Å sikkerhetskopiere tekstmeldinger på Android og deretter lagre dem på Gmail-kontoen din er en veldig enkel prosess som selv en nybegynner kan håndtere. Fortsett å lese og du vil lære hvordan du sikkerhetskopierer SMS på Android.

Hva trenger du

Det er veldig lett å miste SMS-meldinger. Noen ganger vil du bare slette én melding, men i stedet sletter du hele samtalen.

• Android-smarttelefon
• SMS Backup + app fra Google Play Store

Er alt klart? Så kan du begynne.

Merk: Teknisk sett kan du konfigurere SMS Backup + til å fungere med alle e-postservere som har IMAP aktivert. Men siden appen er designet for å fungere med Gmail og Gmails meldingssøk fungerer utmerket, og det er også forskjellige andre funksjoner, vil vi ikke rote til ting.

Trinn 1: Konfigurere Gmail-konto for IMAP-tilgang

SMS Backup + krever IMAP-tilgang til Gmail-kontoen din. La oss ta et minutt og gå til Gmail for å sjekke om denne funksjonen er aktivert eller ikke.

Logg på Gmail-kontoen din og gå til innstillingsfanen "Videresending og POP / IMAP". Sørg for at IMAP-funksjonen er aktivert og lagre innstillingene. Dette er det eneste du trenger å sette opp i Gmail-kontoen din.

Trinn 2: Installer og konfigurer SMS Backup +

Etter at du har aktivert IMAP-støtte i Gmail-kontoen din, må du installere SMS Backup +. Gå til Google Play Store og last ned appen. Etter at applikasjonen er installert, må du konfigurere den. Kjør programmet. Det første du ser vil se slik ut:

Det første trinnet er å sette opp appens tilkobling til Gmail-kontoen din. Klikk "Koble til". Du vil bli bedt om å velge en konto som skal brukes til å lagre SMS-sikkerhetskopien.

Velg en konto og gi de nødvendige tillatelsene. Du kan lage en SMS-sikkerhetskopi på Android akkurat nå eller hoppe over denne handlingen.

Prosessen med å lage en sikkerhetskopi vil begynne, som, avhengig av antall meldinger, kan ta et par minutter eller flere timer.

Du trenger ikke engang å vente på at prosessen skal fullføres for å gå til Gmail-kontoen din og sjekke de lagrede meldingene dine. Logg inn på Gmail-kontoen din og på venstre side vil du ha en ny fane "SMS", åpne den.

Gratulerer! Du har lært hvordan du sikkerhetskopierer SMS på Android ved å bruke SMS Backup +-applikasjonen. Gmail lagrer ikke bare SMS, men også MMS-meldinger som du har mottatt eller sendt. La oss nå ta en titt på tilleggsfunksjoner.

Trinn 3 (valgfritt): Hvordan lage en SMS-sikkerhetskopi på Android automatisk

Når du har satt opp automatisk sikkerhetskopiering, gå tilbake til startskjermen og gå til Avanserte innstillinger. Her kan du endre innstillingene for å lage en sikkerhetskopi, for gjenoppretting, samt for varsler. I "Reservasjon"-innstillingene kan du velge data for sikkerhetskopieringen (SMS, MMS, Samtalelogg), samt opprette en hviteliste som vil inneholde kontakter, meldinger og anrop du vil lagre fra.

Det er ikke mange alternativer for utvinning, men de er likevel verdt å se på. Når SMS Backup + lagrer meldingene dine i Gmail, oppretter den en samtale for hver kontakt. Du kan fortelle SMS Backup + å gjenopprette bare de dialogboksene som er merket som viktige i Gmail-kontoen din.

Det er alt. Nå vet du hvordan du sikkerhetskopierer sms på Android i manuell og automatisk modus.

Noen ganger blir det nødvendig å videresende alle brev som kommer til en av e-postene dine til en annen post, automatisk. For å gjøre det klarere, her er et eksempel. Du har e-post på Yandex og på Google (Gmail). Du bruker Gmail hele tiden, dette er hovedposten din, og Yandex fra tid til annen. Så, for ikke å gå til Yandex-posten din med jevne mellomrom, kan du gjøre det slik at brev derfra automatisk videresendes til GMail, og da trenger du ikke logge på Yandex-kontoen din i det hele tatt for neste sjekk av nye brev.

I denne artikkelen vil jeg vise deg hvordan du setter opp videresending av brev fra en post til en annen ved å bruke eksemplet med forskjellige posttjenester.

Alt dette fungerer på samme måte i alle posttjenester, den eneste forskjellen er i deres grensesnitt, dvs. de tilsvarende innstillingene er plassert annerledes.

Tidligere, i en serie artikler, vurderte jeg en annen måte å motta brev til ønsket post fra andre e-poster. Det består i det faktum at du ikke konfigurerer automatisk videresending av post, som jeg skal snakke om i dag, men kobler til den nødvendige postkassen i innstillingene (funksjonen kalles "E-postsamling"), for eksempel ved å bruke POP3-protokollen og derfra den stadige samlingen av nye brev begynner. Metoden er lik, men i noen tilfeller viser den seg å være vanskeligere å sette opp enn en vanlig videresending.

Hvis du er interessert i metoden for å samle inn post, er dette beskrevet i de tilsvarende artiklene: innsamling i Gmail, i Yandex, i Mail.ru

Nedenfor vil jeg vise i detalj hvordan du setter opp videresending av brev fra Yandex. Og så vil jeg kort berøre 2 flere e-posttjenester (GMail og Mail.ru), der alt utføres på samme måte, med den eneste forskjellen i grensesnittet.

Sette opp videresending av e-post fra Yandex til annen e-post

Gå til e-postinnstillinger og velg «Regler for postbehandling».

Klikk på "Opprett regel".

Nå blir vår oppgave å lage en regel som posten skal bestemme at alle brev skal sendes til en annen adresse som du oppgir.

Hvis du også vil sende de brevene som er merket som "Spam", må Yandex opprette 2 separate regler.

Oppretting av den første obligatoriske regelen. Videresender alle e-poster unntatt spam

I regelinnstillingene sletter du «Hvis»-betingelsen som vil bli lagt til ved å klikke på krysset ved siden av. Fordi vi ikke trenger å sette betingelsene for å velge spesifikke bokstaver. Vi vil tross alt videresende alt som kommer til posten i «Innboksen».

Ovenfor, der den er konfigurert, for hvilke bokstaver du skal bruke den opprettede regelen, bør du velge "til alle e-poster, unntatt spam" og "med vedlegg og uten vedlegg".

Merk av for «Videresend til adresse»-boksen nedenfor og spesifiser e-postadressen du vil videresende alle brev fra den åpne posten til. Aktiver også alternativet "Lagre en kopi ved videresending".

Klikk på knappen Opprett regel.

Yandex vil be deg om å skrive inn passordet ditt. Skriv inn passordet ditt for gjeldende e-post og klikk "Bekreft".

Regelen vil bli opprettet, men du vil se meldingen "Vi venter på adressebekreftelsen" ved siden av den.

Nå må du gå til posten du spesifiserte for videresending av brev og bekrefte videresendingen der. Dette gjøres i posttjenester slik at du ikke kan videresende brev til eventuelle tilfeldige adresser du ikke har tilgang til.

I den e-posten finner du et brev fra Yandex.Mail, åpner det og følger lenken derfra.

Klikk på "Bekreft overføring".

Klar! Nå vil alle brev som går til den andre posten din (Yandex) i Innboks-mappen automatisk videresendes til hovedposten din, som du spesifiserte i regelen.

Merk! I henhold til regelen opprettet ovenfor, vil ikke meldinger fra "Spam"-mappen videresendes! Fordi regelen spesifiserer "til alle e-poster, bortsett fra spam", men du vil ikke umiddelbart kunne inkludere den i regelen og "Spam" vil ikke fungere, fordi videresending av spam-e-poster ikke fungerer og du vil få feilen " For e-poster fra Spam-mappen er det ikke mulig å sende e-post fra bruk av filteret.

Men du kan sørge for at spam også sendes. For å gjøre dette, må du opprette en annen regel som automatisk overfører all spam til innboksmappen. Derfor, hvis du trenger å videresende spam også, se nedenfor for informasjon om hvordan du oppretter den andre regelen.

Noen ganger havner de nødvendige brevene i spam, så hvis du slett ikke planlegger å gå og sjekke den andre posten din, bare stole på automatisk videresending av brev derfra, så anbefaler jeg at du definitivt setter opp videresending av spambrev også!

Opprettelsen av den andre regelen. Hvis du trenger å sende "Spam"

La oss lage en annen regel.

Her må vi indikere at alle meldinger som er merket av tjenesten som "Spam" skal overføres til innboksen.

For å gjøre dette, øverst, der «Bruk», velg «bare for spam» og «med vedlegg og uten vedlegg».

Fjern "Hvis"-betingelsen, vi trenger den fortsatt ikke her.

Merk av for "Legg i mappe" og velg "Innboks".

Klikk på "Opprett regel".

Regelen er klar!

Etter alle manipulasjonene som er gjort, vil alle brev som kommer til den andre posten din (hvor du satte opp videresending) bli behandlet i henhold til de opprettede reglene. Det vil si at hvis et brev kommer i posten, som tjenesten har identifisert som spam, vil dette brevet automatisk bli plassert i innboksen, i henhold til den opprettede regel nummer 2 (hvis du bestemmer deg for å konfigurere den). Og alt som er i "Innboks"-mappen vil på sin side allerede bli videresendt til posten du spesifiserte, i henhold til regel nummer 1.

Konfigurere videresending ved å bruke eksempelet på Mail.ru mail

Gå til e-postinnstillingene og velg delen "Filtreringsregler".

Velg "Legg til videresending".

Angi adressen du vil videresende brevene til, og klikk "Lagre".

Bekreft handlingen ved å skrive inn Mail.ru-passordet.

Gå til posten der du vil videresende brev, finn et brev fra Mail.ru der og klikk på lenken fra brevet (dette er nødvendig for å bekrefte overføringen).

I neste vindu klikker du på "Bekreft" og en melding vises om at overføringen er bekreftet.

På Mail.ru-post går du tilbake til delen "Filtreringsregler" og aktiverer videresending:

Hvis du også trenger å videresende meldinger merket som "Spam", må du lage den samme regelen som i eksemplet med Yandex-post. I delen "Filtreringsregler" legger du til en ny regel med følgende innstillinger.

Alle de grunnleggende reglene nedenfor er primært knyttet til forretningskorrespondanse med dine partnere, kolleger, kunder og utøvere. Bruken deres i personlig korrespondanse er en privatsak for alle. Å følge disse reglene i personlig korrespondanse vil imidlertid bare gi et godt inntrykk av deg.

Business e-post etikk

Hvis du plutselig ikke vil lese videre, begrense deg til minst følgende grunnleggende regler:

• Bruk "Svar alle"-knappen når du svarer. Dette vil beholde kopier av mottakerne av den første e-posten, slik at svaret ditt ikke går forbi. Jeg anbefaler på det sterkeste å skjule "Svar"-knappen i grensesnittinnstillingene. Ved behov kan du fjerne uønskede mottakere "for hånd".
• Ikke la "Emne"-feltet stå tomt. Personene du korresponderer med kan motta hundrevis av e-poster om dagen, og de bruker dette feltet for raskt å vurdere viktigheten og innholdet i e-posten.
• Sitat bokstaver. Ikke start et svar med et nytt brev, klikk "Svar alle" på det mottatte brevet og ikke slå av tilbudsfunksjonen når du svarer og videresender i e-postklientinnstillingene.
• Når fullt sitert(hvis svaret ditt på hele brevet som helhet) skriv teksten til svaret i BEGYNNELSEN av brevet, og ikke på slutten, nederst.

LA OSS FORTSETTE?

Mottar brev

1. Mottatte brev bør leses. Hvis du har mottatt et brev, betyr det at noen har sendt det av en eller annen grunn (selvfølgelig regnes ikke spam her). Hvis en person har brev merket som ulest, og de er eldre enn én dag, vet han ikke hvordan han skal jobbe med post. Det er imidlertid tilgivelig hvis:
   • personen døde eller ble plutselig syk;
   • arbeid med post er ikke inkludert i hans offisielle plikter (da trenger han ikke en forretnings-e-post).
2. Hvis du ikke er leder, sjekk e-posten din minst 2 ganger om dagen: om morgenen og om ettermiddagen. Mangelen på et svar fra deg på et produksjonsspørsmål kan stoppe arbeidet til andre mennesker og forsinke løsningen av problemer.
3. Hvis du er leder, bør arbeidsdagen din starte med å starte en e-postklient som ikke laster ut hele dagen og automatisk sjekker posten din. Sett opp automatisk levering/mottak av post minst hvert 10. minutt (helst 1-3 minutter).
4. Du har mottatt et brev. Hvis du er veldig opptatt, vurdere umiddelbart hvem det er fra, emnet og skum det gjennom øynene dine - dette vil hjelpe deg raskt å avgjøre om brevet krever et hastesvar eller kan vente litt.
5. Hvis du kan, så svar med en gang. Dette er den enkleste og mest effektive måten å flytte virksomheten på og unngå å samle inn poststopp.
6. Hvis du forstår at du ikke vil være i stand til å svare innen 24 timer, er det bedre å umiddelbart skrive "Jeg svarer innen et par dager" eller i det minste "Jeg svarer litt senere."

Til, Kopi, Bcc-felt

1. Husk at det er "Til", "CC" og "BCC"-felt. Dine videre handlinger (og handlinger fra korrespondansepartnere) avhenger av dem når du mottar et brev:
   • "Til" - brevet og informasjonen eller spørsmålene det inneholder adresseres direkte til mottakeren. Hvis du sender et spørsmål, forventer du svar fra adressaten angitt i "Til"-feltet. Hvis du er mottaker, så må du svare.
   • "CC" ("Kopi") - mottakere som står i kopier mottar et "notat"-brev, for informasjon, eller blir "invitert til å vitne". Mottakeren i kopier bør generelt ikke svare på brevet; dessuten anses det som høflig å starte med uttrykket "beklager å forstyrre" når det er et slikt behov.
   • "BCC" ("blind karbonkopi") - et felt for "palassintrige". Ved å spesifisere en mottaker i dette feltet, sender du "hemmelig" dette brevet til ham: hovedmottakeren eller de i kopier vil ikke vite om det faktum å sende et brev til denne personen. Den brukes også til masseutsendelser slik at alle mottakere ikke kjenner adresseboken din.
2. Bruk "Svar alle"-knappen når du svarer. Dette vil beholde kopier av mottakerne av den første e-posten, og svaret ditt vil ikke gå dem forbi.
3. IKKE fjern fra kopier av brevet personer lagt til der av din korrespondent. Hvis du ønsker å svare på noe personlig slik at andre korrespondenter ikke får svaret ditt, så slett alle fra kopiene, bortsett fra den som har skrevet brevet (ja, vi bruker aldri Svar-knappen).
4. Hvis det er flere enn to adressater i «Til»-feltet i det mottatte brevet, betyr dette at begge disse korrespondentene eller en av dem må svare. Tenk på at BEGGE skal svare - hvis brevet er adressert til deg og noen andre, svar også deg (selv om det er et svar som "Dette spørsmålet er definitivt ikke for meg, la sånn og slik svare").
5. På sin side anbefales det sterkt at du IKKE inkluderer mer enn én mottaker i "Til"-feltet. For et brev sendt til to vil du ikke få svar fra noen av dem, siden hver vil tro at den andre vil svare. Ikke alle har lest denne artikkelen.
6. Å videresende privat korrespondanse til en e-postliste uten samtykke fra korrespondentene er uetisk!

Emnefelt

1. Ikke la det stå tomt.
2. Emnet for brevet skal være kort, men reflektere hovedinnholdet, emnet i brevet. Overskrifter som "Spørsmål", "Hei!" eller tomme overskrifter gir deg en nybegynner som mangler grunnleggende forretningsskriveferdigheter.
3. Når du svarer på en av flere e-poster med forskjellige emnelinjer, svarer du på de riktige. Svar på brevet med emnet "Møte tirsdag 18.04" om møtet og på brevet "Material til trykking" om materiell til trykk. Dette er på grunn av sitering av tidligere korrespondanse (se under avsnittet "Skrive brev").
4. Hvis du med jevne mellomrom trenger å sende e-post som ukerapporter, prøv å holde overskriften konstant, eller i det minste bør en del av den være konstant slik at mottakeren kan sette opp automatiske regler for sortering av slik post.

Viktigheten av å skrive

1. Hvis brevet inneholder informasjon om hasteendringer, avtaleteksten eller annen informasjon som du må være oppmerksom på først og fremst - bruk "høy" viktighet, dette vil markere brevet i "Innboks"-mappen.
2. Ikke bruk "høy" betydning forgjeves - "høylytte" mennesker er irriterende, vær mer beskjedne.
3. Merk et personlig brev til en bedriftskorrespondent eller et brev med et morsomt bilde eller lenke med viktigheten "lav".

Skrive brev (svar)

1. Start med en hilsen, det er høflig. "Hei gria!" antyder at du er for lat til å skrive personens navn. Til og med bare "Andrey!" eller "God ettermiddag!" ganske høflig og nok.
2. Snakk med personen på samme språk. Dette gjelder ikke bare det russiske / engelske språket, men også for tekstens form. Hvis du mottok et formelt brev, vil et uformelt svar på det være respektløst overfor respondenten og en demonstrasjon av din egen lavkultur. Det formelle svaret på en uformell klage er enten en oppfordring om overholdelse av regelverk, eller det er rett og slett pålagt av bedriftens regler.
3. Prøv å alltid svare på den siste bokstaven i korrespondansekjeden, og ikke på en mellomliggende.
4. Ne ispolzuyte translit bortsett fra tilfeller av sending av brev fra forhold der det er vanskelig å skrive tekst på en annen måte (for eksempel fra en mobil eller fra en datamaskin uten russisk tastaturoppsett).
5. Hvis e-postklienten din ikke støtter det russiske språket eller ødelegger kodingene, legg ved svarteksten med et vedlegg.
6. Et forretningsbrev skal være presist, konsist og spesifikt:
   • Nøyaktighet - inkluder nøyaktig informasjon du referer til (dato og emne for et annet brev, dato for møtet, agendapunkt for møtet, filnavn, lenke til et dokument på nettet, etc.).
   • Lakonisk – noen satte opp på tre sider hva som kunne skrives i tre setninger. Den som tenker klart uttrykker det klart, og din korrespondent ser det.
   • Spesifisitet - det skal være klart fra brevet HVA NØYAKTIG kreves fra mottakeren, hvilke handlinger de ønsker fra ham.
7. Forretningskorrespondanse er ikke et sted for brevøvelser og ikke et sted for å uttrykke følelser. For dette finnes det fora, chatterom og andre midler for elektronisk mellommenneskelig kommunikasjon. Lakonisk forretningstekst er ikke tørrhet, men tidsbesparelse og tankepresisjon.
8. Hvis brevet inneholder flere spørsmål, emner eller oppgaver, strukturer dem og skille dem med avsnitt med eller uten nummerering. Den kontinuerlige "tankestrømmen" er vanskelig å lese, og det er lett å gå glipp av hovedpoenget i brevet. Dessuten har noen en tendens til å umiddelbart sende et dårlig strukturert brev til søppelbøtten (selv om dette sannsynligvis er ekstremisme).
9. Husk at svaret på en forespørsel eller oppgave "La oss gjøre det!" ufullstendig. "Vi vil gjøre det på en slik og en slik dato", "om så mange dager", "etter en slik og en slik hendelse" - dette er mer klare og nøyaktige svar.
10. Hvis brevet er formulert på en slik måte at det kan besvares ganske enkelt "ok", vil svaret sannsynligvis mottas mye raskere. For eksempel, hvis du har flere alternativer for hva du skal gjøre, foreslå en standard.
11. Teksten skal være fri for feil. Øyeepler ikke skummelt, men hvis du skriver og skriver ordet feil i hver bokstav, blir det merkbart veldig raskt, og dine "tre" med minus på russisk blir åpenbare (i tillegg til spekulative ytterligere konklusjoner om ditt generelle utdanningsnivå og kultur) .
12. Prøv å ikke bruke html-formatering av bokstaven. Dessverre er dette formatet for å skrive brev standard i Outlook, men når du bruker det, spesielt når du siterer (svarer og videresender), dukker det opp mange spørsmål.
13. Hvis du har mottatt en e-post i html-format, IKKE endre den til ren tekst, dette bryter avsenderens oppfatning av informasjon når du mottar ditt svar. Jo viktigere korrespondenten din er for deg, desto viktigere er det å opprettholde sin adekvate oppfatning. Du kan takle uthevingen av svarene dine i html-sitater med farge, eller du kan også bruke knappen "Reduser innrykk" på html-formateringspanelet (selv om det er noen lunefulle nyanser).
14. Siter teksten til det originale brevet. Hva tror du det vil bety? Jeg vet heller ikke: Til: AIST - kreativ fugl Emne: Re: Re: Re: Spørsmål Ok! Vasya
15. Rediger aldri en annen persons tekst når du siterer! Dette er en slags brevforfalskning.
16. Med fullstendig sitering (hvis svaret ditt på hele brevet som helhet), skriv teksten til svaret i BEGYNNELSEN av brevet, og ikke på slutten.
17. Hvis du svarer på punkt ved hjelp av sitater, skiller du sitatet med blanke linjer OVER OG NEDEN, og bruker store bokstaver i begynnelsen av setningene. Prøv å finne svarene her:> vi foreslår at du bytter ut logoen med den vedlagte,> siden denne svært fargerike bakgrunnen ikke fant logoen i vedlegget> korriger påskriften - i stedet for "fisk" bør du skrive "slave"! > ellers vil vi bli misforstått, inskripsjonen ble rettet, beklager> og den siste ...

    I dag er det ikke uvanlig at domstoler godtar e-post som skriftlig bevis. For dette må den imidlertid ha rettskraft. I mellomtiden er det ennå ikke utviklet klare og enhetlige regler og metoder for å bestemme legitimiteten til virtuell korrespondanse, noe som fører til et stort antall problemer.

    La oss ta en titt på flere måter å gjøre e-poster juridisk bindende på.

    For lengst er tiden borte da brev på papir var det eneste kommunikasjonsmidlet. Utviklingen av økonomiske relasjoner mellom subjekter for økonomisk aktivitet er allerede utenkelig uten bruk av informasjonsteknologi. Dette gjelder spesielt når entreprenører er lokalisert i forskjellige byer eller til og med land.

    Kommunikasjon via elektronisk kommunikasjon bidrar til å redusere materialkostnader, og lar deg også raskt utvikle en felles holdning til konkrete problemstillinger.

    En slik fremgang bør imidlertid ikke kun ses på den positive siden. Ulike tvister oppstår ofte mellom emnene for økonomiske relasjoner, for deres løsning henvender de seg til domstolene. Retten treffer sin avgjørelse basert på en vurdering av de bevisene partene har fremlagt.

    Samtidig analyseres relevansen, tillatelsen, påliteligheten til hvert bevis separat, samt tilstrekkeligheten og sammenkoblingen av bevis i deres helhet. Denne regelen er nedfelt både i den russiske føderasjonens voldgiftsprosedyrekode (klausul 2 i art. 71) og i den russiske føderasjonens sivilprosesskode (klausul 3 i art. 67). I prosessen med å avgjøre tillatelighet og pålitelighet av bevisene som er levert, stiller retten ofte spørsmål, hvis løsning påvirker sakens utfall betydelig.

    Bruken av elektronisk dokumenthåndtering i forholdet til forretningsenheter er regulert av normene i den russiske føderasjonens sivilkode. Spesielt i paragraf 2 i art. 434 sier: skriftlig avtale kan inngås ved utveksling av dokumenter gjennom elektronisk kommunikasjon, som gjør det mulig å pålitelig fastslå at dokumentet kommer fra en avtalepart.

    I samsvar med paragraf 1 i art. 71 i den russiske føderasjonens sivilprosesskode og klausul 1 i art. 75 i den russiske føderasjonens voldgiftsprosedyre, er skriftlige bevis forretningskorrespondanse som inneholder informasjon om omstendighetene som er viktige for behandlingen og løsningen av saken, laget i form av en digital post og mottatt via elektronisk kommunikasjon.

    For å bruke elektroniske dokumenter i rettssaker må to vilkår være oppfylt. For det første, som allerede angitt, må de være juridisk bindende. For det andre skal dokumentet være lesbart, det vil si at det skal inneholde allment forståelig og forståelig informasjon.

    Dette kravet følger av de alminnelige rettergangsregler, som forutsetter umiddelbar oppfatning av dommere av opplysninger fra beviskilder.

    Ofte nekter retten å legge ved elektronisk korrespondanse som ikke oppfyller vilkårene ovenfor som bevis til saksmappen, og treffer deretter en avgjørelse som ikke tilfredsstiller de berettigede kravene til den berørte part.

    La oss vurdere de viktigste måtene å legitimere e-postkorrespondanse før og etter starten av saksbehandlingen.

    Jobber med notarius

    Hvis saksbehandlingen har ikke startet ennå, så for å gi juridisk kraft til elektronisk korrespondanse, må du involvere en notarius. I paragraf 1 i art. 102 i Grunnleggende om Notarlovgivning (Fundamentals) sier at en notar på anmodning fra interesserte fremlegger bevis som kreves i en domstol eller et forvaltningsorgan dersom det er grunn til å tro at bevisføring senere vil bli umulig eller vanskelig. Og i paragraf 1 i art. 103 Fundamentals fastsetter at notarius for å fremlegge bevis undersøker skriftlige og materielle bevis.

    I henhold til paragraf 2 i art. 102 i Fundamentals, fremlegger ikke en notar bevis i en sak som, på det tidspunktet interessentene refererer til ham, er under behandling av en domstol eller et administrativt organ. Ellers anerkjenner domstolene den attesterte elektroniske korrespondansen som utillatelig bevis (Resolution of the Ninth AAC datert 11.03.2010 No. 09AP-656/2010-GK).

    Det er verdt å minne om at basert på del 4 av art. 103 i det grunnleggende, fremlegges bevis uten å varsle en av partene og interesserte parter bare i saker som ikke tåler forsinkelser.

    For å undersøke bevisene utarbeides det en protokoll som i tillegg til en detaljert beskrivelse av notarens handlinger også skal inneholde opplysninger om dato og sted for befaringen, notarius som foretar befaringen, de interesserte personer. deltar i det, og lister også opp omstendighetene som ble oppdaget under inspeksjonen. Selve e-postene skrives ut og legges ved protokollen, som er signert av personene som deltar i kontrollen, av en notarius publicus og forseglet med segl. I kraft av avgjørelsen fra den russiske føderasjonens høyeste voldgiftsdomstol datert 23. april 2010 nr. VAS-4481/10, anerkjennes notarialprotokollen for inspeksjon av den elektroniske postkassen som passende bevis.

    For tiden tilbyr ikke alle notarer tjenester for sertifisering av e-post, og kostnadene deres er ganske høye. For eksempel: en av notarene i byen Moskva belaster 2 tusen rubler for én side av den fortellende delen av protokollen.

    En person som er interessert i å sikre bevis henvender seg til en notarius publicus med tilsvarende erklæring. Den skal inneholde en indikasjon på:

    • bevis som skal sikres;
    • omstendigheter som bekreftes av dette beviset;
    • begrunnelsen for å fremlegge bevis;
    • fraværet på tidspunktet for kontakt med en notarius for en sak i behandlingen av en domstol med generell jurisdiksjon, en voldgiftsdomstol eller et administrativt organ.
    Tatt i betraktning den tekniske prosessen med å overføre e-poster, kan plasseringene for e-postgjenkjenning være adressatens datamaskin, avsenderserveren, mottakerens e-postserver, datamaskinen til personen som e-posten er adressert til.

    Notarer inspiserer innholdet i e-postboksen enten eksternt, det vil si at de bruker ekstern tilgang til e-postserveren (det kan være serveren til leverandøren som leverer den elektroniske kommunikasjonstjenesten under kontrakten; e-postserveren til domenenavnregistratoren eller en gratis internettserver for e-post), eller direkte fra datamaskinen til vedkommende som e-postprogrammet er installert på (Microsoft Outlook, Netscape Messenger, etc.).

    For ekstern visning, i tillegg til applikasjonen, kan notarius trenge tillatelse fra domenenavnregistratoren eller Internett-leverandøren. Alt avhenger av hvem som nøyaktig gir støtte for arbeidet med postbokser eller en elektronisk postserver under kontrakten.

    Sertifisering fra leverandøren

    Resolusjoner av den niende AAC datert 06.04.2009 nr. 09AP-3703/2009-AK, datert 27.04.2009 nr. 09AP-5209/2009, FAS MO datert 13.05.2010 nr. KG-A48- er stipulert, det er fastsatt at domstolene også anerkjenner adgangen til elektronisk korrespondanse dersom den er attestert av en internettleverandør eller domenenavnregistrator som er ansvarlig for å administrere postserveren.

    Tilbyderen eller domenenavnregistratoren sertifiserer elektronisk korrespondanse på forespørsel fra den interesserte parten bare hvis den administrerer e-postserveren og en slik rettighet er spesifisert i tjenesteavtalen.

    Imidlertid kan volumet av elektronisk korrespondanse være ganske stort, noe som igjen kan komplisere prosessen med å sende inn dokumenter på papir. I denne forbindelse tillater retten noen ganger levering av elektronisk korrespondanse i elektroniske medier. Derfor henviste voldgiftsdomstolen i Moskva-regionen, da den avsa en dom av 01.08.2008 i sak nr. А41-2326 / 08, til at elektronisk korrespondanse ble gitt til retten på fire CD-er.

    Men da den behandlet saken i ankeinstansen, anerkjente den tiende AAC ved sin resolusjon av 09.10.2008 i sak nr. А41-2326 / 08 koblingen til den elektroniske korrespondansen som urimelig og opphevet avgjørelsen fra domstolen i første instans. , som indikerer at den interesserte parten ikke sendte inn noen dokumenter fastsatt i den inngåtte partsavtalen.

    E-poster som gjelder tvistens gjenstand skal således innleveres til retten skriftlig, og alle andre dokumenter kan leveres på elektroniske medier.

    Å bevise fakta oppgitt i virtuell korrespondanse vil bidra til å bekrefte innholdet i brevene ved å referere til dem i den påfølgende papirkorrespondansen. Bruken av andre skriftlige bevis gjenspeiles i resolusjonen til den niende AAC datert 20.12.2010 nr. 09AP-27221/2010-GK. I mellomtiden har retten, som vurderer saken og vurderer bevisene fra partene, rett til å ikke anse papirkorrespondanse med lenker til elektronisk korrespondanse som tillatelig.

    Han tar kun hensyn til det og tar en avgjørelse basert på en omfattende analyse av alle bevisene som presenteres.

    For hjelp fra en ekspert

    Hvis prosedyren har allerede startet, så for å gi rettskraft til elektronisk korrespondanse, må du bruke retten til å involvere en ekspert. I paragraf 1 i art. 82 i den russiske føderasjonens voldgiftsprosedyre, er det regulert at for å avklare spørsmålene som oppstår under behandlingen av saken som krever spesiell kunnskap, utnevner voldgiftsretten en ekspertundersøkelse på forespørsel fra personen som deltar i saken, eller med samtykke fra personene som deltar i det.

    Dersom oppnevning av sakkyndig undersøkelse er foreskrevet i lov eller avtale, eller er påkrevd for å verifisere en erklæring om forfalskning av fremlagte bevis, eller dersom det er nødvendig med ytterligere eller gjentatt sakkyndig undersøkelse, kan voldgiftsretten oppnevne en sakkyndig undersøkelse vedr. sitt eget initiativ. Utnevnelsen av en undersøkelse for å verifisere bevisene som presenteres er også fastsatt i art. 79 Den russiske føderasjonens sivilprosesskode.

    I søknaden om utnevnelse av en rettsmedisinsk undersøkelse er det nødvendig å angi organisasjonen og de spesifikke ekspertene som skal utføre den, samt utvalget av spørsmål for løsningen som den interesserte parten bestemte seg for å søke domstolen for. oppnevnelsen av eksamen. I tillegg bør informasjon om kostnadene, tidspunktet for en slik undersøkelse gis, og hele beløpet skal betales på rettens depositum for å betale for det. Den involverte sakkyndige må oppfylle kravene fastsatt til ham i art. 13 i den føderale loven "Om statlig rettsmedisinsk ekspertaktivitet i den russiske føderasjonen".

    Tilføyelse til sakspapirene som bevis for ekspertens mening om ektheten av elektronisk korrespondanse bekreftes av rettspraksis (avgjørelse fra voldgiftsdomstolen i Moskva av 21.08.2009 i sak nr. A40-13210 / 09-110-153; FAS MO datert 20.01.2010 nr. KG-A40 / 14271-09).

    På grunnlag av en kontrakt

    I paragraf 3 i art. 75 i den russiske føderasjonens voldgiftsprosedyre, bemerkes det at dokumenter mottatt gjennom elektronisk kommunikasjon anerkjennes som skriftlig bevis hvis det er foreskrevet i avtalen mellom partene. Følgelig er det nødvendig å indikere at partene anerkjenner den like rettskraften til korrespondanse og dokumenter mottatt gjennom faksimilekommunikasjon, Internett og andre elektroniske kommunikasjonsmidler med originalene. Samtidig skal kontrakten spesifisere e-postadressen som den elektroniske korrespondansen skal sendes fra, og informasjon om den autoriserte personen som er autorisert til å utføre den.

    Det er nødvendig å foreskrive i kontrakten at den angitte e-postadressen brukes av partene ikke bare for arbeidskorrespondanse, men også for overføring av resultatene av arbeidet, noe som bekreftes av posisjonen til FAS MO i resolusjonen av 12.01.2009 nr. KG-A40 / 12090-08. Dekretet fra den niende AAC datert 24.12.2010 nr. 09AP-31261/2010-GK understreket at kontrakten skulle fastsette muligheten for å bruke e-post for å godkjenne referansevilkårene og fremsette krav til kvaliteten på tjenestene og utført arbeid. .

    I tillegg kan partene fastsette i kontrakten at meldinger og meldinger sendt på e-post gjenkjennes av dem, men må i tillegg bekreftes innen en viss periode med bud eller registrert post (Resolution of the Thirteenth AAC datert 25. april 2008 nr. A56-42419 / 2007).

    Oppsummert kan vi si at det i dag er en praksis med å bruke elektronisk korrespondanse av domstoler som skriftlig bevis. Under hensyntagen til kravene i prosesslovgivningen om bevisets tillatelse og pålitelighet, tas virtuell korrespondanse imidlertid i betraktning av domstolen bare hvis den har rettskraft.

    I denne forbindelse oppstår det et stort antall problemer, siden en enhetlig metode for å bestemme legitimiteten til elektronisk korrespondanse ennå ikke er dannet. Retten til en interessert part til å henvende seg til en notar for å fremlegge bevis er sikret, men det er ingen normativ handling fra Justisdepartementet i Den russiske føderasjonen som regulerer prosedyren for levering av slike tjenester av notarer. Som et resultat er det ingen enkelt tilnærming til å bestemme deres verdi og dannelsen av en klar mekanisme for implementering av denne retten.

    Det er flere måter å gjøre elektronisk korrespondanse lovlig for å kunne fremlegge den som bevis i retten: sikre elektronisk korrespondanse med en notarius publicus, sertifisering med en internettleverandør, ved å koble til e-poster i ytterligere papirkorrespondanse, og også bekreftelse av deres autentisitet ved rettsmedisinsk undersøkelse .

    En kompetent tilnærming til rettidig levering av elektronisk korrespondanse som skriftlig bevis vil tillate forretningsenheter å fullt ut gjenopprette sine krenkede rettigheter når de løser tvister.

    Hva er e-post? I den moderne forretningsverdenen er disse:

    • Ditt ansikt. Det er ved hjelp av e-post du kan skape et positivt bilde i motpartens øyne eller ødelegge førsteinntrykket.
    • Ditt arbeidsverktøy. Mye kommunikasjon med omverdenen skjer via e-post. Ved å ha god kontroll over dette verktøyet kan du derfor gjøre livet ditt mye enklere.
    • En kraftig distraksjon. Omverdenen prøver å få deg, distrahere og lede deg på villspor via e-post.

    Fra dette synspunktet, la oss se på å jobbe med e-post. La oss starte enkelt.

    Bokstavdesign

    Jeg bruker Mozilla Thunderbird-e-postklienten, så jeg vil bruke den som et eksempel. La oss lage en ny bokstav og gå fra topp til bunn i listen over felt.

    Til hvem. Kopiere. Skjult kopi

    Noen vet kanskje ikke, men Mozillas "Til" kan endres til "Kopi" eller "Blindkopi".

    • Til hvem: vi skriver hovedadressen eller flere adressater atskilt med semikolon.
    • Kopiere: vi skriver til noen som burde lese brevet, men som vi ikke forventer svar fra.
    • Skjult kopi: vi skriver til den som skal gjøre seg kjent med brevet, men skal forbli ukjent for resten av brevmottakerne. Den er spesielt egnet for masseutsendelse av forretningsbrev, for eksempel varsler.

    Ikke riktig i masseutsendelse, spesifiser mottakere gjennom "Cc" eller "Til"-feltene. Flere ganger i året mottar jeg brev der 50–90 adressater er oppført i «Cc»-feltet. Det er et brudd på personvernet. Ikke alle mottakerne trenger å vite hvem andre du jobber med om et lignende emne. Det er bra hvis dette er folk man kjenner hverandre. Og om listen inkluderer konkurrerende selskaper som ikke vet om hverandre? I det minste må du være klar for unødvendige forklaringer, maksimalt, for å avslutte samarbeidet med en av dem. Ikke gjør som dette.

    

    

    Brevemne

    Viktigheten av emnelinjen er ofte skrevet (noen ganger fornuftig) i deres bedriftsblogger av profesjonelle e-posttjenester. Men der er det oftest snakk om salgsbrev, hvor emnelinjen løser problemet «epost skal åpnes».

    Vi diskuterer daglig forretningskorrespondanse. Her løser temaet problemet «brevet og dets forfatter skal lett kunne identifiseres og deretter finnes». Dessuten vil din flid komme tilbake til deg i form av karma av mange svarbrev, bare med prefikser Re: eller Fwd, blant hvilke du må se etter ønsket bokstav om emnet.

    

    Tjue brev er volumet av en en-dags korrespondanse fra en mellomleder. Jeg snakker ikke om gründere og bedriftseiere i det hele tatt, antall bokstaver går noen ganger av skala for 200 eller mer per dag. Derfor, nok en gang: ikke send e-post med tomt emne.

    Så hvordan formulerer du emnefeltet riktig?

    Feil nr 1 : kun navnet på selskapet i emnet. For eksempel "Sky" og det er det. For det første er du garantert ikke en av bedriften din som kommuniserer med denne motparten. For det andre gir et slikt emne ingen mening, fordi navnet på bedriften din allerede kan sees fra adressen. For det tredje, gjett hvordan din egen postkasse vil se ut med denne tilnærmingen til korrespondanse? Noe sånt som dette.

    

    Er det praktisk å søke på emner som dette?

    Feil #2 : en prangende, selgende overskrift. Det er flott hvis du vet hvordan du skriver overskrifter som dette. Men er det hensiktsmessig å bruke disse ferdighetene i forretningskorrespondanse? Husk formålet med emnelinjen i et forretningsbrev: ikke å selge, men å gi identifikasjon og søk.

    Teksten til brevet

    Det finnes mange skriveveiledninger for ulike anledninger. For eksempel har Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin og andre mestere av ordet mange nyttige ting. Jeg anbefaler deg å lese artiklene deres i det minste for å forbedre generell leseferdighet og forbedre den generelle skrivestilen.

    I prosessen med å skrive et brev, må vi konsekvent ta flere avgjørelser.

    Et spørsmål om høflighet ... I begynnelsen av brevet kan du uskarpe i høflighet eller til og med ømhet i ånden til "Min kjære Rodya, i mer enn to måneder nå har jeg ikke snakket med deg skriftlig, som jeg selv led av og ikke engang sov en natt til å tenke." Det er veldig høflig og veldig kostbart, både når det gjelder tid for å komponere en slik introduksjon, og for samtalepartnerens tid å lese den. Dette er en forretningskorrespondanse, husker du? Ikke et essay av epistolærsjangeren for konkurransen og ikke et brev til Raskolnikovs mor, men forretningskorrespondanse.

    Vi respekterer vår tid og mottakerens!

    Det er fornuftig å introdusere deg selv og minne om omstendighetene ved bekjentskap bare i det første brevet sendt etter et flyktig møte på utstillingen. Hvis dette er en fortsettelse av samarbeid eller gjeldende korrespondanse, skriver vi i dagens første brev: "Hei, Ivan", i den andre og påfølgende: "Ivan, ...".

    Anke ... Jeg var alltid bekymret for hvem jeg skulle kontakte i et brev hvis det er flere mottakere. Jeg skrev nylig et brev til tre jenter som heter Anna. Uten å nøle skrev jeg «Hei, Anna» og badet ikke. Men dette er ikke alltid tilfelle.

    Hva om det er tre eller til og med syv mottakere og de ikke deler samme navn? Du kan liste dem etter navn: "God ettermiddag, Rodion, Pulcheria, Avdotya og Pyotr Petrovich." Men det er langt og tar tid. Du kan skrive: "Hei, kolleger!"

    For meg selv bruker jeg regelen til å referere med navn til den som står i «Til»-feltet. Og til de som er i kopien, ikke søk i det hele tatt. Denne regelen lar deg samtidig mer nøyaktig bestemme (en!) Adressaten til brevet og formålet med dette brevet.

    Sitering ... Ofte er korrespondanse en brevkjede med spørsmål og svar - i et ord, en dialog. Det anses som god praksis å ikke slette historien til korrespondansen og skrive svaret ditt øverst i den siterte teksten, slik at du ved å gå tilbake til denne korrespondansen en uke senere enkelt kan lese dialogen fra topp til bunn i synkende datoer.

    Av en eller annen grunn er standardinnstillingen i Mozilla "Plasser markør etter sitert tekst". Jeg anbefaler å endre det i menyen "Verktøy" → "Kontoinnstillinger" → "Skriv og adressering". Det skal være slik.

    

    Hensikten med brevet ... Forretningsbrev er av to typer:

    • når vi bare informerer samtalepartneren (for eksempel en rapport om arbeidet som er utført i en måned);
    • og når vi ønsker noe fra samtalepartneren. For eksempel slik at han godkjenner vedlagte faktura for betaling.

    Som regel er det mange flere oppmuntrende brev enn rapporterende. Hvis vi ønsker å oppnå noe fra samtalepartneren, er det veldig viktig å si dette i et brev i klartekst. Oppfordringen til handling skal være ledsaget av en adresse ved navn og etterfulgt av siste setning i brevet.

    Ikke riktig : "Porfiry Petrovich, jeg vet hvem som drepte den gamle kvinnen."

    Ikke sant : "Porfiry Petrovich, jeg hacket i hjel den gamle kvinnen, vær så snill, ta tiltak for arrestasjonen min, jeg er lei av å lide!"

    Hvorfor skal korrespondenten tenke for deg hva du skal gjøre med dette brevet? Tross alt kan han ta feil avgjørelse.

    Signatur i teksten ... Det må hun være. Dessuten lar alle e-postklienter deg konfigurere automatisk erstatning av en signatur, for eksempel den klassiske "Vennlig hilsen ...". I Mozilla gjøres dette under Verktøy → Kontoalternativer.

    Å skrive eller ikke skrive kontakter i signaturen er alles personlige sak. Men hvis du på noen måte er knyttet til salg - sørg for å skrive. Selv om avtalen ikke finner sted basert på resultatene av kommunikasjonen, vil du i fremtiden lett bli funnet av kontaktene fra signaturen.

    Til slutt, enda en funksjon i brevets kropp for de samtalepartnere som ikke liker (ikke kan, ikke vil, ikke har tid) å svare på brevene dine. Spesifiser standarden i teksten til brevet. For eksempel, "Porfiry Petrovich, hvis du ikke kommer for å arrestere meg før klokken 12.00 på fredag, så anser jeg meg selv som amnesti." Selvsagt må fristen være reell (du skal ikke sende teksten fra eksempelet fredag ​​kl. 11:50). Mottakeren må fysisk kunne lese og bestemme brevet ditt. Denne "stillheten" fritar deg for ansvar for manglende respons fra samtalepartneren. Som alltid må bruken av denne funksjonen tilnærmes med omhu. Hvis en person svarer på brevene dine i tide og regelmessig, kan et slikt ultimatum, om ikke fornærme ham, så anstrenge ham litt eller føre til en beslutning om ikke å svare på brevet akkurat nå, men få deg til å vente til fredag.

    Vedlegg

    Brev kommer ofte med vedlegg: CV, kommersielle tilbud, estimater, tidsplaner, skanninger av dokumenter - et veldig praktisk verktøy og samtidig en kilde til populære feil.

    Feil : stor vedleggsstørrelse. E-poster med vedlegg på opptil 20 MB mottas ofte. Som regel er dette skanninger av enkelte dokumenter i TIFF-format, med en oppløsning på 600 dpi. Korrespondentens e-postprogram vil nesten helt sikkert henge i noen minutter i forgjeves forsøk på å laste ned en forhåndsvisning av dette vedlegget. Og Gud forby mottakeren å prøve å lese dette brevet på en smarttelefon ...

    Personlig sletter jeg slike brev med en gang. Vil du ikke at brevet ditt skal havne i søpla før det blir lest? Sjekk størrelsen på vedlegget. Det anbefales at det ikke er mer enn 3 MB.

    Hva om det overskrider?

    • Prøv å rekonfigurere skanneren til et annet format og oppløsning. For eksempel, i PDF og 300 dpi, oppnås ganske lesbare skanninger.
    • Tenk på programmer som WinRar eller 7zip. Noen filer er perfekt komprimert.
    • Hva om vedlegget er stort og du ikke kan komprimere det? For eksempel veier en nesten tom regnskapsdatabase 900 MB. Skylagring av informasjon vil komme til unnsetning: Dropbox, Google Drive og lignende. Noen tjenester, som Mail.ru, konverterer automatisk enorme vedlegg til lenker til skylagring. Men jeg foretrekker å administrere informasjonen min som er lagret i skyen selv, så jeg ønsker ikke automatisering fra Mail.ru velkommen.

    Og enda en ikke helt åpenbar anbefaling om investeringer - deres Navn ... Det må være forståelig og akseptabelt for mottakeren. En gang vi i selskapet forberedte et kommersielt tilbud rettet til ... la det være Fjodor Mikhailovich Dostojevskij. Jeg fikk et brev fra lederen med et prosjektforslag for godkjenning, og vedlegget inneholdt en fil med navnet "DlyaFedi.docx". Med lederen som sendte meg dette, fant en dialog sted omtrent slik:

    Kjære leder, er du personlig klar til å henvende deg til denne respekterte personen og navngi ham i Fedyas ansikt?

    På en eller annen måte nei, respektert person, alle kaller ham ved navn og patronym.

    Hvorfor kalte du vedlegget "ForFedi"? Hvis jeg sender ham akkurat nå, tror du han vil kjøpe økser av oss til denne CP?

    Jeg skulle endre navn senere...

    Hvorfor forberede en tidsinnstilt bombe – en potensiell kundes avvisning – eller gjøre det ekstra arbeidet med å gi nytt navn til en fil? Hvorfor ikke umiddelbart navngi vedlegget riktig: "For Fedor Mikhailovich.docx" eller enda bedre - "KP_Nebo_Topory.docx".

    Så, vi har mer eller mindre ordnet opp med e-post som et "ansikt". La oss gå videre til å se på e-post som et verktøy for effektivt arbeid og snakke om dets distraksjon.

    Arbeid med bokstaver

    E-post er en kraftig distraksjon. Som med all distraksjon, må post håndteres ved å stramme inn reglene og innføre en arbeidsplan.

    Som et minimum må du slå av ALLE varsler om ankomst av post. Hvis e-postklienten er konfigurert som standard, vil du bli varslet med et lydsignal, og ikonet ved siden av klokken vil blinke, og en forhåndsvisning av brevet vil vises. Kort sagt, de vil gjøre alt for først å rive deg vekk fra møysommelig arbeid, og deretter kaste deg ned i avgrunnen av uleste brev og usett utsendelser – minus en time eller to fra livet.

    Noens kraftige viljestyrke lar dem ikke bli distrahert av varsler, og for vanlige mennesker er det bedre å ikke friste skjebnen og slå dem av. I Mozillla Thunderbird gjøres dette gjennom menyen "Verktøy" → "Alternativer" → "Generelt" → "Når nye meldinger vises".

    Hvis det ikke er noen varsler, hvordan forstå at et brev har kommet?

    Veldig enkelt. Du selv setter bevisst av tid til å analysere e-post, åpner e-postklienten og ser alle uleste meldinger. Dette kan gjøres to ganger om dagen, for eksempel ved lunsjtid og om kvelden, eller under tvungen nedetid, for eksempel i trafikkork.

    Ofte spurt, hva med reaksjonstider og hasteposter? Svaret er: du har ingen hastebrev i posten. Med mindre du jobber i kundestøtteavdelingen (en slik avdeling har egne regler for arbeid med post).

    Dersom det er hastebrev, vil avsender varsle deg om dette via andre kanaler – telefon, SMS, Skype. Da vil du bevisst gå inn i e-postklienten og behandle hastepost. Alle tidsstyringsguruer (for eksempel Gleb Arkhangelsky med sin "Time Drive") erklærer standarden for å svare på e-post opptil 24 timer. Dette er en normal regel for god form - ikke forvent umiddelbare svar fra samtalepartneren på e-post. Hvis det er et hastebrev, gi beskjed om det via raskere kommunikasjonskanaler.

    Så vi slo av varsler og nå slår vi på e-postklienten i henhold til tidsplanen vår.

    Så hva skal vi gjøre når vi gikk til postkassen og startet aktiviteten som heter «parsing av e-post»? Hvor er begynnelsen og slutten på dette arbeidet?

    Jeg har hørt mye om null innboks-systemet, men jeg har dessverre ikke møtt en eneste person som bruker det. Jeg måtte finne opp hjulet mitt på nytt. Det er artikler om dette emnet på Lifehacker. For eksempel, " ". Nedenfor vil jeg snakke om null innboks-systemet i min tolkning. Jeg ville vært takknemlig hvis GTD-guruer ville sjekke inn kommentarene, legge til eller forbedre det beskrevne systemet.

    Det er viktig å forstå og akseptere at e-post ikke er en oppgaveplanlegger eller et arkiv for aktivitetene dine. Derfor skal "Innboks"-mappen alltid være tom. Når du har begynt å analysere innboksen din, ikke stopp eller bli distrahert av noe før du tømmer denne mappen.

    Hva skal du gjøre med e-poster i innboksen din? Du må gå gjennom hver bokstav sekvensielt og slette den. Ja, bare velg og trykk Delete på tastaturet. Hvis du ikke kan få deg til å slette brevet, må du bestemme deg for hva du skal gjøre med det.

    1. Kan du svare på det på tre minutter? Trenger jeg å svare på det? Ja, det er nødvendig, og svaret vil ikke ta mer enn tre minutter, og svar umiddelbart.
    2. Du må svare, men å forberede svaret vil ta mer enn tre minutter. Hvis du bruker en oppgaveplanlegger som lar deg konvertere en e-post til en oppgave, gjør e-posten din til en oppgave og glem den for en stund. Jeg bruker for eksempel den helt fantastiske Doit.im-tjenesten. Den lar deg generere en personlig e-postadresse: du videresender et brev til den, og den blir til en oppgave. Men hvis du ikke har en oppgaveplanlegger, flytt bokstaven til undermappen "0_Run".
    3. Etter et raskt svar på et brev, forvandlet det til en oppgave eller en enkel kjennskap, må du bestemme deg for hva du skal gjøre med denne meldingen: slett den eller send den til en av mappene for langtidslagring.

    Her er mappene for langtidslagring jeg har.

    • 0_Kjør. Jeg har ikke en slik mappe, men hvis du ikke har en planlegger, jeg gjentar, kan du legge inn brev som krever detaljstudie her. Denne mappen må også rengjøres regelmessig, men med en gjennomtenkt tilnærming til et spesielt angitt tidspunkt.
    • 1_Ref. Det er her jeg legger brev med bakgrunnsinformasjon: velkomstbrev med pålogginger fra ulike nettjenester, billetter til kommende flyreiser, og så videre.
    • 2_Prosjekter. Her lagres korrespondansearkivet om samarbeidspartnere og prosjekter det er et aktuelt forhold til. Det er naturligvis en egen mappe for hvert prosjekt eller partner. I mappen til en partner legger jeg ikke bare brev fra hans ansatte, men også brev fra ansatte i "Heaven" relatert til denne partneren. Veldig praktisk: om nødvendig er all korrespondanse om prosjektet tilgjengelig med et par klikk.
    • 3_Museum. Her kaster jeg de bokstavene som er synd å slette, og fordelene med dem er ikke åpenbare. Også mapper med lukkede prosjekter fra "2_Projects" migrerer hit. Med et ord, de første kandidatene for sletting holdes i "Museet".
    • 4_Dokumenter. Her er brev med elektroniske prøver av dokumenter som kan være nyttige i fremtiden for regnskap, for eksempel avstemmingsoppgaver fra klienter, billetter til turer som har foregått. Mappen har mye til felles med mappene «2_Projects» og «1_Sprav», kun regnskapsinformasjon lagres i den, og ledelsesinformasjon lagres i mappen «2_Projects». I "4_Documents" - død informasjon, og i "2_Projects" - live informasjon.
    • 5_Kunnskap. Det er her jeg bare legger til virkelig nyttige nyhetsbrev som jeg ønsker å komme tilbake til etter en stund for inspirasjon eller for å finne løsninger.

    Det er andre innstillinger for e-postklienten som er viktige for driften av dette systemet. Først, som standard, har Thunderbird avmerkingsboksen Merk meldinger som lest valgt. Jeg foretrekker å gjøre det med vilje, så avmerkingsboksen er borte! For å gjøre dette, gå til menyen "Verktøy" → "Alternativer" → "Avansert" → "Les og vis".

    For det andre bruker vi filtre ... Tidligere brukte jeg aktivt filtre som automatisk videresendte brev til de aktuelle mappene basert på avsenderens adresse. For eksempel ble brev fra en advokat flyttet til mappen "Advokat". Jeg nektet denne tilnærmingen av flere grunner. For det første: brev fra advokat refererer i 99 % av tilfellene til et prosjekt eller partner, noe som betyr at de må flyttes til mappen til denne partneren eller prosjektet. For det andre bestemte jeg meg for å legge til bevissthet. Du må selv bestemme hvor et spesifikt brev skal oppbevares, og det er mer praktisk å søke etter ubehandlede meldinger kun ett sted – i innboksen. Nå bruker jeg filtre kun for å kategorisere automatiske vanlige brev fra ulike systemer i mapper, det vil si brev som ikke krever at jeg tar avgjørelser. Filtre i Mozilla Thunderbird konfigureres i Verktøy → Meldingsfiltre-menyen.

    Så, med riktig tilnærming, bør e-post ta fra 10 til 60 minutter om dagen, avhengig av korrespondansevolumet.

    Ja, og en ting til. Du har allerede slått av varsler om nye e-poster, har du ikke? ;)