В предишните раздели разгледахме различните технологии за работа с частен имейл, а сега нека видим как трябва да бъде организирано всичко в офис мащаб.
Основните постулати са следните...
1. Много е желателно компанията да има собствен пощенски сървър, разположен в стените му
Какво е? Нещо като напълно контролирана собствена поща.
В повечето компании ръководството (по-точно администраторите) предпочита да не се заблуждава със създаването и поддръжката на пощенски сървър, така че служителите използват пощенски кутии, получени на някои платени пощенски сървъри в най-добрия, а в най-лошия (по-правилно, в обичайния) случай - пощенски кутии на безплатни сървъри като Mail.ru, Hotmail.com и така нататък.
Често ми се налагаше да се срещам с адреси като @mail.ru дори с наистина големи шефове и служители на техните офиси. Изглежда толкова диво, че дори е трудно да се предаде. Е, все едно някой корав шеф е вкарал разбит "Запорожец" в бекас. (Което, за разлика от обществената услуга, може да бъде отписано като ексцентричност.)
Вече казахме, че пощенските кутии на безплатни пощенски сървъри нямат нищо общо с надеждността или сигурността. Започването им за корпоративна поща е върхът на безхаберието, четете - идиотизма.
Малко по-малко невнимателен вариант са пощенските кутии на платена услуга. Тук, дори преди потребителите, те са отговорни за безопасността на писмата, но когато пощата на компанията се обработва на сървърите на непознати... Като цяло това не е добре. Определено не е добре.
Третият вариант е да направите свой собствен пощенски сървър на компютъра на хостинг доставчика. В този случай пощата не се съхранява в стените на офиса, което е лошо, тъй като в същото време не можете да контролирате какво точно се случва със сървъра на доставчика, но управлението му е изцяло в ръцете на вашия администратор, който е вече добре (в сравнение с горните опции).
Е, най-правилният вариант, поставен в постулата, е вашият собствен пощенски сървър, разположен в помещенията на вашата компания. В същото време цялата корпоративна поща се обработва (филтрира, проверява, сортира в кутии) на вашия сървър и вие (вашият администратор) имате пълен контрол върху целия процес. Дори бих казал, че това не е най-правилният, а единственият правилен вариант, ако говорим поне за някаква сигурност на корпоративната поща.
2. Всеки служител на компанията трябва да получи собствен фирмен адрес за бизнес кореспонденция, който трябва да се използва само по предназначение
Тъй като имате свой собствен пощенски сървър, значи имате свой собствен домейн като your_company.ru (или нещо подобно). За всички служители, които трябва да влязат в бизнес кореспонденция, настройте подходящи пощенски кутии в този домейн, като е желателно името на пощенската кутия да съответства на длъжността или професията на служителя, например: [защитен с имейл] _company.ru (това е вашият адрес), [защитен с имейл] _company.ru (ръководител на отдела за сигурност), [защитен с имейл] _company.ru (пресслужба) и така нататък.
В същото време всички служители трябва да бъдат предупредени, че корпоративната поща трябва да се използва само за корпоративни цели! Без регистрации във форуми и чатове, без флирт със случайни познати, без лична кореспонденция и най-важното – в никакъв случай този адрес не трябва да се „блести“ в уеб страниците.
3. Цялата поща, преминаваща през пощенския сървър, трябва да бъде проверена за спам и вируси непременно
Това по-специално е една от задачите за създаване и поддържане на собствен пощенски сървър - централизирана проверка за вируси и спам.
4. Цялата поща, преминаваща през пощенския сървър, трябва да бъде дублирана и съхранявана (архивирана) на уединено място
Шпионаж? Точно! Само защото дублираш собствената си корпоративна поща, не е шпионаж, а разумна мярка за корпоративна сигурност. Трябва да имате под ръка целия поток от поща, преминаващ през пощенския сървър. Освен това е желателно никой освен вас, администраторът (който ще осигури това от техническа гледна точка) и евентуално ръководителят на службата за сигурност, да не знае за това.
Знам за случаи, когато само благодарение на такава предвидливост ръководството на компанията успя да идентифицира плъх, който продава тайните на компанията на конкуренти. Разбира се, плъхът може да бъде умен и да не използва корпоративна поща, но практиката показва, че повечето предатели не мислят за факта, че тяхната входяща и изходяща поща може да се съхранява някъде. Те смятат, че е достатъчно да го изтрият от пощенската си кутия, за да не намират повече следи. Оставете ги в това щастливо невежество...
5. Резервация на интернет канали
Тъй като пощенският сървър се намира във вашия офис, е необходимо той да е достъпен от интернет по всяко време - в противен случай пощата може да не бъде доставена навреме или дори да бъде загубена. Следователно въпросът за постоянно работещ интернет канал е доста важен. Разбира се, имате някакъв основен канал, през който цялата компания има достъп до Интернет. Това обаче не е достатъчно! Задължително е да се осигури някакъв резервен канал при "падане" на основния. Освен това резервният канал може да бъде доста прост и евтин (в екстремни случаи е подходящ и обикновен телефонен достъп - тоест телефонна връзка с интернет, въпреки че сега ISDN или ADSL обикновено се използва като резервен - високоскоростен достъп до Интернет чрез обикновени телефонни линии). Освен това е резервно копие, а освен това всъщност е предназначено само за получаване и изпращане на поща и в този случай ширината на канала няма особено значение.
Също така има смисъл да се погрижите за закупуването на устройство, което може автоматично да свърже резервен канал в случай на проблеми с основния.
6. Всички имейли трябва да се намират физически на сървъра на фирмата
Не е необходимо да се позволява на потребителите да съхраняват и обработват поща на своите локални компютри - това създава значителна дупка в сигурността. Цялата поща трябва да е на сървъра. Само по този начин той може да бъде криптиран и архивиран (архивиран), както и да се проследят опитите за неоторизиран достъп.
7. Желателно е достъпът до корпоративната поща в мрежата да е защитен
Е, тоест, така че достъпът до електронните кутии да е поне с ясна потребителска идентификация. А достъпът до особено важни кутии трябва да се осъществява с повишено ниво на сигурност – например чрез идентифициране на потребител чрез смарт карта, електронен токен или друг инструмент за идентификация на софтуер и хардуер.
8. Всеки достъп до корпоративна поща отвън трябва да бъде или забранен, или защитен.
Често има случаи, когато служителите (и вие самите) трябва да имат достъп до корпоративна поща отвън - чрез уеб интерфейс или, например, чрез GPRS на мобилен телефон (PDA). Ако такъв достъп наистина е необходим, той трябва да бъде осигурен с всички предпазни мерки.
Има специални методи (програми) за защитен достъп до поща и компютър през уеб интерфейс. Освен това е разработено много ефективно решение за сигурен достъп чрез мобилна комуникация с GPRS. (Имам предвид технологията Blackberry.)
Нека си представим един обикновен офис, вътре в който циркулират много различни книжа. В компютърната епоха тази ситуация се превръща в анахронизъм: за всеки здравомислещ човек е очевидно, че документи, които не изискват подпис и печат (и повечето от тях), не могат да бъдат отпечатани, а прехвърлени от служител на служител директно в електронен вид - начина на приготвяне и съхранение. За такова прехвърляне най-подходяща е вътреофисната електронна поща; също така ще гарантира, че заповедите и заповедите на директора се съобщават на широката общественост, организацията и контрола на изпълнението на текущата работа.
С изградена пощенска система служителите, които трябва да подготвят документ заедно, няма да се налага да се срещат, да тичат един към друг с флопи дискове или дори да се обаждат, за да кажат, че следващата версия е поставена в такава и такава публична директория на сървърът - всеки, след като е завършил своята част от работата, просто ще изпрати материала на следващия: едновременно е по-бързо и по-удобно.
Ако компанията е свързана с интернет и всеки служител има собствен имейл адрес, установяването на вътреофисна поща, разбира се, няма да е проблем. Не всеки обаче има такъв лукс, особено в провинцията. По-долу ще опишем едно от възможните решения, достъпни дори при липса на интернет връзка.
Имейл без интернет
Електронна поща Интернет - най-разпространената и добре позната, но не единствената пощенска система. Такива системи съществуват за почти всички видове компютърни мрежи, а не само мрежи: например, командата mail в Unix първоначално е била предназначена за обмен на съобщения между потребители на една и съща машина, работещи на различни терминали.
Вградената в Windows електронна поща дойде заедно с мрежова поддръжка във версия 3.11 за работни групи. Доставката на ОС обаче включваше само клиентската програма на Microsoft Mail, която осигурява четене и изпращане на писма, а сървърът на Microsoft Exchange, който отговаря за доставката на съобщения до получателите, трябваше да бъде закупен отделно. В Windows 95 ситуацията беше подобна, но в Windows 98 се промени: с въвеждането на интернет инструменти в системата, мястото на папката Inbox (клиент на Microsoft Exchange) беше заето от Outlook Express (клиент за интернет поща). Като Exchange клиент остана Microsoft Outlook от пакета Microsoft Office, който също работи добре с интернет поща.
Е, добре, казваш ти. И какво общо има всичко това с моята фирма, ако тя не е свързана с интернет и няма пари в бюджета й за закупуване на Microsoft Exchange Server? И ето нещото: има много програми за пощенски сървър за Windows и сред тях има доста прости и евтини такива, които нямат разширените възможности за планиране на поща и групи, предоставени от Exchange, но могат да бъдат инсталирани на най-обикновените (понякога дори не и специален) компютър, много лесно се администрират и доста се справят с пощата на малък офис.
Разумно е да изберете сървър, който работи със същите протоколи за електронна поща, използвани в Интернет, тъй като тогава няма да е необходимо да купувате и овладявате клиентска програма за него - всеки интернет пощенски клиент ще направи (Outlook Express и Outlook, споменати по-горе, Netscape Messenger, The Bat! и др. .d.). И ако компанията има, например, модемна връзка с интернет, такъв сървър ще ви позволи лесно да организирате обмен на поща с външния свят.
Такъв сървър е програмата SLmail на Seattle Lab. Предназначен е за съобщения в рамките на сравнително малка организация (въпреки че наскоро се появи версия, в която броят на потребителите не е ограничен) и ако имате постоянен или сесиен достъп до Интернет, той осигурява и получаване и изпращане на външна поща: POP3, Поддържат се SMTP и UUCP пощенски протоколи. SLmail струва несравнимо по-малко от реномирани пощенски сървъри: цената, в зависимост от броя на потребителите, варира от $199 до $849; налага минимални изисквания към хардуерната база: ако има малко потребители, дори машина с 486 процесор и 16 MB RAM може да е достатъчна; изключително лесен за управление: за да конфигурирате и поддържате неговата производителност, не е необходимо да имате квалификация на системен администратор - това е по силите на най-обикновения потребител. Към момента на писане най-новата версия беше SLmail 4.3.
По-долу ще опишем работата със SLmail, но първо, няколко думи за избора на клиентска програма.
Защо Microsoft Outlook?
Сред всички програми, които работят с интернет поща, Microsoft Outlook заема специално място, тъй като е не само имейл клиент, но и лична информационна система. На Запад Outlook е най-популярното и широко признато средство за организиране на работа на компютър.
Сред функциите на Outlook - работа с електронна поща, списъци със задачи, срещи, събития и срещи, както и с електронен телефонен указател. С други думи, тази програма е еднакво необходима както за мениджъра, така и за обикновените служители. Като имейл клиент, той е фокусиран специално върху електронното управление на документи в рамките на компанията, чиято организация е нашата цел. Други програми за електронна поща са предназначени предимно за съобщения през Интернет, въпреки че, разбира се, могат да се използват и за вътрешна кореспонденция.
Следователно, на компютри, където е инсталиран пакетът Microsoft Office, Outlook е, разбира се, идеалният клиент. Там, където не съществува, ще работи всяка друга програма за електронна поща. Най-лесният начин е да използвате Outlook Express, който е включен в Windows 98 и също е наличен на повечето машини с Windows 95. Въпреки това служителите с индивидуални предпочитания могат да инсталират това, което предпочитат.
Настройка на пощенската система
Създаването на пощенска система, базирана на SLmail, се състои от три етапа: инсталиране на програмата, настройка на пощенски сървър и настройка на локални станции. Инсталацията изисква от потребителя да отговори само на няколко стандартни въпроса и не е необходимо да се разглежда подробно. Отбелязваме само, че ако компанията има или планира скоро да получи достъп до Интернет, по-добре е да инсталирате SLmail на компютъра, който служи (вероятно ще служи) за комуникация с доставчика. И тъй като програмата трябва да работи през цялото време, е разумно да поставите пряк път към нея в стартовото меню на сървъра, така че да се зарежда с Windows. След стартиране на SLmail в системната област на лентата на задачите се появява икона:
Настройката на пощенския сървър включва:
- идентификация на пощенския сървър;
- конфигуриране на TCP/IP протокола;
- коригиране на файла lmhosts.sam;
- конфигуриране на програмата SLmail;
- създаване на потребителски пощенски кутии;
- настройка на пощата.
Настройката на локалната станция е съкратена настройка на сървъра: трябва да конфигурирате TCP/IP на нея, да направите корекции в lmhosts.sam и да конфигурирате поща. Нека сега разгледаме по-подробно всяка една от горните операции.
Идентификация на пощенския сървър
Идентификацията на пощенския сървър е определянето на неговото име. Разбира се, машината, на която сте инсталирали SLmail, има някакво име, тъй като е свързана към локалната мрежа, но е препоръчително да промените съществуващото име на това, което планирате да регистрирате в Интернет в бъдеще (фиг. 1) . За да направите това, щракнете с десния бутон върху иконата "Network Neighborhood" и изберете "Properties" от менюто. В прозореца "Мрежа", който се отваря, отидете на страницата "Идентификация" и посочете ново име за машината - да речем firma.ru. (Работната група, която е присвоена на машина в локалната мрежа, не трябва да се променя.)
Настройка на TCP/IP протокола
За взаимодействието на пощенския клиент с пощенския сървър е необходимо компютърната мрежа на компанията да работи по TCP / IP протокола. TCP/IP поддръжката е вградена в Windows, но не е инсталирана по подразбиране, така че може да се наложи да я инсталирате и конфигурирате. (Ако вече сте го направили, пропуснете този раздел.)
Преди да инсталирате TCP/IP, трябва да направите текущия мрежов протокол (да речем NetBEUI) протокол по подразбиране, за да избегнете нарушаване на локалната мрежа. За да направите това, отворете страницата "Конфигурация" в прозореца "Мрежа", изберете NetBEUI в списъка с инсталирани компоненти (фиг. 2) и щракнете върху бутона "Свойства". В новия прозорец изберете раздела „Разширени“ и активирайте режима „Използвайте този протокол по подразбиране“.
Следващата стъпка е да добавите TCP/IP протокола. На същата страница с конфигурация щракнете върху бутона Добавяне, посочете типа на компонента като Протокол и изберете Microsoft от списъка с производители и TCP/IP от списъка с протоколи. Щракнете върху OK. След това TCP/IP ще се появи в списъка с инсталирани компоненти.
Изберете го, щракнете върху бутона „Свойства“, в новия прозорец отидете на страницата „IP адрес“, поставете отметка в квадратчето „Посочете изрично IP адреса“ и след това въведете необходимите стойности на IP адреса и подмрежата маска (виж). На фиг. Фигура 3 показва възможна мрежова диаграма, в която на пощенския сървър е присвоен адрес 222.222.222.10, на седем локални станции са присвоени адреси от 222.222.222.11 до 222.222.222.17, а маската на подмрежата е 255.2505.2505.
 |
| Ориз. 3. IP адресите и маската на подмрежата могат да бъдат напр. |
След като конфигурирате TCP/IP протокола, проверете дали работи правилно, като използвате командата ping, която пингува IP връзките за дадените адреси. Първо стартирайте MS-DOS сесия („Стартиране? Програми? MS DOS сесия“) на пощенския сървър и въведете следната команда в подканата на DOS:
Пинг 222.222.222.10
Програмата ще изпрати на посочения от нея адрес 222.222.222.10, т.е. на адреса на самия сървър, четири тестови пакета. Ако протоколът е конфигуриран правилно, те ще достигнат и ще бъдат получени отговори, ако не, пакетите ще бъдат загубени (фиг. 4).
На локални станции изпълнете командата по същия начин:
Пинг 222.222.222.11
(за всяка машина посочете собствен адрес) и в допълнение командата:
пинг 222.222.222.10
Успешното му изпълнение ще покаже наличието на връзка със сървъра.
Коригиране на файла lmhosts.sam
Коригирането на файла lmhosts.sam на мрежови компютри е необходимо само ако не е налично автоматично разпознаване на имена. За да определите дали е необходимо, използвайте програмата за ping отново, но в друга форма. Изпълнете следната команда на пощенския сървър:
Пинг firma.ru
Ако програмата реагира на името firma.ru по същия начин като на IP адреса 222.222.222.10, не са необходими промени. Ако не, това не означава непременно, че мрежата няма инсталирана услуга за именуване (като WINS): може би тя просто не знае името на пощенския сървър и тогава мрежовият администратор просто трябва да го регистрира с тази услуга . В противен случай на всички компютри добавете следния ред в края на файла lmhosts.sam, разположен в директорията на Windows:
222.222.222.10 firma.ru
Той ще свърже името firma.ru с IP адреса 222.222.222.10 (фиг. 5). За да редактирате lmhosts.sam, използвайте текстов редактор като Windows Notepad („Старт? Програми? Аксесоари? Бележник“). След като приключите с тази процедура, проверете дали името на сървъра е разпознато, като издадете същата команда:
Пинг firma.ru
Успешният обмен на пакети ще означава, че всичко е направено правилно.
Конфигуриране на SLmail и създаване на потребителски пощенски кутии
Тези две операции се извършват само на пощенския сървър. Стартирайте върху него програмата за конфигуриране на SLmail („Старт? Програми? SL Продукти? Конфигурация на SLmail“). За да конфигурирате SLmail, отидете на страницата Система и въведете настройките, както е показано на Фигура 1. 6.
 |
| Ориз. 6. Възможна конфигурация на SLmail |
За да създадете пощенска кутия (фиг. 7), отидете на страницата Потребители (Потребители), щракнете с десния бутон в свободната част на прозореца, изберете Нов (Създаване) и след това Потребител (Потребител) от менюто, което се показва, след това в Име на полето за пълно име) въведете името и фамилията на потребителя с латински букви (например Bender Ostap), в полето Password - паролата за него, а в полето Mail Box (Mailbox) - неговия пощенски адрес (например, [защитен с имейл]).
Настройка на пощата
Последователността на действията за настройка на поща зависи от избраната клиентска програма. Ако е Microsoft Outlook, трябва да отворите контролния панел („Старт? Настройки? Контролен панел“) и да стартирате помощната програма „Поща“. В зависимост от версията на програмата, подробностите варират до известна степен, но в крайна сметка ще бъдете отведени до прозорец за настройка на много страници, където ще трябва да въведете необходимата информация на страниците Общи, Сървъри и Връзка, подобно на един, показан на фигура 1. 8. Разбира се, паролите и потребителските адреси, посочени при настройката на поща, трябва да съвпадат с тези, които са били зададени при създаване на пощенски кутии. Имайте предвид, че настройката на пощенския клиент на Outlook позволява на няколко потребители да работят със собствената си поща на една и съща машина.
Всичко това наистина ли работи?
Това завършва настройката и идва решаващият момент за проверка на пощенската система. На първо място, опитайте да изпратите писмо до себе си от пощенския сървър. Докато сървърът работи и сте следвали препоръката да активирате SLmail в менюто Startup, програмата трябва да е активна. Стартирайте Outlook, създайте нов имейл в него, като посочите собствения си адрес и щракнете върху бутона „Изпращане“.
Ако всичко е направено правилно, писмото веднага ще се появи в папката "Входящи". В случай на грешка, ще я намерите в папката Изходящи. Това ще означава, че SLmail не е намерил пощенска кутия с този адрес на сървъра. Проверете отново адреса в писмото и се уверете, че адресът и паролата съвпадат в конфигурациите на SLmail и mail клиента - трябва да е имало правописна грешка някъде.
След като писмото до вас намери адресата, изпратете съобщението до друг потребител. След като кликнете върху бутона „Изпращане“, той веднага ще се появи в папката „Изпратени“. Но изчакайте малко, за да се зарадвате, първо разберете дали е достигнало: отворете Outlook на желания компютър и погледнете в папката Входящи. Ако писмото ви е там, можете да се поздравите за успеха си. Уви, напълно възможно е да не видите никакви признаци на ново писмо - тогава ще трябва да проверите отново всички етапи на настройка на пощенската система на тази машина стъпка по стъпка. И едва след като пощата започне да работи на всички компютри в мрежата, проверката може да се счита за завършена. Мобилизирайте вниманието си, бъдете търпеливи и късметът ще бъде с вас.
ЗА АВТОРА
Светлана Александровна Шляхтина- учител по компютърни технологии, автор на поредица от книги за потребители.
SLmail е пощенски сървър за локални TCP/IP мрежи.
Системни изисквания: PC с процесор 486 или по-висока (версия 2.7), Pentium (версия 4.3); RAM от 16 MB и поне 5 MB на твърдия диск (необходимото количество RAM и дисково пространство зависи от броя на потребителите); OS Windows 95 OSR2, 98 или NT 4.0 със Service Pack 2 (версия 2.7), Windows NT 4.0 със Service Pack 3 (версия 4.3).
Цена:$199 (12 потребители) до $849 (неограничен брой потребители); е осигурен 15-дневен пробен период.
Сиатъл лаборатория
IP адрес и маска на подмрежата
Компютрите в TCP/IP мрежи използват 32-битови IP адреси за идентифициране на компютрите, обикновено записани като четири десетични числа между 0 и 255 (всяко число представлява един байт от адреса), разделени с точки (например 109.26.17.100).
Адресът се състои от номера на мрежата и номера на локалния възел. Има три формата или класове на адреси. В адресите от клас А най-значимият бит е нула, следващите седем определят мрежата, а последните 24 определят локалния хост. В клас B двата най-значими бита на адреса са 1 и 0, мрежата е дефинирана с 14, а хостът с 16 бита. В клас C първите три бита са 1, 1 и 0, номерът на мрежата е 21 бита, а номерът на хоста е 8.
Естествено, всички машини във фирмата трябва да получават адреси с еднакъв мрежов номер и с различни номера на възли. Ако мрежата не е свързана с интернет, администраторът избира номера по своя преценка, но за да избегне конфликти с бъдещата връзка на компанията
към Интернет е желателно да се използват адреси в диапазона, съответстващ на мрежа от клас C. Лесно е да се изчисли, че в такава мрежа не може да има повече от 256 възела (всъщност броят им е дори по-малък, тъй като няколко адресите са запазени за специални нужди), но за малък офис това е напълно достатъчно.
На всяка машина трябва да зададете и така наречената маска на подмрежата. Той е един и същ за всички машини и определя кои битове от IP адреса са фиксирани в дадена мрежа и кои може да се различават. Битовете, които трябва да съвпадат във всички адреси на тази мрежа (т.е. свързани с номера на мрежата или не се използват), са зададени на 1 в маската, а тези, които могат да се различават (т.е. свързани с номера на възли), са зададени на 0. Маската е записва се по същия начин като IP адрес - като четири десетични числа в диапазона от 0 до 255, разделени с точки. Например, 255.255.255.0 е мрежова маска от клас C с 256 хост, а 255.255.255.192 е малка мрежова маска с 64 хоста.
Сега ви позволява да събирате задачи за продажби, проекти, планове за развитие на компанията в един достъп. Сега тук можете да работите с електронна поща. Колекторът на поща ви позволява да преглеждате съобщения от няколко пощенски кутии наведнъж, да четете, изпращате, отговаряте и препращате писма от интерфейса A2B. Реализирано е и пълнотекстово търсене по адреси, тема и текст на писмото. Използвайки колектора, можете значително да намалите времето за работа с писма и задачи: не е необходимо да отваряте различни пощенски акаунти и да въвеждате вход / пароли, да преглеждате пощенски кутии, дори ако няма нови писма. Сега можете да държите отворен само един раздел - A2B. Ето и задачите, и плановете, и пощата.
2014. Битрикс24 иска да замени интернет
Какво да направите, когато всички възможни функции вече са внедрени във вашия софтуерен продукт? Създателите на социалния интранет Битрикс24 все по-често се сблъскват с този проблем. Но те все още намират нови идеи, които стават все по-глобални. Най-новата версия на услугата иска да обедини всички компании, използващи Bitrix24 (и скоро, разбира се, ще бъдат 100% от компаниите в света) в единна мета-мрежа. В тази мрежа можете да осъществявате разговори и видео разговори с вашите партньори и клиенти чрез вътрешна комуникация - чрез Bitrix24. Можете също да им изпращате съобщения чрез вътрешна поща. Имейл - вече не е необходим! И тогава ... можете да предвидите, че скоро клиентите ще бъдат добавени към вашата CRM система, ще можете да задавате задачи директно на служителите на компанията доставчик, а междукорпоративните документи ще бъдат подписани с електронен подпис и съхранявани в едно копие в Bitrix24.
2013. VMware продава Zimbra и SlideRocket
Очевидно Арън Леви беше прав. С развитието на SaaS технологиите в областта на корпоративния софтуер вече не е изгодно да се купуват всички приложения от един доставчик (и не е изгодно за доставчиците да събират пълни пакети от корпоративни приложения). VMWare се опитва да изкупи своя корпоративен софтуерен пакет през последните няколко години и сега го продава, за да се съсредоточи върху това, в което наистина са добри: системите за виртуализация. През март VMWare продаде услугата за онлайн презентации SlideRocket на ClearSlide, американска компания, специализирана в ИТ продукти за търговци, а днес продаде система за сътрудничество на Telligent, разработчик на решения за създаване на бизнес общности. Припомнете си WMWare Zimbra от Yahoo! през 2010 година. Във видеото - най-новата вдъхновяваща история на VMWare за това какво е Zimbra.
2011. Google+ се интегрира в Gmail
Обикновено компаниите, които разработват и продават интранет портали, ги позиционират като имейл. Например, сега вместо безкрайно препращане, вашите потребители ще могат да работят с данни на едно място. Но в случая с Google – това, разбира се, няма да се случи. Google се интересува от компаниите, които използват GMail като социално интранет решение, хем да не спират да го използват. Така че сега и двете решения са тясно интегрирани. GMail има възможността да създава нови филтри - около кръговете в Google+. По този начин, ако създадете кръг за работна група в Google+, ще можете да видите всички имейли, свързани с тази работна група, в пощата поотделно. А в дясната колона до писмото можете да видите последното съобщение на този контакт в Google+. Освен това контактите в GMail вече се актуализират, ако вашият колега ги актуализира в своя профил в Google+. Така вашата адресна книга винаги ще бъде актуална.
2011. Softline вгражда уеб приложения на Microsoft Office в Deskwork
Softline обяви ново решение Full Office, което е корпоративен портал на DeskWork с вградени Microsoft Office Web Apps и Outlook Web App редактори на документи. Потребителите ще могат да работят с приложения на Word, Excel, PowerPoint, OneNote и Outlook директно от портала, независимо дали имат инсталиран Microsoft Office на компютрите си или не. Можете да получите достъп до корпоративния си имейл, като използвате бърз пряк път до Outlook Web App. На сървъра на компанията е инсталиран "Full Office", който ще се хареса на тези, които все още се страхуват да използват онлайн редактори в Интернет. За да използвате решението, в допълнение към лиценза за DeskWork, трябва да направите поръчка за корпоративни продукти на MS Office 2010 и MS Exchange 2010, ако не са закупени преди това.
2010. 1C-Bitrix: Корпоративният портал 9.0 добави видео комуникация, интеграция с имейл
Новата версия на интранет решението 1C-Bitrix: Corporate Portal 9.0 ще зарадва потребителите с изобилие от нови функции. На първо място, това са нови възможности за интранет комуникации. Сега можете много лесно да се обадите на служител за сесия за видео разговор директно от неговия профил в портала. Можете също да насрочите и организирате видеосреща за до 6 участници. За видео комуникация вече се използва услугата Videoport. Скоро обещават да свържат VideoMost.com като опция. 1C-Bitrix все още не декларира цени за видео разговори, но във Videoport струва от 290 рубли / месец за зала за видео срещи за 6 души + неограничен брой видео разговори един на един.
2009. Kerio Technologies представи VPN клиент за платформата Mac
Kerio Technologies, разработчик на системи за информационна сигурност и софтуер за работа с електронна поща, обяви VPN клиент за защитната стена на Kerio WinRoute Firewall, работеща на платформата Mac. Kerio WinRoute Firewall е цялостно решение за управление на достъпа до Интернет и осигуряване на информационна сигурност, което има вграден VPN сървър, базиран на SSL технология, който осигурява защитен отдалечен достъп до корпоративна мрежа. С новия Kerio VPN клиент, потребителите на Mac ще могат да работят със защитени файлове и сървъри точно като потребителите на компютър. Защитната стена има възможност за антивирусно сканиране и филтриране на съдържанието на целия VPN трафик. Продуктът включва балансиране на мрежовото натоварване, управление на политиката за достъп, инструменти за анализ и отчитане.
Бъдещето на сървъра за имейли и календари Hula с отворен код беше под съмнение, тъй като Novell спря да финансира проекта и изтегли своите хора, които участваха в него (в момент, когато първата версия на сървъра беше само след няколко месеца). Екипът на Hula, след като разгледа перспективите на проекта, стигна до заключението, че той не оправдава инвестираните в него инвестиции. Съобщението за Hula в началото на миналата година беше посрещнато с колебание от някои наблюдатели, чудейки се дали пазарът се нуждае от друг пощенски сървър. От гледна точка на разработчиците на Hula, най-развитата част от него беше уеб интерфейсът за достъп до сървъра. Въпреки това, както посочват авторите, тъй като повечето компании вече използват някакъв вид пощенски сървър, малко вероятно е някой да иска да приложи Hula само за организиране на поща през уеб интерфейса. Въпреки това програмистите, участващи в създаването на Hula, все още изразяват надежда, че проектът ще продължи да се развива като интегрирана платформа за поща с отворен код.
2003. Lotus Notes 6.5 има вграден месинджър
Интеграцията с корпоративния месинджър IBM Lotus Sametime е добавена към новата версия на Lotus Notes 6.5. Сега потребителите на клиента Lotus Notes ще могат да виждат текущото онлайн състояние на колегите навсякъде, както и да инициират чат с тях с едно щракване, като са например в адресната книга. В допълнение, използвайки дизайнера на приложения Lotus Domino Designer 6.5, разработчиците могат да вграждат индикация за онлайн статус и да чатят във всяко приложение на платформата Lotus Domino.
2002. ТРЯБВА ДА ИМА: Корпоративна уеб поща
Браузърът всъщност се превърна в основен работен инструмент за достъп до голямо разнообразие от CIS приложения, включително електронна поща. Използването на уеб интерфейса значително опростява поддръжката на корпоративната пощенска система. В допълнение, уеб-интерфейсът е необходим за тези служители, които се нуждаят от достъп до корпоративна поща от компютри на други хора, например по време на командировка. Osterman Research проведе проучване на американски организации относно тенденциите в използването на уеб-базирани системи за електронна поща. Ето резултатите от този преглед.1. Достъпът до уеб-поща на техните служители в момента се осигурява от повечето организации. Сред малките фирми (до 999 потребители) те са 82%, сред големите - 71%.2. От всички организации, които предоставят този достъп, 69% го предоставят на всички служители, а 31% на само няколко. Освен това, първите често включват малки компании.3. Повечето организации предоставят достъп до уеб поща чрез сървъри, разположени в корпоративната мрежа зад защитна стена; някои използват обществени пощенски системи на доставчици на интернет услуги или пощенски системи на доставчици на услуги при условия на аутсорсинг (изнесени доставчици).4. Въпреки наличието на уеб интерфейс, т.е. интернет браузър, 87% от служителите използват „обикновени“ имейл клиенти, 18% използват уеб интерфейс, 5% използват безжични устройства и 4% използват корпоративен портал с функция за електронна поща (общо повече от 100%, тъй като редица служители прибягват до няколко метода за достъп до електронна поща наведнъж).5. Най-голямата грижа за фирмите за уеб поща е сигурността, като 29% от организациите цитират това. Те също така отбелязаха липсата на функции, които са налични в „обикновените“ имейл клиенти (22%), трудности с потребителите (10%) и лоша производителност (7%). Компаниите, които са се оттеглили от Webmail, посочват опасенията за сигурността като основна причина за своето решение. Друга причина е липсата на нужда от уеб поща.
1996. Имейл - основният инструмент в интранет мрежата
Анализаторската фирма Arthur Andersen публикува проучване тази седмица, според което имейлът е най-ефективният инструмент за сътрудничество в предприятията. Според доклада 90% от анкетираните офис служители използват имейл средно 23 пъти седмично. На второ място по полярност са инструментите за планиране, следвани от корпоративните форуми и системите за управление на задачи. Този факт се потвърждава от „трите големи” доставчици на интранет системи за сътрудничество: Microsoft (Exchange), IBM (Lotus Notes) и Novell (GroupWise). Всички тези продукти имат календари, задачи и споделена база данни. Независимо от това, всички тези системи са свързани с потребители с корпоративна поща. Основната причина за това явление лидерите на Голямата тройка посочват простотата на електронната поща.
1996. Lotus Domino II ще ви позволи да използвате браузър и имейл клиент вместо Lotus Notes
Днес на конференцията PC Expo IBM демонстрира нова версия на сървъра Lotus Domino. Първата версия на Domino беше пусната преди месец. Той съдържа интегриран уеб сървър и ви позволява да получите достъп до всяка информация на Lotus Notes чрез HTML браузър. Втората версия на Domino ще позволи на потребителите напълно да изоставят използването на собствен протокол и собствен клиент на Lotus Notes и да използват браузър и всеки имейл клиент за работа. Това се постига чрез поддръжка на отворени протоколи за трансфер на данни: TCP/IP, HTTP, SMTP, POP3, IMAP4, LDAP. По този начин IBM ще се откаже от използването на технология за репликация, която отдавна е основното предимство на Lotus Notes. Domino II е отговорът на IBM на проекта Netscape Intranet, който има за цел да предостави интранет решение в рамките на следващите 18 месеца.
електронна пощави позволява да изпращате не само текстови съобщения, но и всякакви документи, двоични файлове, звукови и видео фрагменти. Това дава възможност за бърз обмен на писма и различни бизнес документи. Ако използвате имейла, включен в прозорци,тогава всичко, което трябва да направите, е да съставите писмо и, ако е необходимо, да добавите въпросния документ към това писмо и да поставите своя подпис. Едно щракване на мишката - и адресната книга е на разположение на потребителя, в която просто се избира желаният адресат, още едно щракване - и писмото се изпраща.
След получаване на писмото кореспондентът ще може да се запознае с мнението на своя колега, да направи свои корекции, коментари или предложения и при необходимост да препрати писмото на други специалисти за консултация. По това време подателят на писмото може да бъде ангажиран с друга работа и по този начин производителността на работата му се увеличава драстично. След известно време подателят получава отговор, който може да включва визи, прегледи и мнения на всички, които са участвали в обсъждането му. Ако е инсталиран допълнително на компютър MicrosoftФорми дизайнер, тогава възможностите на пощата стават почти неограничени: можете да организирате маршрутизирането на документ с одобрение, да изпращате напомняния, предупреждения, стандартни съобщения и т.н.
При въвеждане на имейла, потребителят веднага ще забележи поредица от съобщения с надпис „Телефонно обаждане“. След като отвори такова съобщение, на екрана на дисплея той ще види стандартен формуляр, съдържащ редица стандартни полета и флагове като „Кой се обади“, „Поиска за обратно обаждане“, „Ще се обади по-късно“ и т.н., и телефонният номер на повикващия се записва в отделни полета. Такъв формуляр е лесен както за попълване, така и за четене и ако към компютъра на потребителя е свързан модем или електронен секретар, тогава трябва да се натисне само един бутон на формуляра, за да се обади обратно.
ПланировчикMicrosoft График+ помогнете при организирането на бизнес среща с няколко служители. Ако използвате телефон или просто поща за това, може да отнеме повече от един час, за да се договорите за удобно време за всички. Прилагане на вградено групово планиране График+, включен в Windows, ви позволява да направите това за минути. В същото време трябва само да прегледате графиците на колегите, да ги насложите един върху друг и да изберете удобно за всички време, след което да го маркирате във всички графици и да уведомите за началото на срещите по имейл.
Вградени Windows инструмент за отдалечен достъп Дистанционно Достъп Обслужване Позволява на отдалечен компютър да се свърже с мрежата. модем, чрез комутируема или наети линии. Освен това процедурата за свързване е напълно прозрачна за потребителя: просто трябва да въведете вашето име и парола. След свързването потребителят на отдалечения компютър има усещането, че е директно свързан към офис мрежата. Така че инструментът за отдалечен достъп Дистанционно Достъп Обслужване позволява на служителите, които често пътуват в командировки, да не се „откъсват от живота“ и да бъдат постоянно в течение, да имат достъп до необходимата информация и също така да съобщават за нещо важно. Такава връзка не се осъществява чрез конвенционален мрежов кабел, а чрез канал за отдалечен достъп, например чрез телефонна линия. В този случай всички мрежови ресурси са достъпни за отдалечения потребител. Той е в състояние, дори да е на хиляди километри от офиса, да отпечата всеки документ на офисен принтер. Особено впечатляващо е отдалечената работа на системите клиент-сървър, когато потребителят на клиентската част може да получава информация от сървъра на базата данни.
Програма за обслужване на факс модемMicrosoft В Работете настолен компютър факс ви позволява да правите без секретарка при изпращане на факс съобщения. Процесът на съставяне и изпращане на съобщение е подобен на процеса на съставяне и изпращане на имейл. Разликата е, че името на факс модема, инсталиран в системата, се избира в адресната книга като име на дестинацията.
Има и друг начин за изпращане на факс съобщения. Ако потребителят е в приложение (като текстов процесор думазаWindows) и той трябва да изпрати документ за редактиране, тогава няма нужда да го отпечатате предварително, да отпечатате първата страница на факс съобщение, да ги свържете заедно, да ги поставите във факс машина и да наберете на правилното място. Достатъчно е да изберете командата "Печат" в менюто на приложната програма и да посочите факс модема като принтер. Това автоматично ще добави първата страница от факс съобщението към съобщението. След като печатането приключи, не е нужно да се притеснявате за по-нататъшни действия - системата ще направи всичко. )
Много бих искал да регулирам работата с електронната поща в нашата организация, така че служителите да я използват правилно и да съхраняват имейли. На какво трябва да се обърне специално внимание? Как да управлявате имейла на вашия мениджър?
Отговор
Работата с електронна поща отдавна е едно от задълженията на секретар в повечето компании и организации. И ако мениджърите също предпочитат да работят "по старомоден начин", тогава управлението на електронната поща пада изцяло върху плещите на секретарката. По-младите ръководители са склонни да работят сами с пощата, но в този случай секретарката обикновено трябва да обработва съобщения, които идват на адреса на компанията. В малките фирми секретарят е този, който разработва правилата за работа с поща и незабавни съобщения и гарантира, че тези инструкции се следват от служителите.
Има редица проблеми с имейлите, за които секретарят трябва да знае:
1. В Русия електронната поща и незабавните съобщения все още не са признати като документи (но могат да се използват от разследващите органи по време на разследване на наказателно дело и в производства в арбитражни съдилища).
В повечето развити страни по света ситуацията е различна - такива съобщения се признават за бизнес документи и могат да се използват в съда при разглеждане както на граждански, така и на наказателни искове. Следователно, ако компанията работи с чуждестранни партньори, те трябва да изпращат само имейл съобщения, които могат да бъдат безопасно изпратени под формата на хартиен документ, заверен с печати и подписи.
2. За разлика от много страни по света, Русия все още няма законови изисквания, които да изискват от компаниите да запазват имейл съобщения. Но дори когато работите изключително с руски компании и физически лица, трябва да се регистрирате и да запазите:
Съобщения, въз основа на които се вземат отговорни бизнес решения;
Съобщения, съдържащи важна информация за компанията или имащи историческа стойност;
Обидни и заплашителни съобщения, образци на особено досаден и пречещ „спам“ – за предаване на разследващите органи.
Решението за запазване на съобщението може да бъде взето по следния начин: ако подобен документ на хартиен носител ще бъде регистриран и запазен, тогава имейл съобщението също трябва да бъде запазено. Препоръчително е да запазвате както изпратените, така и получените съобщения.
Как се съхранява електронната информация зависи от системата за управление на документи, използвана в организацията.
Ако документооборотът е на хартия, тогава самото съобщение, прикачените файлове и поне основните придружаващи данни (от кого, кога и на кого е изпратено, от кого и кога е получено, освен това имейл адресите трябва да бъдат дешифрирани) трябва да бъдат отпечатани изваден, документът се разпечатва и се поставя в съответния калъф. Ако работният процес е електронен, тогава трябва да запишете файла със съобщението в един от „родните“ формати на пощенската система, като е желателно цялата служебна информация за прехвърлянето на съобщението, както и всички прикачени файлове да бъдат спестени колкото е възможно повече.
Периодът на задържане на съобщение е зададен същият, както би бил зададен за подобен хартиен документ. Съобщенията, които не подлежат на съхранение, или тези, чийто срок на съхранение е изтекъл, трябва да се унищожават своевременно и редовно – както за спестяване на компютърни ресурси, така и за осигуряване на информационната сигурност на компанията.
Системата за съхранение също трябва да бъде добре обмислена. За съжаление в много компании този въпрос се третира много небрежно, но има и компании, в които е установено централизирано съхранение на цялата пощенска кореспонденция.
Често проблемът се решава по най-простия начин: всичко се запазва. Тъй като се натрупва все повече информация, този начин на запазване създава следните проблеми:
Съхраняването на големи обеми имейл съобщения изисква организацията да харчи значителна сума пари за оборудване, труд и други ресурси;
Ако при записване на съобщения системата за тяхното съхранение (индексиране, систематизиране и т.н.) не е обмислена, тогава търсенето на необходимите материали става много трудно и скъпо.
Когато работите с чуждестранни партньори, всички важни имейл съобщения (включително организиране на срещи и други събития, пътуване, настаняване и т.н.) се препоръчва да бъдат запазени и е препоръчително да запазите електронно копие на съобщението, дори ако той е отпечатан, регистриран и поместен в досие, в случай на съдебно дело. Трябва да се потърси правен съвет при определяне на срока на запазване на такива съобщения, особено ако те се отнасят до договори, които ще бъдат оспорени съгласно законите на която и да е държава.
3. Доста често секретарката е тази, която е отговорна за това служителите в офиса да използват предоставените им от компанията електронни кутии само по предназначение.
Полезно е да се изготвят и одобряват правилата (правилата) за използване на електронната поща и да се запознаят всички служители с тях. По-специално, следните разпоредби могат да бъдат включени в правилата:
Работодателят е собственик на цялата корпоративна поща, има право да я контролира и може да използва това право. Служителите трябва да бъдат информирани, че техният корпоративен имейл се наблюдава от екипа за сигурност на организацията. Персоналът също трябва да бъде информиран за използването на електронна поща за лични цели. Служителите трябва да са наясно, че нарушенията на правилата за поща и незабавни съобщения могат да доведат до дисциплинарни действия, до и включително прекратяване на работа.
При изпращане на имейл съобщения и при използване на незабавни съобщения не може да се изключи възможността за неоторизиран достъп до тях (освен ако не се използват специални мерки за сигурност, като криптиране, електронен подпис и др.), така че служителите не трябва да изпращат поверителна информация и друга информация по този начин, която компанията е длъжна да защитава (например лични данни на служители и клиенти).
Всички служители трябва да бъдат информирани как да съхраняват и унищожават електронните съобщения, тъй като много от тях не знаят или не са сигурни в разликата между съобщенията, които са документи и трябва да бъдат запазени, и тези, които могат и трябва да бъдат унищожени.
4. В бизнес практиката съобщенията, предавани по електронна поща, често се разпространяват до широк кръг от хора. Това означава, че съобщенията трябва да се изготвят не по-малко внимателно от официалните документи.
Необходимо е да спазвате бизнес етикета, да поддържате добър стил, да проверявате текста за граматически грешки.
5. Указателят на електронните адреси (адресна книга) е най-важният документ – в смисъл, че е един от онези информационни материали, от които една организация се нуждае както за извършване на бизнес, така и в случай на извънредни ситуации.
Копия от адресната книга трябва да се съхраняват редовно и поне едно такова копие трябва да се съхранява извън офиса на компанията. Полезно е също да имате печатна версия на адресната книга - може да бъде полезна например за изпращане на имейл съобщения чрез алтернативни комуникационни канали (с помощта на мобилен телефон) по време на прекъсване на тока в офиса.
Препоръчително е адресната книга да се попълва достатъчно подробно, като се посочват най-малко имената на организациите и имената и фамилните имена на физически лица - собственици на съответните адреси. Тази информация може да бъде полезна както за дешифриране на адреси при записване на съобщения като документи, така и в случаите, когато друг служител трябва да изпраща поща при отсъствие на секретар.
Трябва да знаете и съхранявате в адресната книга имейл адресите на клиенти и доставчици, както и работните и домашни имейл адреси на служителите. Това е необходимо, за да можете да се свържете със служителите по имейл в случай на спешност.
Как да управлявате имейла на вашия мениджър?
Забелязано е, че мениджърите все повече прехвърлят отговорността за управлението на електронната си поща на секретари. Секретарят може да окаже на своя ръководител значително съдействие при работата с електронна кореспонденция, а именно:
· Секретарят може да поеме прегледа на ръководството по имейл; докато съобщенията са сортирани по тема и значимост, а тези от тях са избрани, които мениджърът ще трябва да прегледа сам. Това е практически същата технология, която се използва в документацията на големите организации.
· Както при документацията, задълженията на секретаря могат да включват събиране на информация по въпросите, повдигнати в получените съобщения, така че мениджърът да може да вземе необходимите решения веднага след прочитане на кореспонденцията.
· Доста често на секретарите се делегират правомощията да отговарят самостоятелно на имейли по по-малко важни въпроси. За по-важни въпроси секретарят може или самостоятелно да подготви проект на отговор или решение, или, без да чака допълнителни инструкции, да организира подготовката на такъв отговор от персонала. Само с този стил на работа мениджърът е в състояние да се справи с целия поток от електронни съобщения.
Как да използвам имейл и незабавни съобщения в рамките на моята организация?
С помощта на електронна поща и незабавни съобщения секретарят може да повиши ефективността не само на собствената си работа, но и на работата на другите служители. Съответните възможности вече се използват активно в много руски държавни и търговски структури, особено там, където са създадени корпоративни компютърни мрежи. Най-често електронната поща и незабавните съобщения се използват за уведомяване на служителите и за бързо съобщаване на информация за следното:
· Присъстващи и отсъстващи ръководители и ключови служители. Такава информация е важна за много служители, особено когато е необходимо да се подпишат документи.
Служителите няма да безпокоят секретарката на всеки десет до петнадесет минути, ако получат информация по пощата или чрез незабавни съобщения дали мениджърът е там и ако не е в офиса, кога се очаква да се появи. Понякога е важно да информирате персонала, че мениджърът планира да напусне офиса за няколко часа, тъй като някой от служителите може да има спешен въпрос, който е най-добре да бъде решен преди шефа да напусне.
· Време и дневен ред на заседанията и пет минути.
Тази информация е важна, за да не забравят служителите да се подготвят и да не закъсняват за тези срещи.
· Нови вътрешни правила и заповеди.
В повечето организации запознаването с поръчките се извършва "по старомоден начин", когато хартиен документ се предава от ръка на ръка за дълго време. Процесът може да се ускори значително, ако самият документ се постави на сървъра на компанията и чрез имейл уведомява тези, които трябва да се запознаят с тази поръчка, и ги помоли да отидат при секретаря и да се подпишат на хартиен екземпляр. Да, и за безопасността на оригинала в този случай не можете да се притеснявате.
· Условия за подаване на различни заявки (за офис техника, консумативи, канцеларски материали и др.).
· Различни важни събития, срещи и дейности.
Такива напомняния позволяват на служителите не само да организират правилно работния си ден, но също така им помагат да не забравят да пожелаят на колега честит рожден ден.
· Електронната поща и незабавните съобщения са незаменими, ако искате да знаете мнението на служителите по някакъв въпрос.
От всичко казано следва, че секретарят трябва да е доста напреднал потребител на пощенската програма. Бих искал да насоча вниманието ви към някои допълнителни функции на пощенските системи, които е полезно да научите:
· Повечето пощенски системи ви позволяват да изисквате отчети, потвърждаващи получаването и/или четенето на писмото от адресата. Тази функция е силно препоръчителна при изпращане на важни съобщения.
· Можете да създадете удобна структура на папките за писма и да подреждате входящите писма редовно в тези папки.
· Необходимо е също така да се научите как да работите с адресната книга и да я възстановявате в случай на повреда в програмата.
