Минтруд отменил расчетные листки. Расчетный лист: как оформить и выдать. Как выдавать расчетный листок по заработной плате

Работодатели обязаны информировать сотрудников о том, из чего складывается сумма их заработка. Для этого нужно выдавать расчетный лист. Расскажем, как его правильно оформить и сколько раз в месяц выдавать с учетом последних разъяснений Минтруда.

В соответствии с трудовым законодательством РФ, работодатели обязаны сообщать всем своим сотрудникам о начислениях заработка. Для этого работникам рассылают или выдают расчетный листок.

Однако поскольку порядок извещения работника о составных частях зарплаты ТК РФ не регламентирован, часто возникают вопросы по выдаче листков - их правильному оформлению и порядку предоставления работникам. Расскажем, как правильно выдавать извещения работникам.

Как выдавать расчетный листок по заработной плате

За невыдачу сотрудникам листков по зарплате организации грозит штраф в размере от 30 до 50 тыс. рублей, а работодателю-ИП (должностному лицу компании) - от 1 до 5 тысяч рублей (п.1 ст. 5.27 КоАП). Смотрите ниже, как правильно выдавать расчетные листки по зарплате в 2019 году:

Выдавайте расчетные листки работникам не реже одного раза в месяц. Работодателям не нужно выдавать сотрудникам расчетные листки дважды в месяц. Такой обязанности в ТК нет. Чтобы проинформировать работника о составных частях зарплаты, расчетный листок достаточно выдать раз в месяц. К такому выводу пришел Минтруд в письме от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375

Форма расчетного листа, должна быть утверждена локальными нормативными актами. Форма листка нормативно не утверждена, поэтому работодатель вправе утвердить ее самостоятельно отдельным приказом. Можно использовать форму справки из бухгалтерской программы или разработать свою. Главное - утвердить применяемую форму в порядке, установленном для принятия локальных нормативных актов. Применение неутвержденной формы - основание для взыскания штрафа за нарушение трудового законодательства.

Расчетный листок выдают за соответствующий период только с указанием всех начисленных работнику и удержанных с дохода сумм . Неполное заполнение - нарушение ТК РФ.

В расчетном листке указывают (ст. 136 ТК РФ):

1. Составные части зарплаты за соответствующий период (оклад, надбавки, премии, коэффициенты и т.д.);
2. Иные начисления (больничные, компенсации за задержку зарплаты или других выплат);
3. Удержания из зарплаты и их основания (НДФЛ, алименты и пр.);
4. Общую сумму к выплате.

Расчетные листки по зарплате можно выдавать как в бумажном, так и в электронном виде. Трудовой кодекс не содержит норм, которые определяли бы порядок выдачи работникам извещения по зарплате, поэтому листки можно выдать в распечатанном (бумажном) виде или направить по электронной почте, если такой порядок закреплен в трудовом договоре, коллективном договоре или ином локальном нормативном акте (письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).

Использовать обычную электронную почту небезопасно. Работодатель передает персональные данные работника. Чтобы не допустить их утечки, безопаснее пользоваться специальными программами. Правда, они не бесплатные.

Заверять расчетные листки печатью и подписью не нужно. В ТК нет требования о проставлении печати и подписей на них. Однако если работник просит или вы представляете документы в качестве доказательств в суде, то можно и заверить. Это не нарушение.

Расчетный листок при выплате отпускных выдавать не нужно. Отпускные - это не зарплата, поэтому выдавать извещение работодатель не обязан. А вот при увольнении работнику выплачиваются все полагающиеся суммы, в том числе зарплата, поэтому надо оформить лист в день увольнения в обязательном порядке.

Факт выдачи расчетных листков надо подтвердить документально. Здесь есть три варианта:

• вести журнал выдачи расчетных листков, где работники будут расписываться;
• внести в платежную ведомость отдельную колонку для подписи работников за получение;
• сделать форму листка из двух частей - одна из них с подписью работника остается у организации.

Совет УНП

Безопаснее сразу прописать порядок работы с расчетными листками в локальном нормативном акте, например в положении об оплате труда. В нем можно утвердить форму извещения, периодичность и способ выдачи.

За невыдачу сотрудникам листков по зарплате организации грозит штраф в размере от 30 до 50 тыс. рублей, а работодателю-ИП (должностному лицу компании) - от 1 до 5 тысяч рублей (п.1 ст. 5.27 КоАП).

Как подтверждают выдачу расчетных листков по зарплате в 2019 году

Компанию, в которой работает наша читательница, трудовая проверка оштрафовала за невыдачу расчетных листков на 50 тыс. рублей. На самом деле главбух выдавала их, но нигде это не фиксировала. Мы опросили коллег, как они подтверждают, что сообщают сотрудникам о начислениях.

15%
Оставляем отрывную часть листка с подписью сотрудника

"Мы добавили в форму листка отрывную часть, на которой сотрудники ставят подпись о том, что получили документ, - рассказывает Марина Жиделева, главный бухгалтер ООО „НордСтар“, г. Москва. - Отрывные корешки с подписями храним в отдельной папке в архиве".

39 %
Ведем журнал листков

"Мы завели специальный журнал учета листков, - делится опытом Елена Владимирова, главный бухгалтер ООО „Техно-Крона“, г. Пермь. - Сотрудники расписываются в нем, когда забирают у бухгалтера свои листки. Если сотрудник в день выдачи болел или был в отпуске, из журнала это сразу видно. Как только работник возвращается, мы просим его забрать листок и расписаться".

46 %
Работники расписываются в платежной ведомости

"Сотрудникам выдаем зарплату наличными, - говорит Анна Соболева, главный бухгалтер ООО „ЭлЭлектроникс“, г. Санкт-Петербург. - Поэтому внесли специальную графу о получении листка в расчетно-платежную ведомость. Работники расписываются в ней, когда приходят за зарплатой".

Как хранят вторые экземпляры листков

Минфин уточнил, что учреждения не обязаны хранить вторые экземпляры расчетных листков (письмо от 14.04.2016 № 02-06-05/21573). Но коммерческие компании могут применять такие же правила. Ведь ТК РФ не обязывает работодателей делать два экземпляра документов. Мы решили узнать у коллег, как они хранят дубликаты.

10 % Храним вторые экземпляры с подписью работника "Мы делаем два экземпляра листка и просим сотрудников на втором расписаться, - говорит Валентина Кириллова, главный бухгалтер ООО „Восхождение“, г. Уфа. - Подпись подтверждает, что мы уведомили сотрудника о составных частях зарплаты".

26 % Храним копии без подписей "Печатаем два листка. Один отдаем сотруднику, а другой подшиваем в лицевые счета, - рассказывает Екатерина Фадеева, главный бухгалтер ООО „ТоргСиб“, г. Наро-Фоминск. - Проверяющие могут потребовать дубликаты, поэтому мы всегда готовы их дать".

64 % Не храним дубликаты листков "Делаем один экземпляр листка и отдаем работнику, - делится опытом Анфиса Самойлова, главный бухгалтер ООО „Радуга“, г. Омск. - Мы всегда можем распечатать копии из программы".

Бухгалтерам, которые выдают расчетные листки по зарплате работникам, надо быть особо внимательными. Минтруд утвердил изменения по расчетным листкам.

Что сказал Минтруд

Работодатель должен проинформировать работника о том, из каких сумм состоит зарплата, сколько фирма удержала и за что и какую сумму работник получит на руки (ст. 136 ТК РФ). Для этой цели компания оформляет расчетный листок. В статье 136 ТК сказано, что зарплату нужно выдавать не реже чем каждые полмесяца. Но это не означает, что расчетный листок следует выдавать дважды в месяц.

Минтруд разъяснил, что ТК не устанавливает порядок, по которому фирма должна извещать работников о составных частях зарплаты. Работодатель должен утвердить приказом форму расчетного листка. В этом же приказе можно записать, как часто фирма выдает документ. Обычно листок вручают раз в месяц, при выдаче остатка зарплаты за месяц (письмо Минтруда № 14-1/ООГ-4375).

Как подготовить расчетный листок

Расчетный листок выдавайте на бумаге или по «электронке». Минтруд это разрешает (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). Судьи тоже не видят нарушения в рассылке листков через Интернет (апелляционное определение Красноярского краевого суда от 13.08.12 № 33-6671/2012). Порядок выдачи выберите сами и закрепите в положении об оплате труда или приказе руководителя (письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1).

Фирма не обязана хранить вторые экземпляры расчетных листков. Но если вы не сможете подтвердить, что выдавали документ, трудинспекторы могут оштрафовать фирму на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП). Судьи поддержат проверяющих (решение Свердловского областного суда от 20.01.2016 № 72-98/2016).

Поэтому если выдаете листки на бумаге, ведите отдельный журнал учета выдачи или просите работников расписываться в отрывной части листка. Трудинспекторы на проверке могут потребовать документ, который подтвердит выдачу расчетных листков.

Скачайте инструкцию, как подтвердить выдачу расчетных листков в

Сегодня подарок на выбор при подписке на «Упрощенку»: мясорубка, гриль, блендер

Сегодня журнал «Упрощенка» дарит подарки на выбор при подписке:

1. Электромясорубка ( )
2. Электрогриль ( )
3. Блендер ( )

Все подарки гарантированные. Скачайте и оплатите счет. Или оплатитекартой у нас на сайте . В счет помимо подарка на выбор включена скидка 30%.

На сегодняшний день более 53 процентов работодателей не выдают расчетных листков своим сотрудникам – таковы результаты опроса среди компаний. Меньше половины респондентов ответили, что такие документы сотрудникам выдают, но подтвердить этот факт им нечем. И лишь десятая часть опрошенных указали, что выдают листки строго под подпись работников, чтобы иметь доказательства соблюдения требований Трудового законодательства. Ответы представителей компаний не удивляют: кажется, что расчетные листки давно ушли в прошлое. Однако нормы ТК, обязывающие компании выдавать работникам такие документы под подпись, никто не отменял. В соответствии со статьей 136 Трудового кодекса при выплате заработка работодатель обязан извещать каждого сотрудника в письменной форме о составных частях зарплаты, размерах начисленных и удержанных сумм.

Обратите внимание

Минтруд, издав свое письмо об уточнении порядка выдачи листков, облегчает задачу коммерсантам. Ведомство не вводит обязательную процедуру выдачи листков только в электронном формате, работодатель имеет право выдавать документы и в бумажном виде тоже – что называется, «по старинке».

В бумажном или в электронном виде?

Проблемой озаботился Минтруд, который не так давно напомнил коммерсантам об их обязанности выдавать расчетные документы (письмо от 21 февраля 2017 г. № 14-1/ООГ-1560). В ведомстве отметили, что в Трудовом кодексе не определено, каким способом компания должна передавать сотрудникам расчетные листки. Поэтому коммерсанты вправе выдавать документы как в бумажном, так и в электронном виде, отправляя листок по электронной почте. С моей точки зрения, отправка таких документов по e-mail позволяет экономить время как бухгалтера, так и сотрудника, которому предназначен листок. Бухгалтеру нет необходимости распечатывать документ, а сотруднику, получающему заработную плату на банковскую карту, – идти за листком в бухгалтерию. Если организация принимает решение, что работник будет получать расчетный листок в электронном виде, то такой порядок необходимо закрепить в локальных нормативных актах. Этой позиции придерживается Роструд (письмо от 27 декабря 2016 г. № ПГ/36563-6-1).

Существенное наказание

Если компания в принципе не выдает расчетные листки или выдает, но несвоевременно, то Трудовая инспекция уже сегодня может привлечь ее к административной ответственности. Санкции установлены статьей 5.27 КоАП:

• штраф для компаний – от 30 000 до 50 000 рублей (от 50 000 до 70 000 рублей – за повторное нарушение);
• для должностных лиц – предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей (от 10 000 до 20 000 рублей – за повторное нарушение);
• для предпринимателей – штраф от 1000 до 5000 рублей (от 10 000 до 20 000 рублей – за повторное нарушение).

Кроме того, следует отметить, что если фирму за повторное правонарушение контролеры накажут увеличением санкций, то руководителя или ИП могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет. Обратите внимание, Минтруд, издав свое письмо об уточнении порядка выдачи листков, облегчает задачу коммерсантам. Ведомство не вводит обязательную процедуру выдачи листков только в электронном формате, работодатель имеет право выдавать документы и в бумажном виде тоже – что называется, «по старинке». Главным мотивирующим фактором для организации процедуры по выдаче расчетных листков были и остаются штрафы за несоблюдение трудового законодательства.

Маргарита Ледовских

Рада приветствовать вас на нашем сайте. Меня зовут Маргарита Ледовских, я медиаюрист. 19 лет я работаю в сфере информационного права, из них 6 лет руковожу проектом "Право в сети".

Поиск по сайту

Оказываем услуги по регистрации сайтов в качестве СМИ

Подготовительный этап Во-первых, нужно время на подготовительные действия. Пишу об этом, поскольку иногда не учитывают эти моменты. Учредителям- физическим лицам как минимум нужно посетить банк и нотариуса, чтобы сделать нотариальные копии документов. Вы скажете, что можно оплатить через онлайн-банк, не выходя из дома, и это чистейшая правда, но даже в этом случае надо идти […]

Очень часто, если человек разозлен, обижен, от него можно услышать такие слова: «Да я на тебя подам иск о компенсации морального вреда». И вот уже может показаться, что если человек переживает, если в интернете о нем распространена какая-то негативная информация, он недоволен покупкой в интернет-магазине, в негодовании, что на него, по его мнению, подали незаконный […]

Бумажные расчетные листки можно не заполнять. Письмом № 14-1/ООГ-1560 Минтруд разрешил выдавать работникам электронные листки. Например, по почте и скайпу. Таким образом, теперь работодатель вправе не выдавать расчетный листок на бумаге. В статье есть бланк и образец листка.

Как правильно выдавать расчетные листки в 2019 году

Минтруд в письме сказал, что закон не запрещает выдавать расчетные листки в электронном виде. Но чтобы применять такой способ, бухгалтерия должна выпустить ряд документов. Расскажем обо всем по порядку.

• Статья дня:

Трудовой кодекс обязывает работодателя письменно сообщать работнику (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):

1. о составных частях заработной платы и других начислениях;
2. размере и основаниях удержаний из зарплаты;
3. сумме к выплате на руки.

Форма извещения о зарплате - расчетный листок. Если бухгалтер не выдает работникам листки при выплате зарплаты, трудовая инспекция начислит компании штраф до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 ТК РФ).

Трудовой кодекс не определяет, каким способом передать документ работнику. Вы вправе его распечатать на бумаге или направить в электронном виде. Второй способ экономит время. Вам не надо распечатывать, приглашать в бухгалтерию работников и выдавать каждому документ.

Расчетный листок в электронном виде можно:

1. отправить по электронной почте;
2. открыть в специальной программе;
3. выложить в личном кабинете или на личной странице работника в Интернете.

Заполнить листок бесплатно онлайн вы можете в нашей программе Бухсофт . Она позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет и готовит первичные документы и отчетность в один клик. Кстати, программа сама заполняет документ и отправляет их работникам на электронную почту и СМС. Возьмите пробный доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

• Новость дня:

Как направить расчетный лист по электронной почте

Компания вправе установить, что работники будут получать листки по электронной почте. Этот способ пропишите в том локальном нормативном акте, который утвердил форму. Так рекомендует Роструд в письме от 27.12.2016 № ПГ/36563-6-1.

Порядок извещения нужно закрепить в одном из документов:

• в трудовом договоре;
• коллективном договоре;
• локальном нормативном акте работодателя.

Формулировка в договоре может быть такая:

«Работодатель в день выплаты зарплаты за вторую половину месяца высылает на корпоративный адрес электронный почту работника листов по форме, который установлен в приложении X к настоящим Правилам».

Бланк и образец

Ниже приводим бланк и образец заполнения листка. Эту форму можно отправлять по электронной почте. Также вы можете отправлять по электронной почте выписку из бухгалтерских программ по зарплате, например, из 1С.

Образец расчетного листка

Новые штрафы за невыдачу расчетных листков

Ранее были установлены штрафы за расчетные листки. Новые штрафы смотрите в таблице.

*Повторное нарушение - невыплата зарплаты в течение года со дня вступления в силу постановления о первом штрафе.

Полезный документ: таблица штрафов за задержку зарплаты

Сколько лет хранить расчетный лист

Как таковые расчетные листки работодатель хранить не обязан. Однако ведите журнал выдачи листков, который трудовики могут потребовать при проверке. Ведь как еще доказать им, что листки выдавались работникам?

Информация о работниках отражается на лицевых счетах, их надо хранить 75 лет.

Сегодня подарок на выбор при подписке на «Упрощенку»: мясорубка, гриль, блендер

Сегодня журнал «Упрощенка» дарит подарки на выбор при подписке:

1. Электромясорубка ( )
2. Электрогриль ( )
3. Блендер ( )

Все подарки гарантированные. Скачайте и оплатите счет. Или оплатите