Organiseer de conferentie correct. Het organiseren van een wetenschappelijke conferentie is een proces waarvan je kunt genieten! Hoe een persconferentie te organiseren?

Wat wil je uiteindelijk krijgen? De conferentie kan erop gericht zijn de onderneming betrouwbare zakelijke contacten te verschaffen, haar imago te verbeteren, investeerders te vinden, enz. Afhankelijk hiervan wordt een bepaalde richting gekozen, die tijdens het hele proces van voorbereiding en organisatie van het evenement moet worden aangehouden. Onthoud dat het doel haalbaar, meetbaar en met realtime kenmerken moet zijn.

Geef een naam aan het evenement. Als het niet de eerste keer is, vergeet dan niet de nummering te vermelden. De naam moet helder, pakkend en intrigerend zijn. Uw doelgroep moet geïnteresseerd zijn in de conferentie.

Definieer een duidelijke doelgroep. Zelfs een perfect voorbereide en georganiseerde conferentie heeft misschien geen effect als u de verkeerde mensen uitnodigt. Vraag jezelf af wie er aan het woord moet, wiens mening gehoord moet worden, hoe dit evenement interessant kan zijn voor gasten. Probeer te identificeren waar en hoe u het beste kunt communiceren met uw potentiële doelgroep, wat de acceptatie beïnvloedt de juiste personen beslissingen over deelname aan een evenement dat u organiseert.

Bepaal de tijd en locatie. De meeste worden op weekdagen gehouden (behalve op vrijdag), tenzij er een langdurig evenement is gepland. De hele mening over het evenement als geheel hangt grotendeels af van de plaats. De houding ten opzichte van de conferentie wordt gevormd, zelfs als ze gewoon op zoek zijn naar een vergaderruimte of. Beschrijf daarom de route zo gedetailleerd mogelijk, plaats waar mogelijk borden.

Verzamel een commissie die alle reacties op uw voorstel in overweging zal nemen en de meest interessante en relevante voor het onderwerp zal selecteren. Daarna zal het mogelijk zijn om het programma van het evenement samen te stellen.

Verdeel verantwoordelijkheden binnen. Iemand is verantwoordelijk voor de communicatie met gasten, iemand beslist over alle zaken met de media, iemand leidt het evenement, etc. Geef alle deelnemers aan de conferentie Aanvullende materialen over de sprekers. Zorg ervoor dat u alle apparatuur vóór het evenement controleert.

Als je merkt dat je de deadlines niet haalt, stel dan een tijdslimiet in voor elk en voor het aantal vragen. Vraag het publiek om de sprekers alles te vragen bijkomende vragen na afloop van het evenement.

Gerelateerde video's

Opmerking

Waar een congres of presentatie houden? Marketing evolueert tegenwoordig naar: direct contact met potentiële kopers en klanten. Veel grote bedrijven organiseren verschillende presentaties en conferenties waar ze hun producten presenteren en praten over de voordelen.

Behulpzaam advies

Hier voelt elke gast zich vrij en op zijn gemak, en panoramische ramen en uitzicht op het Kremlin zorgen voor een uitstekende sfeer tijdens het hele evenement. Of u nu beslist waar u uw zakelijke conferentie, cocktailparty of banket wilt houden, het antwoord ligt voor de hand! In onze nieuwe hal "Yaroslavl" zullen wij een onvergetelijk zakelijk of entertainment evenement voor u organiseren.

bronnen:

• Pasmurov A.Ya. Hoe u effectief een conferentie, seminar of tentoonstelling houdt?

Wetenschappelijke verschillen in hun focus en reikwijdte. Als u een instituut volgt, kunnen dergelijke evenementen minstens elke week worden gehouden, maar alleen in het kader van deze organisatie. Maar voor belangrijkere gebeurtenissen is er een stapsgewijs algoritme waarbij je met veel details rekening moet houden.

Je zal nodig hebben

• - plan;
• - terrein;
• - schrijfgerei;
• - affiches;
• - multimedia-apparatuur;
• - microfoons;
• - hand-outs;
• - tafels en stoelen;
• - tafelkleden;
• - mappen met documenten;
• - drinkwater en bekers.

instructies:

Bepaal het onderwerp van de conferentie. Om uw wetenschappelijke bijeenkomst tot een succes te maken, moet u over het algemeen goed nadenken over de hoofdgedachte van de conferentie. Het onderwerp moet relevant en laconiek zijn en niet alleen interessant zijn voor de sprekers, maar ook voor het publiek. Het belangrijkste daarbij is immers het belang van beide partijen. Verzamel daarom gelijkgestemde mensen om een ​​kort, nuttig onderwerp te schrijven.

Breng alle deelnemers vooraf op de hoogte. Het succes van dit soort conferenties wordt ook bepaald door de aanwezigheid van hoge functionarissen in de wetenschappelijke wereld. Het hangt natuurlijk allemaal af van de grootte van uw congres. Hoe dan ook, hoe meer vooraanstaande gasten u bezoeken, hoe interessanter het zal zijn om deze bijeenkomst te houden. Regel dit over een paar maanden, zo niet een jaar voor de opening van de bijeenkomst! Stuur schriftelijke uitnodigingen naar alle gasten.

Bij het plannen van een conferentie kan het gastbedrijf verschillende doelen nastreven. Voor bepaalde bedrijven is dit het belangrijkste type bedrijf, terwijl sommige bedrijven gewoon iets nieuws willen proberen; sommigen positioneren zichzelf zelfs als marktleider en conferenties helpen deze status te consolideren. In ieder geval droomt elke eventmanager ervan om zijn congres interessant en aantrekkelijk te maken voor deelnemers.

Hier zijn enkele praktische tips over hoe u uw omgeving kunt verdunnen en een echt gedenkwaardige conferentie kunt organiseren.

1 . Neem risico's

Ongeveer 60 procent van het conferentiebudget gaat naar bewezen en reeds bewezen ideeën, terwijl de resterende 40 procent moet worden besteed aan het testen van nieuwe producten in de industriële markt.

Uiteindelijk zal slechts de helft van deze innovaties echt succesvol blijken te zijn, maar zelfs een mislukking zal de conferentie interessanter maken en de gasten de boodschap sturen die je nodig hebt.

Wees niet bang om risico's te nemen, dan zijn je glazen altijd gevuld met champagne.

2. Benader elke deelnemer persoonlijk

In de eeuw moderne technologieën live communicatie tussen mensen wordt geleidelijk tot een minimum teruggebracht. Tegenwoordig wordt zelfs deelname aan een evenement vaak bevestigd door een geprogrammeerde elektronische robot.

Elektronische helpers moeten echter niet worden overschat. Door een toegewijde persoon aan te wijzen om de aanmeldingen te bevestigen en met elk van de deelnemers te corresponderen, toont u uw respect voor de gasten van de conferentie. Dit zal de band tussen de genodigden en het gastbedrijf helpen versterken.

3. Geef deelnemers de kans om het programma vorm te geven

Innovatieve methoden maken het mogelijk om een ​​verscheidenheid aan toepassingen te creëren, waaronder die waarmee conferentiegasten actief kunnen deelnemen aan de vorming van het programma. Moedig deelnemers aan om sprekers en onderwerpen te kiezen, en maak blogs en forums waar gasten ideeën kunnen bespreken voordat het evenement begint.

4 dagen Servië of Montenegro voor de prijs van een bedrijfsfeest in een restaurant in Moskou!

Zo geeft u uw gasten een gevoel van verbondenheid in de organisatie van het congres en vergroot u daarmee uw kans op succes.

4 . Vraag unieke rapporten van sprekers

Waarschuw de sprekers dat u uiterst originele presentaties van hen verwacht. Zorg ervoor dat de uitgenodigde gast de kijker niet al jaren met hetzelfde gesprek behandelt, maar echt waardevol is voor je publiek.

5 . Gooi saaie introducties weg

Een van de nieuwste trends in de organisatie van conferenties is het afwijzen van saaie gastintroducties en het opsommen van verschillende regalia ten gunste van een korte geestige bespreking van de persoonlijke kwaliteiten van de spreker.

In deze tekst wil ik eerst mijn gedachten delen over wat een conferentie in het algemeen is, wat de filosofische essentie ervan is. En natuurlijk ten tweede: hoe organiseer je dat. Het zal gaan over die conferenties die ik zelf heb georganiseerd aan de Faculteit der Wijsbegeerte van de Staatsuniversiteit van Moskou, dat wil zeggen, dit zijn humanitaire conferenties.

Denk goed na voordat u besluit een conferentie te organiseren. Conferenties hebben weinig voordelen. Er zijn veel problemen voor de leden van het organisatiecomité die het organiseren. In eerste instantie lijkt het erop dat conferenties het wetenschappelijk denken kunnen bevorderen, zo niet een nuttig instrument voor de wetenschap kunnen worden, dan toch minstens een memorabel evenement voor de deelnemers. Beide zijn fout. Intelligente en gezaghebbende sprekers komen naar de conferentie (als ze dat doen) alleen maar om te spreken. Zelf luisteren ze naar niemand, behalve naar degenen naar wie ze moeten luisteren, dat wil zeggen degenen die volgens schema voor hen staan. Na hun melding te hebben gedaan, vertrekken ze vrijwel altijd direct, dus er is geen communicatie met hen. Ze rapporteren ook, met zeldzame uitzonderingen, geen bijzonder interessante resultaten, dus u hoeft er niet echt naar te luisteren. Het is nuttiger om hun teksten te lezen.

Wat betreft, mijn excuses voor het feit dat ik eerlijk ben, vertegenwoordigers van een gewoon wetenschappelijk niveau, ze sturen rapporten naar conferenties alleen om een ​​extra publicatie te hebben. De meesten van hen zijn postdoctorale studenten, wier deadline voor verdediging onverbiddelijk nadert. In deze situatie vergroten ze verwoed hun slechte publiciteit, waarvoor ze een en dezelfde tekst van hen (die meestal het tweede of derde hoofdstuk van het abstracte vertegenwoordigt) vorm geven voor een verscheidenheid aan conferenties door nieuwe namen te bedenken en de eerste paar te herschikken zinnen.

De dunne laag tussen deze twee niveaus zijn intelligente sprekers die misschien echt een nieuw idee ter discussie willen stellen, maar hun stem wordt het ergst gehoord. In dit geval is het beter om te vertrouwen op de teksten. Een nieuwe gedachte zal zeker doorbreken, daar zijn geen conferenties voor nodig.

Het is een andere zaak als je een gewoon lid van het organisatiecomité bent, dat wil zeggen, niemand heeft je mening gevraagd. Dan moet je een congres organiseren, of je dat nu leuk vindt of niet.

Welke conferenties zijn er?

Conferenties kunnen klein of groot zijn. Hoewel er andere criteria voor classificatie zijn, is dit de belangrijkste. Grote conferenties zijn helemaal niet zoals kleine. Eerst zal ik het hebben over de grote

De grootste conferenties worden ook wel congressen genoemd. Ik heb deelgenomen aan de organisatie van een congres. Het was een congres in de volle zin van het woord. Het werd bijgewoond door ongeveer vierduizend mensen met scripties en meer dan tweeduizend in persoon. Als je bijvoorbeeld werkt op de afdeling filosofie van een gemiddelde universiteit, en je afdeling beslaat een verdieping van een gebouw, stel je twee en een half duizend mensen voor op deze verdieping, en je zult alles begrijpen.

In grote conferenties is er meestal één plenaire sessie, waar sprekers met een titel spreken, dan zijn er verschillende secties, die mogelijk meerdere dagen duren. Als voorzitter van de sectie wordt meestal een bekende wetenschapper aangesteld. Maar het moet in gedachten worden gehouden dat het zijn van de voorzitter is echt werk daarom moet u vóór het voorschrijven contact opnemen met de persoon en om zijn toestemming vragen. De voorzitter moet alle vergaderingen van zijn sectie bijwonen. Hij geeft het woord aan de sprekers, bepaalt de volgorde van de toespraken, onderbreekt de spreker, geeft het woord aan de vragenstellers, onderbreekt de vragenstellers die aan het woord zijn, zo nodig verbiedt hij hen, dat wil zeggen verwijdert ze uit de zaal. Meestal is het raadzaam om twee covoorzitters en een andere wetenschappelijk secretaris aan te wijzen. Het is zelfs nodig als de sectie meerdere dagen duurt.

Toevluchtsoord. Hoeveel dagen werkt de sectie? Een.

Op basis van het aantal verzonden aanmeldingen, meestal het organiserend comité grote conferentie verwacht dat de sectie twee of drie dagen zal duren. Houd er rekening mee dat ongeveer de helft van degenen die een aanvraag hebben ingediend, niet zal komen. Formeel moet je nog tijd voor ze overhouden (wat als ze komen?). Maar het is echt om in gedachten te houden dat secties bijna altijd het werk op één dag voltooien. Sommige van degenen die zijn aangekomen, zullen sneller dan gepland een melding maken, iemand gaat naar een andere sectie en iemand daarentegen begint te praten. Zoiets moet je plannen, gemiddeld spreken ze anderhalf keer langer dan de tijdslimiet. Op basis hiervan stelt u een regeling op.

Voorbeeld rekenregels:

20 mensen hebben zich aangemeld voor de sectie.

We verwachten dat er hoogstwaarschijnlijk 10 zullen komen, maar in het programma zullen we alle 20 aangeven

De conferentie duurt twee dagen (een grote conferentie kan drie dagen duren)

De eerste helft van de eerste dag staat in het teken van de plenaire sessie.

We hebben drie helften tot onze beschikking: de tweede helft van de eerste dag, de eerste en tweede helft van de tweede dag. Elke helft duurt 3 uur (het is onpraktischer, mensen gaan op zoek naar een rookruimte en een buffet).

Totaal 9 uur voor 20 rapporten. Gemiddeld een half uur voor een rapport (toegestane afronding), waarvan 20 minuten voor een rapport, 10 minuten voor vragen en discussie.

Hoogstwaarschijnlijk zal het echte werk van de sectie uit het bovenstaande voorbeeld slechts één tweede helft van de eerste dag lopen. En gedurende deze tijd heeft iedereen die op deze sectie is aangekomen en op een bepaalde dag aanwezig is, tijd om rapporten te maken. Maar er zal natuurlijk te weinig tijd zijn (er zijn ongeveer 10 mensen voor drie uur!). Op de tweede dag zullen de verlorenen arriveren, die volgens het schema naar hun sectie zullen zoeken en niets zullen vinden. Het zou goed zijn om te voorzien: om een ​​deel bijzonder lang te maken, zodat iedereen die op de tweede dag over andere delen wil rapporteren, daar blijft.

Over het algemeen is regelgeving, zoals we uit dit voorbeeld kunnen zien, een heel vaag iets. Maar tegelijkertijd moet in gedachten worden gehouden dat het tijdens het eigenlijke verloop van de sectie absoluut noodzakelijk is. De voorzitter van de sectie berekent het echte reglement, zoals ze zeggen, online, dus tijdens de vergadering. Je moet een vel papier leggen waarop iedereen die aanwezig is zal worden opgenomen, waar degenen die een rapport willen maken de titel zullen aangeven. De voorzitter, die deze lijst heeft ontvangen, moet deze vergelijken met het programma, de eerste om het woord te geven aan degenen die volgens het programma zijn ingeschreven, de tweede - aan degenen die niet op hun dag uit deze sectie kwamen (en bijna iedereen zal kom op de eerste en zal niet op de tweede komen), en de laatste - voor degenen die niet uit hun sectie kwamen. Als geen redelijk tijdschema een dergelijk schema in de weg staat, wordt de vergadering uitgesteld tot de volgende dag, en toch is de kans dat iemand zal verschijnen niet meer dan 1/2. Als het past, moet je die dag vergaderen. Aangezien het schema natuurlijk gespannen is, onderbreekt u degenen die aan het praten zijn.

Als de plenaire vergadering de hele eerste dag duurde en het werk van de secties pas op de tweede dag begon en de hele dag duurt, moet er rekening mee worden gehouden dat na de pauze het aantal aanwezigen met ongeveer de helft is afgenomen. Als er twee pauzes gepland zijn, is er aan het einde nog een kwart over. Hoe u het probleem snel kunt oplossen met de volgorde van rapporten - u zult ter plaatse moeten navigeren op basis van de omstandigheden. Professoren en andere spraakmakende sprekers moeten op de eerste plaats komen, tenzij het beroemde gekken zijn.

Hoeveel secties moet een grote conferentie hebben? Dit hangt vooral af van het aantal deelnemers en ten tweede van het onderwerp. Het congres, dat wil zeggen een conferentie van de breedste onderwerpen, kan enkele tientallen secties omvatten (de onze had 25 grote secties en evenveel kleine). Als het onderwerp gemiddeld is, kan zoiets als "Goed en kwaad in moderne wereld", dan kunnen er 5 - 7 secties zijn. Hoe meer secties, hoe moeilijker het is om ze te leiden, omdat mensen tijdens vergaderingen heen en weer beginnen te rennen. Met het aantal deelnemers is het aantal secties ongeveer 1:20 - 1:40 Hoe meer deelnemers, hoe onvoorspelbaarder het verloop van de sectie.Als de conferentie toch als een enorme is opgevat, moet u ofwel meer secties doen, of meer deelnemers.Tussen deze twee opties, de keuze is al thematisch.

De eerste lijst met secties en hun definitieve lijst zijn mogelijk niet hetzelfde. De eerste lijst met secties wordt aangekondigd met de aankondiging van de conferentie. De laatste hangt af van wat de scripties hebben bedacht. Als een sectie veel meer samenvattingen heeft gekregen dan andere, dan kan deze worden onderverdeeld in verschillende secties of subsecties, en verschillende secties kunnen worden samengevoegd tot één sectie, hoewel ik hierboven al zei dat het handig is om één sectie te hebben die duidelijk langer werkt dan de andere . Naast de initiële definitie van de lijst van secties, kan een lijst van potentiële voorzitters worden geschat.

Kleine conferenties hebben niet dezelfde last als grote. Ik denk dat een kleine conferentie een conferentie moet worden genoemd, waarvan het aantal deelnemers niet groter is dan 20 en waarin één sectie is. Kleine conferenties zijn meestal gewijd aan enge onderwerpen (zoiets als "Interpretatie van 42 fragmenten van Heraclitus in de school van de Annalen"). Volgens mijn observaties heeft het zin om een ​​kleine conferentie te organiseren als de gastorganisatie (ik overweeg een universiteit) minstens de helft van de sprekers over het onderwerp heeft, minstens vijf mensen. Dit kunnen bijvoorbeeld een professor en zijn studenten zijn.

Kleine conferenties zijn open en gesloten (groot - alleen open). Besloten conferenties zijn conferenties waarvan de samenstelling wordt bepaald door het organiserend comité, de aanvaarding van abstracts wordt niet aangekondigd. Het heeft geen zin om informatie over hen op grote schaal te verspreiden. Dit type conferentie is het rustigst. Het is logisch om ze gedurende één dag vast te houden, de voorzitter is een lokale professor, de co-voorzitter is een met een titel genoemde wetenschapper onder de gasten, het is het beste om de sprekers af te wisselen, de lokale bevolking en de gasten spreken om de beurt. Een lunchpauze en een koffiepauze. Tegen het einde zullen enkele hoogleraren vertrekken, maar hopelijk blijft de rest over en ontstaat er zelfs een relatief vruchtbare discussie.

Privéconferenties hebben, ondanks al hun verdiensten, hetzelfde nadeel als alle andere: ze zijn meestal nutteloos. Omdat er weinig deelnemers zijn, kunnen ze ook elkaars teksten lezen. Een belangrijk voordeel van een kleine besloten conferentie, die bijna altijd wordt gekenmerkt door een hoog rapportageniveau, is een verzameling materialen (zie hieronder).

Open conferenties

Open conferenties zijn conferenties waarvoor abstracts van iedereen worden geaccepteerd. Op dergelijke conferenties is de kwestie van de selectie van abstracts acuut. Als de conferentie groot is, kunnen de abstracts nauwelijks worden geselecteerd, alleen de duidelijk incompetente en krankzinnige kunnen worden weggegooid. Als het klein is, moet u het selecteren. Deze selectie kan een behoorlijk onaangename taak zijn en het is zeker erg tijdrovend. Relatieve objectiviteit wordt alleen bereikt als alle samenvattingen worden gelezen door meerdere leden van het organisatiecomité (minstens drie). Het is noodzakelijk om te proberen twee tegengestelde doelen te bereiken: de beste scripties selecteren en een evenredige vertegenwoordiging van afgestudeerde studenten en regio's behouden. Voor wat het laatste nodig is - ik zal nog later schrijven.

Gedrukt materiaal van de conferentie

Alle grote conferenties en veel kleine conferenties produceren gedrukt materiaal. Er zijn twee soorten materiaal: samenvattingen en rapporten, en twee outputopties: voor de conferentie en erna. Grote conferenties proberen meestal voor de conferentie abstracts uit te brengen.

Samenvattingen zijn gegroepeerd per sectie, binnen secties - alfabetisch. Aan het begin van de materialen van elke sectie worden soms de voorzitters, medevoorzitters, enz. vermeld, maar naar mijn mening is dit niet nodig. Voor elke auteur moet de naam worden vermeld van de volledige naam, stad, instelling die hij vertegenwoordigt. Soms geven ze een academische graad en titel aan, maar persoonlijk houd ik daar niet van. Als er echter veel titeldeelnemers zijn, ziet het er goed uit. Functies (hoofddocent, universitair hoofddocent) om aan te duiden is naar mijn mening absoluut nutteloos.

Het volume van abstracts is ongeveer 2 pagina's. Als de conferentie niet erg groot is, kunt u zich tot 6.000 tekens veroorloven.

Als de verzameling groot is, is het handig om op het einde een alfabetische lijst van deelnemers en het sectienummer te geven (je kunt het paginanummer gebruiken, dit is nog beter, maar technisch moeilijker).

Scriptiefilosofie: ijdelheid

Ondanks dat scripties geen prestigieuze publicatie zijn, jagen velen ze na. Kortom, de reden is dat het heel gemakkelijk is om een ​​samenvatting te maken. Het komt zelden voor dat iemand niet in staat is om twee pagina's te schrijven, waarbij een van hun favoriete ideeën wordt omhuld met een paar trendy woorden en een paar woorden uit de titel van de conferentie.

Het is noodzakelijk om absoluut ondubbelzinnig te zeggen: scripties zijn uitsluitend formeel. Niemand leest ze ooit. Over het algemeen zou het schrijven ervan vernederend en op zijn minst saai moeten zijn, zoals je favoriete idee op de krant schrijven en de krant in de prullenbak gooien. De prevalentie van voordeel van een publicatie boven overwegingen van wetenschappelijk voordeel geeft aan hoe ver van cognitieve activiteiten wetenschap op weg naar transformatie naar een sociale instelling. Publicaties-graden-prestige-geld is een van de essentiële economische componenten modern leven, om nog maar te zwijgen van het sociale aspect. Maar ik kan nu niet op dit onderwerp ingaan. U hoeft dit alleen te onthouden bij het verzamelen van abstracts voor de conferentie. Nou, als je een zichzelf respecterende wetenschapper bent, schrijf dan geen samenvattingen voor de conferentie, als je niet met een echt idee komt.

Wat betreft de publicatie van rapporten, dat is een goede zaak. Verzamelingen van verslagen van goede conferenties leven soms lang en worden actief gelezen. Ze worden meestal vrijgelaten na de conferentie. Alleen kleine conferenties brengen rapporten uit, een grote conferentie kan geen verzameling rapporten publiceren omdat deze te groot wordt.

Hiermee sluiten we de algemene woorden over conferenties af en gaan we verder met de organisatie ervan.

Organisatie van conferenties

Elke conferentie begint met de beslissing om deze te houden. Conferenties zijn regelmatig (bijvoorbeeld "64e jaarlijkse internationale lezingen over het probleem van goed en kwaad") en eenmalig. Reguliere zaken moeten worden uitgevoerd, zij vormen het gezicht van de universiteit. Wat eenmalig betreft, de beslissing kan van bovenaf of van onderaf komen. Een gewoon lid van het organisatiecomité kan de beslissing van bovenaf niet beïnvloeden. Dit kunnen bijvoorbeeld jubileumconferenties zijn die zijn gewijd aan de verjaardag van de geboorte of het overlijden van een bijzonder persoon. Als er mensen op de universiteit zijn die zich beroepsmatig met dit cijfer bezighouden, dan is het zinvol om een ​​kleine conferentie te organiseren, wat interessant kan blijken te zijn. Als zulke mensen er niet zijn - een rampzalige gebeurtenis.

Als de conferentie van onderaf wordt georganiseerd, heb ik de lezers al aangespoord kritisch te zijn op dergelijke initiatieven. Maar eerlijk gezegd moet ik zeggen dat dit best goed kan uitpakken. Het is goed als de organisator een groep enthousiastelingen is die zich om een ​​of ander probleem hebben geschaard. Zo worden conferenties over logica traditioneel goed georganiseerd op onze faculteit, vanwege het bestaan ​​van een hechte gemeenschap van professionele logici.

Kortom, er is besloten om de conferentie te houden, en het heeft geen zin meer om erover te praten.

We moeten een datum prikken.

Het hele jaar wordt er gewerkt aan een goed georganiseerd congres. Dus als het geen jubileumjaar is, is het beter om het voor een jaar later te benoemen. Als het een jubileum is, moet u het natuurlijk op de datum plannen. Timing is toegestaan ​​met een afwijking van ongeveer een maand.

Houd er in ieder geval rekening mee dat er minstens een week moet verstrijken vanaf de verzending van de nieuwsbrief tot de geplande deadline voor het indienen van abstracts (dit is een grap, hoewel dit vaak het geval is), en minstens een maand vanaf de deadline tot de conferentie zelf (dit is ook een grap, en net zo bitter). Over het algemeen kan een conferentie niet in minder dan twee maanden worden georganiseerd. We hebben het natuurlijk over open conferenties. Een gesloten kan in een maand worden georganiseerd als er niet-ingezeten deelnemers zijn, en als er geen niet-ingezeten deelnemers zijn - in een paar dagen.

Aangezien ik op een universiteit werk, is de specificiteit van de universiteit als volgt. Het is het beste om grote conferenties te houden aan het einde van de sessie, dit is de tijd van maximale vrijheid voor docenten en, heel belangrijk, het publiek. Maar dit is optioneel. Het is beter om niet helemaal aan het begin van het semester door te brengen, docenten willen op dit moment meestal niet worden afgeleid, ze zijn nog niet begonnen met de automatische piloot van de docent. Als er veel niet-ingezetenen worden verwacht, kunt u deze besteden tijdens de wintervakantie of helemaal aan het begin van de zomer, maar vóór de start van het opnamekantoor, vooral als het gebouw klein is.

Op dagen van de week is vrijdag en zaterdag een goede optie voor een grote tweedaagse conferentie. Op zaterdag zijn er meestal minder lessen, er is ruimte voor secties.

De volgende stap is het bepalen van het onderwerp, de omvang en de aard van de conferentie (open of gesloten). Het onderwerp was binnen algemeen overzicht is ook duidelijk wanneer de beslissing is genomen. Als de confa klein is, blijft het alleen om een ​​naam te bedenken. Als het groot is, moet u bepalen hoeveel secties er zullen zijn en hun geschatte namen. U kunt afzonderlijk een lijst maken van actuele onderwerpen waarover de belangrijkste komst van scripties wordt verwacht (Abortus - voor en tegen; Euthanasie - goed of kwaad? - in die geest). Onmiddellijk moet u beslissen wat voor soort drukwerk, abstracts ervoor zullen zijn of, in het geval van een kleine conferentie, rapporten erna.

Afhankelijk van de capaciteiten van het organiserend comité (dat wil zeggen, is er iemand die het Word- en PDF-formaat bezit en klaar is om drie dagen te doden), worden vereisten voor scripties geformuleerd. De eisen zijn hard en zacht. Als de juiste persoon er niet is, worden strenge eisen gesteld. Ze vermelden de vereisten voor lettertype, grootte, voorbeeldkop, marges, volume, voetnoot en bibliografie. Houd er rekening mee dat, hoe u de vereisten ook formuleert, ten minste een derde van de auteurs er niet aan zal voldoen. Sommigen beschouwen het blijkbaar zelfs als een prullenbak, maar de meerderheid, denk ik, let gewoon niet op. Als gevolg hiervan zullen er inconsistenties zijn in lettertypen en titels en zal de publicatie er volledig onbetrouwbaar uitzien.

Het is natuurlijk beter om een ​​lay-outspecialist te zoeken. De meeste uitgeverijen waarmee ik te maken heb gehad, stemmen ermee in om de lay-out in PDF of zelfs in Word te nemen. In dit geval hoeft u geen strikte eisen te stellen aan het formaat van abstracts, het is gemakkelijker om ze zelf op te maken. In de vereisten hoeft u alleen het volume en de lijst met noodzakelijke informatie aan te geven die de auteurs over zichzelf moeten aangeven. Natuurlijk kan het geen kwaad om een ​​goed gevormde kop en voetnoot te proeven, omdat iemand het misschien kan volgen.

Termijnberekening

De deadline wordt berekend op basis van de volgende overwegingen: in het interval tussen de deadline en de conferentie zelf moet je: 1) de abstracts lezen; 2) selecteer goede of verwerp slechte; 3) sorteren op secties (tegelijkertijd specificeren van de lijst met secties); 4) rangschik ze in één Word-bestand in de juiste volgorde; 5) consequent formatteren; 6) overdracht aan de uitgeverij; 7) de uitgever moet ze afdrukken. De selectiefase duurt ongeveer 2 weken, formattering - twee dagen vol werk of een week als een beladen leraar (zoals ik) hier in zijn vrije tijd mee bezig is, en hoeveel tijd de uitgeverij zal nemen - dit moet worden overeengekomen apart, meestal van 2 weken tot een maand, maar het is mogelijk om binnen een week te onderhandelen, vooral als er een goede financiering is. Kortom, de deadline wordt gemiddeld twee maanden voor aanvang van de conferentie vastgesteld.

In welke vorm moeten de abstracts worden aanvaard?

Momenteel zijn er drie opties voor het indienen van de abstracts bij de conferentie.

1. Samenvattingen worden verzonden naar: postbrief gedrukt op papier. Het is noodzakelijk om te eisen dat de auteur ten minste twee diskettes met een elektronische versie van de abstracts invoegt of deze ten minste drie keer op één diskette dupliceert. Als een papieren brief zonder floppydisk is aangekomen, is dit de basis voor afwijzing van het abstract op formele gronden. Deze methode zelf is verouderd, maar voor nu is het beter om deze niet te verlaten. Niet in alle delen van ons land is ononderbroken en voordelig internet beschikbaar.

2. Samenvattingen worden verzonden per e-mail, bijgevoegd bestand. Dit is nu de meest voorkomende optie. In de e-mail zelf schrijven veel auteurs hun vragenlijst, hoewel het onhandig is om het van daaruit te kopiëren, is het beter om van hen te eisen dat ze het aan het einde van hetzelfde bestand als de abstracts opnemen.

Het is noodzakelijk om een ​​automatische beantwoorder in te stellen met de tekst: "Uw brief is ontvangen."

3. Online registratie op de congreswebsite. Dit vereist de beschikbaarheid van geschikte software. Toch wordt het tijd voor grote congressen en nog meer congressen om over te stappen op deze methode. Het programma zelf registreert een persoon, aanvaardt een bestand met uittreksels van hem, hangt het op zodat iedereen het kan zien, wanneer de uittreksels worden goedgekeurd of afgekeurd door het organiserend comité, stuurt het een bericht naar de deelnemer. Het is absoluut noodzakelijk om het programma zo te configureren dat de velden met de persoonlijke gegevens van de auteur verborgen zijn en alleen zichtbaar zijn voor het organisatiecomité.

Nu moet je een nieuwsbrief schrijven en versturen.

Op basis van al deze besluiten wordt een informatiebrief opgesteld. Dit is een officieel document, het moet worden goedgekeurd door de decaan van de faculteit, hoewel het zonder handtekening naar de mailinglijst gaat. De informatiebrief vermeldt de naam van de universiteit, de naam van de conferentie in het groot, de datum in het groot, dan het programma (in dit stadium is het bij benadering: de namen van de secties of mogelijke onderwerpen), u kunt bekende luidsprekers, indien aanwezig. Vervolgens wordt de samenstelling van het organiserend comité aangegeven. Het is mogelijk om een ​​aparte programmacommissie aan te wijzen, met daarin alle bekende wetenschappers op dit gebied, en hun toestemming is niet nodig - ze hoeven niet te werken. Maar het is natuurlijk beter om ze op de hoogte te stellen, anders zijn onbedoelde interpersoonlijke interacties mogelijk. Dan heeft de programmacommissie trouwnamen en de organisatiecommissie echte werkende mensen.

Als er een inschrijfgeld is - vermeld het bedrag (over financiën verder).

Dan moet u de deadline voor het indienen van abstracts en de vereisten daarvoor aangeven. Het is absoluut noodzakelijk om een ​​sjabloon van de vragenlijst te verstrekken, die elke deelnemer over zichzelf moet invullen.

Aan het einde - de contacten van het organiserend comité, inclusief het postadres, telefoonnummer van de stad, e-mail en het adres van de conferentiewebsite (meer op de website).

De nieuwsbrief wordt via twee soorten kanalen verzonden: op papier en elektronisch. De papieren versie lijkt op het eerste gezicht achterhaald, maar het werkt. Het is logisch om papieren brieven te sturen naar grote universiteiten en wetenschappelijke centra werken aan het onderwerp van de conferentie. Ze plaatsen ze daar op hun borden, en deze brieven zijn echt leesbaar.

De elektronische methode is helaas even goed als slecht. Het mooie is dat het heel gemakkelijk kan worden gedekt door de nieuwsbrief. een groot aantal van van mensen. Het slechte nieuws is dat binnenkomende conferentiemeldingen veel mensen ergeren dan vervelende spam, en soms worden ze verward met spam. Filosofie heeft een uitstekende professionele mailinglijst, die ik actief gebruik - gemodereerd door Ikhtik en T. Ruschina [e-mail beveiligd]

U kunt het zelf opsturen. Dan moet je een basis hebben. De basis wordt in de regel verzameld op basis van de resultaten van eerdere conferenties.

Het is ook een goed idee om een ​​nieuwsbrief te plaatsen in thematische gemeenschappen in LiveJournal en forums.

Financiering van de conferentie

De beste financieringsbron is een subsidie. Voor humanitaire conferenties worden subsidies gegeven door de Russian Humanitarian Science Foundation, voor natuurwetenschappen - door de RFBR zijn er ook andere stichtingen. Drie maanden voor het jaar waarin de conferentie zal plaatsvinden, moet een aanvraag worden ingediend bij de Russische Stichting voor Humanitaire Wetenschappen, bij de Russische Stichting voor Basisonderzoek - een kwart voor de conferentie zijn de voorwaarden over het algemeen anders. Het fonds maakt geld over naar de rekening van de organisatie. Het beste is om een ​​begeleider, zoals een decaan, als projectleider te hebben. Hoe bekender de naam van de leider, hoe waarschijnlijker een beurs krijgen.

Als de beurs wordt toegekend (maar daar wordt helaas kort voor de conferentie zeker over gehoord), dan zouden er geen financiële problemen moeten zijn. Waar gaat het geld heen?

1. Publicatie van een verzameling abstracts. Tegen de huidige prijzen in Moskou is dit ongeveer 100.000 roebel. voor een grote conferentie; als een verzameling van rapporten is gepland, kan het bedrag hoger zijn. Het hangt vooral af van de uitgever en de kwaliteit van de omslag.

2. Accommodatie van niet-ingezeten deelnemers in een hotel. Het is goedkoop aan de Staatsuniversiteit van Moskou, 800 roebel. per dag per persoon. Meer problemen met zitplaatsreservering. Indien mogelijk dien je een studentenresidentie en hotel te voorzien.

3. Soms, als er veel geld is, kun je iemand een ritje betalen.

4. Verbruiksmaterialen: papier en wegwerpbekers... U heeft papier nodig voor het programma en voor de benodigde papiersoorten in stap 5. Daarnaast worden er voor elke deelnemer uiteraard pennen, schriften en mappen aangeschaft. Dit kost ongeveer 15.000 roebel.

5. Ontvangst (buffettafel, diner, etc.) Dit kan niet uit het geld van het fonds worden betaald, een dergelijk artikel bestaat niet. Dit kan door de universiteit worden betaald in ruil voor verbruiksgoederen. Maar over het algemeen kan de receptie op kosten van de deelnemers plaatsvinden. Dit artikel is optioneel.

Wat als het fonds geen geld geeft? Alle items, behalve item 1, worden geannuleerd. De deelnemers betalen zelf de slaap- en reiskosten, in de uitnodigingen (daarover later meer) moeten ze hiervoor gewaarschuwd worden: velen regelen een zakenreis en betalen op kosten van de andere partij.

Aan lid 1 zal alsnog moeten worden voldaan - op kosten van de universiteit of op kosten van mecenassen. De eisen voor omslag, papier- en printkwaliteit, publicatiesnelheid, etc. worden verlaagd. Soms is het mogelijk om de prijs tot 50.000 te brengen.

Daarnaast kunt u het inschrijfgeld en de betaling voor de verzameling van abstracts invoeren, als deze tegen die tijd uitkomt. Dit ding is zo belastend dat het beter is om er pas op het laatste moment mee te rotzooien. Voordat u naar binnen gaat, moet u overleggen over: juridische kwesties in verband met contant geld. Mensen moeten bonnen afgeven voor de betaling van inschrijfgelden, bonnen moeten namens een organisatie zijn die recht heeft op commerciële activiteiten. Als u een collectie inruilt, moet de organisatie het recht hebben om te handelen. Dit alles kan op elk moment worden gecontroleerd door de belastingdienst en zorg er bij overtredingen voor dat het universiteitsbestuur niet zwak is hoofdpijn... De jaarrekening kunt u het beste niet via de universiteit bijhouden, maar via een of andere organisatie op de universiteit, bijvoorbeeld een alumnivereniging. Dergelijke organisaties hebben in de regel de juiste machtigingen.

Als het mogelijk zou zijn om dit pad te volgen, dan kan ongeveer de helft van de kosten worden terugverdiend. Een andere helft betaalt zich uit in symbolisch kapitaal; als de conferentie succesvol is, loont het zelfs in overvloed.

Wanneer de financiële kwestie is opgelost, ontspant het organisatiecomité zich over het algemeen vóór de deadline en schrijft het zijn eigen scripties. Bovendien is het noodzakelijk om voortdurend PR-werk te verrichten onder wetenschappers met een titel en hen uit te nodigen om tijdens de plenaire sessie verslag uit te brengen. Velen van hen hebben een tijdschema van zes maanden van tevoren, het zal te laat zijn om ze op het laatste moment uit te nodigen, zelfs als ze dat willen.

Conferentiesite maken.

De eerste stap bij het kiezen van een site is het vinden van een site. Het is goed als de website van je universiteit (faculteit, afdeling, etc.) het aanbiedt. Maak afspraken met de systeembeheerder over de rechten. U moet rechten hebben om de pagina's van uw directory te bewerken, om nieuwe pagina's aan te maken, om bestanden te uploaden naar html-formaten of php, pdf, gif (handig), toegang tot de directory via FTP; als u online registreert, is dit over het algemeen het onderwerp van lange discussies met de systeembeheerder. Humanitaristen moeten er rekening mee houden dat ze zich moeten voorbereiden op gesprekken met systeembeheerders door een vreemde taal en een vreemde mentaliteit te bestuderen, omdat deze mensen geen humanitaire talen spreken. V ernstig geval schriftelijk bevel van de decaan over het inrichten van de congreswebsite op basis van de universiteitswebsite. Het beste is als een van de leden van het organisatiecomité een zoon heeft die een computernerd is die wil helpen. Persoonlijk reken ik mijn echtgenoot met deze functies :), maar dit is niet de beste optie, echtgenoten zijn drukkere mensen dan kinderen.

Als de universiteit/faculteit/afdeling geen website heeft of als het niet mogelijk was om met de systeembeheerder af te stemmen, kunt u gebruik maken van een van de vele gratis sites, in ieder geval narod.ru. Het is niet prestigieus, maar het voorziet wel in de nodige functies.

We beginnen met het maken van de startpagina.
Laat onze conferentie "Metafysica van Goed en Kwaad" heten. De site bevindt zich op naroda.ru op het adres: za-dobro.narod.ru. De hoofdpagina heet index.html (er kan een andere extensie zijn als de site niet populair is). Er wordt naar verwezen in de infobrief. Het bevat basisinformatie over de conferentie - in grote letters, het is mogelijk met foto's, die geschikt zijn voor uw stad, Latijnse spreuken of iets anders dat geschikt is.

Dan zouden er links naar andere pagina's moeten zijn, deze kunnen in dezelfde directory worden geplaatst: een pagina met de volledige tekst van de nieuwsbrief, waar je meer kunt schrijven van wat naar de mailinglijst is gegaan (bijvoorbeeld onderwerpen toevoegen); vertaal de infobrief in het Engels en maak een pagina, de linktekst is ook in het Engels, een pagina met de vragenlijst van de deelnemer, met een voorbeeld van ideaal ontworpen abstracts in PDF. Geef onderaan de hoofdpagina de contactgegevens van het organiserend comité op. Dan - een lijst met geaccepteerde abstracts (naam en titel van de auteur). Ook deze lijst schrijven we op een aparte pagina. De lijst met goedgekeurde namen zal groeien naarmate abstracts worden ontvangen, dus het adres van deze pagina moet worden gemarkeerd als bladwijzer. Elke achternaam heeft een link naar de abstracts.

Vanuit de hoofdmap organiseren we een speciale map voor abstracts. We zetten ze daar in PDF-formaat, alles is mogelijk, maar beter - alleen geaccepteerde. We moeten absoluut vermijden dat sommige stellingen werden goedgekeurd, de auteur er een brief over kreeg en toen werd besloten ze te verwerpen. Het is beter om naar een andere sectie te gaan.

Tijdsprong - deadline komt eraan
Alle Russische denkers sturen abstracts altijd precies op de dag van de deadline. Als zeldzame uitzondering kunnen er mensen zijn die een dag verzenden. Er zullen ook laatkomers zijn. Als de vertraging niet meer dan drie dagen is, kunt u accepteren. Als er helaas, als bijzonder aangename uitzondering, een bepaald aantal abstracts in een week wordt ontvangen, kun je ze meteen gaan lezen en selecteren, maar je moet er rekening mee houden dat het grootste deel van de vergelijking later komt. Dit is waar de hierboven genoemde onaangename situatie kan ontstaan: in het begin leken iemands stellingen niets, maar tegen de achtergrond van de meeste ervan lijken ze verliezend. Hier moet je je aan de regel houden: wat wordt geaccepteerd, is geaccepteerd.

Na de deadline, drie dagen later, komt het organiserend comité bijeen, berekent abstracts, bespreekt de selectiecriteria en gaat aan tafel om voor te lezen. De criteria, zoals ik hierboven al zei, zijn afhankelijk van de grootte van de conferentie. Voor klein - de beste worden geselecteerd. Voor de grote worden de ongeschikten afgewezen. Is er echter nog een overschot op de grote, dan is het mogelijk om mee te nemen, maar dit is mijns inziens overbodig. Als er een beslissing wordt genomen om de beste te selecteren, kan men grieven niet vermijden, en dit is verre van het beste intellectuele product dat een goede conferentie zou moeten opleveren. Minimaliseren negatieve emoties je moet de abstracts collegiaal evalueren. Het is goed als je een aantal leden van de programmacommissie kunt aantrekken, maar het mag geen militante misantroop worden. Daarnaast is het beter als mensen met een onevenwichtige psyche, met neiging tot sadisme en met een uitgesproken oriëntatie op een marginale wetenschappelijke school niet betrokken worden bij de beoordeling van scripties. In principe is het zelfs mogelijk om selectie toe te vertrouwen aan een groep postdoctorale studenten van het tweede of derde jaar: de conciliaire rede maakt veel minder fouten dan het individu.

Het is absoluut noodzakelijk om ervoor te zorgen dat de stellingen van beroemde mensen - artsen, afdelingshoofden, enz. Niet worden weggegooid. Helaas moeten ze in elke kwaliteit worden genomen.

Conferentievolgorde
Ten minste een maand, en bij voorkeur twee voor de conferentie, moet u een bevel uitvaardigen om de conferentie te houden. Voor universiteiten: als de conferentie klein is, tot 10 personen, wordt er een opdracht voor de faculteit opgesteld. Als het groot is, dan is de bestelling voor de universiteit. Voor andere organisaties - een bestelling voor organisatie.
Het probleem met de bestelling is dat deze door talloze goedkeuringen moet.
Ik beschrijf voor het geval van mijn universiteit: de opdracht voor de universiteit moet worden ondertekend door de rector, goedkeuringen moeten worden gegeven door: de vicerector voor wetenschappelijk werk; Vice-rector voor educatief werk(academisch beleid); Vice-rector voor het beheer van zaken; Hoofdboekhouder; als er buitenlanders zijn - om met buitenlanders te werken; als er een niet-ingezetene is - beheer van hostels; afdeling territoriumbescherming; als er een technicus is - de hoofdingenieur. Veel vicerectoren zijn drukbezette mensen en de bestelling wacht al enkele dagen op hun handtekening. En hij kan enkele weken wachten op de definitieve ondertekening van de rector. Tegelijkertijd kun je zonder een bestelling geen plaats in een studentenhuis boeken, kun je het niet eens zijn met ingenieurs over apparatuur, kun je zelfs geen doorgang naar het gebied regelen, kortom, een bestelling moet minstens twee weken van tevoren klaar zijn de conferentie en daarom moet u deze binnen twee maanden beginnen te ondertekenen.

De tekst van de bestelling zelf moet eerst worden overeengekomen met de verantwoordelijken in de administratie. Gewoonlijk zit een verantwoordelijke persoon in het beheer van zaken, die een voorbeeld heeft van het briefpapier van de universiteit, alle vereisten voor registratie (en ze zijn streng, en ze moeten worden vervuld), de nodige formuleringen en een lijst van mensen die moeten instemmen . Deze eisen veranderen, waardoor een bestelling naar het model van vorig jaar op het meest ongelegen moment kan worden afgewezen: als bijna alle goedkeurders deze al hebben ondertekend, blijft alleen de rector over. Op dit moment kan het bijvoorbeeld duidelijk worden dat de preambule niet in 14-puntsgrootte moet worden afgedrukt, maar in 12, en niet na anderhalve intervallen, maar na één. Zulke dingen zijn meestal erg vervelend, maar ze moeten worden gedaan en moeten worden behandeld als slecht weer: probeer geen ruzie te maken, maar kleed je aan.

Wat we organiseren op de computer
Een van de leden van het organisatiecomité (ik ben het in dit geval) ordent de conferentiemap op zijn computer. Er is een submap - abstracts. In deze map worden submappen genoemd naar de achternaam van de auteur. Het is absoluut noodzakelijk dat elk abstract in een aparte map wordt opgeslagen. Er zijn zeldzame conferentie-enthousiastelingen die over leesbare scripties heersen. Dan moet de informatiebrief de zin "Het organiserend comité behoudt zich het recht voor om abstracts te weigeren en te bewerken." Eigenlijk is dit naar mijn mening niet nodig. Ongeschikte samenvattingen moeten worden weggegooid, de rest moet worden geplaatst zoals ze zijn. In sommige gevallen moet u echter correcties aanbrengen, bijvoorbeeld: als er per ongeluk een fout wordt gemaakt in goede scripties; als goede scripties het volume met één of twee onbeduidende alinea's overschrijden, worden deze alinea's geschrapt; als de naam ontbreekt of duidelijk ongepast is (bijvoorbeeld te provocerend). Voor al deze vragen kunt u desgewenst contact opnemen met de auteurs en hen uitnodigen om nodige veranderingen, maar als de tijd kort is, kunt u het zelf repareren. Als een beroemd persoon geen vragenlijst heeft bijgevoegd, en velen doen dit (ze hebben een probleem, als iedereen ze zou moeten kennen, schrijf dan nog een keer hun volledige naam en patroniem), dan moet je deze gegevens voor hem invoeren, maar het is altijd beter om de naslagwerken te raadplegen voor het geval dat. Om de naam te verwarren - dan krijg je geen problemen.

Dus als de abstracts zijn bewerkt, is er een submap georganiseerd in de map van deze auteur, ik geef deze de standaardnaam "0", maar het is beter om beschrijvende namen te geven, bijvoorbeeld "origineel". Het origineel wordt daar geplaatst zonder bewerking, maar het moet worden bewaard. In de auteursmap zelf - samenvattingen met revisies. U hoeft de revisie niet te selecteren of te markeren.

Nadat de raad voor het accepteren van abstracts zijn oordeel heeft geveld, wordt de map "abstracts" verdeeld in twee submappen: geaccepteerd en afgewezen. Deze zaken moeten natuurlijk goed gecontroleerd worden.

Database
De basis kan zelfs in Word worden geleid, in ieder geval naar Excel, maar persoonlijk geef ik de voorkeur aan Access. In het begin is Aksess even wennen, maar het heeft veel mogelijkheden die hun vruchten afwerpen bij grote conferenties. In het geval van een kleine basis kun je het helemaal niet, een deelnemerslijst met de namen van de rapporten is voldoende.

De hoofdtabel van de database wordt bijvoorbeeld "Leden" genoemd.
Het bevat de volgende kolommen: tekstkolommen: achternaam, voornaam en patroniem, titel van het rapport; Sectie; Instelling; Dorp; Adres; e-mail; Opmerking; logisch: je hebt een hotel nodig; geaccepteerd; betalen voor accommodatie; de bevestiging; en nog een paar logische kolommen voor het onderscheid tussen lokaal en niet-ingezeten (ze hebben verschillende soorten prompts nodig); tussen binnen- en buitenland (uitnodigingen aan buitenlanders vereisen een geheel andere procedure); Russisch-CIS (ze hebben verschillende soorten enveloppen nodig).

De basis wordt ingevuld naarmate de abstracts binnenkomen. Het online registratieprogramma, zeggen ze, kan zo worden geconfigureerd dat het de database zelf vult, maar ik heb het nog niet geprobeerd. Ik zal je niet vertellen hoe je verschillende verzoeken kunt weergeven en, in het algemeen, over de mogelijkheden van Access, maar wat vooral goed is om te gebruiken, zijn rapporten voor uitnodigingen.

De uitnodigingstekst wordt meerdere keren opgesteld:
1) voor niet-ingezetenen die een hotel krijgen en betalen;
2) voor niet-ingezetenen die wel een hotel krijgen, maar niet betalen;
3) voor niet-ingezetenen die geen cadeau krijgen;
4) voor de lokale bevolking.

Bovendien, als iemand wordt betaald voor reizen, dan is dit een andere optie voor een uitnodiging.
Alle monetaire voorwaarden moeten in de uitnodiging worden vermeld, omdat het ontwerp van een zakenreis ervan afhangt.

Een voorbeeld van een uitnodigingstekst voor een persoon die wel een hotel krijgt en betaald, maar niet reist:
Beste naam!
Het organisatiecomité van de conferentie namingrek laat weten dat uw verslag is opgenomen in het conferentieprogramma. Wij nodigen u uit om deel te nemen aan de conferentie. Je krijgt een plaats in het hostel aangeboden. Het organiserend comité betaalt uw accommodatie van datum tot datum. Het organiserend comité vergoedt geen reiskosten. De conferentie wordt gehouden op datum- en adrestrack. Registratie zal datumtrack en tijdtrack zijn. Gelieve uw deelname aan de conferentie te bevestigen. Handtekening. (De handtekening moet de voorzitter van het organisatiecomité of de decaan van de faculteit zijn)

Vergeet niet de regel "verzoek tot bevestiging van deelname" in de uitnodigingstekst in te voegen.
Voor veel Russischtaligen is dit: de enige manier bepalen of een persoon persoonlijk zal komen of dat hij alleen met abstracts wil deelnemen. Hoewel deze methode ook bij benadering is: zelfs sommigen van degenen die een bevestiging hebben gestuurd, komen later niet.
Als een persoon een bevestiging stuurt op dezelfde dag dat hij de brief heeft ontvangen, kan dit dienen als een indirecte bevestiging dat hij zal aankomen.

Op basis van de resultaten van bevestigingen wordt de logische kolom "bevestiging" in de database ingevuld. Het is handig om de resultaten periodiek weer te geven met behulp van een geschikte query. Het heeft natuurlijk alleen zin om degenen die het hebben bevestigd op te nemen in de lijsten voor de schikking en in het programma. Alles, behalve de naam van de geadresseerde, wordt afgedrukt in het toegangsrapport, in plaats van de naam maken we een veld van de kolommen Voornaam, Patroniem en Achternaam. U kunt verzoeken doen voor de velden "geaccepteerd", "betalen voor accommodatie", enz., u kunt dit als filter in het formulier zelf specificeren. Onderaan de uitnodiging wordt in een tekening een handtekening gezet. Technisch is het ook mogelijk om daar een afdruk te rijden, maar dit is juridisch niet aan te raden - het is beter om een ​​levende afdruk op papier te zetten.

Alle gegenereerde uitnodigingen worden ten eerste afgedrukt op papier en ten tweede worden ze opgeslagen in PDF-formaat (beter dit te doen via "print op PDF-printer"), pagina voor pagina afdrukken, elke pagina wordt opgeslagen met de naam van de persoon, vervolgens worden de bestanden handmatig per e-mail verzonden. De ontvangers zullen ze afdrukken en gebruiken als basis voor de reis.

Als ze absoluut een live-kopie nodig hebben, moeten ze die op papier sturen, maar de meesten zijn tevreden met de elektronische. Papieren kunnen ze meteen op de conferentie worden gegeven, soms kan het van pas komen.

Het afdrukken van papieren enveloppen wordt geconfigureerd vanuit de velden Achternaam en Adres. Het is beter om de relevante zoekopdrachten aan te passen.
Het retouradres staat op het rapport zelf afgedrukt. In principe is het moeilijk om op deze manier een aparte afdruk van de index te organiseren, deze kan handmatig op de envelop worden geschreven of u kunt het veld leeg laten - de brief komt zelfs zonder deze aan. van deelnemers en badges aan deelnemers worden uit dezelfde database geprint, ook via adequaat samengestelde rapporten. Dat wil zeggen, wie Access nog niet onder de knie heeft, beheers het :)

Accommodatie
Ongeveer een maand voor de conferentie, maar minimaal twee weken, moet je beginnen met het boeken van hotels of hostels. Als het hostel is geboekt door dezelfde universiteit die de conferentie houdt, wordt er een brief geschreven aan de directeur van het hostel. Een kopie van het besluit moet bij de brief worden gevoegd, ook als deze, zoals vaak het geval is, nog niet door de rector is ondertekend. Als een hostel wordt geboekt in een andere universiteit of een stadshotel, dan is een kopie van de bestelling niet nodig, maar moet u bijvoorbeeld garantieverklaringen voor betaling opmaken (als de universiteit betaalt), of, als de deelnemers betalen het boekingsaanvraagformulier, dat in het hotel moet worden afgegeven. In de brief of aanvraag vermeldt u een lijst van bezoekers met hun volledige naam, bij voorkeur in alfabetische volgorde.

Inschakellijsten
Artikel is relevant,
als de organisatie die de conferentie leidt ernstige beveiliging heeft bij de ingang, dat wil zeggen, het is de laatste tijd bijna overal relevant. Wanneer de lijsten moeten worden ingediend - het hangt sterk af van de volgorde in een bepaalde organisatie, die wordt bewaakt door een bepaald peloton. Soms vragen ze een week van tevoren, soms juist de dag ervoor. Maar om niet opnieuw te hoeven afdrukken, moet u ervoor zorgen dat u lijsten met volledige naam en in alfabetische volgorde afdrukt. De bewakers hebben dit meer nodig dan het hostel, omdat ze heel snel de naam van de nieuwkomer moeten vinden.

De conferentie nadert.
Het is ongeveer drie dagen voor haar. Als de conferentie groot is, versmelten de dagen van het organiserend comité tot één grote dag. Als het klein is, dan gebeurt dit met slechts één lid van het organiserend comité (in dit geval met mij). Constant rinkelt de telefoon, waarop de deelnemers informeren over de aankomst, over de passage, over het programma. Het is goed als de conferentie wordt gehouden door een specifieke afdeling van de universiteit / faculteit, bijvoorbeeld de afdeling logica of de afdeling esthetiek: dan kunt u de laboratoriumassistent van de afdeling inschakelen om oproepen te beantwoorden. Hij moet worden gegeven gedetailleerde uitleg over reizen, regelgeving en alles in het algemeen. Hij mag ook niet worden vergeten en vervolgens worden opgenomen in de lijst voor monetaire prikkels, die meestal aan het einde van de conferentie gebeurt.

Doelgroepen bestellen
Als het op een universiteit gebeurt, is het noodzakelijk om vooraf publiek te bestellen voor de plenaire vergadering (als het een aula is, vooral als het een aula is van een groot gebouw waar meerdere faculteiten zijn gevestigd, moet het soms worden besteld minimaal een maand van tevoren!) En voor sectievergaderingen. Als deze geplande doelgroepen leeg zijn, goed. Een aanvraag daarvoor moet in de meldkamer worden achtergelaten. Het is goed als ze zijn uitgerust met multimediatechnologie. Op humanitaire conferenties is dit nog niet gebruikelijk, maar als natuurwetenschappers meedoen, zullen ze vrijwel zeker een presentatie brengen. In principe is een laptop voldoende voor een klein publiek, maar een multimediaprojector is natuurlijk veel beter. Als er op dit moment trainingen in de klaslokalen zijn, dan kunnen deze verplaatst of geannuleerd worden, dit besluit wordt genomen door het onderwijsdeel. Studenten en docenten moeten in ieder geval gewaarschuwd worden. Voor studenten is een advertentie voldoende. En de leraren moeten bellen. Hoogstwaarschijnlijk zal het educatieve deel hier niet op ingaan. Als een sectie in zijn geheel op de lezing van een professor komt, zijn volledig onnodige verduidelijkingen van relaties mogelijk.

Het is ook noodzakelijk om meerdere studenten te organiseren om te helpen bij de conferentie - altijd twee of drie aan het begin van de eerste dag, tijdens de registratie, en noodzakelijkerwijs meerdere die een vreemde taal kennen - als er buitenlanders zijn.

Conferentieprogramma
Dit is een van de hoofdpunten van de derde of tweede dag voor de conferentie. Omdat min of meer duidelijk is wie er aan het woord is, wordt een programma samengesteld, dat wil zeggen een reeks sprekers per sectie en per dag. Soms wordt pas op dit moment duidelijk hoeveel secties-subsecties zullen zijn. Het is noodzakelijk om uiteindelijk de voorzitters van de secties te bepalen. De lijsten zijn onderverdeeld in precies aankomsten en niet precies aankomsten.

De eersten die in de lijst worden opgenomen, zijn hun titels, dan zeker de bezoekers met een titel (je kunt afwisselen), en dan de rest. De lijst wordt met de voorzitter afgesproken. Welnu, als de voorzitter zijn eigen verslag als afsluitend rapport maakt, dan kan hij eraan beginnen. kort overzicht werk van hun afdeling.

Het is handig om het programma niet in een drukkerij af te drukken, maar op de eigen computer van het organisatiecomité. Om dit te doen, moet u het opmaken voor een brochure in het Woord. Deze techniek is helemaal niet ingewikkeld, ik zal het hier niet beschrijven.
De eerste pagina, de omslag, bevat de naam van de universiteit bovenaan, dan het logo van de conferentie, indien aanwezig, dan de naam en data, onderaan - de stad en het jaar.
Op de tweede pagina, verspreid op de omslag - de samenstelling van het organisatiecomité. Als de conferentie een beurs heeft gekregen, moeten we niet vergeten dit aan te geven. Vervolgens worden de algemene regels van de conferentie aangegeven: de datum van aankomst, de eerste dag - de plenaire sessie, vanaf welk uur en in welk publiek, de pauzetijd, het plan voor het tweede deel van de dag - het vervolg van de plenaire vergadering of het werk van de secties. Over elke sectie - naam en waar. Deze past, samen met het organiserend comité, meestal op de achteromslag.

Op de volgende pagina staan ​​gedetailleerde plannen voor elke sectie. Voor elk wordt de naam herhaald, vervolgens de eerste reeks werken (bijvoorbeeld de avond van de eerste dag) - hoe laat en waar, wie voorzit, vervolgens een lijst met rapporten, de namen van de sprekers volledig, achternaam - Voornaam - Patroniem (velen zullen vragen willen stellen, met naam en patroniem, en de badge kan niet van een afstand worden gezien). Sprekerstitels kunnen gespecificeerd worden, maar persoonlijk houd ik daar niet van.

Welnu, dan de volgende reeks werken (die, zoals we in het begin zagen, heel goed mogelijk is dat deze niet zal plaatsvinden) en de volgende secties. Speciale tip: sprekers voor secties met volledige namen worden uit de database gehaald, alleen de volgorde van hun rangschikking wordt handmatig bepaald, het heeft meestal geen zin om deze in de database in te voeren. Aan het einde van het programma is het handig om de plattegrond van de universiteitsgebouwen aan te geven met de route naar het hotel en met kantines, als het gebied groot is. Het zou op de achterpagina kunnen staan. Het zou leuk zijn om hetzelfde schema op de website te plaatsen.
En natuurlijk mag je niet vergeten het programma op de site te zetten zodra het klaar is. Het programma wordt gedrukt tegen het ritme van het totaal aangegeven aantal deelnemers +20. Als het organiserend comité er om een ​​of andere reden zeker van is dat de deelnemers vol zullen zijn, dan +50. Extra exemplaren worden uitgedeeld aan vrijwilligers, opgehangen aan de deuren van de secties, ze zijn nodig voor rapportages aan het fonds en over het wetenschappelijk werk van de universiteit, blijven in het archief, geschonken, enz.

Badge afdrukken
Het is gemaakt vanuit een database met behulp van een speciaal geconfigureerd rapport. De badges zien er goed uit op gekleurd papier, de ene kleur voor de deelnemers, de andere voor de leden van het organisatiecomité. Het is beter om geen papier in plastic te doen, dit is een enorme hoeveelheid extra werk, want er zullen enkele tientallen niet-gemonteerde badges zijn, waarvan dan deze stukjes papier weer moeten worden verwijderd. De deelnemer kan zelf een papiertje in de badge doen, of dit kan tijdens de inschrijving.

Organisatie van koffiepauzes
De gemakkelijkste manier om dit te doen is door te vertrouwen op eerder gekochte plastic bekers en contant geld van het organiserend comité (de afgifte van contant geld wordt beslist op het niveau van het decanaat). Voor een koffiepauze is een apart auditorium nodig, bijvoorbeeld een lessenaarzaal. Daar moet je een koeler of meerdere theepotten plaatsen. Aankoop van twee blikken koffie, een grote doos theezakjes, een doos suiker en meerdere zakken koekjes. De deelnemers kunnen ze zelf schenken, schenken en nemen, je kunt de laboratoriumassistent van de afdeling of een student vragen om het water in de ketels te volgen.

Vorming van mappen (pakketten)
Dit gebeurt meestal op de avond voor de conferentie. Maar als de registratie de dag voor de conferentie werd aangekondigd, zouden er enkele mappen klaar moeten zijn. De mappen bevatten: een kopie van het programma, een notitieboekje, een pen, een kopie van scripties, als er niet wordt besloten om ze te verkopen, en misschien een soort reclamemateriaal van de universiteit. U kunt ook iets anders naar uw smaak bevestigen, bijvoorbeeld een kalender met uitzicht op de stad of iets met de symbolen van een congres.

registratie
Registratie begint meestal de dag voor de conferentie. Deze vroege registratie wordt meestal bijgewoond door 1/10 - 1/4 van de deelnemers, dit zijn degenen uit andere steden die de dag ervoor zijn aangekomen. Deze inschrijving kan bijvoorbeeld in de zaal van het organisatiecomité worden georganiseerd, één persoon is voldoende. Er zou een registratielogboek moeten zijn - een lijst van alle deelnemers in alfabetische volgorde, het wordt weergegeven vanuit de database. Het is mogelijk om de kolommen "stad" en "betalen voor het hostel" in dit journaal weer te geven (de laatste kolom wordt afgedrukt in de vorm van vakjes met vinkjes voor degenen aan wie de betaling zal worden gedaan).
Het registratieproces zelf is kort: de registrant tekent in het magazine, ontvangt een congresmap, badge en afscheidswoorden over hoe het hotel te bereiken. Als hij wordt betaald, moet hij mogelijk het hotel bellen met een waarschuwing, de receptie is daar niet altijd up-to-date. Als ze zich in een universiteitshostel vestigen, weten ze daar meestal wel, maar zekerheid is er niet. Misschien moet je rennen om te onderhandelen, ter plekke brieven afdrukken die zijn geadresseerd aan de directeur, ondertekend door de decaan, enz. Dit zal zeker moeten gebeuren als ongeplande deelnemers arriveren, en een van de geplande deelnemers zal informeren over hun niet-aankomst.

De meest intensieve registratie is een uur voor de conferentie. Als de plenaire vergadering om 10 uur is gepland, moet de registratie om 9 uur beginnen. Je moet meerdere tafels opzetten, studenten mobiliseren op een dienblad met dozen met mappen.

Als besloten wordt om het inschrijfgeld te nemen, moet er een aparte persoon zitten met voorbereide bonnetjes.

Daarnaast zullen er veel vragen zijn over het ontwerp van reisbewijzen. Dit wordt meestal gedaan door de secretaris van de decaan of het hoofd van de kanselarij, je moet uitleggen hoe je daar komt. Als ze de pers toevertrouwt (en het zou beter zijn als ze dat niet deed), plaats dan nog een persoon van het organisatiecomité om zakenreizen te regelen. Studenten kunnen, puur uit geruststelling, het zegel beter niet vertrouwen. Als ze verliezen, hebben ze niets, en het is niet moeilijk te raden wie dat wel zal doen.

Als er een cultureel programma is, moeten er advertenties over worden geplaatst.

Als er wordt besloten om een ​​banket te organiseren op kosten van de deelnemers, moet u hier geld inzamelen en tickets aanbieden of op de lijst zetten. Dit vereist, voor zover ik weet, geen vergunningen voor handels- en commerciële activiteiten, dus het is gemakkelijk te organiseren, maar aangezien het geld wordt verzameld, moet een aparte persoon dit ook doen.

Techniek
De multimediamogelijkheden van de plenaire sessie zijn afhankelijk van uw organisatie en dienen te worden genomen zoals ze zijn. Als er een grote zaal met een projector is, is het goed, zo niet, dan moeten de sprekers worden gewaarschuwd om alleen mondelinge spraak voor te bereiden. Wat nodig is, is een microfoon, en vergeet niet om de dag ervoor tafels en stoelen op het presidium te zetten.

De plenaire vergadering wordt meestal voorgezeten door de decaan of de voorzitter van het organisatiecomité. Hij moet verduidelijken of hij het weet volledige namen en wetenschappelijke titels van alle sprekers; zo niet, bereid de lijst dan van tevoren voor.

Bij breakout-sessies heb je soms multimedia-apparatuur nodig (als de conferentie natuurwetenschappelijk is, dan heb je die bijna altijd nodig, maar ik schrijf vooral over het humanitaire). Het is heel goed als er maar een paar van dergelijke rapporten zijn. Dan moet er bij elk van deze rapporten iemand van het organisatiecomité aanwezig zijn. Hij moet er snel achter komen hoe hij de projector aanzet, de laptop aansluit en vervolgens alles uitzet. Als er veel multimediaberichten zijn, moet u een begeleider voor de sectie regelen. Ideaal als je verantwoordelijke studenten kunt vinden. Zo niet, dan moet je zelf tussen secties door rennen: het is vermoeiend, maar het is beter dan een heleboel gescheurde rapporten.

Er zijn geen posterpresentaties op humanitaire conferenties en ik weet niet hoe ik ze moet organiseren. Ik denk dat we stands moeten bestellen bij de manager :)

Visuele agitatie

Het is noodzakelijk om vanaf de ingang van het gebouw papieren met pijlen op te hangen in de richting van de kamer van het organisatiecomité. Hang vanuit deze ruimte pijlen in de richting van de plenaire ontmoetingsplek. Je kunt niet voor elk onderdeel een pijl ophangen, dus laat ze het aan het organiserend comité vragen, maar als blijkt dat de bijeenkomsten in verschillende gebouwen worden gehouden, moeten de deelnemers een schema krijgen van de locatie van de gebouwen. In de klaslokalen waar de secties worden gehouden, wordt een papier opgehangen met de naam van de sectie. Sommigen hangen ook het programma op om te zien wiens rapporten hier komen.

Dictafoon opnemen en fotograferen
Dit is optioneel, maar erg handig als er een liefhebber is. Conferenties zijn vluchtig en soms verdienen ze het herinnerd te worden. Als er geen camera is of er is geen aparte persoon die zich er alleen mee bezighoudt, dan is het goed digitale camera... Het is erg handig om kleine clips van drie minuten van elke luidspreker op te nemen. Maar hier heb je een vaardigheid nodig om het begin en het einde te vangen van, zo niet een logische eenheid van spraak, dan op zijn minst een zin. Het is dan heel goed om dergelijk materiaal op te nemen in wetenschappelijke rapporten, de presentatie van de faculteit, en zelfs gewoon op een schijf te schrijven en te doneren aan de deelnemers.

Perscontacten
Als er een pr-verantwoordelijke is, kan hij bekende correspondenten uitnodigen voor de plenaire vergadering, niet van de politieke pers natuurlijk, maar van bijvoorbeeld een wetenschappelijke of universiteitskrant. Maar meestal ontstaan ​​na de conferentie contacten met de wetenschappelijke pers. Veel vakbladen bestellen recensies van grote conferenties. Recensies zijn meestal saai, vooral gezien het feit dat ze in zeer kleine hoeveelheden worden besteld. In feite blijken alleen de titels van de paragrafen te worden vermeld en, zoals de onderwerpen die in de paragrafen worden besproken, de titels van de hoofdrapporten. Maar als het je lukt om uit elkaar te gaan, dan is het goed om te vertellen over de afgelopen discussies (in de zin van welke vragen er zijn gesteld). Het helpt hier dictafoon opnemen.

Het informele gedeelte van de conferentie komt nooit aan bod in de recensie, maar als het bijzonder het vermelden waard leek, kun je dat in één zin zeggen.

De plenaire vergadering is begonnen
Het daadwerkelijke verloop van de conferentie is niet echt afhankelijk van het organiserend comité. Problemen met overschrijding van de presentatie- en discussietijd vallen op de schouders van de voorzitters. Het belangrijkste dat u moet doen, is de talrijke voeringen verwijderen. Hoe hard ze ook probeerden lijsten te maken voor het hostel, voor de beveiliging en voor het programma, het is nog steeds nodig dat iemand niet wordt ondergebracht, iemand niet wordt toegelaten en iemands rapport is gemist.

Vaak vergeten ze docenten te waarschuwen voor het verplaatsen van lessen, en moet je ze ter plekke overdragen naar de eerste zaal die ze tegenkomen.
Soms ontbreekt een van de belangrijke presentatoren en moet je snel een andere organiseren.
Soms werkt de techniek niet.
En tijdens het congres hadden we bijvoorbeeld zo'n moment dat de elektriciteit in Moskou uitviel (wij natuurlijk ook, maar dit hinderde de voortgang van de secties niet, het was een dag); de radio zond in het hele land over ongevallen in dit verband; het is gemakkelijk te raden dat alle telefoons van het organiserend comité en de faculteit werden afgesneden door de bellende familieleden. Velen eisten te bellen een specifieke persoon, en moest hem zoeken volgens het schema van secties, via landgenoten, enz.
Op zulke dingen moet je dus speciaal voorbereid zijn.
Conclusie: plan in geen geval extra activiteiten voor alle dagen van de conferentie, maar vooral voor de eerste dag.
Als een lid van het organisatiecomité bijvoorbeeld leraar is, moet hij vanaf die dag alle trainingen annuleren of uitstellen, zelfs betaalde. Het is moeilijk, maar nogmaals, het is beter dan een paar opgelichte secties.

Het afsnijden van de gekken
Op filosofische conferenties is dit nogal... echt probleem... Gekken veranderen ongeveer om de twee jaar. Het is nooit mogelijk om ze op hun hoede af te snijden, ze weten hoe ze door alle obstakels heen moeten dringen. Als een gek relatief stil is, brengt hij in principe zelfs een zekere interesse in het verloop van discussies, zodat hij binnen vijf minuten het woord kan krijgen, maar niet meer. Als de gek actief is, moet je zijn uitvoeringen helemaal aan het begin stoppen. Het fysiek verdrijven van hem is meestal onpraktisch (en hij neemt geen niet-fysieke invloeden waar), daarom moet je je toevlucht nemen tot de kunst van mensen die weten hoe ze dergelijke situaties moeten oplossen. Ik ben niet een van die mensen en ik kan geen advies geven over hoe te sturen, ik kan alleen dit advies geven: je moet een paar mensen hebben die kunnen aftreden en weten hoe je ze moet bellen.

De tweede en derde, als er een derde is, zijn conferentiedagen altijd onvergelijkbaar rustiger.
De meeste secties werken niet, maar zoals ik al zei, het is goed om er een te hebben die werkt, waar iedereen die op de tweede dag komt verslag uit zal brengen.

Als er een cultureel programma is, moeten de deelnemers worden verteld waar en hoe ze heen moeten. Maar de meeste mensen gebruiken zowel de tweede dag als de derde (vooral als het zondag is) om eigen programma op zichzelf.

Het laatste punt van de conferentie is om niet te vergeten de zalen waarin de secties werden gehouden op slot te doen, de kamer van het organiserend comité schoon te maken en het archief in een aparte doos te verzamelen. Daar moet je een dozijn exemplaren van het programma plaatsen, een paar verzamelingen samenvattingen, een registratiejournaal, een cd met audio-opnamen en foto's, nog een cd met een kopie van de database. Deze doos wordt als aandenken op de wetenschappelijke afdeling bewaard. Soms komt het van pas. Het komt voor dat de bazen hen dwingen om tien jaar lang rapporten te schrijven over wetenschappelijk werk, en het is niet gemakkelijk om de conferenties van tien jaar geleden te onthouden, zelfs niet bij naam, om nog maar te zwijgen van de data en hoeveel secties er waren.

Rapport schrijven

Ik heb hierboven al gezegd dat soms, als een grote confrontatie een reactie kreeg, dit natuurlijk het geval was met het congres en ook met de conferentie over de filosofie van de wiskunde, meerdere wetenschappelijke tijdschriften tegelijk een recensie bestellen. Een recensie is een pagina of twee teksten en heeft vier tot tien auteurs, omdat de voorzitter meestal een recensie schrijft voor elke sectie. Het is duidelijk dat de echte tekst wordt gemaakt door compressie en verschillende stilistische transformaties.
De belangrijkste problemen die werden besproken, moeten daar worden genoemd; als het niet duidelijk is, worden ze geformuleerd door de titels van de papers van de voorzitter en de meest vooraanstaande deelnemers te citeren.

Het tweede type rapporten - rapporten aan het fonds en universitaire rapporten (jaarlijks, enz.) Over het verrichte werk. De specificiteit van het rapport aan het fonds hangt af van het fonds, maar in ieder geval moet u hetzelfde werk doen als in het eerste geval - om te vertellen over de onderwerpen van rapporten en problemen. Ik voeg nu ook een cd toe met alle media, dat wil zeggen audio-opnamen, foto's, clips, enz. Niets vervangt duidelijkheid.

Zijn er voordelen van conferenties?
Zodra de conferentie voorbij is, lijkt het lange tijd - geen. Ik ben me ervan bewust dat biologen en artsen in deze plaats reflexdrang beginnen te krijgen om een ​​agressief type te vocaliseren. Het verschil zit, denk ik, in de eerste plaats in conferenties over verschillende wetenschappen. Ik heb hierboven al verschillende keren herhaald, en ik herhaal nog eens dat al het bovenstaande van toepassing is op die conferenties in de organisatie waaraan ik persoonlijk heb deelgenomen; dit zijn conferenties in filosofie of aanverwante gebieden; Ik heb reden om aan te nemen dat ongeveer hetzelfde geldt voor alle humanitaire conferenties.

Natuurwetenschappen onderscheiden zich van humanitaire wetenschappen enerzijds door het feit dat er posterpresentaties zijn en anderzijds doordat er actief gebruik wordt gemaakt van presentaties in de rapporten. Ze verschillen ook enigszins doordat ze relatief veel nieuw materiaal bevatten. Ondanks al het belachelijke lawaai dat natuurwetenschappers hebben gemaakt ter verdediging van het heilige recht om naar conferenties te reizen, blijf ik denken dat dit aandeel nieuw materiaal de hoeveelheid gepubliceerd in artikelen niet zozeer overschrijdt dat het de kosten zal terugverdienen - verspilde tijd op lege communicatie. Wat natuurwetenschappelijke conferenties echt onderscheidt van humanitaire conferenties, is de cultuur en het karakter van de deelnemers.

Biologen worden gekenmerkt door uitgesproken extraversie en een verminderd niveau van reflectie en bedachtzaamheid. Ik ken deze mensen uit de eerste hand. Dat is waarom persoonlijke contacten ze zijn niet zozeer nuttig - niets bijzonders wetenschappelijk nuttig - als aangenaam. Dit maakt deel uit van de cultuur van deze wetenschap. Het is niet voor niets dat biologen graag wandelen en liedjes zingen bij het vuur met een gitaar.
Een conferentie is zo'n groot wetenschappelijk vuur met een gitaar, en biologen zijn er dol op. Maar net zoals serieuze muziek verschilt van kampvuurliedjes, zo verschilt serieuze wetenschap van conferentiegesprekken.
Het was schokkend, maar in het algemeen kunnen conferenties natuurlijk nuttig zijn, ik heb het persoonlijk gezien en hoop het nog steeds te zien.

*** Diverse persoonlijke herinneringen. Over het algemeen begon mijn leven, zoals het nu is, in juli 2005. En ergens in maart 2005 begreep ik dit al. Daar heb ik ergens in mijn LJ een plaat: "In juli van dit jaar ziet de wereld een heel ander mens in mijn plaats." Dat klopt, het kwam zo uit. Veel mensen hebben deze keerpunten in hun leven. Voor de meeste vrouwen is dit de geboorte van een kind. Ik heb geen kinderen. Maar voor mij was het het IVe Russische Filosofische Congres. Het congres eiste van mij een ongekende inspanning. Zoiets is nog nooit in mijn leven gebeurd, noch ervoor noch erna (hoewel er natuurlijk altijd moeilijke momenten zijn op hun eigen manier; meestal zijn dit ziekten - die van mij en die van mijn moeder).
Ik schreef hierboven al dat we ongeveer vierduizend deelnemers hadden, 3800 abstracts en 2200 namen persoonlijk deel. Dit is overigens meer in omvang dan wereldfilosofische congressen. Laten we ons alles voorstellen wat ik heb geschreven over grote conferenties op extreme schaal. Evenementen zoals congressen worden altijd meerdere jaren van tevoren voorbereid. Ze worden gehouden in verschillende steden (internationaal - in verschillende landen) op basis van grote universiteiten. Begin 2004 wisten we al dat er voor de eerste helft van 2005 niets gepland kon worden. Toegegeven, ze wisten nog niet in hoeverre dit zou moeten reiken. Aan het einde van het tweede semester kon ik mijn specialiteitscursus niet eens meer geven. Maar Markin bracht alles tot een einde, maar wat kostte het hem.
Wij zijn in de eerste plaats degenen die conferenties moeten organiseren op de faculteit, dat wil zeggen de plaatsvervangend decaan van de wetenschap, in dit geval was het V.I. Markin, en een medewerker van de wetenschappelijke afdeling, in dit geval was ik het. Het was natuurlijk noodzakelijk om vooraf een officieel team van minimaal 6 personen samen te stellen, maar dat hebben we niet gedaan. Daarom werkten er samen met ons tweeën eigenlijk nog maar vier mensen op het congres: één hielp Markin, drie hielpen mij. Op het hoogtepunt van het werk slaagden we erin om nog twee medewerkers van de postdoctorale afdeling te organiseren. Nieuwsbrieven over dergelijke evenementen worden altijd van tevoren gepubliceerd, in officiële tijdschriften, in dit geval Voprosy filosofii, Vestnik RFO, etc. Bovendien is iedereen op de hoogte van dergelijke evenementen, omdat informatie zich via directe communicatiekanalen verspreidt. Naar mijn mening hebben we niet eens een elektronische informatiebrief gestuurd. De lijst met secties werd bepaald op het niveau van de leiding van de RPhS (dit is de Russian Philosophical Society, de officiële mede-organisator van alle congressen), de administratie van de Staatsuniversiteit van Moskou en het directoraat van het Institute of Philosophy of the Russian Academie van Wetenschappen. Ongeveer een maand voor de deadline kwamen de aanvragen binnen, in lijn met een correct geschaalde Gauss-curve. En ongeveer een week voor de deadline was er al een enorme hoeveelheid werk begonnen. Alle binnenkomende aanvragen hoefden alleen maar te worden verwerkt, in de database te worden ingevoerd en naar de hoofden van de betreffende secties te worden gestuurd (het aantal secties veranderde niet, het waren er in totaal ongeveer 50). Laten we er rekening mee houden dat een aantal ervan op diskettes stonden. In deze modus zijn 20 toepassingen per dag nog niet gespannen, 50 is al veel en 100 is het werk van één persoon van 's morgens tot' s avonds. Laat me u eraan herinneren dat we er ongeveer vierduizend hebben ontvangen. Daarom waren er drie dagen voor de deadline ongeveer 400, twee - 700, een dag waren er duizend, op de dag van de deadline waren er meer dan anderhalfduizend aanvragen, de volgende dag nog een paar honderd, dan de stroom zakte abrupt weg, maar we accepteerden tot het laatste. Ik herinner me dat de dag van de deadline, toen we eigenlijk alleen maar tijd hadden om brieven te bewaren, we van negen uur 's ochtends tot tien of half tien 's avonds zaten, en toen we vertrokken, zagen we er zo gek, dronken en gelukkig uit. Het zijn er duizend. Het zijn er meer dan duizend! Het land heeft een filosofie! Nu is het moeilijk te begrijpen hoe we toen zo gelukkig konden zijn, maar blijkbaar was er niets meer over voor vermoeidheid. De bazen belden regelmatig terug, schreven zich uit of gingen persoonlijk langs - wie ze accepteerden, wie ze afwezen. Sommige bazen, vooral jongeren, streefden ernaar meer dan de helft van de stellingen te verwerpen, wat volledig in strijd is met de geest van het congres, waarvoor iedereen zou moeten worden uitgenodigd. Met een dergelijke vraag werd beslist door de hogere autoriteiten: in feite werden de door hen verworpen stellingen overgebracht naar andere afdelingen. Toevluchtsoord. Waarom hebben we conferenties nodig waar iedereen naartoe wordt gebracht? Om de wetenschappelijke ontwikkeling van het land te homogeniseren. Eigenlijk is het complex vraagstuk... Sommigen, laten we ze critici van rechts noemen, wijzen erop dat grote conferenties op laag niveau helemaal niet nodig zijn. Dit, zeggen ze, is de reproductie van de wetenschappelijke primeur (ik zal niet ingaan op de analyse van termen - de primeur is zo primeur). Men voelt dat ze de vrije hand zouden krijgen - ze zouden alleen besloten kleine conferenties organiseren met verzamelingen rapporten. Ik heb hierboven al opgemerkt dat dergelijke configuraties inderdaad meestal van een hoog niveau zijn, maar dit maakt ze des te betekenislozer. Welnu, grofweg hebben we vijf mensen in het land die het tweeënveertigste fragment van Heraclitus bestuderen, wel, ze zullen één keer per jaar naar een conferentie komen en elkaar vertellen wat ze voor nieuws hebben geleerd over het tweeënveertigste fragment van Heraclitus in een jaar ... Misschien in de natuurwetenschappen, waar de dynamiek van de informatiegroei hoger is, is dit logisch, maar in de geesteswetenschappen gaat het na de allereerste keer vervelen, vooral omdat ze alle resultaten van elkaar al kennen via publicaties. In het algemeen verliezen conferenties als methode van informatie-uitwisseling in de informatiemaatschappij hun betekenis. Als een wetenschapper niet publiceert, maar rapporteert (misschien zijn er zulke excentriekelingen), dan geeft de conferentie de wetenschappelijke wereld natuurlijk de kans om zijn ideeën te leren, en in andere gevallen is het veel beter om een ​​verklarend artikel te lezen. Er zijn nu genoeg tijdschriften en, belangrijker nog, manieren om in tijdschriften te zoeken. De conclusie hieruit is eenvoudig: conferenties zijn geen wetenschappelijke gebeurtenis, het brengt de wetenschap op geen enkele manier in beweging en het draagt ​​nauwelijks bij aan de verspreiding van ideeën. Maar de maatschappelijke betekenis van de conferenties is groot. (Nu nemen de onverdraagzamen me weer aan, maar ik zal direct spreken). Die zijn grofweg nodig voor de achterstandsregio's en jonge wetenschappers. Met de regio's is alles min of meer duidelijk. Ze kunnen ook lezen, maar hier komt de factor duidelijkheid en live communicatie om de hoek kijken, waarvan ik de positieve rol alleen in dit geval kan zien. Met je eigen ogen een hoger niveau zien dan je gewend bent, is erg nuttig. Misschien is dat trouwens de reden waarom zoveel commentatoren op mijn post, in reactie op mijn verhaal over hoe ik humanitaire conferenties organiseer in Rusland, boos vertelden hoe ze naar biologische conferenties naar het Westen, zonder zelfs maar te merken hoe vaak ze van onderwerp veranderden! Met betrekking tot het Westen is de Russische biologie een typische achterstandsregio, dus het zou geen verrassing moeten zijn dat biologen intuïtief het gevoel hebben dat westerse conferenties nuttig voor hen zijn. Jonge wetenschappers hebben ook baat bij conferenties, die, zoals ik het begrijp, vooral bestaan ​​uit de vaardigheid om presentaties te maken en in context te plaatsen. Voordat

Forums, symposia, rondetafelgesprekken, conferenties - het zijn allemaal vormen van dialoog in de zakenwereld. Misschien is dat de reden waarom de relevantie van zakelijke conferenties elk jaar alleen maar groter wordt. Tegelijkertijd kunnen bedrijven verschillende doelen nastreven: voor iemand is het een manier om hun status te tonen, iemand brengt hulde aan tradities. Er zijn mensen voor wie het organiseren van gespecialiseerde congressen gewoon een baan is. In ieder geval streven de personen die verantwoordelijk zijn voor het houden van een zakelijk evenement ernaar om het zo succesvol mogelijk te maken, zodat het vervolgens zal leiden tot een toename van het aantal klanten, een positieve reputatie voor het bedrijf zal vormen en uiteindelijk zal bijdragen aan een stijging van de winst. Wat is echter het geheim van succes?

Programma ontwikkeling

De eerste fase van voorbereiding is de ontwikkeling van het programma. Maar zelfs daarvoor moet u het onderwerp van de conferentie, het doel van het houden en het verwachte resultaat bepalen. In de ontwikkelingsfase is het erg belangrijk om rekening te houden met de specifieke kenmerken van het publiek. Als de conferentie bijvoorbeeld voor leidinggevenden is verschillende ondernemingen, dan moet het formaat duidelijke regels hebben, aangezien dergelijke mensen meestal alles per minuut gepland hebben, en fouten in het programma zijn gewoon onaanvaardbaar. Maar als de conferentie alleen in het kader van één bedrijf is gepland, kunt u de pauzes tussen toespraken vergroten en mensen de mogelijkheid geven om met elkaar te communiceren, rapporten te bespreken.

Het is raadzaam om een ​​competent programma voor zakelijke conferenties op te bouwen volgens een aantal basisprincipes:

• duidelijke planning;
• van theorie en algemene problemen- naar de zaken;
• van de problemen van de industrie - tot de problemen van haar deelnemers;
• van een zwaar scenario tot discussies.

Bij het opstellen van een programma moet je rekening houden met de eigenaardigheden van de menselijke waarneming. Het is optimaal als de sprekers gemiddeld 30 minuten voor hun speech krijgen. V anders Zoals de praktijk laat zien, verliest het publiek de interesse in de boodschap, hoe belangrijk deze ook is. De duur van werksessies tussen pauzes mag niet langer zijn dan anderhalf uur, maar als deze tijd wordt overschreden, worden mensen moe en is hun aandacht versnipperd.

In hetzelfde stadium is het noodzakelijk om de samenstelling van de sprekers zelf, de onderwerpen en de vorm van hun toespraken te bepalen.

Sprekers en deelnemers aantrekken

Het succes van een zakelijke conferentie wordt voor een groot deel bepaald door de samenstelling van de sprekers. Trouwens, veel organisatoren zondigen door "sterren" uit te nodigen om te spreken, wiens lezingen soms niet helemaal passen bij het algemene thema van het evenement. Maar elke toespraak op de conferentie moet deel uitmaken van een algemeen concept, en niet abstract redeneren over een abstract onderwerp.

Maar hoe trek je zulke sprekers aan? Misschien komt 50% van het succes van de conferentie door de juiste bestemmingspagina... Mysterieus anglicisme Bestemmingspagina("Landing page") staat voor "landing page" of "lead capture page", wat niet veel duidelijker is. Simpel gezegd, het komt over een site met één pagina waarop een persoon terechtkomt door op een link van een zoekmachine te klikken. de belangrijkste taak zo'n site - om van een bezoeker een potentiële klant te maken. Om dit mogelijk te maken houdt de landingspagina de aandacht van bezoekers bij slechts één bericht en stimuleert het de wens om een ​​bepaalde gerichte actie uit te voeren, bijvoorbeeld het invullen van een aanvraag voor deelname aan een congres. Een uitstekend voorbeeld van een succesvolle landingspagina is de website van het jaarlijkse internationale economische forum in St. Petersburg - SPIEF-2017.

In feite is het eerste dat een potentiële conferentiedeelnemer ziet een landingspagina, dus het is de moeite waard om er zorgvuldig mee te werken.

Een andere originele methode om sprekers aan te trekken is: video's maken, die vertellen over de conferentie en waarom de organisatoren deze specifieke spreker willen uitnodigen. Zoals de praktijk laat zien, werkt dit beter dan een regulier persbericht of een formele anonieme uitnodiging.

Locatieselectie en voorbereiding

In dit stadium wordt de locatie geselecteerd en wordt de voorbereiding voor de conferentie uitgevoerd. De keuze van de locatie is afhankelijk van het aantal deelnemers. Meestal is een zakelijke conferentie een vrij grootschalig evenement, dus de zaal moet ruim zijn. Daarnaast is het noodzakelijk om na te denken over de plaatsen voor het vasthouden rondetafelgesprekken, chill out en koffiepauzes. Als de conferentie meer dan een dag duurt, is het noodzakelijk om een ​​hotel te regelen om de deelnemers te huisvesten.

Het is erg belangrijk dat de vergaderruimte passend is ingericht - alleen het huren van een vergaderruimte is niet voldoende. Elk evenement, direct en indirect, is gericht op het versterken van de loyaliteit aan het bedrijf en het verbeteren van het imago. Daarom is het logisch om alle kansen te benutten om het merk te promoten en de positieve associaties die ermee verbonden zijn te versterken. En om het belang en de eigenaardigheid van de conferentie zelf te benadrukken, is het raadzaam om zijn eigen branding uit te voeren: een logo ontwikkelen, zalen versieren, informatiestands voorbereiden, beursstands, banners met symbolen.

Voor een succesvolle organisatie van de conferentie is het wenselijk om twee soorten branding tegelijk te combineren: de ene wordt gebruikt op de bestemmingspagina, de tweede wordt gebruikt als onderdeel van het ontwerp van gedrukte producten. Dan is de kans op een snel rendement op het evenement in termen van omzetgroei en winst maken maximaal groot, aangezien hele regel Factoren zullen werken aan het vastleggen van leads, naamsbekendheid, het verbeteren van de reputatie van het bedrijf en het opbouwen van een positief imago.

Daarnaast moet de vergaderruimte technisch volledig zijn uitgerust: microfoons, projectoren, computers, laptops - alles werkt en alles is bij de hand.

Vorming van hand-outs

Tijdens het evenement krijgen deelnemers aan zakelijke congressen een grote hoeveelheid voor hen belangrijke informatie, waarvan ze maar een klein deel kunnen opschrijven of onthouden. Om de effectiviteit van de conferentie te vergroten, wordt aanbevolen om hand-outs te maken. Dit kunnen korte of uitgebreide scripties zijn van toespraken van sprekers, persberichten, factsheets, referenties, cases, reclamemateriaal, notitieboekjes, boekjes, badges, visitekaartjes van de belangrijkste deelnemende bedrijven.

Voor elke congresdeelnemer kunt u speciale informatiepakketten samenstellen. Het is wenselijk dat alle hand-outs zijn ontworpen in een enkele huisstijl van het bedrijf, ontwikkeld rekening houdend met de specifieke kenmerken van het evenement.

Er zijn verschillende speciale technieken die u kunt gebruiken om uw hand-outs effectiever te maken. Allereerst moeten ze worden geïdentificeerd met het evenement waarop ze zijn ontvangen. Het is bijvoorbeeld aan te raden om het congreslogo erop te plaatsen of in dezelfde kleuren dat werd gebruikt voor de decoratie. Een andere psychologische techniek die de waarde van materialen in de ogen van deelnemers verhoogt, is de aanwezigheid van een vrij veld voor hun eigen aantekeningen en aantekeningen. Volgens psychologen zijn mensen gevoelig voor wat ze met hun eigen handen hebben opgeschreven en hechten ze veel belang aan dergelijke informatie. Dit betekent dat het item - een boekje of een visitekaartje - waarop deze aantekeningen zijn gemaakt, zorgvuldig wordt bewaard. Correct afdrukken in combinatie met de verkoop ontwerp is een van de succesfactoren van de conferentie.

Registratie van deelnemers op het evenement zelf

Voorinschrijving van deelnemers vindt meestal online plaats binnen enkele maanden na de datum van bekendmaking van de datum. Het is raadzaam om het registratieproces voortdurend onder controle te houden om het totale aantal deelnemers, hun kwalificaties en andere belangrijke aspecten te kennen.

Op de openingsdag van het congres moeten deelnemers bij aankomst op de plaats de registratieprocedure doorlopen. Het is erg belangrijk dat het snel en zonder vertraging overgaat. Als elke deelnemer bijvoorbeeld een bepaalde plaats krijgt tijdens de inschrijving, dan is het noodzakelijk om hem hierover duidelijk en onmiddellijk te informeren. Het is onaanvaardbaar voor gasten om in de rij te staan ​​bij de registratietafel - dit zal de indruk van het evenement bederven nog voordat het begint. Om dit te voorkomen is het raadzaam om een ​​team te vormen dat precies deze zaken gaat aanpakken. Typisch is de registratieplaats een ruime zaal, foyer of zaal, thema, die alle nodige informatie over de conferentie verschaft.

Met inachtneming van deze eenvoudige regels zal het succes van een zakelijke conferentie niet lang op zich laten wachten. Er is echter nog een laatste, maar niet minder belangrijke regel. Vergeet aan het einde van het evenement niet iedereen te bedanken die eraan heeft deelgenomen en degenen die hebben geholpen bij de voorbereiding ervan.

Conferentie (van het Latijnse "confero" - verzamelen op één plaats) - een vergadering, vergadering van vertegenwoordigers van staten, organisaties, groepen en individuen om bepaalde kwesties te bespreken.

De conferentie kan een geweldige gelegenheid zijn om over te brengen aan: doelgroep belangrijke informatie, analyseer het geselecteerde onderwerp van alle aspecten en motiveer luisteraars om actie te ondernemen. Bij het houden van een dergelijk evenement moet rekening worden gehouden met alle nuances (paraatheid van deelnemers, manieren om informatie te presenteren, organisatorische en voorbereidende maatregelen).

Wat betreft de hoeveelheid informatie en de totale duur van het evenement, kunnen ze worden onderverdeeld in twee hoofdcategorieën: groot (congressen en sessies bestaande uit meerdere secties) en klein (beknopte weergave van de essentie van het behandelde onderwerp).

Afhankelijk van de samenstelling van de deelnemers en de manier waarop de conferentie wordt gehouden, zijn er: open (zonder beperkingen, met deelname van alle aanwezigen) en gesloten (geselecteerde samenstelling, het onderwerp wordt alleen onthuld door de sprekers).

De volgende conferenties onderscheiden zich door doel en stijl:

• zeer gespecialiseerd en grootschalig;
• internationaal en nationaal;
• zakelijk en educatief;
• jubileum en herdenking.

Hoe het evenement te organiseren?

Het succes van elk evenement (niet alleen een conferentie) hangt af van twee factoren - van de mate van voorbereiding en van de sfeer van het bedrijf. Dit is de reden waarom het eerste waarmee u moet beginnen, plannen is. U moet de vorm van het evenement, het onderwerp, het scala aan te bespreken onderwerpen, de locatie, potentiële partners en deelnemers bepalen. Los daarvan is het de moeite waard om stil te staan ​​bij de financiële kant van de problematiek, waaronder de noodzaak en wenselijkheid van de invoering van een organisatievergoeding. Vergeet niet te overleggen deze vraag met de boekhoudafdeling van uw organisatie, zodat de geraamde financiële kosten kunnen worden toegewezen aan specifieke uitgavenposten.

Vorm vervolgens, rekening houdend met de omvang van het evenement, een organiserend comité en het is wenselijk dat je collega's niet alleen uitvoerder zijn, maar ook zelf diverse initiatieven aandragen. Luister naar frisse ideeën, brainstorm en onthoud dat de waarheid wordt geboren in ruzie.

In de organisatorische fase is het noodzakelijk om een ​​gedetailleerd scenario van het evenement op te stellen met een duidelijke uitsplitsing in de tijd. Overweeg alle details, tot aan de buffettafel en de koffiepauze, voor de organisatie waarvan u een bedrijf kunt uitnodigen dat cateringdiensten levert - catering.

Een andere belangrijke voorbereidingsfase is het verstrekken van informatiedekking. In dit internettijdperk voor grote evenementen maken ze in de regel hun eigen sites, maar zelfs als uw organisatie niet over voldoende geld beschikt, negeer ze volledig dit stadium het is verboden. Uw partners kunnen bijvoorbeeld gratis informatie over een evenement verspreiden.

Het evenement moet goed georganiseerd zijn en informatie moet niet alleen mondeling, maar ook op andere manieren worden gepresenteerd. Om het comfort te garanderen, moet u mogelijk een projector en scherm huren. Deze apparatuur is nodig omdat sprekers voor een effectieve presentatie van informatie presentaties, grafieken, diagrammen en illustraties aan het publiek kunnen demonstreren. Dergelijk materiaal kan worden uitgezonden in in elektronisch formaat door het scherm, zodat elke deelnemer visueel kan nadenken over de essentie van het probleem.

Natuurlijk moeten presentatoren het publiek toespreken met behulp van microfoons. De informatie die aan de bezoekers van het evenement wordt gepresenteerd, moet eerst op een computer worden opgeslagen. Conferentiedeelnemers kunnen drukwerk, briefpapier en souvenirs (brochures, tijdschriften, folders, notitieboekjes, balpennen, badges, merkpakketten). In de regel krijgen bezoekers voor aanvang van de conferentie dezelfde armband om hun handen, zodat ze hun groep kunnen vinden als ze verdwalen. Tijdens de pauzes moeten de deelnemers voorzien worden van eten (koffie, snacks, lunch, gebak).

Hoe organiseer je een wetenschappelijke conferentie?

Wetenschappelijke conferenties (die qua status een tussenplaats innemen tussen congressen en seminars) hebben hun eigen kenmerken. Een van de hoofdrolspelers is de wetenschappelijk secretaris van de conferentie, die correspondeert met de deelnemers, een programma opstelt en een verzameling abstracts voorbereidt voor publicatie. Een belangrijke taak is het op tijd versturen van uitnodigingen en het sorteren van sollicitaties. Op serieuze wetenschappelijke conferenties, maar ook gewijd aan gedenkwaardige data, beginnen ze dit binnen een jaar te doen.

Boekjes afdrukken met de volgende informatie: naam, plaats, datum, logo, voorwaarden voor het indienen van materialen, contactgegevens van de organisatoren, tijd en plaats van publicatie van materialen.

Hoe organiseer je een internationale conferentie?

Op internationale conferentie de gebruikte talen moeten vooraf worden aangegeven, er moeten vertalers worden gevonden, een excursieprogramma voor niet-ingezeten en buitenlandse deelnemers moet worden voorbereid en er moeten hotels voor hen worden geboekt.

Dergelijke evenementen worden gehouden met als doel het publiek nieuwe vaardigheden bij te brengen, de deelnemers kennis te laten maken met de nieuwste technologische ontwikkelingen, de horizon te verbreden en de algemene ontwikkeling van mensen. Er zijn conferenties nodig zodat de aanwezigen gedetailleerde kennis krijgen over kwesties die van belang zijn en hun vaardigheden verbeteren. Het materiaal dat aan het publiek wordt gepresenteerd, moet overeenkomen met het thema van de conferentie en de doelstellingen ervan. Aangenomen wordt dat de deelnemers na afloop van het evenement de nodige theoretische informatie krijgen, die ze in de toekomst in de praktijk kunnen toepassen.

De redactie wenst u veel succes en moge de organisatie van het congres worden nieuwe mijlpaal in je carrièrepad.
Abonneer je op ons kanaal in Yandex.Zen