Eftersom vi adresserade vårt brev till oss själva, kommer vi att ta emot det efter nästa procedur för att skicka och ta emot meddelanden. Som standard placeras inkommande meddelanden i mappen inkorg(Inkorg). Det här avsnittet beskriver i detalj hur du arbetar med den här mappen och inkommande meddelanden.

Arbeta med ett budskap

Vanligtvis, när ett nytt meddelande kommer, visas en meddelandedialogruta som uppmanar dig att öppna det inkommande meddelandet. Dessutom aviseras ett inkommande meddelande av en ljudsignal och en kuvertformad ikon i systemfältet bredvid klockan.

I mappen inkorg(Inkorg) dubbelklicka för att öppna det inkommande meddelandet som skickats till dig själv ett brev (Fig. 9.30). Som du kan se har meddelandet helt bevarat formatet, bilagan och andra element som är associerade med det, men först till kvarn.

Så eftersom vårt meddelande innehöll ytterligare parametrar Rösta(röstning) Märk för utförande(Följa upp) och Betydelse(Viktigt), högst upp i bokstaven på det gula informationsfältet är de alla listade. Dessutom, som du kan se, visas en röstpanel med knappar överst i det inkommande meddelandet. Testet godkänt och testet misslyckades. Vi kommer att prata om svar och vidarebefordran lite senare, men nu när du har läst detta meddelande kan du slutföra markeringen för utförande. Klicka på knappen med samma namn i verktygsfältet Standard och kryssa i rutan Avslutad(Komplett). Under namnet på märket i informationsfältet kommer ett ytterligare meddelande att visas om slutförandet av bekantskapen med motsvarande datum.

Ris. 9.30.

Dessutom, som förväntat, dök en dialogruta upp som bad dig att bekräfta mottagandet och läsningen av detta meddelande. Om du vill att bekräftelsen ska skickas automatiskt, markera rutan. Fråga inte igen för att skicka bekräftelser och klicka på Ja.

Kommentar

Denna dialogruta kanske inte har dykt upp, i så fall kommer svaret på leverans- och läsningsbegäran att skickas automatiskt (se avsnitt 9.10.1 "Meddelandebehandling").

Därefter kommer fälten Från(Från) Till vem(Det där), Kopiera(SS), Skickat(Skickat) och Ämne(Ämne). Dessa fält är skrivskyddade och kopieringsbara, förutom fältet Från(Från), som visar avsändarens namn och e-postadress. Om du inte har denna avsändare i din kontaktlista kan du lägga till proceduren utan att lämna formuläret Meddelande(meddelande). Håll musen över fältet Från(Från) och högerklicka. Välj kommandot från snabbmenyn Lägg till i kontakter(Lägg till i kontakter). Ett formulär visas Kontakt(Kontakt) med automatiskt ifyllda fält Fullständiga namn(fullständigt namn) och E-post post(E-postadress). Lägg till ytterligare information om det behövs och spara kontakten (Se kapitel 4 "Kontakter").

Nästa stora fält visar informationen som skickats av avsändaren. Observera att det här fältet inte är tillgängligt för inmatning, även om det visar formateringsalternativ för den befintliga texten. Men användaren kan kopiera texten i meddelandet, samt spara dess bakgrund eller inbäddade bilder.

Exempel 9.22. Sparar en meddelandebakgrund

Filnamn:=< Им jag fil>

Den enda formateringsproceduren som är tillgänglig för mottagaren i detta fall är att öka eller minska teckenstorleken. Ändra teckenstorleken görs genom att trycka på knappen med samma namn i verktygsfältet Standard.

Ibland identifierar inte det inkommande meddelandet texten. Samtidigt ser du inte rysk text, utan en obegriplig uppsättning tecken. Ett av problemen som uppstår i detta fall är den felaktiga bestämningen av kodningen av det inkommande meddelandet. Du kan manuellt försöka ändra kodningen genom att välja lämpligt värde från listan > Visa > Kodning.

Det sista fältet som tas upp här är Bilagan(Bilagor). För att spara eller öppna en bilaga, kör följande exempel.

Exempel 9.23. Sparar bifogade filer

I princip finns det ett annat bekvämare och snabbare sätt att spara bilagor. Du kan helt enkelt dubbelklicka på miniatyren av den bifogade filen. En dialogruta visas Öppna en bilaga(Öppna Mail Attachments), meddelar om möjligheten att innehålla ett virus i en bifogad fil (Fig. 9.31). Eftersom denna fil är bifogad av oss kan du vara nästan hundra procent säker på att den inte innehåller virus, och tryck gärna på knappen Spara bilaga(Spara den på disk). I dialogrutan som visas väljer du en mapp för att lagra filen. Annars, om meddelandet med den bifogade filen inte inspirerar dig med vederbörligt förtroende, radera det bara.

Ibland innehåller en bilaga en fil vars redigerare är känd för Windows, till exempel bilder eller en ljudbilaga. Således, i avsaknad av skydd för att öppna en bilaga, kommer dubbelklickning på filikonen att leda till att den öppnas och följaktligen en möjlig virusinfektion. När du arbetar säkert kommer Outlook att utfärda en varning och erbjuda två alternativ: öppen eller spara till disk. Jag rekommenderar starkt att du inte öppnar sådana filer från Outlook, utan sparar dem först på disken och kontrollerar sedan efter virus. Och först efter dessa procedurer öppna filen. Naturligtvis saktar dessa åtgärder ner meddelandebearbetningsprocessen något, men om datorn är infekterad med ett virus kan denna process stoppas helt.

Ris. 9.31. Dialogfönster Öppna en bilaga

Som du kan se är det ganska enkelt att se och bearbeta det mottagna meddelandet. Ibland, när mer än ett meddelande kommer, är det bekvämt att använda den dedikerade Nästa eller Tillbaka(Tillbaka) för att gå till nästa eller föregående meddelande utan att lämna det redan öppna formuläret.

Förutom att arbeta med ett meddelande genom att öppna dess formulär, kan du arbeta med det direkt i en av mappvyerna inkorg, som kommer att diskuteras i nästa avsnitt.

Mappvyer inkorg

Som nämnts ovan kan mottagna meddelanden ses i mappen inkorg(Inkorg), skickas - i en mapp Skickat(Skickat), osänt - i mapp utkast(Förslag). För alla dessa mappar erbjuder Microsoft Outlook flera standardvyer. Vi kommer att överväga synpunkter på exemplet med en mapp Inkorg. I tabell. 9.6 beskriver standardmappvyerna Inkorg.

Tabell 9.6. Mappvyer inkorg

Internet

Inkommande brev. Finns det gratis post med obegränsad volym?

Få av dagens unga vet att en gång skickades brev bara med vanlig post. Före semestern köpte folk många papperskort och skickade dem till släktingar och vänner med gratulationer. Dessutom signerades varje vykort för hand med vacker handstil. Allt måste förstås ritas snyggt första gången, för det var omöjligt att radera fläckarna utan att förstöra brevet. Sådana inkommande brev och vykort förvarades och förvaras av många nu som ett minne av någon händelse.

Idag har allt förändrats mycket. Oftast skickas paket och dokument med post. De flesta av stadsbefolkningen tittar å andra sidan på datorn varje morgon för att titta på avsnittet "Inkorgen" i e-post. Vi är skrivna av dem som vi känner, och de som vi aldrig kommer att se. De senare kontaktar oss främst med erbjudande om tjänster och varor i sådan mängd att breven bildar den så kallade spam - oönskad korrespondens.

De flesta sökmotorer förser sina användare med postlådor där avsnittet "Inkorgen" är skyddat från ovidkommande elektroniska meddelanden. Till exempel är Yandex utrustad med spamskydd, som skickar mer än 50% av reklammeddelanden till en speciell mapp. De kommer dit om liknande brev skickas till flera adresser. Användaren kan självständigt markera brevet som skräppost, varefter det inte hamnar i mappen Inkorg nästa gång. Offentliga brevlådor är också bra eftersom de kan ta emot ett stort antal brev som kommer att lagras gratis. För företag, till exempel korrespondens av en virtuell plan, måste du köpa en server eller en plats från en leverantör för att lagra information.

Till exempel, i en Google-postlåda - Gmail - kan inkorgar ta upp enorma mängder minne, eftersom den totala storleken på lådan är 25 GB. Denna resurs är älskad för sin tillförlitlighet, förmågan att använda en översättare och kompatibilitet med många tjänster. Här kan du registrera en adress som motsvarar företagets adress i nätverket, få onlinehjälp, offlinesupport och se korrespondens på din mobila enhet. Systemet implementerar en snabb sökning efter ett brev, kompatibilitet med kalenderplanen, överföring av åtkomsträttigheter till brevlådan till en annan person. Gmail föredras av många ryska affärsmän, eftersom det anses vara optimalt när det gäller åtkomstsäkerhet.

Om du bestämmer dig för att skaffa dig en brevlåda från Ramblers sökmotor (Mail Mile), kommer inkommande brev att öppnas extremt snabbt, eftersom företaget pekar på detta som en av de främsta fördelarna. Utöver skyddet mot skräppost och virus som är traditionellt för sådana system erbjuds en obegränsad postlådestorlek, vilket är bekvämt för att skicka grafiska filer, videor etc.

Alla börsbolag har funnits på marknaden i många år, så du kan räkna med att de inte kommer att försvinna någonstans tillsammans med dina brev. Men tänk på att det finns risk för att e-post hackas, så det är inte önskvärt att lagra filer av stor betydelse där. Det är bättre att kopiera dem till en hårddisk eller flash-enhet.

Källa: fb.ru

Faktisk

Diverse
Diverse

All korrespondens är uppdelad i mappar. När du går in i brevlådan laddas listan över brev i mappen "Inkorg", dit alla dina inkommande meddelanden går som standard.

Mappnavigering är tillgänglig till vänster på sidan. Systemmappar listas överst: Inkorg, Skickade objekt, Utkast, Skräppost, Papperskorgen (som inte kan tas bort eller byta namn), dina personliga mappar kommer att visas nedan. Bredvid mappnamnet visas antalet nya (olästa) meddelanden i den.

För att gå till önskad mapp och se meddelandena som finns i den, klicka på dess namn. Alla mappar har samma gränssnitt (se fig. 1).

Figur 1. Inkommande brev.

Inkommande mail

Olästa meddelanden i listan kommer att markeras i fetstil. Bokstäver markerade som "Viktig", kommer att markeras röd flagga och e-postmeddelanden som innehåller bilagor - gem .

Du kan ändra antalet bokstäver från standard 25 stycken per sida till ett nummer som passar dig. För att göra detta, gå till avsnittet "Inställningar"(menyraden högst upp på sidan), välj sedan ett underavsnitt "Allmän" och välj från listan det värde som passar dig. Glöm inte att trycka på knappen "Spara".

För att kontrollera om nya brev har kommit, uppdatera listan med brev genom att klicka på huvudmenyknappen "Uppdatering".

Listan med brev kan sorteras efter mottagningsdatum eller brevets storlek. Som standard sorteras listan i fallande ordning efter mottagningsdatum. För att sortera listan på ett annat sätt, klicka på länken " Sortera " till höger ovanför bokstäverlistan. Sorteringsmenyn visas (se fig. 2), välj önskat alternativ.

Fig.2. Sortera listan med bokstäver.

Fältet är nödvändigt för att markera en eller flera bokstäver "bock" för ytterligare åtgärder med dem. Klicka på ikonen för att markera e-postmeddelandet eller avmarkera det om det redan finns där.

Du kan välja bokstäver manuellt eller använda gruppval av alla bokstäver eller efter valda kriterier. För att välja alla bokstäver på den aktuella sidan, klicka på ikonen ovanför listan. Eller välj önskat kriterium från rullgardinsmenyn (se fig. 3) genom att klicka på pilen bredvid ikonen. Således kan du markera alla e-postmeddelanden, lästa, olästa, viktiga eller oviktiga e-postmeddelanden på den aktuella listsidan.

Fig.3. Gruppval av bokstäver.

Bokstäver kan markeras som "Läsa" eller "Oläst", samt en speciell flagga "Viktig". Bokstäver som inte är markerade med flagga beaktas "Oviktig". Utöver denna bokstav kan du markera som SPAM, sådana brev anses automatiskt vara lästa och överförs till mappen " Spam".

För att ändra status för e-postmeddelanden, markera rutorna för de e-postmeddelanden du behöver och välj sedan från rullgardinsmenyn "Mark"(se fig. 4) ny status.

Fig.4. Ändra status för e-postmeddelanden.

För att flytta e-postmeddelanden till en annan mapp, markera nödvändiga e-postmeddelanden med kryssrutor och välj sedan namnet på målmappen från rullgardinsmenyn "Flytta"(se fig. 5).

Fig. 5. Rörliga bokstäver.

Notera: Följande begränsningar gäller när du flyttar mappar:

• det är möjligt att flytta från mappen "Inkorgen" till mappen "Papperskorgen" eller till personliga mappar;
• det är möjligt att flytta från mappen "Skickade objekt" till mappen "Papperskorgen" eller till personliga mappar;
• det går inte att flytta från mappen "Utkast";
• från mappen "Spam" är det möjligt att flytta till "Inkorgen", papperskorgen eller personliga mappar;
• från mappen "Papperskorgen" är det möjligt att flytta till mappen "Inkorgen" eller till personliga mappar;
• från personliga mappar kan du flytta till inkorgen, papperskorgen eller andra personliga mappar.

Efter framgångsrikt slutförande av åtgärden med bokstaven visas ett systemmeddelande markerat med grön bakgrund ovanför listan (se fig. 6). Den stängs automatiskt när sidan uppdateras eller när du navigerar till en annan sida. Du kan också stänga den manuellt genom att klicka på krysset. Sådana meddelanden kommer att visas när du arbetar inte bara med bokstäver utan också med mappar, kontakter och gränssnittsinställningar.

Fig. 6. Systemmeddelande.

Överst på sidan finns ett sökfält för e-postmeddelanden. När markören placeras på en rad visas ett avancerat sökformulär (se fig. 7).

Fig. 7. Sökformulär för brev.

I rullgardinsmenyn väljer du mappen där du vill söka efter e-postmeddelanden. Som standard utförs sökningen i inkorgen. Bokstäver kan hittas genom förekomsten av en given sträng i:

• Avsändarens e-postadress - Från vem.
• E-postämne - Ämne.
• Texten till brevet - I ett brev.

Nedan kan du markera vilka bokstäver du ska söka på. Om ingen av kryssrutorna är markerad kommer alla e-postmeddelanden att sökas igenom om det är inställt:

• Oläst- Sök ENDAST efter olästa e-postmeddelanden.
• Viktig- sök ENDAST efter e-postmeddelanden markerade som VIKTIGT.
• Med bilagor- sök ENDAST bokstäver med bilagor.

För att söka efter meddelanden med de angivna parametrarna, klicka på knappen "Att hitta". Sökresultaten kommer att visas i den allmänna bokstäverlistan (se fig. 8), söktermerna kommer att visas i sökfältet.

Fig. 8. Sökresultat för bokstäver.

Instruktion

Innan du kan se eller läsa inkommande meddelanden i din e-postinkorg måste du öppna den. För att göra detta måste du starta en webbläsare och ange webbservern som din e-post finns på i adressfältet. I de tomma fälten anger du dina registreringsuppgifter (inloggning och lösenord). Om du inte kommer ihåg exakt vilken data du använde under registreringen, använd alternativet "Återställning av kontolösenord".

Efter att ha klickat på "Logga in"-knappen kommer du till sidan i din brevlåda. Klicka på din inkorg för att se alla e-postmeddelanden i den katalogen. Bokstäver som är markerade med ett gem har bilagor (uppladdade filer). Sådana e-postmeddelanden bör behandlas mycket försiktigt, eftersom bilagor till e-postmeddelanden kan innehålla skadliga objekt.

För att se ett brev, klicka på dess rubrik. Titlarna på olästa e-postmeddelanden i den här mappen visas i fet stil och är vanligtvis överst på listan. Om ett öppet brev visas felaktigt, d.v.s. istället för de vanliga kyrilliska bokstäverna ser du krumlingar, du måste rulla bokstavens text till slutet och klicka på länken för en annan kodning. Om du har provat alla kodningar och fortfarande inte fått det önskade resultatet, arbetar avsändaren av brevet med ett annat operativsystem eller e-postprogram.

Efter att ha läst texten i brevet kan du radera det. För att göra detta, klicka på lämplig knapp i den övre eller nedre knappraden. Om mejlet inte raderas ligger det kvar i inkorgen. Ett stort antal lästa brev leder till en långsam laddning av brevlådan, så det är lämpligt att regelbundet radera onödiga meddelanden. Brev som är viktiga för dig rekommenderas att arkiveras eller flyttas till en annan katalog; det finns speciella knappar för denna åtgärd.

Dokument som tas emot av organisationen är föremål för redovisning. Vanligtvis är registreringen av inkommande brev kontorets uppgift, men i små team tilldelas detta ansvar ofta sekreteraren. Metoden för att hantera korrespondens beskrivs som regel i detalj i de interna instruktionerna för kontorsarbete. Om den saknas måste en viss procedur följas vid behandling av nya handlingar.

Du kommer behöva

• - register över inkommande korrespondens;
• - stämpel "Inkommande brev".

Instruktion

Ange information om mottagna brev i loggen för inkommande korrespondens. Det kan vara elektroniskt eller traditionellt (papper). När du fyller i elektroniska formulär, följ rekommendationerna från programutvecklarna. Datorsystem underlättar kontorsarbete, hjälper till att snabbt hitta den information du behöver. Emellertid är enande viktigt i dem, strikt efterlevnad av reglerna för att ange information, annars kan dokumentet gå förlorat i databasen.

Köp en traditionell registreringsdagbok på ett tryckeri eller designa den själv i en A4-anteckningsbok. Huvudkravet för det är lätt sökning, klarhet och noggrannhet i fyllningen. Det är bekvämt att föra en logg i form av en tabell med följande kolumner: 1. Registreringsdatum. Överväg inkommande brev på mottagningsdagen, lämna in dem för övervägande till chefen, om inte organisationen har antagit ett annat förfarande; 2. Registreringsnummer. Detta attribut för dokumentet består av numret på mappen "Inkommande dokument" (enligt den godkända nomenklaturen för organisationens ärenden) och serienumret (från början av kalenderåret) för det mottagna brevet. Till exempel "Nr 01-12-273", där 01-12 är fallets nomenklaturnummer, 273 är det unika numret på bokstaven. All inkommande korrespondens registreras en gång, oavsett hur många kopior som tas emot senare, inklusive elektroniska; 3. Författaren till brevet (organisation, individ), till exempel "Vstrecha" LLC eller "Regional administration, biträdande chef V.S. Sidorov", etc.; Ämnet för dokumentet. Denna kolumn kan fyllas med information från brevhuvudet eller kortfattat formulera huvudidén efter att ha läst den. Skriv på ett sådant sätt att du senare lätt kan komma ihåg vilken typ av dokument du pratar om och förklara det för dina kollegor. Till exempel ”Om ingående av avtal om transporttjänster” eller ”Om tillhandahållande av uppgifter om inkomstskatt före 2011-12-12” etc.;5. Testamentsexekutor. Fyll i kolumnen efter att ha erhållit exekutivvisumet. Ange namnet på den person som ska förbereda svaret. Vänligen notera förfallodatumet här. Markera datumet för svaret på det brådskande brevet med en färgad markör eller understrykning.6. Anteckningar. Här kan du göra anteckningar om uppfyllandet av chefens instruktioner, eller ange förekomsten av viktiga bilagor till brevet, eller markera antalet kopior som anställda har i arbetet.

Fyll i tabellen som du vill. Till exempel, rädsla för säkerheten för dokument, välj en kolumn för konstnärens signatur när du tar emot ett brev. Överbelasta dock inte journalen och dig själv med alltför detaljerade poster. Dokumentet innehåller all nödvändig information, registreringsformulär hjälper bara till att spåra arbetsstadiet på det.

Sätt en speciell stämpel på alla bokstäver, som anger typen av korrespondens - "Inkorg". Avtrycket ska finnas i det nedre högra hörnet av dokumentets första sida. Se till att utskriften inte överlappar texten. Ange serienumret och datumet för mottagandet manuellt på raden på förlaget.

Användbara råd

Skriv ut e-postmeddelandet och registrera dig på vanligt sätt.

Källor:

• GOST R 6.30-2003 "Enade dokumentationssystem. Dokumentationskrav "

Att rensa din e-postkorg manuellt, meddelande för meddelande, är ett tråkigt jobb, särskilt om det finns många av dem. Det är mycket bekvämare att utföra denna operation automatiskt. Webbgränssnittet för nästan varje e-posttjänst är utrustat med en motsvarande funktion.

Instruktion

Logga in på din e-postkorg med webbgränssnittet.

Skapa en ny mapp för att lagra de meddelanden som du behöver även efter rengöring. Ge henne vilket namn som helst.

Navigera till din inkorg. Markera på första sidan brev som du behöver spara. Utför operationen att flytta dem till en ny mapp.

Se om viktiga meddelanden från efterföljande sidor finns på första sidan efter det. Om det behövs, överför till en extra mapp och dem.

Gör samma sak med alla viktiga meddelanden från alla sidor i din inkorg.

När du har flyttat alla dina viktiga meddelanden (det kommer sannolikt att vara relativt få av dem) till de nya mapparna du har skapat, börja rensa ur inkorgen och utkorgen. Rengör var och en enligt följande. Försök först att hitta en knapp eller menypost (inklusive en rullgardinsmeny) på sidan som tillåter . Placeringen av en sådan försändelse beror på vilken posttjänst du använder. Om du inte kan hitta den, leta efter kryssrutan längst upp på sidan, ovanför meddelandet. Kontrollera det, så kommer urvalet att finnas antingen på sidan eller i hela mappen (beror också på e-posttjänsten). Ta bort dem. Om det visar sig att meddelandena bara finns på en sida, upprepa åtgärden tills hela sidan är raderad. Även i det här fallet är det mycket snabbare än att välja och radera meddelanden manuellt ett i taget.

Ta inte bort något från nya mappar som du har flyttat viktiga meddelanden till. Om du vill, säkerhetskopiera viktiga e-postmeddelanden.

Lämna din brevlåda.

Relaterade videoklipp

Det är vanligt att separat registrera beställningar på personal och beställningar för företagets huvudsakliga verksamhet. Memon som skapas av företagets strukturella avdelningar registreras i regel i författaravdelningarna. Det visar sig att indexeringen av order, handlingar, protokoll etc. utförs separat för varje typ. För sådana dokument anges helt enkelt ett serienummer under året, till exempel order nr 4, lag nr 12, protokoll nr 3. Om det är nödvändigt att skicka sådana dokument "till omvärlden", ett följebrev upprättas för dem och lämnas in för registrering och sändning. Registreringsnumret för en handling som upprättats gemensamt av två eller flera organisationer består av registreringsnumren för var och en av dessa organisationers dokument. Sådana siffror är nedskurna i ordningen efter författare i dokumentet.

Hur registrerar man e-post?

I praktiken, om frågan kontrolleras av en specifik person, kommer många brev inte till chefen, utan överförs omedelbart till utföraren, så du bör inte göra denna kolumn stor. Under artistens namn eller bredvid är det önskvärt att lämna en plats för en signatur som indikerar att han tagit emot dokumentet.

Info

Om chefen instruerade sekreteraren att kontrollera "utförandet" av dokumentet, läggs en anteckning om kontroll i en separat kolumn med rött bläck (bokstaven "K" eller ordet "kontroll"). Efter att ha slutfört utförandet av instruktionen som är kopplad till detta dokument, sätt ett märke på utförandet, såväl som överföringen av bokstaven "till fallet" (ange ärendenumret och datumet då det bildades).

Registrering av inkommande handlingar

Såväl som i loggen över inkommande brev, gör i loggen över utgående brev en kolumn med brevets serienummer, en kolumn med datum, endast redan skickad, med typen av korrespondens som skickas (om nödvändigt), med en sammanfattning av meddelandet, namnet på upphovsmannen till handlingen (brevet), samt kolumnen med ärendenumret, där en kopia av meddelandet arkiverats. 5 På ett speciellt sätt bör du registrera korrespondensen som du skickar med posten. Registrering av brev som skickas per post görs på organisationens brevhuvud.

Det är bättre att inte skicka mer än 7-10 brev åt gången. För hand eller på en dator, på formuläret, skriv datumet för sändning, nedan, för varje brev som skickas med post, ange postens serienummer, organisationens namn, dess plats (endast staden eller regionen kan vara anges). Lämna lite utrymme till höger.

Hantering av inkommande/utgående korrespondens

Hur registrerar man dem? Inkomna elektroniska handlingar kan registreras direkt i det elektroniska dokumenthanteringssystemet. För att göra detta skapas ett separat registrerings- och kontrollkort för varje mottaget brev.

När du registrerar ett inkommande elektroniskt dokument är det nödvändigt att kontrollera detaljerna i brevet, närvaron av bilagor och bilagor som anges av författaren. Originalen av inkommande elektroniska dokument ska skickas med ett följebrev till akten.
Vid behov kan dokument som tas emot via e-post skrivas ut på papper. Utgående dokument Dokument som skapas i organisationen ska registreras samma dag som de undertecknas eller godkänns.

Uppmärksamhet

Uppgifter om registrering av utgående handlingar förs även in i journalen men för utgående handlingar. Här är ett exempel på en sådan journal. Np / p N och datum för den utgående handlingen Till vem handlingen är adresserad Kort innehåll Undertecknad av vem Färdigställningsmärke N för det ärende där handlingen arkiveras ...

N 01-16yu daterad 23 januari 2012 till direktören för Plus LLC, Mr. Moskva Om deltagande av företagets advokater i konferensen Direktör Skickas med post 03 Registrerade utgående dokument måste skickas med post eller andra kommunikationsmedel. Automatisk registrering Dokument kan registreras med speciell programvara som är installerad på en persondator.

Vid sådan registrering förs information om handlingen in i ett elektroniskt registrerings- och kontrollkort, som lagras i databasen.

Programmering för 1s

Jag vill uppmärksamma moderatorn på detta meddelande, eftersom: Ett meddelande skickas... Spoon of Tar Ryska federationen #6 25 november 2010, 12:28 Vi har 2 stämplar för inkommande korrespondens: för brev som kom förbi post och för elektroniska.
Och de är olika. Förutom att ett rött @ dessutom är utskrivet för elektroniska så står det även på stämpeln att ”E-post...” Nu är frågan: tycker du att det ska finnas 2 journaler för registrering då? Jag registrerar mig (vi tar inte hänsyn till spam, jag pratar om de som är adresserade till myndigheterna), men selektivt. resten ligger kvar i förvaringen i lådan.
Vanligtvis inkluderar denna kategori:

• lyckönskningsbrev och telegram;
• inbjudningar och inbjudningskort;
• reklam- och prenumerationspublikationer, kataloger;
• material som skickas för granskning, i form av kopior;
• primära bokföringsdokument: handlingar, fraktsedlar, fakturor;
• uppskattningar, projektdokumentation, kontrakt skickade till företagets adress utan ett följebrev, i det här fallet bör de överföras direkt till den direkta entreprenören.

Vilka typer av inkommande handlingar accepteras inte i organisationen och skickas tillbaka till avsändaren Man bör komma ihåg att inte alla typer av inkommande handlingar behöver accepteras för behandling och vidare registrering.

Hur man loggar inkommande e-postmeddelanden automatiskt

Om du anger data i fältet "till #", kommer systemet att försöka hitta dokumentet "Utgående brev" som registrerades under detta nummer. Om ett sådant dokument hittas skapas en länk till det automatiskt på fliken "Relaterade dokument".

• Spara dina ändringar.

Om det inkommande brevet kom till dig i elektronisk form, låter systemet dig skapa ett nytt dokument "Inkommande brev" genom att helt enkelt dra och släppa e-postmeddelandet från mappen "Inkorg" till mappen "För registrering".
Systemet kommer automatiskt att skapa ett nytt inkommande e-postmeddelande. Brevets text bifogas det skapade dokumentet som en bifogad textfil. Om ditt system tillåter dig att behandla brev från NBU (ett alternativ för banker), konverteras e-postmeddelanden från NBU till dokument av typen "Inkommande brev" enligt vissa regler, då går de automatiskt till mappen "För registrering".

Om ett sådant dokument hittas skapas en länk till det automatiskt på fliken "Relaterade dokument". I fältet "Korrespondenter" väljer du adressat(erna) för brevet (från motsvarande katalog), om adressaten är en juridisk person.

Om adressaten är en individ, välj honom/henne i fältet "Korrespondenter (individer)" Dokumentkort "Utgående brev" Därefter måste du skicka handlingen för registrering. Skicka ett utgående brev till en mottagare Du kan skicka ett mail till en adressat direkt från Utgående brevkortet. För att göra detta, gå till fliken "Korrespondens" och klicka på Skriv ett brev: fliken "Korrespondens". Knappen "Skriv e-post" Systemet kommer automatiskt att skapa ett standardpostmeddelande som kommer att innehålla bilagor från dokumentet "Utgående e-post" (om något finns).

Vi programmerar på 1s Mail Regler för behandling av brev Med reglerna uppsatta kan Yandex.Mail behandla inkommande brev automatiskt:

• organisera e-postmeddelanden i lämpliga mappar
• meddela om nya e-postmeddelanden
• vidarebefordra dem till en annan adress
• svara på brev
• märka
• markera e-postmeddelanden som lästa
• radera några e-postmeddelanden när de tas emot

Uppmärksamhet. De angivna reglerna kommer endast att gälla för nya meddelanden. Brev som redan finns i brevlådan behandlas inte automatiskt.

Om du vill tillämpa regeln på befintliga e-postmeddelanden klickar du på knappen Använd på befintliga e-postmeddelanden på sidan för att skapa eller redigera regeln.