Характеристика основных компонентов microsoft office. Новая функция MailTips предупредит о времени рассылки писем по списку адресов. Среди множества других функций также стоит упомянуть возможность непосредственного общения с адресатами посредством интерн

[email protected]

Пакет пользовательских программ Основные приложения

Структура MS Office и назначение компонентов

Microsoft Office - это совокупность программных средств автоматизации офисной деятельности. В состав пакета входит множество приложений, каждое из которых предназначено для выполнения определенных функций и может быть использовано автономно и независимо от остальных. Весь набор офисных приложений можно разделить на основные и дополнительные .

Набор приложений, входящих в состав MS Office может отличаться в зависимости от версии. Это позволяет подобрать наиболее соответствующий текущим задачам дистрибутив этого пакета.

Основные компоненты Microsoft Office

Список и назначение основных компонентов, входящих в состав Microsoft Office приведен в таб. 1.

Таблица 1. Основные компоненты Microsoft Office

Дополнительные компоненты MS Office

Кроме основных компонентов, в семейство Microsoft Office входит большое количество вспомогательных приложений, которые устанавливаются (или не устанавливаются) вместе с основными. Ими можно воспользоваться из основных приложений или вызвать независимо. В таб. 2 перечислены некоторые из вспомогательных приложений.

Таблица 2. Некоторые вспомогательные приложения Microsoft Office

Кроме основных и вспомогательных приложений, могут быть установлены и использованы различные расширения (надстройки). Их можно условно разделить на три группы:

1. Самостоятельные приложения , разработанные фирмой Microsoft, которые являются компонентами семейства Microsoft Office, но формально не входят в состав пакета. Примерами являются приложения Microsoft Project и Microsoft Team Manager.

2. Надстройки над компонентами Microsoft Office, разработанные фирмой Microsoft и представляющие собой дополнительные функции. Как правило, надстройки оформляются не в виде готовых к выполнению программ, а в виде документов специального типа: шаблонов, рабочих книг, библиотек динамической компоновки (DLL) и т.п.

3. Приложения третьих фирм, разработанные для пользователей Microsoft Office. В этот класс попадают как продукты сторонних фирм, так и собственные разработки пользователей. Сюда можно отнести средства распознавания текстов (OCR), автоматического перевода текста, средства управления большими массивами документов (перечисленные задачи не реализованы или слабо развиты в самом пакете MS Office).

Приведенный перечень основных компонентов носит условный характер, поскольку состав пакета зависит от следующих факторов:

1. Устанавливаемый комплект (или редакция) пакета . Пакет выпускается в нескольких редакциях, и состав приложений в разных редакциях различен.

2. Источник установки. Установка может быть выполнена с компакт-диска или с сетевого сервера. Наборы файлов, которые устанавливаются на компьютер, существенно различаются.

Среди всех программ пакета Microsoft Office текстовый редактор Word - самый популярный продукт. Это объясняется широкими функциональными возможностями текстового редактора и вместе с тем - простотой в использовании (удобный и понятный пользовательский интерфейс, возможность быстрого ввода и обработки данных, наглядность представления информации и др.).

Задачи, решаемые с помощью текстового редактора Word 2007:

ь создание и редактирование текстовых документов с использованием большого выбора шрифтов и стилей текста;

ь оформление текстовых документов;

ь вставка в текст требуемых элементов (специальных символов, рисунков, примечаний, гиперссылок, сносок и т. п.);

ь работа с блоками текста (копирование, вставка, перемещение фрагментов текста);

ь представление некоторых фрагментов текстового документа в виде таблицы;

ь автоматическая проверка формируемого документа на наличие в нем грамматических, стилистических и т. п. ошибок с возможностью оперативного их устранения;

ь вывод на печать готового текстового документа (при необходимости - предварительный просмотр документа перед его распечаткой);

Возможно, самым главным нововведением в Office Word 2007 является то же, что и в других приложениях продукта: новый внешний вид окна программы (рис.1).

Рис 1.

Основу среды Word 2007 составляют визуальные средства (команды в виде кнопок, полей для ввода информации или меню), расположенные на Ленте, для управления содержимым документа в процессе его создания и обработки. Среда Word 2007 разработана с учетом всех этапов процесса создания документа: ввода текста, редактирования, форматирования и так далее, что обеспечивает эффективную работу с приложением.

Среди основных элементов интерфейса выделим следующие:

* кнопка «Office» - имеет круглую форму и расположена в левом верхнем углу окна;

* панель быстрого доступа - находится правее Кнопки «Office»;

* лента (рис.2) - размещена между Панелью быстрого доступа и рабочей областью интерфейса;

Рис 2.

* контекстное меню - чтобы его вызвать, нужно в рабочей области щелкнуть правой кнопкой мыши;

* рабочая область - основной и самый большой элемент интерфейса, где выполняется работа с текущим документом;

* строка состояния - находится внизу окна и включает в себя как информационные, так и практические функции.

Лента состоит из вкладок, которые содержат такие элементы управления пользовательским интерфейсом как группы и команды. Рассмотрим краткое описание командных вкладок и содержимое каждой из них:

· Вкладка (Главная) содержит команды, связанные с буфером обмена, выбором шрифтов, настройками абзаца, стилями и правкой;

· Вкладка (Вставка) содержит инструменты для добавления страниц, таблиц, иллюстраций, ссылок, заголовков, колонтитулов, текстовых объектов и символов в документ;

· Вкладка (Разметка страницы) содержит команды для работы с темами, фоновыми изображениями и интервалами между абзацами в документе. Кроме того, здесь можно настраивать параметры страницы и порядок расположения элементов на странице;

· Вкладка (Ссылки) содержит специальные элементы, используемые при создании больших документов, статей, научных работ и т.п.: оглавление, сноски, цитаты и библиографии, заголовки, предметный указатель и перечень правообладателей;

· Вкладка (Рецензирование) содержит все команды, необходимые для проверки (орфография, тезаурус и т.д.) документа и предоставления к нему доступа другим пользователям с целью просмотра. Здесь также имеются команды для добавления комментариев, отслеживания и обработки изменений, сравнения версий и защиты документа;

· Вкладка (Вид) содержит все необходимое для отображения документа различными способами, начиная с базовых представлений документа и заканчивая набором средств отображения для работы с линейками и сетками, а также для работы с несколькими документами в нескольких окнах.

По умолчанию все документы в Word создаются на основе шаблона Обычный (Normal.dotm). В Word 2007 существуют два типа основных видов шаблонов:

· общие или глобальные шаблоны (global templates);

· шаблоны документов (установленные и пользовательские) или локальные templates.

Составной частью шаблонов являются стили. Стиль как элемент шаблона предназначен для внешнего оформления документа и его абзацев. Экспресс-стили -- это наборы различных вариантов форматирования, которые отображаются в виде эскизов в коллекции экспресс-стилей. Стили в Word 2007 можно:

· переименовать, т.е. изменить имя существующего стиля;

· применять, т.е. применять другие стили к абзацу или фрагменту текста (осуществлять наложение стилей);

· изменять существующие стили;

· создавать новые.

Для создания документа можно использовать следующие типы шаблонов:

· Пустые и последние;

· Установленные шаблоны;

· Мои шаблоны;

· Из существующего документа;

· Microsoft Office Online (шаблоны из Интернет).

Для создания документа на основе шаблона необходимо щелкнуть мышью на кнопке "Office" и выбрать команду Создать. Откроется окно диалога, в котором надо выбрать требуемый шаблон и щелкнуть на кнопке Создать. В Word 2007 можно создать пользовательские шаблоны, которые отображаются в окне диалога "Создать" на вкладке "Мои шаблоны".

Содержимое контекстного меню Word 2007, которое вызывается щелчком правой кнопкой мыши, определяется текущим режимом работы. В частности, при работе с текстом оно содержит одни команды, с графическими объектами - совсем другие, с диаграммами - третьи и т. д. Первые три команды - Вырезать, Копировать и Вставить - необходимы для работы с текстовыми фрагментами (блоками). С помощью команд Шрифт и Абзац переходят в режим настройки соответственно шрифта и текущего абзаца (выделенного фрагмента текста), а команд подменю Маркеры и Нумерация - создают соответственно маркированные и нумерованные списки. Команду Стили используют для просмотра и изменения стилей, применяемых для оформления текста. Команда Поиск включает режим поиска информации.

Работая в программах офиса, будь то Word или Excel - пользователи постоянно используют горячие клавиши (Hot-Keys). Горячие кнопки позволяют получить доступ к основным функциями офиса, в буквальном смысле “без отрыва” от клавиатуры. Для начала рассмотрим основные горячие клавиши, которые значительно упрощают работу во многих приложениях MS Office:

Во-первых, огромное количество времени можно сэкономить, если не забывать сохранять свои документы. Сохранение по кнопке мышкой - пользователь может забыть это сделать. Поэтому можно сохраняться по Ctrl+S. Это быстро, доступно и всегда под рукой.

Форматирование. Необходимо выделить текст, нажать пару кнопок, и он уже выделен жирным, подчеркнут или стал курсивом. Подчеркивание Ctrl+U, выделение жирным шрифтом Ctrl+B, курсив Ctrl+I. Далее - вспомогательные горячие кнопки:

Создать новый документ Ctrl+N;

Форматирование текста Ctrl+D;

Поиск Ctrl+F;

Поиск и замена Ctrl+G;

Открыть файл Ctrl+O;

Вывод документа на печать Ctrl+P;

Закрыть документ Ctrl+W;

Центрирование по левому краю, по центру, по правому краю +l +e +r соответственно;

Выделение всего текста Ctrl+A. Эти и другие сочетания клавиш можно найти в главном меню любой из программ офиса (кнопка «Office»--параметры Word--Настройка панели быстрого доступа и сочетаний клавиш), а также в справке.

К сожалению, очень часто, приходится сталкиваться с ситуацией, когда пользователь даже не представляет зачем нужен тот или иной продукт из состава Microsoft Office. Для общего ознакомления и подготовлен этот обзор на нашем сайте в разделе “ ”.

Microsoft Office — Офисный пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft для операционных систем Microsoft Windows. В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др. Microsoft Office является сервером OLE объектов и его функции могут использоваться другими приложениями, а также самими приложениями Microsoft Office (тоесть в Word можно вставить таблицы Excel и таким образом совместить удобное оформление документа с математическим расчетом в таблицах, ну и так далее…).

Что интересно: большая часть пользователей не торопятся переходить на новые версии, находя достаточно удобной и функциональной предыдущую версию.

О составе Microsoft Office

Microsoft Office поставляется в нескольких редакциях (в прямой зависимости от комплектации находится цена этого продукта) и большинство версий состоит из таких компонентов:

- MS Word — текстовый редактор, предназначенный для создания профессионально оформленных текстовых документов различной сложности. Поддерживает OLE, а также подключаемые модули сторонних разработчиков, шаблоны ну и всякое другое. Основным форматом в последней версии является позиционируемый как открытый Microsoft Office Open XML, который представляет собой ZIP-архив, содержащий текст в виде XML, а также всю необходимую графику.

Основные конкуренты MS Word

В последующих заметках будет рассмотрен состав бесплатных офисных программ, где их можно взять и как с ними работать.

- MS Excel — электронные таблицы, предназначенные для построения, а также анализа таблиц, диаграмм и графиков. Поддерживает все требуемые функции для создания таблиц любой сложности. Последняя версия использует формат OOXML с расширением «.xlsx», более ранние версии использовали двоичный формат с расширением «.xls».

Основные конкуренты MS Word — OpenOffice.org Writer; StarOffice Writer; Corel WordPerfect .

- MS Outlook — настольный органайзер (персональный коммуникатор), призванный помочь пользователю планировать рабочее время и упорядочить время проведения совещаний и других мероприятий. . В состав Outlook входят: календарь, планировщик задач, записки, менеджер электронной почты, адресная книга. Поддерживается совместная сетевая работа.

- MS PowerPoint — может помочь Вам создать красочные, наглядные, хорошо оформленные мультимедийные презентации. Версия 2010 поддерживает форматы Windows Media, QuickTime, MPEG-2, SWF (Macromedia Flash) и MPEG-4 (H.264). Более того, PowerPoint 2010 предлагает собственный набор средств для управления яркостью, контрастностью, цветопередачей, несложного редактирования видео и даже добавления эффектов вроде тени, отражения и пр. Приложение обогатилось рядом функций для специальных пользовательских групп, например редактором формул, который в прошлых версиях пакета был доступен только в Word.

Основные конкуренты MS Word — OpenOffice.org Writer; StarOffice Writer; Corel WordPerfect .

- MS Access — приложение для создания и управления базами данных (СУБД), обеспечивающее корректную обработку данных. Вместе с Access поставляется язык программирования Visual Basic for Applications (VBA), облегчающий разработку программ.

В том числе в состав Microsoft Office начиная с 2003г. редакции и более поздних редакций вошли следующие компоненты:

- MS Publisher — набор дизайнерских инструментов и средств публикации в Web для бизнес-пользователей, желающих самостоятельно выпускать собственные маркетинговые и информационные материалы профессионального качества. Содержит новые и усовершенствованные средства, помогающие эффективно создавать, настраивать и многократно использовать разнообразные маркетинговые материалы, приспособленные под конкретные потребности компании.

- MS O utlook с диспетчером контактов Business Contact Manager — позволяет малым предприятиям лучше управлять всеми деловыми контактами и каналами сбыта. Использование Business Contact Manager помогает отслеживать рыночную ситуацию, обеспечивает просмотр таких важных данных, как динамика сбыта, потенциальные доходы и вероятность заключения сделки для повышения объема продаж.

- MS i nfoPath — новый продукт в составе системы Microsoft Office System , позволяющий группам и организациям эффективно осуществлять сбор необходимых им данных с помощью разнообразных динамических форм. Он может использоваться в качестве интерфейса для бизнес-процессов в целях повышения эффективности сбора данных. Информацию можно сохранять, например, в форме, совместимой с форматом архитектуры медицинских документов CDA (Clinical Document Architecture). Работа с такими формами позволяет медикам получить удобный доступ к истории болезни пациентов, к данным о медицинской страховке и прочей информации.

- MS FrontPage — полнофункциональное средство создания, редактирования и управления веб-сайтами, в частности веб-сайтов для ведения электронной торговли.

- MS OneNote — новое приложение системы Microsoft Office System , предназначенное для создания электронных заметок. С его помощью удобно делать электронные заметки по поводу прочитанного материала, упорядочивать их и отправлять по электронной почте. Приложение OneNote обеспечивает повышение производительности труда при работе с заметками и данными.

- MS Visio — приложение для работы с бизнес-диаграммами и техническими диаграммами — позволяет преобразовывать концепции и обычные бизнес-данные в диаграммы.. MS Visio также автоматизирует визуальное представление данных за счет прямой синхронизации с источниками данных.

- MS Project — мощная платформа управления проектами, которая позволяет руководителям проектов планировать работы, управлять календарными планами и ресурсами, составлять отчеты о ходе выполнения задач, семейство продуктов. Приложение предназначено для руководителей проектов, которым необходима настольная система для независимого управления проектами, однако не требуется строгая координация с другими руководителями проектов или возможность управления ресурсами с помощью центрального хранилища данных.

- MS SharePoint Workspace - именно так теперь звучит название программы, которая ранее именовалась Microsoft Office Groove 2007. Тем самым подчеркивается, что отныне главная задача Groove состоит в дополнении и усилении технологий SharePoint. Однако нынешнюю программу вполне можно использовать в классическом стиле, и даже прежние типы рабочих областей объединяются названием Classic. Новинкой является одноименный тип - SharePoint Workspace, - предназначенный для локального хранения списков и библиотек сайтов SharePoint.

Основные компоненты Microsoft Office

Структура MS Office и назначение компонентов

ТЕМА 2.1 СТРУКТУРА И СОСТАВ MS OFFICE. ОСНОВНЫЕ ПРИЛОЖЕНИЯ

ППП Microsoft Office - это совокупность программных средств автоматизации офисной деятельности. В состав пакета входит множество приложений, каждое из которых предназначено для выполнения определенных функций и может быть использовано автономно и независимо от остальных. Весь набор офисных приложений можно разделить на основные и дополнительные .

Список и назначение основных компонентов, входящих в состав Microsoft Office приведен в таб. 1.

Таблица 1. Основные компоненты Microsoft Office

Кроме основных компонентов, в семейство Microsoft Office входит большое количество вспомогательных приложений, которые устанавливаются (или не устанавливаются) вместе с основными. Ими можно воспользоваться из основных приложений или вызвать независимо. В таб. 2 перечислены некоторые из вспомогательных приложений.

Таблица 2. Некоторые вспомогательные приложения Microsoft Office

Кроме основных и вспомогательных приложений, могут быть установлены и использованы различные расширения (надстройки). Их можно условно разделить на три группы:

1. Самостоятельные приложения , разработанные фирмой Microsoft, которые являются компонентами семейства Microsoft Office, но формально не входят в состав пакета. Примерами являются приложения Microsoft Project и Microsoft Team Manager.

2. Надстройки над компонентами Microsoft Office, разработанные фирмой Microsoft и представляющие собой дополнительные функции. Как правило, надстройки оформляются не в виде готовых к выполнению программ, а в виде документов специального типа: шаблонов, рабочих книг, библиотек динамической компоновки (DLL) и т.п.

3. Приложения третьих фирм , разработанные для пользователей Microsoft Office. В этот класс попадают как продукты сторонних фирм, так и собственные разработки пользователей. Сюда можно отнести средства распознавания текстов (OCR), автоматического перевода текста, средства управления большими массивами документов (перечисленные задачи не реализованы или слабо развиты в самом пакете MS Office).

Приведенный перечень основных компонентов носит условный характер, поскольку состав пакета зависит от следующих факторов:

1. Устанавливаемый комплект (или редакция) пакета . Пакет выпускается в нескольких редакциях, и состав приложений в разных редакциях различен.

2. Источник установки. Установка может быть выполнена с компакт-диска или с сетевого сервера. Наборы файлов, которые устанавливаются на компьютер, существенно различаются.

3. Операционная система . Microsoft Office может работать под управлением различных ОС: MS Windows и Mac OS. Эти операционные системы могут иметь разные версии и модификации, что также влияет на состав устанавливаемых компонентов.

4. Наличие на компьютере в момент установки предшествующих версий . Некоторые компоненты старых версий автоматически включаются в состав обновляемой версии Microsoft Office (если они уже установлены на компьютере).

5. Параметры, заданные при установке . В случае так называемой выборочной (т.е. по выбору пользователя) установки, можно указать несколько десятков независимых параметров, влияющих на состав пакета.

Несмотря на большое число различных приложений в составе пакета, все они в совокупности образуют единое целое. Для каждого из приложений MS Office характерно наличие следующих отличительных признаков:

· совместимость по данным;

· унифицированный интерфейс;

· единые средства программирования.

В их основе лежит реализация математических методов решения задач. К ним относятся:

системы математической обработки данных (Mathematica, MathCad, Maple),

системы статистической обработки данных (Statistica).

Проблемно-ориентированные ППП. Предназначены для решения определенной задачи в конкретной предметной области.

Например:

информационно-правовые системы ЮрЭксперт, ЮрИнформ;

пакеты бухгалтерского учета и контроля 1С: Бухгалтерия, Галактика, Анжелика;

в области маркетинга – Касатка, Marketing Expert; банковская система СТБанк;

Интегрированные ППП

представляют собой набор нескольких программных продуктов, объединенных в единый инструмент.

Наиболее развитые из них включают в себя:

текстовый редактор,

персональный менеджер (органайзер),

электронную таблицу,

систему управления базами данных,

средства поддержки электронной почты,

программу создания презентационной графики.

Основные компоненты Microsoft Office

Список и назначение основных компонентов, входящих в состав Microsoft Office приведен в таб. 1.

Дополнительные компоненты ms Office

Кроме основных компонентов, в семейство Microsoft Office входит большое количество вспомогательных приложений, которые устанавливаются (или не устанавливаются) вместе с основными. Ими можно воспользоваться из основных приложений или вызвать независимо. В таб. 2 перечислены некоторые из вспомогательных приложений.

Таблица 1. Основные компоненты Microsoft Office

Таблица 2. Некоторые вспомогательные приложения Microsoft Office

Кроме основных и вспомогательных приложений, могут быть установлены и использованы различные расширения (надстройки). Их можно условно разделить на три группы:

Самостоятельные приложения , разработанные фирмой Microsoft, которые являются компонентами семейства Microsoft Office, но формально не входят в состав пакета. Примерами являются приложения Microsoft Project и Microsoft Team Manager.

Надстройки над компонентами Microsoft Office, разработанные фирмой Microsoft и представляющие собой дополнительные функции. Как правило, надстройки оформляются не в виде готовых к выполнению программ, а в виде документов специального типа: шаблонов, рабочих книг, библиотек динамической компоновки (DLL) и т.п.

Приложения третьих фирм , разработанные для пользователей Microsoft Office. В этот класс попадают как продукты сторонних фирм, так и собственные разработки пользователей. Сюда можно отнести средства распознавания текстов (OCR), автоматического перевода текста, средства управления большими массивами документов (перечисленные задачи не реализованы или слабо развиты в самом пакете MS Office).

Для каждого из приложений MS Office характерно наличие следующих отличительных признаков:

совместимость по данным;

унифицированный интерфейс;

единые средства программирования.