Выпадающий список в Excel – это довольно удобная функция, которая поможет создать более сложные документы и сделать работу удобной для визуального восприятия пользователя.
Несколько наиболее распространенных типов выпадающих списков, которые можно создать в программе Excel:
- С функцией мультивыбора;
- С наполнением;
- С добавлением новых элементов;
- С выпадающими фото;
- Другие типы.
Сделать список в Эксель с мультивыбором
Создать перечень в ячейке программы можно с помощью встроенных инструментов панели управления.
Рассмотрим подробнее все основные и самые распространенные типы, и процесс их создание на практике.
Совет! Классический всплывающий список программы имеет функцию мультивыбора, то есть пользователь, нажав на соответствующую группу, может выбрать для нее соответствующий вариант.
Мультивыбор необходим, когда с помощью одного перечня нужно задать значение нескольким ячейкам документа.
Чтобы создать такой, следуйте инструкции:
- Выделите ячейки. Если посмотреть на рисунок, то выделять нужно начиная с C2 и заканчивая C5;
- Найдите вкладку «Данные», которая расположена на главной панели инструментов в окне программы. Затем нажмите на клавишу проверки данных, как показано на рисунке ниже;
- В открывшемся окне откройте самую первую вкладку и выберите элемент, как показано на рисунке. Таким образом в данных местах создастся перечень. В текстовом поле укажите диапазон тех ячеек, которые будут заполняться при каждом выборе элементов.
Пр имер заполнения:
Таким образом вы создадите классический горизонтальный список с функцией мультивыбора.
Однако, чтобы он заполнялся автоматически, необходимо создать макрос со следующим исходным кодом, который показан на рисунке.
Создать список в Экселе с наполнением
Стандартный перечень с наполнением позволит вам автоматизировать процесс ввода информации. При нажатии на ее, появится выбор ее возможных значений.
Пользователю остается только выбрать необходимое значение для заполнения.
Самый простой способ создать такой перечень – использовать «умные таблицы программы».
С их помощью можно легко и быстро форматировать необходимые вам виды списков с наполнением:
- Выделите необходимые ячейки и нажмите в главной вкладке на клавишу «Форматировать как таблицу»;
При создании таблиц порой очень удобно использовать выпадающие (иначе говоря — раскрывающиеся) списки. Excel 2010 позволяет это делать несколькими способами. Рассмотрим их.
Способ 1. Создаем раскрывающийся список в Excel 2010, используя инструмент «Проверка данных»
Этот способ считается стандартным, поскольку он прост и удобен.
1. На свободном месте листа запишите все элементы раскрывающегося списка в столбик, каждый элемент — в своей ячейке.
2. Задайте имя диапазону ячеек. Для этого:
- кликните верхнюю ячейку списка и, зажав левую кнопку мыши, тяните курсор вниз, пока весь список не будет выделен.
- установите курсор в поле «Имя», слева от строки формул;
- введите имя списка и нажмите Enter.
Обратите внимание, имя списка всегда должно начинаться с буквы и не содержать пробелов.
3. Выделите ячейку в таблице, где должен будет размещаться выпадающий список.
4. Откройте вкладку «Данные» и нажмите кнопку «Проверка данных». В открывшемся окне перейдите на вкладку «Параметры». В выпадающем списке «Тип данных» выберите пункт «Список».
5. В строке «Источник» нужно указать адрес, откуда будет взяты элементы создаваемого списка. Адресом будет имя, которое вы присвоили диапазону ячеек. Задать адрес можно несколькими способами.
- Вписать вручную, поставив перед ним знак «равно», например, «=месяца». Регистр букв не важен.
- Щелкнув мышью в строке «Источник» (для активации), выделить курсором все элементы списка в таблице.
6. Если нужно создать сообщение для ввода, откройте одноименную вкладку. Напишите текст, который будет появляться рядом с ячейкой с раскрывающимся списком при ее выделении. На соседней вкладке — «Сообщение об ошибке», таким же образом можно написать текст, уведомляющий об ошибках.
7. Подтвердите ввод нажатием «ОК», и раскрывающийся список готов. Для его открытия нажмите на кнопку со стрелкой вниз, которая появится рядом с ячейкой, содержащей список.
Способ 2. Быстрое создание выпадающего списка
Выпадающий список в Excel 2010 можно создавать одним нажатием сочетания клавиш, но он может быть расположен только в одном месте — в ячейке под элементами списка.
1. Перечислите в столбик все элементы будущего выпадающего списка.
2. Выделите ячейку, находящуюся под последним элементом и нажмите сочетание клавиш «Alt» + «стрелка вниз» — список будет создан. Этот метод позволит задать ячейке значение одного из элементов.
Способ 3. Создание выпадающего списка как элемента управления
Для применения этого метода включите отображение вкладки «Разработчик»: откройте меню «Файл» — «Параметры» — «Настройка ленты». В столбце «Основные вкладки» отметьте галочкой пункт «Разработчик». Подтвердите действие нажатием «ОК» — вкладка будет создана.
1. Перечислите элементы будущего списка в столбик.
2. Из меню «Вставить» вкладки «Разработчик» выберите пункт «Элементы управления формы» — «Поле со списком».
3. Нарисуйте на листе курсором ваш будущий раскрывающийся список. Кликните по нему правой кнопкой мыши и выберите из меню пункт «Формат объекта».
4. Значением поля «Формировать список по диапазону» должен быть список элементов — выделите его курсором, и поле будет заполнено автоматически. В поле «Связь с ячейкой» указывается адрес ячейки, где будет показан порядковый номер выделенного элемента. Выберите ячейку и кликните по ней. Поле «Количество строк списка» позволяет настроить, сколько элементов будет отображено при раскрытии списка.
5. Подтвердите ввод и нажмите «ОК». Список будет создан.
Способ 4. Создание выпадающего списка как элемента ActiveX
Самый сложный метод, но обладающий максимально гибкими настройками.
1. Создайте список вышеописанным способом.
2. Из меню «Вставить» вкладки «Разработчик» выберите пункт «Элементы ActiveX» — «Поле со списком».
3. Нарисуйте на листе будущий раскрывающийся список.
4. Опция, которая позволяет редактировать выпадающий список называется «Режим конструктора». Если данный режим активен — будет выделена одноименная кнопка в разделе «Элементы управления», рядом с кнопкой «Вставить». Если кнопка не выделена — режим редактирования отключен.
5. Для задания параметров списка нажмите кнопку «Свойства» того же раздела. Откроется окно настроек «Properties». Обе вкладки этого окна содержат одни и те же настройки, рассортированные в первом случае — по алфавиту, во втором — по категориям.
6. Большинство настроек можно оставить по умолчанию, а самое необходимое перечислено ниже.
- ListRows — аналог значения «Количество строк в списке», покажет, сколько строк будет отображаться.
- Font — настройки шрифта. Позволяет выбрать шрифт и его начертание.
- ForeColor — выбор из таблицы цвета шрифта.
- BackColor — цвет заднего фона.
- ListFillRange — расположение списка элементов в формате: лист(«!» — разделитель) и диапазон ячеек. Например: Лист2!D2:D6. Прописывается вручную.
- LinkedCell — связь с ячейкой. Вручную указывается адрес ячейки, где будет показываться порядковый номер выделенного элемента списка.
7. Сохраните настройки и деактивируйте режим конструктора нажатием на одноименную кнопку. Выпадающий список будет создан, а вы сможете проверить, как он работает.
Выпадающий список в Excel это, пожалуй, один из самых удобных способов работы с данными. Использовать их вы можете как при заполнении форм, так и создавая дашборды и объемные таблицы. Выпадающие списки часто используют в приложениях на смартфонах, веб-сайтах. Они интуитивно понятны рядовому пользователю.
Кликните по кнопке ниже для загрузки файла с примерами выпадающих списков в Excel:
Видеоурок
Как создать выпадающий список в Экселе на основе данных из перечня
Представим, что у нас есть перечень фруктов:
Для создания выпадающего списка нам потребуется сделать следующие шаги:
- Перейти на вкладку “Данные ” => раздел “Работа с данными ” на панели инструментов => выбираем пункт “Проверка данных “.
- Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений ” на вкладке “Параметры ” в типе данных выбрать “Список “:
- В поле “Источник ” ввести диапазон названий фруктов =$A$2:$A$6 или просто поставить курсор мыши в поле ввода значений “Источник ” и затем мышкой выбрать диапазон данных:
Если вы хотите создать выпадающие списки в нескольких ячейках за раз, то выберите все ячейки, в которых вы хотите их создать, а затем выполните указанные выше действия. Важно убедиться, что ссылки на ячейки являются абсолютными (например, $A$2 ), а не относительными (например, A2 или A$2 или $A2 ).
Как сделать выпадающий список в Excel используя ручной ввод данных
На примере выше, мы вводили список данных для выпадающего списка путем выделения диапазона ячеек. Помимо этого способа, вы можете вводить данные для создания выпадающего списка вручную (необязательно их хранить в каких-либо ячейках).
Например, представим что в выпадающем меню мы хотим отразить два слова “Да” и “Нет”. Для этого нам потребуется:
- Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
- Перейти на вкладку “Данные ” => раздел “Работа с данными ” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных “:
- Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений ” на вкладке “Параметры ” в типе данных выбрать “Список “:
- В поле “Источник ” ввести значение “Да; Нет”.
- Нажимаем “ОК “
После этого система создаст раскрывающийся список в выбранной ячейке. Все элементы, перечисленные в поле “Источник “, разделенные точкой с запятой будут отражены в разных строчках выпадающего меню.
Если вы хотите одновременно создать выпадающий список в нескольких ячейках – выделите нужные ячейки и следуйте инструкциям выше.
Как создать раскрывающийся список в Эксель с помощью функции СМЕЩ
Наряду со способами описанными выше, вы также можете использовать формулу для создания выпадающих списков.
Например, у нас есть список с перечнем фруктов:
Для того чтобы сделать выпадающий список с помощью формулы необходимо сделать следующее:
- Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
- Перейти на вкладку “Данные ” => раздел “Работа с данными ” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных “:
- Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений ” на вкладке “Параметры ” в типе данных выбрать “Список “:
- В поле “Источник ” ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;5)
- Нажать “ОК “
Система создаст выпадающий список с перечнем фруктов.
Как эта формула работает?
На примере выше мы использовали формулу =СМЕЩ(ссылка;смещ_по_строкам;смещ_по_столбцам;[высота];[ширина]).
Эта функция содержит в себе пять аргументов. В аргументе “ссылка ” (в примере $A$2) указывается с какой ячейки начинать смещение. В аргументах “смещ_по_строкам ” и “смещ_по_столбцам” (в примере указано значение “0”) – на какое количество строк/столбцов нужно смещаться для отображения данных. В аргументе “[высота] ” указано значение “5”, которое обозначает высоту диапазона ячеек. Аргумент “[ширина] ” мы не указываем, так как в нашем примере диапазон состоит из одной колонки.
Используя эту формулу, система возвращает вам в качестве данных для выпадающего списка диапазон ячеек, начинающийся с ячейки $A$2, состоящий из 5 ячеек.
Как сделать выпадающий список в Excel с подстановкой данных (с использованием функции СМЕЩ)
Если вы используете для создания списка формулу на примере выше, то вы создаете список данных, зафиксированный в определенном диапазоне ячеек. Если вы захотите добавить какое-либо значение в качестве элемента списка, вам придется корректировать формулу вручную. Ниже вы узнаете, как делать динамический выпадающий список, в который будут автоматически загружаться новые данные для отображения.
Для создания списка потребуется:
- Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
- Перейти на вкладку “Данные ” => раздел “Работа с данными ” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных “;
- Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений ” на вкладке “Параметры ” в типе данных выбрать “Список “;
- В поле “Источник ” ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;СЧЕТЕСЛИ($A$2:$A$100;”<>”))
- Нажать “ОК “
В этой формуле, в аргументе “[высота ]” мы указываем в качестве аргумента, обозначающего высоту списка с данными – формулу , которая рассчитывает в заданном диапазоне A2:A100 количество не пустых ячеек.
Примечание: для корректной работы формулы, важно, чтобы в списке данных для отображения в выпадающем меню не было пустых строк.
Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных
Для того чтобы в созданный вами выпадающий список автоматически подгружались новые данные, нужно проделать следующие действия:
- Создаем список данных для отображения в выпадающем списке. В нашем случае это список цветов. Выделяем перечень левой кнопкой мыши:
- На панели инструментов нажимаем пункт “Форматировать как таблицу “:
- Из раскрывающегося меню выбираем стиль оформления таблицы:
- Нажав клавишу “ОК ” во всплывающем окне, подтверждаем выбранный диапазон ячеек:
- Затем, выделим диапазон данных таблицы для выпадающего списка и присвоим ему имя в левом поле над столбцом “А”:
Таблица с данными готова, теперь можем создавать выпадающий список. Для этого необходимо:
- Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать список;
- Перейти на вкладку “Данные ” => раздел “Работа с данными ” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных “:
- Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений ” на вкладке “Параметры ” в типе данных выбрать “Список “:
- В поле источник указываем =”название вашей таблицы” . В нашем случае мы ее назвали “Список “:
- Готово! Выпадающий список создан, в нем отображаются все данные из указанной таблицы:
- Для того чтобы добавить новое значение в выпадающий список – просто добавьте в следующую после таблицы с данными ячейку информацию:
- Таблица автоматически расширит свой диапазон данных. Выпадающий список соответственно пополнится новым значением из таблицы:
Как скопировать выпадающий список в Excel
В Excel есть возможность копировать созданные выпадающие списки. Например, в ячейке А1 у нас есть выпадающий список, который мы хотим скопировать в диапазон ячеек А2:А6 .
Для того чтобы скопировать выпадающий список с текущим форматированием:
- нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, которую вы хотите скопировать;
- CTRL+C ;
- выделите ячейки в диапазоне А2:А6 , в которые вы хотите вставить выпадающий список;
- нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+V .
Так, вы скопируете выпадающий список, сохранив исходный формат списка (цвет, шрифт и.т.д). Если вы хотите скопировать/вставить выпадающий список без сохранения формата, то:
- нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, который вы хотите скопировать;
- нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C ;
- выберите ячейку, в которую вы хотите вставить выпадающий список;
- нажмите правую кнопку мыши => вызовите выпадающее меню и нажмите “Специальная вставка “;
- В появившемся окне в разделе “Вставить ” выберите пункт “условия на значения “:
- Нажмите “ОК “
После этого, Эксель скопирует только данные выпадающего списка, не сохраняя форматирование исходной ячейки.
Как выделить все ячейки, содержащие выпадающий список в Экселе
Иногда, сложно понять, какое количество ячеек в файле Excel содержат выпадающие списки. Есть простой способ отобразить их. Для этого:
- Нажмите на вкладку “Главная ” на Панели инструментов;
- Нажмите “Найти и выделить ” и выберите пункт “Выделить группу ячеек “:
- В диалоговом окне выберите пункт “Проверка данных “. В этом поле есть возможность выбрать пункты “Всех ” и “Этих же “. “Всех ” позволит выделить все выпадающие списки на листе. Пункт “этих же ” покажет выпадающие списки схожие по содержанию данных в выпадающем меню. В нашем случае мы выбираем “всех “:
При работе в программе Microsoft Excel в таблицах с повторяющимися данными, очень удобно использовать выпадающий список. С его помощью можно просто выбирать нужные параметры из сформированного меню. Давайте выясним, как сделать раскрывающийся список различными способами.
Самым удобным, и одновременно наиболее функциональным способом создания выпадающего списка, является метод, основанный на построении отдельного списка данных.
Прежде всего, делаем таблицу-заготовку, где собираемся использовать выпадающее меню, а также делаем отдельным списком данные, которые в будущем включим в это меню. Эти данные можно размещать как на этом же листе документа, так и на другом, если вы не хотите, чтобы обе таблице располагались визуально вместе.
Выделяем данные, которые планируем занести в раскрывающийся список. Кликаем правой кнопкой мыши, и в контекстном меню выбираем пункт «Присвоить имя…».
Открывается форма создания имени. В поле «Имя» вписываем любое удобное наименование, по которому будем узнавать данный список. Но, это наименование должно начинаться обязательно с буквы. Можно также вписать примечание, но это не обязательно. Жмем на кнопку «OK».
Переходим во вкладку «Данные» программы Microsoft Excel. Выделяем область таблицы, где собираемся применять выпадающий список. Жмем на кнопку «Проверка данных», расположенную на Ленте.
Открывается окно проверки вводимых значений. Во вкладке «Параметры» в поле «Тип данных» выбираем параметр «Список». В поле «Источник» ставим знак равно, и сразу без пробелов пишем имя списка, которое присвоили ему выше. Жмем на кнопку «OK».
Выпадающий список готов. Теперь, при нажатии на кнопку у каждой ячейки указанного диапазона будет появляться список параметров, среди которых можно выбрать любой для добавления в ячейку.
Создание выпадающего списка с помощью инструментов разработчика
Второй способ предполагает создание выпадающего списка с помощью инструментов разработчика, а именно с использованием ActiveX. По умолчанию, функции инструментов разработчика отсутствуют, поэтому нам, прежде всего, нужно будет их включить. Для этого, переходим во вкладку «Файл» программы Excel, а затем кликаем по надписи «Параметры».
В открывшемся окне переходим в подраздел «Настройка ленты», и ставим флажок напротив значения «Разработчик». Жмем на кнопку «OK».
После этого, на ленте появляется вкладка с названием «Разработчик», куда мы и перемещаемся. Чертим в Microsoft Excel список, который должен стать выпадающим меню. Затем, кликаем на Ленте на значок «Вставить», и среди появившихся элементов в группе «Элемент ActiveX» выбираем «Поле со списком».
Кликаем по месту, где должна быть ячейка со списком. Как видите, форма списка появилась.
Затем мы перемещаемся в «Режим конструктора». Жмем на кнопку «Свойства элемента управления».
Открывается окно свойств элемента управления. В графе «ListFillRange» вручную через двоеточие прописываем диапазон ячеек таблицы, данные которой будут формировать пункты выпадающего списка.
Выпадающий список в Microsoft Excel готов.
Чтобы сделать и другие ячейки с выпадающим списком, просто становимся на нижний правый край готовой ячейки, нажимаем кнопку мыши, и протягиваем вниз.
Связанные списки
Также, в программе Excel можно создавать связанные выпадающие списки. Это такие списки, когда при выборе одного значения из списка, в другой графе предлагается выбрать соответствующие ему параметры. Например, при выборе в списке продуктов картофеля, предлагается выбрать как меры измерения килограммы и граммы, а при выборе масла растительного – литры и миллилитры.
Прежде всего, подготовим таблицу, где будут располагаться выпадающие списки, и отдельно сделаем списки с наименованием продуктов и мер измерения.
Присваиваем каждому из списков именованный диапазон, как это мы уже делали ранее с обычными выпадающими списками.
В первой ячейке создаём список точно таким же образом, как делали это ранее, через проверку данных.
Во второй ячейке тоже запускаем окно проверки данных, но в графе «Источник» вводим функцию «=ДВССЫЛ» и адрес первой ячейки. Например, =ДВССЫЛ($B3).
Как видим, список создан.
Теперь, чтобы и нижние ячейки приобрели те же свойства, как и в предыдущий раз, выделяем верхние ячейки, и при нажатой клавише мышки «протаскиваем» вниз.
Всё, таблица создана.
Мы разобрались, как сделать выпадающий список в Экселе. В программе можно создавать, как простые выпадающие списки, так и зависимые. При этом, можно использовать различные методы создания. Выбор зависит от конкретного предназначения списка, целей его создания, области применения, и т.д.
В данной статье рассмотрим, как создать раскрывающийся список в excel 2007. Возьмем пример, когда нам нужно в ячейке выбрать заданные значения от 1 до 5 из выпадающего списка. Создаем сам список и выделяем его левой кнопкой мыши. Кликаем правой кнопкой мыши в выделенной области и выбираем пункт Имя диапазона .
В открывшемся окошке в поле Имя вводим название нашего списка, назовем Значение . В поле Область из выпадающего списка выберем Книга (либо номер Листа к которому желаете применить список). Жмем Ок.
Так же, чтоб задать название списка, следует выделить имеющийся список и в поле имя ячейки внести, присвоить имя списка. Смотрим картинку ниже.
Список создан. Теперь применим этот список к ячейке.
Выделяем ячейку, к которой будет привязан список. В ленте переходим на вкладку Данные и в группе Работа с данными кликаем по кнопке Проверка данных . В следующем окошке во вкладке Параметры в поле Тип данных выбираем из списка пункт Список.
В поле Источник ставим знак «равно» и пишем название, которое присвоили списку. Список называется «Значение». Соответственно запись должна быть как показано на рисунке ниже.
Жмем Ок, и теперь получили ячейку с выпадающим списком. Как это выглядит, смотрим ниже на картинке. Когда щелкаем по ячейке, видим справа от нее квадратик с треугольничком вниз. Кликаем по квадратику и тем самым раскрываем список.
Можно создать , минуя присвоение названия списка. То есть:
- создаем сам список;
- переходим в Ленте на вкладку Данные , жмем кнопку Проверка данных;
- в открывшемся окошке, во вкладке Параметры в поле Тип данных выбираем Список;
- в поле Источник кликаем левой кнопкой мыши для активации данного поля. Далее выделяем ячейки образующие список;
- жмем Ок.
Все, раскрывающийся список в excel 2007 готов.
