Разлика между Microsoft Excel и Microsoft Access. Управлявайте данни с Access или Excel

Оставете коментар 6,950

На пръв поглед СУБД на Access е много подобна по предназначение и възможности с програмата за електронни таблици Microsoft Excel. Между тях обаче има фундаментални разлики.

Когато работите с електронна таблица на Excel, можете да въведете всякаква информация в клетка на таблица, в резултат на което можете да поставите таблица, текст и картина върху работния лист. При необходимост в една колона на таблицата могат да се въвеждат различни данни - числа, текст, дати. Таблица в база данни на Access се различава от таблица на Excel по това, че, както бе споменато по-горе, за всяко поле на запис е дефиниран тип данни, тоест не можете да въвеждате данни от различни типове в една и съща колона на таблицата в различни редове.
Access ви позволява не само да въвеждате данни в таблици, но и да контролирате коректността на въведените данни. За да направите това, трябва да настроите правила за валидиране направо на ниво таблица. Тогава, без значение как въвеждате данни - директно в таблица, чрез формуляр за показване или на страница за достъп до данни, Access няма да ви позволи да записвате данни в запис, който не отговаря на определените правила.
Електронните таблици на Excel са полезни, когато съдържат ограничен брой редове. Таблиците на базата данни могат да съдържат огромен брой записи, а СУБД предоставя удобни начини за извличане на необходимата информация от този набор.
Ако съхранявате всички данни, необходими за работа, в документи и електронни таблици на Word, тогава, докато натрупвате информация, можете просто да се объркате в голям брой файлове. Access ви позволява да съхранявате всички данни в един файл и да осъществявате достъп до тези данни страница по страница, тоест без да превишавате ограниченията на ресурсите на компютърната памет.
Access може да създава връзки между таблици, което ви позволява да споделяте данни от различни таблици. По този начин за потребителя те ще бъдат представени от една таблица. Внедряването на тази възможност в системите за електронни таблици е трудно, а понякога и невъзможно.
Чрез установяване на връзки между отделните таблици, Access избягва ненужното дублиране на данни, пести компютърната памет и увеличава скоростта и точността на обработката на информацията. За да направите това, таблиците, съдържащи дублиращи се данни, се разделят на няколко свързани таблици.
Excel позволява на няколко потребители да работят с един и същ документ, но тези възможности са много ограничени. Access може да поддържа 50 едновременни потребители на база данни и всички потребители са гарантирани, че работят с актуални данни.
Access има развита система за защита срещу неоторизиран достъп, която позволява на всеки потребител или група потребители да вижда и променя само онези обекти, за които са му предоставени права от системния администратор, например можете да забраните използването на определени команди от менюто , отваряне на определени формуляри, промяна на данни в таблици или формуляри. Електронните таблици също ви позволяват да защитите данните с парола или позволяват само преглед на данните, но тези инструменти са много по-прости.

По този начин СУБД на Access се използва в случаите, когато приложението изисква съхранение и обработка на хетерогенна информация за голям брой обекти и предполага възможност за многопотребителски режим. Пример е задачата за водене на складово счетоводство. Електронните таблици на Excel са удобно средство за съхранение на ограничено количество таблични данни с обширни възможности за изчисление и анализ на данни. Документите на Excel обикновено са предназначени за индивидуална употреба.

Коментирайте

Възможностите на Excel, разбира се, не се ограничават само до електронни таблици, например Excel е много удобен за използване за анализиране на данни, които се съхраняват на сървър на база данни (по-специално, Microsoft SQL Server), но в този случай Excel не е склад за данни, но осигурява само обработка на данни ...

Създаване на таблици.

Цел и обхват.

Създаване на таблици в EXCEL.

Алгоритмичните езици (например BASIC, Pascal, C) са универсални и позволяват решаването на доста широк спектър от проблеми.

В момента са разработени различни софтуерни пакети (APP), които са предназначени за решаване на по-тесен кръг от проблеми, но са по-удобни и ефективни в сравнение с алгоритмичните езици.

Сред различните RFP, така наречените електронни таблици или процесори за таблици са получили широко разпространение. Най-популярните ET програми включват Lotus 1-2-3 за Windows, Quattro Pro за Windows от Novell и Microsoft Excel.

Основното приложение на пакета Excel е извършването на изчисления. Excel превръща екрана на компютъра в мощна електронна таблица, която ви позволява да решавате планови, счетоводни и статистически проблеми, списъци с икономически характер и т.н. и други задачи.

Пакетът на Excel предоставя следните функции:

¨ конвертирайте електронната таблица в удобен за вас изглед;

¨ извършва всякакви таблични изчисления;

¨ комбинирайте електронни таблици;

¨ бързо извършване на изчисления с големи числа;

¨ създаване на заглавия и въвеждане на текст, без да пречи на изпълнението на изчисленията;

¨ отпечатване на професионално проектирани отчети;

¨ вмъкване на отчетна (таблична) информация в други документи;

¨ изграждане на диаграми, карти, графични обекти.

Всяка таблица в EXCEL има име книга 1(2, 3 ...) и три Лист... Имената на колоните (A, B, C, D ...) са посочени хоризонтално на тази таблица, а номерирането на редовете се вижда вертикално

В EXCEL (както в базата данни) можете да изтривате, копирате, поставяте колони, като го изберете и щракнете върху него с десния бутон на мишката, след което изберете или Изтрий , или Вмъкване , или копие (в зависимост от действията, от които се нуждаем). За да копирате, премествате или изтривате данни от няколко клетки едновременно, първо трябва да изберете тези клетки. След това можете да извършите избраните действия върху тях.

Методи за избор на клетки:

¨ всяка една клетка се избира чрез щракване с левия бутон на мишката;

¨ съседните клетки (диапазон) се избират чрез щракване върху горната лява клетка в избраната група и плъзгане на показалеца на мишката към долната дясна клетка;

¨ за да изберете несъседни клетки, натиснете клавиша Ctrl и докато го държите натиснат, щракнете върху всички избрани клетки;

¨ за да изберете цял ред или цяла колона от клетки, щракнете върху заглавката на избрания ред или колона;

¨ изборът на съседни редове или колони се извършва чрез плъзгане на показалеца на мишката върху техните заглавки;

¨ за да изберете несвързани редове или колони, натиснете Ctrl и щракнете върху всяка заглавка на избраните колони или редове.

Клетките се регулират автоматично числовии текстзаписи (при цифров запис е от дясната страна, а при текстов запис - отляво).

Редът на вмъкване на редове и колони:

1. За да вмъкнете един ред или една колона, изберете клетката, вляво от която искате да вмъкнете колона или над която искаме да вмъкнем ред.

За да вмъкнете няколко реда или колони, изберете толкова колони или редове, колкото искате да вмъкнете. За да вмъкнете колони, плъзнете мишката върху буквите на колоните в горната част на листа. За да вмъкнете редове, плъзнете мишката върху номерата на редовете. Например изберете две колони с букви или два номера на реда, за да вмъкнете два реда или две колони.

2. Отворете менюто Вмъкване .

3. Изберете командата линия или команда Колона .

Excel ще вмъкне редове или колони и ще измести съседните редове надолу и съседните колони надясно.

За да изтриете ред или колона:

1. Щракнете върху номера на реда или буквата на колоната, които искате да изтриете. Можете да изберете няколко реда или колони, като плъзнете над номерата на редовете или буквите на колоните.

2. Отворете менюто редактиране.

3. Изберете командата Изтрий .

Excel ще изтрие редовете и колоните и ще преименува последователно останалите редове и колони. Всички препратки към клетки във формули и имена във формули ще бъдат съответно променени.

За да коригирате заглавките на колоните и редовете, направете следното:

1. Щракнете върху клетката вдясно от заглавието на реда и/или под заглавието на колоната, която искате да замразите. Клетката ще бъде маркирана.

2. Отворете менюто Прозорец и изберете командата За фиксиране на зони .

Уверете се, че заглавията на редове и/или колони остават на мястото си, като преместите курсора върху документа. Това ви дава възможност да преглеждате данни в други части на работния лист, без да губите от поглед какво представляват фиксираните данни.

За да откачите, отворете менюто отново Прозорец и изберете командата Откачете регионите.

Връзката между ACCESS и EXCEL е, че можете да прехвърляте таблици (или копирате) от базата данни в EXCEL. Това е много необходимо, тъй като в базата данни няма да можем да изчислим сумите и други функции (ще трябва да създадем нова електронна таблица в EXCEL, а това е допълнително прекарано време).

За да преместим нашите маса 1от БД до книга 1, направете следното: щракнете с десния бутон върху маса 1, в контекстното меню изберете копие , отворен чист Листот нашата книга, а също и в контекстното меню, изберете Вмъкване .

След което вмъкваме нашите маса 1в клетките на нашия лист. Разбира се, тази таблица ще изглежда грозна (в смисъл, а не по мащаба на клетките), така че тогава ще трябва да я редактираме по горните начини (вижте 4).

Раздел 6. Методи за прехвърляне на таблица от пакета на приложението Access към пакета на приложението Excel.

В процеса на работа често се налага прехвърляне на данни от Access към Excel. Има 2 метода на трансфер:

Първи метод:

1. Отворете необходимата база данни - "Списък на произведенията".

2. Изберете раздела "Таблици" и желаната таблица - "Пълен лист".

3. Изберете последователно: Service → Office Connections → Analysis в MS Excel.

4. След това компютърът автоматично стартира Excel и вмъква таблицата.

Втори метод:

1. Отворете необходимата база данни - "Лист".

2. Изберете таблицата "Естествен лист".

3. Отворете масата.

4. Копирайте в клипборда.

5. Отворете Excel.

6. Поставете таблицата, съдържаща се там, в нов лист от клипборда.

В резултат на това виждаме готовата таблица в нов лист на Excel.

Раздел 7. Последователност на редактиране на CL в Excel.

Електронна таблица, която е мигрирала от пакета приложения на Access към пакета с приложения на Excel, се нуждае от редактиране.

За да вмъкна липсващите редове, избирам реда, пред който искам да вмъкна още един и щраквам с десния бутон върху реда. Избирам Добавяне на клетки. По този начин добавих редовете, за да създам заглавието на "Естествен лист".

За да има текста в средата в заглавките на колоните на таблицата, избрах клетката и в диалоговия прозорец Форматиране на клетки щракнах върху раздела Подравняване. От таблицата за форматиране избрах централно подравняване.

Избрах също Word Wrap, така че текстът в заглавията да се побере напълно в клетката.

За да поставя текста в заглавията на колоните и данните в тях, избрах „Обединяване на клетки“. Това ви позволява да направите една от няколкото клетки, които ще отговарят на данните.

За да променя съдържанието на клетка, щраквам двукратно върху клетката, чието съдържание искам да променя. Променям данните и натискам клавиша "Enter". За да отхвърля промените си, натискам клавиша Esc.

За да придадете на данните, прехвърлени от Access, вид на таблица, трябва да дефинирате граници. За да направя това, избирам областта, където искам да задам границите и в менюто "Формат" → "Клетки ..." избирам раздела "Граница". Там избирам цвета и дебелината на външните и вътрешните граници.

За да редактирам съдържанието на клетка, щракнах върху нея и въведох необходимия текст. Мога да правя промени в съществуващия текст, като щракна и избера частта от него, която трябва да се промени.

За бързо премахване на данни от клетка, поставям курсора върху нея, щраквам с десния бутон и избирам опцията „Изчистване на съдържанието“. Тази техника изтрива данни, като оставя същите размери на клетката.

7.1 Условие на задача за обработка на работен лист в Excel:

За да изчисля броя на пълнежите в композицията, избирам клетката, в която ще се брои броят. След това в лентата с инструменти щраквам върху бутона. След това се появява прозорецът "Съветник за функции - Стъпка 1 от 2". В този прозорец избирам функцията - COUNT → OK. След натискане на бутона "OK", се появява прозорецът "Функционални аргументи". В реда "Стойност 1" въвеждам всички клетки, съответстващи на колоната.

След това щраквам върху "OK" и броят на уплътненията в композицията се появява в клетката, която маркирах.

За да може листът на Excel да покаже формулата, по която изчислих броя на уплътненията, отварям менюто „Инструменти“ → „Опции“ → „Формули“, в резултат на което формулата ще се появи в клетката с брой уплътнения: "= COUNT (J4: J23) "

2. Определете общото тегло на извънгабаритния товар.

За да изчисля общото тегло на извънгабаритен товар, първо избирам клетката, в която трябва да получа резултата. След това в лентата с инструменти щраквам върху бутона. След това се появява прозорецът "Съветник за функции - Стъпка 1 от 2". В този прозорец избирам функцията - SUM → OK.

След натискане на бутона "OK", се появява прозорецът "Функционални аргументи". В ред "Номер 1" въвеждам всички клетки, съответстващи на колоната.

И натискам "OK", след това изчислих теглото на товара.

За да може листът на Excel да покаже формулата, по която изчислих общото тегло на извънгабаритния товар, отварям менюто „Услуга“ → „Опции“ → „Формули“, в резултат на което в клетката с максимално стойност, ще се появи формулата: "= SUM ( D4: D23) "

3. Добавете колона за условната дължина на вагона и намерете условната дължина на влака.

Като добавя колона за условната дължина на автомобила и я попълвам, първо избирам клетката, в която трябва да получа резултата. След това в лентата с инструменти щраквам върху бутона. След това се появява прозорецът "Съветник за функции - Стъпка 1 от 2". В този прозорец избирам категорията функции - Статистически → SUM → OK. След натискане на бутона "OK", се появява прозорецът "Функционални аргументи". В ред "Номер 1" въвеждам всички клетки, съответстващи на колоната. След това щраквам върху "OK" и условната дължина на влака се появява в клетката, която маркирах.

4. Определете брутната маса на влака

За да намеря брутната маса на влака, първо избирам клетката, в която трябва да получа резултата. След това в лентата с инструменти щраквам върху бутона. След това се появява прозорецът "Съветник за функции - Стъпка 1 от 2". В този прозорец избирам функцията - SUM → OK. След натискане на бутона "OK", се появява прозорецът "Функционални аргументи". В ред "Номер 1" въвеждам всички клетки, съответстващи на колоната Тегло на товара. И в реда "Номер 2" въвеждам клетките, съответстващи на колоната Тара на колата.

След това натискам "OK" и брутната маса на влака се появява в клетката, която маркирах.

За да може листът на Excel да покаже формулата, по която изчислих максималното тегло на товара, отварям менюто "Инструменти" → "Опции" → "Формули", в резултат на което в клетката с брутното тегло , ще се появи формулата: "= SUM (N4 : N23; O4: O23) "

Изход:

По време на курсовата работа научих как да създавам таблици (база данни) в ACCESS и електронни таблици в EXCEL.

В ACCESS научих как да създавам отчети и заявки от различни видове. Забелязах кои видове са по-добри и по-удобни за използване и кои не. Научих как да копирам, изтривам, поставям, преименувам полета в таблици.

В EXCEL, освен да създавам таблици, научих как да изчислявам различни суми и функции в таблици, научих различни тънкости при редактиране и форматиране на клетки. Научих се как да извършвам различни операции възможно най-лесно. Както и в ACCESS се научих да копирам, изтривам, вмъквам колони и редове.

Научих връзката между ACCESS и EXCEL: Научих как да прехвърлям таблици от базата данни в Книгата. А също и да изнесат всички тези произведения за печат.

Списък на използваната литература.

1. Ю. А. Косорига "Методически указания".

2. В. А. Риков "Методически указания".

3. Вероника Михеева, Ирина Харитонова "Microsoft Access 2003", BHV-Петербург, 2004г.

4. Джо Хабрейкен "Microsoft Office 2003. Всичко в едно".

Два продукта на Microsoft Office - Access и Excel - често изглеждат почти идентични на потребителя. Този изглед е съставен от табличен начин за организиране на данни. И Access, и Excel работят с таблици, могат да обработват и анализират данни и да извършват сложни изчисления. За да решите поставените задачи с минимално време и труд, си струва да определите коя от програмите е по-подходяща за това.

Определение

Microsoft Excel- програма за работа с таблици с данни, създадена от Microsoft и включена в софтуерния пакет на Microsoft Office.

Microsoft Access- система за управление на релационна база данни, включена в пакета на Microsoft Office.

Сравнение

Както можете да видите от дефинициите, ключовата разлика между Access и Excel е в предмета на действието: Excel работи с електронни таблици, Access - с бази данни в табличен изглед. Външно изглежда много подобно. В Excel данните се съхраняват в клетки, които образуват колони и редове, комбинирани в листове. В Access данните се съхраняват в таблици, които заедно образуват база данни. Поредица от данни на един ред в Access се нарича запис.

Excel изпълнява задачата за организиране на данни в една таблица; Access изпълнява сложни заявки за данни срещу колекция от таблици. Следователно таблицата на Excel е нерелационна колекция от данни, а Access е релационна, в която всеки конкретен обект има връзки в други таблици. В Excel всяка клетка в таблица има уникален идентификатор, съставен от номер на ред и буква на колона; в Access записът има уникален идентификационен ключ.

Достъпът е полезен, ако масивът от данни е много голям и връзките между тях са сложни. В този случай взаимодействието на таблици в релационната база данни ще осигури бърз контрол. Excel е подходящ за изчисляване и статистически сравнения на малки количества данни. Ако данните са предимно цифрови, тогава е по-удобно да работите с Excel, но ако сред тях има много текстови стойности - Access.

Ако базата данни трябва да работи с много потребители, а също и да има постоянна и многократна ревизия, тогава Access няма да има проблеми при решаването на този вид задачи. Excel е предназначен за един потребител и има относително статично съдържание.

Сайт за заключения

Excel работи с таблици с данни, Access работи с таблични бази данни.
Access изпълнява по-сложни заявки.
Excel е нерелационен набор от данни, Access е релационен.
Уникалният идентификатор на Excel зависи от имената на колоните и редовете; в Access идентификационният ключ е самостоятелен.
Access е проектиран да работи с големи количества данни.
Excel работи предимно с числови данни.
Многопотребителската работа е достъпна в Access.

Трудности при избора между Access и Excel? Не е изненадващо. На пръв поглед тези програми са подобни една на друга. В крайна сметка те се използват за съхранение на данни и можете да въвеждате данни в мрежа от клетки. Как да направите правилния избор? Един от начините е да отговорите на няколко прости въпроса за това как искате да организирате данните си, както и на свързани въпроси като колко данни трябва да съхранявате и обработвате.

Отговорът на тези въпроси може да ви помогне да постигнете повече за по-малко време, така че си струва да опитате.

Големият въпрос е: Как организирате данните си?

Ако имате проблеми с избора между Access и Excel, опитайте да отговорите на важен въпрос: Вашите данни трябва да бъдат организирани в релационна структура или в плоска структура? Това са доста умни термини, но не бива да се страхувате от тях. Изборът на типа структура не е толкова труден. Следващите раздели ще опишат всеки от тези типове структури от данни и ще предоставят насоки за избор между тях.

Засега не забравяйте, че Access е проектиран да работи с релационни данни, докато Excel е по-подходящ за работа с плоски данни.

„Релационен“ се отнася до данни, които се съхраняват в множество таблици

В релационна структура данните се разделят на части, които са свързани помежду си.В релационна структура данните се разделят логически на части, всяка от които се поставя в отделна таблица. Това не е трудно. Например в база данни за продажби информацията за клиентите — имена, адреси и други чувствителни данни — обикновено се съхраняват в една таблица, а това, което тези клиенти купуват в друга таблица.

Предимства на релационните структури

Релационната структура от данни има няколко предимства.

Може да ви помогне да отговорите на важни бизнес въпроси, като например кой е купил най-много (или най-малко) артикули през последната седмица. Снимката по-горе показва как може да се направи това.
Освен това използването на отделни таблици улеснява работата с данните, тъй като всяка таблица съхранява само част от данните.
И накрая, релационната структура осигурява поддръжка за прецизност на данните, защото можете да попречите на потребителите да въвеждат данни в грешна таблица.

В плоска структура всички данни се съхраняват заедно

Редовните (плоски) данни се намират в една таблица. За разлика от релационната структура от данни, плоската структура от данни е прост списък, който не е свързан с други данни. Например списък с хранителни стоки, като нечий списък с приятели и семейство, е плосък файл. Лесно е да създадете плоска структура от данни. Поддържането на такава структура също е лесно, но само стига да няма твърде много данни.

Excel е чудесен за работа с прости списъци. Тази програма всъщност е предназначена да създава и поддържа плоски файлове.Може да се отбележи, че всяка таблица в релационната структура също е плосък файл. Например, в типична база данни за продажби една таблица съдържа списък с клиенти, а другата съдържа списък с поръчки.

Единствената съществена разлика между структурните типове е, че когато използвате плоска структура, не е необходимо да свързвате данни от един списък с данни в друг списък. Всеки списък е полезен сам по себе си.

Да се върже или да не се връзва?

Необходима е релационна структура за действия и дублирани данни.

Клиент Кирилов Антон...

И още една поръчка на 10 юли. Един клиент - много действия. Този тип повторение изисква релационна структура.

Повече въпроси, повече яснота

Причини за използване на всяка една от програмите.

Въпреки че типът структура на данните има значение, това не е единствената причина да избирате между Access и Excel. За да направите правилния избор, има смисъл да разгледате няколко допълнителни въпроса.

Първо, трябва ли да съхранявате и управлявате данни или да анализирате данни? Ако основната ви задача е съхранението на данни, трябва да използвате Access, а за анализ ще ви трябва Excel.
Второ, голямото количество данни ли е? Например вашата електронна таблица в Excel стана ли толкова голяма, че става трудно да се работи с нея? Ако е така, дори когато работите с плоски данни, Access ще улесни намирането на информацията, която искате.
Данните са предимно текстови или цифрови? Access може да съхранява големи количества текст — до два гигабайта в една база данни — докато Excel е проектиран да съхранява числа и да извършва сложни изчисления.

Достъпът е по-лесен достъп до данни

Ето още няколко причини да използвате приложението Access.

Необходимостта да се улесни въвеждането на данни за потребителите. Например за някои потребители им е трудно да въвеждат данни в мрежа от клетки. Access може да реши този проблем, като създаде формуляри за въвеждане на данни, които улесняват точното въвеждане на данни.
Необходимостта от отчети за потребителите. В Access можете да създавате отчети, които потребителите могат да изпълняват по всяко време.
Освен това е по-добре да изберете Access, когато трябва да осигурите възможност за едновременна работа с данните на множество потребители. Access заключва запис само когато потребител го промени, така че няколко потребители могат да работят върху едни и същи данни едновременно. Можете да споделяте работна книга на Excel с множество потребители, но е по-добре потребителите да променят данните в Excel по различно време.
Ако искате да се свържете с различни източници на данни и да промените данните директно в тези източници, трябва да изберете Access. Можете да преглеждате външни данни в Excel, но не можете да ги променяте.

За анализ на данни и работа с числа трябва да изберете Excel

Excel е незаменим при работа с числа. Тя ви позволява да изграждате сложни модели какво ще стане и да извършвате анализи на разходите и ползите, които не са възможни с Access.

Ще използвате ли отчети за обобщена таблица? Те са интерактивни таблици, в които можете да разменяте редове и колони и да преглеждате различни обобщени данни. Excel улеснява работата с отчети за обобщена таблица, както и с отчети за обобщена диаграма, които са диаграми, базирани на тези таблици.

Ако имате нужда от визуално представяне на вашите данни с помощта на диаграми или стълбовидни диаграми, Excel е най-добрият избор.

И накрая, не всеки има достъп и не всеки знае как да го използва. Вашите служители може да предпочетат Excel.

Избор между релационни и плоски структури от данни

Голямо ли е количеството данни? Дори ако това са плоски данни, Access може да направи много по-лесни за използване и управление.
Данните са предимно текстови или цифри? Access може да съхранява големи количества текст и значително улеснява работата с такива данни. В Excel е по-удобно да съхранявате и използвате числови данни в плоска структура.

Добри причини за използване на всяка една от програмите

Достъп до предимства	Предимства на Excel
Въвеждане на данни.	Съхранение на числа.
Отчети, които потребителите могат да изпълняват по всяко време.	Отчетите за обобщената таблица са отчети за интерактивни таблици, в които можете да разменяте редове и колони, за да видите различни обобщени данни.
Свързване с външни бази данни и промяна на данни в тях.	Диаграми, условно форматиране, цветни стълбови диаграми и други начини за визуализиране на данни.
Възможност за едновременна работа на няколко потребителя с еднакви данни.	Широка употреба. Повечето хора използват Excel, а не Access.

Разбиране на Microsoft Excel и Microsoft Access

Microsoft Access- система за управление на релационна база данни, включена в пакета на Microsoft Office.

Сравнение на Microsoft Excel и Microsoft Access

Разликата между Microsoft Excel и Microsoft Access

1. Excel работи с таблици с данни, Access - с таблични бази данни.

2. Access изпълнява по-сложни заявки.

3. Excel е нерелационна колекция от данни, Access е релационна.

4. Уникалният идентификатор на Excel зависи от имената на колоните и редовете, в Access идентификационният ключ е офлайн.

5. Access е проектиран да работи с големи количества данни.

6. Excel работи предимно с цифрови данни.

7. Многопотребителската работа е налична в Access.

Обекти на Microsoft Access

Microsoft Access се отнася до всичко, което може да има име (в смисъла на Access) като обекти. В база данни на Access основните обекти са таблици, заявки, формуляри, отчети, макроси и модули. В други СУБД, като правило, терминът база данни обикновено се отнася само до файловете, в които се съхраняват данните. В Microsoft Access базата данни включва всички обекти, свързани със съхранени данни, включително тези, които са дефинирани за автоматизиране на работата с тях. Следва списък на основните обекти в база данни на Access.

1. Таблица.Обект, който е дефиниран и използван за съхранение на данни. Всяка таблица съдържа информация за конкретен тип обект, като клиенти. Таблицата съдържа полета (колони), които съхраняват различни видове данни, като фамилия или адрес на клиента, и записи (наричани още редове). Записът съдържа цялата информация за определен обект (лице, проба на продукт и т.н.). За всяка таблица можете да дефинирате първичен ключ (едно или повече полета, съдържащи стойности, уникални за всеки запис) и един или повече индекси, за да помогнете за ускоряване на достъпа до данни. Този обект е основният в базата данни.

2. Искане.Обект, който позволява на потребителя да извлече желаните данни от една или повече таблици. Можете да използвате празни QBE (заявка с шаблон) или SQL (структуриран език за заявка) за създаване на вашата заявка. Можете да създавате заявки за избор, актуализиране, изтриване или добавяне на данни. Можете също да използвате заявки за създаване на нови таблици, използвайки данни от една или повече съществуващи таблици.

3. Форма.Обект основно за въвеждане на данни, показването им на екран или контролиране на работата на приложение. Формулярите се използват за изпълнение на потребителски изисквания за представяне на данни от заявки или таблици. Формулярите също могат да бъдат отпечатани. С помощта на формуляр можете да стартирате макрос или VBA процедура в отговор на събитие, като например промяна в стойността на определени данни.

4. Доклад.Обект, използван за създаване на документ, който по-късно може да бъде отпечатан или включен в документ в друго приложение.

5. Макро.Обект, който е структурирано описание на едно или повече действия, които Access трябва да предприеме в отговор на конкретно събитие. Например, можете да дефинирате макрос, който в отговор на избор на елемент в основния формуляр, отваря друг формуляр. С помощта на друг макрос можете да проверите стойността на определено поле при промяна на съдържанието му. В макрос можете да включите допълнителни условия за изпълнение или неизпълнение на определени действия, посочени в него. Можете също да стартирате друг макрос или VBA процедура от един макрос.

6. Модул.Обект, който съдържа програми, написани на езика Visual Basic за приложения. Модулите могат да бъдат независими обекти, съдържащи функции, които могат да бъдат извикани от всяко място в приложението, но те също могат да бъдат директно „обвързани“ с отделни формуляри или отчети, за да реагират на определени промени, настъпващи в тях.

7. Достъп до страници.Страници - служат за предоставяне на достъп до данни, съдържащи се в база данни, отдалечена от потребителя (например чрез Интернет).

Концептуалните връзки на обектите на Access са показани на фигура 1. 2.

Ориз. 2Основни обективни връзки в Microsoft Access

Полета и записи в базата данни

В базата данни всичко е представено под формата на таблици, така че полето е колона, а записът е ред. Полето е най-простият обект на база данни, предназначен да съхранява стойности на параметри на реален обект или процес. Полето може да се характеризира със следните параметри: име, формат на данните, тип дизайн.

Записът в базата данни е ред на таблица, който съдържа набор от стойности на свойства, които са съпоставени с полета в база данни.