E-mail op kantoor. E-mail

In de vorige paragrafen hebben we gekeken naar verschillende technologieën voor het werken met privé-e-mail, maar laten we nu eens kijken hoe dit allemaal op kantoor moet worden georganiseerd.

De belangrijkste postulaten zijn als volgt ...

1. Het is zeer wenselijk dat het bedrijf een eigen mailserver binnen zijn muren heeft

Wat het is? Zoiets als een volledig gecontroleerd postkantoor.

In de meeste bedrijven houdt het management (meer bepaald de beheerders) zich liever niet voor de gek door een mailserver te creëren en te onderhouden, dus gebruiken werknemers in het beste geval mailboxen die zijn verkregen op sommige betaalde mailservers, en in het slechtste geval (juist, in de gebruikelijke case) mailboxen op gratis servers zoals Mail.ru, Hotmail.com enzovoort.

Ik kwam vaak adressen als @mail.ru tegen, zelfs van echte Big Bosses en hun kantoormedewerkers. Het ziet er zo wild uit dat het zelfs moeilijk over te brengen is. Nou ja, ongeveer alsof een stoere baas een kapotte "Zaporozhets" in een watersnip reed. (Wat, in tegenstelling tot een openbare dienst, kan worden toegeschreven aan excentriciteit.)

We hebben al gezegd dat mailboxen op gratis mailservers niets te maken hebben met betrouwbaarheid of veiligheid. Ze krijgen voor zakelijke post is het toppunt van onzorgvuldigheid, lees - idiotie.

Een iets minder roekeloze optie zijn mailboxen op een betaalde dienst. Hier zijn in ieder geval de gebruikers verantwoordelijk voor de veiligheid van brieven, maar wanneer de e-mail van het bedrijf wordt verwerkt op de servers van vreemden ... Over het algemeen is dit niet goed. Absoluut niet goed.

De derde optie is om je eigen mailserver te maken op de computer van de hostingprovider. In dit geval wordt de mail niet binnen de muren van het kantoor bewaard, wat slecht is, want tegelijkertijd heb je geen controle over wat er precies met de server van de provider gebeurt, maar het beheer ervan is volledig in handen van je beheerder, die al goed (vergeleken met bovenstaande opties).

Welnu, de meest correcte optie, gesteld in het postulaat, is uw eigen mailserver op het terrein van uw bedrijf. Tegelijkertijd wordt alle zakelijke e-mail op uw server verwerkt (gefilterd, gecontroleerd, in dozen gestopt) en heeft u (uw beheerder) volledige controle over het hele proces. Ik zou zelfs zeggen dat dit niet de meest correcte, maar de enige juiste optie is, als we het tenminste hebben over een soort zakelijke mailbeveiliging.

2. Elke werknemer van het bedrijf moet zijn eigen bedrijfsadres krijgen voor zakelijke correspondentie, dat alleen voor het beoogde doel mag worden gebruikt

Aangezien je je eigen mailserver hebt, heb je je eigen domein zoals jouw_bedrijf.ru (of iets dergelijks). Voor alle medewerkers die zakelijke correspondentie moeten aangaan, maak in dit domein de juiste mailboxen aan en het is wenselijk dat de naam van de mailbox overeenkomt met de functie of het beroep van de medewerker, bijvoorbeeld: [e-mail beveiligd] _company.ru (dit is uw adres), [e-mail beveiligd] _company.ru (hoofd van de beveiligingsafdeling), [e-mail beveiligd] _company.ru (persdienst) enzovoort.

Tegelijkertijd moeten alle werknemers worden gewaarschuwd dat zakelijke post alleen voor zakelijke doeleinden mag worden gebruikt! Geen registraties op forums en chats, geen flirten met willekeurige kennissen, geen persoonlijke correspondentie, en vooral, dit adres mag in geen geval "schijnen" op webpagina's.

3. Alle e-mail die via de mailserver gaat, moet worden gecontroleerd op spam en virussen.

Dit is met name een van de taken van het maken en onderhouden van uw eigen mailserver - gecentraliseerd scannen op virussen en spam.

4. Alle e-mail die door de mailserver gaat, moet worden gedupliceerd en opgeslagen (gearchiveerd) op een afgelegen plek

Spionage? Precies! Gewoon omdat u uw eigen zakelijke e-mail dupliceert - dit is geen spionage, maar een redelijke zakelijke beveiligingstool. U zou alle e-mailstromen die door de mailserver gaan binnen handbereik moeten hebben. Bovendien is het wenselijk dat niemand hiervan op de hoogte is, behalve u, de beheerder (die dit technisch zal verzorgen) en eventueel het hoofd van de beveiligingsdienst.

Ik ken gevallen waarin het alleen dankzij zo'n vooruitziende blik was dat het management van het bedrijf een rat kon identificeren die de geheimen van het bedrijf aan concurrenten verkocht. Natuurlijk kan een rat slim zijn en geen zakelijke post gebruiken, maar de praktijk leert dat de meeste verraders er niet aan denken dat hun inkomende en uitgaande post ergens opgeslagen kan worden. Ze denken dat het voldoende is om het uit hun mailbox te wissen om geen sporen meer te vinden. Laat ze in deze gelukkige onwetendheid...

5. Reserveren van internetkanalen

Aangezien de mailserver zich in uw kantoor bevindt, is het noodzakelijk dat deze altijd toegankelijk is vanaf internet - anders kan de post niet op tijd worden bezorgd of zelfs verloren gaan. Daarom is de kwestie van een constant werkend internetkanaal vrij belangrijk. Natuurlijk heb je een hoofdkanaal waarlangs het hele bedrijf naar internet gaat. Het is echter niet genoeg! Het is absoluut noodzakelijk om te voorzien in een soort back-upkanaal in het geval van een "val" van het hoofdkanaal. Bovendien kan het back-upkanaal vrij eenvoudig en goedkoop zijn (in extreme gevallen is een gewone inbelverbinding ook geschikt - dat wil zeggen een telefoonverbinding met internet, hoewel nu meestal ISDN of ADSL als back-up wordt gebruikt - snelle internettoegang via gewone telefoonlijnen). Het is ook een back-up, en bovendien is het eigenlijk alleen bedoeld voor het ontvangen en verzenden van mail, in welk geval de kanaalbreedte er niet echt toe doet.

Het is ook logisch om een ​​apparaat aan te schaffen dat automatisch verbinding kan maken met het back-upkanaal in geval van problemen met het hoofdkanaal.

6. Alle e-mail moet zich fysiek op de server van het bedrijf bevinden

U hoeft gebruikers niet toe te staan ​​e-mail op hun lokale computers op te slaan en te verwerken - dit creëert een aanzienlijk beveiligingslek. Alle mail moet op de server staan. Alleen op deze manier kan het worden versleuteld en gearchiveerd (back-up), en kunnen ongeautoriseerde toegangspogingen worden gevolgd.

7. Het is wenselijk dat de toegang tot zakelijke mail binnen het netwerk veilig is.

Welnu, dat wil zeggen, zodat toegang tot e-mails in ieder geval met een duidelijke gebruikersidentificatie is. En toegang tot bijzonder belangrijke dozen moet worden gedaan met een verhoogd beveiligingsniveau - bijvoorbeeld door een gebruiker te identificeren met een smartcard, e-token of een ander software- en hardware-identificatiehulpmiddel.

8. Elke toegang tot zakelijke e-mail van buitenaf moet worden geweigerd of beveiligd

Het komt vaak voor dat medewerkers (en uzelf) van buitenaf toegang moeten hebben tot bedrijfsmail - via een webinterface of bijvoorbeeld via een GPRS-mobiele telefoon (handheld computer). Als een dergelijke toegang echt nodig is, moet deze worden voorzien van alle veiligheidsmaatregelen.

Er zijn speciale methoden (programma's) voor veilige toegang tot mail en computers via de webinterface. Daarnaast is er een zeer effectieve oplossing ontwikkeld voor veilige toegang via mobiele communicatie met GPRS. (Ik bedoel Blackberry-technologie.)

Stel je een gewoon kantoor voor met veel verschillende papieren die erin circuleren. In het computertijdperk wordt deze situatie een anachronisme: het is voor iedereen met een gezond verstand duidelijk dat documenten waarvoor geen handtekening en zegel nodig zijn (en dat zijn de meeste), heel goed mogelijk is om niet af te drukken, maar over te dragen van werknemer tot werknemer rechtstreeks in elektronische vorm - de manier waarop ze worden voorbereid en opgeslagen ... Intra-office e-mail is de beste keuze voor een dergelijke overdracht; het zal er ook voor zorgen dat de bevelen en bevelen van de directeur worden gecommuniceerd aan het grote publiek, de organisatie en de controle over de uitvoering van lopende werkzaamheden.

Als u een mailsysteem heeft, hoeven medewerkers die samen een document moeten opstellen niet bij elkaar te komen, of naar elkaar toe te rennen met diskettes, of zelfs maar te bellen om te melden dat de volgende versie in die en die openbare directory op de server - elke Nadat hij zijn deel van het werk heeft voltooid, stuurt hij het materiaal gewoon door naar de volgende: het is zowel sneller als handiger.

Als het bedrijf is aangesloten op internet en elke medewerker zijn eigen e-mailadres heeft, is het opzetten van intra-office post natuurlijk geen probleem. Niet iedereen heeft echter zo'n luxe, zeker niet in de provincies. Hieronder beschrijven we een van de mogelijke oplossingen die beschikbaar zijn, zelfs als er geen internetverbinding is.

E-mail zonder internet

Elektronische post op internet is het meest verspreide en bekende, maar verre van het enige postsysteem. Dergelijke systemen bestaan ​​voor bijna alle soorten computernetwerken, en niet alleen voor netwerken: het mail-commando in het Unix-besturingssysteem was bijvoorbeeld oorspronkelijk bedoeld om berichten uit te wisselen tussen gebruikers van dezelfde machine die op verschillende terminals werkten.

In Windows werd in versie 3.11 voor werkgroepen ingesloten e-mail naast netwerkondersteuning geïntroduceerd. De levering van het besturingssysteem omvatte echter alleen het Microsoft Mail-clientprogramma, dat het lezen en verzenden van brieven mogelijk maakt, en de Microsoft Exchange-server, die verantwoordelijk is voor het bezorgen van berichten aan geadresseerden, moest apart worden aangeschaft. In Windows 95 was de situatie vergelijkbaar, maar in Windows 98 veranderde het: met de introductie van internettools in het systeem verving Outlook Express (een internetmailclient) de map Inbox (Microsoft Exchange-client). Als Exchange-client was er nog Microsoft Outlook van de Microsoft Office-suite, die ook prima werkt met internetmail.

Oké, zeg je. En wat heeft dit allemaal met mijn bedrijf te maken als het niet is aangesloten op internet en er ook geen geld in het budget zit om Microsoft Exchange Server aan te schaffen? En dit is wat: voor Windows zijn er veel mailserverprogramma's, en onder hen zijn er vrij eenvoudige en goedkope programma's die niet over de geavanceerde mail- en groepsplanningsmogelijkheden van Exchange beschikken, maar ze kunnen op de meest gewone worden geïnstalleerd (soms niet eens een speciale) computer, zeer gemakkelijk te beheren en kan de post voor kleine kantoren vrij goed aan.

Het is redelijk om een ​​server te kiezen die werkt met dezelfde e-mailprotocollen als die welke op internet worden gebruikt, aangezien u er dan geen clientprogramma voor hoeft aan te schaffen en te beheersen - elke internetmailclient is voldoende (de bovengenoemde Outlook Express en Outlook, Netscape Messenger, The Bat! enz. enz.). En als het bedrijf bijvoorbeeld een modemverbinding met internet heeft, kun je met zo'n server eenvoudig de uitwisseling van e-mail met de buitenwereld organiseren.

Het SLmail-programma van Seattle Lab is zo'n server. Het is ontworpen voor het uitwisselen van berichten binnen een relatief kleine organisatie (hoewel er onlangs een versie is verschenen waarbij het aantal gebruikers niet beperkt is), en als je permanente of sessietoegang tot internet hebt, kun je ook externe e-mail verzenden en ontvangen : mailprotocollen POP3, SMTP en UUCP worden ondersteund. SLmail kost onvergelijkbaar minder dan solide mailservers, variërend van $ 199 tot $ 849, afhankelijk van het aantal gebruikers; stelt minimale eisen aan de hardwarebasis: als er weinig gebruikers zijn, kan zelfs een machine met een 486-processor en 16 MB RAM voldoende zijn; uiterst eenvoudig te beheren: om de prestaties te configureren en te onderhouden, hoeft u niet de kwalificaties van een systeembeheerder te hebben - dit ligt binnen de macht van de meest gewone gebruiker. Op het moment van schrijven is de nieuwste versie SLmail 4.3.

Hieronder beschrijven we hoe u met SLmail werkt, maar eerst een paar woorden over het kiezen van een clientprogramma.

Waarom Microsoft Outlook?

Van alle programma's die met internetmail werken, neemt Microsoft Outlook een speciale plaats in, omdat het niet alleen een e-mailclient is, maar ook een persoonlijk informatiesysteem. In het Westen is Outlook het meest populaire en algemeen erkende hulpmiddel voor het organiseren van werk op een computer.

Outlook-functies omvatten e-mail, takenlijsten, afspraken, evenementen en vergaderingen en een elektronisch telefoonboek. Met andere woorden, dit programma is even noodzakelijk voor zowel de manager als de gewone werknemers. Als e-mailclient is het specifiek gericht op de elektronische documentenstroom binnen het bedrijf, waarvan de organisatie ons doel is. Andere mailers zijn in de eerste plaats bedoeld voor het uitwisselen van berichten via internet, hoewel ze natuurlijk ook voor interne correspondentie kunnen worden gebruikt.

Op computers waarop Microsoft Office is geïnstalleerd, is Outlook daarom natuurlijk de ideale client. Waar het niet beschikbaar is, is elk ander e-mailprogramma voldoende. De gemakkelijkste manier is om Outlook Express te gebruiken, dat wordt geleverd met Windows 98 en ook beschikbaar is op de meeste computers met Windows 95. Werknemers met individuele voorkeuren kunnen echter kiezen welke ze het beste vinden.

Het mailsysteem instellen

Het configureren van een mailsysteem op basis van SLmail bestaat uit drie stappen: het installeren van het programma, het configureren van de mailserver en het configureren van lokale stations. Installatie vereist slechts antwoorden op enkele standaardvragen van de gebruiker en behoeft geen gedetailleerde overweging. Laten we er rekening mee houden dat als het bedrijf binnenkort toegang heeft tot internet of van plan is om binnenkort toegang te krijgen tot internet, het beter is om SLmail te installeren op de computer die dient (waarschijnlijk zal dienen) voor communicatie met de ISP. En aangezien het programma constant moet draaien, is het verstandig om de snelkoppeling in het opstartmenu van de server te plaatsen, zodat het opstart met Windows. Na het starten van SLmail verschijnt een pictogram in het systeemvak van de taakbalk:

Het opzetten van een mailserver omvat:

• identificatie van de mailserver;
• configureren van het TCP/IP-protocol;
• het lmhosts.sam-bestand corrigeren;
• configureren van het SLmail-programma;
• gebruikersmailboxen maken;
• post instellen.

De setup van het lokale station is een uitgeklede serverconfiguratie: hierop moet je TCP / IP configureren, lmhosts.sam repareren en mail configureren. Laten we nu elk van de bovenstaande bewerkingen in meer detail bekijken.

Identificatie van de e-mailserver

Het identificeren van een mailserver is het bepalen van de naam. Natuurlijk heeft de machine waarop u SLmail hebt geïnstalleerd een naam, omdat deze is verbonden met het lokale netwerk, maar het is raadzaam om de bestaande naam te wijzigen in degene die u in de toekomst op internet wilt registreren (Fig. 1) . Klik hiervoor met de rechtermuisknop op het pictogram "Netwerkomgeving" en selecteer "Eigenschappen" in het menu. Ga in het "Netwerk"-venster dat wordt geopend naar de pagina "Identificatie" en geef een nieuwe naam op voor de machine - stel firma.ru. (De werkgroep die is toegewezen aan de machine op het lokale netwerk hoeft niet te worden gewijzigd.)

TCP/IP-protocol configureren

Om de mailclient te laten communiceren met de mailserver, is het noodzakelijk dat het computernetwerk van het bedrijf werkt via het TCP/IP-protocol. TCP / IP-ondersteuning is ingebouwd in Windows, maar is niet standaard geïnstalleerd, dus u moet deze mogelijk installeren en configureren. (Als u dit al heeft gedaan, kunt u dit gedeelte overslaan.)

Om de werking van het lokale netwerk niet te verstoren, is het voor het installeren van TCP / IP noodzakelijk om het momenteel gebruikte netwerkprotocol (bijvoorbeeld NetBEUI) als standaardprotocol te maken. Open hiervoor de pagina "Configuratie" in het venster "Netwerk", selecteer NetBEUI in de lijst met geïnstalleerde componenten (Fig. 2) en klik op de knop "Eigenschappen". Selecteer in het nieuwe venster het tabblad "Aanvullend" en schakel de modus "Dit protocol standaard gebruiken" in.

De volgende stap is het toevoegen van het TCP/IP-protocol. Klik op dezelfde configuratiepagina op de knop Toevoegen, geef het componenttype op als Protocol en selecteer Microsoft in de lijst met fabrikanten en TCP / IP in de lijst met protocollen. Klik OK. Dan verschijnt TCP/IP in de lijst met geïnstalleerde componenten.

Selecteer het, klik op de knop "Eigenschappen", ga in een nieuw venster naar de pagina "IP-adres", vink het vakje "Specificeer het IP-adres expliciet" aan en voer vervolgens de vereiste waarden in voor het IP-adres en subnetmasker ( zien). In afb. 3 toont een mogelijk netwerkdiagram waarin aan de mailserver het adres 222.222.222.10 is toegewezen, aan zeven lokale stations adressen van 222.222.222.11 tot 222.222.222.17 en het subnetmasker 255.255.255.0 is.

Rijst. 3. IP-adressen en subnetmasker kunnen bijvoorbeeld

Controleer na het configureren van TCP / IP of het correct werkt met behulp van de opdracht ping, die IP-verbindingen pingt voor de opgegeven adressen. Start eerst een MS-DOS-sessie ("Start? Programma's? MS DOS-sessie") op de mailserver en voer de opdracht in bij de DOS-prompt:

Ping 222.222.222.10

Het programma stuurt naar het opgegeven adres 222.222.222.10, d.w.z. op het adres van de server zelf vier testpakketten. Als het protocol correct is geconfigureerd, zullen ze het bereiken en antwoorden ontvangen, zo niet, dan gaan de pakketten verloren (Fig. 4).

Voer de opdracht op lokale stations op dezelfde manier uit:

Ping 222.222.222.11

(geef voor elke machine zijn eigen adres op), en daarnaast het commando:

222.222.222.10 pingen

De succesvolle voltooiing ervan geeft aan dat er een verbinding is met de server.

Het lmhosts.sam-bestand corrigeren

Het bijwerken van het bestand lmhosts.sam op netwerkcomputers is alleen nodig als automatische naamherkenning niet beschikbaar is. Om te bepalen of je het nodig hebt, gebruik je het ping-programma opnieuw, maar in een andere vorm. Geef op de mailserver de opdracht:

Ping firma.ru

Als het programma op dezelfde manier reageert op de firma.ru-naam als op het IP-adres 222.222.222.10, zijn er geen wijzigingen nodig. Zo niet, dan betekent dit niet noodzakelijkerwijs dat er geen naamgevingsservice (zoals WINS) op het netwerk is geïnstalleerd: misschien kent hij gewoon de naam van de mailserver niet, en dan hoeft de netwerkbeheerder hem alleen bij deze service te registreren . Voeg anders op alle computers de volgende regel toe aan het einde van het bestand lmhost.sam in de Windows-map:

222.222.222.10 firma.ru

Het zal de firma.ru-naam koppelen aan het IP-adres 222.222.222.10 (Fig. 5). Om lmhosts.sam te bewerken, gebruikt u een teksteditor zoals Windows Kladblok (Start? Programma's? Accessoires? Kladblok). Als u klaar bent met deze procedure, controleert u of de servernaam wordt herkend door hetzelfde commando uit te voeren:

Ping firma.ru

Een succesvolle uitwisseling van pakketten betekent dat alles correct verloopt.

SLmail configureren en gebruikerspostvakken maken

Deze twee bewerkingen worden alleen op de mailserver uitgevoerd. Voer daarop het programma SLmail Configuration uit ("Start? Programma's? SL Products? SLmail Configuration"). Om SLmail te configureren, gaat u naar de systeempagina en voert u de parameters in zoals getoond in Fig. 6.

Rijst. 6. Mogelijke SLmail-configuratie

Om een ​​mailbox aan te maken (Fig. 7), gaat u naar de pagina Gebruikers, klikt u met de rechtermuisknop in het vrije deel van het venster, selecteert u Nieuw en vervolgens Gebruiker in het menu dat verschijnt en voert u in het veld Volledige naam de naam van de gebruiker in. voor- en achternaam in Latijnse letters (bijvoorbeeld Bender Ostap), in het veld Wachtwoord - het wachtwoord voor hem, en in het veld Postbus - zijn postadres (bijvoorbeeld [e-mail beveiligd]).

E-mail instellen

De volgorde van stappen voor het instellen van e-mail is afhankelijk van het geselecteerde clientprogramma. Als het Microsoft Outlook is, opent u het Configuratiescherm (Start? Instellingen? Configuratiescherm) en start u het hulpprogramma Mail. De details variëren enigszins, afhankelijk van de versie van het programma, maar uiteindelijk wordt u naar een configuratievenster met meerdere pagina's geleid, waar u de vereiste informatie op de pagina's Algemeen, Servers en Verbinding op dezelfde manier moet invoeren als weergegeven in afb. 8. Uiteraard moeten wachtwoorden en gebruikersadressen die zijn opgegeven bij het instellen van e-mail overeenkomen met die welke zijn ingesteld bij het maken van mailboxen. Merk op dat het configureren van de Outlook-mailclient meerdere gebruikers in staat stelt om elk met hun eigen e-mail op dezelfde machine te werken.

Werkt het allemaal echt?

Hiermee is de installatie voltooid en komt het cruciale moment voor het controleren van het mailsysteem. De eerste stap is om te proberen een e-mail naar jezelf te sturen vanaf de mailserver. Zolang de server draait en je de aanbeveling hebt opgevolgd om SLmail in het opstartmenu in te schakelen, zou het programma actief moeten zijn. Start Outlook, maak daarin een nieuwe e-mail aan met uw eigen adres en klik op de knop Verzenden.

Als alles correct is gedaan, verschijnt de brief onmiddellijk in de map "Inbox". In het geval van een fout, vindt u deze in de map Outbox. Dit betekent dat SLmail geen mailbox met dat adres op de server heeft gevonden. Controleer het adres in de brief nogmaals en zorg ervoor dat het adres en wachtwoord in de SLmail- en mailclientconfiguraties overeenkomen - blijkbaar is er ergens een typefout.

Nadat de brief aan zichzelf de geadresseerde heeft gevonden, stuurt u het bericht naar een andere gebruiker. Nadat u op de knop "Verzenden" hebt geklikt, verschijnt deze onmiddellijk in de map "Verzonden items". Maar wacht, verheug je, kijk eerst of het daar is aangekomen: open Outlook op de gewenste computer en kijk in je Postvak IN. Als je brief erin zit, kun je jezelf feliciteren met je succes. Helaas is het heel goed mogelijk dat u geen tekens van een nieuwe brief zult zien - dan zult u stap voor stap alle fasen van het opzetten van het e-mailsysteem op deze machine opnieuw moeten controleren. En pas nadat de mail op alle computers in het netwerk begint te werken, kan de controle als voltooid worden beschouwd. Mobiliseer je aandacht, wees geduldig, en het geluk zal met je zijn.

OVER DE AUTEUR

Svetlana Aleksandrovna Shlyakhtina- docent computertechnologie, auteur van een reeks boeken voor gebruikers.

SLmail is een mailserver voor lokale TCP/IP-netwerken.

Systeem vereisten: PC met 486-processor of hoger (versie 2.7), Pentium (versie 4.3); RAM vanaf 16 MB en minimaal 5 MB op de harde schijf (de benodigde hoeveelheid RAM en schijfruimte is afhankelijk van het aantal gebruikers); Besturingssysteem Windows 95 OSR2, 98 of NT 4.0 met Service Pack 2 (versie 2.7), Windows NT 4.0 met Service Pack 3 (versie 4.3).

Prijs:$ 199 (12 gebruikers) tot $ 849 (onbeperkt aantal gebruikers); Er is een proefperiode van 15 dagen voorzien.

laboratorium in Seattle

IP-adres en subnetmasker

TCP/IP-netwerken gebruiken 32-bits IP-adressen om computers te identificeren, meestal geschreven als vier decimale getallen van 0 tot 255 (elk getal staat voor één byte van het adres), gescheiden door punten (bijvoorbeeld 109.26.17.100).

Het adres bestaat uit een netwerknummer en een lokaal knooppuntnummer. Er zijn drie formaten of klassen van adressen. In klasse A-adressen is de meest significante bit nul, de volgende zeven definiëren het netwerk en de laatste 24 definiëren het lokale knooppunt. In klasse B zijn de twee meest significante bits van het adres 1 en 0, het netwerk is 14 en het knooppunt is 16 bits. In klasse C zijn de eerste drie bits 1, 1 en 0, 21 bits worden toegewezen voor het netwerknummer en 8 voor het knooppuntnummer.

Uiteraard moeten alle machines in het bedrijf adressen krijgen met hetzelfde netwerknummer en verschillende knooppuntnummers. Als het netwerk niet is verbonden met internet, kiest de beheerder zijn nummer naar eigen goeddunken, maar om conflicten in de toekomstige verbinding van het bedrijf te voorkomen

met internet, is het wenselijk om adressen te gebruiken in het bereik dat overeenkomt met een netwerk van klasse C. Het is gemakkelijk te berekenen dat er in een dergelijk netwerk niet meer dan 256 knooppunten kunnen zijn (in feite is hun aantal zelfs nog minder, omdat verschillende adressen zijn gereserveerd voor speciale behoeften), maar voor een klein kantoor is dit voldoende.

Bovendien moet op elke machine een zogenaamd subnetmasker worden ingesteld. Het is hetzelfde voor alle machines en bepaalt welke bits van het IP-adres vast zijn binnen een bepaald netwerk, en welke verschillend kunnen zijn. Bits die moeten overeenkomen in alle adressen van een bepaald netwerk (dat wil zeggen, gerelateerd aan het netwerknummer of ongebruikt) worden ingesteld op 1 in het masker, en de bits die kunnen verschillen (dat wil zeggen, gerelateerd aan het aantal knooppunten) worden ingesteld op 0. Masker wordt op dezelfde manier geschreven als een IP-adres - als vier decimale getallen in het bereik van 0 tot 255, gescheiden door punten. 255.255.255.0 is bijvoorbeeld het 256-host klasse C-netwerkmasker en 255.255.255.192 is het 64-host kleine netwerkmasker.

Nu kunt u taken voor verkoop, projecten en bedrijfsontwikkelingsplannen in één enkele toegang verzamelen. Nu kunt u hier ook met e-mail werken. Met Mailcollector kunt u brieven uit meerdere mailboxen tegelijk bekijken, brieven lezen, verzenden, beantwoorden en doorsturen vanuit de A2B-interface. Een full-text zoeken op adressen, onderwerp en tekst van de brief is ook geïmplementeerd. Met behulp van de collector kunt u de tijd die u besteedt aan het werken met brieven en taken aanzienlijk verminderen: u hoeft geen verschillende e-mailaccounts te openen en logins / wachtwoorden in te voeren, mailboxen te bekijken, zelfs als er geen nieuwe brieven zijn. Nu kunt u slechts één tabblad open houden - A2B. Hier zijn taken, plannen en e-mail.

2014. Bitrix24 wil internet vervangen

Wat te doen als alle mogelijke functies al in uw softwareproduct zijn geïmplementeerd? De makers van het Bitrix24 social intranet worden steeds vaker met een dergelijk probleem geconfronteerd. Maar ze vinden nog steeds nieuwe ideeën die steeds globaler worden. De nieuwste versie van de service wil alle bedrijven die Bitrix24 gebruiken (en binnenkort natuurlijk 100% van de bedrijven in de wereld) verenigen in één enkel metanetwerk. In dit netwerk kunt u bellen en videobellen met uw partners en klanten via interne communicatie - via Bitrix24. U kunt hen ook berichten sturen via interne post. E-mail - niet meer nodig! En dan ... u kunt voorspellen dat binnenkort klanten zelf aan uw CRM-systeem worden toegevoegd, u taken rechtstreeks kunt stellen aan de medewerkers van het leverancierbedrijf en dat intercorporate-documenten worden ondertekend met een elektronische handtekening en opgeslagen in een enkele kopie in Bitrix24.

2013. VMware verkoopt Zimbra en SlideRocket

Blijkbaar had Aaron Levy gelijk. Met de ontwikkeling van SaaS-technologieën op het gebied van bedrijfssoftware is het niet langer winstgevend om alle applicaties van één leverancier te kopen (en is het voor leveranciers niet winstgevend om volledige stapels bedrijfsapplicaties te verzamelen). VMWare heeft de afgelopen jaren geprobeerd een stapel bedrijfssoftware voor zichzelf te kopen, en nu verkoopt het deze om zich te concentreren op waar ze echt goed in zijn: virtualisatiesystemen. In maart verkocht VMWare zijn online presentatieservice SlideRocket aan ClearSlide, een Amerikaans bedrijf dat gespecialiseerd is in IT-producten voor verkopers, en heeft het zijn samenwerkingssysteem vandaag verkocht aan Telligent, ontwikkelaar van gemeenschapsvormende oplossingen. Ter herinnering: WMWare Zimbra van Yahoo! in 2010 jaar. De video toont het nieuwste inspirerende verhaal van VMWare over wat Zimbra is.

2011. Google+ integreert in Gmail

Doorgaans positioneren bedrijven die intranetportals ontwikkelen en verkopen deze als e-mail. Zoals nu, in plaats van eindeloze overdracht, kunnen uw gebruikers op één plek met gegevens werken. Maar in het geval van Google zal dit natuurlijk niet gebeuren. Google ziet graag dat bedrijven GMail gebruiken als een sociale intranetoplossing en niet stoppen met het gebruik ervan. Daarom zijn beide oplossingen nu nauw geïntegreerd. Gmail heeft nu de mogelijkheid om nieuwe filters te maken - voor Google+ kringen. Als u dus een kring voor een team op Google+ maakt, kunt u alle e-mails met betrekking tot dat team afzonderlijk in de e-mail bekijken. En in de rechterkolom naast de brief zie je het laatste bericht van dit contact op Google+. Bovendien worden Gmail-contacten nu bijgewerkt als uw werknemer ze bijwerkt op hun Google+ profiel. Zo is je adresboek altijd up-to-date.

2011. Softline heeft Microsoft Office Web Apps ingebouwd in Deskwork

Softline heeft een nieuwe oplossing Full Office aangekondigd, een zakelijke DeskWork-portal met ingebouwde documenteditors Microsoft Office Web Apps en Outlook Web App. Gebruikers kunnen rechtstreeks vanuit de portal met Word-, Excel-, PowerPoint-, OneNote- en Outlook-applicaties werken, ongeacht of Microsoft Office op hun computer is geïnstalleerd of niet. U kunt toegang krijgen tot uw zakelijke e-mail door de snelle navigatie naar Outlook Web App te gebruiken. "Full Office" is geïnstalleerd op de server van het bedrijf, wat diegenen zal plezieren die nog steeds bang zijn om online editors op internet te gebruiken. Om de oplossing te gebruiken, moet u naast de DeskWork-licentie een bestelling plaatsen voor de zakelijke producten MS Office 2010 en MS Exchange 2010, als deze niet eerder zijn aangeschaft.

2010. 1C-Bitrix: Corporate portal 9.0 videocommunicatie toegevoegd, integratie met e-mail

De nieuwe versie van de intranetoplossing 1C-Bitrix: Corporate Portal 9.0 zal gebruikers verrassen met een overvloed aan nieuwe functies. Allereerst zijn dit nieuwe mogelijkheden voor communicatie op het intranet. Je kunt een medewerker nu heel eenvoudig rechtstreeks vanuit zijn profiel op de portal bellen voor een videosessie. Daarnaast plan en organiseer je een videomeeting voor 6 deelnemers. Voor videocommunicatie wordt nu de dienst Videoport gebruikt. Binnenkort beloven ze VideoMost.com als optie aan te sluiten. 1C-Bitrix heeft de prijzen voor videocommunicatie nog niet bekend gemaakt, maar bij Videoport kost het vanaf 290 roebel/maand voor een videoconferentieruimte voor 6 personen + een onbeperkt aantal één-op-één videogesprekken.

2009. Kerio Technologies introduceert VPN-client voor Mac-platform

Kerio Technologies, een ontwikkelaar van informatiebeveiligingssystemen en software voor het werken met e-mail, heeft een VPN-client aangekondigd voor de Kerio WinRoute Firewall, die op het Mac-platform draait. Kerio WinRoute Firewall is een uitgebreide oplossing voor internettoegangscontrole en informatiebeveiliging, met een ingebouwde SSL VPN-server die veilige externe toegang tot het bedrijfsnetwerk biedt. Met de nieuwe Kerio VPN-client kunnen Mac-gebruikers op dezelfde manier werken met beveiligde bestanden en servers als pc-gebruikers. De firewall heeft antivirusscan- en inhoudfiltermogelijkheden voor al het VPN-verkeer. Het product bevat tools voor netwerktaakverdeling, toegangsbeleidsbeheer en analyse- en rapportagetools.

De toekomst van Hula's open source e-mail- en agendaserver was onzeker toen Novell zijn financiering terugtrok en zijn bijdragers terugtrok (in een tijd dat er nog maar een paar maanden over waren voordat de eerste versie van de server werd uitgebracht). Het Hula-team kwam, na de vooruitzichten van het project te hebben overwogen, tot de conclusie dat het de investering erin niet rechtvaardigt. Hula's aankondiging begin vorig jaar was twijfelachtig door sommige waarnemers, die vroegen of de markt een andere mailserver nodig had. Vanuit het oogpunt van de Hula-ontwikkelaars is het meest geavanceerde onderdeel de webinterface voor toegang tot de server. Echter, zoals de auteurs aangeven, is het onwaarschijnlijk dat iemand Hula zou willen implementeren om hun werk met webgebaseerde mail te organiseren, aangezien de meeste bedrijven al een soort mailserver gebruiken. Desalniettemin spreken de programmeurs die betrokken waren bij de totstandkoming van Hula nog steeds de hoop uit dat het project zich zal blijven ontwikkelen als een geïntegreerd open source mailplatform.

2003. Er verscheen een ingebouwde messenger in Lotus Notes 6.5

De nieuwe versie van Lotus Notes 6.5 voegde integratie toe met de zakelijke messenger IBM Lotus Sametime. Nu kunnen gebruikers van de Lotus Notes-client de huidige online status van collega's overal zien en met één klik een chat met hen starten, bijvoorbeeld in het adresboek. Bovendien kunnen ontwikkelaars met de Lotus Domino Designer 6.5-toepassingsontwerper online statusindicaties insluiten en chatten in elke toepassing op het Lotus Domino-platform.

2002. MUST HAVE: zakelijke webmail

De browser is in feite het belangrijkste werkinstrument geworden voor toegang tot een groot aantal verschillende CIS-toepassingen, waaronder e-mail. Het gebruik van de webinterface vereenvoudigt het onderhoud van het zakelijke mailsysteem aanzienlijk. Daarnaast is de webinterface vereist voor die medewerkers die bijvoorbeeld op zakenreis toegang moeten hebben tot zakelijke e-mail vanaf de pc van anderen. Osterman Research heeft Amerikaanse organisaties ondervraagd over trends in het gebruik van webgebaseerde e-mailsystemen. Dit zijn de resultaten van deze beoordeling: 1. De meeste organisaties bieden hun medewerkers nu toegang tot webmail. Bij kleine bedrijven (tot 999 gebruikers) zo'n 82%, bij grote - 71%. Van alle organisaties die deze toegang bieden, verstrekt 69% deze aan alle werknemers en 31% aan slechts enkele. Bovendien zijn de eerstgenoemden vaker kleine bedrijven. De meeste organisaties bieden toegang tot webmail via servers die zich op het bedrijfsnetwerk achter een firewall bevinden; sommige gebruiken de openbare mailsystemen van internetserviceproviders of de mailsystemen van uitbestede serviceproviders. Ondanks de beschikbaarheid van een webinterface, d.w.z. een internetbrowser, gebruikt 87% van de werknemers “gewone” e-mailclients, 18% gebruikt een webinterface, 5% gebruikt draadloze apparaten en 4% gebruikt een bedrijfsportaal met e-mailfunctionaliteit (in totaal meer dan 100%, aangezien een aantal medewerkers meerdere toegangsmethoden tot e-mail tegelijk gebruikt) .5. De grootste zorg voor webmailbedrijven is beveiliging, zoals aangegeven door 29% van de organisaties. Gebrek aan functies die beschikbaar zijn in "gewone" e-mailclients (22%), problemen met gebruikers (10%) en slechte prestaties (7%) werden ook opgemerkt. Bedrijven die zijn afgestapt van webmail, noemden bezorgdheid over de veiligheid als de belangrijkste reden voor hun beslissing. Een andere reden is het ontbreken van webmail.

1996. E-mail is het belangrijkste hulpmiddel op het intranet

Onderzoeksbureau Arthur Andersen publiceerde deze week een onderzoek waaruit bleek dat e-mail de meest effectieve samenwerkingstool is in ondernemingen. Volgens het rapport gebruikt 90% van de ondervraagde kantoormedewerkers e-mail gemiddeld 23 keer per week. Planningstools komen op de tweede plaats in populariteit, gevolgd door bedrijfsforums en taakbeheersystemen. Dit feit wordt bevestigd door de "grote drie" leveranciers van intranetsystemen voor samenwerking: Microsoft (Exchange), IBM (Lotus Notes) en Novell (GroupWise). Al deze producten hebben kalenders, taken en een gedeelde database. Toch worden al deze systemen door gebruikers gekoppeld aan zakelijke mail. De leiders van de Grote Drie noemen de eenvoud van e-mail als de belangrijkste reden voor dit fenomeen.

1996. Met Lotus Domino II kunt u een browser en e-mailclient gebruiken in plaats van Lotus Notes

IBM demonstreerde vandaag een nieuwe versie van Lotus Domino Server op PC Expo. De eerste versie van Domino is een maand geleden gelanceerd. Het bevat een geïntegreerde webserver en geeft u toegang tot alle Lotus Notes-informatie via een HTML-browser. Met de tweede versie van Domino kunnen gebruikers het gebruik van het propriëtaire protocol en de propriëtaire Lotus Notes-client volledig opgeven en een browser en elke e-mailclient voor hun werk gebruiken. Dit wordt bereikt door ondersteuning van open protocollen voor gegevensoverdracht: TCP / IP, HTTP, SMTP, POP3, IMAP4, LDAP. IBM gaat dus afstand doen van het gebruik van replicatietechnologie, wat lange tijd het belangrijkste voordeel van Lotus Notes was. Domino II is IBM's reactie op het Netscape Intranet-project, dat als doel heeft om in de komende 18 maanden een intranetoplossing te leveren.

E-mail hiermee kunt u niet alleen tekstberichten verzenden, maar ook alle documenten, binaire bestanden, geluids- en videofragmenten. Hierdoor is het mogelijk om snel brieven en diverse zakelijke documenten uit te wisselen. Als u de e-mail gebruikt die is opgenomen in Ramen, dan hoeft u alleen maar een brief op te stellen en eventueel het betreffende document aan deze brief toe te voegen en uw handtekening te zetten. Een muisklik - en de gebruiker krijgt een adresboek, waarin de gewenste geadresseerde eenvoudig wordt geselecteerd, nog een klik - en de brief wordt verzonden.

Na ontvangst van de brief kan de correspondent kennis nemen van de mening van zijn collega, zijn eigen correcties, opmerkingen of suggesties aanbrengen en, indien nodig, de brief doorsturen naar andere specialisten voor overleg. Op dit moment kan de afzender van de brief zich bezighouden met ander werk, en daardoor neemt de productiviteit van zijn werk dramatisch toe. Na enige tijd ontvangt de afzender een reactie, die visa, beoordelingen en meningen kan bevatten van iedereen die aan de discussie heeft deelgenomen. Als u bovendien op uw computer installeert MicrosoftFormulieren Ontwerper, dan worden de mogelijkheden van mail praktisch onbeperkt: je kunt de routing van een document met goedkeuring organiseren, herinneringen, waarschuwingen, standaardberichten, enz.

Bij het invoeren van de e-mail zal de gebruiker onmiddellijk een reeks berichten opmerken die zijn gemarkeerd als "Telefoongesprek". Na zo'n bericht te hebben geopend, ziet hij op het beeldscherm een ​​standaardformulier met daarin een aantal standaardvelden en vlaggen zoals "Wie heeft gebeld", "Gevraagd om terug te bellen", "Zal later terugbellen", enz. het telefoonnummer van de beller wordt ook in aparte velden vastgelegd. Zo'n formulier is eenvoudig in te vullen en te lezen, en als een modem of elektronische secretaresse is aangesloten op de computer van de gebruiker, hoeft u slechts op één knop op het formulier te drukken om terug te bellen.

PlannerMicrosoft Schema+ helpt bij het organiseren van een zakelijke bijeenkomst met meerdere medewerkers. Gebruik je hiervoor een telefoon of gewoon mail, dan kan het meer dan een uur duren om voor iedereen een geschikt tijdstip af te spreken. Ingebouwde groepsplanning toepassen Schema+, inbegrepen ramen, stelt u in staat dit in enkele minuten te doen. In dit geval hoeft u alleen maar de agenda's van collega's te bekijken, ze over elkaar heen te leggen en een tijd te kiezen die voor iedereen geschikt is, deze vervolgens in alle agenda's te markeren en per e-mail op de hoogte te stellen van het begin van de vergaderingen.

Ingebouwd ramen tool voor toegang op afstand Op afstand Toegang Onderhoud stelt u in staat om een ​​externe computer met het netwerk te verbinden via. modem, via inbel- of huurlijnen. Bovendien is de verbindingsprocedure volledig transparant voor de gebruiker: je hoeft alleen maar je naam en wachtwoord in te voeren. Na het aansluiten heeft de gebruiker van de remote computer het gevoel direct verbonden te zijn met het kantoornetwerk. Dus de tool voor externe toegang Op afstand Toegang Onderhoud stelt medewerkers, die vaak op zakenreis zijn, in staat niet "verdwaald te raken in het leven" en constant op de hoogte te zijn, toegang te hebben tot de nodige informatie en iets belangrijks te melden. Zo'n verbinding verloopt niet via een gewone netwerkkabel, maar via een remote access-kanaal, bijvoorbeeld via een telefoonlijn. In dit geval zijn alle netwerkbronnen beschikbaar voor de externe gebruiker. Hij is in staat, zelfs duizenden kilometers van het kantoor verwijderd, elk document af te drukken op een kantoorprinter. Bijzonder indrukwekkend is de bediening op afstand van client-serversystemen, wanneer de client-side gebruiker informatie van de databaseserver kan ontvangen.

Faxmodem-serviceprogrammaMicrosoft Bij Werk pc Fax stelt u in staat om het zonder secretaresse te doen bij het verzenden van faxberichten. Het proces van het opstellen en verzenden van een bericht is vergelijkbaar met het proces van het opstellen en verzenden van een e-mail. Het verschil is dat de naam van de in het systeem geïnstalleerde faxmodem in het adresboek als bestemmingsnaam wordt geselecteerd.

Er is nog een andere manier om faxberichten te verzenden. Als de gebruiker zich in een toepassingsprogramma bevindt (bijvoorbeeld een tekstverwerker), Woordvoorramen) en hij moet het bewerkte document verzenden, dan is het niet nodig om het voor te printen, de eerste pagina van het faxbericht af te drukken, ze aan elkaar te koppelen, in het faxapparaat te plaatsen en op de juiste plaats te bellen. Het volstaat om de opdracht "Afdrukken" in het menu van het toepassingsprogramma te selecteren en de faxmodem als printer op te geven. Hierdoor wordt automatisch de eerste pagina van het faxbericht aan het bericht toegevoegd. Nadat het afdrukken is voltooid, hoeft u zich geen zorgen meer te maken over verdere acties - alles wordt door het systeem gedaan. )

Ik zou het werk met e-mail in onze organisatie heel graag willen regelen, zodat medewerkers het correct gebruiken en e-mails opslaan. Waar moet je speciaal op letten? Hoe beheer ik de e-mail van mijn manager?

Antwoord geven

Werken met e-mail is in de meeste bedrijven en organisaties al lang een van de taken van een secretaresse. En als managers ook liever "ouderwets" werken, dan komt het beheer van e-mail volledig op de schouders van de secretaresse te liggen. Jongere leidinggevenden werken meestal alleen met post, maar in dit geval moet de secretaresse meestal berichten verwerken die op het adres van het bedrijf binnenkomen. In kleine bedrijven is het de secretaresse die de regels voor het werken met post en instant messages ontwikkelt en ervoor zorgt dat deze instructies door de werknemers worden opgevolgd.

Er zijn een aantal e-mailproblemen waar een secretaresse rekening mee moet houden:

1. In Rusland worden e-mail en instant messages nog niet als document erkend (maar kunnen door de opsporingsautoriteiten worden gebruikt in het kader van een strafrechtelijk onderzoek en tijdens procedures bij arbitragehoven).
In de meeste ontwikkelde landen van de wereld is de situatie anders - dergelijke berichten worden erkend als zakelijke documenten en kunnen in de rechtbank worden gebruikt bij het overwegen van zowel civiele als strafrechtelijke vorderingen. Daarom, als een bedrijf met buitenlandse partners werkt, moeten ze per e-mail alleen berichten worden verzonden die veilig kunnen worden verzonden in de vorm van een papieren document dat is gecertificeerd door zegels en handtekeningen.

2. In tegenstelling tot veel landen in de wereld heeft Rusland nog geen wettelijke eisen die bedrijven verplichten om e-mailberichten op te slaan. Maar zelfs als u uitsluitend met Russische bedrijven en particulieren werkt, moet u zich registreren en opslaan:

Berichten op basis waarvan verantwoorde zakelijke beslissingen worden genomen;

Berichten met informatie die voor het bedrijf van belang is of van historische waarde is;

Berichten van beledigende en bedreigende aard, voorbeelden van bijzonder irritante en storende "spam" voor het werk - voor verzending naar de onderzoeksinstanties.

De beslissing om het bericht op te slaan kan als volgt worden genomen: als een soortgelijk papieren document is geregistreerd en bewaard, dan moet het e-mailbericht ook worden bewaard. Het wordt aanbevolen om zowel verzonden als ontvangen berichten op te slaan.

De manier waarop elektronische informatie wordt opgeslagen, is afhankelijk van het documentbeheersysteem dat in de organisatie wordt gebruikt.

Als de documentenstroom op papier is, dan is het bericht zelf, de bijgevoegde bestanden en ten minste de bijbehorende basisgegevens (door wie, wanneer en aan wie het is verzonden, door wie en wanneer het is ontvangen, bovendien moeten de e-mailadressen worden ontsleuteld) moet worden afgedrukt, wordt het document afgedrukt en in het bijbehorende bestand geplaatst. Als de documentenstroom elektronisch is, moet u het bestand met het bericht opslaan in een van de "native" formaten van het e-mailsysteem, terwijl het wenselijk is dat alle service-informatie over de berichtoverdracht, evenals alle bijgevoegde bestanden , worden zoveel mogelijk bewaard.

De bewaartermijn voor een bericht is hetzelfde als voor een soortgelijk papieren document. Berichten die niet onderhevig zijn aan opslag, of berichten waarvan de opslagperiode is verstreken, moeten tijdig en regelmatig worden vernietigd - zowel om computerbronnen te besparen als om de informatiebeveiliging van het bedrijf te waarborgen.

Ook het opbergsysteem moet goed doordacht zijn. Helaas gaan veel bedrijven hier zeer nalatig mee om, maar er zijn ook bedrijven waar een centrale opslag van alle postcorrespondentie is geregeld.

Het probleem is vaak op de eenvoudigste manier opgelost: alles wordt opgeslagen. Naarmate meer en meer informatie zich ophoopt, veroorzaakt deze opslagmethode de volgende problemen:

Het opslaan van grote hoeveelheden e-mailberichten vereist aanzienlijke investeringen van de organisatie op het gebied van apparatuur, personeelskosten en andere middelen;

Als bij het opslaan van berichten het systeem van hun opslag niet is uitgedacht (indexering, systematisering, enz.), Dan wordt het zoeken naar de benodigde materialen erg moeilijk en duur.

Bij het werken met buitenlandse partners wordt aanbevolen alle belangrijke e-mailberichten (inclusief het organiseren van vergaderingen en andere evenementen, reizen, accommodatie, enz.) te bewaren, en het is raadzaam om een ​​elektronische kopie van het bericht te bewaren, zelfs als het werd afgedrukt, geregistreerd en in het dossier geplaatst, - in geval van juridische stappen. Bij het bepalen van de opslagperiode voor dergelijke berichten, moet u een advocaat raadplegen, vooral als deze betrekking hebben op contracten, waarvan geschillen zullen worden opgelost in overeenstemming met de wetten van elk land.

3. Vaak is het de secretaresse die ervoor verantwoordelijk is dat kantoormedewerkers hun door het bedrijf verstrekte e-mailbox alleen gebruiken voor het beoogde doel.

Het is nuttig om de regels (reglementen) voor het gebruik van e-mail op te stellen, goed te keuren en aan alle medewerkers voor te stellen. In het reglement kunnen met name de volgende bepalingen worden opgenomen:

De werkgever is eigenaar van alle zakelijke post, heeft het recht om deze te controleren en kan dit recht gebruiken. Werknemers moeten erop worden gewezen dat hun zakelijke e-mail wordt gecontroleerd door het beveiligingsteam van de organisatie. Het personeel moet ook worden voorgelicht over het gebruik van e-mail voor persoonlijk gebruik. Werknemers dienen zich ervan bewust te zijn dat overtredingen van de regels voor het gebruik van mail- en instant messaging-systemen kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen, tot en met beëindiging van het dienstverband.

Bij het verzenden van e-mailberichten en het gebruik van instant messages kan de mogelijkheid van ongeautoriseerde toegang daartoe niet worden uitgesloten (tenzij speciale beschermingsmiddelen worden gebruikt, zoals encryptie, elektronische handtekening, enz.), daarom mogen werknemers geen vertrouwelijke informatie en andere informatie op deze manier die het bedrijf verplicht is te beschermen (bijvoorbeeld de persoonsgegevens van medewerkers en klanten).

Alle medewerkers moeten worden uitgelegd hoe elektronische berichten moeten worden bewaard en vernietigd, aangezien velen van hen niet weten of niet zeker zijn van de verschillen tussen berichten die documenten zijn en moeten worden bewaard, en berichten die kunnen en moeten worden vernietigd.

4. In de zakelijke praktijk worden per e-mail verzonden berichten vaak verspreid onder een breed scala van mensen. Dit betekent dat communicatie net zo zorgvuldig moet worden opgesteld als officiële documenten.

Het is noodzakelijk om de zakelijke etiquette in acht te nemen, een goede stijl te behouden, de tekst te controleren op grammaticale fouten.

5. Directory van elektronische adressen (adresboek) is het belangrijkste document - in die zin dat het een van die informatiematerialen is die nodig zijn voor de organisatie, zowel voor het uitvoeren van zakelijke activiteiten als in geval van noodsituaties.

Kopieën van het adresboek moeten regelmatig worden bewaard en ten minste één van deze kopieën moet buiten het kantoor worden bewaard. Het is ook handig om een ​​gedrukte versie van het adresboek te hebben - het kan bijvoorbeeld handig zijn voor het verzenden van e-mailberichten via alternatieve communicatiekanalen (met behulp van een mobiele telefoon) tijdens een stroomstoring op kantoor.

Het wordt aanbevolen om het adresboek voldoende gedetailleerd in te vullen, met vermelding van ten minste de namen van organisaties en de namen en achternamen van personen - de eigenaren van de overeenkomstige adressen. Deze informatie kan zowel nuttig zijn voor het ontsleutelen van adressen bij het opslaan van berichten als documenten, als in gevallen waarin een andere werknemer post moet verzenden in afwezigheid van een secretaresse.

U moet de e-mailadressen van klanten en leveranciers kennen en in het adresboek opslaan, evenals de werk- en privé-e-mailadressen van werknemers. Dit is nodig om medewerkers te kunnen bereiken en per e-mail bij calamiteiten.

Hoe beheer ik de e-mail van mijn manager?

Gebleken is dat managers de verantwoordelijkheden voor het beheer van hun e-mail steeds meer verschuiven naar secretaresses. De secretaris kan zijn leidinggevende belangrijke hulp bieden bij het werken met elektronische correspondentie, namelijk:

· De secretaris kan de e-mail preview van de gids overnemen; tegelijkertijd worden berichten gesorteerd op onderwerp en belangrijkheid, en die daarvan worden geselecteerd die de manager zelf zal moeten bekijken. Dit is praktisch dezelfde technologie die wordt gebruikt in het papierwerk van grote organisaties.

· Net als bij papierwerk, kunnen de taken van de secretaris het selecteren van informatie omvatten over de kwesties die in de ontvangen berichten aan de orde komen, zodat de manager onmiddellijk na het lezen van de correspondentie de nodige beslissingen kan nemen.

· Secretaresses krijgen vaak de bevoegdheid om zelfstandig te reageren op e-mails over minder belangrijke zaken. Voor belangrijkere zaken kan de secretaris ofwel zelfstandig een conceptantwoord of -besluit opstellen, ofwel, zonder verdere instructies af te wachten, de voorbereiding van een dergelijke reactie door de staf organiseren. Alleen met deze manier van werken kan de leider de hele stroom e-mails aan.

Hoe gebruik ik e-mail en instant messaging binnen mijn organisatie?

Met behulp van e-mail en instant messages kan de secretaresse niet alleen zijn eigen werk efficiënter maken, maar ook dat van andere medewerkers. De overeenkomstige mogelijkheden worden al actief gebruikt in veel Russische staats- en commerciële structuren, vooral waar bedrijfscomputernetwerken zijn opgezet. Meestal worden e-mail en instant messages gebruikt om werknemers te waarschuwen en om snel informatie te communiceren over het volgende:

· Aanwezige en afwezige managers en sleutelmedewerkers. Deze informatie is voor veel medewerkers belangrijk, zeker wanneer het nodig is om documenten te ondertekenen.

Medewerkers vallen de secretaresse niet om de tien tot vijftien minuten lastig als ze via mail of instant messaging informatie krijgen of de manager aanwezig is en, als hij niet op kantoor is, wanneer hij verwacht wordt te verschijnen. Soms is het belangrijk om het personeel te informeren dat de manager van plan is het kantoor een paar uur te verlaten, omdat iemand van het personeel een dringend probleem kan hebben dat het beste kan worden opgelost voordat de manager vertrekt.

· Tijden en agenda's van vergaderingen en vijf minuten.

Deze informatie is belangrijk zodat medewerkers zich niet vergeten voor te bereiden en niet te laat komen voor deze vergaderingen.

· Nieuwe interne reglementen en bestellingen.

In de meeste organisaties gebeurt het vertrouwd maken met bestellingen "op de ouderwetse manier", wanneer een papieren document in de loop van de tijd van hand tot hand wordt doorgegeven. Het proces kan merkbaar worden versneld als het document zelf op de server van het bedrijf wordt geplaatst en per e-mail degenen die kennis moeten nemen van deze bestelling op de hoogte stelt en hen vraagt ​​​​naar de secretaris te gaan en op een papieren exemplaar te ondertekenen. En in dit geval hoeft u zich geen zorgen te maken over de veiligheid van het origineel.

· Deadlines voor het indienen van verschillende aanvragen (voor kantoorapparatuur, verbruiksartikelen, briefpapier, enz.).

· Diverse belangrijke evenementen, vergaderingen en evenementen.

Dergelijke herinneringen stellen werknemers niet alleen in staat om hun werkdag correct in te delen, maar helpen hen ook herinneren om hun collega een gelukkige verjaardag te wensen.

· E-mail en instant messages zijn onmisbaar als u de mening van werknemers over een bepaald onderwerp wilt weten.

Uit alles wat gezegd is, volgt dat de secretaresse een redelijk gevorderde gebruiker van het mailprogramma moet zijn. Ik wil uw aandacht vestigen op enkele extra functies van mailsystemen die handig zijn om onder de knie te krijgen:

· Bij de meeste postsystemen kunt u rapporten opvragen die de ontvangst en/of lezing van de brief door de geadresseerde bevestigen. Het wordt ten zeerste aanbevolen om deze functie te gebruiken bij het verzenden van belangrijke berichten.

· U kunt een handige structuur van mappen voor brieven maken en inkomende brieven regelmatig in deze mappen rangschikken.

· U moet ook leren werken met het adresboek en het herstellen in geval van een programmafout.