Използване на Excel като източник на данни за процеса на сливане. Сливане на документи на Microsoft Word Връзката с източник на данни се срива по време на обединяването

Процедурата за сливане се състои от няколко етапа.

Етап 1. Подготовка на данни от електронна таблица

Таблицата, която ще бъде обединена, трябва да отговаря на някои изисквания:

• в таблицата не трябва да има обединени клетки. По-скоро, ако таблицата съдържа обединени клетки, тогава трябва да сте подготвени за факта, че по време на експортирането сливането ще бъде отменено и съответно ще се образуват допълнителни празни редове и / или колони, което може да наруши структурата на таблицата. По принцип обединените клетки са зло :)
• всички колони трябва да имат уникални имена, които ще се използват при сливането. Ако първият ред с имената на колоните липсва в таблицата, тогава първият ред с данни ще го замени, което означава, че няма да участва в пощенския списък.

Като пример да вземем таблица със списък на клиентите на фитнес клуб "Отличен".

Етап 2. Подготовка на шаблон за документ на Word

На този етап в текстовия редактор Word се формира документ, в който данните от електронната таблица ще бъдат вградени в бъдеще. Текстът на този документ е обща част за всички писма.

Да предположим, че всички клиенти, чиято клубна карта изтича следващия месец, са планирани да получат имейли с известия.

Текстът на писмото ще бъде същият с изключение на обжалването, номера на клубната карта и срока на валидност. Тези данни ще бъдат импортирани от електронна таблица на Excel (маркирани в синьо)

Така на този етап общият за всички букви текст се отпечатва в документа на Word.

За по-удобна по-нататъшна работа при сливане се препоръчва да зададете параметъра Засенчващи полетав позиция Е винагиза разграничаване на вмъкнатите полета за сливане от нормалния текст. Когато е активирано, полетата се показват със сив фон. Естествено, този фон не се разпечатва.

Етап 3. Работа на съветника за сливане на MS Word

Отворете файла с писмо в MS Word.

Най-лесният начин за обединяване на данни е като следвате инструкциите в съветника за обединяване. Във версиислед Word2003 Стартира съветникът за сливанес помощта на бутонаЗапочнете сливанетов раздела Бюлетини

Във версии преди Word2007, трябва да изпълните командата от менютоУслуга - Писма и писма - Обединяване.Освен това за по-удобна работаверсии преди Word2007 можете да изведете лентата с инструменти Merge

Още веднъж обръщам внимание на факта, че бланката съдържа само общия за всички писма текст, така че обжалването изглежда така Уважение!а номерът и датата на картата липсват.

Работата на съветника за сливане включва 6 стъпки.

Етап 1:изберете вида на документа за изпращане, в нашия случай е така писма
	Стъпка 2:изберете документ, въз основа на който ще се създават писма, може да бъде отворен текущ документ, шаблон или съществуващ документ. При избор на опция Пробаили Съществуващ документстава възможно да посочите желания файл в Explorer. Ние избираме Актуален документ
Стъпка 3:изберете получатели. В нашия случай източникът на данни ще бъде таблица в Excel, което означава, че маркираме опцията Използване на списък... След това с помощта на бутона Общ преглед...изберете желания файл в Explorer
		След като изберете файл, се отваря диалогов прозорец с избраната таблица. Ако имаме нужда от всички записи, веднага щракнете върху OK. Ако е необходимо, можете да сортирате списъка, да филтрирате необходимите записи или да ги намерите с помощта на съответните команди. Възможностите за филтриране и търсене тук, разбира се, са много по-лоши, отколкото в Excel, но можете да направите най-простата селекция чрез текстови или цифрови стойности. Освен това е възможно ръчно да избирате записи за разпространение, като използвате квадратчета за отметка :) В нашия случай трябва да инсталирате филтър до полето бюлетинсъс стойността "да" (стойността "да" се появява в таблицата, ако клубната карта изтича през следващия месец). Филтърът може да се зададе, като щракнете върху името на полето и изберете "да" или като използвате връзката Филтър в същия диалогов прозорец
Стъпка 4:вмъкнете задължителните полета в документа. Преди да изберете една от опциите, предлагани от съветника, трябва да поставите курсора в текста, където искате да вмъкнете данните. Ако сте забравили да направите това, това също е наред, полетата могат да бъдат вмъкнати навсякъде в документа и след това да бъдат преместени. В нашия случай поставяме курсора след думата "Respect" преди удивителния знак. Тъй като имаме нужда от отделни полета, ние избираме Други предмети ...
		Отваря диалогов прозорец за избор на полета за сливане. Избор на поле име, Натиснете Вмъкване, същото за полето презиме... Затваряне на прозореца Вмъкване на полета за сливанеи добавете интервали между вмъкнатите полета. Ако параметърът Засенчващи полетапоставен на позиция Е винаги, вмъкнатите полета ще бъдат ясно видими на сив фон. Поставете курсора след номер, щракнете върху връзката отново Други предмети ..., избирам Номер на клубна карта - Вмъкване... По същия начин вмъкнете полето Срок на валидност на картата В допълнение към горните полета, трябва да въведете края на обжалването ти (ти), което зависи от стойността на полето Етаж... За да направите това, ще използваме специално поле, което ви позволява да вмъкнете една от двете стойности в зависимост от данните. Поставете курсора веднага след думата "Respect", натиснете бутона правилав раздела Бюлетинии изберете опцията АКО ... ТОГАВА ... ДРУГО... Във версии преди Word2007 се извиква същият бутон Добавете поле на Wordи е в лентата с инструменти Обединяване В отворения диалогов прозорец задайте параметрите След като щракнете върху OK, получаваме резултата
Стъпка 5:разглеждаме получените букви с помощта на бутоните за навигация. В тази стъпка можете също да промените списъка с получатели, като филтрирате или премахнете отметките от квадратчетата. Тъй като приложихме филтъра по-рано, остават 3 получатели.
		Поглеждайки по-отблизо получения резултат, виждаме, че той не отговаря напълно на нашите очаквания. Вместо това номер на клубна карта 001768 се показва като 1768 , а датата изобщо не е по наш начин: първо месецът, а след това денят, въпреки че всичко беше наред в таблицата на Excel. Същите проблеми могат да възникнат при импортиране на клетки с десетични числа, валутен формат и др. Изводът е разочароващ: при сливане форматирането на числата и датите не се запазва. Но има изход! Полетата на документа на Word, в които се вмъкват нашите данни, са код, който, първо, може да бъде прегледан и второ, променен. За да видите кода на полето, например с номера на клубната карта, трябва да щракнете с десния бутон върху него (RMB) и да изберете командата Кодове/стойности на полета. Получаваме следното (ПОЛЕ СЛИВАНЕ "M__club_card" } Няма да променяме самия код, но ще добавим формата. Принципът на добавяне на формат ще бъде ясен за всеки, който дори е малко запознат със създаването на персонализиран формат в Excel. За да бъде числото винаги шестцифрено, форматът трябва да е шест нули: (ПОЛЕ СЛИВАНЕ "M__club_card"\ # "000000"). Сега RMB отново на полето - Актуализация поле, и ние виждаме номера в необходимия формат. Правим същото и с датата.(MERGEFIELD "дата на изтичане на картата" \ @ " DD. ММ YYYY") И получаваме окончателната версия Можете да прочетете повече за полетата на Word в помощната система на Word или на адрес

Word може да извлича данни, които да бъдат обединени от различни източници. Част от пакета на Microsoft Office, Word лесно приема данни от Outlook, Excel и Access. Могат да се използват и други източници, включително уеб страници, текстови файлове на OpenDocument и файлове с данни с разделители, записани като обикновен текст. Ако все още нямате източник на данни, можете да създадете такъв в Word.

Важно:Достъпът до наименувани източници на данни на HTTP местоположение не се поддържа. Преди да използвате файла като източник на данни за сливане на поща, запазете го на вашия локален твърд диск.

Източници на данни за сливане

По-долу са изброени някои от източниците на данни, които можете да използвате за обединяване на поща в Word.

Други файлове на базата данни

Други източници на данни също могат да се използват за сливане. За достъп до тези източници стартирайте съветника за свързване на данни.

С настроен източник на данни, можете да създавате етикети, пликове, писма и имейли чрез обединяване на поща.

Допълнителна информация

Все още имате въпроси относно сливане на поща в Word?

Помогнете ни да подобрим Word

Имате ли идеи за подобряване на сливането на поща или други функции на Word? Споделете ги на страницата

Наскоро в една организация видях дива снимка :)

Компанията се премества в нова сграда - от Московска област в Москва. Става дума съответно за промяна на съществените условия на трудовия договор за всички служители. Съгласно процедурата служителите трябва да бъдат уведомени срещу подпис за предстоящото преместване и след това да сключат всички допълнителни споразумения към трудовите договори. В организацията работят около 1,5 хиляди души, отделът за персонал трябва спешно да подготви документи.

Какво се случва след това?
Ръководителят на отдела за персонал изпраща заявка до отдела за информационни технологии за финализиране на системата за персонал: трябва да създадете печатни формуляри - уведомление и допълнително споразумение. IT отговаря, че подобна ревизия ще струва толкова хиляди евро, а разходите не са включени в бюджета, а освен всичко друго, изпълнението е възможно не по-рано от два месеца.

Изпращайки ругатни в ИТ отдела, служителите на персонала ходят на работа през уикендите, оставяйки малки деца у дома. Безсмъртен подвиг: 3000 документа бяха създадени за два дни! Името и паспортните данни на всеки служител бяха добавени ръчно към шаблона и така 3000 пъти!

Ще могат ли да си простят за такава загуба на време, когато разберат, че използват Обединяване (сливане на поща)шаблон в Word с таблица в Excel, съдържаща лични данни, може да се направи за двадесет минути :)

СТЪПКА 1. Създайте шаблон на документ в Word.

Данните, които ще се променят, са подчертани в червено: фамилия, собствено име, отчество, номер, дата на трудовия договор, длъжност, раздел и окончания в думите уважавани и получени в зависимост от пола.

СТЪПКА 2. Създайте източник на данни в Excel.

След като настроим Merge, програмата ще вмъкне данни от източника в шаблона. Всеки ред е отделен документ.

СТЪПКА 3. Върнете се към шаблона на документа, който създадохме в Word. Ще работим с раздела "Пощенски съобщения", проучете го внимателно.

Натиснете бутона „Избор на получатели“, изберете опцията „Използване на съществуващ списък“ и отворете източника на данни (Excel файл с информация за служителите).

В следващия прозорец изберете листа от файла, който съдържа необходимите данни.

СТЪПКА 4. Поставете курсора на мястото на текста на шаблона, където искате да вмъкнете данни от източника, натиснете бутона "Вмъкване на поле за обединяване" и изберете необходимото поле.

Ето как изглежда моят шаблон, след като всички полета за сливане са вмъкнати:

СТЪПКА 5. Създайте правила, които променят окончанията на думите „уважаван“ и „получен“ в зависимост от пола на служителя.

Поставяме курсора след преди края на думата. Натиснете бутона "Правила" и изберете "АКО ... ТОГАВА ... ДРУГО" в падащия списък.

Записваме правилото: ако полът е женски, тогава ... иначе ...

СТЪПКА 6. Форматирайте датите.

Ако вече ви се е налагало да използвате Mail Merge (пощенски съобщения) преди, вероятно сте се натъкнали на факта, че датите, прехвърлени от Excel, изглеждат съвсем различно в Word. Например вместо 19.06.2012 г. най-вероятно ще видите 19.06.2012 г., което е малко вероятно да ви подхожда.

Има различни начини за решаване на този проблем, ние ще използваме най-простия и удобен.

Натиснете клавишната комбинация Alt + F9, сега можем да видим кодовете на полетата за сливане.

В кода на полето Contract_Date поставете обратна наклонена черта преди затварящата фигурна скоба, последвана от ключ за форматиране:
(MERGEFIELD "Дата_на договора" \ @ "ДД.ММ.ГГГГ" }
@ - обозначение на датата, "ДД.ММ.ГГГГ" - ключ за формат на датата на формуляра 19.06.2012 .
Можете да използвате всеки друг формат. Например, за да изглежда датата 19 юни 2012 г, използвайте ключа \ @ "ДД ММММ ГГГГ г.".

За да излезете от режима за редактиране на код, натиснете отново Alt + F9.

СТЪПКА 7. Натиснете бутона "Преглед на резултатите", за да проверите какво се е случило.

СТЪПКА 8. Редактиране на списъка на служителите.

Като щракнете върху бутона „Промяна на списъка с получатели“, можете да изключите отделни записи от списъка, да проверите за дубликати, да зададете сортиране или филтри.

Специално внимание трябва да се обърне на сортирането, за да не се налага да губите време да сгъвате документи, след като са отпечатани. Най-удобно е да използвате сортиране по имена на служители или по имена на отдели.

СТЪПКА 8. Завършете сливането.

Натиснете бутона "Намерете и обединете". Ако изберете опцията Печат на документи, документите ще бъдат изпратени на принтера незабавно. Ако трябва да прегледате документите и да направите редакции преди отпечатване, изберете „Промяна на отделни документи“.

Отделен файл на Word се генерира с резултатите от сливането.

Готов! Насладете се на спестеното време!

АКТУАЛИЗИРАНЕ в отговор на коментар alexey_lao :
С прост макрос можете да запазите всеки документ като отделен файл.

Записваме нашия шаблон като файл с разширение .docm (Word файл с поддръжка на макроси).

Натиснете клавишната комбинация Alt + F8 (извикайте прозореца Macro).

В прозореца, който се отваря, задайте „Име“ на макроса (например SaveFiles) и изберете нашия файл с шаблона в падащия списък „Макроси от“ (предпочитам да създавам макроси директно във файла, така че те работи дори когато файлът е отворен на друг компютър). Щракнете върху бутона "Създаване".

На мястото, където курсорът мига, напишете макрокода:

Dim DocNum като цяло число
За DocNum = 1 Към ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Reco rdCount
ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord = DocNum
С ActiveDocument.MailMerge
.Дестинация = wdSendToNewDocument
.SuppressBlankLines = Вярно
С .DataSource
.FirstRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
.LastRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
Край с
.Execute Pause: = False
Край с
С ActiveDocument
.SaveAs FileName: = "C: // Тест /" & DocNum, FileFormat: = wdFormatXMLDocument
.Близо
Край с

Заменете C: // Test / с адреса на папката, в която искате да запишете документите.
Затваряме прозореца на редактора на Visial Basic и се връщаме към нашия документ с шаблон.

Натиснете отново Alt + F8, изберете макроса SaveFiles в списъка и натиснете бутона "Run".

Докато компютърът създава и записва всеки документ на свой ред, можете да изпиете чаша кафе и бисквитка. Или се прибирайте да спите, ако има повече от няколкостотин документи :)

Можете да изтеглите файловете с примери тук:
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_istochnik_dannyh.xlsx
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_shablon.docx

Експериментирайте!

Сега трябва да създадете източник на данни за сливането на поща (адреси и фамилни имена на получателите на писмото).

1. В раздела Изберете получателипрозорец Обединяванев прозореца на задачите изберете Създаване на списък(фиг. 8.6).

Ориз. 8.6. Прозорец Изберете получателимайстори Обединяване

2. Щракнете върху командата СъздайтеВ гл Създаване на списък... Диалоговият прозорец, показан на фиг. 8.7.

Източникът на данни за сливане е база данни от записи, всеки от които ще се използва за генериране на конкретно копие на писмото с помощта на основния документ. Всички записи имат еднакви полета за данни.

Някои от по-често срещаните полета са предварително изброени в прозореца Създаване на източник на данни. Можете да премахнете ненужните полета от базата данни и да добавите свои собствени.

Ориз. 8.7. Създаване на източник на данни

Други елементи от раздела Изберете получателиви позволяват да изберете съществуваща база данни, създадена преди това в Word или в приложение като Access, или адресна книга като източник на данни.

ЗабележкаНаличието на допълнителни полета в източника на данни не влияе по никакъв начин на резултата от сливането, но забавя програмата.

3. Щракнете върху бутона Персонализиране... Диалоговият прозорец, показан на фиг. 8.8.

4. Маркирайте елемента Обжалване.

5. С натискане на бутона Изтрийизтрийте маркираното поле.

Ориз. 8.8. Настройка на полета за източник на данни

Ориз. 8.9. Диалогов прозорец Обединяване на получателите

6. Повтаряйки стъпки 4 и 5, изтрийте всички полета с изключение на Името, Фамилия, организация, Адрес 1и Индекс.

7. Щракнете върху бутона Добре.

8. Щракнете върху бутона Близодиалогови прозорци.

9. В диалоговия прозорец за запазване на документа, който се отваря, въведете името Гости и натиснете бутона Запазете... Картината, показана на фиг. 8.9 диалогов прозорец Обединяване на получателите, в който в момента няма записи.

10. Определено ще трябва да въведете информация в източника на данни някога. Кликнете върху бутона Промяна...да го направя сега. Ще се отвори формуляр за въвеждане на данни. Нека добавим някои записи. По-късно сливането ще генерира точно толкова копия на основния документ, колкото има записи в източника на данни.

11. Попълнете полетата на формуляра.

12. За да добавите друг запис, щракнете върху бутона Създайте запис.

13. Въведете още няколко записа, като прехвърлите информацията, представена в табл. 8.1.

ТАБЛИЦА 8.1. Обединяване на източник на данни

14. Щракнете върху бутона Близоза да запишете базата данни и след това върху бутона Добрепрозорец Получатели.

ЗабележкаЗа да промените информацията за източника на данни, щракнете в лентата с инструменти Обединяванена бутона Получатели, а след това в отворения диалогов прозорец - върху бутона Промяна... Формулярът за източник на данни ще се отвори. За да навигирате през изходните записи, използвайте бутоните Първият, обратно, Напред, Последниятв долната част на формуляра.

Ориз. 8.10. Лента с инструменти Обединяване