De samenvoegprocedure bestaat uit verschillende fasen.
Fase 1. Spreadsheetgegevens voorbereiden
De samen te voegen tabel moet aan een aantal eisen voldoen:
- er mogen geen samengevoegde cellen in de tabel zijn. In plaats daarvan, als de tabel samengevoegde cellen bevat, moet u erop voorbereid zijn dat de samenvoeging tijdens het exporteren wordt geannuleerd en dat er bijgevolg extra lege rijen en/of kolommen worden gevormd, die de tabelstructuur kunnen schenden. Over het algemeen zijn samengevoegde cellen slecht :)
- alle kolommen moeten unieke namen hebben die in de samenvoeging zullen worden gebruikt. Als de eerste rij met de namen van de kolommen in de tabel ontbreekt, zal de eerste rij met gegevens deze vervangen, wat betekent dat deze niet zal deelnemen aan de mailinglijst.
Laten we als voorbeeld een tabel nemen met een lijst van klanten van de "Excelent" fitnessclub
Stage 2. Een Word-documentsjabloon voorbereiden
In dit stadium wordt een document gevormd in de teksteditor Word, waarin de spreadsheetgegevens in de toekomst zullen worden ingesloten. De tekst van dit document is een gemeenschappelijk onderdeel voor alle mailings.
Stel dat alle klanten van wie de clubkaart volgende maand verloopt, e-mailmeldingen zullen ontvangen.
De tekst van de brief is hetzelfde, behalve het beroepschrift, het clubkaartnummer en de vervaldatum. Deze gegevens worden geïmporteerd uit een Excel-spreadsheet (blauw gemarkeerd)
Dus in dit stadium wordt de tekst die voor alle letters geldt, afgedrukt in het Word-document.
Voor handiger verder werk bij het samenvoegen, wordt aanbevolen om de parameter in te stellen: Velden arceren in positie Is altijd om ingevoegde samenvoegvelden te onderscheiden van normale tekst. Indien ingeschakeld, worden velden weergegeven met een grijze achtergrond. Uiteraard wordt deze achtergrond niet uitgeprint.
Fase 3. Werk van de MS Word Merge Wizard
Open het briefbestand in MS Word.
De eenvoudigste manier om gegevens samen te voegen, is door de instructies in de wizard Samenvoegen te volgen. in versies na Word2003 De samenvoegwizard startmet behulp van de knopBegin met samenvoegen op het tabblad Nieuwsbrieven
in versies vóór Word2007 moet u de menuopdracht uitvoerenService - Brieven en mailings - Samenvoegen.Bovendien, voor een gemakkelijkere bediening: versies vóór Word2007 kunt u de werkbalk Samenvoegen openen
Nogmaals, ik vestig uw aandacht op het feit dat het briefhoofd alleen de tekst bevat die alle letters gemeen hebben, dus het beroep ziet eruit als Respect! en het kaartnummer en de datum ontbreken.
Het werk van de Merge Wizard omvat 6 stappen.
In ons geval moet u een filter per veld installeren Nieuwsbrief door de waarde "ja" (de waarde "ja" verschijnt in de tabel als de clubkaart in de volgende maand verloopt). Het filter kan worden ingesteld door op de veldnaam te klikken en "ja" te selecteren, of door de filterlink in hetzelfde dialoogvenster te gebruiken Een veld selecteren Naam, druk op Invoegen, hetzelfde voor het veld Midden-naam... Doe het raam dicht Voeg samenvoegvelden in en voeg spaties toe tussen de ingevoegde velden. Als de parameter Velden arceren in positie zetten Is altijd, zullen de ingevoegde velden duidelijk zichtbaar zijn tegen een grijze achtergrond. Zet de cursor achter het nr., klik nogmaals op de link Andere items ..., Kiezen Clubkaartnummer - Invoegen... Voeg op dezelfde manier het veld in Kaart verloopdatum Naast de bovenstaande velden, moet u het einde van het beroep invoegen de (de), die afhangt van de waarde van het veld Vloer... Om dit te doen, gebruiken we een speciaal veld waarmee u een van de twee waarden kunt invoegen, afhankelijk van de gegevens. Plaats de cursor direct na het woord "Respect", druk op de knop reglement op het tabblad Nieuwsbrieven en kies de optie ALS DAN ANDERS... In versies vóór Word2007 heet dezelfde knop Woordveld toevoegen en staat in de werkbalk Samenvoegen De velden van het Word-document waarin onze gegevens worden ingevoegd, zijn code die ten eerste kan worden bekeken en ten tweede kan worden gewijzigd. Om de veldcode te zien, bijvoorbeeld met het clubkaartnummer, moet u er met de rechtermuisknop op klikken (RMB) en het commando selecteren Veldcodes / waarden. Stap 1: selecteer het type document voor verzending, in ons geval is dit Brieven
Stap 2: selecteer een document op basis waarvan mailings worden aangemaakt, dit kan een open actueel document zijn, een sjabloon of een bestaand document. Bij het kiezen van een optie Steekproef of Bestaand document het wordt mogelijk om het gewenste bestand op te geven in Verkenner. We kiezen Huidig document
Stap 3: ontvangers selecteren. In ons geval is de gegevensbron een Excel-tabel, wat betekent dat we de optie markeren Een lijst gebruiken... Gebruik dan de knop Overzicht... selecteer het gewenste bestand in Verkenner
Na het selecteren van een bestand wordt een dialoogvenster geopend met de geselecteerde tabel. Als we alle records nodig hebben, klik dan meteen op OK. Indien nodig kunt u de lijst sorteren, de benodigde records filteren of ze zoeken met de juiste opdrachten. De filter- en zoekmogelijkheden zijn hier natuurlijk veel slechter dan in Excel, maar je kunt de eenvoudigste selectie maken op tekst of numerieke waarden. Bovendien is het mogelijk om records handmatig te selecteren voor distributie met behulp van selectievakjes :)
Stap 4: voeg de vereiste velden in het document in. Voordat u een van de opties kiest die door de wizard worden aangeboden, moet u de cursor in de tekst plaatsen waar u de gegevens wilt invoegen. Als u dit bent vergeten, is dat ook goed, velden kunnen overal in het document worden ingevoegd en vervolgens worden verplaatst. In ons geval plaatsen we de cursor na het woord "Respect" voor het uitroepteken. Omdat we aparte velden nodig hebben, selecteren we Andere items ...
Opent een dialoogvenster voor het selecteren van samenvoegvelden.
Stel in het geopende dialoogvenster de parameters in 
Stap 5: we kijken door de resulterende letters met behulp van de navigatieknoppen. In deze stap kunt u ook de lijst met ontvangers wijzigen door de vakjes te filteren of uit te vinken. Omdat we het filter eerder hebben toegepast, zijn er nog 3 ontvangers over.
Als we het behaalde resultaat nader bekijken, zien we dat het niet helemaal aan onze verwachtingen voldoet. 
Clubkaartnummer in plaats daarvan 001768
weergegeven als 1768
, en de datum is helemaal niet onze manier: eerst de maand, en dan de dag, hoewel alles in de Excel-tabel in orde was. Dezelfde problemen kunnen optreden bij het importeren van cellen met decimale getallen, valutanotatie, enz. De conclusie is teleurstellend: bij het samenvoegen blijft de opmaak van getallen en datums niet behouden. Maar er is een uitweg!
We krijgen het volgende:
We zullen de code zelf niet veranderen, maar we zullen het formaat toevoegen. Het principe van het toevoegen van een formaat zal duidelijk zijn voor iedereen die ook maar een beetje bekend is met het maken van een aangepast formaat in Excel. Om ervoor te zorgen dat een getal altijd uit zes cijfers bestaat, moet het formaat zes nullen zijn:
(MERGEFIELD "M__club_card"\ # "000000"). Nu RMB weer op het veld - Update veld, en we zien het getal in het gewenste formaat.
We doen hetzelfde met de datum.(MERGEFIELD "vervaldatum kaart" \ @ " DD. MM. JJJJ ")
En we krijgen de definitieve versie
U kunt meer lezen over Word-veldcodes in het Word Help-systeem of op:
Word kan gegevens extraheren die moeten worden samengevoegd uit verschillende bronnen. Word maakt deel uit van de Microsoft Office-suite en accepteert eenvoudig gegevens uit Outlook, Excel en Access. Andere bronnen kunnen worden gebruikt, waaronder webpagina's, OpenDocument-tekstbestanden en gegevensbestanden met scheidingstekens die als platte tekst zijn opgeslagen. Als u nog geen gegevensbron hebt, kunt u er een maken in Word.
Belangrijk: Toegang tot benoemde gegevensbronnen op een HTTP-locatie wordt niet ondersteund. Voordat u het bestand als gegevensbron voor een samenvoegbewerking gebruikt, moet u het op uw lokale harde schijf opslaan.
Gegevensbronnen voor samenvoegen
Hieronder vindt u enkele gegevensbronnen die u kunt gebruiken voor Afdruk samenvoegen in Word.
Andere databasebestanden
Voor het samenvoegen kunnen ook andere gegevensbronnen worden gebruikt. Voer de wizard Gegevensverbinding uit om toegang te krijgen tot deze bronnen.
Met uw gegevensbron ingesteld, kunt u labels, enveloppen, brieven en e-mails maken met behulp van Afdruk samenvoegen.
Extra informatie
Heeft u nog vragen over een Word mail merge?
Help ons Word te verbeteren
Heeft u ideeën voor het verbeteren van Afdruk samenvoegen of andere Word-functies? Deel ze op de pagina
Laatst zag ik bij een organisatie een wilde foto :)
Het bedrijf verhuisde naar een nieuw gebouw - van de regio Moskou naar Moskou. Het gaat dus om het wijzigen van de essentiële voorwaarden van de arbeidsovereenkomst voor alle werknemers. Volgens de procedure moeten werknemers tegen ondertekening op de hoogte worden gesteld van de aanstaande verhuizing en vervolgens afsluiten met alle aanvullende overeenkomsten op arbeidscontracten. De organisatie heeft ongeveer 1,5 duizend mensen in dienst, de personeelsafdeling moet dringend documenten voorbereiden.
Wat gebeurt er nu?
Het hoofd van de personeelsafdeling stuurt een verzoek naar de afdeling informatietechnologie om het personeelssysteem af te ronden: u moet afgedrukte formulieren maken - een melding en een aanvullende overeenkomst. IT reageert dat zo'n herziening zoveel duizenden euro's gaat kosten en dat de kosten niet in de begroting zijn opgenomen en dat onder meer implementatie niet eerder dan over twee maanden mogelijk is.
Vervloekingen op de IT-afdeling, personeelsfunctionarissen gaan in het weekend aan het werk en laten kleine kinderen thuis. Onsterfelijke prestatie: in twee dagen tijd werden 3000 documenten gecreëerd! De naam en paspoortgegevens van elke medewerker werden handmatig toegevoegd aan het sjabloon, en dus 3000 keer!
Zullen ze zichzelf kunnen vergeven voor zo'n tijdverspilling als ze ontdekken dat het gebruik van? Samenvoegen (Mail Merge) sjabloon in Word met een Excel-tabel met persoonlijke gegevens, het zou in twintig minuten kunnen worden gedaan :)
STAP 1. Maak een documentsjabloon in Word.
De gegevens die veranderen, zijn rood gemarkeerd: achternaam, voornaam, patroniem, nummer, datum van de arbeidsovereenkomst, functie, verdeling en uitgangen in woorden die worden gerespecteerd en ontvangen afhankelijk van geslacht.
STAP 2. Maak een gegevensbron in Excel.
Nadat we de Merge hebben ingesteld, voegt het programma gegevens uit de bron in de sjabloon in. Elke regel is een apart document.
STAP 3. Keer terug naar de documentsjabloon die we in Word hebben gemaakt. We gaan werken met het tabblad "Mailings", bestudeer het goed.
Druk op de knop "Selecteer ontvangers", selecteer de optie "Gebruik een bestaande lijst" en open de gegevensbron (Excel-bestand met informatie over medewerkers).
Selecteer in het volgende venster het blad van het bestand dat de vereiste gegevens bevat.
STAP 4. Plaats de cursor op de plaats van de sjabloontekst waar u gegevens uit de bron wilt invoegen, druk op de knop "Samenvoegveld invoegen" en selecteer het gewenste veld.
Dit is hoe mijn sjabloon eruit ziet nadat alle samenvoegvelden zijn ingevoegd:
STAP 5. Maak regels die de uitgangen van de woorden "gerespecteerd" en "ontvangen" wijzigen, afhankelijk van het geslacht van de werknemer.
We plaatsen de cursor na voor het einde van het woord. Druk op de knop "Regels" en selecteer "ALS ... DAN ... ANDERS" in de vervolgkeuzelijst.
We schrijven de regel op: als het geslacht vrouwelijk is - dan ... anders ...
STAP 6. Formatteer de datums.
Als u al eerder Mailings (Mail Merge) heeft moeten gebruiken, is het u waarschijnlijk opgevallen dat datums die vanuit Excel worden overgezet er in Word heel anders uitzien. In plaats van 19.06.2012 ziet u bijvoorbeeld waarschijnlijk 19-6-2012, wat waarschijnlijk niet bij u past.
Er zijn verschillende manieren om dit probleem op te lossen, we zullen de eenvoudigste en handigste gebruiken.
Druk op de sneltoets Alt + F9, nu kunnen we de codes van de samenvoegvelden zien.
Plaats in de code van het veld Contract_Date een backslash voor de accolade sluiten, gevolgd door een opmaaksleutel:
(MERGEFIELD "Contract_Datum" \ @ "DD.MM.JJJJ"
}
@ - datumaanduiding, "DD.MM.YYYY" - datumnotatiesleutel van het formulier 19.06.2012
.
U kunt elk ander formaat gebruiken. Om de datum er bijvoorbeeld zo uit te laten zien: 19 juni 2012, gebruik de sleutel \ @ "DD MMMM JJJJ g.".
Druk nogmaals op Alt + F9 om de codebewerkingsmodus te verlaten.
STAP 7. Druk op de knop "Bekijk resultaten" om te zien wat er is gebeurd.
STAP 8. Bewerken van de lijst van medewerkers.
Door op de knop "Geadresseerdenlijst wijzigen" te klikken, kunt u afzonderlijke vermeldingen uit de lijst uitsluiten, op duplicaten controleren, sortering of filters instellen.
Er moet speciale aandacht worden besteed aan het sorteren, zodat u geen tijd hoeft te verspillen aan het vouwen van documenten nadat ze zijn afgedrukt. Het handigst is om te sorteren op naam van medewerkers of op naam van afdelingen.
STAP 8. Voltooi de samenvoeging.
Druk op de knop "Zoeken en samenvoegen". Als u de optie Documenten afdrukken selecteert, worden de documenten onmiddellijk naar de printer verzonden. Als u de documenten wilt bekijken en wijzigingen wilt aanbrengen voordat u gaat afdrukken, selecteert u "Individuele documenten wijzigen".
Er wordt een apart Word-bestand gegenereerd met de samenvoegresultaten.
Klaar! Geniet van de bespaarde tijd!
UPDATE in reactie op commentaar alexey_lao
:
Met een eenvoudige macro kunt u elk document als een apart bestand opslaan.
We slaan onze sjabloon op als een bestand met de extensie .docm (Word-bestand met macro-ondersteuning).
Druk op de toetscombinatie Alt + F8 (roep het Macro-venster op).
Stel in het geopende venster de "Naam" van de macro in (bijvoorbeeld SaveFiles) en selecteer ons bestand met de sjabloon in de vervolgkeuzelijst "Macro's van" (ik maak liever macro's rechtstreeks in het bestand zodat ze werken, zelfs als het bestand op een andere computer is geopend). Klik op de knop "Maken".
Schrijf de macrocode op de plaats waar de cursor knippert:
Dim DocNum als geheel getal
Voor DocNum = 1 Naar ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Reco rdCount
ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord = DocNum
Met ActiveDocument.MailMerge
.Destination = wdSendToNewDocument
.SuppressBlankLines = True
Met .DataSource
.FirstRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.ActiveRecord
.LastRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.ActiveRecord
Eindigt met
.Pauze uitvoeren: = False
Eindigt met
Met ActiveDocument
.SaveAs FileName: = "C: // Test /" & DocNum, Bestandsindeling: = wdFormatXMLDocument
.Dichtbij
Eindigt met
Vervang C: // Test / door het adres van de map waarin u de documenten wilt opslaan.
We sluiten het Visial Basic-editorvenster en keren terug naar ons document met een sjabloon.
Druk nogmaals op Alt + F8, selecteer de SaveFiles-macro in de lijst en druk op de knop "Uitvoeren".
Terwijl de computer elk document om de beurt aanmaakt en opslaat, kunt u genieten van een kopje koffie en een koekje. Of ga naar huis om te slapen als er meer dan een paar honderd documenten zijn :)
______________
U kunt de bestanden met voorbeelden hier downloaden:
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_istochnik_dannyh.xlsx
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_shablon.docx
Experiment!
Nu moet u een gegevensbron maken voor de samenvoegbewerking (adressen en achternamen van de ontvangers van de brief).
1. In de sectie Selecteer ontvangers raam Samenvoegen selecteer in het taakvenster Lijst maken(afb. 8.6).
Rijst. 8.6. Raam Selecteer ontvangers meesters Samenvoegen
2. Klik op de opdracht Creëren In hoofdstuk Lijst maken... Het dialoogvenster getoond in Fig. 8.7.
De samenvoeggegevensbron is een database met records, die elk worden gebruikt om een specifieke kopie van de brief te genereren met behulp van het hoofddocument. Alle records hebben dezelfde gegevensvelden.
Enkele van de meest voorkomende velden zijn vooraf vermeld in het venster Gegevensbron maken. U kunt onnodige velden uit de database verwijderen en uw eigen velden toevoegen.
Rijst. 8.7. Een gegevensbron maken
Andere sectie-items Selecteer ontvangers hiermee kunt u een bestaande database selecteren, eerder gemaakt in Word of in een toepassing zoals Access, of een adresboek als gegevensbron.
Opmerking De aanwezigheid van extra velden in de gegevensbron heeft op geen enkele manier invloed op het samenvoegresultaat, maar vertraagt het programma wel.
3. Klik op de knop Maatwerk... Het dialoogvenster getoond in Fig. 8.8.
4. Markeer het item Hoger beroep.
5. Door op de knop . te klikken Verwijderen wis het gemarkeerde veld.
Rijst. 8.8. Gegevensbronvelden instellen
Rijst. 8.9. Dialoogvenster Ontvangers samenvoegen
6. Herhaal stap 4 en 5 en verwijder alle velden behalve de naam, Achternaam, Organisatie, adres 1 en Inhoudsopgave.
7. Klik op de knop Oke.
8. Klik op de knop Dichtbij dialoogvensters.
9. Voer in het dialoogvenster voor het opslaan van het geopende document de naam Gasten in en klik op de knop Opslaan... De afbeelding getoond in Fig. 8.9 dialoogvenster Ontvangers samenvoegen, waarin momenteel geen vermeldingen zijn.
10. U zult zeker een keer informatie in de gegevensbron moeten invoeren. Klik op de knop Wijziging... om het nu te doen. Er wordt een formulier geopend voor het invoeren van gegevens. Laten we enkele vermeldingen toevoegen. Later genereert de samenvoeging precies evenveel exemplaren van het hoofddocument als er records in de gegevensbron zijn.
11. Vul de formuliervelden in.
12. Om nog een item toe te voegen, klikt u op de knop Record maken.
13. Voer nog een paar records in en breng de informatie in de tabel over. 8.1.
TABEL 8.1. Gegevensbron samenvoegen
14. Klik op de knop Dichtbij om de database op te slaan en vervolgens op de knop Oke raam ontvangers.
Opmerking Om de gegevensbroninformatie te wijzigen, klikt u op in de werkbalk Samenvoegen op de knop ontvangers, en dan in het geopende dialoogvenster - op de knop Wijziging... Het gegevensbronformulier wordt geopend. Gebruik de knoppen . om door de bronrecords te navigeren De eerste, Rug, Naar voren, De laatste onderaan het formulier.
Rijst. 8.10. Werkbalk Samenvoegen
