Uppföranderegler för korrespondens via e-post. Typer av elektronisk korrespondens. Hur man utför affärse-postkorrespondens med kunder

Lämna en kommentar 6,950

Reglerna för affärskorrespondens och några knepiga manövrar för att etablera goda relationer med hjälp av ett brev behöver vara kända inte bara för dem som har e-post som svämmar över av inkommande korrespondens varje arbetsdag, utan flera korrespondens och meddelanden ingår i planerna, initiativtagaren till vilken borde vara du. Att äga bokens magi är användbart för varje modern kvinna. Detta kommer att vara praktiskt, åtminstone när du letar efter ett jobb - skicka CV, personliga brev, ytterligare information om dig själv på begäran och testuppgifter, samt skicka meddelanden för att komma överens om en intervjutid.

Läskunnighet är grunden för affärskorrespondens och ditt ansikte

Att bloggare med dyslexi kan vara populära på internet borde inte vara en ursäkt för dina misstag och stavfel. Trösta dig inte med det faktum att det ryska språket inte fungerade i skolan (det är dags att skärpa reglerna för att skriva "inte" med olika delar av tal). Var så krävande av dig själv som möjligt. Det är särskilt stötande när man bedriver affärskorrespondens, det är felaktigt att skriva ord från sitt yrkesområde. Samtalaren kan tvivla på din kompetens.

1. Håll webbplatsen gramota.ru bokmärkt i din webbläsare.

2. Använd inte ord du inte kan definiera exakt (kolla åtminstone Wikipedia).

3. Tänk på att sällsynta och specifika ord som kanske inte är bekanta för samtalspartnern kommer att förvirra honom eller kan misstolkas. Om samtalspartnern behöver introduceras till din terminologi, ge en förklaring av termerna och förkortningarna som används enligt etikettreglerna.

4. Försök att inte göra meningar för långa. Lämna komplexa och utsmyckade mönster för att skriva en roman, och inte för att föra affärskorrespondens.

5. Vi rekommenderar starkt att du inte skriver meddelandet direkt i brevets brödtext, utan först i en fil på din dator. För det första kommer den inbyggda stavningen och skiljetecken i word att hjälpa dig. För det andra kommer du att eliminera den obehagliga situationen att av misstag skicka ett affärsbrev i förtid eller förlora det på grund av att webbläsaren stängts etc. (när du skriver text i word, ta för vana att klicka på "spara"-ikonen oftare och ställ in autospara med korta intervaller i inställningarna). Kom ihåg att prediktiv skrivning på surfplattor och mobila enheter kan ge dig några mycket oväntade korrigeringar av dina ord.

6. Läs igenom det flera gånger innan du skickar brevet. Om tiden börjar ta slut (förresten, en av de viktiga grundläggande reglerna för affärskorrespondens är att inte försena tidsfristerna, så det är bättre att inte ta upp ett brev i sista stund), läs sedan om texten du skrev en tid efter att ha skrivit - om en halvtimme eller en timme, byter till något annat företag.

Ordentlig affärskorrespondens. Viktiga detaljer

Uppmärksamhet på detaljer i uppförande och genomförande av affärskorrespondens talar om respekt och sparar tid

7. Försumma inte att fylla i "ämne"-fältet i brevet . Om du skickar ditt första kalla e-postmeddelande kan rubriken vara effektiv, ur lådan och spännande. Men om ditt brev redan väntas eller du har varit i korrespondens med mottagaren under en tid, bör ämnet vara kort, tydligt och koncist. Detta gör att du snabbt kan hitta ditt brev (både för dig och mottagaren) på posten om det behövs.

8. Långa kedjor av "Re: Re: Re:" ger intrycket av skräp. Var inte rädd för att starta en ny tråd med din samtalspartner, citera endast relevanta tidigare meddelanden (och ja, de måste "dras med" om du till exempel diskuterar detaljerna i ett visst projekt, kommer överens om en budget / priser / servicepaket och etc. - i det här fallet är citat bekvämt och affärsetikett kräver det).

9. Om det inkommande meddelandet innehåller flera frågor till dig, svara på dem och citera var och en separat. Om du skickar ett brev med flera frågor, använd då numrering, dela upp texten i stycken. Håll dig till en tydlig struktur.

10. I brevets brödtext, kommentera alla bilagor till meddelandet. Signera alla filer som du bifogar så att mottagaren direkt kan få information om deras innehåll .

11. Signatur är en mycket viktig detalj affärsbrev. I inställningarna för e-posttjänster kan du vanligtvis ställa in en automatisk signatur för alla dina brev. En välskriven signatur motsvarar att skriva ut visitkort, bra visitkort. Utöver namn och efternamn, använd beteckningen på din position, kontaktuppgifter (telefon, skype), företagets logotyp i signaturen. Precis som kreativt relevanta (minnesvärda och associerade med personen eller företaget de arbetar för) visitkort anses vara de bästa, så kan signaturen vara "med ett chip", vilket indikerar din koppling till företaget eller talar om din kärlek till företaget du gör. Till exempel använder vissa anställda på förlaget "Mann, Ivanov och Ferber" tilläggssatsen "Nu läser jag ..." i signaturen (och anger namnet på den nya utgivaren). Representanter för företag från cateringområdet kan fylla i brev med önskemål om en "god dag" etc. Ibland bör en sådan utformning av affärskorrespondens avtalas med ledningen.

12. För affärskorrespondens rekommenderar NameWoman starkt att du har en separat postadress. Det är önskvärt att det återspeglar företagets namn eller domänen för företagets webbplats, ditt namn (fullständigt, utan diminutivformer) och ditt efternamn. Använd inte siffror i e-postnamnet som anger din ålder eller födelseår. Att visa din position i e-posttiteln är helt acceptabelt, men en del människor undviker detta, eftersom de planerar att inte byta brevlåda och flytta uppåt på karriärstegen.

För att skicka CV och liknande affärsbrev bör du inte heller använda postadresser som är lekfulla eller alltför kreativa. Särskilt om du är sökande till en seriös tjänst i ett stort företag.

affärskorrespondensetikett

13. Stilen på affärskorrespondens behöver inte vara torr. Men allvaret och viss rigoritet i konstruktioner är en obligatorisk regel. Ge upp diminutiva suffix och slang, vardagsuttryck.

14. Emoticons kan bli fallgropar. I de första bokstäverna hos en affärsbekant ska de i princip inte stå. Med etablerad kontakt är leende parentes fortfarande acceptabla, men överdriv inte och bli inte initiativtagare till sådana "söta utsmyckningar" av brevet. Sorgliga och alla kreativa animerade uttryckssymboler när du utför affärskorrespondens (och särskilt i situationer där du är "underifrån") är strängt förbjudna.

15. Se till att använda en respektfull hälsning och adress med namn, förnamn och patronym i början av brevet och vidare i texten, om det är lämpligt. Detta krävs inte bara av affärskorrespondens etik, det låter dig öka samtalspartnerns intresse för ditt meddelande och lojalitet mot det. Mottagarna är alltid mer uppmärksamma på adressbrev, så försök att i förväg ta reda på namnet på den person som du ska skriva till och vilken typ av adress han föredrar (med förnamn eller förnamn och patronym).

Enligt reglerna för affärskorrespondens ska i vanliga fall ett svar skickas inom en arbetsdag, högst - två. Om du får ett brev under arbetsdagens sista timmar före en långhelg eller semester, behöver du inte ge ett detaljerat svar på ett brev som inte är brådskande. Men enligt affärskorrespondensens etikett skulle det vara rimligt att skicka ett kort svar om att du fått brevet och en kommentar om att du för närvarande är borta och kommer att svara i detalj efter ett sådant datum eller senast så och så. en deadline. Detsamma bör göras om du, för att svara, behöver förtydliga någon information som du måste få från en tredje part eller genom att göra ett grundligt arbete med att samla in data och förbereda material.

I sin tur, om du behöver ett svarsbrev från samtalspartnern, kan du duplicera din förfrågan efter 3 arbetsdagar. Om du behöver ett brådskande svar, skriv sedan korrekt om det redan i ditt första brev (förklara skälen, om möjligt), och be också om bekräftelse på mottagandet. Förresten: kolla din skräppostmapp regelbundet (en gång var tredje dag).

Och lite mer om hur ett vackert affärsbrev ser ut. Registrering av affärskorrespondens

Brevet ska vara lätt att läsa och lätt att förstå. Korta meningar, ett minimum av participiella och participiella vändningar - enkla konstruktioner - detta är grunden för affärskorrespondens. Vad mer hjälper dig att presentera det perfekta exempelbrevet enligt alla regler?

16. Stycken i din korrespondens bör inte vara längre än 7-10 rader.

17. Texten i ett affärsbrev kommer att uppfattas bättre och se snyggare ut om intervallen mellan stycken är större än intervallen mellan raderna i ett stycke.

19. Ord, och ännu mer så fraser och hela meningar, skrivna med versaler uppfattas som skrik, press och respektlöshet. För affärskorrespondens är denna stil inte tillgänglig. Tillåt dig inte detta även om du är en chef som är missnöjd med sina underordnade.

Affärshövlighet och nätverkande

20. Låt samtalspartnern gå med på ditt förslag, reflektera sin åsikt, ge dig råd, lämna en kommentar eller ställa en fråga. Det enklaste sättet att göra detta är att använda fraserna "vad tycker du om detta?", "om du har några frågor ska jag försöka svara på dem", "skriv till mig om ditt beslut" i brevet.

21. Var uppmärksam på de signaler som kommer från mottagaren. Var uppmärksam på din samtalspartners skrivstil, på hur han tilltalar dig. Kom ihåg spegelns psykologiska regel. Det är bra om ditt brev återspeglar hans stil (men inte felstavat, förstås). Om han nämner någon personlig information, notera den. Var artig och korrekt, reflektera glädje, sympati, deltagande, gratulera till semestern.

22. På tal om semester. Om din affärskorrespondens äger rum runt datumen för officiella helgdagar, gratulera samtalspartnern till de tidigare / kommande helgdagarna. Viktiga kunder och de som du har en lång affärskorrespondens med enligt etikettreglerna bör gratuleras i ett separat brev. Det kommer att vara användbart att veta när din samtalspartner har födelsedag - denna information är vanligtvis lätt att få från sociala nätverk.

Hantera din individuella kundbas och professionella kontaktbas. Förutom efternamn och förnamn, befattningar och telefonnummer, länkar till konton i sociala nätverk och e-post, skriv ner personuppgifter, markera projekt och frågor som du redan har korsat vägar i affärskorrespondens.

23. Etiken kring affärskorrespondens och elementär artighet säger: glöm inte tacksamhetsorden. För gratulationer, råd, förtydliganden, inbjudningar, informativa anteckningar, snabbt svar från din samtalspartner i affärskorrespondens.

Milena Just

Att skriva brev till släkt och vänner skiljer sig mycket från brev i affärsvärlden. Ett välformaterat brev låter samtalspartnern bilda sig en korrekt uppfattning om ryktet och bilden av företaget som skickar det, och påverkar också till stor del önskan om ytterligare samarbete.

E-postanvändning

Utvecklingen av internetteknologier har avsevärt förenklat arbetet med kunder och motparter till företag - affärspartners, leverantörer, grossistkunder.

Varje företag har nu en e-postlåda och tillåter nästan omedelbart att skicka kommersiella erbjudanden, rapportera till partners och högre myndigheter, ansökningar och kontrakt.

Fördelarna med e-post inkluderar:

snabb meddelandeleverans, vilket avsevärt påskyndar processen för transaktioner och operationer;
låg kostnad. Jämfört med vanlig post- eller budleverans kostar e-post mycket mindre. När du skickar utskick kan du använda tjänster som kan vara helt gratis och som gör att du kan skicka tusentals brev dagligen;
minskning av ledningsnivåer i företaget - alla anställda i företaget kan direkt kontakta chefen med ett förslag på några idéer. E-post stimulerar alltså innovation och låter organisationer växa snabbare. Men i det här fallet är det nödvändigt att se till att e-post inte förvandlas till en slags "klagomålsbok", när anställda kommer att skriva brev till företagets chef av någon anledning och avleda honom från riktigt viktiga frågor;
förmågan att överföra stora mängder data. Alla e-posttjänster har molntjänster som stödjer lagring och användning av stora mängder data som enkelt och sömlöst överförs från en e-postadress till en annan;
säker dataöverföring och möjligheten att säkerhetskopiera information. Fax eller vanlig post är mer sårbara;
möjligheten till ett snabbare svar på kundernas behov - e-post låter dig snabbt svara på klagomål eller förslag från konsumenter.

Men denna typ av kommunikation har också sina nackdelar. Först och främst kan detta bero på inkompetensen hos specialister som skickar ut brev och som ett resultat av en kränkning av samordningen mellan företaget och dess kunder. Kunskaper om grunderna i affärskommunikationsetik är ett grundläggande krav för de individer som ansvarar för e-postlistor i en organisation.

Regler och etikett för formell e-postkorrespondens

Kommunikation med vänner och bekanta via e-post skiljer sig mycket från affärsbrev, där slang, adressering till "dig", användning av förkortningar (endast om dessa inte är allmänt accepterade och vanliga förkortningar) är oacceptabla. Företagets rykte, kundlojalitet till det och dess övergripande image på marknaden där det verkar beror på hur kompetent och professionellt brevet är skrivet.

Tänk på de grundläggande reglerna som gör att du kan skapa högkvalitativa och lämpliga affärsetiska brev:

Det är alltid nödvändigt att ange ämnet för brevet, vilket skulle motsvara dess huvudinnehåll. Till exempel, om detta är en inbjudan till en bankett för partners, bör ämnet för brevet vara "Inbjudan till huvudet" (eller ange hans namn och patronym). Det är viktigt att förstå att organisationer får ett stort antal brev, och om ämnet för brevet anger vem det är avsett för, blir det lättare för organisationens sekreterare att överföra det;
när du svarar på ett brev är det absolut nödvändigt att spara historiken för tidigare korrespondens - så att mottagaren kan om nödvändigt läsa de meddelanden som skickades tidigare. Eftersom många brev kommer och går i en affärsmiljö är det svårt att komma ihåg all information från partners, eftersom ett sådant svar på ett brev gör att du kan fräscha upp minnet av det som diskuterades;
att adressera "dig" är huvudregeln för affärskorrespondens, liksom det faktum att alla brev ska börja med en hälsning och sluta med frasen "Respektfullt, fullständigt namn, position";
reaktionen bör vara så snabb som möjligt, eftersom detta direkt påverkar företagets rykte. I affärsvärlden är det vanligt att svara på mejl inom några timmar och att inte skjuta upp svaret mer än en dag.

Hur man sköter affärse-postkorrespondens med kunder

Affärskorrespondens är en hel konst som har studerats i åratal, och endast med erfarenheten av att kommunicera med partners utvecklas en viss stil att skriva meddelanden.

Separat bör innehållet i breven noteras: det bör inte gå utöver meddelandets omfattning, det bör vara kortfattat. Det är inte nödvändigt att leda till huvudfrågan under lång tid, det är bättre att omedelbart identifiera problemet, vilket gör det nödvändigt att skriva ett brev.

Kunder bör vara medvetna om vad som händer i företaget, men du bör inte missbruka deras tid och göra frekventa utskick – på så sätt kan du lätt hamna i kategorin spam och skapa misstro hos kunderna. Regelbundna utskick kan utföras vid sådana tillfällen som: en påminnelse om företaget, dess kampanjer och specialerbjudanden, lansering av nya produkter, förändringar i organisationens koordinater (plats, telefon, post).

Etik för e-postkorrespondens med partners

missbruk utropstecken eller frågetecken;
överdriven användning av olika färger och typsnitt, såväl som versaler;
infoga uttryckssymboler eller andra roliga bilder i bokstäver.

Brevet ska vara läskunnigt, både ur stavnings- och skiljeteckensynpunkt.

exempel på e-post för företag

Följande är exempel på välskrivna brev som skickas via e-post:

Hej Ivan Ivanovich. Som svar på din förfrågan skickar vi dig vårt kommersiella erbjudande som en bilaga. För alla frågor kan du kontakta produktchefen: 500-50-50 (Peter);
God eftermiddag, Petr Petrovich. Ivanov & Partners är glada att kunna meddela att vi nu finns mitt i stadens centrum - i ett nytt modernt kontor beläget på adressen: Sidorova street, hus 5, kontor 100. Med vänlig hälsning, Ivanov I.I., chef för företaget.

Samla kontakter och adresser till affärsmän på Expocentre-utställningar

Ett av de effektiva sätten att samla in kontakter och adresser till framtida affärspartners är att besöka utställningar på Expocentre Fairgrounds. Innan du utför detta arbete är det nödvändigt att fylla på med ett stort antal egna visitkort så att de kan bytas ut när du möter affärsmän. Det är viktigt att inte bara ge och ta emot visitkort i gengäld, utan också att utveckla ditt eget frågeformulär, enligt vilket det är bättre att få en allmän uppfattning om företaget eller företaget som representeras av utställaren. Frågeformuläret bör innehålla kontaktuppgifter, information om företagsprofilen, nyckelpunkter om förnödenheter och inköp och återspegla företagets representants roll i organisationen.

Deltagarlistan och utställningens layout finns att se på utställningens hemsida. Det är bättre att samla kontakter inte bara från utställare, utan också från besökare på utställningen, eftersom Nästan alla besökare är på ett eller annat sätt kopplade till temat för evenemanget.

Affärskorrespondens via e-post är ett bekvämt sätt för skriftlig kommunikation mellan affärsenheter. Du måste skriva och ta emot många brev, och kommunikationens hastighet och korrekthet är en av komponenterna i företagets framgångsrika arbete. Några regler för affärskorrespondens.

E-post har tagit sin plats i affärskorrespondens på grund av dess fördelar - tillgänglighet dygnet runt, effektivitet och användarvänlighet. I den här artikeln kommer vi att titta på några av nyanserna i affärskorrespondens online.

Ta emot brev

Du bör kontrollera din brevlåda flera gånger under arbetsdagen. Annars kan du fördröja lösningen av viktiga frågor och stoppa andra människors arbete.
Om du fick ett brev måste du läsa det, för någon har skickat det. Naturligtvis pratar vi inte om spam här.
Om du är chef bör din arbetsdag börja med att kolla din post. För enkelhetens skull ställer du in din e-postklient så att den automatiskt levererar eller skickar e-post var 10-20:e minut.
I händelse av att du är upptagen och du får ett e-postmeddelande, titta på vem det kommer från, vad ämnet för e-postmeddelandet är, och titta snabbt på titeln för att bedöma mejlets betydelse.
Försök att svara på mejl direkt - det hjälper dig att undvika blockeringar i posten.

Använd fälten Till, Kopia och Hemlig kopia på rätt sätt

"Till vem". Om du skickar en fråga eller ber om förtydligande, väntar du på svar från adressaten, vars uppgifter anges i "till"-fältet. När du är mottagare måste du svara på frågan. Det vill säga att detta fält innehåller mottagarens data.
"Kopiera". Mottagaren vars uppgifter anges i detta fält är så att säga "inbjudna ögonvittnen". Mottagaren ska i detta fall inte svara på brevet. Dessutom, om du behöver skicka ett sådant brev, bör det börja med raderna "förlåt att jag stör", av artighet.
"Dold kopia". Att brevet skickades till adressaten vars uppgifter anges i fältet "blind kopia" är okänt för huvudmottagaren. Dessutom används detta fält för massutskick.

När du svarar, glöm inte knappen "svara alla", detta hjälper dig att inte missa en enda mottagare. Du kan ta bort oönskade mottagare och lägga till nya när som helst.

Ämnesfält. Detta fält måste alltid fyllas i. Den person som brevet är adresserat till kan få en enorm mängd post per dag, och genom detta fält kommer han att kunna bedöma graden av vikt av brevet. Ämnet för brevet bör kortfattat och informativt återspegla dess innehåll.

"Vikten av att skriva". Om brevet innehåller viktig eller brådskande information som kräver brådskande övervägande, ange detta, sätt vikten till "hög". Detta gör att din e-post sticker ut i din inkorg. Men överanvänd inte den här funktionen.

Hur man svarar på e-post

Nedan kommer vi att överväga en liten instruktion om hur du skriver ett svar på ett brev.

Man ska alltid börja med en hälsning – en hyllning till artighet, inget går att göra.
Du måste kommunicera med en person på hans språk. Och det gäller inte bara lingvistik, utan även kommunikationsformen. Informell kommunikation kan betraktas som respektlöshet, och till och med ett försök att förolämpa samtalspartnern.
Du bör inte använda translitteration, förutom när du skickar ett brev från en mobiltelefon. Om din e-postklient inte har det ryska språket, skicka texten till brevet i ansökan.
Ett affärsbrev ska vara återhållsamt, exakt och kortfattat. Noggrannhet innebär att tydligt ange de uppgifter du hänvisar till (datum, plats, tid, etc.). Specificitet - mottagaren av ditt brev bör förstå från de allra första raderna vad exakt som krävs av honom. Kortfattadhet. Om du är en tydlig tänkare kan du uttrycka dina tankar tydligt. Och din samtalspartner kommer omedelbart att se och uppskatta det. Därför bör du undvika "vatten" på flera sidor om du kan ange sakens väsen i några få meningar.
När ett brev innehåller flera frågor, uppgifter eller ämnen måste de vara strukturerade och separerade från varandra. En kontinuerlig ström av tankar är svår att läsa, och ännu svårare att få fram viktiga poänger ur den.
Förfrågningar som görs i brev bör besvaras så utförligt som möjligt. Svar som "Att göras" är inte acceptabla.
Det ska inte finnas några fel i brevets text. Det är inte läskigt om ett eller två mindre stavfel smyger sig in. Men om du lider av kronisk analfabetism från brev till brev, kommer samtalspartnern inte att ha det bästa intrycket av dig.
Korrekturläs alltid dina brev! Läs brevet flera gånger och se till att du inte har missat något, kontrollera det för fel, om mottagarens uppgifter stämmer osv osv.

Kommunikation via e-post är en integrerad del av varje modern kontorsarbetares arbete. Och revisorer är inget undantag. Hur sköter man korrespondens på ett sådant sätt att affärskommunikation är produktiv, känslomässigt bekväm och extremt etisk? Jag ger läsarna några praktiska råd.

TIPS 1. Försumma inte i dina brev en personlig vädjan till adressaten

Således kommer du att visa din uppmärksamhet på en persons personlighet. Om brevet är skrivet till en specifik mottagare, ser frånvaron av en personlig vädjan i det felaktigt och oartigt ut.

När du skriver ett av de första breven till adressaten uppstår ofta frågan: hur tilltalar du honom bäst - bara med namn eller med namn och patronym? I det här fallet måste du titta på vad som står i signaturen som avslutar brevet från denna person till dig. Om namnet anges där (utan patronym), till exempel "Svetlana Kotova" ring då gärna med namn. Och om signaturen säger "Svetlana Vasilievna Kotova, chefsrevisor för Trenzor LLC", då måste du vända dig till adressaten i enlighet med detta. I alla fall är det andra alternativet extremt korrekt, och därför win-win.

Jag rekommenderar inte att fokusera på informationen i fältet "Från". Faktum är att det ofta inte fylls i initialt av ägaren till e-postadressen, utan av företagets IT-specialist när du ställer in e-post.

Förresten, när du hänvisar till en affärspartner eller kund rekommenderar jag starkt att du inte använder den korta formen av namnet ("Sash" istället för "Sasha", "An" istället för "Anya"), oavsett hur demokratiskt det är. skrivstilen är och oavsett hur lång din korrespondens. Det som låter bekant i muntligt tal, i skriftspråk, ser för enkelt ut.

TIPS 2. Var särskilt uppmärksam på formen på hälsningen

Använd inte frasen "God dag!". Även om du styrs av den goda avsikten att matcha adressatens tidszon, låter den här frasen smaklös, jag skulle till och med säga vulgär. Det är bättre att använda neutrala alternativ: "Hej...", "God dag...". Och självklart, lägg till namnet på adressaten i hälsningen, om du känner till det. För mig personligen är det till exempel mycket trevligare istället för en ansiktslös "Hej!" bli personlig "Hej Tamara!".

Kom ihåg att du på detta sätt avsevärt sparar adressatens tid. När allt kommer omkring kommer han omedelbart att kunna bedöma innehållet i det mottagna brevet och snabbt besluta om dess prioritet och betydelse.

Formuleringen av ämnet bör vara kortfattad, men samtidigt korrekt återspegla ämnet för korrespondensen. Till exempel, "Avtal, faktura, handling från Alfa LLC" istället för dokument. När aspekter av frågan som diskuteras förändras, lägg till ett förtydligande till ämnet. Till exempel, "Samarbete med Perm" → "Samarbete med Perm. Datum för förhandlingar” → “Samarbete med Perm. Utkast till avtal".

Om du under korrespondensen ser att fältet "Ämne" fylls i av din mottagare godtyckligt eller inte alls, ta initiativet i dina egna händer och prova ett av två scenarier.

SCENARIO 1. När du svarar fyller du själv i fältet "Ämne". Om mottagaren är uppmärksam kanske detta redan räcker för att få din korrespondens i en adekvat form.

SCENARIO 2. Om mottagaren fortsätter att ignorera att fylla i "Ämne"-fältet, skriv till honom ett brev med följande innehåll: "Alla, jag föreslår att du omedelbart anger ämnet för brevet i fältet "Ämne". Jag tror att vi på detta sätt kommer att avsevärt öka effektiviteten i vår kommunikation.".

TIPS 4. Var uppmärksam på fälten "Till" och "Cc".

Du måste tydligt förstå syftet med dessa områden som är allmänt accepterade i affärsmiljön:

<если>i fältet "Till" visas bara du - detta betyder att avsändaren av brevet väntar på ett svar från dig på sin fråga eller begäran;
<если>det finns flera mottagare i fältet - avsändaren väntar på svar från var och en eller från någon av mottagarna. I det här fallet, när du svarar, spara listan över mottagare som ställts in av avsändaren med hjälp av funktionen "Svara alla" (naturligtvis förutsatt att du avsiktligt inte vill svara bara till författaren till brevet, döljer kärnan i ditt svar från resten av deltagarna i korrespondensen);
<если>ditt namn visas i fältet "Kopiera" - avsändaren vill att du ska vara medveten om problemet, samtidigt som han inte förväntar sig något svar från dig. Så du bör inte ingå korrespondens i denna fråga. Om du ändå bestämmer dig för att göra detta, kommer det att vara ett tecken på god form att börja skriva en av fraserna: "Om möjligt skulle jag vilja delta i diskussionen om denna fråga ...", "Låt mig ge dig min åsikt...".

När det gäller BCC-området är det det mest kontroversiella e-postverktyget ur affärsetisk synvinkel. Ibland uppfattas det som ett verktyg för nästan hemlig övervakning och information. Mottagarna som placerats i "Bcc" är trots allt inte synliga för andra mottagare. I vissa, vanligtvis stora företag, särskilt noggranna i frågor om etik, är det strängt förbjudet att använda detta fält i företagskorrespondens, förutom massutskick. Men i de flesta företag använder de det och följer följande regler:

att skicka ett brev med "Bcc"-fältet ifyllt innebär att författaren till brevet har meddelat de dolda mottagarna (eller kommer att göra det) om orsaken och syftet med en sådan form av meddelande;
den dolda adressaten behöver inte ingå korrespondens.

På utbildningar får jag ofta frågan: finns det några allmänt accepterade normer för den tid under vilken det är nödvändigt att svara på ett brev från en kund eller kollega? Men det finns inget universellt svar på det.

Om vi pratar om intern korrespondens, bestäms allt här av hastigheten och rytmen i företagets liv. Det finns företag där en försening av att svara i mer än en och en halv timme anses vara dåligt uppförande. Och någonstans är svaret inom en dag i rätt ordning.

Som en generell regel är den mest acceptabla svarstiden på ett brev inom 2-3 timmar. Detta är den så kallade bekväma väntetiden, när avsändaren väntar på ett svar och inte upplever internt obehag från sin adressats tystnad.

Men tänk om du, efter att ha tagit emot och läst brevet, förstår att du inte kan ge ett fullständigt svar på det inom 24 timmar? Underrätta sedan avsändaren om ditt mottagande av brevet och den ungefärliga tidpunkten för svaret på det, enligt reglerna för gott uppförande. Till exempel: "Hej, Sergey Vasilyevich! Ditt brev har mottagits. Jag kommer att svara inom de närmaste dagarna” eller “Andrey, jag fick brevet. Tack! Jag behöver mer information för att svara. Jag ska försöka svara så fort som möjligt....

TIPS 6. Följ de grundläggande reglerna för att lämna information i ett brev

Det finns inte många av dem:

när du läser ett brev passar den mest bekväma volymen "på en skärm", maximalt - på en A4-sida;
storleken på de skickade bilagorna bör inte överstiga 3 MB. Större filer kan leda till att posten "hänger" hos adressaten;
när du "packar" tillbehör, använd universell zip- eller rar-kodning. Andra förlängningar kan vara blockerade eller avskurna under transporten och skapa problem för mottagaren;
starta aldrig ett svar som ett nytt e-postmeddelande (utan att spara historiken för korrespondensen). Annars kommer mottagaren att tvingas lägga tid på att leta efter det ursprungliga meddelandet;
skriva på ett språk som är mest förståeligt för adressaten. Många undrar om det är lämpligt att använda professionella eller företagsordförråd, slang, förkortningar och anglicismer.

Detta måste i varje fall avgöras separat.

Så, intern korrespondens i ett företag är nästan alltid fylld med slang och förkortningar: de är bekanta och begripliga för alla deltagare och sparar tid. Men du måste vara försiktig när du använder dem i korrespondens med motparter.

Det fanns ett sådant fall i min praktik. En kollega höll på att förbereda material till ett förlag och i det senaste brevet skrev hon: "Masha, skicka allt ditt material så fort som möjligt". Masha bestämde sig för att detta var en beteckning på ett för henne okänt format, till vilket texten behövde översättas. Hon slog ihjäl mycket tid, med krok eller skurk, för att komma på hur hon skulle tillfredsställa förlagets begäran. Föreställ dig Machines irritation när hon 2 dagar senare får reda på att det kryptiska "asap" är en förkortning av det flitigt använda i den engelsktalande miljön "så snart som möjligt" ("så snart som möjligt"). Men Masha kunde skicka material inom en halvtimme från det att hon fick förfrågan!

TIPS 7. Avsluta varje bokstav med ett block med din signatur och dina kontakter

Oavsett hur nära du känner mottagaren och hur länge din korrespondens har pågått, bör vart och ett av dina brev innehålla ett block som består av en signatur och kontaktinformation. Det är en integrerad del av kulturen för affärskommunikation.

Blocket måste innehålla:

ditt för- och efternamn. Det finns ingen anledning att använda förkortningar. Istället för "T.L. Vorotyntsev" i min signatur anger jag "Tamara Leonidovna Vorotyntseva" eller "Tamara Vorotyntseva" så att adressaten förstår hur man kontaktar mig i ett svarsbrev;
din position. Detta ger adressaten möjlighet att förstå gränserna för din auktoritet och professionella kompetens för att lösa frågor;
kontaktuppgifter (telefon, e-post, företagsnamn, webbplats). Så du kommer att ge adressaten möjlighet till ytterligare operativ kommunikation om det behövs.

Jag skulle vilja tillägga till allt som har sagts: dina e-postmeddelanden är just de kläder som de möts av. Med andra ord, genom att följa etiketten för affärskorrespondens, kommer du att göra det mest behagliga intrycket på din adressat i frånvaro.

Under det senaste decenniet har e-post kanske blivit ett av de mest populära sätten för affärskommunikation. Idag är det ganska svårt att hitta en person som inte använder e-post i sin praktik av interpersonell och interkulturell kommunikation. Genom att snabbt skanna adresserna och ämnena för inkommande meddelanden med en blick bestämmer vi vilka brev vi ska läsa och vilka som ska raderas utan att avslöja. Korrespondens kan vara affärsmässig eller privat beroende på relationen mellan korrespondenterna. Om brevet är privat, finns det inga strikta krav ur etisk synvinkel - skrivstilen och presentationssättet beror främst på graden av bekantskap med adressaten.

Idag är det ganska svårt att hitta ett företag som inte använder e-post i sin interpersonella kommunikation. Det bör noteras att det i vanlig affärskorrespondens via e-post finns allmänt accepterade regler som du behöver känna till och följa. Låt oss ta en närmare titt på de viktigaste.

Regel 1 När du skickar ett e-postmeddelande, se till att fylla i alla fält. I allmänhet kan strukturen för ett företags-e-postmeddelande representeras enligt följande:

Avsändarens adress och namn.

Mottagaradress (eller mottagaradresser när det finns behov av att skicka ett brev med en text till flera mottagare).

Vikten av brevet (detta är vid behov).

Bokstavsämne.

Bilaga.

Ett brev som består av en hälsning; brödtexten i brevet; Slutsatser; och underskrifter.

Regel 2 Avsändarens adress och namn måste kunna kännas igen. Ange därför alltid ditt för- och efternamn i avsändarens namnkolumn när du startar en brevlåda. Den mest pålitliga adressen är en som innehåller ditt riktiga namn, såväl som namnet på din organisation i domännamnet, till exempel: Den här e-postadressen skyddas från spambots. Du måste ha JavaScript aktiverat för att kunna se. .

Regel 3 Var noga med att fylla i fältet "Ämne". Ämnet för brevet är ett speciellt attribut för brevet, vars närvaro i hög grad underlättar arbetet med elektronisk korrespondens. Ett brevs öde beror väldigt ofta på dess ämne, särskilt om avsändarens namn och adress inte säger dig något. Ämnet för brevet ska vara kort - högst 50 tecken - och rakt på sak. Ju enklare och tydligare brevets ämne är, desto mer sannolikt är det att brevet läses och får ett svar. Det är särskilt nödvändigt att tänka noga på ämnet när du skriver till någon för första gången.

Regel 4 Använd endast ikonen ("Re:") för svaret. Använd ikonen i adressfältet för brevet du svarar på, öppna formuläret för att sammanställa ett svar. Detta formulär innehåller redan adressen till din samtalspartner, texten i hans brev och ämnet. Ikonen (Re) är en förkortning av det engelska ordet "Reply:" eller "Response:" och betyder "Mitt svar till:". Därför, om ämnet för brevet ändras, måste ämnesändringarna göras med hjälp av nedåtpilen till höger om Re-ikonen. Välj kommandot "ändra tema" i rullgardinsmenyn som öppnas.

Om du, när du svarar på någons e-post, ändrar huvudidén för dialogen, ändra ämnet i enlighet med detta, men det är bättre att starta en diskussion om en ny fråga genom att skapa ett nytt brev.

Regel 5 För att undvika för tidig sändning, ange mottagarens adress först när brevet är ifyllt, kontrollerat och klart att skickas. Var försiktig med "Skicka"-knappen: se till att du skickar brevet till den person du vill.

Regel 6 Var noga med att skriva en hälsning, bestående av ett välkomstord och namnet på mottagaren, före brevets brödtext. En del användare tror att hälsningen i ett e-postmeddelande inte behöver skrivas, eftersom det förmodligen är en meningslös kvarleva av papperspost, att den inte innehåller någon meningsfull information och bara innehåller vanliga ord.

Hälsningen innehåller information om uppväxten av den som skriver brevet. Som hälsning, använd följande tilltalsform: "God eftermiddag, kära (respekterade) + namn, patronym för adressaten!" eller "Kära (kära) + namn, patronym för adressaten, hej!" och bara sedan gå vidare till syftet med ditt meddelande.

I Europa är det vanligt att alltid tilltala "Dear Sir/Madam" eller mindre formellt, särskilt om du är bekant med adressaten, "Dear + name". I USA, där tempot i livet och korrespondensen är mer intensivt, börjar ett mejl med en titel som består av ett namn och ett kort "Hej + namn". På ryska sätts ett utropstecken efter en skriftlig adress i vilken korrespondensgenre som helst: affärsverksamhet, privat, tjänsteman, etc., medan på engelska sätts ett kommatecken i alla dessa genrer.

Regel 7 Strukturera ditt brev ordentligt. Eftersom det är mycket svårare att läsa från en bildskärm än att läsa papper. Dela upp din e-posttext i logiska stycken. Försök att inte hålla meningar längre än 15-20 ord. Separera stycken från varandra med ett indrag eller en tom rad.

Regel 8 Var kortfattad och uttryck tankar rakt på sak. Huvudtexten i brevet från första stycket bör locka läsarens uppmärksamhet inte mindre än dess ämne. Var medveten om den potentiella läsarens begränsade tid. Börja med syftet med brevet, det ska tydligt framgå i första meningen. Om de första meningarna är korrekt formulerade, så är sannolikheten mycket stor att mottagaren av brevet läser det till slutet. Ett e-postmeddelande är utformat för att snabbt förmedla information. Om du behöver skicka viktig information som innehåller en stor mängd är det bättre att skriva en kort medföljande text i ett e-postmeddelande och ordna själva informationen som en bilaga.

Regel 9 Bifoga en bilaga innan du börjar skriva ditt e-postmeddelande. Hur många gånger behövde du få ett brev, vars syfte var att skicka en bilaga, utan denna bilaga i sig?! Sådan slarv har kanske inte den bästa effekten på ditt företags rykte.

Regel 10 När du skriver till någon för första gången, bifoga inga bilagor. Om du ändå skickar någon form av bilaga utan mottagarens samtycke, var noga med att skriva i brevets text vilken typ av fil det är. Bifoga inte bilagor som är större än 5 MB, eftersom en sådan obehaglig situation är möjlig: du skickar din fil till e-postservern på en sekund och din mottagare kommer att ladda ner den i en timme.

Regel 11 När du skriver ett svarsbrev, svara på ALLA frågor som ställs till dig. Om du tycker att det är svårt att svara så är det bara att skriva direkt.

Regel 12 Innan du skickar ett e-postmeddelande, kontrollera stavning, grammatik och skiljetecken. Bara för att e-post är ett snabbt sätt att kommunicera betyder det inte att det måste vara slarvigt. Bygg dina fraser så intelligent som möjligt när det gäller stavning och grammatik. Detta är viktigt inte bara för att ett analfabet skrivet brev kan förstöra intrycket av dig, utan för att det är väldigt svårt att läsa texten utan kommatecken och punkter.

Regel 13 Mejl måste besvaras. E-post handlar om att få kontakt med andra människor, och lite artighet skadar aldrig. Enligt etikettreglerna ska e-postmeddelanden besvaras, och svarstiden bör inte överstiga tre dagar. Om du inte svarar på ett mejl inom denna period är detta en tydlig vägran att kommunicera. Om du behöver längre tid för att svara på brevet är det värt att förklara orsakerna till förseningen. När du får ett e-postmeddelande som innehåller en bilaga, se till att bekräfta att bilagan har anlänt och öppnats normalt. När du tar emot brev från okända personer kan du inte svara på dem. De kan raderas utan att läsas. Om du får ett oönskat e-postmeddelande med en bifogad fil bör du radera filen utan att packa upp: detta är troligen källan till ett datavirus.

Regel 14 Be inte om ett läskvitto. Du kan skriva följande fras efter texten i huvudbrevet och före din underskrift: "Bekräfta mottagandet av brevet med ett returbrev eller genom att ringa numren nedan."

Regel 15 Versaler ska aldrig användas i meddelandets brödtext. TEXT MED VERSALER behandlas som skrik. I bästa fall kallas det analfabetism i frågor om nätverksetikett. Detta kan orsaka irritation eller annan oönskad reaktion hos din läsare.

Regel 16 Lämna aldrig konfidentiell information via e-post. Var mycket försiktig när du vidarebefordrar dina bankkortsnummer eller annan känslig information i brödtexten i ett e-postmeddelande. E-post under överföring kan avlyssnas och användas för personlig vinning. Dessutom finns e-postmeddelandet som du skickat kvar för alltid i datorns minne.

Regel 17 Missbruka inte förkortningar och känslomässig design. I affärse-post, undvik att använda förkortningar som BTW (förresten) eller LOL (skratta högt), även kända som uttryckssymboler ("leende ansikten"). De är olämpliga i affärskorrespondens, särskilt eftersom mottagaren av brevet kanske inte vet deras innebörd.

Regel 18 Var noga med att sätta din signatur i slutet av brevet. En signatur är ett litet textblock som läggs till i slutet av dina meddelanden som identifierar dig och innehåller din kontaktinformation. Håll din signatur kort: inte mer än fyra till sju rader. En lång signatur tar mycket plats och kan vara irriterande. Inkludera flera möjliga sätt att kontakta dig (vanligtvis telefon- och faxnummer), samt en länk till ditt företags webbplats.

Baserat på artiklar:

1. 32 viktigaste e-etiketttipsen E-postetikett. [Elektronisk resurs] http://www.emailreplies.com/ Kontrolleras den 19/09/2015.

2. De 26 viktigaste reglerna för e-postetikett. [Elektronisk resurs] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Kontrolleras 2015-09-20.

Materialet framställdes av Shutilina L.A., metodolog vid GMC DOgM