Att välja ett informationssystem: Algoritmen är enkel. Modernt informationssystem för att automatisera tillverkningsföretagens verksamhet

Hur kan du undvika att spendera flera miljoner dollar på att köpa ett system som, även efter två års implementering, inte kommer att kunna stödja rutinmässiga affärsprocesser? Denna fråga är inte retorisk för företag som redan har valt ett ERP-klassat informationssystem och lagt ner flera år på att implementera det. Erfarenheten de får kan hjälpa ditt företag att välja ett informationssystem som kommer att bli en pålitlig teknisk plattform för affärsutveckling, ge en avsevärd minskning av driftskostnaderna, öka affärshanterbarheten, säkerställa genomförandet av prioriterade affärsuppgifter och förbättra kvaliteten på kundservicen . Dessutom kommer den samlade erfarenheten att låta dig välja en IT-lösningsleverantör som kommer att implementera systemet med hänsyn tagen specifika krav företaget i tid och inom budget.

Urvalsförfarande

Den föreslagna listan över krav för förfarandet är en syntes av erfarenheterna från flera projekt om urval och implementering av IS.

Chanser att göra rätt val kommer att öka betydligt om...

- Bestäm målen för att implementera ett nytt informationssystem på högsta ledningsnivå. Utifrån målen formulera de huvudsakliga funktionella och tekniska krav till systemet. Målen för systemimplementering bör säkerställa att verksamhetens mål uppnås.

- Bestäm budget för köp av informationssystem och informera systemvalsgruppen eller konsultföretaget innan urvalet påbörjas.

- Välj system en gång. Företag går ofta igenom flera iterationer av att välja ett informationssystem, börjar om urvalet igen och inkluderar system som inte övervägdes från första början i uppsättningen av överväganden. Upprepa urvalsprocessen leder till en försening i systemimplementeringsprojektet, och påverkar också kvaliteten på urvalet i slutändan, det kanske inte väljs Det bästa beslutet, men den som ansågs sist. Vid övervägande ytterligare system inte kan undvikas, det är nödvändigt att använda densamma enhetligt system kriterier som för andra system.

- Planera processen val av system. Det är nödvändigt att ta fram en projektplan för val av system. Planen kan innehålla följande avsnitt: insamling av preliminär information (genomgång av IT-lösningsmarknaden), skapande av en lista över potentiella system och integratörsföretag, utarbetande av anbudsunderlag, insamling av information från. anbudsdeltagare, bearbetning av information, urval av deltagare för andra omgången, förhandlingar, slutgiltigt val.

- Utveckla och använda ett enhetligt system av kriterier för jämförelse informationssystem i alla skeden av urvalet.

- Förbered förfrågningsunderlag av hög kvalitet, vilket kommer att göra det möjligt för IT-företag att lägga förslag på tidpunkt och kostnad för projektet utan att göra en preliminär undersökning. Företaget kan självständigt upprätta förfrågningsunderlag eller anlita ett konsultföretag. För att utarbeta förfrågningsunderlag är det nödvändigt att beskriva företagets affärsprocesser "som de ska vara", det vill säga att utforma nya processer och förbättra befintliga. Detta arbete kan effektivt utföras med inblandning av konsulter, särskilt i de organisationer som inte har egen expertis inom området modellering av affärsprocesser och formalisering av krav på ett informationssystem. Personalen på IT-avdelningen kan ställas inför allvarliga svårigheter om de får förtroendet med hela utarbetandet av förfrågningsunderlaget, eftersom de vanligtvis bara känner till den del av verksamheten som stöds av informationssystem, men affärsutvecklingsstrategin, verksamheten behöver nya verktyg, som samt behoven av organisatoriska förändringar kan vara okända för dem. Vissa företag har utvecklingsavdelningar som ständigt förbättrar organisationens affärsprocesser och avgör företagets behov av hård- och mjukvara. I detta fall kan organisationen självständigt utarbeta förfrågningsunderlag.

- Installera jämförbara informationssystem i organisationen, kontrollera närvaron av all nödvändig funktionalitet eller möjligheten till modifiering, utvärdera bekvämligheten användargränssnitt, systemprestanda under förhållanden nära faktisk användning. Köp aldrig ett system utan att titta. Det är bättre att lägga en vecka på att lära sig systemet än flera år på misslyckad implementering.

- Besök integratörsföretagets kontor. För framgångsrik implementering är det nödvändigt att ha kvalificerade specialister i integratörsföretaget. Möt utvecklarna, ha ett kort samtal tekniska ämnen, en berättelse om projekt som slutförts för andra kunder låter dig utvärdera inte bara den anställdes tekniska kompetens, utan också kulturen i företaget som helhet. Det är förstås svårt att undvika här subjektiva bedömningar, därför måste den slutliga bedömningen av integratörsföretaget göras baserat på en hel uppsättning kriterier: genomförda projekt, företagsomsättning, närvaro av ett certifierat kvalitetssystem, tillförlitlighet (antal kunder, ägarstruktur), erfarenhet av att arbeta med företag inom denna industri av företaget och anställda som kommer att delta i projektet.

Jämförelsekriterier

- Definiera jämförelseobjekt. I själva verket görs jämförelser inte bara mellan mjukvarulösningar, men också mellan mjukvaru- och hårdvaruplattformar, utvecklingsföretag, livscykelmodeller för systemimplementering, implementeringsarkitekturer. Det är nödvändigt att tydligt identifiera jämförelseobjekten och bestämma deras möjliga kombinationer (plattform - system - integratörsföretag - arkitektur). Varje objekt har sin egen uppsättning kriterier för jämförelse.

- Jämförelsekriterier är relaterade till mål implementering av det nya systemet. Finansiella och icke-finansiella indikatorer används för att jämföra system. En analogi kan dras mellan metoden Balanced Scorecard, som visar uppnåendet av företagets strategiska mål, och kriterierna för att jämföra informationssystem, som visar uppnåendet av målen med att implementera ett nytt system. Utvärderingskriterier bör tydligt relateras till genomförandemålen.

- Använd inte komplexa finansiella algoritmer i beräkningar(rabatter etc.). Huvudkriterierna vid val av informationssystem är kostnader för implementering, stöd och nytta av implementering. För att uppskatta kostnader bör du använda den totala ägandekostnaden för systemet(TCO - Total Cost of Ownership). total kostnadägande är summan av kostnaderna för tekniska och programvara för hela systemets användningstid. Enligt reglerna för ekonomiska beräkningar bör det vid beräkning av TCO tillämpa rabatt för framtida kostnadsflöde. Men med tanke på storleken på felet vid uppskattning av kostnadsposter bör man bortse från tidsvärdet av pengar och inte använda diskontering, eftersom storleken på justeringen visar sig vara mindre än storleken på felet.

Vilken period välja att beräkna TCO? Svaret på denna fråga kommer att påverka jämförelseresultaten, eftersom engångskostnader (köp av licenser, implementering, köp tekniska medel, utbildning) och fasta kostnader (årligt underhåll, versionsuppdateringar, IT-personalens löner) är olika. Ju längre period, desto mindre exakt är beräkningen. Beroende på omfattningen av systemet som implementeras kan en period på 3 till 10 år användas.

- Tänk på risker och hantera risker. Risk är en situation med möjliga förluster. Risk kännetecknas av sannolikheten och omfattningen av möjliga förluster. Riskbedömningar är ytterligare kriterier för jämförelse. För att bedöma och ytterligare hantera risker är det användbart att använda en taxonomi (riskklassificering). Riskerna med att implementera ett informationssystem kan klassificeras.

Efter riskkälla (riskområde)

• Schema - underskattade planerade tidsuppskattningar för arbete leder till en eftersläpning efter schemat.
• Budget - att underskatta kostnaden för arbetet leder till att uppskattningen överskrids.
• Utvecklingsledning - interaktion med kunden är inte organiserad.
• Utvecklingsprocesser - brist på nödvändig kontroll (inget testsystem) leder till identifieringen stor kvantitet fel i senare skeden av utvecklingen av informationssystem.
• Personal - otillräckliga kvalifikationer hos personalen.
• Projektegenskaper - kraven på informationssystemet är felaktigt definierade.
• Teknik - den valda tekniken ger inte den hastighet och tillförlitlighet som krävs.

Enligt tidsegenskaper för risk

• Omedelbar risk - konsekvenserna är omedelbara (till exempel uppsägning av projektet, förlust av all data till följd av ett misslyckande).
• Kortsiktig risk – konsekvenserna märks under en bestämd tidsperiod (till exempel överskridande av budget eller utvecklingsdeadlines).
• Långsiktig risk – konsekvenserna märks över en tidsperiod lång period(till exempel konstanta fel eller otillräcklig hastighet för exekvering av begäran under hela informationssystemets livslängd).

Efter grad av påverkan

• Mindre - avvikelse av egenskaper från förväntat upp till 10%, förutsatt att dessa avvikelser inte har en betydande inverkan på arbetet (till exempel överskrider utvecklingsuppskattningen med 10%).
• Medium - betydande avvikelser från planerade egenskaper.
• Kritisk - förlust av alla investeringar (till exempel vid uppsägning av projektet).

Investeringar i IT är, till skillnad från investeringar i byggnader och utrustning, nästan omöjliga att återvinna om implementeringsprojektet misslyckas. Därför är riskanalys och riskhantering av särskild vikt.

Politik

Företagets mål kan vara samma eller olika målen för enskilda medlemmar i IT-systemvalsgruppen. Specialister som är involverade i att välja ett system har sina egna subjektiva preferenser inom området konkreta lösningar och teknik, har gillar och ogillar för individuella beslut och företag. Utöver personliga kan det även finnas koncernintressen – till exempel IT-avdelningens intressen, redovisningsavdelningens intressen, andra avdelningars, tjänsters och personalgruppers intressen.

Det är nödvändigt att minimera inflytandet av medvetna personliga intressen som avviker från företagets intressen, såväl som påverkan av eventuella missuppfattningar av anställda på valet av ett informationssystem. För att minska politiska effekter bör du:

- skapa arbetsgrupp , bestående av anställda vid olika avdelningar och divisioner;

- fördela roller och ansvar i gruppen på ett sådant sätt att IT-personal inte accepterar slutgiltigt beslut, men lämnat information, genomförts teknisk expertis;

- involvera externa experter i urvalsprocessen;

- använda formella förfaranden för utvärdering och jämförelse.

Användbara tips

Välj inte föråldrade informationssystem. Det är osannolikt att någon kommer att köpa en Ford Model T idag för dagliga resor till jobbet och till butiken. Samtidigt fortsätter företag att köpa system med ovänliga terminalgränssnitt som stödjer föråldrade affärsmodeller, ställer ökade hårdvarukrav, är svåra att konfigurera, administrera och anpassa och som inte stöder industristandarder för datautbyte (till exempel XML).

Att köpa ett föråldrat system kommer att minska medarbetarnas nöjdhet, påverka atmosfären i företaget negativt, bli ett hinder för affärsutveckling och leda till en omotiverad ökning av IT-kostnaderna på lång sikt. Äldre system kräver högre kostnader för DBMS, eftersom antalet licenser för köp av server operativ system(OS) och DBMS beror på antalet samtidiga användare.

Det finns flera anledningar till varför föråldrade systemär fortfarande efterfrågade - detta är både försäljningsteknik och magin med gröna siffror på en svart bildskärm, men först och främst är det politik och avsaknaden av ett urvalsförfarande.

Involvera konsulter i ditt urval som är kunniga om systemen på marknaden. För att göra ett välgrundat val är det i allmänhet nödvändigt att överväga mer än ett dussin olika system, flera integratörsföretag och implementeringsalternativ. Kunskaper om system (tekniska och funktionella egenskaper), tillåter integratörsföretag (ledning, avslutade projekt, kultur, kvalitetssystem, etc.) inte bara att minska tiden för att välja informationssystem, utan också att förbättra kvaliteten på bedömning och jämförelse.

Hur kan du undvika att spendera flera miljoner dollar på att köpa ett system som, även efter två års implementering, inte kommer att kunna stödja rutinmässiga affärsprocesser? Denna fråga är inte retorisk för företag som redan har valt ett ERP-klassat informationssystem och ägnat flera år åt implementeringen av det. Erfarenheten de får kan hjälpa ditt företag att välja ett informationssystem som kommer att bli en pålitlig teknisk plattform för affärsutveckling, ge en avsevärd minskning av driftskostnaderna, öka affärshanterbarheten, säkerställa genomförandet av prioriterade affärsuppgifter och förbättra kvaliteten på kundservicen . Dessutom kommer den samlade erfarenheten att låta dig välja en IT-lösningsleverantör som kommer att implementera systemet med hänsyn till företagets specifika krav i tid och inom budget.

Urvalsförfarande

Den föreslagna listan över krav för förfarandet är en syntes av erfarenheterna från flera projekt om urval och implementering av IS.

Chanserna att göra rätt val ökar avsevärt om...

- Bestäm målen för att implementera ett nytt informationssystem på högsta ledningsnivå. Utifrån målen formulera de grundläggande funktionella och tekniska kraven på systemet. Målen för systemimplementering bör säkerställa att verksamhetens mål uppnås.

- Bestäm budget för köp av informationssystem och informera systemvalsgruppen eller konsultföretaget innan urvalet påbörjas.

- Välj system en gång. Företag går ofta igenom flera iterationer av att välja ett informationssystem, börjar om urvalet igen och inkluderar system som inte övervägdes från första början i uppsättningen av överväganden. Att upprepa urvalsprocessen leder till en försening i systemimplementeringsprojektet, och påverkar också kvaliteten på valet i slutändan, inte den bästa lösningen kan väljas, utan den som ansågs senast. Om övervägande av ett ytterligare system inte kan undvikas, är det nödvändigt att använda samma enhetliga system av kriterier för dess utvärdering som för andra system.

- Planera processen val av system. Det är nödvändigt att ta fram en projektplan för val av system. Planen kan innehålla följande avsnitt: insamling av preliminär information (genomgång av IT-lösningsmarknaden), skapande av en lista över potentiella system och integratörsföretag, utarbetande av anbudsunderlag, insamling av information från. anbudsdeltagare, bearbetning av information, urval av deltagare till andra omgången, förhandlingar, slutligt urval.

- Utveckla och använda ett enhetligt system av kriterier att jämföra informationssystem i alla urvalsstadier.

- Förbered förfrågningsunderlag av hög kvalitet, vilket kommer att göra det möjligt för IT-företag att lägga förslag på tidpunkt och kostnad för projektet utan att göra en preliminär undersökning. Företaget kan självständigt upprätta förfrågningsunderlag eller anlita ett konsultföretag. För att utarbeta förfrågningsunderlag är det nödvändigt att beskriva företagets affärsprocesser "som de ska vara", det vill säga att utforma nya processer och förbättra befintliga. Detta arbete kan effektivt utföras med inblandning av konsulter, särskilt i de organisationer som inte har egen expertis inom området modellering av affärsprocesser och formalisering av krav på ett informationssystem. Personalen på IT-avdelningen kan ställas inför allvarliga svårigheter om de får förtroendet med hela utarbetandet av förfrågningsunderlaget, eftersom de vanligtvis bara känner till den del av verksamheten som stöds av informationssystem, men affärsutvecklingsstrategin, verksamheten behöver nya verktyg, som samt behoven av organisatoriska förändringar kan vara okända för dem. Vissa företag har utvecklingsavdelningar som ständigt förbättrar organisationens affärsprocesser och avgör företagets behov av hård- och mjukvara. I detta fall kan organisationen självständigt utarbeta förfrågningsunderlag.

- Installera jämförbara informationssystem i organisationen, kontrollera närvaron av all nödvändig funktionalitet eller möjligheten till modifiering, utvärdera användbarheten av användargränssnittet, systemets prestanda under förhållanden nära verklig användning. Köp aldrig ett system utan att titta. Det är bättre att lägga en vecka på att lära sig systemet än flera år på misslyckad implementering.

- Besök integratörsföretagets kontor. För framgångsrik implementering är det nödvändigt att ha kvalificerade specialister i integratörsföretaget. Att träffa utvecklarna, ett kort samtal om tekniska ämnen och en berättelse om projekt som slutförts för andra kunder gör att du inte bara kan utvärdera den anställdes tekniska kompetens, utan också kulturen i företaget som helhet. Naturligtvis är det svårt att undvika subjektiva bedömningar här, så den slutliga bedömningen av integratörsföretaget måste göras utifrån en hel uppsättning kriterier: genomförda projekt, företagets omsättning, närvaron av ett certifierat kvalitetssystem, tillförlitlighet ( antal kunder, ägarstruktur), företagets erfarenhet av att arbeta med företag i denna bransch och anställda som kommer att delta i projektet.

Jämförelsekriterier

- Definiera jämförelseobjekt. I själva verket sker jämförelsen inte bara mellan mjukvarulösningar utan också mellan mjukvaru- och hårdvaruplattformar, utvecklingsföretag, livscykelmodeller för systemimplementering och implementeringsarkitekturer. Det är nödvändigt att tydligt identifiera jämförelseobjekten och bestämma deras möjliga kombinationer (plattform - system - integratörsföretag - arkitektur). Varje objekt har sin egen uppsättning kriterier för jämförelse.

- Jämförelsekriterier är relaterade till mål implementering av det nya systemet. Finansiella och icke-finansiella indikatorer används för att jämföra system. En analogi kan dras mellan metoden Balanced Scorecard, som visar uppnåendet av företagets strategiska mål, och kriterierna för att jämföra informationssystem, som visar uppnåendet av målen med att implementera ett nytt system. Utvärderingskriterier bör tydligt relateras till genomförandemålen.

- Använd inte komplexa finansiella algoritmer i beräkningar(rabatter etc.). Huvudkriterierna vid val av informationssystem är kostnader för implementering, stöd och nytta av implementering. För att uppskatta kostnader bör du använda den totala ägandekostnaden för systemet(TCO - Total Cost of Ownership). Total ägandekostnad är summan av hård- och mjukvarukostnader under hela systemets livslängd. Enligt reglerna för ekonomiska beräkningar bör det vid beräkning av TCO tillämpa rabatt för framtida kostnadsflöde. Men med tanke på storleken på felet vid uppskattning av kostnadsposter bör man bortse från tidsvärdet av pengar och inte använda diskontering, eftersom storleken på justeringen visar sig vara mindre än storleken på felet.

Vilken period välja att beräkna TCO? Svaret på denna fråga kommer att påverka resultaten av jämförelsen, eftersom engångskostnader (köp av licenser, implementering, köp av hårdvara, utbildning) och löpande kostnader (årligt underhåll, versionsuppdateringar, IT-personalens löner) är olika. Ju längre period, desto mindre exakt är beräkningen. Beroende på omfattningen av systemet som implementeras kan en period på 3 till 10 år användas.

- Tänk på risker och hantera risker. Risk är en situation med möjliga förluster. Risk kännetecknas av sannolikheten och omfattningen av möjliga förluster. Riskbedömningar ger ytterligare kriterier för jämförelse. För att bedöma och ytterligare hantera risker är det användbart att använda en taxonomi (riskklassificering). Riskerna med att implementera ett informationssystem kan klassificeras.

Efter riskkälla (riskområde)

• Schema - underskattade planerade tidsuppskattningar för arbete leder till en eftersläpning efter schemat.
• Budget - att underskatta kostnaden för arbetet leder till att uppskattningen överskrids.
• Utvecklingsledning - interaktion med kunden är inte organiserad.
• Utvecklingsprocesser - brist på nödvändig kontroll (inget testsystem) leder till identifiering av ett stort antal fel i de sena stadierna av utvecklingen av informationssystem.
• Personal - otillräckliga kvalifikationer hos personalen.
• Projektegenskaper - kraven på informationssystemet är felaktigt definierade.
• Teknik - den valda tekniken ger inte den hastighet och tillförlitlighet som krävs.

Enligt tidsegenskaper för risk

• Omedelbar risk - konsekvenserna är omedelbara (till exempel uppsägning av projektet, förlust av all data till följd av ett misslyckande).
• Kortsiktig risk – konsekvenserna märks under en bestämd tidsperiod (till exempel överskridande av budget eller utvecklingsdeadlines).
• Långsiktig risk - konsekvenserna påverkar under en lång period (till exempel konstanta fel eller otillräcklig hastighet för exekvering av begäran under hela informationssystemets livslängd).

Efter grad av påverkan

• Mindre - avvikelse av egenskaper från förväntat upp till 10%, förutsatt att dessa avvikelser inte har en betydande inverkan på arbetet (till exempel överskrider utvecklingsuppskattningen med 10%).
• Medium - betydande avvikelser från planerade egenskaper.
• Kritisk - förlust av alla investeringar (till exempel vid uppsägning av projektet).

Investeringar i IT är, till skillnad från investeringar i byggnader och utrustning, nästan omöjliga att återvinna om implementeringsprojektet misslyckas. Därför är riskanalys och riskhantering av särskild vikt.

Politik

Företagets mål kan vara samma eller olika målen för enskilda medlemmar i IT-systemvalsgruppen. Specialister som är involverade i att välja ett system har sina egna subjektiva preferenser inom området specifika lösningar och teknologier, och har tycke och smak för enskilda lösningar och företag. Utöver personliga kan det även finnas koncernintressen – till exempel IT-avdelningens intressen, ekonomiavdelningens intressen, andra avdelningars, tjänsters och gruppers anställdas intressen.

Det är nödvändigt att minimera inflytandet av medvetna personliga intressen som avviker från företagets intressen, såväl som påverkan av eventuella missuppfattningar av anställda på valet av ett informationssystem. För att minska politiska effekter bör du:

- skapa en arbetsgrupp, bestående av anställda vid olika avdelningar och divisioner;

- fördela roller och ansvar i en grupp på ett sådant sätt att IT-avdelningens anställda inte fattar det slutgiltiga beslutet, utan tillhandahåller information och bedriver teknisk expertis;

- involvera externa experter i urvalsprocessen;

- använda formella förfaranden för utvärdering och jämförelse.

Användbara tips

Välj inte föråldrade informationssystem. Det är osannolikt att någon kommer att köpa en Ford Model T idag för dagliga resor till jobbet och till butiken. Samtidigt fortsätter företag att köpa system med ovänliga terminalgränssnitt som stödjer föråldrade affärsmodeller, ställer ökade hårdvarukrav, är svåra att konfigurera, administrera och anpassa och som inte stöder industristandarder för datautbyte (till exempel XML).

Att köpa ett föråldrat system kommer att minska medarbetarnas nöjdhet, påverka atmosfären i företaget negativt, bli ett hinder för affärsutveckling och leda till en omotiverad ökning av IT-kostnaderna på lång sikt. Äldre system kräver högre DBMS-kostnader eftersom antalet licenser för att köpa serveroperativsystemet (OS) och DBMS beror på antalet samtidiga användare.

Det finns flera anledningar till att föråldrade system fortfarande efterfrågas - det här är försäljningsteknik och magin med gröna siffror på en svart bildskärm, men först och främst är det politik och avsaknaden av ett urvalsförfarande.

Involvera konsulter som är kunniga om systemen på marknaden. För att göra ett välgrundat val är det i allmänhet nödvändigt att överväga mer än ett dussin olika system, flera integratörsföretag och implementeringsalternativ. Kunskap om system (tekniska och funktionella egenskaper), integratörsföretag (ledning, genomförda projekt, kultur, kvalitetssystem, etc.) gör det möjligt att inte bara minska tiden för att välja informationssystem, utan också att förbättra kvaliteten på bedömning och jämförelse.

2013-01-31, tor, 18:01, Moskva-tid

Antalet olika trebokstavsförkortningar som betecknar nya klasser av informationssystem är uppenbart - ERP, CRM, SCM, WMS, BPM, ESB, BPA, PLM, MDM, SRM, etc. Samtidigt i varje klass antalet lösningar som erbjuds för ryska marknaden. Hur gör man inte ett misstag i en sådan mängd olika erbjudanden och gör rätt val?

sidor: 1 | | Nästa

När man väljer informationssystem fokuserar många chefer fortfarande på yttre tecken av det föreslagna informationssystemet – kvalitet på presentationer, antal implementeringar, "ljudstyrka" i namnet, kostnad för implementeringsprojektet. Beslutsalgoritmen i en sådan mängd "flygande bilder" och referensbesök hos utländska partners kan vara ganska förvirrande, men nyckelfrågor om systemens funktionalitet och deras egenskaper tekniskt genomförande Samtidigt förblir de ofta i skuggan på företaget.

Som ett resultat av detta "förenklade" tillvägagångssätt väljs ett informationssystem utan en detaljerad förståelse av projektets tekniska och funktionella parametrar och i vilken grad det uppfyller företagets behov. Samtidigt har varken säljaren eller köparen en detaljerad förståelse för de befintliga kraven, vilket leder till fel, vars korrigering är mycket dyr redan vid implementeringsstadierna.

Samla krav

Mest på ett enkelt sätt Att ställa saker och ting i ordning i urvalsprocessen är en tydlig registrering av förfrågningar i början och efterföljande analys av deras överensstämmelse med kapaciteten hos de föreslagna informationssystemen. Detta tar inte mycket tid, men det låter dig inte bara förstå kraven för det valda systemet, utan också säkerställa transparens i beslutsfattandet när du väljer en viss leverantör.

Det enklaste sättet att skapa ordning i urvalsprocessen är att tydligt registrera förfrågningar i början och sedan analysera deras överensstämmelse med kapaciteten hos den föreslagna IS.

Antalet krav kan variera beroende på omfattningen av planerad automatisering, men även i minimala alternativ finns det mer än hundra av dem, medan i stora projekt antalet får överstiga femhundra.

Det är bra att inte bara registrera det eller det kravet, utan att förstå vem som formulerat det och vilken "vikt" det har denna chef när det gäller att besluta om behovet av en viss funktionalitet. Det är mest logiskt att dela upp alla krav i fyra delar: funktionell, teknisk, kostnad och till leverantören.

Krav som ingår i en eller annan grupp kan tillmätas olika vikt, vilket gör att du kan justera beslutsfattandet i olika riktningar. Till exempel, genom att öka vikten av kostnadskrav, kommer vi att tendera att billiga lösningar, och när funktionalitet är viktigare kommer vi att börja fokusera på att uppnå maximal funktionalitet i informationssystemet.

Forma förfrågningar

När väl kraven är definierade och deras prioritet förstås blir allt extremt enkelt. Utifrån kraven genereras en begäran om information till leverantörer (RFI - begäran efter information). Samtidigt kan listan över företag för utskick också bildas enligt vissa kriterier genom analys Externa källor, olika betyg eller på rekommendation av experter. Faktum är att en lång lista sammanställs, inom vilken begäran skickas. Denna uppmaning ber leverantörer att svara på angivna krav och tillhandahåller särskild tid för beredning av.

Funktionalitet

Under funktionalitet Systemet förstås som dess överensstämmelse med de affärsfunktioner som redan finns eller just är planerade för implementering i organisationen. Till exempel, om organisationens mål är att minska ekonomiska förluster genom att minska defekter, bör det valda systemet ge automatisering av kvalitetskontrollprocessen.

Vanligtvis, för att fastställa systemets överensstämmelse med infällbar funktionskrav Det räcker med en tydlig förståelse av affärsutvecklingsstrategin, en kontextuell beskrivning av verksamheten och en formaliserad beskrivning av företagets verksamhet. Om alla dessa komponenter som är nödvändiga för att välja ett system saknas, så ingår de i steget för att förbereda initiala data för val av ett system. För att utföra arbete i denna skala är det nödvändigt att ha ganska stort antal anställda, men eftersom det inte är meningsfullt att ständigt ha sådan personal på företaget, verkar det lämpligast att bjuda in externa konsulter.

Tydlig strukturerad förståelse för affärsprocesser egen organisation, erhållen som ett resultat av interaktion med externa konsulter, hjälper inte bara att bygga ett företagsinformationssystem, utan också för ledande befattningshavare att bättre föreställa sig arbetet i sin organisation, samt låna erfarenheter från andra organisationer.

Totalkostnaden för ägande.

Total ägandekostnad är ett relativt nytt koncept. Det avser summan av direkta och indirekta kostnader som bärs av ägaren av systemet under dess livscykel.

Det är nödvändigt att tydligt definiera livscykel vart och ett av de föreslagna systemen, vilket inkluderar livslängden befintligt system, tid att designa ett nytt, tid att köpa komponenter och implementera ett nytt system, drifttid, som begränsas av den period då 90 % av kostnaden för systemet återbetalas från resultatet av dess arbete, och summan av alla direkta och indirekta kostnader.

Utsikter för utvecklingen av systemet.

Utvecklingsmöjligheterna fastställs i systemet av systemleverantören och den uppsättning standarder som den uppfyller.

Självklart har stabiliteten hos systemleverantören på marknaden också stor inverkan på utvecklingsmöjligheterna. För att avgöra hållbarhet är det nödvändigt att tydligt veta vilken form av ägande av systemet leverantören har, vilken andel den har på marknaden och hur länge den har funnits på marknaden.

Specifikationer.

Att förstå de tekniska specifikationerna är det bästa sättet att säkerställa att systemet uppfyller sitt avsedda syfte. TILL tekniska specifikationer kan tillskrivas:

• - system arkitektur,
• - tillförlitlighet,
• - skalbarhet,
• - förmåga att återhämta sig,
• - tillgång till säkerhetskopieringsverktyg,
• - medel för skydd mot tekniska angrepp,
• - möjlighet till integration med andra system.

Minimera risker.

Risk förstås vanligtvis som en viss sannolikhet att vissa mål inte kommer att uppnås vid implementering av ett ledningsinformationssystem. Uppenbarligen kan organisationen i det här fallet förvänta sig både en engångsförlust av pengar, vilket avsevärt påverkar systemets livscykel, och ett långsiktigt och konstant läckage av medel.

För att minska denna sannolikhet genomförs en omfattande analys av riskfaktorer och etappvis implementering av lösningen. Varje steg föregås ny bedömning verkligheten och beslutet ändras på ett visst sätt.

För att minimera investeringsrisker särskiljs följande kostnadsobjekt:

• · process för att skapa system
• · Utrustning
• · programvara
• · personal
• · uppgiftshantering

För varje kostnadsobjekt, en hela raden egenskaper som den måste uppfylla för att minska riskerna.

Metoder för systemimplementering.

Ett företag som planerar att genomföra datorsystem ledningen ger som regel följande instruktioner: systemet ska börja fungera så snart som möjligt, i tid och inom budget. Vissa organisationer undviker att implementera sådana system, eftersom de är rädda för att de inte kommer att användas, och om de är det kommer det att vara ineffektivt. Dessutom kommer anställda som skaffar sig nya färdigheter under implementeringen av systemet att lämna företaget, och då blir det svårt att hitta tekniska resurser att bibehålla dess funktion. Det kommer varken att spara resurser eller implementera det funktionella syftet med det implementerade systemet. Dessa farhågor är helt berättigade. Systemimplementeringsprojekt misslyckas, även i företag med annars bra ledning. I de fall allt går i stort sett normalt hålls ofta tidsfristerna för att starta kommersiell drift inte och det går inte att hålla sig inom avsatt budget. Men de metoder som beskrivs nedan, när de används korrekt användning kan hjälpa till att minimera risken för implementeringsfel. Med korrekt planering och förvaltning är det fullt möjligt att hålla dina deadlines och hålla sig inom budget. Redan från början måste du se till att projektet är ordentligt organiserat.

Nödvändig:

• 1. Uppnå tro på framgång och hängivenhet från de som spelar nyckelroll vid genomförandet av projektet.
• 2. Bestäm vem som ska vara heltidsprojektledare för systemimplementering. Denna person måste ha nödvändig kompetens för att utföra sådant arbete, helst ha erfarenhet av att implementera system.
• 3. Definiera och reflektera tydligt i dokument funktionerna och ansvarsområdena, såväl som kompetensomfattningen för varje medlem av teamet av specialister som arbetar med projektet.
• 4. Se till att de personer som utför dessa funktioner har nödvändig kompetens.
• 5. Utveckla detaljplan arbeta, dela upp det i etapper, bestäm deadlines för att slutföra uppgifter och håll dig till dem.

Innan du börjar implementera systemet måste du tänka igenom organisationsstrukturen och affärsprocesserna:

• 1. Se till att redovisningsregler och förfaranden finns registrerade i dokumenten i föreskriven form och är förståeliga för redovisningsanställda.
• 2. Beskriv affärsmetoder och de åtgärder som måste utföras som ett resultat av deras tillämpning.
• 3. Om det behövs, ändra dessa metoder så att de ger mer effektivt arbete och integration av det nya systemet.
• 4. Beskriv organisationsstrukturen och fundera över om den passar företagets mål bäst.
• 5. Studera mest effektiva metoder, används i branschen.

Säkerställa skapandet av den nödvändiga tekniska infrastrukturen:

• 1. Låt lämpliga experter bedöma den nuvarande infrastrukturen utifrån kraven nytt system. Definiera rollen för informationssystemavdelningen och överväg vilka förändringar den kommer att genomgå i den nya miljön.
• 2. Implementera nödvändiga ändringar i de områden som anges innan systemet överlämnas till industriell drift. Se till att systemet uppfyller alla användares grundläggande behov.
• 3. Dokumentera verksamhetens behov tillräckligt detaljerat för att jämföra ett system med ett annat.
• 4. Använd de inkomna dokumenten för att säkerställa att de implementerade funktionerna uppfyller behoven.

Hantera förändring genom att anpassa sig till anställda:

• 1. Gör ändringar gradvis, och glöm inte att anställda bara kan bemästra en viss mängd information åt gången.
• 2. Involvera alla som spelar en stor roll i projektet redan från början. Bra sätt för att uppnå detta är att be dem att uttrycka sina åsikter i processen detaljerad definition företag behov.
• 3. Kommunicera regelbundet med sådana anställda, ge dem möjlighet att bli hörda.
• 4. Utveckla en utbildningsplan så att människor inte bara lär sig hur man lägger in data i systemet, utan förstår hur deras arbete kommer att förändras.

Efter att aktiviteterna har slutförts kan du gå direkt vidare till implementeringen av systemet. Standardimplementeringsplanen har utvecklats av Oliver Wight, men erfarenheten visar att i en eller annan grad följer nästan alla företag denna strategi.

Denna plan består av följande steg:

• 1. Förundersökning och bedömning av företagets tillstånd.
• 2. Preliminär omskolning.
• 3. Teknisk uppgift(analys av problemet med systemkonstruktion)
• 4. Förstudie (kostnadseffektanalys)
• 5. Organisation av projektet (utnämning av ansvariga personer, sammansättning av kommittéer)
• 6. Utveckling av mål (vad vi förväntar oss av projektet)
• 7. Mandat för processledning
• 8. Inledande omskolning (omskolning av anställda)
• 9. Planering och ledning på högsta nivå
• 10. Datahantering
• 11. Samtidigt genomförande olika tekniker organisation och ledning
• 12. Programvara
• 13. Experimentellt exempel
• 14. Få resultat
• 15. Analys av det aktuella tillståndet
• 16. Ständig omskolning