ทำงานกับอีเมล วิธีใช้อีเมลบน Yandex. วิธีใช้อีเมล: คำแนะนำสำหรับผู้เริ่มต้น

ทิ้งข้อความไว้ 6,950

ผู้คนในโลกสมัยใหม่ใช้เวลาบนอินเทอร์เน็ตมากขึ้นเรื่อยๆ มองหาและหางาน อ่านข่าว สื่อสารบนโซเชียลเน็ตเวิร์ก ตรวจสอบสภาพอากาศ ซื้อ ขาย หารายได้ เก็บเงิน หาเพื่อน ดูหนัง ฟังเพลง และมักจะแค่ล้อเล่น ทุกวันนี้เป็นเรื่องยากที่จะหาคนที่ไม่รู้ว่าเครื่องมือค้นหาคืออะไร โหมดออนไลน์ ICQ บล็อก หรือวิธีใช้อีเมล แต่ก็ยังมีอยู่บ้าง และข้อความนี้มีไว้สำหรับพวกเขา

ตามความหมายปกติ ไปรษณีย์คือการแลกเปลี่ยนจดหมายและพัสดุ จนถึงตอนนี้พลังความคิดของมนุษย์ยังไม่ถึงระดับการส่งพัสดุทางอีเมล แต่บางทีสิ่งนี้จะเกิดขึ้นในอนาคตอันใกล้นี้ อย่างไรก็ตาม อีเมลก็มีข้อดีหลายประการ

1. ในอีเมล คุณสามารถส่งข้อความได้ไม่เพียงแต่ในรูปแบบข้อความเท่านั้น แต่ยังแนบไฟล์ไปกับจดหมายได้อีกด้วย เช่น ตาราง รูปถ่าย ภาพวาด วิดีโอ การนำเสนอ และอื่นๆ ข้อความสามารถลบ ส่งต่อไปยังบุคคลอื่น จัดเก็บ กรองได้

2. อีเมลช่วยให้คุณส่งจดหมาย (ข้อมูล) ได้ทันที ประหยัดเวลาและความพยายามได้มาก

3. ไม่จำเป็นต้องไปที่ที่ทำการไปรษณีย์ เนื่องจากคุณสามารถใช้อีเมลได้โดยไม่ต้องออกจากบ้าน หากคุณมีอินเทอร์เน็ตและคอมพิวเตอร์

4. ความคุ้มค่า - ไม่จำเป็นต้องจ่ายค่าจดหมายแต่ละฉบับไม่ว่าข้อมูลในนั้นจะมีจำนวนเท่าใดก็ตาม ก็เพียงพอที่จะชำระค่าบริการอินเทอร์เน็ตให้กับผู้ให้บริการตรงเวลา

5. ประสิทธิภาพ - คุณสามารถตรวจสอบอีเมลและตอบกลับจดหมายได้แม้จากโทรศัพท์มือถือที่มีอินเทอร์เน็ต

เรามาตอบคำถาม: “ใช้อีเมลอย่างไร” กัน?

ก่อนอื่นคุณต้องไปที่เว็บไซต์ของระบบค้นหาหรือเมลเช่น Yandex, Google, Rambler, Mail.ru เป็นต้น

ลองใช้ตัวอย่างเพื่อสร้างบัญชีอีเมลบน Google ที่ด้านบนของไซต์ ค้นหาและคลิก "เมล" หน้าต่างใหม่จะปรากฏขึ้นเพื่อลงชื่อเข้าใช้เมลและบัญชีของคุณ เนื่องจากคุณยังไม่มี Google Mail ให้คลิกปุ่มสีแดงที่มุมขวาบน - "สร้างบัญชี" จากนั้นกรอกข้อมูลส่วนบุคคล - ชื่อ นามสกุล ชื่อผู้ใช้ รหัสผ่าน เพศ วันเกิด โทรศัพท์มือถือ ที่อยู่อีเมลฉุกเฉิน คุณสร้างมันเองมันจะต้องไม่ซ้ำกัน (หากมีผู้ใช้ที่เข้าสู่ระบบนี้อยู่แล้วระบบจะเตือนคุณและขอให้คุณป้อนชื่ออื่น) ประกอบด้วยตัวอักษรละตินความยาวของชื่อคือ 6 ถึง 30 ตัวอักษร โปรดทราบว่าหากคุณกำลังจะติดต่อธุรกิจทางอีเมล คุณควรเลือกการเข้าสู่ระบบที่รอบคอบมากขึ้น

ถัดไปคุณต้องป้อนรหัสผ่านอีเมลของคุณ ควรมีความน่าเชื่อถือเพียงพอ ควรประกอบด้วยอักษรตัวใหญ่ สัญลักษณ์ และตัวเลข และมีความยาวอย่างน้อย 8 อักขระ ป้อนรหัสผ่านอีกครั้งเพื่อยืนยัน

คุณต้องป้อนวันเกิดของคุณบนเว็บไซต์นี้เพื่อเข้าถึงเนื้อหาที่เหมาะสมกับวัย ความจริงก็คือบัญชี Google ช่วยให้คุณเข้าถึงบริการต่างๆ เช่น Gmail (เมล), YouTube (พอร์ทัลวิดีโอ) และ Google+ (โซเชียลเน็ตเวิร์ก) คุณสามารถตั้งค่าบัญชีของคุณเพื่อไม่ให้ใครเห็นอายุของคุณได้

เพศและหมายเลขโทรศัพท์มือถือนั้นขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของผู้ใช้

ในการลงทะเบียนอีเมลของคุณ สิ่งที่คุณต้องทำคือพิสูจน์ว่าคุณเป็นคนจริง (ไม่ใช่หุ่นยนต์) และป้อนตัวอักษรละตินที่ระบุบนแป้นพิมพ์ หากป้ายอ่านยากคุณสามารถคลิกที่ป้าย "เสียง" ระบบจะสั่งให้คุณ หากคุณไม่ต้องการทำเช่นนี้ โปรดระบุหมายเลขโทรศัพท์มือถือของคุณ รหัสยืนยันจะถูกส่งไปยังโทรศัพท์ของคุณทาง SMS คุณจะต้องป้อนรหัสในช่อง "ยืนยันบัญชีของคุณ"

ดังนั้น คุณมีบัญชีอีเมลของคุณเอง คุณสามารถส่งและรับจดหมายได้ จะเขียนจดหมายได้อย่างไร? ค้นหาปุ่ม "เขียนจดหมาย" และในช่อง "ถึง" ที่ปรากฏขึ้น ให้เขียนที่อยู่ของผู้รับในช่อง "ถึง" หากคุณต้องการให้บุคคลอื่นได้รับสำเนาจดหมาย ให้ระบุที่อยู่อีเมลอื่นในช่อง "คัดลอก" ช่อง "เรื่อง" สามารถเว้นว่างไว้ได้ แต่หากคุณระบุหัวเรื่องและสาระสำคัญของจดหมายก็จะสะดวกกว่าสำหรับผู้รับ คุณสามารถเขียนข้อความในจดหมาย จัดรูปแบบ ใช้ปุ่ม "แนบ" หรือไอคอน "คลิปหนีบกระดาษ" เพื่อแนบไฟล์ แทรกลิงก์ รูปภาพ ภาพวาด และบันทึกจดหมายฉบับร่าง คุณสามารถตรวจสอบการสะกดของคุณก่อนกดปุ่ม "ส่ง" หากคุณต้องการทราบว่าผู้รับได้รับและอ่านแล้วหรือไม่ ให้ทำเครื่องหมายที่ช่อง "แจ้งเตือนเมื่ออ่านแล้ว"

จดหมายที่ได้รับอ่านง่ายกว่า - คุณเพียงแค่คลิกตัวอักษรใหม่ (โดยปกติจะเน้นด้วยตัวหนา) หากคุณไม่ต้องการรับอีเมลจากผู้เขียนอีกต่อไป คุณสามารถทำเครื่องหมายหนึ่งในนั้นว่าเป็นสแปมได้ จากนี้ไป อีเมลทั้งหมดจากที่อยู่นี้จะถูกส่งไปยังโฟลเดอร์สแปมโดยอัตโนมัติ ตอนนี้คุณก็มีไอเดียในการใช้อีเมลแล้ว คุณสามารถติดต่อกับพันธมิตรทางธุรกิจและเพื่อน ๆ ลงทะเบียนบนโซเชียลเน็ตเวิร์ก ซื้อสินค้าออนไลน์ และอื่น ๆ อีกมากมาย

หากคุณไม่รู้ว่าอีเมลคืออะไร ตอนนี้ก็ถึงเวลาที่จะค้นหาคำตอบแล้ว ในความเป็นจริง เช่นเดียวกับในกรณีของเทคโนโลยีสมัยใหม่อื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับคอมพิวเตอร์และอินเทอร์เน็ต มันง่ายมากที่จะวาดเส้นขนานกับชีวิตจริง ฉันคิดว่าทุกคนมีความคิดว่าจดหมายหอยทากคืออะไร จริงๆแล้วจุดประสงค์ของมันเกือบจะเหมือนกับจุดประสงค์ทางอิเล็กทรอนิกส์ แต่วิธีการบรรลุเป้าหมายเท่านั้นที่แตกต่างกัน

โดยไม่ต้องลงรายละเอียดเราสามารถให้คำจำกัดความต่อไปนี้ได้ อีเมล์ (อีเมล์)เป็นระบบแลกเปลี่ยนข้อความอิเล็กทรอนิกส์ (จดหมาย) คุณสามารถรับอีเมล ส่ง ส่งต่อ จัดเก็บ จัดเรียง หรือทำอะไรก็ได้ที่คุณต้องการ เมลปกติไม่ได้ถูกสร้างขึ้นเพื่อสิ่งเดียวกันใช่ไหม แต่ตัวอักษรในกรณีของเธอไม่ใช่แบบอิเล็กทรอนิกส์ แต่เป็นของจริง จากนี้ไปตามความแตกต่างที่สำคัญระหว่างพวกเขาและในขณะเดียวกัน ขาดอีเมล: คุณไม่สามารถส่งของจริงผ่านมันได้ จะส่งได้เฉพาะของเสมือนในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถส่งรูปถ่าย เพลง ข้อความทางอีเมล แต่คุณไม่สามารถส่งเสื้อผ้า เครื่องใช้ในครัวเรือน หรือเครื่องสำอางได้ แต่ความก้าวหน้าไม่หยุดนิ่ง ใครจะรู้ บางทีสักวันปาฏิหาริย์เช่นนี้อาจเกิดขึ้นได้ คุณคิดอย่างไร? จนถึงตอนนี้มันยากที่จะเชื่อในเรื่องนี้แน่นอน แม้จะมีข้อเสียเปรียบที่สำคัญ แต่อีเมลก็มีข้อได้เปรียบที่สำคัญมากกว่าอีเมลทั่วไปหลายประการ

ประโยชน์ของอีเมล

ความสะดวก. ในการส่งจดหมาย คุณไม่จำเป็นต้องไปที่ที่ทำการไปรษณีย์ คุณไม่จำเป็นต้องออกจากบ้านด้วยซ้ำ คุณแค่ต้องมีคอมพิวเตอร์และอินเทอร์เน็ต
ประหยัดเวลาและมีประสิทธิภาพ. อีเมลจะถูกส่งภายในไม่กี่วินาที โดยมีความล่าช้าเล็กน้อยเป็นครั้งคราวเท่านั้น
ฟรี. คุณไม่จำเป็นต้องเสียเงินสักบาทเพื่อส่งจดหมายทางอีเมล
ฟังก์ชั่นการทำงาน. คุณสามารถจัดเรียงอีเมลด้วยวิธีใดก็ได้ที่สะดวกสำหรับคุณ แบ่งออกเป็นโฟลเดอร์ จัดรูปแบบ ส่งไปยังผู้รับหลายคนพร้อมกัน และเกือบทุกไฟล์สามารถแนบไปกับอีเมลเหล่านั้นได้ ไม่ว่าจะเป็นเพลง รูปภาพ หรือแม้แต่สำเนาเอกสาร

นี่เป็นเพียงรายการเล็กๆ น้อยๆ ของประโยชน์พื้นฐานที่สุดของอีเมล จริงๆ แล้วยังมีประโยชน์อื่นๆ อีกมากมาย แต่ละจุดสามารถแบ่งออกเป็นจุดย่อยหนึ่งจุดขึ้นไปได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างเช่น มีแอปพลิเคชันพิเศษมากมายสำหรับทั้งคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์เคลื่อนที่ที่ทำให้การทำงานกับเมลง่ายขึ้นมาก นี่ไม่ใช่ข้อได้เปรียบเหรอ? สามารถบันทึกได้พร้อมกันในด้านฟังก์ชันการทำงานและประสิทธิภาพ คุณจะพบข้อดีอื่น ๆ สำหรับตัวคุณเองอย่างแน่นอนในกระบวนการทำงานกับอีเมล เชื่อฉันเถอะว่าจะมีมากมาย

ผู้คนหลายพันคนเสียเวลาอันมีค่าไปกับการไปไปรษณีย์ เพราะพวกเขาไม่รู้วิธีสร้างอีเมล แต่การทำเช่นนี้ทำได้ง่ายเหมือนกับปลอกลูกแพร์ มีเซิร์ฟเวอร์อีเมลฟรีมากมาย ฟังก์ชั่นของพวกเขามีมากเกินพอที่จะสนองความต้องการของผู้ใช้ส่วนใหญ่ ฉันจะยกตัวอย่างบริการอีเมลที่ฉันใช้: mail.ru, yandex.ru, gmail.com และ rambler.ru ไม่มีประโยชน์ที่จะกล่าวถึงแต่ละรายละเอียดอย่างละเอียด ต้องบอกว่าบริการทั้งหมดเหล่านี้แสดงให้เห็นถึงความไว้วางใจในตัวเองด้วยเวลาและคุณภาพของบริการ โดยส่วนตัวแล้วฉันได้ระบุตัวเองแล้ว yandex.ru และ gmail.com.

ความคุ้นเคยของฉันกับอีเมลเริ่มต้นด้วย rambler.ru เมื่อประมาณแปดปีที่แล้ว จากนั้นมันก็ใช้งานได้น้อยลงและสะดวกกว่าที่เป็นอยู่ตอนนี้มาก เพื่อนของฉันช่วยฉันเริ่มต้นมัน จากนั้นฉันก็ค้นพบบริการอีเมลจาก Yandex และหลังจากนั้นไม่นานฉันก็เริ่มใช้อีเมลจาก Google และ Mail ด้วย ข่าวดีก็คือบริการทั้งหมดเหล่านี้ได้รับการปรับปรุงและปรับปรุงอยู่ตลอดเวลา คุณสามารถเลือกข้อเสนอใดก็ได้ตามใจชอบ คุณจะไม่พลาด

ฉันจะแสดงวิธีสร้างอีเมลโดยใช้ yandex.ru เป็นตัวอย่าง โดยหลักการแล้ว ไม่ว่าบริการจะเป็นอย่างไรก็ตาม คุณต้องทำตามขั้นตอนง่ายๆ เกือบเหมือนกัน เอาล่ะ มาเริ่มกันเลย
ขั้นตอนที่หนึ่ง - ไปที่เว็บไซต์ www.yandex.ru
ขั้นตอนที่สอง - คลิก "สร้างกล่องจดหมาย" ทางด้านซ้ายของไซต์ใต้โลโก้ Yandex ดังแสดงในรูป

ขั้นตอนที่สาม - หลังจากนี้คุณจะต้องป้อนชื่อและนามสกุลของคุณตลอดจนข้อมูลเข้าสู่ระบบของคุณแล้วคลิกปุ่ม "ถัดไป" ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับคอลัมน์ "เข้าสู่ระบบ" เนื่องจากที่อยู่อีเมลของคุณจะมีลักษณะดังนี้ [email protected] ตัวอย่างเช่น หากคุณชื่อ Ivan Ivanov ที่อยู่อีเมลต่อไปนี้จะสมเหตุสมผลมาก: [ป้องกันอีเมล]. เพียงอย่าลืมว่านอกจากคุณแล้ว ยังมีผู้คนอีกหลายพันคนที่ใช้บริการนี้ ดังนั้นที่อยู่ที่ง่ายที่สุดและน่าจดจำที่สุดจึงถูกใช้มานานแล้ว เช่นเดียวกับที่ฉันยกตัวอย่าง คุณจะต้องทำให้ที่อยู่อีเมลซับซ้อนขึ้นเล็กน้อยหรือเกิดขึ้น มีเอกลักษณ์เฉพาะตัวของคุณเอง

ขั้นตอนที่สี่ - ในขั้นตอนนี้คุณต้องคิดและยืนยันรหัสผ่านยิ่งซับซ้อนก็ยิ่งดีเท่านั้น เลือกคำถามเพื่อความปลอดภัยหรือถามของคุณเองแล้วป้อนคำตอบ คุณจะต้องใช้สิ่งนี้ในกรณีที่คุณทำรหัสผ่านหาย ป้อนอีเมลอื่น (ไม่บังคับ) และป้อนหมายเลขโทรศัพท์มือถือของคุณเพื่อให้คุณสามารถกู้คืนรหัสผ่านได้ในกรณีที่คุณลืม หลังจากนั้นคุณจะต้องป้อนอักขระจากรูปภาพแล้วคลิกปุ่ม "ลงทะเบียน"

ขั้นตอนที่ห้า - หลังจากที่คุณทำตามขั้นตอนง่าย ๆ เหล่านี้เสร็จแล้ว คุณจะได้รับแสดงความยินดีกับการลงทะเบียนที่สำเร็จ และขอให้ระบุเพศและวันเกิดของคุณ คลิกปุ่ม "บันทึก" และเริ่มใช้เมลจาก Yandex

การสร้างอีเมลบน Yandex ได้รับการแก้ไขแล้ว ตอนนี้เรามาพูดถึงวิธีใช้อย่างถูกต้องกันดีกว่า ฉันจะบอกทันทีว่าไม่มีอะไรซับซ้อน อินเทอร์เฟซนั้นเรียบง่ายและใช้งานง่าย เช่นเดียวกับบริการอีเมลอื่น ๆ พื้นที่หลักถูกครอบครองโดยตัวอักษรขาเข้าซึ่งระบุชื่อผู้ส่งหัวเรื่องและจุดเริ่มต้นของข้อความ ทางด้านซ้ายมีเมนูเล็ก ๆ ที่คุณสามารถไปที่จดหมายขาเข้า จดหมายอาบยาพิษ ฉบับร่าง และอื่น ๆ คุณสามารถค้นหาด้วยอีเมลโดยใช้แบบฟอร์มทางด้านขวา คลิกปุ่ม "เขียน" (วงกลมสีแดง)

จริงๆ แล้วทุกอย่างที่นี่ก็ง่ายและเข้าใจได้เช่นกัน ในคอลัมน์ "ถึง" ป้อนที่อยู่ของผู้รับหรือที่อยู่หลายแห่งโดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค ในคอลัมน์ "หัวเรื่อง" ป้อนหัวเรื่องเช่น "งาน" หรือ "ข้อเสนอ" คุณสามารถเว้นฟิลด์ว่างไว้ด้านล่างเรา ป้อนข้อความของจดหมายแล้วคลิก "ส่ง". นั่นคือทั้งหมดเพียงไม่กี่นาที คุณยังสามารถแนบไฟล์ (เอกสารสำคัญ, รูปถ่าย, เอกสาร) เข้ากับตัวอักษรโดยใช้ปุ่มที่มุมซ้ายล่าง, บันทึกเป็นร่างเพื่อส่งในภายหลัง, นอกจากนี้ยังมีรายการที่สามารถขีดออกได้หากจำเป็น, ไม่มีประเด็นใน อธิบายว่าอะไรคืออะไร ทุกสิ่งจึงชัดเจนมาก เมื่อใช้เมนูทางด้านขวา คุณสามารถจัดรูปแบบตัวอักษร ตรวจสอบการสะกด และแปลข้อความเป็นภาษาที่ต้องการได้ พูดตามตรงฉันแทบไม่เคยใช้ฟังก์ชันนี้เลย แล้วมันยากมั้ย? ฉันคิดว่าไม่ อย่างน้อยก็ง่ายกว่าการไปไปรษณีย์ ยืนต่อแถว กรอกแบบฟอร์ม และอื่นๆ มาก

ไปที่ “การตั้งค่า” ที่มุมขวาบน บางทีฉันอาจจะเบื่อคุณกับวลีนี้แล้ว แต่ฉันจะพูดซ้ำอีกครั้ง: เราจะไม่ลงรายละเอียดแต่ละจุดที่นี่ทุกอย่างชัดเจนมาก ฉันจะพูดมากกว่านี้มีแนวโน้มว่าคุณจะไม่ใช้การตั้งค่าส่วนใหญ่ด้วยซ้ำ ตัวอย่างเช่น ฉันใช้อีเมลมาหลายปีแล้วและไม่ได้มาที่นี่จนกว่าฉันจะต้องการฟังก์ชันเพิ่มเติมบางอย่าง มาพูดถึงพวกเขากันดีกว่า ดังที่คุณสังเกตเห็นแล้วว่ารายการ "โฟลเดอร์และแท็ก" "กฎสำหรับการประมวลผลเมล" และ "การรวบรวมเมลจากกล่องจดหมายอื่น" จะมีเครื่องหมายถูกสีแดงกำกับไว้

ขั้นแรก ไปที่ "โฟลเดอร์และแท็ก" คลิกปุ่ม "โฟลเดอร์ใหม่" และในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น ให้ป้อนชื่อใดๆ เช่น "งาน" แล้วคลิก "สร้างโฟลเดอร์" ตอนนี้ โดยใช้การเปรียบเทียบ เราสร้างป้ายกำกับ ทุกอย่างเหมือนกับในกรณีของโฟลเดอร์ มีเพียงคุณเท่านั้นที่สามารถเลือกสีได้ คุณจัดการหรือไม่? ไปข้างหน้า.

ไปที่หน้าหลักของเมลแล้วดูในเมนูด้านซ้ายว่าเกิดอะไรขึ้น มีของใหม่มั้ย? โฟลเดอร์จะอยู่ด้านบน ป้ายกำกับจะอยู่ด้านล่าง ฟังก์ชันนี้ดูเหมือนจะไม่ใช่ฟังก์ชันที่ทรงพลังที่สุดซึ่งให้ความเป็นไปได้มากมายแก่คุณ ตัวอักษรที่เข้ามาสามารถกระจายไปยังโฟลเดอร์และติดป้ายกำกับได้ และทั้งหมดนี้สามารถทำได้โดยอัตโนมัติโดยสมบูรณ์ ในการดำเนินการนี้ ไปที่ "กฎการประมวลผลอีเมล" ในการตั้งค่า และคลิกปุ่ม "สร้างกฎ" อย่างที่คุณเห็น คุณสามารถนำการรับและการแจกจ่ายจดหมายขาเข้าไปสู่ระบบอัตโนมัติเต็มรูปแบบได้ คุณสามารถทำได้ ตอบกลับอีเมลบางฉบับโดยอัตโนมัติ. แต่สิ่งแรกก่อน

ลองจินตนาการว่าคุณมีการโต้ตอบที่สำคัญมากกับ Ivan Ivanov คนเดียวกันกับที่อยู่อีเมล [ป้องกันอีเมล]ขอให้เจ้าของที่อยู่นี้ยกโทษให้ฉันด้วย เราทำอะไรได้บ้างกับข้อมูลนี้เท่านั้น? และอื่นๆ อีกมากมาย...ถัดจากคำว่า "ถ้า" จะมีรายการแบบเลื่อนลง เรารู้ชื่อและที่อยู่อีเมลของผู้ส่งอย่างแน่นอนใช่ไหม ซึ่งหมายความว่าเราสามารถกำหนดกฎต่อไปนี้ได้: ถ้า "จากใคร" ตรงกับ "Ivan Ivanov" หรือ "ivanivanov" หรือ " [ป้องกันอีเมล]” จากนั้นวางไว้ในโฟลเดอร์ "งาน" หรือโฟลเดอร์อื่น ๆ ที่สร้างไว้ล่วงหน้า ใส่ป้ายกำกับ ลบจดหมาย ส่งต่อไปยังที่อยู่ที่ต้องการ ตอบกลับจดหมาย และอีกมากมาย สะดวกสบาย? ในความคิดของฉันเป็นอย่างมาก

ตอนนี้ไปที่รายการการตั้งค่า "การรวบรวมจดหมายจากกล่องจดหมายอื่น" สิ่งที่คุณต้องมีคือมีบัญชีอีเมลหนึ่งบัญชีขึ้นไปและรู้รหัสผ่านสำหรับบัญชีเหล่านั้น เราระบุข้อมูลนี้ในช่องที่เหมาะสมแล้วคลิก "เปิดใช้งานตัวรวบรวม" เหตุใดจึงจำเป็น? ตัวอย่างเช่น หากคุณและภรรยามีอีเมลต่างกัน คุณสามารถรับจดหมายทั้งหมดได้ในกล่องจดหมายเดียว และเพื่อให้สะดวกยิ่งขึ้น ให้สร้างโฟลเดอร์ "ภรรยา" และในกฎสำหรับการประมวลผลจดหมายขาเข้า ให้กำหนดเงื่อนไขที่จำเป็นเพื่อให้ ตัวอักษรทั้งหมดที่มีไว้สำหรับเธอจะอยู่ในโฟลเดอร์นี้ สำหรับคนที่มีอะไรปิดบังภรรยาอยู่นี่ถือเป็นตัวอย่างที่ไม่ดี :)

ฉันมีกล่องจดหมายประมาณ 5-7 กล่องสำหรับวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน แต่เพื่อให้ง่ายต่อการรับจดหมายขาเข้า จดหมายทั้งหมดจะถูกรวบรวมไว้ในที่เดียว ทำไมคุณถึงสร้างอีเมลหลายฉบับ มันง่ายมาก หนึ่งในนั้นถูกสร้างขึ้นเพื่อการทำงาน อีกอันมีไว้สำหรับการสื่อสารเท่านั้น และอื่นๆ ตัวอย่างเช่น ฉันให้ที่อยู่อีเมลหนึ่งแก่เพื่อน เพื่อนของฉันอีกคนหนึ่ง ญาติของฉันอีกหนึ่งที่อยู่อีเมล และฉันได้รับจดหมายทั้งหมดในกล่องจดหมายเดียว ทุกสิ่งที่ชาญฉลาดนั้นเรียบง่าย อย่างไรก็ตามฉันแนะนำให้ผู้ชื่นชอบความงามทุกคนไปที่รายการการตั้งค่า "เลือกการออกแบบ" และเลือกธีมที่คุณต้องการ

ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าอีเมลคืออะไร คุณจะได้เรียนรู้คุณสมบัติและรายละเอียดปลีกย่อยอื่น ๆ อีกมากมายในขณะที่ใช้งาน หากผมไม่ได้อธิบายจุดใดให้ครบถ้วนหรือชัดเจนก็อย่าลังเลที่จะถามในความคิดเห็นผมจะพยายามที่จะตอบทุกคน

เขียนข้อมูลโดยย่อและชัดเจนในช่องนี้ซึ่งสะท้อนถึงสาระสำคัญของจดหมาย เพิ่มคำว่าเร่งด่วนหากคุณต้องการอ่านทันที สิ่งนี้จะช่วยให้คู่สนทนาเข้าใจว่าจดหมายเกี่ยวกับอะไรและจะช่วยในอนาคตในการค้นหาจดหมายที่น่าสนใจในเอกสารสำคัญอย่างรวดเร็ว
หากหัวข้อมีการเปลี่ยนแปลงอันเป็นผลมาจากการติดต่อ ให้เปลี่ยนในช่องนี้

2. ปิดการใช้งาน CapsLock
อย่าเขียนเนื้อความและหัวเรื่องด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ หลายๆ คนมองว่าสิ่งนี้มีรสนิยมไม่ดีเนื่องจากเป็นการสื่อถึงน้ำเสียงตะโกน รวมถึงเครื่องหมายอัศเจรีย์จำนวนมากที่ท้ายประโยค

3. Brevity คือน้องสาวของพรสวรรค์
พยายามอย่าเขียนจดหมายยาวๆ กำหนดข้อมูลให้ชัดเจนและกระชับ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาของผู้รับ

4. ไฟล์แนบ
หากคุณต้องการส่งไฟล์เพียงอย่างเดียว คุณยังคงต้องเขียนข้อมูลสั้นๆ ในส่วนเนื้อหาของจดหมาย ตัวอย่างเช่น “ฉันกำลังส่งคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีใช้อีเมล” อย่าปล่อยให้จดหมายดังกล่าวว่างเปล่าจากจดหมายที่แนบมานั้นอาจไม่ชัดเจนเสมอไปว่ากำลังพูดอะไรอยู่
หากคุณได้รับจดหมายเปล่าพร้อมไฟล์แนบจากที่อยู่ที่ไม่รู้จัก ไม่แนะนำให้เปิด มีความเป็นไปได้สูงที่จะมีไวรัสอยู่ที่นั่น

5. ตอบกลับหรือตอบกลับทั้งหมด

โปรดใส่ใจกับปุ่มทั้งสองนี้เมื่อคุณได้รับอีเมล จุดประสงค์ของพวกเขาแตกต่างออกไป! ผู้ส่งไม่สามารถส่งจดหมายส่วนตัว แต่ส่งจดหมายเป็นกลุ่ม ในกรณีนี้ คุณสามารถดูผู้รับทั้งหมดได้ในสำเนาจดหมาย นี่คือที่ที่ปุ่ม "ตอบกลับทั้งหมด" ปรากฏขึ้น คลิกที่ปุ่ม "ตอบทั้งหมด" เมื่อคุณต้องการถ่ายทอดข้อมูลให้กับทุกคนในสำเนา หากคุณต้องการตอบกลับเฉพาะผู้ส่ง คุณต้องคลิกปุ่ม "ตอบกลับ"

6. ห่วงโซ่ตัวอักษร
เมื่อตอบจดหมายอย่าลบต้นฉบับ เมื่อได้รับคำตอบของคุณโดยไม่มีข้อความต้นฉบับ ผู้รับอาจจำไม่ได้อีกต่อไปว่าคำถามคืออะไร และจะถูกบังคับให้มองหาจดหมายที่ส่งไป

7. ลงนามในจดหมาย
การเขียน “ด้วยความเคารพ...” ไม่ใช่แค่มารยาทที่ดีเท่านั้น เป็นธรรมเนียมที่จะต้องระบุชื่อนามสกุล ตำแหน่ง ชื่อองค์กร และหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อในลายเซ็น วิธีนี้ทำให้คุณสามารถระบุตัวตนได้โดยไม่ซ้ำใคร และหากจำเป็น คุณจะสามารถติดต่อได้อย่างรวดเร็ว
คุณสามารถตั้งค่าลายเซ็นอัตโนมัติในการตั้งค่าอีเมลของคุณ คำเหล่านี้จะถูกเพิ่มลงในอีเมลใหม่ทั้งหมดโดยอัตโนมัติ

7.คำนี้ไม่ใช่นกกระจอกถ้าบินออกไปก็จับไม่ได้
ก่อนที่จะส่ง ให้อ่านจดหมายอีกครั้ง พยายามอย่าตอบกลับจดหมายที่แสดงอารมณ์ทันที เพื่อไม่ให้เสียใจในภายหลัง
โปรดจำไว้ว่าจดหมายของคุณอาจถูกส่งต่อโดยไม่ได้ตั้งใจหรือโดยเจตนา ดังนั้นข้อมูลที่เป็นความลับไม่ควรส่งทางอีเมล

8. ตรวจสอบการตั้งค่าอีเมลของคุณ
การใช้เวลาศึกษาการตั้งค่าอีเมลของคุณเพียงครั้งเดียวจะช่วยประหยัดเวลาในอนาคต อยู่ในการตั้งค่าที่คุณสามารถตั้งค่าลายเซ็นส่วนตัวตั้งค่าการรวบรวมเมลจากกล่องจดหมายอื่นสร้างลำดับชั้นโฟลเดอร์เพิ่มตัวกรองและอื่น ๆ อีกมากมาย

9. ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของอีเมล

ตั้งรหัสผ่านที่ซับซ้อน อย่าจดลงในกระดาษข้างๆ คอมพิวเตอร์ และเปลี่ยนรหัสผ่านเป็นระยะ
เมื่อเข้าถึงอีเมลของคุณจากคอมพิวเตอร์ของผู้อื่น อย่าคลิกจำรหัสผ่าน
อย่าลืมออกจากระบบอีเมลเมื่อทำงานบนอุปกรณ์ของผู้อื่น
อย่าเปิดไฟล์ที่ได้รับจากอีเมลที่ไม่คุ้นเคย
ตรวจสอบไฟล์แนบเพื่อหาไวรัส
ส่งอีเมลที่ไม่ต้องการไปยังสแปม

10. อีโมติคอน
ไม่ใช่เรื่องปกติที่จะใช้อิโมติคอนในจดหมายอย่างเป็นทางการ แต่ในการโต้ตอบกับเพื่อน ๆ คุณสามารถเพิ่มอีโมติคอนเพื่อเพิ่มอารมณ์ให้กับจดหมายได้
ด้านล่างเป็นที่นิยมมากที่สุด:

ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา หนึ่งในเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพที่สุดของฉันคืออีเมล ฉันทราบว่าเครื่องมือนี้จะมีผลก็ต่อเมื่อคุณเรียนรู้ที่จะควบคุมมัน และอย่าปล่อยให้สิ่งต่าง ๆ เข้ามาขวางทาง ฉันเขียนก่อนหน้านี้เล็กน้อย

อันดับแรก เราต้องเข้าใจให้ชัดเจนว่าเหตุใดเราจึงต้องการอีเมล วิกิพีเดียแนะนำ: สำหรับการรับ ส่ง และส่งต่อข้อความอีเมล วัตถุประสงค์ของอีเมลคือการทำให้ชีวิตและการทำงานของผู้คนมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ในความเป็นจริง ไม่ใช่ทุกอย่างจะกลายเป็นเรื่องง่ายขนาดนั้น

ตามสถิติ โดยเฉลี่ยแล้วจำนวนข้อความที่บุคคลได้รับมากกว่า 100 จดหมายต่อวัน นี่เป็นจำนวนมาก และยังคงเติบโตอย่างต่อเนื่องซึ่งนำไปสู่ความจริงที่ว่าบุคคลไม่สามารถประมวลผลข้อมูลที่ได้รับได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกต่อไปเนื่องจากไม่มีเวลา

คำถามเกี่ยวกับวิธีการทำงานกับอีเมลอย่างถูกต้องเป็นเรื่องที่หลายคนกังวล การมีเมลที่ไม่ได้ตรวจสอบมากเกินไปทำให้เกิดความเครียดและลดประสิทธิภาพการทำงาน

คุณพบว่าตัวเองตกอยู่ในสถานการณ์ที่คล้ายกันหรือไม่? บทความนี้เหมาะสำหรับคุณ

คนที่มีประสิทธิภาพและมีการจัดการมากที่สุดจะสร้างระบบของตนเองสำหรับการทำงานกับเมลโดยอิสระตามประสบการณ์ของตนเองผ่านการลองผิดลองถูก

หากมีกฎทั่วไปสำหรับการติดต่อทางธุรกิจทางอีเมล เมื่อพูดถึงการจัดการงานอีเมลของคุณ สิ่งต่างๆ ก็จะซับซ้อนขึ้นเล็กน้อย ขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ เช่น สาขากิจกรรม ระดับของกิจกรรมทางธุรกิจและการจัดระเบียบของบุคคล ไลฟ์สไตล์และธุรกิจ และอื่นๆ

ทำงานกับอีเมล

เอาล่ะ มาเริ่มกันเลย ฉันต้องการกฎอีเมลที่มีประสิทธิภาพเพื่อ:

เพิ่มประสิทธิภาพของคุณ
จะต้องเป็นผู้บังคับบัญชาและถูกต้องสำหรับผู้สื่อข่าวของคุณเสมอ
รู้อยู่เสมอว่าฉันประมวลผลจดหมายโต้ตอบอย่างไร
ไม่พลาดอีเมลขาเข้าของคุณ

มีหลักการหลายประการในการทำงานกับเมล:

1. ใช้กล่องจดหมายของคุณเป็นรายการตรวจสอบและทิ้งข้อความที่ยังไม่ได้ประมวลผลไว้ในนั้น

2. สร้างโฟลเดอร์แยกกันสำหรับแต่ละโครงการและหมวดหมู่ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว

3. ใช้การใช้ฉลากและเครื่องหมายสีอย่างจริงจัง ซึ่งจะทำให้การเรียงลำดับตัวอักษรมองเห็นได้ชัดเจน

4. ศึกษาและทราบระบบการตั้งค่าในบัญชีอีเมลของคุณอย่างละเอียด สิ่งนี้จะช่วยให้คุณจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

5. กำหนดเวลาที่คุณยินดีอุทิศให้กับการทำงานกับไปรษณีย์ เช่น 30 นาทีในตอนเช้า และ 30 นาทีในตอนเย็น และอีกไม่ถึงนาที

6. หากสภาพการทำงานเอื้ออำนวย ให้ปิดใช้งานฟังก์ชันการแจ้งเตือนแบบป๊อปอัปเกี่ยวกับอีเมลใหม่ วิธีนี้จะทำให้คุณฟุ้งซ่านน้อยลง

7. ยกเลิกการสมัครรับจดหมายที่ไม่เกี่ยวข้อง

8. ภายใน 24 ชม.

9. บันทึกอีเมลที่ส่งทั้งหมด มีบางสิ่งที่อาจมีประโยชน์อยู่เสมอ วันนี้ฉันพบการสแกนหนังสือเดินทางของฉันด้วยวิธีนี้

10. สามารถระบุสัญญาณที่คุณจะประมวลผลและคัดแยกจดหมายได้

เทคนิคการทำงานกับอีเมล์

หากคุณจำกฎข้อแรกได้ดี เป้าหมายของเราในการแยกวิเคราะห์อีเมลคือการทิ้งตัวอักษรไว้ในกล่องจดหมายให้น้อยที่สุด

ในขณะเดียวกัน งานที่สองซึ่งมีความสำคัญไม่น้อยไปกว่านั้นคือการจัดเรียงตัวอักษรทั้งหมดตามหมวดหมู่ ความเฉพาะเจาะจง และความสำคัญ คุณสามารถฝากจดหมายไว้ในกล่องจดหมายที่ต้องการการตอบกลับทันทีหรือด่วนจากคุณ นอกจากนี้ยังสามารถทำเครื่องหมายด้วยเครื่องหมายสีหรือฉลากได้ทันที ฉันจะเสริมว่าฉันใช้โปรแกรมอีเมล G-mail เป็นหลัก โดยมีบัญชีอื่นหลายบัญชีในโปรแกรมอีเมลอื่น

ผู้อื่นใช้อีเมลอย่างไร

ครั้งหนึ่งฉันได้ดูวิดีโอเกี่ยวกับการทำงานกับกล่องจดหมาย ซึ่งผู้เขียนได้แสดงให้เห็นว่าเขาจัดการกับจดหมายสองร้อยฉบับที่มีชื่อเสียงในเวลาไม่กี่นาทีได้อย่างไร โดยธรรมชาติแล้วชื่อที่น่าดึงดูดทำให้ฉันต้องดูว่าจะทำเช่นนี้ได้อย่างไรเนื่องจากฉันไม่ทราบคำตอบที่มีประสิทธิภาพสำหรับคำถามนี้ ปรากฎว่าหลักการทำงานของมันขึ้นอยู่กับการลบตัวอักษรและทิ้งตัวอักษรที่สำคัญและจำเป็นไว้ในกล่องจดหมาย น่าประหลาดใจ! ใครๆ ก็ทำแบบนี้ได้ ฉันได้ข้อสรุปอย่างรวดเร็ว: เทคนิคนี้ไม่เหมาะกับฉัน

เราตัดมันทั้งเป็น

ยอมรับว่าจดหมายส่วนใหญ่นั้นเป็นจดหมายข่าวที่เราต้องการและเป็นขุมสมบัติของข้อมูล และเมื่อเราได้รับคำแนะนำให้ยกเลิกการสมัครจากหลาย ๆ คน ยอมรับอย่างตรงไปตรงมา - ใครยกมือขึ้นเพื่อยกเลิกการสมัครจากตัวเลือกของพวกเขา? เมื่อเราเลือกมัน มันหมายความว่า เราต้องการมัน และมันเป็นสิ่งสำคัญ อย่างไรก็ตาม ฉันขอแนะนำให้ยกเลิกการสมัครรับจดหมายที่เกี่ยวข้องกับคุณน้อยลงในปัจจุบัน เหมือนทำความสะอาดตู้เสื้อผ้า โยนทิ้งไปก็น่าเสียดาย และไม่ได้ใส่มานานแล้ว...

โน้มน้าวตัวเองว่า ทางเลือกสุดท้ายคือ คุณรู้ว่าจดหมายข่าวนี้อยู่ที่ไหน และหากจำเป็น คุณสามารถดูข้อมูลในนั้นหรือสมัครรับข้อมูลอีกครั้งได้เสมอ

เลือกชื่อโฟลเดอร์ของคุณอย่างจริงจัง ที่นี่เป็นไปไม่ได้ที่จะให้คำแนะนำแก่ทุกคนในคราวเดียว - ขึ้นอยู่กับแต่ละบุคคลเป็นอย่างมาก ฉันรู้ว่าหลายคนชอบที่จะส่งจดหมายหรือจดหมายที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อการขายในโฟลเดอร์ชื่อการขาย ตัวเลือกนี้ยังใช้งานได้ โฟลเดอร์ของฉันสามารถมีชื่อและนามสกุลของบุคคลที่ส่งจดหมายมา รวมถึงชื่อที่เกี่ยวข้องกับการขายและชื่อของการส่งจดหมาย นั่นคือหัวข้อการขายในเมลของฉันไม่สอดคล้องกับโฟลเดอร์เดียว แต่มีหลายโฟลเดอร์ ฉันรอบรู้เกี่ยวกับพวกเขา แบรนด์ส่วนตัวของผู้เขียนมีความสำคัญสำหรับฉัน

จัดโครงสร้างอีเมลขาออกของคุณ

นอกจากนี้ยังง่ายต่อการจัดโครงสร้างอีเมลขาออก กำหนดป้ายกำกับหรือแท็กเพื่อให้ค้นหาได้รวดเร็วยิ่งขึ้นในเวลาที่เหมาะสม สร้างโฟลเดอร์สำหรับโฟลเดอร์ที่สำคัญที่สุดและใช้การเคลื่อนย้าย ตัวอย่างเช่น ขณะที่ฉันทำงานหลายโครงการในเวลาเดียวกัน ฉันก็ต้องส่งจดหมายและจดหมายที่คล้ายกันถึงลูกค้า หลังจากสร้างโฟลเดอร์ชื่อโปรเจ็กต์แล้ว หลังจากส่งจดหมายแล้ว ฉันก็ย้ายตัวอักษรที่จำเป็นไปไว้ในนั้น

เมื่อเริ่มแยกวิเคราะห์เมล ฉันพยายามดูตัวอักษรอย่างรวดเร็วและพิจารณาว่าควรย้ายไปที่หมวดหมู่ใด ฉันแบ่งตามระดับความสำคัญและความเร่งด่วนด้วย: เร่งด่วน - ไม่สำคัญ; เร่งด่วน - สำคัญ; ไม่เร่งด่วน - ไม่สำคัญ: ไม่เร่งด่วน - สำคัญ วันนี้ฉันฝากจดหมายสำคัญที่ต้องการคำตอบจากฉันหรืองานเฉพาะไว้ในโฟลเดอร์กล่องจดหมาย และหลังจากงานเสร็จสิ้น ฉันจะย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่เหมาะสม

หากฉันเข้าใจว่าหัวเรื่องของจดหมายจะเกี่ยวข้องกับฉันในอนาคตอันใกล้นี้ ฉันอนุญาตให้ตัวเองย้ายข้อความไปยังโฟลเดอร์ที่ยังไม่ได้อ่าน มือจะไปถึงเขาในเวลาที่เหมาะสมอย่างแน่นอน

โปรดทราบว่าวิธีการทั้งหมดข้างต้นไม่ได้เกิดในวันเดียวหรือสองวันด้วยซ้ำ ปัจจุบัน หลายบริษัทกำลังคิดที่จะพัฒนาและนำกฎเกณฑ์ในการทำงานกับอีเมลไปใช้ การจัดการเวลาและการจัดองค์กรอย่างมีประสิทธิผลจะกลายเป็นคุณสมบัติการทำงานที่จำเป็นสำหรับทุกบริษัท

หากคุณไม่จัดการอีเมล อีเมลก็จะจัดการคุณในไม่ช้า ซึ่งนำไปสู่ความเครียดที่ไม่จำเป็น พัฒนาของคุณเอง กฎการทำงานกับอีเมล

ด้วยการใช้และการประยุกต์ใช้กฎเหล่านี้ คุณจะมีประสิทธิผลในชีวิตธุรกิจของคุณ เพื่อน ๆ ประสบความสำเร็จในความพยายามของคุณ! มีประสิทธิภาพ และอย่าลืม และเช่นเคย ฉันขอขอบคุณสำหรับความคิดเห็น การรีทวีต และคำแนะนำส่วนตัวของคุณ

ผู้คนในโลกสมัยใหม่ใช้เวลาบนอินเทอร์เน็ตมากขึ้นเรื่อยๆ ทั้งมองหาและหางาน อ่านข่าว แชท ตรวจสอบสภาพอากาศ ซื้อ ขาย หารายได้ เก็บเงิน หาเพื่อน ดูหนัง ฟังเพลง และบ่อยครั้ง แค่ล้อเล่น ทุกวันนี้เป็นเรื่องยากที่จะหาคนที่ไม่รู้ว่าเครื่องมือค้นหาคืออะไร โหมดออนไลน์ ICQ บล็อก หรือวิธีใช้อีเมล แต่ก็ยังมีอยู่บ้าง และข้อความนี้มีไว้สำหรับพวกเขา

เรามาตอบคำถาม: “ใช้อีเมลอย่างไร” กัน?

เพศและหมายเลขโทรศัพท์มือถือนั้นขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของผู้ใช้

ข้อผิดพลาดที่คนส่วนใหญ่ทำคือดูถูกดูแคลนความสำคัญของการสร้างระบบการจัดการอีเมล วิธีหนึ่งคือการคิดว่าอีเมลเป็นชุดขั้นตอน

1 - การเข้าถึงอีเมล
2 - ชุดจดหมาย
3 - การตรวจสอบจดหมายที่เข้ามา
4 - ถอนการติดตั้ง
5 - การดำเนินการ
6 - การจัดเก็บ

1. การเข้าถึงอีเมล

ขั้นตอนแรกคือสร้างตารางเวลาที่คุณจะเช็คอีเมลในแต่ละวัน โดยทั่วไปแล้ว คนส่วนใหญ่ต้องตรวจสอบอีเมลสี่ครั้งต่อวัน:

1. สิ่งแรกในตอนเช้า คนส่วนใหญ่เริ่มต้นวันทำงานด้วยการเช็คอีเมลเพื่อให้แน่ใจว่าไม่ได้พลาดเรื่องเร่งด่วนใดๆ

2.ก่อนพักเที่ยง. เวลาอาหารกลางวันถือเป็นการหยุดกิจกรรมทางธุรกิจของคุณชั่วคราวโดยธรรมชาติ เพื่อให้เวลานี้มีประสิทธิผลมากขึ้น คุณสามารถตรวจสอบอีเมลของคุณได้

3. ช่วงบ่าย. นี่เป็นการหยุดชั่วคราวตามปกติเมื่อคุณต้องการหยุดพักหรือกำลังจะออกไปประชุมทางธุรกิจ

4. สิ้นสุดวันทำงาน หากคุณล้างกล่องจดหมายให้มากที่สุดก่อนออกจากโต๊ะ คุณจะสามารถข้ามไปยังข้อความใหม่ในเช้าวันรุ่งขึ้น การตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีเหตุฉุกเฉินในนาทีสุดท้ายที่คุณปล่อยทิ้งไว้โดยไม่มีใครดูแล รับประกันว่าตอนเย็นที่ผ่อนคลายยิ่งขึ้นสำหรับคุณและเพื่อนร่วมงาน

สำหรับคนส่วนใหญ่ ตัวเลือกที่ดีที่สุดและรบกวนขั้นตอนการทำงานน้อยที่สุดคือตรวจสอบอีเมลสี่ครั้งต่อวันและจัดสรรเวลาไม่เกิน 15 นาทีให้กับ “เซสชัน” อีเมลแต่ละฉบับ

2. ชุดจดหมาย

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าคุณประมวลผลการติดต่อทางอีเมลสี่ครั้งต่อวัน นี่ไม่ได้หมายความว่าคุณต้องตอบกลับทุกข้อความที่ต้องการตอบกลับทันที หรือเขียนอีเมลทุกฉบับที่คุณวางแผนจะส่งภายใน 15 นาที คุณต้องยอมรับความจริงที่ว่ากล่องจดหมายของคุณเป็นเพียงอีเมลจำนวนมากที่รอการจัดเรียง

3. การตรวจสอบจดหมายโต้ตอบที่เข้ามา

ขั้นตอนต่อไปคือการตรวจสอบข้อความทั้งหมด ซึ่งไม่ได้หมายความว่าคุณจะต้องอ่านทุกข้อความ คุณมักจะตัดสินใจเกี่ยวกับอีเมลได้โดยพิจารณาจากหัวเรื่องหรือสองสามบรรทัดแรก ส่วนสำคัญของการติดต่อสื่อสารของเราประกอบด้วยการส่งจดหมายและจดหมายข่าว หากคุณเป็นนักวิเคราะห์อุตสาหกรรม อาจเป็นจดหมายข่าวก็ได้
เอกสารที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณและคุณศึกษาอย่างรอบคอบทุกวัน อย่างไรก็ตาม กรณีนี้ไม่เป็นเช่นนั้นสำหรับพวกเราที่เหลือ และเราสามารถระบุได้อย่างรวดเร็วว่าจดหมายข่าวนี้มีความสำคัญหรือเป็นประโยชน์ต่อเราหรือไม่ อีเมลบางฉบับไม่จำเป็นต้องมีการตอบกลับ เช่น อีเมลที่คุณส่งสำเนาถึง หรือในกรณีที่หัวเรื่องกำหนดให้คุณต้องตรวจสอบข้อมูล

4. การลบ

หากเป้าหมายหลักของคุณคือการเพิ่มพื้นที่ว่างในกล่องจดหมาย วิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการบรรลุเป้าหมายนี้คือการลบข้อความ หลังจากอ่านจดหมายข่าวแล้ว หากคุณสรุปว่าข้อมูลนี้ไม่มีประโยชน์สำหรับคุณ ให้ยกเลิกการสมัครรับจดหมายข่าวนี้ คุณจะไม่เสียใจและไม่ต้องเสียเวลาประมวลผลอีกต่อไป ลบข้อความใดๆ ที่ไม่ต้องการการดำเนินการเพิ่มเติมจากคุณ

หากคุณพบว่าตัวเองกำลังลบข้อความทั้งหมดที่มาจากที่อยู่บางแห่งอย่างกะทันหัน ให้ลองคิดดูว่าเหตุใดจึงเกิดเหตุการณ์เช่นนี้

5. การดำเนินการ

เช่นเดียวกับเมื่อทำงานกับเอกสารที่เป็นกระดาษ ขอแนะนำว่าอย่ากลับไปอ่านจดหมายอีก

หากคุณต้องการเวลาเพียงไม่กี่นาทีในการตอบกลับหรือส่งต่อข้อความ ให้ดำเนินการทันที หากเป็นไปได้ คุณควรตอบกลับข้อความที่ยืนยันหรือกำหนดเวลาการประชุม ขอข้อมูลเกี่ยวกับผู้ติดต่อของคุณทันที หรือมีคำถามหรือคำขอใด ๆ เว้นแต่ว่าคุณจะใช้เวลาไม่นานนัก

หากคุณเข้าใจว่าคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติม การมีส่วนร่วมของผู้อื่น หรือเวลาคิด คุณจะไม่สามารถตอบกลับอีเมลดังกล่าวได้ทันที คุณจะต้องดำเนินการบางอย่างในภายหลัง: บางทีอาจตัดสินใจว่าคุณควรตอบกลับจดหมายฉบับนี้จริงๆ และดำเนินการบางอย่างเกี่ยวกับเรื่องนี้หรือไม่ ถ้าไม่เช่นนั้นคุณสามารถส่งจดหมายถึงบุคคลที่ต้องการได้ทันที ก่อนที่คุณจะมอบหมายงาน อาจต้องใช้เวลาสักระยะในการพิจารณาว่าใคร
จะต้องเป็นผู้รับผิดชอบ หากจดหมายต้องการการดำเนินการจากคุณ ให้บันทึกเฉพาะข้อมูลส่วนสำคัญแล้วลบจดหมายนั้นทิ้ง เก็บกล่องจดหมายของคุณให้ห่างจากข้อความประเภทเหล่านี้ และจัดเก็บข้อมูลที่คุณต้องการไว้ในระบบติดตามโครงการ ปฏิทิน หรือระบบกำหนดเวลาเพื่อให้แน่ใจว่าคุณดำเนินการเสร็จสิ้น นี่คือสิ่งที่เติมเต็มอย่างแท้จริง - ความมั่นใจว่าทุกสิ่งที่ต้องทำจะต้องสำเร็จ

6. การจัดเก็บ

หากไม่สามารถลบอีเมลได้ (หรือตอบกลับแล้วลบทิ้ง) จำเป็นต้องบันทึกอีเมลนั้น

เหตุผลหลักที่อาจจำเป็นก็คือคุณจะต้องอ้างอิงเอกสารนี้ในอนาคต (เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่าง การตัดสินใจ คำแนะนำ รายงานความคืบหน้า ฯลฯ) หากคุณไม่มีเอกสารที่สามารถอ้างอิงถึงได้ในทันที สิ่งนี้จะส่งผลเสียต่อคุณ

ไม่มีวิธีใดที่เหมาะสมในการจัดเก็บข้อความอีเมล คุณต้องมีระบบที่มีประสิทธิภาพสำหรับคุณเป็นการส่วนตัว

ทางเลือกหนึ่งคือระบบโฟลเดอร์ย่อยในกล่องจดหมายของคุณ คุณสามารถจัดเรียงโฟลเดอร์ย่อยตามหัวข้อ หมวดหมู่ ลูกค้า หรือโครงการ ขึ้นอยู่กับประเภทของข้อความที่คุณได้รับโดยทั่วไป หลายๆ คนสร้างโฟลเดอร์แยกต่างหากที่เรียกว่า "อีเมลที่ประมวลผลแล้ว" ซึ่งพวกเขาจะใส่ข้อความที่เลือกไว้และข้อความที่ต้องมีการดำเนินการเพิ่มเติม

ไม่ว่าคุณจะเลือกระบบจัดเก็บข้อมูลอีเมลแบบใดก็ตาม โปรดจำไว้ว่าที่เดียวที่คุณไม่ควรจัดเก็บคือในกล่องจดหมายของคุณ โปรดจำไว้ว่าการทำงานกับอีเมลไม่ควรทำให้คุณมีเวลาตลอด 24 ชั่วโมง 7 วันต่อสัปดาห์ การจัดกล่องจดหมายอีเมลของคุณให้เป็นระเบียบตามเวลาที่กำหนดไว้จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้หลายชั่วโมงต่อสัปดาห์ ลดความเครียดที่คุณรู้สึกเกี่ยวกับการพลาดสิ่งต่างๆ และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานในสิ่งที่สำคัญจริงๆ นี่เป็นหลักการง่ายๆ ที่ง่ายต่อการจดจำ

อินเทอร์เน็ตนำเสนอสิ่งที่น่าสนใจมากมายในปัจจุบันและเราพยายามที่จะไม่สูญเสียข้อมูล - เราสมัครรับรายชื่อผู้รับจดหมายต่างๆ ติดต่อกับเพื่อนและทำความรู้จักกับเพื่อนใหม่ ใช้อีเมลในการติดต่อทางธุรกิจ

จะจัดระเบียบอีเมลของคุณอย่างเหมาะสมได้อย่างไร? คำถามนี้ทำให้หลายคนกังวล

มีกฎเกณฑ์ในการติดต่อทางธุรกิจทางอีเมล ในระหว่างการใช้งานมีการพัฒนาบางอย่างเกี่ยวกับกฎการทำงานกับอีเมล สิ่งนี้กลายเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้ทันเหตุการณ์ ไม่สูญเสียข้อมูลขาเข้าและตอบสนองอย่างรวดเร็ว ฉันคิดว่าความรู้เกี่ยวกับวิธีการทำงานกับอีเมลของคุณจะเป็นประโยชน์กับหลายๆ คน

จะจัดระเบียบอีเมลของคุณอย่างเหมาะสมได้อย่างไร?

♦ ตรวจสอบอีเมลของคุณตามเวลาที่กำหนด

โดยปกติแล้ว อีเมลจะไม่ใช้เพื่อส่งข้อมูลเร่งด่วน แต่ใช้สำหรับเรื่องที่ไม่เร่งด่วน

สำหรับข้อมูลเร่งด่วนมีโทรศัพท์และในสำนักงาน พวกเขายังสามารถจัดส่งด้วยตนเองได้ ดังนั้นหากไม่ได้รับการตกลงล่วงหน้าว่าขณะนี้คุณจะได้รับจดหมายสำคัญทางไปรษณีย์ก็อย่าตรวจสอบจดหมายของคุณเป็นประจำ เพียงปิดโปรแกรมบนคอมพิวเตอร์ของคุณในระหว่างการทำงานหลัก เพื่อไม่ให้คุณเห็นตัวอักษรขาเข้าตลอดเวลาในแท็บเบราว์เซอร์หรือหน้าต่างป๊อปอัป สิ่งนี้จะไม่ทำให้คุณเสียสมาธิจากเรื่องสำคัญ

และที่น่าแปลกก็คือ จดหมายจะถูกจัดเรียงในช่วงเวลาที่สั้นลง เนื่องจากเราจะจัดการกับมันอย่างตั้งใจ โดยจัดสรรเวลาพิเศษไว้ในตอนเช้าและตอนเย็น และอาจเป็นเพียงวันละครั้งเท่านั้น ขึ้นอยู่กับสถานการณ์และประเภทของกิจกรรมที่คุณทำ

แน่นอนว่าสิ่งนี้จะไม่มีผลกับผู้ที่มีหน้าที่ตอบอีเมล เช่น การบริการลูกค้า

♦ ทำความสะอาดกล่องจดหมายของคุณทุกคืน

โฟลเดอร์ "กล่องจดหมาย" คือที่ที่รวบรวมข้อมูลขาเข้าทั้งหมด ซึ่งคุณต้องเรียนรู้วิธีจัดเรียงอย่างรวดเร็ว

เพื่อจัดเรียงตัวอักษรตามหัวข้อเราจำเป็นต้องมีเพิ่มเติม สร้างโฟลเดอร์ที่สำคัญหลายโฟลเดอร์ ตัวอย่างเช่น "ตอบกลับ" "ส่วนตัว" "งาน" "น่าสนใจ" "สำคัญ" และ "บุคลิกภาพ"

สร้างโฟลเดอร์ย่อยในแต่ละโฟลเดอร์ โฟลเดอร์ "บุคลิกภาพ" อาจมีการติดต่อสื่อสารกับบุคคลที่สำคัญสำหรับคุณ ตัวอย่างเช่น ในโฟลเดอร์นี้ เราสร้างโฟลเดอร์ย่อย “Ivanov I.I” และเรากำหนดกฎ (ตัวกรอง) ในกล่องจดหมายว่าจดหมายทั้งหมดมาจาก Ivanov I.I. จะถูกส่งไปที่โฟลเดอร์นี้ทันที คุณไม่ต้องกังวลว่าคุณจะพลาดจดหมายฉบับนี้ เนื่องจากในเมนูถัดจากชื่อโฟลเดอร์ ไอคอนจะแสดงขึ้นเพื่อระบุว่ามีจดหมายที่ยังไม่ได้อ่านในโฟลเดอร์นี้

นี่คือสิ่งที่เราทำกับจดหมายทั้งหมดที่สำคัญสำหรับเรา

♦ การล้างจดหมายจากสแปม

เมื่อเรียงลำดับตัวอักษร คุณต้องแน่ใจว่าได้ทำเครื่องหมายข้อความที่ไม่ต้องการและข้อความที่คุณไม่ได้สมัครเป็นสแปม

โปรแกรมอีเมลมีฟังก์ชั่นกรองสแปม เธอสามารถจำจดหมายดังกล่าวได้ และเมื่อส่งอีกครั้งจากผู้เขียนคนนี้ จดหมายจะตรงไปที่โฟลเดอร์สแปม

หากคุณไม่ได้ล้างโฟลเดอร์นี้ด้วยตัวเอง อีเมลทั้งหมดจากโฟลเดอร์สแปมจะถูกลบโดยอัตโนมัติหลังจากผ่านไป 30 วัน และคุณไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับมัน

อย่าตอบกลับอีเมลที่ไม่พึงประสงค์ เนื่องจากอีเมลของคุณอาจถูกใช้โดยนักหลอกลวง

เมื่อปฏิบัติตามกฎของอีเมล วันทำงานของคุณจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณจะใช้เวลาน้อยลงในการจัดเรียง ตอบกลับ และเขียนอีเมล คำแนะนำเฉพาะบางประการมีดังนี้:

กฎการทำงานกับอีเมล

ตั้งเวลาเฉพาะสำหรับการทำงานกับอีเมล เมื่อคุณเสร็จสิ้นงานนี้ ปิดกล่องจดหมายของคุณ
สำรวจคุณสมบัติและการตั้งค่ากล่องจดหมายของคุณ ซึ่งจะช่วยให้คุณนำทางได้อย่างรวดเร็วเมื่อทำงานกับตัวอักษร
ใช้กล่องจดหมายของคุณเป็นสถานที่ในการรวบรวมข้อมูลที่ต้องจัดเรียง ขณะเดียวกันให้ใช้ป้ายกำกับเพื่อทำเครื่องหมายตัวอักษร โฟลเดอร์นี้ควรว่างเปล่าทุกเย็น
ตั้งค่าตัวกรองในกล่องจดหมายของคุณเพื่อจัดเรียงข้อความสำคัญลงในโฟลเดอร์เฉพาะเรื่องโดยตรง
ทำความสะอาด (ยกเลิกการสมัคร) เป็นระยะ ๆ จากรายชื่อผู้รับอีเมลที่ไม่น่าสนใจหรือเกี่ยวข้อง เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้กำหนดตารางเวลาในปฏิทินของคุณ เช่น ไตรมาสละครั้ง ยิ่งคุณทำเช่นนี้บ่อยเท่าไร การทำความสะอาดก็จะยิ่งใช้เวลาน้อยลงเท่านั้น
จัดเรียงอีเมลลงในกล่องจดหมายของคุณทุกวันและตอบกลับอีเมลโดยเร็วที่สุด
เตรียมแม่แบบสำเร็จรูปสำหรับการตอบจดหมายล่วงหน้า รวมคำทักทายและลายเซ็นเทมเพลตในการตอบกลับของคุณ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาได้มากในการเขียนตอบกลับจดหมาย
พยายามเขียนให้สั้นที่สุด โปรดแนบข้อมูลเพิ่มเติมในจดหมายของคุณเป็นไฟล์แยกต่างหาก
สแกนไฟล์ที่แนบมากับอีเมลด้วยโปรแกรมป้องกันไวรัสเสมอ
ปฏิบัติตามกฎ: "จดหมายฉบับเดียว - หนึ่งหัวข้อ" ทำให้ผู้รับทำงานกับจดหมายได้ง่ายขึ้น
หากคุณได้รับคำถามเดียวกันจากหลายๆ คน คุณควรตอบแบบสาธารณะในบล็อกหรือเว็บไซต์ของคุณ และระบุลิงก์ไปยังบทความนี้ในจดหมาย วิธีนี้จะช่วยประหยัดเวลาในการเขียนคำตอบและให้ข้อมูลที่ครบถ้วนแก่ผู้มีส่วนได้เสีย
จำกฎ: ยิ่งคุณเขียนน้อยเท่าไหร่คุณก็จะได้รับจดหมายน้อยลงเท่านั้น
บันทึกการเก็บถาวรของอีเมลที่ส่ง
อย่าให้รหัสผ่านสำหรับบัญชีที่เมลของคุณส่งถึงบุคคลที่สาม
ใช้คุณสมบัติคุณสมบัติอีเมลเพื่อค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับอีเมล โดยคลิกที่ปุ่มเมาส์ขวาในโหมดอ่านตัวอักษร

ขึ้นอยู่กับคุณว่าจะใช้กฎเหล่านี้หรือไม่ แต่เมื่อจัดระเบียบงานด้วยกล่องจดหมายของคุณ คุณต้องจำไว้ว่าเราควรจัดการจดหมาย ไม่ใช่เธอ อีเมลควรทำให้ชีวิตของเราง่ายขึ้น ไม่ยุ่งมากขึ้น

แนวทางการทำงานกับอีเมลของ RUE "BELTORGINFOSERVICE"

พัฒนาโดย: Shvayakov A.A. อีเมล: [ป้องกันอีเมล]


การทำงานกับอีเมล์............................................ .................................................... .......................... .......................... ............
การแนะนำ................................................. ....... ........................................... ............................................................ ................... ............
อีเมล................................................ . ................................................ ..... ........................................... ..
คุณสมบัติอีเมล................................................ ............................................................ .......................................
เมลทำงานอย่างไร................................................ ............................................................ ............... ................................... ............
ที่อยู่อีเมล.............................................. . ................................................. ....... ...................................
โปรแกรมเมล................................................ ........ .......................................... ................ .................................... .......
เว็บเมล์................................................ ............................................................ ............... ................................... ...................... ............
การทำงานกับโปรแกรมอีเมล............................................ ...................... ............................ ................................ ............
การอ่านข้อความอีเมล............................................ .................................................... ..........................................
กำลังเขียนจดหมาย............................................... ............................................................ ............... ................................... ........
เอกสารแนบ................................................... ................................................ ...... ................................................ ............ ......
การส่งไฟล์แนบจากโปรแกรมอีเมล:................................................ ............................................................ ..........
การเก็บเอกสารแนบ................................................ ............................................................ ...........................................
การส่งไฟล์แนบจากโปรแกรมอื่น:................................................ ....... ........................................... ............ ......
ตอบกลับอีเมล............................................ .................................................... .......................... ..........
จรรยาบรรณการติดต่อทางอีเมล์ทางธุรกิจ................................................. ............................................................ ...........................................
สแปม................................................. ....... ........................................... ............................................................ ...................................................
สแปมคืออะไร...................................................... ...... ................................................ ............ ............................................ .....
จะหลีกเลี่ยงการส่งจดหมายขยะได้อย่างไร?................................................ ........ .......................................... .......... ............
อันตรายจากอีเมล............................................. ................................ ............................. ............................... ......................... ........
ลดความเสี่ยงในการทำงานกับเอกสาร Microsoft Office ............................................ .......... ............
การรักษาความปลอดภัยของ IRC และ ICQ ........................................... ....... ........................................... ................ ................................
ข้อมูลอื่นๆ สำหรับผู้ใช้............................................ ...... ................................................ ............ ...................
คำถามและคำตอบที่พบบ่อย............................................ ............ ............................................ ................................................................ ........
การตั้งค่าโปรแกรมรับส่งเมล Mozilla Thunderbird ........................................... ............................................................ ................
ข้อกำหนดของคอมพิวเตอร์................................................ ................................................... ......................... ......................... ................
การสร้างบัญชี............................................ ............................................................ ............... ...................................
ข้อมูลส่วนบุคคล................................................ ................................................ ...... .......................................
ตัวเลือกการรับจดหมาย ................................................ ...... ................................................ ............................................
การตั้งค่าเพิ่มเติม................................................ ................................................ ...... ...................................
การตั้งค่าเซิร์ฟเวอร์ IMAP............................................ ............... ................................... ................................ ............................. ......
การตั้งค่าเซิร์ฟเวอร์ POP3............................................ ....... ........................................... ................ ....................................
พารามิเตอร์เซิร์ฟเวอร์ส่งเมล............................................ ...................... ............................ ................................................
การตั้งค่าสมุดที่อยู่ที่ใช้ร่วมกัน................................................ ................................ ............................. ............................... ....................

ทำงานกับอีเมล

การแนะนำ.

อีเมล์, อีเมล์. มันคืออะไร นำไปใช้ได้อย่างไร จะเข้าใจที่อยู่อีเมลได้อย่างไร?

เรารู้ว่าจดหมายคืออะไร นี่เป็นวิธีการสื่อสารแบบดั้งเดิมที่อนุญาตให้สมาชิกอย่างน้อยสองคนแลกเปลี่ยนข้อมูลได้

เพื่อให้การแลกเปลี่ยนนี้เกิดขึ้นมีความจำเป็นต้องเขียนข้อความและระบุที่อยู่ใส่ไว้ในกล่องจดหมายซึ่งจดหมายจะไปสิ้นสุดที่ที่ทำการไปรษณีย์อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ หากที่อยู่ที่ระบุเป็นไปตามมาตรฐานที่ยอมรับโดยทั่วไปหลังจากนั้นครู่หนึ่งบุรุษไปรษณีย์จะใส่ไว้ในกล่องจดหมายของผู้รับ ถัดไปผู้สมัครสมาชิกจะเปิดข้อความและมีการแลกเปลี่ยนข้อมูล

การสื่อสารสองประเภท - ไปรษณีย์และโทรศัพท์ - กลายเป็นแบบดั้งเดิมสำหรับเรา และเรารู้ข้อดีและข้อเสียของมันดีอยู่แล้ว อีเมลคืออะไร? อีเมล - แลกเปลี่ยนข้อความไปรษณีย์กับสมาชิกอินเทอร์เน็ต สามารถส่งทั้งไฟล์ข้อความและไบนารี - โปรแกรมและข้อมูลอื่น ๆ

อีเมลมีความคล้ายคลึงกับอีเมลทั่วไปในหลายๆ ด้าน ด้วยความช่วยเหลือจดหมาย - ข้อความที่มีส่วนหัวมาตรฐาน (ซองจดหมาย) - จะถูกส่งไปยังที่อยู่ที่ระบุซึ่งกำหนดตำแหน่งของเครื่องและชื่อของผู้รับและวางไว้ในไฟล์ที่เรียกว่ากล่องจดหมายของผู้รับ เพื่อให้ผู้รับสามารถรับไปอ่านได้ในเวลาที่สะดวก อย่างไรก็ตาม มีข้อตกลงระหว่างโปรแกรมอีเมลต่างๆ เกี่ยวกับวิธีการเขียนที่อยู่เพื่อให้ทุกคนเข้าใจ

● อีเมลมีความสะดวกกว่าอีเมล "กระดาษ" ทั่วไปหลายประการ ไม่ต้องพูดถึงความจริงที่ว่าคุณไม่จำเป็นต้องลุกขึ้นจากด้านหลังคอมพิวเตอร์แล้วไปที่กล่องจดหมายเพื่อรับหรือส่งจดหมาย

● ในกรณีส่วนใหญ่ ข้อความอีเมลจะถูกส่งเร็วกว่าข้อความปกติมาก

● มีค่าใช้จ่ายน้อยลง

● หากต้องการส่งจดหมายถึงผู้รับหลายคนคุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์เป็นชุด ๆ คุณเพียงแค่ต้องป้อนข้อความลงในคอมพิวเตอร์เพียงครั้งเดียว

● เนื่องจากข้อความอยู่ในเครื่องแล้ว

● การเก็บตัวอักษรจำนวนมากในไฟล์บนดิสก์สะดวกกว่าในลิ้นชักโต๊ะ ค้นหาในไฟล์ได้ง่ายกว่า

● และสุดท้าย กระดาษก็ถูกประหยัด

ความน่าเชื่อถือของอีเมลขึ้นอยู่กับโปรแกรมอีเมลที่ใช้ ผู้ส่งและผู้รับอีเมลอยู่ห่างจากกันมากน้อยเพียงใด และโดยเฉพาะอย่างยิ่งขึ้นอยู่กับว่าพวกเขาอยู่ในเครือข่ายเดียวกันหรือในเครือข่ายต่างกัน ในสภาพแวดล้อมปัจจุบัน การใช้อีเมลน่าจะดีกว่าอีเมลทั่วไป หากจดหมายยังคงสูญหาย คุณสามารถค้นหาโดยเร็วที่สุดและส่งจดหมายใหม่ แม้ว่าอีเมลถือได้ว่าเป็นกรณีพิเศษของการถ่ายโอนไฟล์ แต่ก็มีคุณลักษณะหลายประการที่ไม่ธรรมดาในขั้นตอนการถ่ายโอนไฟล์มาตรฐาน ประการแรก ผู้ส่งและผู้รับมักเป็นคน ไม่ใช่เครื่องจักร ซึ่งหมายความว่าระบบอีเมลประกอบด้วยสองส่วนที่แตกต่างกันแต่มีความสัมพันธ์กันอย่างใกล้ชิด ส่วนแรกสำหรับการโต้ตอบของมนุษย์ (เช่น การเขียน การแก้ไข การอ่านข้อความ) และอีกส่วนสำหรับการส่งข้อความ (เช่น การส่งไปยังรายการ การอำนวยความสะดวกในการส่ง)

ข้อแตกต่างอีกประการระหว่างอีเมลและสื่อการถ่ายโอนไฟล์ทั่วไปก็คือข้อความเมลมีโครงสร้างเอกสารที่ชัดเจน ในหลายระบบ แต่ละข้อความจะมีฟิลด์เพิ่มเติมจำนวนมาก ซึ่งรวมถึงชื่อและที่อยู่ของผู้ส่ง ชื่อและที่อยู่ของผู้รับ วันที่และเวลาที่ส่งจดหมาย รายชื่อผู้ที่ได้รับสำเนาจดหมายถึง ระดับความสำคัญ ระดับการรักษาความลับ และอีกมากมาย

อีเมล

เพื่อให้สามารถแลกเปลี่ยนจดหมายทางอีเมลได้ ผู้ใช้จะต้องเป็นลูกค้าของหนึ่งในเครือข่ายคอมพิวเตอร์ เช่นเดียวกับในเครือข่ายโทรศัพท์ ลูกค้าของเครือข่ายคอมพิวเตอร์เรียกว่าสมาชิก

สำหรับผู้สมัครสมาชิกแต่ละราย กล่องจดหมายอิเล็กทรอนิกส์จะถูกจัดสรรให้กับหนึ่งในบริการเมลเครือข่าย การเข้าถึงกล่องจดหมายนั้นดำเนินการโดยใช้ที่อยู่และรหัสผ่านที่ให้ไว้กับสมาชิก รหัสผ่านเป็นที่รู้จักเฉพาะสมาชิกและบริการไปรษณีย์เท่านั้น เมื่อเป็นสมาชิกบริการไปรษณีย์และได้รับที่อยู่กล่องจดหมายแล้วผู้ใช้สามารถบอกเพื่อนและคนรู้จักได้ สมาชิกอีเมลแต่ละคนสามารถส่งจดหมายผ่านคอมพิวเตอร์ไปยังสมาชิกรายอื่นโดยระบุที่อยู่ทางไปรษณีย์ของเขาในข้อความ

จดหมายทั้งหมดที่มาถึงที่อยู่ทางไปรษณีย์บางแห่งจะถูกบันทึกไว้ในกล่องจดหมายของบริการไปรษณีย์ที่เกี่ยวข้อง คอมพิวเตอร์เครือข่ายที่มีกล่องจดหมายของสมาชิกเรียกว่า "เมลเซิร์ฟเวอร์" หรือบริการเมล บริการเมลอาจประกอบด้วยเซิร์ฟเวอร์จำนวนมาก

คุณสมบัติอีเมล

● การรับและส่งข้อความอิเล็กทรอนิกส์

● การแลกเปลี่ยนข้อความกับไฟล์แนบ

● ความสามารถในการใช้องค์ประกอบของการออกแบบข้อความที่สวยงาม

● ความสามารถในการรับและส่งข้อความที่มีที่อยู่และรายชื่อผู้รับหลายแห่ง

● การตอบโต้การส่งจดหมายที่ไม่พึงประสงค์

● การจัดระเบียบการจัดเก็บและการเรียงลำดับจดหมายที่ได้รับโดยอัตโนมัติ

● เครื่องมือสำหรับการทำงานเป็นกลุ่มและการประสานงานในการดำเนินการ การวางแผนปฏิทิน

● สมุดที่อยู่และความสามารถในการค้นหาที่อยู่อีเมลที่ต้องการทางอินเทอร์เน็ต

เมลทำงานอย่างไร

จดหมายแต่ละฉบับจะต้องระบุที่อยู่อีเมลจึงจะสามารถเข้าถึงผู้รับได้ ลองดูตัวอย่างที่เฉพาะเจาะจง ให้เจ้าของที่อยู่อีเมลบางส่วนด้วย [ป้องกันอีเมล]บนเมลเซิร์ฟเวอร์ abc.ru เขียนจดหมายถึงเจ้าของกล่องจดหมายพร้อมที่อยู่ [ป้องกันอีเมล]บนเซิร์ฟเวอร์ def.com

เพื่อเตรียมจดหมายเขาเปิดโปรแกรมเมลสร้างข้อความและระบุที่อยู่ของผู้รับในคอลัมน์ "ถึง" [ป้องกันอีเมล]. หากผู้ส่งไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตอย่างถาวร หลังจากคลิกปุ่ม "ส่ง" เขาจะทำการเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตและเริ่มรับจดหมายสะสมและส่งจดหมายที่เตรียมไว้ ลำดับการส่งอีเมลจะขึ้นอยู่กับการตั้งค่าปัจจุบันของโปรแกรมเมล โดยทั่วไป ตัวอักษรจะถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์เฉพาะ และส่งโดยคำสั่งอื่นหลังจากสร้างการเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตแล้ว

ที่อยู่อีเมล.

ที่อยู่อีเมลทางไปรษณีย์สามารถมีรูปแบบที่แตกต่างกันได้ ระบบการสร้างที่อยู่ที่ใช้กันอย่างแพร่หลายที่สุดคือ DNS (Domain Name System) ซึ่งใช้บนอินเทอร์เน็ต

จากมุมมองเชิงตรรกะ เพื่อให้ที่อยู่เป็นข้อมูล จะต้องมี:

● ตัวระบุสมาชิก (โดยการเปรียบเทียบ - บรรทัด TO: บนซองไปรษณีย์);

● พิกัดไปรษณีย์ที่กำหนดที่ตั้ง (โดยการเปรียบเทียบ - บ้าน, ถนน, เมือง,

ประเทศบนซองไปรษณีย์)

ที่อยู่อีเมลทางไปรษณีย์มีองค์ประกอบเหล่านี้ทั้งหมด เพื่อแยก ID สมาชิกออกจากพิกัดเมล ไอคอน @ จะถูกนำมาใช้

ที่อยู่อีเมลทางไปรษณีย์ในรูปแบบอินเทอร์เน็ตอาจมีลักษณะดังนี้: [ป้องกันอีเมล]

ในตัวอย่างที่อยู่ระหว่างการพิจารณา melnic คือตัวระบุสมาชิก ซึ่งมักจะประกอบด้วยนามสกุลและ (หรือ) ตัวอักษรเริ่มต้นของนามสกุล ชื่อ และนามสกุลของเขา

สิ่งที่ปรากฏทางด้านขวาของเครื่องหมาย @ เรียกว่าชื่อโดเมนและอธิบายตำแหน่งที่ตั้งของผู้สมัครสมาชิกโดยไม่ซ้ำกัน

คำว่า "โดเมน" หมายถึงกลุ่มคอมพิวเตอร์บางกลุ่มที่มีชื่อทั่วไป - ชื่อโดเมน mintorg.gov.by

ส่วนประกอบของชื่อโดเมนจะถูกคั่นด้วยจุด ลำดับการอ่านชื่อโดเมนคือจากขวาไปซ้าย ตามกฎแล้วส่วนขวาสุดของโดเมนจะระบุรหัสประเทศของผู้รับ - นี่คือโดเมนระดับบนสุด รหัสประเทศได้รับการอนุมัติตามมาตรฐาน ISO สากล ในกรณีของเรา โดย เป็นรหัสของสาธารณรัฐเบลารุส ส่วน gov ของชื่อจะกำหนดความเกี่ยวข้องกับหน่วยงานของรัฐ ส่วนชื่อ mintorg ระบุชื่อขององค์กร

รูปนี้แสดงให้เห็นแนวคิดของที่อยู่อีเมล ผู้ใช้บางรายอาจมีที่อยู่ในเซิร์ฟเวอร์ในสหรัฐอเมริกา เป็นต้น [ป้องกันอีเมล]และบนเซิร์ฟเวอร์ในมอสโก - [ป้องกันอีเมล]

ที่อยู่อีเมลไม่เชื่อมโยงกับตำแหน่งทางภูมิศาสตร์ของคอมพิวเตอร์ในระบบ ผู้รับจดหมาย แต่กับเซิร์ฟเวอร์ที่กล่องจดหมายของเขาลงทะเบียนไว้

และจากกล่องจดหมายแต่ละกล่อง ผู้ใช้ดังกล่าวสามารถรับจดหมายบนคอมพิวเตอร์ที่บ้าน คัดลอกข้อมูลจากเซิร์ฟเวอร์ในนิวยอร์กและจากเซิร์ฟเวอร์ในมอสโก การตั้งค่าการส่งต่อจากอีเมลหนึ่งไปยังอีกอีเมลหนึ่ง ขณะเดียวกันเขาก็สามารถส่งจดหมายถึงตัวเองได้

โปรแกรมเมล

ในการทำงานกับเมลคุณต้องมีโปรแกรม - ไคลเอนต์อีเมล ฟังก์ชันหลักของไคลเอนต์อีเมลคือการรับข้อความ ทำให้สามารถดูได้ จัดเรียงข้อความ สร้างข้อความตอบกลับอัตโนมัติ และดูแลรักษาสมุดที่อยู่

มีโปรแกรมต่าง ๆ มากมายสำหรับการทำงานกับเมล หากคุณใช้ Windows โดยปกติแล้ว คุณจะมีโปรแกรมอีเมล Outlook Express อยู่ในระบบของคุณอยู่แล้ว

แต่น่าเสียดายที่ Outlook Express มีช่องโหว่มากเกินไป ทำให้ระบบของคุณเสี่ยงต่อมัลแวร์ และมีฟีเจอร์ที่จำกัด

ขอแนะนำให้ใช้ Mozilla Thunderbird เป็นโปรแกรมอีเมล นี่เป็นหนึ่งในโปรแกรมอีเมลที่ดีที่สุด มีการพัฒนาอย่างรวดเร็ว มีโมดูลเพิ่มเติมมากมายเพื่อขยายฟังก์ชัน และเผยแพร่อย่างเสรีและไม่มีค่าใช้จ่าย

โปรแกรมอีเมลมีความคล้ายคลึงกันมากและเมื่อคุณเชี่ยวชาญโปรแกรมใดโปรแกรมหนึ่งแล้ว คุณจะไม่มีปัญหาในอนาคต

มอซิลลา ธันเดอร์เบิร์ด

คุณเห็นสองโปรแกรมที่แตกต่างกันในภาพ แต่คุณเห็นว่าความแตกต่างนั้นไม่ได้สังเกตเห็นได้ชัดเจนเป็นพิเศษ

เว็บเมล์

เว็บเมลคือเมลที่มีเว็บอินเตอร์เฟส หากต้องการเข้าถึงเมลดังกล่าว ก็เพียงพอที่จะเข้าถึงอินเทอร์เน็ตได้ คุณอาจไม่มีโปรแกรมอีเมลในคอมพิวเตอร์ของคุณด้วยซ้ำ เบราว์เซอร์ธรรมดาก็เพียงพอแล้ว ฉันใช้โปรแกรมเบราว์เซอร์ Mozilla Firefox คุณสามารถใช้มันหรือโปรแกรมอื่นๆ เช่น Opera หรือ Internet Explorer ได้หากต้องการ

เว็บเมลมีคุณสมบัติทั่วไปทั้งหมดของอีเมล บนหน้าเว็บ ผู้ใช้จะถูกขอให้ป้อนชื่อและรหัสผ่าน หลังจากนั้นเขาเห็นจดหมายและทำงานกับพวกเขา เกือบจะเหมือนกับบนคอมพิวเตอร์ของเขา

ข้อได้เปรียบหลักของเว็บเมลคือการเข้าถึงได้จากคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องที่มีการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตและความเป็นสากลของที่อยู่โดยไม่คำนึงถึงสถานที่ทำงาน

อาจมีข้อจำกัดด้านการทำงานและความไม่สะดวกบางประการ แต่สิ่งที่ตรงกันข้ามก็อาจเป็นจริงเช่นกัน

ตัวอย่างเช่น โปรแกรมเว็บเมล "Horde" ที่เราใช้นั้นไม่เพียงแต่มีเครื่องมือแลกเปลี่ยนเมลเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการควบคุมการตั้งค่าการป้องกันสแปม เครื่องมือสำหรับการรักษารายการขาวดำ ผู้จัดงาน ปฏิทินกลุ่ม การควบคุมการปฏิบัติงาน และวิธีการอื่น ๆ ของการจัดงานกลุ่ม

บ่อยครั้งบริการอีเมลถูกสร้างขึ้นพร้อมความสามารถในการเข้าถึงผ่านทางเว็บเมล

Mail.ru, Hotbox.ru, Yahoo.com, Hotmail.com, Tut.by, mail.yandex.ru เป็นตัวอย่างของบริการเว็บเมลยอดนิยม

อีเมลเป็นหนึ่งในบริการอินเทอร์เน็ตแรกๆ ที่อนุญาตให้คุณแลกเปลี่ยนข้อความหรือที่เรียกว่าอีเมล ซึ่งเกี่ยวข้องกับชื่อ "อีเมลอิเล็กทรอนิกส์" ในปัจจุบัน มีเพียงไม่กี่คนที่เขียนจดหมายเป็นประจำ การส่งจดหมายจากกล่องจดหมายอีเมลของคุณจะเร็วกว่า ซึ่งจะถึงผู้รับเกือบจะในทันที

อีเมลมีชื่อสแลงหลายชื่อ - อีเมล (จากอีเมลภาษาอังกฤษ), "สบู่", อีเมล, เมล เช่นเดียวกับไปรษณีย์กระดาษทั่วไป มีเงื่อนไขต่างๆ เช่น ตู้ไปรษณีย์ การจัดส่ง การแนบ ใบเสร็จ การส่ง การเขียนจดหมาย ผู้รับ ผู้ส่ง เป็นต้น เราสามารถพูดได้ว่าอีเมลมีลักษณะคล้ายกับจดหมายทั่วไปในหลายๆ ด้าน ข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือจดหมายไม่ได้เขียนด้วยปากกาหมึกซึม แต่พิมพ์บนแป้นพิมพ์คอมพิวเตอร์ และที่ทำการไปรษณีย์คือเซิร์ฟเวอร์อีเมลที่รวบรวม จัดเรียง และส่ง จดหมายถึงผู้รับ

ในส่วนนี้จะกล่าวถึงทุกแง่มุมในการทำงานกับอีเมลที่จำเป็นสำหรับคอมพิวเตอร์มือใหม่และผู้ใช้อินเทอร์เน็ต

อีเมลเป็นวิธีการสื่อสารที่ทันสมัย เข้าถึงได้ และรวดเร็ว หากก่อนที่อินเทอร์เน็ตจะแพร่หลายออกไป องค์กรและองค์กรต่างๆ จำนวนมากมักมีการติดต่อสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ ในปัจจุบัน ผู้ใช้คอมพิวเตอร์เกือบทุกรายที่มีอินเทอร์เน็ตสามารถใช้งานได้ เมื่อเวลาผ่านไป วัฒนธรรมบางอย่างของการใช้อีเมลได้พัฒนาขึ้นในรูปแบบของกฎง่ายๆ สำหรับการดำเนินการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยการปฏิบัติตามกฎเหล่านี้คุณ [... ]

คุณได้รับอีเมลและผู้ส่งกำลังรอการตอบกลับจากคุณ ทำอย่างไรให้ถูกต้อง? แน่นอนคุณสามารถเขียนจดหมายถึงผู้ส่งพร้อมคำตอบซึ่งคุณสามารถระบุได้ว่านี่คือการตอบกลับอีเมลจากวันที่ดังกล่าวและหัวข้อดังกล่าว แต่การใช้ฟังก์ชันพิเศษของบริการอีเมลที่เรียกว่า "ตอบกลับ" จะถูกต้องและง่ายกว่า มาเรียนรู้วิธีที่ถูกต้อง [...]

ผู้ใช้อินเทอร์เน็ตที่ใช้งานอยู่ทุกคนใช้อีเมลอย่างแน่นอน เพราะมันสะดวก รวดเร็วและง่ายดายมาก ในการส่งอีเมล คุณต้องมีกล่องจดหมายจากผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต (ISP) ของคุณหรือกล่องจดหมายที่ลงทะเบียนในบริการอีเมลฟรียอดนิยมอย่างใดอย่างหนึ่ง - อีเมล yandex.ru, mail.ru mail และ gmail วิธีการเปิดกล่องจดหมายมีการกล่าวถึงในบทความ [...]

ไม่ช้าก็เร็ว ผู้ใช้อินเทอร์เน็ตที่ใช้งานอยู่จะต้องสร้างอีเมลของตัวเอง เพราะ... หากไม่มีสิ่งนี้ การใช้โอกาสทั้งหมดที่อินเทอร์เน็ตมอบให้ก็เป็นไปไม่ได้ แน่นอน คุณสามารถทำได้โดยไม่ต้องใช้กล่องจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ หากคุณต้องการเพียงเครือข่ายในการดูข่าว ดูพยากรณ์อากาศ หรือดูรายการทีวี แต่ต้องลงทะเบียนในบริการ กระดานสนทนา หรือ […]