Paste или Ctrl + V е може би най-ефективният инструмент, с който разполагаме. Но колко добре го притежавате? Знаете ли, че има поне 14 различни начина за вмъкване на данни в Ecxel листове? Изненадан ли си? След това прочетете тази публикация, за да станете минал майстор.
Тази публикация е разделена на 2 части:
- Основни техники за вмъкване
- Вмъкване чрез манипулиране на данни
1. Вмъкване на стойности
Ако просто искате да поставите стойности от клетки, натиснете клавишите I, M и Z последователно, докато задържате клавиша Alt, и накрая натиснете клавиша enter. Това е необходимо, когато трябва да се отървете от форматирането и да работите само с данни.
Започвайки от Excel 2010, функцията за вмъкване на стойности се появява в изскачащото меню, когато щракнете с десния бутон
2. Поставете формати
14. Кой е любимият ви метод за вмъкване?
Има много по-скрити начини за вмъкване, като например вмъкване на XML данни, изображения, обекти, файлове и т.н. Но се чудя какви страхотни трикове за вмъкване използвате. Кой е любимият ви метод за вмъкване?
В тази статия ще ви покажем още няколко полезни опции, с които инструментът е богат. Залепете специално, а именно: Стойности, Формати, Ширини на колони и Умножение/Разделяне. С тези инструменти можете да персонализирате вашите таблици и да спестите време за форматиране и преформатиране на данни.
Ако искате да научите как да транспонирате, премахнете връзките и пропуснете празните клетки с помощта на инструмента Специално поставяне(Специално поставяне) вижте Специално поставяне на Excel: Пропускане на празни клетки, транспониране и премахване на връзки.
Въведете само стойности
Вземете например електронна таблица за печалбата от продажбата на бисквитки при благотворителна продажба на печива. Искате да изчислите каква печалба е направена за 15 седмици. Както можете да видите, използвахме формула, която събира сумата на продажбите преди седмица и печалбата, която направихме тази седмица. Вижте в лентата с формули = D2 + C3? клетка D3показва резултата от тази формула - $100 ... С други думи, в клетката D3стойността се показва. И сега ще бъде най-интересното! В Excel с помощта на инструмента Специално поставяне(Специално поставяне) Можете да копирате и поставите стойността на тази клетка без формула и форматиране. Тази възможност понякога е жизненоважна и по-късно ще ви покажа защо.
Да предположим, че след като сте продали бисквитки в продължение на 15 седмици, трябва да представите общ отчет за реализираната печалба. Може да искате просто да копирате и поставите реда, който съдържа общата сума. Но какво ще стане, ако направите това?
Опа! Това изобщо не е ли това, което очаквахте? Както можете да видите, обичайното действие за копиране и поставяне копира само формулата от клетката в резултат? Трябва да копирате и поставите самата стойност. Така че ще го направим! Използваме командата Специално поставяне(Специално поставяне) с параметър Стойности(Стойности), за да направите нещата правилно.
Забележете разликата в изображението по-долу.
Чрез кандидатстване Залепете специално > Стойностите, ние вмъкваме самите стойности, а не формулите. Добра работа!
Може да сте забелязали нещо друго. Когато използвахме командата Специално поставяне(Специално поставяне)> Стойности(Стойности), загубихме форматирането. Вижте удебеления шрифт и цифровия формат (знаците за долар) не са копирани? Можете да използвате тази команда за бързо премахване на форматирането. Хипервръзките, шрифтовете, числовите формати могат да бъдат бързо и лесно изчистени, оставяйки ви само стойностите без никакви декоративни трикове, които биха могли да попречат в бъдеще. Страхотно, нали?
Всъщност, Залепете специално > СтойноститеТова е един от любимите ми инструменти на Excel. То е жизненоважно! Често ме молят да създам електронна таблица и да я представя на работа или в обществени организации. Винаги се притеснявам, че други потребители могат да хвърлят формулите, които въведох, в хаос. След като приключа с формулите и изчисленията, копирам всичките си данни и ги използвам Специално поставяне(Специално поставяне)> Стойности(Стойности) върху тях. По този начин, когато други потребители отворят моята електронна таблица, формулите вече не могат да се променят. Изглежда така:
Обърнете внимание на съдържанието на лентата с формули на клетката D3... В него вече няма формула = D2 + C3, вместо това стойността е написана там 100 .
И още едно много полезно нещо по отношение на специалната вложка. Да предположим, че искам да оставя само долния ред в таблицата с печалбите за благотворителната продажба на бисквитки, т.е. изтрийте всички редове с изключение на седмица 15. Вижте какво ще се случи, ако просто изтрия всички тези редове:
Появява се тази досадна грешка #РЕФ!(#REF!). Появи се, защото стойността в тази клетка се изчислява с помощта на формула, която се отнася до клетките по-горе. След като премахнахме тези клетки, формулата нямаше какво да се позовава и съобщи за грешка. Вместо това използвайте командите копие(Копие) и Специално поставяне(Специално поставяне)> Стойности(Стойности) върху оригиналните данни (както направихме по-горе) и след това премахнете допълнителните редове. Добра работа:
Специално поставяне> Стойности: Акценти
- Маркирайте данните
- Копирайте ги. Ако данните не са копирани, а изрязани, тогава командата Специално поставяне(Специално поставяне) няма да е налично, така че не забравяйте да използвате копие.
- Изберете клетката, в която искате да поставите копираните данни.
- Кликнете върху Специално поставяне(Специално поставяне). Може да се направи:
- като щракнете с десния бутон и изберете от контекстното меню Специално поставяне(Специално поставяне).
- в раздела У дома(Начало), щракнете върху малкия триъгълник под бутона Залепете(Поставяне) и от падащото меню изберете Специално поставяне(Специално поставяне).
- Проверете опцията Стойности(Данни).
- Кликнете върху Добре.
Вмъкване само на формати
Залепете специално > Форматитова е друг много полезен инструмент в Excel. Харесва ми, защото улеснява персонализирането на външния вид на данните. Има много приложения за инструмента Залепете специално > Формати, но ще ви покажа най-забележителното. Мисля, че вече знаете, че Excel е чудесен за работа с числа и за извършване на различни изчисления, но също така върши страхотна работа, когато става въпрос за представяне на информация. В допълнение към създаването на таблици и изчисляването на стойности, можете да правите различни неща в Excel, като графици, календари, етикети, инвентарни карти и т.н. Разгледайте по-отблизо шаблоните, които Excel предлага при създаване на нов документ:
Попаднах на модел График за зимата 2010ги ми хареса форматирането, шрифта, цвета и дизайна около него.
Не ми трябва самият график и още повече за зимата на 2010 г., просто искам да преработя шаблона за мои собствени цели. Какво бихте направили, ако бяхте на мое място? Можете да създадете груб чернова на таблицата и ръчно да преработите шаблона в нея, но това ще отнеме много време. Или можете да изтриете целия текст в шаблона, но това също отнема много време. Много по-лесно е да копирате шаблона и да го направите Специално поставяне(Специално поставяне)> Формати(Формати) на нов лист от вашата работна книга. Voila!
Сега можете да въвеждате данни, запазвайки всички формати, шрифтове, цветове и дизайни.
Специално поставяне> Формати: Акценти
- Маркирайте данните.
- Копирайте ги.
- Изберете клетката, в която искате да вмъкнете данни.
- Кликнете върху Специално поставяне(Специално поставяне).
- Проверете опцията Формати(Формати).
- Кликнете върху Добре.
Копирайте ширината на колоните в друг лист
Губили ли сте някога много време и енергия да обикаляте около масата си и да се опитвате да коригирате размерите на колоните? Моят отговор, разбира се, е да! Особено когато трябва да копирате и поставите данни от една таблица в друга. Съществуващите настройки за ширина на колоните може да не работят и въпреки че автоматичното регулиране на ширината на колоната е удобен инструмент, на някои места може да не работи по начина, по който бихте искали. Залепете специално > Ширини на колонитеТова е мощен инструмент, който трябва да се използва от тези, които знаят точно какво искат. Нека да разгледаме списък с най-добрите програми за MBA в САЩ като пример.
Как може да се случи това? Можете да видите колко спретнато е коригирана ширината на колоната, за да пасне на данните на снимката по-горе. Копирах десетте най-добри бизнес училища и ги сложих на друг лист. Вижте какво се случва, когато просто копираме и поставим данните:
Съдържанието е вмъкнато, но ширините на колоните далеч не са подходящи. Искате да получите точно същата ширина на колоните, както в оригиналния лист. Вместо да го коригирате ръчно или да използвате автоматично напасване на ширините на колоните, просто копирайте и направете Специално поставяне(Специално поставяне)> Ширини на колоните(Ширини на колоните) до областта, където искате да коригирате ширините на колоните.
Вижте колко е просто? Въпреки че това е много прост пример, вече можете да си представите колко полезен би бил такъв инструмент, ако лист на Excel съдържа стотици колони.
Освен това можете да регулирате ширината на празните клетки, за да ги форматирате, преди ръчно да въведете текст. Вижте колоните Еи Фна снимката по-горе. На снимката по-долу използвах инструмента Залепете специално > Ширини на колонитеза разширяване на колоните. Така че, без прекалено много суетене, можете да проектирате своя Excel лист по начина, който искате!
Специално поставяне> Акценти на ширината на колоната
- Маркирайте данните.
- Копирайте маркираните данни.
- Поставете курсора върху клетката, чиято ширина искате да коригирате.
- Кликнете върху Специално поставяне(Специално поставяне).
- Проверете опцията Ширини на колоните(Ширини на колоните).
- Кликнете върху Добре.
Специално поставяне: разделете и умножете
Помните ли нашия пример за бисквитки? Добри новини! Гигантска корпорация чу за нашето благотворително събитие и предложи да увеличи печалбите. След пет седмици продажби, те ще даряват за нашата благотворителна организация, така че доходът ще се удвои (удвои) от това, което беше в началото. Да се върнем към таблицата, в която следяхме печалбата от благотворителната продажба на бисквитки и да преизчислим печалбата, като вземем предвид новите инвестиции. Добавих колона, показваща, че след пет седмици продажби печалбите ще се удвоят, т.е. ще се умножи по 2 .
Всички приходи от седмица 6 ще бъдат умножени по 2 .За да покажем новите числа, трябва да умножим съответните клетки в колоната ° СНа 2 ... Можем да направим това ръчно, но ще бъде много по-добре, ако Excel го направи вместо нас с помощта на командата Специално поставяне(Специално поставяне)> Умножете(Умножете). За да направите това, копирайте клетката F7и приложете командата към клетките C7: C16... Общо актуализирани. Добра работа!
Както можете да видите, инструментът Залепете специално > Умножетеможе да се използва в голямо разнообразие от ситуации. Същият е случаят и с Специално поставяне(Специално поставяне)> Разделям(Разделям). Можете бързо и лесно да разделите цял набор от клетки с определен брой. Знаеш ли какво друго? С помощта Специално поставяне(Специално поставяне) с опция Добавете(Сгънете) или Извадете(Изваждане) Можете бързо да добавяте или изваждате число.
Специално поставяне> Разделяне/умножаване на акценти
- Изберете клетката с числото, с което искате да умножите или разделите.
- Копирайте маркираните данни.
- Поставете курсора върху клетките, в които искате да извършите умножение или деление.
- Кликнете върху Специално поставяне(Специално поставяне).
- Проверете опцията Разделям(Разделяне) или Умножете(Умножете).
- Кликнете върху Добре.
И така, в този урок научихте някои много полезни функции на инструмента. Залепете специално, а именно: научи се как да вмъква само стойности или форматиране, да копира ширината на колоните, да умножава и разделя данните с дадено число, както и да добавя и премахва стойност от диапазон от клетки наведнъж.
Падащият списък в Excel е може би един от най-удобните начини за работа с данни. Можете да ги използвате както при попълване на формуляри, така и при създаване на табла за управление и обемни таблици. Падащи списъци често се използват в приложения на смартфони, уебсайтове. Те са интуитивни за обикновения потребител.
Щракнете върху бутона по-долу, за да изтеглите файл с примери за падащи списъци в Excel:
Видео урок
Как да създадете падащ списък в Excel въз основа на данни от списъка
Да кажем, че имаме списък с плодове:
За да създадем падащ списък, трябва да предприемем следните стъпки:
- Отидете на „ Данни"=> Раздел" Работа с данни "В лентата с инструменти => изберете елемента" Проверка на данни “.
- В изскачащия прозорец “ Проверка на входните стойности "На" Настроики„В типа данни изберете“ Списък “:
- В полето" Източник„Въведете набор от имена на плодове = $ A $ 2: $ A $ 6или просто поставете курсора на мишката в полето за въвеждане на стойност “ Източник”И след това изберете диапазона от данни с мишката:
Ако искате да създадете падащи списъци в няколко клетки наведнъж, след това изберете всички клетки, в които искате да ги създадете, и след това следвайте горните стъпки. Важно е да се уверите, че препратките към клетките са абсолютни (напр. $ A $ 2), а не относително (напр. A2или 2$или $ A2 ).
Как да направите падащ списък в Excel, като използвате ръчно въвеждане на данни
В примера по-горе въведохме списък с данни за падащ списък, като маркирахме диапазон от клетки. В допълнение към този метод можете да въвеждате данни за създаване на падащ списък ръчно (не е необходимо да ги съхранявате в клетки).
Например, да кажем, че искаме да отразим две думи „Да“ и „Не“ в падащо меню. За това ни трябва:
- Изберете клетката, в която искаме да създадем падащ списък;
- Отидете на „ Данни"=> Раздел" Работа с данни "В лентата с инструменти => изберете елемента" Проверка на данни “:
- В изскачащия прозорец “ Проверка на входните стойности "На" Настроики„В типа данни изберете“ Списък “:
- В полето" Източник„Въведете стойността“ Да; Не".
- Щракнете върху „ Добре “
След това системата ще създаде падащ списък в избраната клетка. Всички елементи, изброени в „ Източник“, разделени с точки и запетая, ще бъдат отразени в различни редове на падащото меню.
Ако искате да създадете падащ списък в няколко клетки едновременно, изберете необходимите клетки и следвайте инструкциите по-горе.
Как да създадете падащ списък в Excel с помощта на функцията OFFSET
Наред с методите, описани по-горе, можете да използвате и формула за създаване на падащи списъци.
Например имаме списък със списък с плодове:
За да направите падащ списък с помощта на формула, трябва да направите следното:
- Изберете клетката, в която искаме да създадем падащ списък;
- Отидете на „ Данни"=> Раздел" Работа с данни "В лентата с инструменти => изберете елемента" Проверка на данни “:
- В изскачащия прозорец “ Проверка на входните стойности "На" Настроики„В типа данни изберете“ Списък “:
- В полето" Източник„Въведете формулата: = ОТМЕСТВАНЕ (A $ 2 $; 0; 0; 5)
- Щракнете върху „ Добре “
Системата ще създаде падащ списък със списък с плодове.
Как действа тази формула?
В примера по-горе използвахме формулата = OFFSET (ref; line_offset; column_offset; [височина]; [ширина]).
Тази функция съдържа пет аргумента. В аргумента „ връзка”(В примера $ A $ 2) указва от коя клетка да започне отместването. В аргументите „Offset_by_strings" и "Offset_by_columns"(в примера е посочена стойността „0“) - колко реда / колони трябва да бъдат изместени, за да се покажат данните. В аргумента „ [височина]”Задава се на” 5”, което обозначава височината на диапазона от клетки. Аргументът „ [ширина]„Не уточняваме, тъй като в нашия пример диапазонът се състои от една колона.
Използвайки тази формула, системата ви връща, като данни за падащия списък, диапазон от клетки, започващи от клетка $ A $ 2, състояща се от 5 клетки.
Как да направите падащ списък в Excel с подмяна на данни (с помощта на функцията OFFSET)
Ако използвате формулата в примера по-горе, за да създадете списък, тогава създавате списък с данни, фиксирани в определен диапазон от клетки. Ако искате да добавите стойност като елемент от списъка, ще трябва ръчно да коригирате формулата. По-долу ще научите как да направите динамичен падащ списък, в който автоматично да се зареждат нови данни за показване.
За да създадете списък, ще ви трябва:
- Изберете клетката, в която искаме да създадем падащ списък;
- Отидете на „ Данни"=> Раздел" Работа с данни "В лентата с инструменти => изберете елемента" Проверка на данни “;
- В изскачащия прозорец “ Проверка на входните стойности "На" Настроики„В типа данни изберете“ Списък “;
- В полето" Източник„Въведете формулата: = OFFSET (A $ 2 $; 0; 0; COUNTIF ($ A $ 2: $ A $ 100; "<>”))
- Щракнете върху „ Добре “
В тази формула, в аргумента „[ височина] ”Посочваме като аргумент, обозначаващ височината на списъка с данни - формула, която изчислява в даден диапазон A2: A100броя на непразните клетки.
Забележка: за да работи формулата правилно, важно е да няма празни редове в списъка с данни за показване в падащото меню.
Как да създадете падащ списък в Excel с автоматично заместване на данни
За да могат новите данни да се заредят автоматично в падащия списък, който сте създали, трябва да направите следното:
- Създайте списък с данни за показване в падащия списък. В нашия случай това е списък с цветове. Изберете списъка с левия бутон на мишката:
- В лентата с инструменти щракнете върху елемента „ Форматирайте като таблица “:
- Изберете стила на таблицата от падащото меню:
- С натискане на „ Добре”В изскачащия прозорец потвърдете избрания диапазон от клетки:
- След това изберете диапазона от данни на таблицата за падащия списък и му дайте име в лявото поле над колоната „A“:
Таблицата с данните е готова, сега можем да създадем падащ списък. Това изисква:
- Изберете клетката, в която искаме да създадем списък;
- Отидете на „ Данни"=> Раздел" Работа с данни "В лентата с инструменти => изберете елемента" Проверка на данни “:
- В изскачащия прозорец “ Проверка на входните стойности "На" Настроики„В типа данни изберете“ Списък “:
- В полето източник посочете = "Име на вашата маса" ... В нашия случай го нарекохме „ Списък “:
- Готов! Падащият списък е създаден, той показва всички данни от посочената таблица:
- За да добавите нова стойност към падащия списък, просто добавете информация към следващата клетка след таблицата с данни:
- Таблицата автоматично ще разшири обхвата си от данни. Съответно падащият списък ще бъде попълнен с нова стойност от таблицата:
Как да копирате падащ списък в Excel
Excel има възможност да копира създадени падащи списъци. Например в клетка A1 имаме падащ списък, който искаме да копираме в диапазон от клетки A2: A6 .
За да копирате падащия списък с текущото форматиране:
- щракнете с левия бутон върху клетката с падащия списък, който искате да копирате;
- CTRL + C ;
- изберете клетки в диапазон A2: A6къде искате да вмъкнете падащия списък;
- натиснете клавишната комбинация CTRL + V .
Така че ще копирате падащия списък, като запазите оригиналния формат на списъка (цвят, шрифт и т.н.). Ако искате да копирате/поставите падащия списък, без да запазите формата, тогава:
- щракнете с левия бутон върху клетката с падащия списък, който искате да копирате;
- натиснете клавишната комбинация CTRL + C ;
- изберете клетката, в която искате да вмъкнете падащия списък;
- натиснете десния бутон на мишката => извикайте падащото меню и щракнете върху „ Залепете специално “;
- В прозореца, който се показва в секцията „ Вмъкване"Изберете елемента" условия на стойности “:
- Щракнете върху „ Добре “
След това Excel ще копира само данните от падащия списък, без да запази форматирането на оригиналната клетка.
Как да изберете всички клетки, съдържащи падащ списък в Excel
Понякога е трудно да се разбере колко клетки във файла на Excel съдържат падащите списъци. Има лесен начин за показването им. За това:
- Щракнете върху „ У дома”На лентата с инструменти;
- Щракнете върху „ Намерете и маркирайте "И изберете" Изберете група клетки “:
- В диалоговия прозорец изберете „ Проверка на данни “. В това поле е възможно да изберете елементите “ От всички" и " Тези същите “. “От всички”Ще избере всички падащи списъци на листа. параграф " същото„Ще показва падащи списъци, подобни по съдържание на данните в падащото меню. В нашия случай избираме „ от всички “:
Функцията "Ако" в Excel е една от най-популярните сред всички съществуващи в този редактор. Благодарение на него можете да извършвате различни сравнения, използвайки булеви изрази. В този случай можете да посочите какво да направите в зависимост от резултата от изпълнението на условието.
Принципът на действие е много прост: ако изразът е верен, тогава го направете, в противен случай - направете нещо друго.
Тоест в резултат на проверка на условие могат да възникнат две събития:
- първият - с истината;
- второто е, ако се върне false.
Нека да разгледаме основния синтаксис. Когато се извика прозорецът "Вмъкване на функция", описанието на всяка предложена опция е посочено по-долу.
Помощта за функцията IF изглежда така.
За да направите това, изпълнете следните стъпки:
- Щракнете върху иконата за вмъкване на формула (Fx).
- В менюто, което се показва, изберете елемента "IF".
- В резултат на това ще видите прозорец, в който трябва да посочите аргументите на функцията:
- логически израз;
- стойност, ако е истина;
- стойност, ако е false.
- След въвеждане на стойности в тези полета, вдясно от тях ще се покаже предварителен резултат.
- Щракнете върху бутона "OK", за да вмъкнете.
Примери за
Нека разгледаме няколко различни булеви израза, за да ви помогнем да разберете как да използвате тази функция.
- Направете клетката "A1" активна.
- Повторете горните стъпки, за да извикате прозореца за вмъкване "Аргументи".
- Въведете следния код в полето за условие.
Значението на този израз е следното: ако клетка C1 съдържа празнота. Тоест в него няма нищо.
- В полето за истина въведете следното.
Този текст ще се покаже, ако това условие е изпълнено.
- В полето „ако е false“ въведете следното.
Ще видим този текст в случай на фалшиво изпълнение на условието.
- За да вмъкнете нашата формула, щракнете върху бутона "OK".
- В резултат на това ще видим следното (тъй като клетката е празна, тогава съответното съобщение).
- Въведете произволен текст в клетка C.
- След като натиснете бутона Enter, ще видите следния резултат.
Както можете да видите, редакторът на Excel издаде съобщението, което посочихме в случай на фалшив резултат от условието.
Оператори за сравнение
По-долу е даден списък с оператори за сравнение:
Аритметични оператори
А това е таблица на аритметичните оператори:
Можете да прочетете повече за аритметичните оператори и техния приоритет в Excel в онлайн помощта на уебсайта на Microsoft.
Няколко условия
Можете да използвате голям брой булеви изрази, ако желаете. Всичко работи точно по същия начин. Нека разгледаме пример за по-сложно състояние.
Ще съставим формулата чрез лентата с инструменти. Това е много по-удобно, отколкото да пишете всичко на един ред, тъй като е много лесно да се объркате. Особено в самото начало, когато тепърва се учиш.
За да направите това, следвайте тези стъпки.
- Отидете в раздела Формули. Щракнете върху бутона Вмъкване на функция.
- В резултат на това цялото съдържание на клетката ще бъде автоматично заменено в "конструктора".
- Изтрийте всичко в полето "Value_if_false".
- Сега на този ред ще бъде написан нов булев израз. Тоест ще имаме ново вложено състояние. Първо въведете условието "Ако стойността на клетка C1 е по-голяма от 1000". За да направите това, въведете следния код. Не забравяйте да включите точка и запетая в края.
Гледайте много внимателно текущата си клавиатурна подредба. Много хора правят грешки и въвеждат руската буква C вместо английската C. Няма да видите разликата визуално, но за редактора това е много важно. В този случай нищо няма да работи.
- Сега нека добавим съобщение, което ще се покаже, ако числото в клетка C1 е по-голямо от 1000.
Всички текстови стойности трябва да бъдат въведени в кавички.
- Сега по абсолютно същия начин въведете стойността, ако това условие не е изпълнено.
- Накрая кликнете върху бутона "OK".
- В резултат на това виждаме съобщение, че въведеното число е по-голямо от 1000.
- Изтрийте съдържанието на клетка C. Резултатът е следният.
Тествахме и трите възможни резултата. Всичко работи чудесно.
Копиране на функция в таблици
Понякога се случва въведеният логически израз да се дублира на няколко реда. В някои случаи има много дублиране. Този вид автоматизация е много по-удобна от ръчната проверка.
Помислете за пример за копиране на таблица с бонуси на служителите за празниците. За да направите това, трябва да предприемете следните стъпки.
- Създайте подходяща таблица.
- Щракнете върху празна клетка в първия ред и изберете "Fx" в полето за въвеждане.
- В прозореца, който се показва, изберете функцията "IF" и кликнете върху бутона "OK".
- В първото поле въведете следното условие.
Така проверяваме дали даден служител е мъж.
- Ако е вярно, въведете някакво число. Например 3000. В случай на фалшиво изпълнение на условието въведете 0. Това означава, че момичетата не трябва да дават бонус. Щракнете върху бутона "OK", за да вмъкнете.
- След това задръжте курсора на мишката върху долния десен ъгъл на клетката. След като курсорът промени външния си вид на "черен плюс", без да отпускате пръста си, го издърпайте до последния ред.
- Резултатът ще бъде следният.
- Сега напълно копирайте цялата таблица (използвайки клавишните комбинации Ctrl + C и Ctrl + V). Променете заглавието на 8 март.
- Отидете до първата клетка. Щракнете върху полето за въвеждане на формула.
- Променете буквата "M" на "F".
- Сега също дублирайте функцията до самото дъно.
- Резултатът ще бъде следният.
Тук виждаме, че се е оказало пълно обратното. Това означава, че всичко работи правилно.
Използване на допълнителни оператори
В допълнение към аритметичните изрази и сравненията, можете да използвате и операторите AND и OR. Нека ги разгледаме по-отблизо, защото благодарение на тях възможностите на функцията "IF" са значително разширени.
Първата стъпка е да създадете таблица с няколко полета, които можете да използвате за сравняване на низове. В нашия случай, използвайки полето "Статус на служител", ще проверим кой трябва да плаща пари и кой не.
И оператор
Ще използваме старата функция, в която проверихме дали служителят е мъж. Сега трябва да направите следните промени.
- Добавете скоби към условието и буквата "И" до него.
- Старото условие ще бъде първото, а второто ще бъде след точката и запетаята.
- Дублирайте тази формула докрай.
- В резултат на това виждаме, че тези служители, които не принадлежат към основния персонал, ще бъдат лишени от бонуса за празниците. Въпреки че са мъже.
Или оператор
Същият ефект може да се постигне с оператора ИЛИ.
За да направите това, направете следните промени във формулата:
- Променете буквата "Zh" на "M".
- Променете статуса на служителя на „Частоличен работник“.
- Поставете 0 в полето true и 3000 за фалшивото събитие. Разменяме ги.
- Дублирайте формулата до последния ред.
- Резултатът беше абсолютно същият. Факт е, че операторите "И" или "ИЛИ" са точно противоположни един на друг. Ето защо е много важно правилно да посочите стойностите в полетата за истина и лъжа. Не се заблуждавайте.
- За да проверите, можете да промените статуса на един служител на „Основен персонал“.
- Веднага след това ще видите, че срещу фамилното му име се появява числото 3000.
Функция SUMIF
Със сигурност много от вас са правили изчисления в редактора на Excel. Но има моменти, когато не всички редове в таблицата трябва да бъдат преброени, а само някои, които отговарят на определено условие.
Например, вземете таблица, която изброява различни продукти, тяхната цена, количество и състояние. Изчисляването на общата сума е лесно. Но как да разберете броя на продадените продукти?
За това се използва функцията "SUMIF".
- Първо отидете на клетката, в която искате да покажете резултата.
- След това щракнете върху полето за въвеждане на формула.
- Започнете да пишете името на функцията. Помощ ще се появи автоматично.
- След това с помощта на мишката изберете последната колона. Неговите стойности се заменят автоматично във формулата.
- След това поставете точка и запетая.
- След това добавете думата "Продаден" в кавички и поставете отново символа ";".
- Сега посочваме полето, което ще броим - също ръчно.
- Добавете затваряща скоба.
- Натиснете бутона Enter. В резултат на това ще видите броя на продадените артикули.
функция COUNTIF
Тази функция отчита броя на редовете, които отговарят на условието.
= COUNTIF (E2: E7; "Продаден")Не се взема предвид стойността на клетките, а техният брой.
Резултатът ще бъде както следва.
Възможни проблеми
Ами ако възникне грешка? Обикновено те се показват по следния начин.
За да се опитате да го поправите, трябва да направите следното.
- Щракнете върху полето, за да въведете формулата.
- Погледнете внимателно - може би някъде липсват скоби, кавички или точка и запетая.
- В нашия случай буквата Ж (текстов символ) не е посочена в кавички.
- След като поправите всичко, грешката ще изчезне незабавно.
Освен това самият редактор може да окаже помощ при търсене. За да направите това, просто кликнете върху предупредителния знак до клетката. Това ще ви даде намек и връзка към онлайн помощ за проблема.
Заключение
Тази статия изследва различните начини за използване на функцията IF:
- най-простият случай;
- с няколко условия;
- използване на допълнителни оператори;
- използване на аритметични символи и други опции.
Ако изведнъж нещо не се получи за вас, може би правите печатна грешка някъде. Неправилната логика в условията също е често срещана грешка на мнозинството.
Видео инструкция
Ако все още имате въпроси, можете да гледате приложеното по-долу видео. В него можете да намерите допълнителни коментари към описаните инструкции.
Този трик описва три начина за получаване на данните, съдържащи се в уеб страница: вмъкване на статично копие на информацията; създайте обновяема връзка към сайта; отворете страницата директно в Excel.
Вмъкване на статична информация
Един от начините да получите данни от уеб страница в лист е просто да изберете текста в браузъра и да щракнете Ctrl + Cза да го копирате в клипборда и след това поставете текста в таблицата. Резултатът може да варира в зависимост от това кой браузър използвате. Ако това е Internet Explorer, тогава поставените данни вероятно ще изглеждат много подобни на оригинала - заедно с опции за форматиране, хипервръзки и графики.
Ако използвате браузър, различен от Internet Explorer, изберете Home Clipboard Paste, можете да поставите всичко, което сте копирали от уеб страница, в една клетка, което най-вероятно не е това, което искате. Решението е да изберете отбора Home Clipboard Paste Paste Specialи след това опитайте различни опции за вмъкване.
Вмъкване на актуализирана информация
Ако искате редовно да осъществявате достъп до актуализирани данни от уеб страница, създайте уеб заявка. На фиг. 176.1 показва сайт, който съдържа обменни курсове в таблица с три колони. Като следвате стъпките по-долу, можете да създадете уеб заявка, която ви позволява да извлечете тази информация и след това да я актуализирате по всяко време с едно щракване.
- Моля изберете Данни Извличане на външни данни от Интернет Създайте уеб заявка.
- В полето Адресвъведете URL адреса на сайта и щракнете върху бутона Започнете... За този пример URL адресът на уеб страницата, показан на фигура 1. 176.1 ще бъде така: http://cbr.ru. Имайте предвид, че диалоговият прозорец Създайте уеб заявкасъдържа мини браузър (Internet Explorer). Можете да следвате връзки и да посещавате сайтове, докато не намерите данни, които ви интересуват. Когато уеб страница се показва в прозорец Създайте уеб заявка, виждате една или повече жълти стрелки, които съответстват на различни елементи на уеб страницата.
- Щракнете върху жълтата стрелка и тя ще се превърне в зелен флаг, който показва, че данните за този елемент ще бъдат импортирани. Можете да импортирате толкова артикули, колкото са ни необходими. За това
В примера ще щракна върху стрелката до таблицата с тарифите. - Щракнете върху бутона Импортиранеза да отворите диалогов прозорец Импортиране на данни.
- В прозореца Импортиране на даннипосочете местоположение за импортираните данни. Това може да бъде клетка в съществуващ лист или в нов лист.
- Щракнете върху бутона Добре, а Excel импортира данните (Фигура 176.2).
По подразбиране импортираните данни са уеб заявка. За да актуализирате информацията, щракнете с десния бутон върху която и да е клетка в импортирания диапазон и изберете Обнови... Ако не искате да създавате заявка за актуализиране, моля, посочете я в стъпка 5 от предишния списък с действия. В прозореца за импортиране на данни щракнете върху бутона Имотии премахнете отметката от квадратчето Запиши дефиниция на заявката.
Директно отваряне на уеб страница
Друг начин да получите данните от уеб страницата в лист е да отворите URL директно с помощта на командата Отваряне на файла... Просто въведете пълния URL адрес в полето Име на файли натиснете бутона Отвори... Резултатът ще се различава в зависимост от маркирането на уеб страницата, но в повечето случаи ще бъде задоволителен за вас. Понякога по този начин се извлича доста много чужда информация.
