E-post på kontoret. E-post

I de forrige avsnittene så vi på de ulike teknologiene for å jobbe med privat e-post, men la oss nå se hvordan alt dette skal organiseres på kontorskala.

Hovedpostulatene er som følger ...

1. Det er svært ønskelig at bedriften har en egen e-postserver plassert innenfor sine vegger

Hva det er? Noe som et fullstendig kontrollert postkontor.

I de fleste selskaper foretrekker ledelsen (nærmere bestemt administratorer) å ikke lure seg selv ved å opprette og vedlikeholde en e-postserver, så ansatte bruker i beste fall postbokser som er hentet på noen betalte e-postservere, og i verste fall (mer korrekt, i det vanlige tilfellet) ) postbokser på gratis servere som Mail.ru, Hotmail.com og så videre.

Jeg kom ofte over adresser som @mail.ru selv fra virkelige store sjefer og deres kontoransatte. Det ser så vilt ut at det til og med er vanskelig å formidle. Vel, omtrent som om en tøff sjef kjørte en nedbrutt «Zaporozhets» i en snipe. (Som, i motsetning til en offentlig tjeneste, kan tilskrives eksentrisitet.)

Vi har allerede sagt at postbokser på gratis postservere ikke har noe med verken pålitelighet eller sikkerhet å gjøre. Å få dem til bedriftspost er høyden av uforsiktighet, les - idioti.

Et litt mindre hensynsløst alternativ er postkasser på en betalt tjeneste. Her er det i hvert fall brukerne som er ansvarlige for sikkerheten til brev, men når bedriftens post behandles på servere til fremmede ... Generelt sett er ikke dette bra. Definitivt ikke bra.

Det tredje alternativet er å lage din egen e-postserver på hostingleverandørens datamaskin. I dette tilfellet lagres ikke e-post innenfor kontorets vegger, noe som er dårlig, fordi du samtidig ikke kan kontrollere hva som skjer med leverandørens server, men administrasjonen er helt i hendene på administratoren din, som allerede er bra (sammenlignet med alternativene ovenfor).

Vel, det mest korrekte alternativet, satt inn i postulatet, er din egen e-postserver plassert i lokalene til bedriften din. Samtidig blir all bedriftspost behandlet (filtrert, krysset av, satt i bokser) på serveren din og du (din administrator) har full kontroll over hele prosessen. Jeg vil til og med si at dette ikke er det mest korrekte, men det eneste riktige alternativet, hvis vi snakker om i det minste en slags bedriftspostsikkerhet.

2. Hver ansatt i firmaet må motta sin egen bedriftsadresse for forretningskorrespondanse, som kun må brukes til det tiltenkte formålet

Siden du har din egen e-postserver, har du ditt eget domene som your_company.ru (eller noe sånt). For alle ansatte som må inngå forretningskorrespondanse, opprett passende postbokser i dette domenet, og det er ønskelig at navnet på postkassen tilsvarer stillingen eller yrket til den ansatte, for eksempel: [e-postbeskyttet] _company.ru (dette er adressen din), [e-postbeskyttet] _company.ru (leder for sikkerhetsavdelingen), [e-postbeskyttet] _company.ru (pressetjeneste) og så videre.

Samtidig bør alle ansatte advares om at bedriftspost kun skal brukes til bedriftsformål! Ingen registreringer på forum og chatter, ingen flørting med tilfeldige bekjente, ingen personlig korrespondanse, og viktigst av alt - under ingen omstendigheter skal denne adressen "glitre" på nettsider.

3. All e-post som går gjennom e-postserveren må sjekkes for spam og virus.

Dette er spesielt en av oppgavene med å lage og vedlikeholde din egen e-postserver - sentralisert skanning etter virus og spam.

4. All e-post som går gjennom e-postserveren skal dupliseres og lagres (arkiveres) på et bortgjemt sted

Spionasje? Nøyaktig! Bare fordi du dupliserer din egen bedriftspost - dette er ikke spionasje, men et rimelig sikkerhetsverktøy for bedriften. Du bør ha all e-postflyt som går gjennom e-postserveren for hånden. Dessuten er det ønskelig at ingen vet om dette bortsett fra deg, administratoren (som vil gi dette fra et teknisk synspunkt) og muligens lederen for sikkerhetstjenesten.

Jeg kjenner til tilfeller da det kun var takket være en slik framsynthet at ledelsen i selskapet klarte å identifisere en rotte som solgte selskapets hemmeligheter til konkurrenter. Selvfølgelig kan en rotte være smart og ikke bruke bedriftspost, men praksis viser at de fleste forrædere ikke tenker på at innkommende og utgående post kan lagres et sted. De tror at det er nok å slette det fra postkassen for å ikke finne spor. La dem være i denne lykkelige uvitenhet ...

5. Reservasjon av internettkanaler

Siden e-postserveren er plassert på kontoret ditt, er det nødvendig at den er tilgjengelig fra Internett til enhver tid - ellers kan det hende at e-post ikke leveres i tide eller til og med går tapt. Derfor er spørsmålet om en konstant fungerende internettkanal ganske viktig. Selvfølgelig har du en hovedkanal som hele selskapet går til Internett gjennom. Det er imidlertid ikke nok! Det er viktig å sørge for en slags backup-kanal i tilfelle et "fall" av hovedkanalen. Dessuten kan backupkanalen være veldig enkel og billig (i ekstreme tilfeller er en vanlig oppringt også egnet - det vil si en telefonforbindelse til Internett, selv om nå vanligvis ISDN eller ADSL brukes som sikkerhetskopi - høyhastighets Internett-tilgang via vanlige telefonlinjer). Den er også en backup, og i tillegg er den egentlig kun beregnet på mottak og sending av post, i så fall spiller ikke kanalbredden så stor rolle.

Det er også fornuftig å ta vare på å kjøpe en enhet som er i stand til automatisk å koble til en sikkerhetskopikanal i tilfelle problemer med den viktigste.

6. All e-post må være fysisk plassert på serveren til selskapet

Du trenger ikke tillate brukere å lagre og behandle e-post på deres lokale datamaskiner - dette skaper et betydelig sikkerhetshull. All e-post må ligge på serveren. Bare på denne måten kan den krypteres og arkiveres (sikkerhetskopieres), samt at uautoriserte tilgangsforsøk kan spores.

7. Det er ønskelig at tilgang til bedriftspost innenfor nettverket er sikker.

Vel, altså slik at tilgangen til e-post i det minste er med en tydelig brukeridentifikasjon. Og tilgang til spesielt viktige bokser bør gjøres med et økt sikkerhetsnivå - for eksempel ved å identifisere brukeren med et smartkort, e-token eller et annet programvare- og maskinvareidentifikasjonsverktøy.

8. Enhver tilgang til bedriftspost utenfra må enten nektes eller gjøres sikker

Ofte er det tilfeller hvor ansatte (og du selv) trenger å ha tilgang til bedriftspost fra utsiden – via et webgrensesnitt eller for eksempel via en GPRS-mobiltelefon (håndholdt datamaskin). Hvis slik tilgang virkelig er nødvendig, bør den være utstyrt med alle forholdsregler.

Det finnes spesielle metoder (programmer) for sikker tilgang til e-post og til en datamaskin gjennom nettgrensesnittet. I tillegg er det utviklet en svært effektiv løsning for sikker tilgang gjennom mobilkommunikasjon med GPRS. (Jeg mener Blackberry-teknologi.)

Se for deg et vanlig kontor med mange forskjellige papirer som sirkulerer inne. I datamaskintiden blir denne situasjonen en anakronisme: det er åpenbart for enhver tilregnelig person at dokumenter som ikke krever signatur og segl (og det er de fleste av dem), er det fullt mulig å ikke skrive ut, men overføre fra ansatt til ansatt direkte i elektronisk form - måten de er forberedt og lagret på ... Intra-kontor e-post er det beste valget for en slik overføring; den vil også sørge for at direktørens ordre og ordre blir formidlet til allmennheten, organisering og kontroll over gjennomføringen av det pågående arbeidet.

I nærvær av et e-postsystem vil ansatte som må utarbeide et dokument sammen ikke trenge å møtes, eller løpe til hverandre med disketter, eller til og med ringe for å informere om at neste versjon er plassert i en slik og en offentlig katalog på serveren - hver Etter å ha fullført sin del av arbeidet, vil han ganske enkelt videresende materialet til den neste: det er både raskere og mer praktisk.

Hvis bedriften er koblet til Internett og hver ansatt har sin egen e-postadresse, vil etableringen av intern post selvfølgelig ikke være et problem. Imidlertid har ikke alle en slik luksus, spesielt i provinsene. Nedenfor beskriver vi en av de mulige løsningene som er tilgjengelige selv når det ikke er Internett-tilkobling.

E-post uten Internett

Elektronisk post på Internett er det mest utbredte og kjente, men langt fra det eneste postsystemet. Slike systemer eksisterer for nesten alle typer datanettverk, og ikke bare nettverk: for eksempel var e-postkommandoen i Unix OS opprinnelig ment å utveksle meldinger mellom brukere av samme maskin som jobber på forskjellige terminaler.

I Windows ble innebygd e-post introdusert sammen med nettverksstøtte i versjon 3.11 for arbeidsgrupper. OS-leveransen inkluderte imidlertid bare Microsoft Mail-klientprogrammet, som gir lesing og sending av brev, og Microsoft Exchange-serveren, som er ansvarlig for å levere meldinger til adressater, måtte kjøpes separat. I Windows 95 var situasjonen lik, men i Windows 98 endret den seg: med introduksjonen av Internett-verktøy i systemet, erstattet Outlook Express (Internett-e-postklienten) Innboks-mappen (Microsoft Exchange-klient). Som Exchange-klient var det fortsatt Microsoft Outlook fra Microsoft Office-pakken, som også fungerer fint med Internett-post.

Ok, sier du. Og hva har alt dette med firmaet mitt å gjøre hvis det ikke er koblet til Internett og det ikke er penger på budsjettet til å kjøpe Microsoft Exchange Server heller? Og her er hva: det er mange e-postserverprogrammer for Windows, og blant dem er det ganske enkle og billige som ikke har de avanserte e-post- og gruppeplanleggingsfunksjonene levert av Exchange, men de kan installeres på de mest vanlige ( noen ganger ikke engang dedikert) datamaskin, veldig enkelt administreres og takler ganske små kontorpost.

Det er rimelig å velge en server som fungerer med de samme e-postprotokollene som de som brukes på Internett, siden det da ikke er nødvendig å kjøpe og mestre et klientprogram for det - hvilken som helst Internett-e-postklient vil gjøre det (den ovenfor nevnte Outlook Express og Outlook, Netscape Messenger, The Bat! Etc. osv.). Og hvis selskapet for eksempel har en modemforbindelse til Internett, vil en slik server tillate deg å enkelt organisere utvekslingen av e-post med omverdenen.

Seattle Labs SLmail-program er nettopp en slik server. Den er beregnet for utveksling av meldinger i en relativt liten organisasjon (selv om det nylig har dukket opp en versjon hvor antall brukere ikke er begrenset), og hvis du har permanent tilgang eller sesjonstilgang til Internett, lar den deg også sende og motta eksterne mail: e-postprotokoller POP3, SMTP og UUCP støttes. SLmail koster uforlignelig mindre enn solide e-postservere, fra $199 til $849, avhengig av antall brukere; stiller minimumskrav til maskinvarebasen: hvis det er få brukere, kan til og med en maskin med en 486 prosessor og 16 MB RAM være nok for det; ekstremt enkel å administrere: for å konfigurere og vedlikeholde ytelsen, trenger du ikke ha kvalifikasjonene til en systemadministrator - dette er innenfor makten til den mest vanlige brukeren. Når dette skrives, er den siste versjonen SLmail 4.3.

Nedenfor vil vi beskrive hvordan du arbeider med SLmail, men først noen få ord om valg av klientprogram.

Hvorfor Microsoft Outlook?

Blant alle programmer som fungerer med Internett-e-post, har Microsoft Outlook en spesiell plass, siden det ikke bare er en e-postklient, men også et personlig informasjonssystem. I Vesten er Outlook det mest populære og allment anerkjente verktøyet for å organisere arbeid på en datamaskin.

Outlook-funksjoner inkluderer e-post, oppgavelister, avtaler, arrangementer og møter, og en elektronisk telefonbok. Dette programmet er med andre ord like nødvendig for både leder og ordinære ansatte. Som e-postklient er det spesifikt fokusert på den elektroniske dokumentflyten i selskapet, hvis organisering er vårt mål. Andre e-poster er først og fremst designet for utveksling av meldinger over Internett, selv om de selvfølgelig også kan brukes til intern korrespondanse.

Derfor, på datamaskiner der Microsoft Office er installert, er Outlook selvfølgelig den ideelle klienten. Der det ikke er tilgjengelig, vil et hvilket som helst annet e-postprogram gjøre det. Den enkleste måten er å bruke Outlook Express, som følger med Windows 98 og også er tilgjengelig på de fleste maskiner med Windows 95. Imidlertid kan ansatte med individuelle preferanser velge det de liker best.

Sette opp postsystemet

Konfigurering av et e-postsystem basert på SLmail består av tre trinn: å installere programmet, konfigurere e-postserveren og konfigurere lokale stasjoner. Installasjon krever kun svar på noen få standardspørsmål fra brukeren og krever ingen detaljert vurdering. La oss bare merke oss at hvis selskapet snart har eller planlegger å få tilgang til Internett, er det bedre å installere SLmail på datamaskinen som tjener (antagelig vil tjene) for kommunikasjon med Internett-leverandøren. Og siden programmet må kjøre hele tiden, er det fornuftig å plassere snarveien i serverens oppstartsmeny slik at den starter opp med Windows. Etter å ha startet SLmail, vises et ikon i systemstatusfeltet på oppgavelinjen:

Sette opp en e-postserver inkluderer:

• identifikasjon av e-postserveren;
• konfigurere TCP / IP-protokollen;
• korrigere filen lmhosts.sam;
• konfigurere SLmail-programmet;
• opprette brukerpostbokser;
• sette opp mail.

Det lokale stasjonsoppsettet er et nedstrippet serveroppsett: på det må du konfigurere TCP / IP, fikse lmhosts.sam og konfigurere e-post. La oss nå undersøke mer detaljert hver av de ovennevnte operasjonene.

E-postserveridentifikasjon

Identifisering av en e-postserver bestemmer navnet. Selvfølgelig har maskinen der du installerte SLmail et navn, siden den er koblet til det lokale nettverket, men det anbefales å endre det eksisterende navnet til det du planlegger å registrere på Internett i fremtiden (fig. 1). . For å gjøre dette, høyreklikk på "Network Neighborhood"-ikonet og velg "Properties" fra menyen. I "Nettverk"-vinduet som åpnes, gå til siden "Identifisering" og spesifiser et nytt navn for maskinen - anta firma.ru. (Arbeidsgruppen som er tilordnet maskinen på det lokale nettverket trenger ikke å endres.)

Konfigurerer TCP/IP

For at e-postklienten skal samhandle med e-postserveren, er det nødvendig at selskapets datanettverk opererer over TCP/IP-protokollen. TCP/IP-støtte er innebygd i Windows, men er ikke installert som standard, så du må kanskje installere og konfigurere den. (Hvis du allerede har gjort det, hopp over denne delen.)

For ikke å forstyrre driften av det lokale nettverket, før du installerer TCP / IP, må du gjøre den gjeldende nettverksprotokollen (for eksempel NetBEUI) til standardprotokollen. For å gjøre dette, åpne "Konfigurasjon"-siden i "Nettverk"-vinduet, velg NetBEUI i listen over installerte komponenter (fig. 2) og klikk på "Egenskaper"-knappen. I det nye vinduet velger du fanen "Tillegg" og aktiverer modusen "Bruk denne protokollen som standard".

Det neste trinnet er å legge til TCP/IP-protokollen. På den samme konfigurasjonssiden klikker du på Legg til-knappen, spesifiser komponenttypen som Protocol, og velg Microsoft fra listen over produsenter og TCP/IP fra listen over protokoller. Klikk OK. Etter det vil TCP / IP vises i listen over installerte komponenter.

Velg den, klikk på "Egenskaper" -knappen, i et nytt vindu gå til "IP-adresse"-siden, merk av for "Spesifiser IP-adressen eksplisitt" og skriv inn de nødvendige verdiene for IP-adressen og subnettmasken ( se). I fig. 3 viser et mulig nettverksdiagram der e-postserveren er tildelt adressen 222.222.222.10, de syv lokale stasjonene er tildelt adresser fra 222.222.222.11 til 222.222.222.17, og subnettmasken er 255.2505.25.

Ris. 3. IP-adresser og nettverksmaske kan f.eks.

Etter å ha konfigurert TCP / IP, kontroller at den fungerer som den skal ved å bruke ping-kommandoen, som pinger IP-tilkoblinger for de angitte adressene. Start først en MS-DOS-økt ("Start? Programmer? MS DOS-økt") på e-postserveren og skriv inn kommandoen ved DOS-ledeteksten:

Ping 222.222.222.10

Programmet vil sende til den angitte adressen 222.222.222.10, dvs. på adressen til selve serveren, fire testpakker. Hvis protokollen er riktig konfigurert, vil de nå og svar mottas, hvis ikke vil pakkene gå tapt (fig. 4).

På lokale stasjoner, kjør kommandoen på samme måte:

Ping 222.222.222.11

(spesifiser sin egen adresse for hver maskin), og i tillegg kommandoen:

ping 222.222.222.10

Vellykket fullføring vil indikere at det er en forbindelse med serveren.

Korrigerer filen lmhosts.sam

Oppdatering av lmhosts.sam-filen på nettverksdatamaskiner er bare nødvendig hvis automatisk navngjenkjenning ikke er tilgjengelig. For å finne ut om du trenger det, bruk ping igjen, men i en annen form. Utfør kommandoen på e-postserveren:

Ping firma.ru

Hvis programmet svarer på firma.ru-navnet på samme måte som på IP-adressen 222.222.222.10, er ingen endringer nødvendig. Hvis ikke, betyr ikke dette nødvendigvis at en navnetjeneste (som WINS) ikke er installert på nettverket: kanskje den rett og slett ikke vet navnet på e-postserveren, og da trenger nettverksadministratoren bare å registrere den med denne tjenesten . Ellers, på alle datamaskiner, legg til følgende linje på slutten av lmhosts.sam-filen som ligger i Windows-katalogen:

222.222.222.10 firma.ru

Det vil binde navnet firma.ru til IP-adressen 222.222.222.10 (fig. 5). For å redigere lmhosts.sam, bruk et tekstredigeringsprogram som Windows Notisblokk (Start? Programmer? Tilbehør? Notisblokk). Når du er ferdig med denne prosedyren, sjekk om servernavnet gjenkjennes ved å gi den samme kommandoen:

Ping firma.ru

En vellykket utveksling av pakker vil bety at alt gjøres riktig.

Konfigurere SLmail og opprette brukerpostbokser

Disse to operasjonene utføres kun på e-postserveren. Kjør programmet SLmail Configuration på den ("Start? Programmer? SL-produkter? SLmail-konfigurasjon"). For å konfigurere SLmail, gå til systemsiden og skriv inn parameterne som vist i fig. 6.

Ris. 6. Mulig SLmail-konfigurasjon

For å opprette en postkasse (fig. 7), gå til siden Brukere, høyreklikk i den ledige delen av vinduet, velg Ny og deretter Bruker i menyen som vises, og deretter i feltet Fullt navn. navn) skriv inn brukerens for- og etternavn med latinske bokstaver (for eksempel Bender Ostap), i Passord-feltet - passordet for ham, og i MailBox-feltet - hans postadresse (for eksempel, [e-postbeskyttet]).

E-postoppsett

Trinnsekvensen for å sette opp e-post avhenger av det valgte klientprogrammet. Hvis det er Microsoft Outlook, åpner du Kontrollpanel (Start? Innstillinger? Kontrollpanel) og starter Mail-verktøyet. Detaljene varierer litt avhengig av versjonen av programmet, men etter hvert vil du bli ført til et flersidig oppsettvindu, hvor du må legge inn nødvendig informasjon på sidene Generelt, Servere og Tilkobling på samme måte som vist i Fig. 8. Selvfølgelig må passordene og brukeradressene som er spesifisert ved konfigurering av e-post samsvare med de som ble angitt ved opprettelse av postbokser. Merk at konfigurering av Outlook-e-postklienten lar flere brukere jobbe med hver sin e-post på samme maskin.

Fungerer det hele egentlig?

Dette fullfører oppsettet, og det avgjørende øyeblikket for å sjekke postsystemet kommer. Det første trinnet er å prøve å sende en e-post til deg selv fra e-postserveren. Så lenge serveren kjører og du har fulgt anbefalingen om å aktivere SLmail i oppstartsmenyen, skal programmet være aktivt. Start Outlook, lag en ny e-post i den med din egen adresse, og klikk på "Send"-knappen.

Hvis alt ble gjort riktig, vil brevet umiddelbart vises i innboksen din. Ved feil finner du den i Utboks-mappen. Dette vil bety at SLmail ikke fant en postboks med denne adressen på serveren. Dobbeltsjekk adressen i brevet og sørg for at adressen og passordet i konfigurasjonene til SLmail og e-postklienten stemmer overens - tilsynelatende er det en skrivefeil et sted.

Etter at brevet til seg selv finner adressaten, send meldingen til en annen bruker. Etter å ha klikket på "Send"-knappen, vil den umiddelbart vises i "Sendte elementer"-mappen. Men vent, gled deg, finn først ut om det kom dit: åpne Outlook på datamaskinen du vil ha og se i innboksen din. Hvis brevet ditt er der, kan du gratulere deg selv med suksessen. Dessverre, det er ganske mulig at du ikke vil se noen tegn på et nytt brev - da må du trinn for trinn kontrollere alle stadier av å sette opp postsystemet på denne maskinen på nytt. Og først etter at e-posten begynner å fungere på alle datamaskiner i nettverket, kan sjekken anses som fullført. Mobiliser oppmerksomheten din, vær tålmodig, og lykken vil være med deg.

OM FORFATTEREN

Svetlana Aleksandrovna Shlyakhtina- lærer i datateknologi, forfatter av en serie bøker for brukere.

SLmail er en e-postserver for lokale TCP/IP-nettverk.

Systemkrav: PC med 486-prosessor eller høyere (versjon 2.7), Pentium (versjon 4.3); 16 MB RAM og minst 5 MB harddiskplass (den nødvendige mengden RAM og diskplass avhenger av antall brukere); OS Windows 95 OSR2, 98 eller NT 4.0 med Service Pack 2 (versjon 2.7), Windows NT 4.0 med Service Pack 3 (versjon 4.3).

Pris:$ 199 (12 brukere) til $ 849 (ubegrenset antall brukere); 15-dagers prøveversjon tilbys.

Seattle lab

IP-adresse og nettverksmaske

TCP/IP-nettverk bruker 32-biters IP-adresser for å identifisere datamaskiner, vanligvis skrevet som fire desimaltall fra 0 til 255 (hvert tall representerer en byte av adressen), atskilt med punktum (for eksempel 109.26.17.100).

Adressen består av et nettverksnummer og et lokalt nodenummer. Det er tre formater, eller klasser, av adresser. I klasse A-adresser er den mest signifikante biten null, de neste syv definerer nettverket, og de siste 24 definerer den lokale noden. I klasse B er de to mest signifikante bitene av adressen 1 og 0, nettverket er definert av 14, og noden er definert av 16 biter. I klasse C er de tre første bitene 1, 1 og 0, 21 biter er tildelt for nettverksnummeret og 8 for nodenummeret.

Naturligvis må alle maskiner i firmaet tildeles adresser med samme nettverksnummer og forskjellige nodenummer. Hvis nettverket ikke er koblet til Internett, velger administrator nummeret etter eget skjønn, men for å unngå konflikter i den fremtidige tilkoblingen til selskapet

til Internett, er det ønskelig å bruke adresser i området som tilsvarer et klasse C-nettverk. Det er lett å beregne at det i et slikt nettverk ikke kan være mer enn 256 noder (faktisk er antallet enda mindre, siden flere adresser er reservert for spesielle behov), men for et lite kontor er dette nok.

I tillegg skal det settes en såkalt subnettmaske på hver maskin. Den er lik for alle maskiner og bestemmer hvilke biter av IP-adressen som er fikset innenfor et gitt nettverk, og hvilke som kan være forskjellige. Bits som må samsvare i alle adresser til et gitt nettverk (det vil si relatert til nettverksnummeret eller ubrukt) settes til 1 i masken, og de som kan være forskjellige (det vil si relatert til antall noder) settes til 0. Mask skrives på samme måte som en IP-adresse – som fire desimaler i området fra 0 til 255, atskilt med punktum. For eksempel er 255.255.255.0 256-verts klasse C-nettverksmaske, og 255.255.255.192 er 64-verts liten nettverksmaske.

Nå lar den deg samle oppgaver for salg, prosjekter, bedriftsutviklingsplaner i en enkelt tilgang. Nå kan du også jobbe med e-post her. Mail collector lar deg se brev fra flere postkasser samtidig, lese, sende, svare og videresende brev fra A2B-grensesnittet. Implementerte også fulltekstsøk etter adresser, emne og brevtekst. Ved å bruke samleren kan du redusere tiden du bruker på å jobbe med brev og oppgaver betraktelig: du trenger ikke å åpne forskjellige e-postkontoer og skrive inn pålogginger / passord, se postkasser, selv om det ikke er nye brev. Nå kan du bare holde én fane åpen – A2B. Her er oppgaver, planer og post.

2014. Bitrix24 ønsker å erstatte Internett

Hva skal jeg gjøre når alle mulige funksjoner allerede er implementert i programvareproduktet ditt? Skaperne av det sosiale intranettet Bitrix24 blir oftere og oftere møtt med et slikt problem. Men de finner fortsatt nye ideer som blir mer og mer globale. Den siste versjonen av tjenesten ønsker å forene alle selskaper som bruker Bitrix24 (og snart vil det selvfølgelig være 100 % av selskapene i verden) til et enkelt metanettverk. I dette nettverket kan du foreta samtaler og videosamtaler til dine partnere og kunder via intern kommunikasjon – gjennom Bitrix24. Du vil også kunne sende dem meldinger via intern post. E-post - ikke lenger nødvendig! Og så ... kan du forutse at snart vil kundene selv bli lagt til CRM-systemet ditt, du vil kunne sette oppgaver direkte til de ansatte i leverandørselskapet, og integrerte dokumenter vil bli signert med en elektronisk signatur og lagret i en enkelt eksemplar i Bitrix24.

2013. VMware selger Zimbra og SlideRocket

Tilsynelatende hadde Aaron Levy rett. Med utviklingen av SaaS-teknologier innen bedriftsprogramvare er det ikke lenger lønnsomt å kjøpe alle applikasjoner fra én leverandør (og det er ikke lønnsomt for leverandører å samle hele stabler med bedriftsapplikasjoner). VMWare har forsøkt å kjøpe seg en stabel med bedriftsprogramvare de siste par årene, og nå selger den den ut for å fokusere på det de virkelig er gode på - virtualiseringssystemer. I mars solgte VMWare sin nettbaserte presentasjonstjeneste SlideRocket til ClearSlide, et amerikansk selskap som spesialiserer seg på IT-produkter for selgere, og solgte i dag sitt samarbeidssystem til Telligent, som utvikler fellesskapsløsninger. Som en påminnelse, WMWare Zimbra fra Yahoo! i 2010 år. Videoen viser VMWares siste inspirerende historie om hva Zimbra er.

2011. Google+ integreres i Gmail

Vanligvis plasserer selskaper som utvikler og selger intranettportaler dem som e-post. Som, nå i stedet for uendelig overføring, vil brukerne dine kunne jobbe med data på ett sted. Men i Googles tilfelle – dette vil selvfølgelig ikke skje. Google er interessert i at bedrifter både bruker Gmail som en sosial intranettløsning og fortsetter å bruke den. Derfor er begge løsningene tett integrert nå. Gmail har nå muligheten til å lage nye filtre – for Google+-kretser. Derfor, hvis du oppretter en krets for et team på Google+, kan du se alle e-poster relatert til det teamet i posten separat. Og i høyre kolonne ved siden av brevet kan du se den siste meldingen til denne kontakten på Google+. I tillegg oppdateres nå Gmail-kontakter hvis ansatte oppdaterer dem på Google+-profilen sin. På denne måten vil adresseboken din alltid være oppdatert.

2011. Softline har bygget inn Microsoft Office Web Apps i Deskwork

Softline har annonsert en ny løsning Full Office, som er en bedrifts DeskWork-portal med innebygde dokumentredigerere Microsoft Office Web Apps og Outlook Web App. Brukere vil kunne jobbe med Word, Excel, PowerPoint, OneNote og Outlook-applikasjoner direkte fra portalen, uavhengig av om Microsoft Office er installert på deres datamaskiner eller ikke. Du kan få tilgang til bedriftens e-post ved å bruke hurtignavigeringen til Outlook Web App. "Full Office" er installert på selskapets server, noe som vil glede de som fortsatt er redde for å bruke nettredaktører på Internett. For å bruke løsningen må du i tillegg til DeskWork-lisensen legge inn en bestilling på bedriftsproduktene MS Office 2010 og MS Exchange 2010, dersom de ikke er kjøpt tidligere.

2010. 1C-Bitrix: Bedriftsportal 9.0 har lagt til videokommunikasjon, integrasjon med e-post

Den nye versjonen av intranettløsningen 1C-Bitrix: Corporate Portal 9.0 vil glede brukere med en overflod av nye funksjoner. For det første er dette nye muligheter for kommunikasjon på intranettet. Nå kan du veldig enkelt ringe en ansatt for en videoøkt direkte fra hans profil på portalen. I tillegg kan du planlegge og organisere et videomøte for 6 deltakere. For videokommunikasjon brukes nå Videoport-tjenesten. Snart lover de å koble til VideoMost.com som et alternativ. 1C-Bitrix har ennå ikke annonsert priser for videokommunikasjon, men på Videoport koster det fra 290 rubler / måned for et videokonferanserom for 6 personer + et ubegrenset antall en-til-en videosamtaler.

2009. Kerio Technologies introduserer VPN-klient for Mac-plattformen

Kerio Technologies, en utvikler av informasjonssikkerhetssystemer og programvare for arbeid med e-post, har annonsert en VPN-klient for Kerio WinRoute Firewall, som kjører på Mac-plattformen. Kerio WinRoute Firewall er en omfattende løsning for Internett-tilgangskontroll og informasjonssikkerhet, som inkluderer en SSL-basert VPN-server som gir sikker fjerntilgang til bedriftsnettverket. Med den nye Kerio VPN-klienten vil Mac-brukere kunne jobbe med beskyttede filer og servere på samme måte som PC-brukere. Brannmuren har antivirusskanning og innholdsfiltrering for all VPN-trafikk. Produktet inkluderer verktøy for nettverksbelastningsbalansering, tilgangspolicyadministrasjon og analyse- og rapporteringsverktøy.

Fremtiden til Hulas åpen kildekode-e-post- og kalenderserver var i tvil da Novell kuttet finansieringen og tilbakekalte bidragsyterne (på et tidspunkt da serveren bare var noen måneder unna den første versjonen). Hula-teamet, etter å ha vurdert utsiktene til prosjektet, kom til den konklusjon at det ikke rettferdiggjorde investeringen i det. Hulas kunngjøring tidlig i fjor var tvilsom av noen observatører, og spurte om markedet trengte en annen e-postserver. Fra Hula-utviklernes synspunkt er den mest avanserte delen av det webgrensesnittet for tilgang til serveren. Men som forfatterne påpeker, siden de fleste bedrifter allerede bruker en slags e-postserver, er det lite sannsynlig at noen vil implementere Hula bare for å organisere arbeidet med nettbasert e-post. Ikke desto mindre uttrykker programmererne som er involvert i opprettelsen av Hula fortsatt håp om at prosjektet vil fortsette å utvikle seg som en integrert åpen kildekode-postplattform.

2003. En innebygd messenger dukket opp i Lotus Notes 6.5

Den nye versjonen av Lotus Notes 6.5 la til integrasjon med bedriftens messenger IBM Lotus Sametime. Nå vil brukere av Lotus Notes-klienten kunne se gjeldende online-status til kolleger overalt, samt starte en chat med dem med ett klikk, for eksempel være i adresseboken. I tillegg, med Lotus Domino Designer 6.5-applikasjonsdesigneren, kan utviklere bygge inn nettstatusindikasjon og chatte i enhver applikasjon på Lotus Domino-plattformen.

2002. MÅ HA: bedriftens webmail

Nettleseren har faktisk blitt det viktigste arbeidsverktøyet for å få tilgang til et bredt utvalg av CIS-applikasjoner, inkludert e-post. Bruken av webgrensesnittet forenkler vedlikeholdet av bedriftens e-postsystem. I tillegg kreves webgrensesnitt for de ansatte som trenger tilgang til bedriftspost fra andres PC-er, for eksempel på forretningsreise. Osterman Research undersøkte amerikanske organisasjoner om trender i bruken av nettbaserte e-postsystemer. Her er resultatene av denne anmeldelsen: 1. De fleste organisasjoner gir nå tilgang til nettbasert e-post for sine ansatte. Blant små bedrifter (opptil 999 brukere) slik 82%, blant store - 71%. 2. Av alle organisasjonene som gir denne tilgangen, gir 69 % den til alle ansatte, og 31 % til bare noen få. Dessuten er førstnevnte oftere små selskaper. De fleste organisasjoner gir tilgang til nettpost via servere som er plassert på bedriftsnettverket bak en brannmur; noen bruker de offentlige postsystemene til Internett-leverandører eller postsystemene til utkontrakterte leverandører. 4. Til tross for tilgjengeligheten av et nettgrensesnitt, det vil si en nettleser, bruker 87 % av de ansatte "vanlige" e-postklienter, 18 % - et nettgrensesnitt, 5 % - trådløse enheter og 4 % - en bedriftsportal med e-postfunksjonalitet ( totalt mer enn 100 %, siden en rekke ansatte bruker flere metoder for tilgang til e-post samtidig) .5. Den største bekymringen for webmail-firmaer er sikkerhet, som sitert av 29 % av organisasjonene. Mangelen på funksjoner som er tilgjengelige i "vanlige" e-postklienter (22%), problemer med brukere (10%) og dårlig ytelse (7%) ble også notert. Selskaper som har gått bort fra bruken av nettpost, nevnte sikkerhetsproblemet som hovedårsaken til denne avgjørelsen. En annen grunn er mangelen på behov for nettpost.

1996. E-post er hovedverktøyet på intranettet

Forskningsfirmaet Arthur Andersen la denne uken ut en studie som fant at e-post er det mest effektive samarbeidsverktøyet i bedrifter. I følge rapporten bruker 90 % av de spurte kontorarbeiderne i gjennomsnitt e-post 23 ganger i uken. Planleggingsverktøy kommer på andreplass i popularitet, etterfulgt av bedriftsfora og oppgavestyringssystemer. Dette faktum bekreftes av de "tre store" leverandørene av intranettsystemer for samarbeid: Microsoft (Exchange), IBM (Lotus Notes) og Novell (GroupWise). Alle disse produktene har kalendere, oppgaver og en delt database. Likevel er alle disse systemene assosiert av brukere med bedriftspost. De tre store lederne nevner enkelheten til e-post som hovedårsaken til dette fenomenet.

1996. Lotus Domino II lar deg bruke en nettleser og e-postklient i stedet for Lotus Notes

IBM demonstrerte i dag en ny versjon av Lotus Domino-serveren på PC Expo. Den første versjonen av Domino ble lansert for en måned siden. Den inneholder en integrert webserver og lar deg få tilgang til Lotus Notes-informasjon via en HTML-nettleser. Den andre versjonen av Domino vil tillate brukere å fullstendig forlate bruken av den proprietære protokollen og den proprietære Lotus Notes-klienten, og bruke en nettleser og en hvilken som helst e-postklient for jobben. Dette oppnås ved å støtte åpne dataoverføringsprotokoller: TCP/IP, HTTP, SMTP, POP3, IMAP4, LDAP. Dermed kommer IBM til å gå bort fra bruken av replikeringsteknologi, som lenge har vært den viktigste fordelen med Lotus Notes. Domino II er IBMs svar på Netscape Intranett-prosjektet, som har som mål å levere en intranettløsning i løpet av de neste 18 månedene.

E-post lar deg sende ikke bare tekstmeldinger, men også alle dokumenter, binærfiler, lyd- og videofragmenter. Dette gjør det mulig å raskt utveksle brev og ulike forretningsdokumenter. Hvis du bruker e-posten som er inkludert i Windows, da er det bare å lage et brev og om nødvendig legge til det aktuelle dokumentet i dette brevet og signere din. Et museklikk - og brukeren blir utstyrt med en adressebok, der den ønskede adressaten ganske enkelt velges, et nytt klikk - og brevet sendes.

Etter å ha mottatt brevet, vil korrespondenten kunne gjøre seg kjent med en kollegas mening, komme med egne rettelser, kommentarer eller forslag og om nødvendig videresende brevet til andre spesialister for konsultasjon. På dette tidspunktet kan avsenderen av brevet være engasjert i annet arbeid, og dermed øker produktiviteten i arbeidet hans dramatisk. Etter en tid mottar avsenderen et svar, som kan inkludere visum, anmeldelser og meninger fra alle som deltok i diskusjonen. Hvis du i tillegg installerer på datamaskinen MicrosoftSkjemaer Designer, da blir postmulighetene nesten ubegrensede: du kan organisere ruting av et dokument med godkjenning, sende ut påminnelser, advarsler, standardmeldinger osv.

Ved å skrive inn e-posten vil brukeren umiddelbart legge merke til en rekke meldinger merket som "Telefonanrop". Etter å ha åpnet en slik melding, vil han på skjermen se et standardskjema som inneholder en rekke standardfelt og flagg som "Hvem ringte", "Bed om å ringe tilbake", "Vil ringe tilbake senere", osv., og innringerens telefonnummer er også registrert i egne felt. Et slikt skjema er enkelt å fylle ut og lese, og hvis et modem eller elektronisk sekretær er koblet til brukerens datamaskin, trenger du bare å trykke på én knapp på skjemaet for å ringe tilbake.

PlanleggerMicrosoft Rute+ vil hjelpe til med å organisere et forretningsmøte med flere ansatte. Hvis du bruker telefon eller bare mail til dette, kan det ta mer enn én time å avtale et passende tidspunkt for alle. Bruk av innebygd gruppeplanlegging Rute+, inkludert i Windows, lar deg gjøre dette i løpet av få minutter. I dette tilfellet trenger du bare å se timeplanene til kolleger, legge dem over hverandre og velge et tidspunkt som passer for alle, deretter merke det i alle tidsplaner og varsle om begynnelsen av møter via e-post.

Innebygd Windows fjerntilgangsverktøy Fjernkontroll Adgang Service lar deg koble en ekstern datamaskin til nettverket via. modem, gjennom oppringt eller leide linjer. Dessuten er tilkoblingsprosedyren helt gjennomsiktig for brukeren: du trenger bare å skrive inn navn og passord. Etter tilkobling har brukeren av den eksterne datamaskinen følelsen av at han er direkte koblet til kontornettverket. Dermed fjerntilgangsverktøyet Fjernkontroll Adgang Service lar ansatte, som ofte reiser på forretningsreise, ikke «gå seg vill i livet» og hele tiden være orientert, ha tilgang til nødvendig informasjon, samt rapportere noe viktig. En slik tilkobling gjøres ikke gjennom en vanlig nettverkskabel, men gjennom en fjerntilgangskanal, for eksempel gjennom en telefonlinje. I dette tilfellet er alle nettverksressurser tilgjengelig for den eksterne brukeren. Han er i stand til, selv om han er tusenvis av kilometer fra kontoret, til å skrive ut ethvert dokument på en kontorskriver. Spesielt imponerende er fjernbetjeningen av klient-server-systemer, når klient-side-brukeren kan motta informasjon fra databaseserveren.

Serviceprogram for faksmodemMicrosoft På Arbeid PC Faks lar deg klare deg uten sekretær når du sender faksmeldinger. Prosessen med å skrive og sende en melding ligner på prosessen med å skrive og sende en e-post. Forskjellen er at navnet på faksmodemet som er installert i systemet er valgt i adresseboken som destinasjonsnavn.

Det er en annen måte å sende faksmeldinger på. Hvis brukeren er i et applikasjonsprogram (for eksempel en tekstbehandler OrdtilWindows) og han trenger å sende det redigerte dokumentet, så er det ikke nødvendig å forhåndsskrive det ut, skrive ut den første siden av faksmeldingen, koble dem sammen, legge dem i faksmaskinen og ringe til ønsket sted. Det er nok å velge "Skriv ut"-kommandoen i programmenyen, og spesifisere faksmodemet som skriver. Dette vil automatisk legge til den første siden av faksmeldingen i meldingen. Etter at utskriften er over, trenger du ikke å bekymre deg for ytterligere handlinger - alt vil bli gjort av systemet. )

Jeg vil veldig gjerne regulere arbeidet med e-post i vår organisasjon slik at ansatte bruker den riktig og lagrer e-post. Hva bør du være spesielt oppmerksom på? Hvordan administrerer jeg lederens e-post?

Svar

Å jobbe med e-post har lenge vært en av oppgavene til en sekretær i de fleste bedrifter og organisasjoner. Og hvis ledere i tillegg foretrekker å jobbe «på gammelmåten», så faller administrasjonen av e-post helt på sekretærens skuldre. Yngre ledere har en tendens til å jobbe med post alene, men i dette tilfellet må sekretæren vanligvis behandle meldinger som kommer til bedriftens adresse. I små bedrifter er det sekretæren som utvikler reglene for arbeid med post og direktemeldinger og sørger for at disse instruksene følges av ansatte.

Det er en rekke e-postproblemer som en sekretær bør være klar over:

1. I Russland er e-post og direktemeldinger ennå ikke gjenkjent som dokumenter (men kan brukes av etterforskningsmyndighetene i løpet av en kriminell etterforskning og under saksbehandlingen i voldgiftsdomstolene).
I de fleste utviklede land i verden er situasjonen annerledes - slike meldinger er anerkjent som forretningsdokumenter og kan brukes i retten når man vurderer både sivile og kriminelle krav. Derfor, hvis et selskap jobber med utenlandske partnere, bør de sendes via e-post kun slike meldinger som trygt kan sendes i form av et papirdokument sertifisert med segl og signaturer.

2. I motsetning til mange land i verden har Russland ennå ikke lovkrav som forplikter selskaper til å lagre e-postmeldinger. Men selv når du utelukkende jobber med russiske selskaper og enkeltpersoner, bør du registrere deg og lagre:

Meldinger som tar ansvarlige forretningsbeslutninger på grunnlag av;

Meldinger som inneholder informasjon som er viktig for selskapet eller som har historisk verdi;

Meldinger av støtende og truende karakter, vareprøver av spesielt irriterende og forstyrrende arbeid «spam» – for overføring til etterforskningsmyndighetene.

Beslutningen om å lagre meldingen kan tas som følger: Hvis et lignende papirdokument ble registrert og lagret, må e-postmeldingen også lagres. Det anbefales å lagre både sendte og mottatte meldinger.

Måten å lagre elektronisk informasjon på avhenger av dokumenthåndteringssystemet som brukes i organisasjonen.

Hvis dokumentflyten er papir, så må selve meldingen, vedlagte filer og i det minste de grunnleggende medfølgende dataene (av hvem, når og til hvem den ble sendt, av hvem og når mottatt, dessuten må e-postadressene dekrypteres) skal skrives ut, skrives dokumentet ut og legges i tilhørende fil. Hvis dokumentflyten er elektronisk, må du lagre filen med meldingen i et av de "native" formatene til postsystemet, mens det er ønskelig at all tjenesteinformasjon om overføringen av meldingen, samt alle vedlagte filer, bevares så mye som mulig.

Oppbevaringsperioden for en melding er satt som for et tilsvarende papirdokument. Meldinger som ikke er gjenstand for lagring, eller de hvis lagringsperiode er utløpt, skal destrueres i tide og regelmessig – både for å spare dataressurser og for å ivareta informasjonssikkerheten til virksomheten.

Oppbevaringssystemet bør også være gjennomtenkt. Dessverre er det mange selskaper som behandler dette problemet svært uaktsomt, men det finnes også selskaper hvor det etableres en sentralisert lagring av all postkorrespondanse.

Problemet løses ofte på den enkleste måten: alt er reddet. Etter hvert som mer og mer informasjon samler seg, skaper denne lagringsmetoden følgende problemer:

Lagring av store mengder e-postmeldinger krever betydelige investeringer fra organisasjonen når det gjelder utstyr, personalkostnader og andre ressurser;

Hvis lagringssystemet for meldinger ikke er gjennomtenkt (indeksering, systematisering, etc.), blir søket etter det nødvendige materialet veldig vanskelig og dyrt.

Ved samarbeid med utenlandske partnere anbefales alle viktige e-postmeldinger (inkludert spørsmål om organisering av møter og andre arrangementer, reiser, overnatting osv.) å lagres, og det er lurt å beholde en elektronisk kopi av meldingen, selv om den ble skrevet ut, registrert og lagt i arkivet , - ved rettslige skritt. Når du bestemmer oppbevaringsperioden for slike meldinger, må du rådføre deg med en advokat, spesielt hvis de gjelder kontrakter, tvister som vil bli løst i samsvar med lovene i ethvert land.

3. Ganske ofte er det sekretæren som er ansvarlig for å sikre at kontoransatte bruker e-postboksene sine fra selskapet kun til det tiltenkte formålet.

Det er nyttig å utarbeide og godkjenne reglene (forskriften) for bruk av e-post og introdusere dem for alle ansatte. Spesielt kan følgende bestemmelser inngå i reglene:

Arbeidsgiver er eier av all bedriftspost, har kontrollrett og kan bruke denne retten. Ansatte bør informeres om at bedriftens e-post blir overvåket av organisasjonens sikkerhetstjeneste. Personalet må også ha opplæring i hvordan man bruker e-post til personlig bruk. Ansatte bør være oppmerksomme på at brudd på reglene for bruk av post- og direktemeldingssystemer kan føre til disiplinære tiltak, opp til og med oppsigelse av arbeidsforhold.

Når du sender e-postmeldinger og bruker direktemeldinger, kan muligheten for uautorisert tilgang til dem ikke utelukkes (med mindre spesielle sikkerhetstiltak brukes, som kryptering, elektronisk signatur osv.), derfor bør ansatte ikke sende konfidensiell informasjon og annen informasjon på denne måten som selskapet er forpliktet til å beskytte (for eksempel personopplysninger til ansatte og kunder).

Alle ansatte bør få forklart hvordan de lagrer og ødelegger elektroniske meldinger, siden mange av dem ikke vet eller ikke er sikre på forskjellene mellom meldinger som er dokumenter og bør lagres, og meldinger som kan og bør destrueres.

4. I forretningspraksis blir meldinger som sendes via e-post ofte spredt blant et bredt spekter av mennesker. Det betyr at meldinger skal utformes like nøye som offisielle dokumenter.

Du må observere forretningsetikett, opprettholde god stil, sjekke teksten for grammatiske feil.

5. Katalog over elektroniske adresser (adressebok) er det viktigste dokumentet - i den forstand at det er et av de informasjonsmaterialene som er nødvendige for organisasjonen både for å drive forretningsaktiviteter og i nødssituasjoner.

Kopier av adresseboken bør oppbevares jevnlig, og minst én av disse skal oppbevares utenfor selskapets kontor. Det er også nyttig å ha en trykt versjon av adresseboken – det kan for eksempel være nyttig for å sende postmeldinger via alternative kommunikasjonskanaler (ved hjelp av mobiltelefon) ved strømbrudd på kontoret.

Det anbefales å fylle ut adresseboken tilstrekkelig detaljert, og som et minimum angir navnene på organisasjoner og navnene på enkeltpersoner - eierne av de tilsvarende adressene. Denne informasjonen kan være nyttig både for å dekryptere adresser ved lagring av meldinger som dokumenter, og i tilfeller der en annen ansatt må sende post i fravær av en sekretær.

Du må kjenne til og lagre i adresseboken e-postadressene til kunder og leverandører, samt arbeids- og hjemme-e-postadresser til ansatte. Dette er nødvendig for å kunne kontakte ansatte og på e-post ved nødstilfeller.

Hvordan administrerer jeg lederens e-post?

Det har blitt lagt merke til at ledere i økende grad flytter ansvaret for å administrere e-post til sekretærer. Sekretæren kan gi sin veileder betydelig bistand i arbeidet med elektronisk korrespondanse, nemlig:

· Sekretæren kan overta forhåndsvisningen av guiden på e-post; samtidig sorteres meldinger etter emne og betydning, og de av dem velges ut som lederen må se selv. Dette er praktisk talt den samme teknologien som brukes i papirarbeidet til store organisasjoner.

· Som i papirarbeid, kan sekretærens oppgaver omfatte valg av informasjon om spørsmålene som tas opp i de mottatte meldingene, slik at lederen kan ta nødvendige beslutninger umiddelbart etter å ha lest korrespondansen.

· Sekretærer får ofte delegert myndighet til å svare på e-poster uavhengig av mindre viktige saker. For viktigere spørsmål kan sekretæren enten selvstendig utarbeide et utkast til svar eller beslutning, eller, uten å vente på ytterligere instrukser, organisere utarbeidelsen av et slikt svar fra personalet. Bare med denne arbeidsstilen er lederen i stand til å takle hele strømmen av e-poster.

Hvordan bruker jeg e-post og direktemeldinger i organisasjonen min?

Ved hjelp av e-post og direktemeldinger kan sekretæren forbedre effektiviteten av ikke bare sitt eget arbeid, men også arbeidet til andre ansatte. De tilsvarende egenskapene brukes allerede aktivt i mange russiske statlige og kommersielle strukturer, spesielt der bedriftsdatanettverk er etablert. Oftest brukes e-post og direktemeldinger for å varsle ansatte og raskt kommunisere informasjon om følgende:

· Tilstedeværende og fraværende ledere og nøkkelmedarbeidere. Denne informasjonen er viktig for mange ansatte, spesielt når det er nødvendig å signere dokumenter.

Ansatte vil ikke plage sekretæren hvert tiende til femtende minutt hvis de mottar informasjon via post eller direktemeldinger om hvorvidt lederen er på plass og, hvis han ikke er på kontoret, når han forventes å dukke opp. Noen ganger er det viktig å informere personalet om at lederen planlegger å forlate kontoret i noen timer, da noen av personalet kan ha et presserende problem som best kan løses før lederen slutter.

· Tider og agendaer for møter og fem minutter.

Denne informasjonen er viktig slik at ansatte ikke glemmer å forberede seg og ikke kommer for sent til disse møtene.

· Nye interne forskrifter og pålegg.

I de fleste organisasjoner utføres kjennskap til bestillinger "på gammelmåten", når et papirdokument overføres fra hånd til hånd over lang tid. Prosessen kan akselereres merkbart dersom selve dokumentet legges på bedriftens server, og på e-post gi beskjed til de som må sette seg inn i denne bestillingen, og be dem gå til sekretæren og signere på papirkopi. Og i dette tilfellet vil det ikke være nødvendig å bekymre seg for sikkerheten til originalen.

· Frister for innlevering av ulike søknader (for kontorutstyr, forbruksvarer, skrivesaker osv.).

· Ulike viktige arrangementer, møter og arrangementer.

Slike påminnelser lar ansatte ikke bare organisere arbeidsdagen sin på riktig måte, men hjelper dem også å huske å ønske kollegaen gratulerer med dagen.

· E-post og direktemeldinger er uunnværlige hvis du trenger å finne ut ansattes synspunkter på en sak.

Av alt som er sagt følger det at sekretæren må være en ganske avansert bruker av postprogrammet. Jeg vil gjerne trekke oppmerksomheten din til noen tilleggsfunksjoner i postsystemer som er nyttige å mestre:

· De fleste postsystemer lar deg be om rapporter som bekrefter mottakeren og/eller lesingen av brevet av adressaten. Det anbefales sterkt å bruke denne funksjonen når du sender viktige meldinger.

· Du kan lage en praktisk struktur med mapper for brev og regelmessig ordne innkommende brev i disse mappene.

· Du må også lære å jobbe med adresseboken og gjenopprette den i tilfelle programfeil.