Ordensregler for korrespondance via e-mail. Typer af elektronisk korrespondance. Hvordan man udfører forretnings-e-mail-korrespondance med kunder

Reglerne for erhvervskorrespondance og et par vanskelige manøvrer til at etablere gode relationer ved hjælp af et brev skal kendes ikke kun for dem, der har e-mails, der flyder over med indgående korrespondance hver arbejdsdag, men flere korrespondance og beskeder er inkluderet i planerne, initiativtageren til det burde være dig. At eje bøgenes magi er nyttigt for enhver moderne kvinde. Dette vil som minimum være nyttigt, når du leder efter et job - udsendelse af CV'er, følgebreve, yderligere information om dig selv efter anmodning og testopgaver, samt udsendelse af beskeder for at aftale et interviewtidspunkt.

Læsefærdighed er grundlaget for erhvervskorrespondance og dit ansigt

At bloggere med ordblindhed kan være populære på internettet burde ikke være en undskyldning for dine fejl og tastefejl. Trøst ikke dig selv med, at det russiske sprog ikke fungerede i skolen (det er på tide at stramme reglerne for at skrive "ikke" med forskellige dele af tale). Vær så krævende af dig selv som muligt. Det er især stødende, når man fører forretningskorrespondance, det er forkert at skrive ord fra sit fagområde. Samtalepartneren kan tvivle på din kompetence.

1. Hold siden gramota.ru bogmærket i din internetbrowser.

2. Brug ikke ord, du ikke kan definere præcist (tjek i det mindste Wikipedia).

3. Husk på, at sjældne og specifikke ord, som måske ikke er bekendt for samtalepartneren, vil forvirre ham eller kan blive fejlfortolket. Hvis samtalepartneren skal introduceres til din terminologi, så giv i henhold til etikettereglerne en forklaring på de anvendte udtryk og forkortelser.

4. Prøv ikke at gøre sætninger for lange. Efterlad komplekse og udsmykkede designs til at skrive en roman og ikke til at føre forretningskorrespondance.

5. Vi anbefaler på det kraftigste, at du ikke skriver beskeden med det samme i brødteksten, men først i en fil på din computer. For det første vil den indbyggede stavning og tegnsætning i word hjælpe dig. For det andet vil du eliminere den ubehagelige situation, at du ved et uheld sender et forretningsbrev for tidligt eller mister det på grund af lukning af browseren osv. (når du skriver tekst i word, skal du vænne dig til at klikke på "gem"-ikonet oftere og indstille automatisk lagring med korte intervaller i indstillingerne). Husk, at forudsigende skrivning på tablet og mobile enheder kan give dig nogle meget uventede rettelser til dine ord.

6. Inden du sender brevet, skal du læse det igennem flere gange. Hvis tiden er ved at løbe ud (i øvrigt er en af ​​de vigtige grundlæggende regler for forretningskorrespondance ikke at forsinke fristerne, så det er bedre ikke at tage et brev i allersidste øjeblik), så genlæs den tekst, du har skrevet noget tid efter at have skrevet - om en halv time eller en time, skifte til en anden forretning.

Korrekt forretningskorrespondance. Vigtige detaljer

Opmærksomhed på detaljer i udførelsen og udførelsen af ​​forretningskorrespondance taler om respekt og sparer tid

7. Forsøm ikke at udfylde "emne"-feltet i brevet . Hvis du sender din første kolde e-mail, kan overskriften være effektiv, ud af boksen og spændende. Men hvis dit brev allerede er forventet, eller du har været i korrespondance med modtageren i nogen tid, skal emnet være kort, klart og præcist. Dette giver dig mulighed for hurtigt at finde dit brev (både til dig og modtageren) med posten, hvis det er nødvendigt.

8. Lange kæder af "Re: Re: Re:" giver indtryk af affald. Vær ikke bange for at starte en ny tråd med din samtalepartner, citer kun relevante tidligere beskeder (og ja, de skal "trækkes med", hvis du f.eks. diskuterer detaljerne i et bestemt projekt, aftaler et budget / priser / servicepakker osv. - i dette tilfælde er det praktisk at citere, og forretningsetikette kræver det).

9. Hvis den indgående besked indeholder flere spørgsmål til dig, så besvar dem, og citer hver for sig. Hvis du sender et brev med flere spørgsmål, så brug nummerering, opdel teksten i afsnit. Hold dig til en klar struktur.

10. Kommenter alle vedhæftede filer til beskeden i brødteksten. Underskriv alle filer, som du vedhæfter, så modtageren straks kan modtage information om deres indhold .

11. Signatur er en meget vigtig detalje forretningsbrev. I indstillingerne for mailtjenester kan du normalt indstille en automatisk signatur for alle dine breve. En velskrevet signatur svarer til at printe visitkort, gode visitkort. Ud over navn og efternavn skal du bruge betegnelsen på din stilling, kontaktoplysninger (telefon, skype), firmalogo i signaturen. Ligesom kreativt relevante (mindeværdige og forbundet med den person eller virksomhed, de arbejder for) visitkort betragtes som de bedste, så kan signaturen være "med en chip", hvilket indikerer din forbindelse med virksomheden eller taler om din kærlighed til den virksomhed, du laver. For eksempel bruger nogle ansatte på forlaget "Mann, Ivanov og Ferber" den ekstra sætning "Nu læser jeg ..." i signaturen (og indsæt navnet på det nye forlag). Repræsentanter for virksomheder fra cateringområdet kan udfylde breve med ønsker om en “velsmagende dag” mv. Nogle gange bør en sådan udformning af forretningskorrespondance aftales med ledelsen.

12. Til forretningskorrespondance anbefaler NameWoman kraftigt at have en separat postadresse. Det er ønskeligt, at det afspejler navnet på virksomheden eller domænet på virksomhedens hjemmeside, dit navn (fuldt, uden diminutivformer) og dit efternavn. Brug ikke tal i mailnavnet, der angiver din alder eller fødselsår. Det er helt acceptabelt at vise din position i mailtitlen, men nogle mennesker undgår dette, da de planlægger ikke at skifte postkasse, og bevæger sig op ad karrierestigen.

Til afsendelse af CV'er og lignende forretningsbreve bør du heller ikke bruge postadresser, der er legende eller alt for kreative. Især hvis du er ansøger til en seriøs stilling i en stor virksomhed.

forretningskorrespondance etikette

13. Stilen på forretningskorrespondance behøver ikke at være tør. Men konstruktionernes alvor og visse stringens er en obligatorisk regel. Opgiv diminutive suffikser og slang, dagligdags udtryk.

14. Humørikoner kan blive faldgruber. I de første bogstaver af en forretningsbekendt, bør de ikke være i princippet. Med etableret kontakt er smilende parentes stadig acceptable, men overdriv det ikke og bliv ikke initiativtager til sådanne "søde udsmykninger" af brevet. Triste og kreative animerede humørikoner, når du udfører forretningskorrespondance (og især i situationer, hvor du er "nedefra") er strengt forbudt.

15. Sørg for at bruge en respektfuld hilsen og adresse ved navn, fornavn og patronym i begyndelsen af ​​brevet og videre i teksten, hvis det er relevant. Dette kræves ikke kun af forretningskorrespondancens etik, det giver dig mulighed for at øge samtalepartnerens interesse for dit budskab og loyalitet over for det. Modtagere er altid mere opmærksomme på adressebreve, så prøv på forhånd at finde ud af navnet på den person, du skal skrive til, og hvilken slags adresse han foretrækker (ved fornavn eller fornavn og patronym).

I henhold til reglerne for erhvervskorrespondance skal der i normale tilfælde sendes et svar inden for en arbejdsdag, højst - to. Hvis du modtager et brev inden for de sidste timer af arbejdsdagen før en lang weekend eller ferie, er du ikke forpligtet til at give et detaljeret svar på et ikke-hastebrev. Men ifølge forretningskorrespondancens etikette vil det være rimeligt at sende et kort svar om, at du har modtaget brevet og en kommentar om, at du er væk i øjeblikket og vil svare detaljeret efter sådan en dato eller senest den og den anden en deadline. Det samme bør gøres, hvis du for at svare har behov for at afklare eventuelle oplysninger, som du skal modtage fra en tredjepart eller ved at udføre et grundigt stykke arbejde med at indsamle data og udarbejde materialer.

Til gengæld, hvis du har brug for et svarbrev fra samtalepartneren, så kan du kopiere din anmodning efter 3 hverdage. Hvis du har brug for et presserende svar, så skriv korrekt om det allerede i dit første brev (forklar årsagerne, hvis det er muligt), og bed også om bekræftelse af modtagelsen. Forresten: Tjek din spam-mappe regelmæssigt (en gang hver tredje dag).

Og lidt mere om, hvordan et smukt forretningsbrev ser ud. Registrering af erhvervskorrespondance

Brevet skal være let at læse og let at forstå. Korte sætninger, et minimum af participial- og participium-vendinger - simple konstruktioner - dette er grundlaget for erhvervskorrespondance. Hvad ellers vil hjælpe dig med at præsentere det perfekte eksempelbrev i henhold til alle reglerne?

16. Afsnit i din korrespondance bør ikke være længere end 7-10 linjer.

17. Teksten i et forretningsbrev vil blive opfattet bedre og se pænere ud, hvis intervallerne mellem afsnit er større end intervallerne mellem linjer i et afsnit.

19. Ord, og endnu mere vendinger og hele sætninger, skrevet med store bogstaver opfattes som råb, pres og respektløshed. Til forretningskorrespondance er denne stil ikke tilgængelig. Tillad ikke dig selv dette, selvom du er en chef, der er utilfreds med sine underordnede.

Forretningshøflighed og netværk

20. Tillad samtalepartneren at acceptere dit forslag, afspejle deres mening, give dig råd, efterlade en kommentar eller stille et spørgsmål. Den nemmeste måde at gøre dette på er at bruge sætningerne "hvad synes du om dette?", "hvis du har spørgsmål, vil jeg forsøge at besvare dem", "skriv mig om din beslutning" i brevet.

21. Vær opmærksom på de signaler, der kommer fra modtageren. Vær opmærksom på din samtalepartners skrivestil, på hvordan han henvender sig til dig. Husk spejlets psykologiske regel. Det er fantastisk, hvis dit brev afspejler hans stil (men ikke stavet forkert, selvfølgelig). Hvis han nævner nogen personlige oplysninger, skal du notere dem. Vær høflig og korrekt, afspejle glæde, sympati, deltagelse, lykønske med ferien.

22. Apropos helligdage. Hvis din virksomhedskorrespondance finder sted omkring datoerne for de officielle helligdage, så lykønsk samtalepartneren med de tidligere / kommende. Vigtige kunder og dem, som du har en længere forretningskorrespondance med i henhold til etikettereglerne, skal lykønskes i et separat brev. Det vil være nyttigt at vide, hvornår din samtalepartner har fødselsdag - disse oplysninger er normalt nemme at få fra sociale netværk.

Administrer din individuelle kundebase og professionelle kontaktbase. Ud over efternavne og fornavne, stillinger og telefonnumre, links til konti i sociale netværk og e-mail, skal du skrive personlige data ned, markere projekter og emner, som du allerede har krydset veje i erhvervskorrespondancen.

23. Etikken i forretningskorrespondance og elementær høflighed siger: glem ikke taknemmelighedens ord. For lykønskninger, råd, afklaringer, invitationer, informative noter, hurtigt svar fra din samtalepartner i forretningskorrespondance.

Milena Just

At skrive breve til familie og venner er meget anderledes end breve i erhvervslivet. Et velformet brev giver samtalepartneren mulighed for at danne sig en korrekt idé om omdømmet og billedet af den virksomhed, der sender det, og påvirker også i høj grad ønsket om yderligere samarbejde.

Brug af e-mail

Udviklingen af ​​internetteknologier har i høj grad forenklet arbejdet med kunder og modparter af virksomheder - forretningspartnere, leverandører, engroskunder.

Hver virksomhed har nu en e-mail-boks og tillader næsten øjeblikkelig at sende kommercielle tilbud, rapportering til partnere og højere myndigheder, ansøgninger og kontrakter.

Fordelene ved e-mail inkluderer:

• hurtig levering af beskeder, hvilket i høj grad fremskynder processen med transaktioner og operationer;
• lavpris. Sammenlignet med almindelig post- eller kurerlevering koster e-mail meget mindre. Når du sender post, kan du bruge tjenester, der kan være helt gratis og giver dig mulighed for at sende tusindvis af breve dagligt;
• reduktion af ledelsesniveauer i virksomheden - enhver medarbejder i virksomheden kan kontakte lederen direkte med et forslag til eventuelle ideer. E-mail stimulerer således innovation og giver organisationer mulighed for at vokse hurtigere. Men i dette tilfælde er det nødvendigt at sikre, at e-mail ikke bliver til en slags "klagebog", når medarbejderne af en eller anden grund vil skrive breve til virksomhedens leder og distrahere ham med virkelig vigtige spørgsmål;
• evnen til at overføre store mængder data. Alle mailtjenester har cloud-tjenester, der understøtter lagring og brug af store mængder data, der nemt og problemfrit overføres fra en e-mailadresse til en anden;
• sikker dataoverførsel og mulighed for at sikkerhedskopiere information. Fax eller almindelig post er mere sårbare;
• muligheden for en hurtigere reaktion på kundernes behov - e-mail giver dig mulighed for hurtigt at svare på klager eller forslag fra forbrugere.

Denne form for kommunikation har dog også sine ulemper. Først og fremmest kan det skyldes inkompetence hos specialister, der udsender breve og som følge heraf en krænkelse af koordineringen mellem virksomheden og dens kunder. Kendskab til det grundlæggende i forretningskommunikationsetik er et grundlæggende krav for de personer, der er ansvarlige for mailinglister i en organisation.

Regler og etikette for formel e-mail-korrespondance

Kommunikation med venner og bekendte via e-mail er meget forskellig fra forretningsbreve, hvor slang, adressering til "dig", brug af forkortelser (kun hvis disse ikke er almindeligt accepterede og almindeligt anvendte forkortelser) er uacceptable. Virksomhedens omdømme, kundeloyalitet over for det og dets overordnede image på det marked, hvor det opererer, afhænger af, hvor kompetent og professionelt brevet er skrevet.

Overvej de grundlæggende regler, der giver dig mulighed for at oprette højkvalitets og passende forretningsetiske breve:

• Det er altid nødvendigt at angive emnet for brevet, som svarer til dets hovedindhold. For eksempel, hvis dette er en invitation til en banket for partnere, skal emnet for brevet være "Invitation til hovedet" (eller angiv hans navn og patronym). Det er vigtigt at forstå, at organisationer modtager et stort antal breve, og hvis emnet for brevet angiver, hvem det er beregnet til, vil det være lettere for organisationens sekretær at overføre det;
• når du besvarer et brev, er det bydende nødvendigt at gemme historikken for tidligere korrespondance - så modtageren kan om nødvendigt genlæse de beskeder, der blev sendt tidligere. Da mange breve kommer og går i et forretningsmiljø, er det svært at huske alle oplysninger fra partnere, fordi et sådant svar på et brev vil give dig mulighed for at genopfriske din hukommelse om, hvad der blev diskuteret;
• at adressere "dig" er hovedreglen for forretningskorrespondance, såvel som det faktum, at ethvert brev skal begynde med en hilsen og slutte med sætningen "Respektfuldt, fulde navn, stilling";
• svaret bør være så hurtigt som muligt, da dette direkte påvirker virksomhedens omdømme. I erhvervslivet er det kutyme at svare på e-mails inden for et par timer og ikke forsinke svaret i mere end én dag.

Hvordan man udfører forretnings-e-mail-korrespondance med kunder

Forretningskorrespondance er en hel kunst, der er blevet studeret i årevis, og kun med erfaringen med at kommunikere med partnere udvikles en bestemt stil at skrive beskeder.

Separat skal indholdet af brevene noteres: det bør ikke gå ud over meddelelsens omfang, det skal være kortfattet. Det er ikke nødvendigt at føre til hovedspørgsmålet i lang tid, det er bedre at straks identificere problemet, hvilket gør det nødvendigt at skrive et brev.

Kunder bør være opmærksomme på, hvad der sker i virksomheden, men ikke misbruge deres tid og lave hyppige mails – på denne måde kan du nemt falde ind under spam-kategorien og skabe mistillid hos kunderne. Regelmæssige forsendelser kan udføres ved sådanne lejligheder som: en påmindelse om virksomheden, dens kampagner og særlige tilbud, lancering af nye produkter, ændringer i organisationens koordinater (placering, telefon, mail).

Etik af e-mail korrespondance med partnere

• misbrug udråbstegn eller spørgsmålstegn;
• overdreven brug af forskellige farver og skrifttyper samt store bogstaver;
• indsætte humørikoner eller andre sjove billeder i bogstaver.

Brevet skal være læsefærdigt, både ud fra et stave- og tegnsætningssynspunkt.

Eksempler på forretningsmail

Følgende er eksempler på velskrevne breve sendt via e-mail:

• Hej Ivan Ivanovich. Som svar på din anmodning sender vi dig vores kommercielle tilbud som en vedhæftet fil. For alle spørgsmål kan du kontakte produktchefen: 500-50-50 (Peter);
• God eftermiddag, Petr Petrovich. Ivanov & Partners er glade for at kunne informere dig om, at vi nu er placeret i centrum af byen - i et nyt moderne kontor beliggende på adressen: Sidorova street, hus 5, kontor 100. Med venlig hilsen Ivanov I.I., leder af virksomheden.

Saml kontakter og adresser på forretningsfolk på Expocentre-udstillinger

En af de effektive metoder til at indsamle kontakter og adresser på fremtidige forretningspartnere er at besøge udstillinger på Expocentre Fairgrounds. Før du udfører dette arbejde, er det nødvendigt at fylde op med et stort antal af dine egne visitkort, så de kan udveksles, når de møder forretningsmænd. Det er vigtigt ikke kun at give og modtage visitkort til gengæld, men også at udvikle dit eget spørgeskema, ifølge hvilket det vil være bedre at få en generel idé om virksomheden eller virksomheden repræsenteret af udstilleren. Spørgeskemaet skal indeholde kontaktoplysninger, information om virksomhedens profil, nøglepunkter om forsyninger og indkøb og afspejle virksomhedens repræsentants rolle i organisationen.

Deltagerlisten og udstillingens layout kan ses på udstillingens hjemmeside. Det er bedre at samle kontakter ikke kun fra udstillere, men også fra besøgende på udstillingen, fordi Næsten alle besøgende er på den ene eller anden måde forbundet med arrangementets tema.

Forretningskorrespondance via e-mail er en bekvem måde til skriftlig kommunikation mellem forretningsenheder. Du skal skrive og modtage en masse breve, og kommunikationens hastighed og korrekthed er en af ​​komponenterne i virksomhedens succesfulde arbejde. Nogle regler for forretningskorrespondance.

E-mail har indtaget sin plads i erhvervskorrespondancen på grund af dens fordele - tilgængelighed døgnet rundt, effektivitet og brugervenlighed. I denne artikel vil vi se på nogle af nuancerne i online forretningskorrespondance.

Modtagelse af breve

1. Du bør tjekke din postkasse flere gange i løbet af arbejdsdagen. Ellers kan du forsinke løsningen af ​​vigtige spørgsmål og stoppe andre menneskers arbejde.
2. Hvis du har modtaget et brev, så skal du læse det, for nogen har sendt det. Vi taler naturligvis ikke om spam her.
3. Hvis du er leder, bør din arbejdsdag begynde med at tjekke din mail. For nemheds skyld skal du indstille din e-mail-klient til automatisk at levere eller sende post hvert 10.-20. minut.
4. I tilfælde af at du har travlt, og du modtager en e-mail, så se på, hvem den er fra, hvad emnet for e-mailen er, og kig hurtigt på titlen for at vurdere vigtigheden af ​​e-mailen.
5. Prøv at besvare e-mails med det samme - det hjælper dig med at undgå blokeringer i posten.

Brug felterne Til, Cc og Bcc korrekt

1. "Til hvem". Hvis du sender et spørgsmål eller beder om afklaring, så venter du på svar fra adressaten, hvis data er angivet i feltet "til". Når du er modtager, skal du svare på spørgsmålet. Det vil sige, at dette felt indeholder modtagerens data.
2. "Kopi". Den modtager, hvis data er angivet i dette felt, er så at sige "inviterede øjenvidner". Modtageren skal i dette tilfælde ikke svare på brevet. Derudover, hvis du har brug for at sende sådan et brev, skal det begynde med linjerne "undskyld at blande mig", af høflighed.
3. "Skjult kopi". At brevet er sendt til den adressat, hvis data er angivet i feltet "blind kopi", er ukendt for hovedmodtageren. Derudover bruges dette felt til masseforsendelser.

Når du svarer, så glem ikke knappen "svar alle", dette vil hjælpe dig til ikke at gå glip af en enkelt modtager. Du kan til enhver tid slette uønskede modtagere og tilføje nye.

Emnefelt. Dette felt skal altid udfyldes. Den person, som brevet er adresseret til, kan modtage en enorm mængde post om dagen, og ved dette felt vil han være i stand til at vurdere graden af ​​betydning af brevet. Emnet for brevet skal kort og informativt afspejle dets indhold.

"Vigtigheden af ​​at skrive". I tilfælde af, at brevet indeholder vigtige eller presserende oplysninger, der kræver øjeblikkelig overvejelse, skal du angive dette, skal du sætte vigtigheden til "høj". Dette vil få din e-mail til at skille sig ud i din indbakke. Men overbrug ikke denne funktion.

Sådan svarer du på e-mail

Nedenfor vil vi overveje en lille instruktion om at skrive et svar på et brev.

1. Du bør altid starte med en hilsen – en hyldest til høflighed, intet kan lade sig gøre.
2. Du skal kommunikere med en person på hans sprog. Og det gælder ikke kun lingvistik, men også kommunikationsform. Uformel kommunikation kan betragtes som manglende respekt og endda et forsøg på at fornærme samtalepartneren.
3. Du bør ikke bruge translitteration, undtagen når du sender et brev fra en mobiltelefon. Hvis din mailklient ikke har det russiske sprog, skal du sende brevets tekst i ansøgningen.
4. Et forretningsbrev skal være tilbageholdende, præcist og kortfattet. Nøjagtighed betyder tydeligt at angive de data, du henviser til (dato, sted, klokkeslæt osv.). Specificitet - modtageren af ​​dit brev bør forstå fra de allerførste linjer, hvad der præcist kræves af ham. Kortfattethed. Hvis du er en klar tænker, er du i stand til at udtrykke dine tanker klart. Og din samtalepartner vil straks se og værdsætte det. Derfor bør du undgå "vand" i flere sider, hvis du kan sige essensen af ​​sagen i et par sætninger.
5. Når et brev indeholder flere spørgsmål, opgaver eller emner, skal de struktureres og adskilles fra hinanden. En kontinuerlig strøm af tanker er svær at læse, og endnu sværere at uddrage vigtige pointer fra den.
6. Forespørgsler fremsat i breve skal besvares så detaljeret som muligt. Svar som "Skal gjort" er ikke acceptable.
7. Der må ikke være fejl i brevets tekst. Det er ikke skræmmende, hvis en eller to mindre stavefejl kommer snigende. Men hvis du lider af kronisk analfabetisme fra brev til brev, så vil samtalepartneren ikke have det bedste indtryk af dig.
8. Læs altid korrektur på dine breve! Læs brevet flere gange og sørg for, at du ikke er gået glip af noget, tjek det for fejl, om modtagerens oplysninger er korrekte osv. osv.

Kommunikation via e-mail er en integreret del af enhver moderne kontormedarbejders arbejde. Og revisorer er ingen undtagelse. Hvordan fører man korrespondance på en sådan måde, at forretningskommunikation er produktiv, følelsesmæssigt behagelig og ekstremt etisk? Jeg giver læserne nogle praktiske råd.

TIP 1. Forsøm ikke i dine breve en personlig opfordring til adressaten

Således vil du demonstrere din opmærksomhed på en persons personlighed. Hvis brevet er skrevet til en bestemt modtager, ser fraværet af en personlig appel i det ukorrekt og uhøfligt ud.

Når man skriver et af de første breve til adressaten, opstår spørgsmålet ofte: hvordan henvender man sig bedst til ham - blot ved navn eller ved navn og patronym? I dette tilfælde skal du se på, hvad der er skrevet i signaturen, der afslutter brevet fra denne person til dig. Hvis navnet er angivet der (uden patronym), f.eks "Svetlana Kotova" så ring gerne ved navn. Og hvis underskriften siger "Svetlana Vasilievna Kotova, regnskabschef for Trenzor LLC", så skal du rette henvendelse til adressaten i overensstemmelse hermed. Under alle omstændigheder er den anden mulighed ekstremt korrekt, og derfor win-win.

Jeg anbefaler ikke at fokusere på oplysningerne i feltet "Fra". Faktisk udfyldes det ofte ikke af ejeren af ​​e-mail-adressen, men af ​​virksomhedens it-specialist, når du opretter e-mail.

Forresten, når du refererer til en forretningspartner eller klient, råder jeg dig kraftigt til ikke at bruge den korte form af navnet ("Sash" i stedet for "Sasha", "An" i stedet for "Anya"), uanset hvor demokratisk skrivestilen er og uanset hvor lang din korrespondance. Det, der lyder bekendt i mundtlig tale, i skriftsprog, ser for enkelt ud.

TIP 2. Vær særlig opmærksom på formen på hilsenen

Brug ikke sætningen "God dag!". Selvom du er styret af den gode intention om at matche modtagerens tidszone, lyder denne sætning usmagelig, jeg vil endda sige vulgær. Det er bedre at bruge neutrale muligheder: "Hej...", "God dag...". Og føje selvfølgelig navnet på adressaten til hilsenen, hvis du kender det. For mig personligt er det for eksempel meget mere behageligt i stedet for en ansigtsløs "Hej!" blive personlig "Hej, Tamara!".

Husk, at du på denne måde sparer modtagerens tid i høj grad. Når alt kommer til alt, vil han straks kunne vurdere indholdet af det modtagne brev og hurtigt tage stilling til dets prioritet og vigtighed.

Formuleringen af ​​emnet skal være kort, men samtidig præcist afspejle emnet for korrespondancen. For eksempel, "Aftale, faktura, handling fra Alfa LLC" i stedet for dokumenter. Efterhånden som aspekter af det emne, der diskuteres, ændrer sig, skal du tilføje en afklaring til emnet. For eksempel, "Samarbejde med Perm" → "Samarbejde med Perm. Dato for forhandlinger” → “Samarbejde med Perm. Udkast til aftale".

Hvis du under korrespondancen ser, at feltet "Emne" er udfyldt af din modtager vilkårligt eller slet ikke er udfyldt, så tag initiativet i dine egne hænder og prøv et af to scenarier.

SCENARIO 1. Ved besvarelse skal du selv udfylde feltet "Emne". Hvis modtageren er opmærksom, vil dette måske allerede være nok til at bringe din korrespondance i en passende form.

SCENARIO 2. Hvis modtageren fortsætter med at ignorere at udfylde feltet "Emne", skal du skrive ham et brev med følgende indhold: "Alla, jeg foreslår, at du straks angiver emnet for brevet i feltet "Emne". Jeg tror, ​​at vi på denne måde vil øge effektiviteten af ​​vores kommunikation markant.".

TIP 4. Vær opmærksom på felterne "Til" og "Cc".

Du skal klart forstå formålet med disse felter, der generelt er accepteret i erhvervsmiljøet:

• <если>i feltet "Til" vises kun du - det betyder, at afsenderen af ​​brevet venter på et svar fra dig på sit spørgsmål eller anmodning;
• <если>der er flere modtagere i feltet - afsenderen venter på svar fra hver enkelt eller fra nogen af ​​modtagerne. I dette tilfælde skal du, når du svarer, gemme listen over modtagere indstillet af afsenderen ved hjælp af funktionen "Svar til alle" (selvfølgelig forudsat at du med vilje ikke kun vil svare til forfatteren af ​​brevet, hvilket skjuler essensen af ​​din svar fra resten af ​​deltagerne i korrespondancen);
• <если>dit navn står i "Kopi"-feltet - afsenderen ønsker, at du skal være opmærksom på problemet, mens han ikke forventer svar fra dig. Så du bør ikke indgå korrespondance om dette spørgsmål. Hvis du stadig beslutter dig for at gøre dette, så vil det være et tegn på god form at begynde at skrive en af ​​sætningerne: "Hvis det er muligt, vil jeg gerne deltage i diskussionen om dette spørgsmål ...", "Lad mig give dig min mening...".

Hvad angår BCC-feltet, er det det mest kontroversielle e-mail-værktøj fra et forretningsetisk synspunkt. Nogle gange opfattes det som et værktøj til næsten hemmelig overvågning og information. De modtagere, der er placeret i "Bcc" er jo ikke synlige for andre modtagere. I nogle, sædvanligvis store virksomheder, især omhyggelige med hensyn til etiske spørgsmål, er det strengt forbudt at bruge dette felt i virksomhedskorrespondance, bortset fra masseforsendelser. Men i de fleste virksomheder bruger de det, idet de overholder følgende regler:

• at sende et brev med "Bcc"-feltet udfyldt indebærer, at forfatteren af ​​brevet har underrettet de skjulte modtagere (eller vil gøre det) om årsagen og formålet med en sådan form for meddelelse;
• den skjulte adressat behøver ikke at indgå korrespondance.

Ved uddannelser bliver jeg ofte stillet spørgsmålet: Er der nogen almindeligt accepterede standarder for den tid, hvor det er nødvendigt at svare på et brev fra en klient eller kollega? Men der er ikke noget universelt svar på det.

Hvis vi taler om intern korrespondance, er alt her bestemt af hastigheden og rytmen i virksomhedens liv. Der er firmaer, hvor en forsinkelse i at svare i mere end halvanden time betragtes som dårlig manerer. Og et eller andet sted er svaret inden for en dag i tingenes rækkefølge.

Som hovedregel er den mest acceptable svartid på et brev inden for 2-3 timer. Dette er den såkaldte behagelige ventetid, hvor afsenderen venter på svar og ikke oplever internt ubehag fra sin adressats tavshed.

Men hvad nu hvis du efter at have modtaget og læst brevet forstår, at du ikke kan give et fuldstændigt svar på det inden for 24 timer? I henhold til reglerne for god opførsel skal du derefter give afsenderen besked om din modtagelse af brevet og det omtrentlige tidspunkt for svaret på det. For eksempel: "Hej, Sergey Vasilyevich! Dit brev er modtaget. Jeg vil svare inden for de næste par dage" eller "Andrey, jeg har modtaget brevet. Tak! Jeg har brug for flere oplysninger for at svare. Jeg vil prøve at svare hurtigst muligt....

TIP 6. Følg de grundlæggende regler for afgivelse af oplysninger i et brev

Der er ikke mange af dem:

• når du læser et brev, passer det mest komfortable volumen "på en skærm", maksimalt - på en A4-side;
• størrelsen af ​​de sendte vedhæftede filer bør ikke overstige 3 MB. Større filer kan føre til "hængende" post hos adressaten;
• Når du "pakker" vedhæftede filer, skal du bruge universelle zip- eller rar-koder. Andre forlængelser kan være blokeret eller afskåret under transport og skabe problemer for modtageren;
• start aldrig et svar som en ny e-mail (uden at gemme historikken for korrespondancen). Ellers vil modtageren blive tvunget til at bruge tid på at lede efter den originale besked;
• skrive på et sprog, der er mest forståeligt for adressaten. Mange mennesker spekulerer på, om det er passende at bruge professionelt eller virksomhedsordforråd, slang, forkortelser og anglicismer.

Dette skal i hvert enkelt tilfælde afgøres særskilt.

Så intern korrespondance i en virksomhed er næsten altid fyldt med slang og forkortelser: de er velkendte og forståelige for alle deltagere og sparer tid. Men du skal være forsigtig, når du bruger dem i korrespondance med modparter.

Der var sådan et tilfælde i min praksis. En kollega var ved at forberede materialer til et forlag, og i det sidste brev skrev hun: "Masha, send venligst alle dine materialer hurtigst muligt". Masha besluttede, at dette var en betegnelse for et for hende ukendt format, som teksten skulle oversættes til. Hun dræbte en masse tid, ved krog eller af skurk, og fandt ud af, hvordan hun skulle imødekomme forlagets anmodning. Forestil dig Machines ærgrelse, da hun 2 dage senere erfarer, at det kryptiske "asap" er en forkortelse af det meget brugte i det engelsktalende miljø "as soon as possible" ("as soon as possible"). Men Masha kunne sende materialer inden for en halv time fra det øjeblik, hun modtog anmodningen!

TIP 7. Afslut hvert bogstav med en blok af din signatur og dine kontakter

Uanset hvor tæt du kender adressaten, og hvor længe din korrespondance har stået på, skal hvert af dine breve indeholde en blok bestående af en underskrift og kontaktoplysninger. Det er en integreret del af kulturen for virksomhedskommunikation.

Blokken skal indeholde:

• dit for- og efternavn. Der er ingen grund til at bruge forkortelser. I stedet for "T.L. Vorotyntsev" i min underskrift angiver jeg "Tamara Leonidovna Vorotyntseva" eller "Tamara Vorotyntseva" så adressaten forstår at kontakte mig i et svarbrev;
• din position. Dette giver adressaten mulighed for at forstå grænserne for din autoritet og faglige kompetence til at løse problemer;
• kontaktoplysninger (telefon, e-mail, firmanavn, hjemmeside). Så du vil give adressaten mulighed for yderligere operationel kommunikation, hvis det er nødvendigt.

Jeg vil gerne tilføje til alt det, der er blevet sagt: dine e-mails er netop det tøj, som de bliver mødt af. Med andre ord, hvis du overholder forretningskorrespondancens etikette, vil du gøre det mest behagelige indtryk på din adressat i absentia.

I løbet af det seneste årti er e-mail blevet måske et af de mest populære måder til virksomhedskommunikation. I dag er det ret svært at finde en person, der ikke bruger e-mail i sin praksis med interpersonel og interkulturel kommunikation. Ved hurtigt at scanne adresserne og emnerne for indgående beskeder med et blik beslutter vi, hvilke breve vi skal læse, og hvilke der skal slettes uden at afsløre. Korrespondance kan være forretningsmæssig eller privat afhængig af forholdet mellem korrespondenterne. Hvis brevet er privat, er der ingen strenge krav ud fra et etisk synspunkt - skrivestilen og præsentationsmåden afhænger hovedsageligt af graden af ​​bekendtskab med adressaten.

I dag er det ret svært at finde en virksomhed, der ikke bruger e-mail i sin interpersonelle kommunikationspraksis. Det skal bemærkes, at der i almindelig erhvervskorrespondance via e-mail er almindeligt anerkendte regler, som du skal kende og følge. Lad os se nærmere på de vigtigste.

Regel 1 Når du sender en e-mail, skal du sørge for at udfylde alle felter. Generelt kan strukturen af ​​en virksomheds-e-mail repræsenteres som følger:

Afsenderens adresse og navn.

Modtageradresse (eller modtageradresser, når der er behov for at sende et brev med én tekst til flere modtagere).

Vigtigheden af ​​brevet (dette er om nødvendigt).

Brevemne.

Bilag.

Et brev bestående af en hilsen; brevets brødtekst; konklusioner; og underskrifter.

Regel 2 Afsenderens adresse og navn skal kunne genkendes. Når du starter en postkasse, skal du derfor altid indtaste dit for- og efternavn i afsenderens navnekolonne. Den mest pålidelige adresse er en, der indeholder dit rigtige navn samt navnet på din organisation i domænenavnet, for eksempel: Denne e-mailadresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at se. .

Regel 3 Sørg for at udfylde feltet "Emne". Emnet for brevet er en særlig egenskab ved brevet, hvis tilstedeværelse i høj grad letter arbejdet med elektronisk korrespondance. Et brevs skæbne afhænger meget ofte af dets emne, især hvis navn og adresse på afsenderen ikke fortæller dig noget. Emnet for brevet skal være kort - ikke mere end 50 tegn - og præcist. Jo enklere og tydeligere brevets emne er, jo mere sandsynligt er det, at brevet bliver læst og får et svar. Det er især nødvendigt at tænke grundigt over emnet, når du skriver til nogen for første gang.

Regel 4 Brug kun ikonet ("Re:") til svaret. Brug ikonet placeret i adressefeltet på det brev, du besvarer, og åbn formularen til at udarbejde et svar. Denne formular indeholder allerede adressen på din samtalepartner, teksten til hans brev og emnet. Ikonet (Re) er en forkortelse af det engelske ord "Reply:" eller "Response:" og betyder "Mit svar til:". Derfor, hvis emnet for brevet ændres, skal emneændringerne foretages ved hjælp af pil ned, der er placeret til højre for Re-ikonet. Vælg kommandoen "skift tema" på rullelisten, der åbnes.

Hvis du, når du svarer på en persons e-mail, ændrer hovedideen i dialogen, skal du ændre emnet i overensstemmelse hermed, men det er bedre at starte en diskussion af et nyt spørgsmål ved at oprette et nyt brev.

Regel 5 For at undgå for tidlig afsendelse skal du først indsætte modtagerens adresse, når brevet er udfyldt, kontrolleret og klar til at blive sendt. Vær forsigtig med "Send"-knappen: sørg for at sende brevet til den person, du ønsker.

Regel 6 Sørg for at skrive en hilsen, bestående af et velkomstord og navnet på modtageren, før brødteksten. Nogle brugere mener, at hilsenen i en e-mail ikke behøver at blive skrevet, da den angiveligt er et meningsløst levn fra papirpost, at den ikke indeholder nogen meningsfuld information og kun indeholder pligtord.

Hilsenen indeholder oplysninger om opvæksten af ​​den person, der skriver brevet. Som hilsen skal du bruge følgende tiltaleform: "Goddag, kære (respekterede) + navn, patronym for adressaten!" eller "Kære (kære) + navn, patronym for adressaten, hej!" og først derefter fortsæt til formålet med din besked.

I Europa er det sædvanligt altid at henvende sig til "Dear Sir/Madam" eller mindre formelt, især hvis du er bekendt med adressaten, "Dear + name". I USA, hvor tempoet i livet og korrespondancen er mere intenst, begynder en e-mail med en titel bestående af et navn og et kort "Hej + navn." På russisk placeres et udråbstegn efter en skriftlig adresse i enhver korrespondancegenre: business, privat, officiel osv., mens der på engelsk er et komma i alle disse genrer.

Regel 7 Strukturer dit brev korrekt. Da det er meget sværere at læse fra en skærm end at læse papir. Bryd din e-mail-tekst op i logiske afsnit. Prøv at holde sætninger på ikke længere end 15-20 ord. Adskil afsnit fra hinanden med et indrykning eller en tom linje.

Regel 8 Vær kortfattet og udtryk tanker til det punkt. Hovedteksten i brevet fra første afsnit bør tiltrække læserens opmærksomhed ikke mindre end dets emne. Vær opmærksom på den potentielle læsers begrænsede tid. Start med formålet med brevet, det skal fremgå tydeligt i første sætning. Hvis de første sætninger er formuleret rigtigt, så er der meget stor sandsynlighed for, at modtageren af ​​brevet læser det til ende. En e-mail er designet til hurtigt at formidle information. Hvis du skal sende vigtige oplysninger, der indeholder et stort beløb, er det bedre at skrive en kort ledsagende tekst i en e-mail og arrangere selve informationen som en vedhæftet fil.

Regel 9 Vedhæft en vedhæftet fil, før du begynder at skrive din e-mail. Hvor mange gange skulle du modtage et brev, hvis formål var at sende en vedhæftet fil, uden selve denne vedhæftede fil?! Sådan skødesløshed har måske ikke den bedste effekt på din virksomheds omdømme.

Regel 10 Når du skriver til nogen for første gang, skal du ikke vedhæfte nogen vedhæftede filer. Hvis du stadig sender en form for vedhæftet fil uden modtagerens samtykke, så sørg for at skrive i brevets tekst, hvilken slags fil det er. Vedhæft ikke vedhæftede filer, der er større end 5 MB, fordi en sådan ubehagelig situation er mulig: Du sender din fil til mailserveren om et sekund, og din modtager vil downloade den i en time.

Regel 11 Når du skriver et svarbrev, skal du besvare ALLE de spørgsmål, du har stillet. Har du svært ved at svare, så skriv bare direkte.

Regel 12 Før du sender en e-mail, skal du kontrollere stavning, grammatik og tegnsætning. Bare fordi e-mail er en hurtig måde at kommunikere på, betyder det ikke, at det skal være sjusket. Byg dine sætninger så intelligent som muligt med hensyn til stavning og grammatik. Dette er vigtigt, ikke kun fordi et analfabet skrevet brev kan ødelægge indtrykket af dig, men fordi det er meget svært at læse teksten uden kommaer og punktum.

Regel 13 E-mails skal besvares. E-mail handler om at komme i kontakt med andre mennesker, og lidt høflighed skader aldrig. Ifølge etikettereglerne skal e-mails besvares, og svartiden bør ikke overstige tre dage. Hvis du ikke svarer på en e-mail inden for denne periode, er dette et klart afslag på at kommunikere. Hvis du har brug for længere tid til at svare på brevet, er det værd at forklare årsagerne til forsinkelsen. Når du modtager en e-mail, der indeholder en vedhæftet fil, skal du sørge for at bekræfte, at den vedhæftede fil er ankommet og åbnet normalt. Når du modtager breve fra ukendte personer, kan du ikke besvare dem. De kan slettes uden læsning. Hvis du modtager en uopfordret e-mail med en vedhæftet fil, bør du slette filen uden at pakke ud: dette er højst sandsynligt kilden til en computervirus.

Regel 14 Spørg ikke om en kvittering for læsning. Du kan skrive følgende sætning efter teksten i hovedbrevet og før din underskrift: "Bekræft venligst modtagelsen af ​​brevet med et returbrev eller ved at ringe til nedenstående numre."

Regel 15 Store bogstaver må aldrig bruges i meddelelsens brødtekst. TEKST MED STORE BOGSTAVER behandles som råb. I bedste fald omtales det som analfabetisme i spørgsmål om netværksetikette. Dette kan forårsage irritation eller andre uønskede reaktioner hos din læser.

Regel 16 Giv aldrig fortrolige oplysninger via e-mail. Vær meget forsigtig, når du videresender dine bankkortnumre eller andre følsomme oplysninger i brødteksten i en e-mail. E-mail under transmission kan opsnappes og bruges til personlig vinding. Derudover forbliver den e-mail, du har sendt, for evigt i computerens hukommelse.

Regel 17 Misbrug ikke forkortelser og følelsesmæssigt design. Undgå at bruge forkortelser som BTW (i øvrigt) eller LOL (griner højt), også kendt som humørikoner (“smilende ansigter”) i virksomheds-e-mail. De er upassende i forretningskorrespondance, især da modtageren af ​​brevet måske ikke kender deres betydning.

Regel 18 Sørg for at sætte din underskrift i slutningen af ​​brevet. En signatur er en lille tekstblok tilføjet til slutningen af ​​dine beskeder, der identificerer dig og indeholder dine kontaktoplysninger. Hold din signatur kort: ikke mere end fire til syv linjer. En lang signatur fylder meget og kan være irriterende. Inkluder flere mulige måder at kontakte dig på (normalt telefon- og faxnumre), samt et link til din virksomheds hjemmeside.

Baseret på artikler:

1. 32 vigtigste e-mail etikette tips. E-mail etikette. [Elektronisk ressource] http://www.emailreplies.com/ Tjekket den 19/09/2015.

2. Top 26 vigtigste regler for e-mail etikette. [Elektronisk ressource] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Tjekket den 20/09/2015.

Materialet blev udarbejdet af Shutilina L.A., metodolog fra GMC DOgM