таблица готова.
Используем сводную таблицу для анализа данных.
Как видите, даже на самом простом уровне сводная таблица уже позволяет ответить на достаточно важные вопросы.
Однако, вернёмся к вопросам, которые интересуют вашего босса: «Кто мой лучший покупатель?»
Действуя старым и проверенным способом, изменяем строки и столбцы нашей таблицы и получаем искомый результат. Не забудьте отсортировать покупателей с использованием поля «Сумма».
Аналогичным образом дадим ответы и на другие интересные вопросы. Например, какой товар лучше всего продаётся?
Где мои товары лучше всего продаются?
Где какой товар лучше продаётся?
Итак, в течение 5 минут вы получили при помощи Google таблиц ответы на интересующие вас вопросы. Ваш босс доволен!
Обратите внимание на то, что общий объём продаж одинаков во всех наших сводных таблицах. Это потому, что каждая из них просто представляет одни и те же данные разными способами.
Как создать диаграмму в сводной Google таблице.
Ещё более наглядными становятся наши данные при использовании графиков и диаграмм. Добавить диаграмму к сводной таблице можно двумя способами.
Установите курсор на любую ячейку вашей сводной таблицы, чтобы показать, что именно эти данные вы желаете использовать. В главном меню нажмите Вставка -> Диаграмма. Далее можно выбрать тип диаграммы и изменить её оформление. Затем нажмите Вставить, и диаграмма будет помещена на лист, где находится сводная таблица.
Вот что можно получить по умолчанию из данных нашей последней таблицы, где мы анализировали, какой товар где лучше продаётся.
Есть и второй способ создать диаграмму.
В Google таблицах есть дополнительный сервис, которого ранее не было ни в одной из программ работы с таблицами. В правом нижнем углу есть кнопка «Анализ данных». Нажимая на нее, вы можете получить различные подсказки и предложения по улучшению представления ваших данных, их анализу, в том числе и созданию диаграмм.
Нажмите значок в правом нижнем углу, и вы сможете не только выбрать самую подходящую диаграмму из нескольких предложенных, но и изменить оформление вашей сводной таблицы.
Вернувшись к тем вопросам, которые мы ранее задавали, получаем диаграмму, которая показывает не только объём покупок каждым из покупателей, но и даёт представление о том, какой именно шоколад предпочитает покупатель.
Обратите внимание, что система анализирует ваши данные и даже отмечает отдельные закономерности, на которые вы сами, возможно, не обратили бы и внимания.
Теперь осталось только отредактировать нашу диаграмму, придать ей наиболее наглядный и читаемый вид, оформить подписи осей и данных. Как это делать - об этом мы поговорим в отдельном материале чуть позже.
Как опубликовать сводную Google таблицу или диаграмму в Интернете.
Вашу диаграмму вы можете опубликовать в интернете. Для этого в главном меню нажмите Файл -> Опубликовать в Интернете. Затем выберите те объекты, которые вы хотите опубликовать. В нашем случае мы можем опубликовать либо весь файл, либо отдельный лист, либо только диаграмму. Если мы выберем лист нашего файла Google таблиц, то мы можем представить его либо как веб-страницу, либо как статический документ в формате PDF. Если мы хотим опубликовать только диаграмму, то варианта также два. Либо это будет интерактивная диаграмма, которая будет изменяться вместе с изменением исходных данных, либо можно просто ограничиться картинкой, показывающей как бы снимок диаграммы в определённый момент времени.
Естественно, любой вариант публикации предусматривает только режим просмотра, ни о какой совместной работе над диаграммой или внесении в нее изменений вашими коллегами речь не идет. Для этого используется совместный доступ к файлу, о котором мы подробно рассказывали .
При помощи этого же меню можно отменить публикацию.
Надеюсь, этот небольшой обзор возможностей сводных таблиц Google вдохновит вас на их использование с вашими собственными данными. Поверьте, вы сразу поймёте, как это легко и удобно. Сводные таблицы помогут вам сэкономить силы и время. Важным для вас будет и то, что созданный сегодня отчет можно легко обновить и использовать в будущем с новыми данными.
Мы выпустили новую книгу «Контент-маркетинг в социальных сетях: Как засесть в голову подписчиков и влюбить их в свой бренд».
Решил написать статью, которая поможет в освоении простейших функций Гугл таблиц. Раньше меня переполняла ненависть ко всему, что связано с электронными таблицами, а сейчас работа в них кажется весьма удобной и функциональной. Сразу оговорюсь, в примере есть небольшой список запросов и абсолютно случайные значения. Для начала, так как таблицы зачастую содержат много данных в виде столбцов и строк, чтобы не запутаться расскажу как закрепить столбец или строчку в Google таблицах, которая будет навигационной.
Выделяем строчку:
- Жмем «Вид»
- Наводим «закрепить»
- Жмем «1 строку» (или столбец, смотря что нужно)
В итоге получаем сопровождающую нас строчку, помогающую не запутаться в большой таблице.
Сортировка в Google таблицах
Обычной сортировкой никого не удивишь, поэтому расскажу про хитрую сортировку. Предположим, у нас есть столбец с ключевыми запросами. Но одна из услуг потеряла свою актуальность и нужно избавиться от соответствующих запросов. Но как же быть, если запросы разные их много и они вперемешку?
В Гугл таблице, да и в эксель тоже, вы можете изменить цвет ячейки, содержащей определенное стоп-слово. Дальше отсортируем таблицу по цвету и все ячейки для удаления выстроятся перед вами в рядочек. Предположим, мне нужно удалить все запросы со словом «суд» из столбца с запросами.
Инструкция:
- Выделяем весь столбец, нажав на ячейку с буквой, в нашем случае «A».
- Жмем правой кнопкой мышки по выделенному столбцу и выбираем «Условное форматирование.
Справа появляется небольшая менюшка, в которой мы можем создать правило.
В менюшке:
- Жмем на поле под надписью «Форматирование ячеек» и ищем там строку «Текст содержит».
- Вписываем стоп-слово в появившееся отверстие. Желательно без окончания, так как всякое случается в русском языке.
- С помощью привычного меню выбираем цвет ячейки и что только пожелаем.
- Нажимаем «Готово».
Теперь установим дополнение для нашей таблицы. Для этого в верхнем меню находим одноименную кнопку «Дополнения» ↣ «Установить дополнение». Вбиваем в поисковую строку «Sort by color» и устанавливаем расширение, как на рисунке:
Не настаиваю именно на этом дополнении, просто оно проверено и работает. Теперь в нашей коллекции появилось расширение, сортирующее значения по цвету ячейки.
Нажимаем «Дополнения» ↣ «Sort by color» и выбираем любое из списка. Вуаля. Можно удалять.
Поиск и удаление дублей в Google Таблицах
Зачастую дублирующиеся значения могут не слабо напрягать. Есть два способа поиска дубликатов. Первый очень прост.
В пустую ячейку вводим функцию =(UNIQUE (A2:A1000) и получаем список ячеек с уникальным содержимым:
Данный метод крайне чувствителен в регистру и пробелам!
Способ второй подразумевает установку очередного дополнения под названием .
*Вместо настроить у вас будет синяя кнопка +Бесплатно
Приложение достаточно мощное. Оно может искать дубли в определенном диапазоне либо сравнивать столбцы и сразу совершать с ними какие-либо действия:
- Скопировать/перенести дубли в отдельный столбец
- Скопировать/перенести дубли в отдельную таблицу
- Беспощадно удалить дубли
- Выделить их цветом
Мы остановимся на выделении цветом. Программа на английском языке, но с помощью Google переводчика и пары тестов точно разберетесь.
Итак, выделяем столбец, заходим в Дополнения ↣ Remove Duplicates ↣ Find duplicates or uniques.
Видим:
Тут мы можем указать интересующий диапазон вручную либо, предварительно выделив нужную область, диапазон установится автоматически. Поставить галочку рядом с Create a backup мы создадим копию изменяемой таблицы. Жмем «Далее».
Перед нами появляется выбор. Мы можем найти либо дубликаты, либо, наоборот, уникальные ячейки. Выбираем дубликаты и перед нами встает еще один выбор. Если выберем с 1st occurences , то мы найдем дубликаты, ВКЛЮЧАЯ первое их упоминание, грубо говоря, оригинал. Мы выберем просто поиск дубликатов, исключая первое упоминание, так как нам нужно оставить одну ячейку. Жмем нэкст.
Если мы выделяем диапазон «с лихвой», затрагивая при этом пустые колонки - обязательно поставьте галочку Skip empty cells. Вообще, данный шаг создан с целью исключить заглавные ячейки. У нас в примере заголовок есть, поэтому галочки оставляем. Нэкст!
Финальный слайд. Тут сильно останавливаться не будем, а сразу выберем Fill with color. Жмем Finish и видим количество найденных дубликатов в выбранном диапазоне.
Дополнение чувствительно к пробелам!
Теперь мы можем отсортировать по цвету наши дубли с помощью первого метода и оценить необходимость удаления.
Условное форматирование в Google таблицах
В нашем примере есть несколько столбцов, по которым можно как-то оценить эффективность запроса. К примеру, мы не хотим использовать запросы, частотность которых ниже 100. Мы можем выделить цветом все неподходящие ячейки.
- Выделяем столбец со значениями
- Правый клик ↣ условное форматирование
- Формат ячеек: «Меньше»
- В отверстие вводим нужное количество
- Выбираем цвет/жирность/фон и жмем «Готово»
Теперь с помощью уже родного способа сортировки по цвету анализируем запросы с недостаточной частотностью и, если надо, удаляем.
С помощью того же принципа можно делать много всего с полученными списками. К примеру, с помощью форматирования ячеек с правилом «текст содержит» можно подсветить и отсортировать все геонезависимые запросы и убрать их. Ну и так далее. Дальше только фантазия и если она сильно разыграется, выберете в «Форматировании ячеек» значение «Ваша формула» и творите!
Диаграммы в Google таблицах
На сладенькое. Чтобы красиво все преподнести, воспользуйтесь интуитивно понятной функцией Google Таблиц - вставкой диаграммы. Разъяснения тут излишни, просто попробуйте!
Вывод
Вообще, большой любви к продуктам Google у меня не было и нет. Но за серию docs.google.com я им очень благодарен. Единожды сев и поковыряв эти продукты, прихожу к мысли, что жить уже не могу без таблиц и доков, нужно было только разобраться. Значимым плюсом является дополнения для Google таблиц, которые пополняются и ощутимо увеличивают возможности сервиса. Жаль, что немного однозначно полезных статей на эту тему. Постараюсь в обозримом будущем написать вторую часть, где будут разобраны схемы посложнее. Если в идеале, то получится запустить линейку полезных статей, посвященных теме как работать в Google таблицах, дополнениям, формулам и готовым решениям для повседневных задач.
