Сведения можно представить как набор сигналов физических процессов, воспринимаемых субъектом (человеком, животным, аппаратом) посредством органов чувств (воспринимающих устройств). Ясно, что такие сведения – это ещё не информация.
Мы привыкли, что это слово используется для определения чего-то важного, имеющего вполне конкретный смысл. То есть необходимо, чтобы сведения были как-то интерпретированы. Однако это ещё не всё. После того, как сведения приобрели смысл для воспринимающего субъекта, они должны быть представлены в форме, пригодной для хранения, передачи и обработки. Это нужно для того, чтобы эти сведения могли быть полезны, то есть использованы для решения каких-либо задач, в том числе с помощью электронно-вычислительной техники. Такие сведения в теории информации называют данными .
Таким образом, информация – это данные, определённым образом организованные, имеющие смысл, значение и ценность для субъекта и необходимые для решения им различных задач.
Определения понятия «информация»
1. Вероятностно-статистическое определение (Шеннон).
Понятие «информация» определяется как уменьшение степени неопределенности знания о каком-либо объекте, системе, процессе или явлении, или изменение неопределенности состояния самого объекта, системы, явления, процесса.
2. Общенаучное определение.
Информация - общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом; обмен сигналами в животном и растительном мире; передачу признаков от клетки к клетке, от организма к организму («Большой Энциклопедический Словарь», 1997 г.).
3. Нормативно-правовое определение.
В законе РФ «Об информации, информатизации и защите информации» дается следующее определение термина «информация » -сведения о лицах, предметах, фактах, событиях и процессах независимо от способа их представления.
Определение понятия «данные»
От информации данные отличаются конкретной формой представления и являются некоторым ее подмножеством, определяемым целями и задачами сбора и обработки информации.
Определим данные как информацию, отражающую определенное состояние некоторой предметной области в конкретной форме.
Формы представления данных
Можно выделить неструктурированную и структурированную форму представления данных.
Неструктурированная форма представления данных:
Связный текст (т.е. документ на естественном языке);
Графические данные в виде фотографий, картинок и прочих неструктурированных изображений.
Структурированная форма представления данных:
Графические данные в виде чертежей, схем, диаграмм.
Способы сбора, анализа и обработки структурированных и неструктурированных данных существенно различаются. Наиболее развитыми являются программные средства обработки структурированных данных, т.к. структуризацию можно считать первичной и наиболее трудно формализуемой и алгоритмизируемой обработкой.
Определение понятия «документ»
В плане оперирования с информацией в процессах ее создания, сбора, выдачи и потребления важное значение имеет понятие документированной информации или простодокумента .
1. Исторически документ определялся какобъект, средство, способ для удостоверения личности, прав собственности и т.д.
2. В организационно-управленческом смысле документ определяется какформа и способ выражения организационно-управленческих решений и воздействий .
3. В нормативно-правовом аспекте документ определяется какзафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации»).
Важнейшим реквизитом, идентифицирующим традиционные документы, является подпись должностного лица. Подобный подход для компьютерной информации в настоящее время развит в виде техники «электронных цифровых подписей», основанных на криптографических методах.
Под документированием информации в широком смысле слова можно понимать выделение единичной смысловой части информации (данных) по некоторой предметной области в общей ее массе, обособление этой части с приданием ей самостоятельной роли (имя, статус, реквизиты и т.п.).
Процесс документирования превращает информацию винформационные ресурсы . Нормативно-правовая трактовка информационных ресурсов определяет их как «отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем)». (Закон РФ «Об участии в международном информационном обмене» от 04.07.1996 г.,N85-ФЗ.).
Документирование информации подводит к одному из самых фундаментальных понятий в сфере информационного обеспечения – информационным системам .
Под информационной системой понимается организационная совокупность аппаратно-программных и других вспомогательных средств, технологических процессов и работников, обеспечивающих сбор, представление и накопление информационных ресурсов в определенной предметной области с целью удовлетворения информационных потребностей пользователей системы.
ИС, в которых представление, хранение и обработка информации осуществляется с помощью вычислительной техники, называются автоматизированными .
8 Внутримашинное ИО Внутримашинное ИО – система специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску и передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Внутримашинное ИО Информационные массивы (файлы) Базы и банки данных, информационные хранилища Базы знаний
9 Задачи ИО и методы их решения Однозначное и экономичное представление информации в системе Организация процедур анализа и обработки информации с учетом характера связей между объектами Организация взаимодействия пользователей с системой Обеспечение эффективного использования информации в контуре управления деятельностью объекта автоматизации Кодирование объектов Классификация объектов Экранные формы ввода/вывода данных Унифицированные системы документации
10 Требования к ИО Предоставление полной, достоверной и своевременной информации для реализации экономических расчетов и принятия управленческих решений. Предоставление полной, достоверной и своевременной информации для реализации экономических расчетов и принятия управленческих решений. Минимизация затрат на процедуры сбора, хранения, поиска, обработки и передачи информации. Минимизация затрат на процедуры сбора, хранения, поиска, обработки и передачи информации. Обеспечение взаимной увязки задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов. Обеспечение взаимной увязки задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов.
13Реквизиты Код подразделения Наименование подразделения Количество работников 001 Отдел главного технолога Отдел главного механика Отдел главного инженера 20 Форма реквизита Содержание реквизита Реквизит-признакРеквизит-основание Номенклатура
14 Показатели Показатель – логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики объекта управления. Показатель образуется путем сочетания одного реквизита-основания и всех относящихся к нему реквизитов-признаков. Совокупность показателей образует информационное сообщение (документ). Показатель является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа.
15 Пример показателя Показатель «Количество работников» Формулировка: в марте 2010 года в отделе главного технолога работало 25 человек. Структура показателя Форма реквизита МесяцГодПодразделениеКоличество СодержаниереквизитаМарт2010 Отдел главного технолога 25 Реквизиты-признакиРеквизит-основание
16 Информационные единицы верхнего уровня Группа однородных документов составляет информационный массив. Группа однородных документов составляет информационный массив. Массивы по семантическому признаку могут объединяться в информационные потоки, используемые при решении различных комплексов задач управления. Массивы по семантическому признаку могут объединяться в информационные потоки, используемые при решении различных комплексов задач управления. Информационный поток – совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов (поток информации, характеризующий выпуск продукции). Информационный поток – совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов (поток информации, характеризующий выпуск продукции).
17
18 Информационные единицы верхнего уровня Группа однородных документов составляет информационный массив. Группа однородных документов составляет информационный массив. Массивы по семантическому признаку могут объединяться в информационные потоки, используемые при решении различных комплексов задач управления. Массивы по семантическому признаку могут объединяться в информационные потоки, используемые при решении различных комплексов задач управления. Информационный поток – совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов (поток информации, характеризующий выпуск продукции). Информационный поток – совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов (поток информации, характеризующий выпуск продукции). Информационная подсистема – объединение информационных потоков по отношению информации к той или иной функции управления. Информационная подсистема – объединение информационных потоков по отношению информации к той или иной функции управления. Информационная система – объединение информационных подсистем, охватывает всю информацию экономического объекта. Информационная система – объединение информационных подсистем, охватывает всю информацию экономического объекта.
19 Порядок проектирования ИО 1)Определение состава показателей, необходимых для решения экономических задач, их объемно-временных характеристик и информационных связей 2)Выявление возможности применения унифицированной системы документации для отражения показателей 3)Классификация и кодирование технико-экономической информации объекта управления, изучение возможности использования общегосударственных классификаторов 4)Проектирование форм первичных и результатных документов, приспособленных к требованиям машинной обработки 5)Организация информационной базы – определение структуры базы данных, проектирование форм вывода результатов обработки.
20 Системы экономических показателей Система показателей – совокупность взаимосвязанных социально-экономических и технико-экономических показателей, используемых для решения задач АЭИС. Система показателей служит основой для построения элементов внемашинного и внутримашинного ИО. Система показателей определяет содержание управленческих документов и информационных массивов.
22 Классификация систем показателей ПризнакСистемы показателей Показатели По уровню управления Корпорация Показатели рынка ценных бумаг, биржевого дела Предприятие Показатели товарного рынка, показатели качества выпускаемой продукции Подразделение Показатели производительности труда, трудоемкости Пофункциональнымподсистемам Подсистема ТПП Показатели норм расхода материалов, норм времени и трудоемкости изготовления продукции Подсистема управления качеством Показатели стандартов качества продукции, показатели материального стимулирования Подсистема кадрового обеспечения Показатели учета и анализа численности состава кадров, использования рабочего времени, текучести кадров
23 Классификация систем показателей ПризнакСистемы показателей Показатели По функции управления Планирование Показатели бизнес-плана, объема реализуемой продукции, платежей в бюджет, объема капитальных вложений Учет Показатели оперативного учета показатели выработки и отгрузки продукции, поступлении и расходовании материалов Показатели бухгалтерского учета Показатели, содержащиеся в плане счетов бухучета Показатели статистического учета Показатели, содержащиеся в единых формах статистической отчетности Анализ Показатели внешнего анализа Показатели имущественного состояния предприятия, его финансовой устойчивости и платежеспособности, взаимоотношений с внешними организациями Показатели внутреннего анализа Показатели эффективности деятельности предприятия (прибыль, оборачиваемость капитала, конкурентоспособность) Контроль и регулирование Плановые и фактические показатели прибыли, объема продаж, производительности труда, качества товаров
24 Классификация систем показателей ПризнакСистемы показателей Показатели Расчет экономической эффективности Количественные показатели Объем производства, прибыль, рентабельность, экономия трудоемкости и стоимости Качественные показатели Наукоемкость продукции, квалификация работников, показатели социальной эффективности Упражнение: выделить из любого официального документа показатели, определить состав их реквизитов, указать реквизиты-признаки и реквизиты-основания.
25 Системы документации Документ – это материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с законодательством правовое значение. Документ – это материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с законодательством правовое значение. Для рациональной организации информационных потоков документы необходимо классифицировать. Для рациональной организации информационных потоков документы необходимо классифицировать. Система документации – совокупность всех документов, взаимосвязанных по признакам: Система документации – совокупность всех документов, взаимосвязанных по признакам: происхождения, происхождения, назначения, назначения, вида, вида, сферы деятельности, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. единых требований к их оформлению.
26 Виды систем документации организационно-правовая документация; организационно-правовая документация; плановая; плановая; распорядительная; распорядительная; отчетная; отчетная; документация по обеспечению кадрами; документация по обеспечению кадрами; финансовая документация; финансовая документация; документация по материально-техническому обеспечению; документация по материально-техническому обеспечению; договорная документация; договорная документация; документация, отражающая основную деятельность организации или предприятия. документация, отражающая основную деятельность организации или предприятия.
27 Унифицированная система документации Унифицированная система документации (УСД) – это комплекс взаимосвязанных стандартных форм документов и правил их оформления на основе применения средств вычислительной техники. Унифицированная система документации (УСД) – это комплекс взаимосвязанных стандартных форм документов и правил их оформления на основе применения средств вычислительной техники. Цели создания УСД: Цели создания УСД: Обеспечение экономической эффективности и гарантированного уровня качества информации на всех этапах обработки документов. Обеспечение экономической эффективности и гарантированного уровня качества информации на всех этапах обработки документов. Совершенствование и уменьшение разнообразия содержания и форм документов. Совершенствование и уменьшение разнообразия содержания и форм документов. УСД устанавливает общие требования к разработке всех документов и их содержанию, включает формы документов, государственные стандарты и методические материалы, регламентирующие порядок оформления, согласования и утверждения документов. УСД устанавливает общие требования к разработке всех документов и их содержанию, включает формы документов, государственные стандарты и методические материалы, регламентирующие порядок оформления, согласования и утверждения документов.
28 Требования к УСД Документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС; Документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС; УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система; УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система; УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации; УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации; УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней; УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней; все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов. все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов.
29 Требования к УСД Документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС; Документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС; УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система; УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система; УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации; УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации; УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней; УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней; все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов. все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов. В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.
30 Направления унификации Унификация структуры Унификация содержания Унификация оформления наличие трех частей документа; наличие трех частей документа; общий состав реквизитов заголовочной и оформляющей частей; общий состав реквизитов заголовочной и оформляющей частей; стандартные размеры носителя и полей документа; стандартные размеры носителя и полей документа; расположение реквизитов документа. расположение реквизитов документа. использование стандартизованной профессиональной лексики; использование стандартизованной профессиональной лексики; соблюдение требований деловой стилистики; соблюдение требований деловой стилистики; соблюдение требований к идентификации документов и обеспечению их юридической силы. соблюдение требований к идентификации документов и обеспечению их юридической силы. эргономические характеристики документов; эргономические характеристики документов; информативность форм представления данных; информативность форм представления данных; единообразие оформления однотипных документов. единообразие оформления однотипных документов.
33
34 Унифицированная система организационно- распорядительной документации ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов» ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов» К организационной относится нормативная документация, регламентирующая правовой статус организации и ее структурных подразделений, правила и инструкции. К организационной относится нормативная документация, регламентирующая правовой статус организации и ее структурных подразделений, правила и инструкции. К распорядительной относится документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности объекта управления. К распорядительной относится документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности объекта управления. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения.
36 Первичные документы содержат исходные данные организаций и предприятий. Первичные документы содержат исходные данные организаций и предприятий. Результатные документы содержат сведения обобщающего характера, поэтому используются для принятия управленческих решений. Результатные документы содержат сведения обобщающего характера, поэтому используются для принятия управленческих решений. Документ – основа для принятия управленческих решений
37
38
39
40
41 Требования к первичным документам 1.Достоверные данные о состоянии экономического объекта. 2.Достаточный объем исходных данных для получения максимальной результатной информации. 3.Минимум реквизитов документа за счет исключения из него нормативных, расценочных, справочных, а также производных данных.
42 Порядок разработки первичных документов 1)уточняется состав реквизитов, включаемых в документ (их состав должен отвечать целям управления); 2)выделяются реквизиты, подлежащие автоматизированной обработке; 3)составляется эскиз, определяющий порядок построения и расположения реквизитов; 4)утвержденные формы документов тиражируются и внедряются в ИС.
43 Требования к результатным документам 1.Состав содержащихся в них показателей должен быть достаточным для целей управления. 2.Данные должны быть достоверны, а их расположение реквизитов – логически обоснованным. 3.Периодичность выдачи результатных документов должна соответствовать экономической задаче – сводки должны выдаваться к указанному сроку, в регламентном режиме или при ответе на запрос. 4.Выходные документы должны иметь унифицированный вид.
44 Порядок разработки форм результатных документов 1) определяется состав результатных документов, необходимых данной организации; 2) изучается возможность получения типовых результатных документов; 3) по мере необходимости производится привязка типовых форм результатных документов к конкретным условиям; 4) определяется состав показателей, рассчитываемых с использованием ВТ; 5) показатели распределяются по результатным документам в определенной последовательности, с учетом используемых информационных массивов; 6) каждому результатному документу дается свое наименование; 7) разрабатывается эскиз формы результатного документа с учетом эксплуатационных возможностей компьютера.
45 Пример описания информационных элементов Наименование реквизита Идентифи- катор Тип данных Разрядность Код клиента Code_klientЧисловой4 Наименование клиента Name_klient Текстовый20 Дата обращения Time_adviceВремя/дата8 Наличие задолженности DebtBoolean1
47 Состав формы ЭД Поля с постоянными реквизитами, не изменяющимися среди экземпляров документа одного типа (наименование предприятия). Поля с переменными реквизитами, значения которых могут заполняться либо вручную, либо автоматически. Автоматически заполняемые поля: вычисляемые поля с помощью подключения стандартных статистических, математических, логических, финансовых функций или макросов, вычисляемые поля с помощью подключения стандартных статистических, математических, логических, финансовых функций или макросов, автоматически заполняемые поля из БД или справочников. автоматически заполняемые поля из БД или справочников. Управляющие кнопки, предназначенные для инициирования более сложных вычислений или отправки документа по маршруту. Поля для отметок, которые ставятся в документе в процессе его просмотра. Поля с электронными подписями.
49 Проектирование пользовательского интерфейса 1.Проектирование структуры (внешнего вида) формы ЭД. 2.Проектирование содержания формы ЭД (определение перечня элементов и выбора способов их заполнения). 3.Определение последовательности форм ЭД. 4.Установление связей между формами ЭД. 5.Апробация форм ЭД и их заполнение.
54 Информационная база Информационная база (ИБ) – основная часть внутримашинного ИО. Информационная база это совокупность данных, организованная определенным способом и хранимая в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности аппарата управления и функциональных подсистем ИС. Понятия массивов и файлов неотделимы друг от друга – массивы содержат информацию, а файлы организуют ее хранение.
55 Классификация файлов ИБ По смысловому содержанию (программные и массивы данных) По смысловому содержанию (программные и массивы данных) По этапам обработки (входные, выходные (результатные), внутренние (базовые)) По этапам обработки (входные, выходные (результатные), внутренние (базовые)) По составу информации (файлы с оперативной информацией, файлы с постоянной информацией) По составу информации (файлы с оперативной информацией, файлы с постоянной информацией) По типу логической организации (файлы с иерархической и реляционной структурой записи) По типу логической организации (файлы с иерархической и реляционной структурой записи) По способу физической организации (файлы с последовательным, индексным и прямым способом доступа) По способу физической организации (файлы с последовательным, индексным и прямым способом доступа)
57 Виды массивов по этапам обработки Вид массивовНазначение и содержание Входные Содержат исходные и текущие данные, запросы на решение задач и выполнение процессов. Предназначены для ввода данных или обновления базовых файлов. Выходные(результатные) Содержат совокупность показателей, необходимых для формирования отчетности и принятия решений в последующий период. Внутренние(базовые) Содержат справочную, нормативную, служебную информацию. Предназначены для переработки информации из входных массивов и формирования выходных массивов.
58 Виды массивов по технологии использования Вид массивов Назначение и характеристики. Постоянные Формируются до начала функционирования ИС. Содержат директивные, нормативные, справочные и другие, редко меняющиеся, данные. Переменные (оперативные) Формируются из первичных документов. Содержат текущую информацию о состоянии объекта управления. Вспомогатель ные (рабочие) Являются результатом логических преобразований постоянных массивов. Создаются для решения конкретных задач с целью сокращения времени обработки информации. Промежуточн ые Содержат информацию, возникающую на стыке различных задач. Не имеют самостоятельного значения для целей управления объектом. Архивные Формируются на основе выходных массивов. Предназначены для хранения информации, необходимой для обработки в будущих отчетных периодах, для решения аналитических, прогнозных задач. Служебные Содержат информацию, необходимую для обработки всех выше упомянутых массивов. Предназначены для ускорения поиска информации в основных файлах.
59 Требования к внутримашинному ИО Полнота, целостность, согласованность и непротиворечивость хранимой информации. Полнота, целостность, согласованность и непротиворечивость хранимой информации. Минимизация времени выборки данных при решении задач управления. Минимизация времени выборки данных при решении задач управления. Независимость структуры массивов от программных средств их организации. Независимость структуры массивов от программных средств их организации. Динамичность структуры ИБ. Динамичность структуры ИБ. Релевантность ИБ. Релевантность ИБ. Удобство языкового интерфейса. Удобство языкового интерфейса. Разграничение прав доступа пользователей. Разграничение прав доступа пользователей.
60 Способы организации ИБ Поддерживается функциональными пакетами прикладных программ Основывается на использовании универсальных программных средств загрузки, хранения, поиска и ведения данных (СУБД). Информационная база Совокупность локальных файлов Интегрированная база данных
61 Особенности пофайловой организации ИО Специализация структуры данных под решаемые задачи высокая скорость обработки данных. Специализация структуры данных под решаемые задачи высокая скорость обработки данных. Не предусматривается установления связи между файлами, исключается работа в диалоге. Не предусматривается установления связи между файлами, исключается работа в диалоге. Применяется при решении узкоспециализированных задач с небольшим объемом данных, хранящихся в обособленных файлах. Применяется при решении узкоспециализированных задач с небольшим объемом данных, хранящихся в обособленных файлах.
62 Недостатки пофайловой организации внутримашинного ИО Зависимость программ от данных (структура записи файла известна только программе, которая с ним работает) Сложность авторизации (принят децентрализованный принцип управления доступом, когда администрирование режимом доступа к каждому файлу осуществляется его владельцем) Сложность реализации многопользовательского доступа (эффективный многопользовательский доступ возможен только в режиме чтения файлов)
63 Организация ИО в виде БД – это интегрированная совокупность файлов, обеспечивающая хранение информационных ресурсов, удобное взаимодействие между ними и быстрый доступ к данным. База данных – это интегрированная совокупность файлов, обеспечивающая хранение информационных ресурсов, удобное взаимодействие между ними и быстрый доступ к данным. Преимущества: Преимущества: обеспечение совместимости данных; обеспечение совместимости данных; уменьшение синтаксической и семантической избыточности; уменьшение синтаксической и семантической избыточности; соответствие данных реальному состоянию объекта управления; соответствие данных реальному состоянию объекта управления; обеспечение многопользовательского доступа к данным. обеспечение многопользовательского доступа к данным. Проблемы: Проблемы: необходимость усиления контроля ввода данных; необходимость усиления контроля ввода данных; необходимость разграничения прав доступа пользователей; необходимость разграничения прав доступа пользователей; необходимость обеспечения защиты данных. необходимость обеспечения защиты данных.
64 Виды БД 1.По используемой модели данных: Иерархические; Иерархические; Сетевые; Сетевые; Реляционные; Реляционные; Объектно-ориентированные. Объектно-ориентированные. 2.По организации хранения данных и технологии их обработки: Централизованные; Централизованные; Распределенные. Распределенные.
Введение
Глава 2. Построение кода сообщения
Заключение
Список используемой литературы
Введение
Информационные системы существовали с момента появления общества, поскольку на любой стадии развития общество нуждается в координации процессов, выполняемых на основе обмена сведениями и управления ими. Особенно это касается производственных процессов - процессов, связанных с производством материальных благ, так как они жизненно важны для развития общества. Именно производственные процессы совершенствуются наиболее динамично. А по мере их развития усложняется и управление ими, что, в свою очередь, стимулирует совершенствование и развитие информационных систем как наиболее эффективного инструмента для передачи сообщений между участниками производства.
Эффективное управление предприятием в современных условиях невозможно без использования компьютерных технологий. Правильный выбор программного продукта и фирмы-разработчика - это первый и определяющий этап автоматизации бухгалтерского учета. В настоящее время проблема выбора информационной системы (ИС) из специфической задачи превращается в стандартную процедуру.
Руководители многих российских предприятий имеют слабое представление о современных компьютерных интегрированных системах и предпочитают содержать большой штат собственных программистов, которые разрабатывают индивидуальные программы для решения стандартных управленческих задач.
Процедура принятия решения о выборе наиболее эффективной компьютерной системы управления нова для большинства отечественных руководителей, а ее последствия во многом будут оказывать значительное влияние на предприятие в течение нескольких лет. Т.к. применение интегрированной ИС, которая отвечала бы требованиям предприятия (масштабу, специфике бизнеса и т.д.), позволила бы руководителю минимизировать издержки и повысить оперативность управления предприятием в целом.
Глава 1. Информационное обеспечение автоматизированной информационной системы
1.1 Понятие автоматизированной информационной системы в экономике
Для того чтобы понять, что же такое экономическая автоматизированная информационная система (далее АИС), необходимо прежде всего определить ее место в системе управления экономическим объектом. Потребность в управлении возникает в том случае, когда необходима координация действий членов некоторого производственного коллектива, объединенных для достижения общих целей. Такими целями могут быть: обеспечение устойчивости функционирования или выживания объекта управления в конкурентной борьбе, получение максимальной прибыли, выход на международный рынок и т.д. Цели сначала носят обобщенный характер, а затем, в процессе уточнения, они формализуются управленческим аппаратом в виде целевых функций. Координация действий по достижению целей базируется на системе обмена информацией между участниками производства. Система информационного обмена включает в себя определенные процедуры, в частности регистрацию, обработку, поиск информации и др.
В соответствии с кибернетическим подходом система управления представляет собой совокупность объекта управления, например предприятие, и субъекта управления – управленческого аппарата. Аппарат объединяет в себе сотрудников, формирующих цели, перерабатывающих информацию, вырабатывающих и принимающих решения, а также контролирующих их выполнение. Роль АИС в контуре управления экономическими объектами состоит в том, чтобы осуществить подготовку, обработку и выдачу информации операторам управления - руководителям и специалистам (рисунок - 1).
В задачу объекта управления входит реализация той деятельности, для которой создавалась система управления, а также представление данных о состоянии выполнения планов.
Рисунок - 1. АИС в контуре системы управления экономическим объектом: ПС – прямая связь, ОС – обратная связь
Оба компонента системы управления связаны прямой и обратной связями. Прямая связь выражается потоком директивной информации, направляемой от управленческого аппарата к объекту управления. Обратная связь представляет собой поток отчетной информации о выполнении принятых решений, направляемый в обратном направлении. Указанные виды связей в системе управления существуют между субъектом и объектом управления напрямую, а также через АИС. В этом случае связь осуществляется в части решения задач по передаче и обработке информации.
Взаимосвязь источника информации – аппарата управления, приемника информации – предприятия, а также каналов передачи информации между источником и приемником информации (прямая и обратная связи) и составляют информационную систему (далее ИС) экономического объекта.
Возрастание объемов информации в контуре управления, усложнение ее обработки повлекло за собой сначала внедрение компьютеров на отдельных операциях, а затем расширение их применения. Традиционная ИС стала качественно меняться. В управленческом аппарате появилось новое структурное подразделение, единственной функцией которого стало обеспечение процесса управления информацией на основе применения средств вычислительной техники. В связи с этим в контуре управления появились новые информационные потоки, а старые потоки частично изменили свое направление. Часть традиционной ИС стала постепенно, но неуклонно трансформироваться в направлении все большей автоматизации обработки информации. С учетом сферы применения выделяются:
Технические ИС;
Экономические ИС;
ИС в гуманитарных областях и др.
Так как далее речь будет идти об ИС экономического характера, необходимо ввести понятие АИС в области экономики. АИС в экономике – это совокупность методов и средств информационного, технического, программно-математического и организационно-правового характера, предназначенная для информационного обеспечения решения экономических задач. Таким образом, можно обозначить отраслевой вид АИС – экономическая автоматизированная информационная система (далее ЭАИС). С помощью ЭАИС, к сожалению, может перерабатываться далеко не вся информация, используемая для управления экономическим объектом, поскольку на предприятиях циркулируют огромные информационные потоки, играющие важную роль в принятии решений, обработка которых в их полном объеме с помощью компьютеров невозможна. Причин здесь несколько:
– сложность структуризации информации и формализации процессов ее переработки;
– недостаточное количество вычислительных устройств (парка ЭВМ);
– отсутствие экономической целесообразности и др.
АИС обеспечивают решение экономических задач и тем самым включаются в предметную область экономики. Предметная область (далее ПрО) экономики в контексте АИС – это совокупность сведений о структуре, процессах и свойствах экономических объектов и АИС, способах взаимосвязи и процессах взаимодействия между ними. ПрО в значительной мере определяет специфику решения задач построения и функционирования АИС. Обобщенное понимание ПрО можно представить как совокупность объектов, процессов, их количественных и качественных характеристик, а также связей между ними, объединенных общей идеей, определенным смыслом или понятием более высокого уровня.
При построении и эксплуатации АИС учитываются следующие основные категории, отображаемые как системообразующие признаки АИС: цели, задачи, функции системы, структура, технология создания и функционирования АИС, исходные условия функционирования системы, факторы, влияющие на уровень качества и эффективность АИС и др.
Таким образом, цель АИС – это обеспечение специалистов информацией для решения экономических задач. Одна из форм результата – информационная продукция и услуги, предоставляемые потребителям. Кроме того, результатом работы ИС должно быть требуемое качество информационной продукции. Отсюда цель АИС – это также и повышение уровня качества информации, выдаваемой специалистам – пользователям АИС.
Задачи составляют важную категорию функциональной структуры АИС. Через решение задач обеспечивается достижение ее цели. Задача АИС – это совокупность методов, средств и процедур, реализация которых обеспечивает достижение цели АИС.
При рассмотрении задач следует учитывать, что существует два основных класса задач: универсальные и специальные. В соответствии с целью основными универсальными задачами АИС представляются:
– выполнение процессов преобразования информации и выдача ее в удобном для восприятия виде;
– экономия ресурсов при выполнении процессов преобразования информации;
– развитие социального статуса работников, занятых в контуре функционирования АИС.
Специальные задачи определяются характером производства и теми задачами, которые решает предприятие для достижения поставленной цели. Они включают:
– обеспечение необходимого объема производства продукции;
– обеспечение ритмичности в производстве продукции или услуг предприятия (фирмы);
– проведение мероприятий по обеспечению заданного уровня качества продукции;
– проведение технико-экономического анализа;
– выполнение материально-технического снабжения предприятия;
– обеспечение маркетинговой деятельности предприятия;
– обеспечение организационно-технических мероприятий по развитию предприятия и др.
Очевидно, что задачи АИС представляют собой базовую категорию ее соответствия профессиональным потребностям экономистов. Это и определяет ее уникальность в социально-экономическом пространстве. В силу этого проблема определения задач АИС имеет ключевое значение в контуре управления экономикой и организации информационной среды.
1.2 Структура и целостность автоматизированной информационной системы
Одна из доминирующих категорий АИС – ее структура (лат. structura – строение, расположение, порядок). Понятие «структура» употребляется достаточно давно и применяется в качестве одного из средств определения понятий формы, организации, отображения содержания определенного объекта. В общепринятом понимании слово «структура» обозначает совокупность составных частей объекта. Однако эти части могут организовать структуру только при наличии определенных связей между ними. Структура АИС – это способ взаимосвязи элементов системы, обеспечивающий ее целостность. Способы взаимосвязи структурных элементов должны быть такими, чтобы можно было обеспечить целостность объекта, его тождественность самому себе в различных условиях существования. Таким образом, целостность АИС – существенная характеристика, относящаяся прежде всего к ее структуре. Целостность АИС – это свойство АИС, обеспечивающее устойчивость и функционирование системы в соответствии с ее назначением.
Родовидовая структура АИС определяется комплексом классификационных признаков, или свойств. Эти признаки могут выступать как основания деления АИС на структурные группы или классы. По характеру решаемых задач современные АИС можно условно разделить на четыре основных класса:
1) Автоматизированные системы обработки данных;
2) Автоматизированные информационно-поисковые системы;
3) Автоматизированные системы управления;
4) Автоматизированные интеллектуальные информационные системы.
В теоретическом плане вопросы структуры отдельной АИС можно рассматривать условно разделив ее на обеспечивающую и функциональную части. Каждая из указанных частей дифференцируется на составные компоненты структуры – обеспечивающие и функциональные подсистемы АИС.
Общую структуру ИС можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. Таким образом, отобразим структуру обеспечивающей части, которая может быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем (рисунок - 2).
Рисунок - 2. Структура информационной системы
Таким образом, в настоящее время в состав обеспечивающей части информационной системы принято выделять подсистемы технического, информационного, математического, программного, организационно-правового, кадрового обеспечения.
1.3 Информационное обеспечение автоматизированной информационной системы
Одним из существенных структурных компонентов АИС является подсистема информационного обеспечения. Подсистема «Информационное обеспечение» АИС - это совокупность баз данных, файлов, документов и лингвистических средств, обеспечивающая реализацию информационной составляющей АИС. Структура подсистемы состоит из следующих основных блоков:
Описание работы
Информационные системы существовали с момента появления общества, поскольку на лю¬бой стадии развития общество нуждается в координации процессов, выполняемых на основе обмена сведениями и управления ими. Особен¬но это касается производственных процессов - процессов, связанных с производством материальных благ, так как они жизненно важны для развития общества. Именно производственные процессы совершен¬ствуются наиболее динамично.
Содержание
Введение 3
Глава 1. Информационное обеспечение автоматизированной информационной системы 4
1.1 Понятие автоматизированной информационной системы в экономике 4
1.2 Структура и целостность автоматизированной информационной системы 8
1.3 Информационное обеспечение автоматизированной информационной системы 9
Глава 2. Построение кода сообщения 23
Заключение 25
Список используемой литературы 27
МИНИСТЕРСТВО ВЫСШЕГО И СРЕДНЕГО СПЕЦИАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ УЗБЕКИСТАН
ТАШКЕНТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ
УНИВЕРСИТЕТ
Факультет « Информационные технологии
и менеджмент»
Мусалиев А.А., Бегалов Б.А., Жиемуратов Т.П.
ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
УЧЕБНО – МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ
Под редакцией академика С.С.ГУЛЯМОВА
ТАШКЕНТ – 200 7
| Введение…………………………………………………………………….. | 3 |
| 1. Информация и информационные ресурсы…………………………….. | 3 |
| 2. Состав, требования и аспекты описания информационного обеспечения…………………………………………………………………. | |
| 3. Структура и основные элементы информационного обеспечения….. | 9 |
| 4. Особенности и свойства экономической информации………………... | 13 |
| 5. Классификация экономической информации………………………….. | 15 |
| 6. Классификация постоянной информации……………………………... | 19 |
| 7. Составные единицы экономической информации…………………….. | 20 |
| 8. Система экономических показателей…………………………………... | 24 |
| 9. Операции обработки экономической информации……………………. | 25 |
| 10. Технологии баз данных………………………………………………… | 28 |
| 11. Организационно – методологический подход к разработке информационного обеспечения экономических информационных систем…… | |
| Литература………………………………………………………………….. | 35 |
Введение
Информационное обеспечение (ИО)- важнейший элемент экономических информационных систем и предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющееся основой для принятия управленческих решений. Любая информационная система не может работать без информации о состоянии управляемого объекта и внешней среды, без передачи информации о принятых управленческих решений. Перед информационным обеспечением стоит задача качественного обслуживания информацией пользователей системы, обеспечение эффективного функционирования потоков информации в процессе реализации функций управления, взаимодействия с внешними системами.
Информационное обеспечение (information support) осуществляет формирование по соответствующим правилам совокупности сведений, процедур накопления, хранения информации, а также ее использование при решении конкретных задач системы и представляет собой совокупность средств и методов организации данных в ИС.
1. Информация и информационные ресурсы
Понятие информации и информационных ресурсов. Понятия и нформация является фундаментальным научным понятиям, требующими точных формулировок и пояснений.
Термин информация происходит от латинского informatio, что означает разъяснение, осведомление, изложение. С позиции материалистической философии информация есть отражение реального мира с помощью сведений (сообщений). Сообщение - это форма представления информации в виде речи, текста, изображения, цифровых данных, графиков таблиц и т.п. В широком смысле информация - это общенаучное понятие, включающее в себя обмен сведениями между людьми, обмен сигналами между живой и неживой природой, людьми и устройствами.
Распространенным является взгляд на информацию как на ресурс, аналогичный материальным, трудовым и денежным ресурсам. Эта точка зрения отражается в следующем определении. Информация - новые сведения, позволяющие улучшить процессы, связанные с преобразованием вещества, энергии и самой информации.
Информационная система - организационно упорядоченная совокупность информационных ресурсов, информационных технологий и средств связи, позволяющая осуществлять сбор, хранение, поиск, обработку и пользование информацией.
Информационные ресурсы можно определить как весь имеющийся объем информации в информационной системе. Для страны - это будет информационные ресурсы страны, для организации - информационные ресурсы организации. Иначе говоря - это весь объем знаний, отчужденных от их создателя, зафиксированный на материальных носителях и предназначенный для общественного использования.
Информационные ресурсы - информация, банк данных, база данных в электронной форме в составе информационной системы.
Информационные ресурсы при их разумной организации и использовании выступают как эквивалент трудовых, материальных и энергетических ресурсов. К тому же информация - это единственный вид ресурса, который содействует наиболее рациональному и эффективному использованию и сбережению всех остальных ресурсов.
Информация, информационные ресурсы существовали всегда, но эти ресурсы из-за своей специфичности не рассматривались как экономическая категория, хотя информация всегда использовалось людьми для управления. Когда в результате развития общества, усложнения технологии и т.п., объем информации становился настолько большим, что его нельзя было переработать для управления, человечество всегда находило какое-либо решение. Появление иерархий управления, возникновение товарно-денежных отношений, создание вычислительных машин с этой точки зрения позволило преодолеть эти трудности в переработке огромных объемов информации для управления.
Одной из важнейших разновидностей информации является информация экономическая. Ее отличительная черта - связь с процессами управления коллективами людей организацией. Экономическая информация сопровождает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг
Информация, как разновидность ресурса . Информация обладает всеми признаками товара: наличием у нее потребительской стоимости (полезности, ценности) и стоимости (т.е. некоторых затрат общественного труда.
У информационных и вещественных объектов как товаров, есть и общие и различающие их свойства.
Эти объекты роднит с обычными изделиями и материальными ресурсами следующее: На них имеется потребительский спрос; они являются объектами собственности, т.е. ими можно владеть, пользоваться и распоряжаться; они имеют конкретных разработчиков (поставщиков); они имеют стоимость и соответственно цену; они могут поставляться на различных условиях.
Однако у информационных ресурсов и технологии имеется ряд принципиальных отличий, к числу которых относится:
- бесконечная тиражируемость, означающая их сохранение при неограниченном числе продаж;
практическая неуничтожаемость;
необходимость (за исключением общесистемных пакетов) индивидуальной адаптации к условиям конкретных пользователей;
обязательность авторского сопровождения поставляемых объектов;
возможность наложения различных ограничений не только по использованию, но и вторичному тиражированию;
сложность идентификации соблюдения авторских прав или прав поставщика;
множественность дублирующих объектов. В отличие от изделий, различные образцы которых могут выполнять сходные функции, информация может по-разному отражать одну и ту же реальность. Например, на торги могут быть предложены несколько вариантов итоговой информацию о размерах открытого месторождения в какой-нибудь продукции;
полезность косвенной информации; Так, например, информация о том, что есть такая информация, стоит довольно дорого;
обесцениваемость в результате пробного использования. Действительно, ознакомившись с данными и убедившись в некондиционности некоторых из них, правомерно отложить предложение о покупке. Однако заставить себя забыть или не использовать достоверные сведения из числа предложенных практически невозможно;
непредсказуемость котировки. Если изделия могут котироваться с некоторой ограничением динамикой (мгновенное исчезновение или возникновение спроса практически невероятно), то информация (но не технология) может мгновенно упасть в цене до нулевого уровня;
возможна взаимная антогоничность, а не просто конкурентность. Предложение на рынке одной информации может сделать на рынке неактуальной другую;
неопределенность некоторых или всех потребительских свойств;
предельно легкая транспортируемость и возможность избежать транспортных (в данном случае коммуникационных) повреждений;
физическая неснашиваемость, означающая наличие только морального старения или потери актуальности в фиксированный или неопределенный момент времени;
мгновенность передачи потребителю сведений и возможность получить подтверждение также в исчезающий малый период времени;
не всегда четкий период поставки не автоматически тиражируемой технологии;
постоянная готовность к поставке;
низкая идентифицируемость поставщика информационных данных и технологии, а также источников сведений и использование компонент технологий;
возможность сохранения конфиденциальности в отношении, как продавца, так и покупателя данных и технологии, а также самого факта продажи или не продажи.
качеству, т.е. по уровню удовлетворения информационных потребностей, определяемой ценностью (полезностью) информации;
выгодам, т.е. по повышению экономической эффективности в целом;
затратам, т.е. стоимостью информации, определяемая объемом информации.
1. Полнота . Полнота информации выражается в точном определении количественных и качественном параметров тех или иных сторон деятельности объекта и выработке адекватных или решений.
Неполнота информации может привести к ошибкам в принятии решений.
2. Достоверность допускает определенный уровень искажений как поступившей, так и результатной информации, при котором сохраняется эффективность принимаемых решений.
3. Доступность восприятия информации определяется скоростью восприятия данных в единицу времени. Поэтому данные представляются преимущественно в табличной форме, которая раскрывает не только смысл содержащейся информации, но и легко воспринимается.
4. Актуальность данных характеризует пригодность для реализации конкретной функции в определенный момент времени. Поэтому актуальность, своевременность и оперативность довольно близкие качественные свойства информации.
5. Своевременность означает поступление информации в удобное или назначенное время. Нарушение этого требования может обесценить информацию.
6. Точность означает ее правильность, степень ее детализации. Точность информации обеспечивает ее однозначное восприятие всеми потребителями.
7. Оперативность отражает старение информации с течением времени и потери актуальности.
Несвоевременное поступление информации вызывает запаздывание в принятии решении, вследствие чего принимаемое решение не отвечает изменившейся обстановке. Чем оперативное информация, тем больше ее ценность. С течением времени информация стареет и ее ценность уменьшается.
Ценность информации быстро возрастает по мере увеличения степени точности или когда различие между сообщаемыми и фактическими результатами уменьшается. Более полная и достоверная информация обеспечивает правильное решение. Наиболее желаемая точность это та, когда ценность информации превышает расходы на ее получение.
Важное преимущество информационных систем состоит в том, что с ее использованием уменьшается время обработки. Существует понятие о минимальной, средней и максимальной давности информации. Минимальная давность равна половине отчетного периода плюс задержка в обработке; средняя - половина интервала между периодом обработки плюс задержка в обработке; максимальная - одному интервалу плюс половина отчетного периода.
Ценность информации уменьшается по мере увеличения задержки, с увеличением задержки информация может оказаться устаревшей и непригодной для принятия решений.
Информационную систему, немедленно реагирующую на любое отклонение, можно считать системой, действующей в реальном масштабе времени. Предполагается, что такая система получает, обрабатывает и передает данные с такой небольшой задержкой, что можно принять нужные меры немедленно.
По мере старения информации ее ценность для выработки решения падает до уровня, который достигается при информации меньшего объема. При получении дополнительной информации повышается роль принимаемых решений.
При уменьшении задержки в обработке информации, во-первых, решения могут приниматься раньше, во-вторых, ее содержание улучшится.
Для того, чтобы информация была полезной, она должна быть связана с решаемой в каждый момент времени проблемой; наличие только относящейся к делу информации позволяет пользователю принимать своевременные и более содержательные решения, так как он не тратит времени на поиск нужных ему факторов среди многих других. Если имеющееся информация не связана с вырабатываемым решением, то она не имеет ценности. Знание (или незнание) пользователем какой-либо части информации и действия, которые оказывается следствием этого, также являются важным фактором ценности информации.
2. Состав, требования и аспекты описания информационного
обеспечения
Состав информационного обеспечения. Информационное обеспечение АЭИС включает:
состав информации, т. е. перечень информационных единиц (сообщений), необходимых для решения комплексов задач в функциональных подсистемах ИС;
характеристики движения информации, т. е. количественные оценки объема и интенсивности информационных потоков, маршруты документов, схем документооборота, вероятностно – временные характеристики преобразования сообщений;
структуру информации и закономерности ее преобразования, т. е. правила построения сообщений в цепочки «вход – система – выход»;
характеристики качества преобразования информации, т. е. количественные оценки полезности, достоверности и своевременности информации;
способы преобразования информации, включая ее съем, доставку, распределение и обеспечение информацией комплексов задач и отдельных задач функциональных подсистем ИС.
способствовать реализации интегрированной обработки информации и принятию управленческих решений на основе экономико-математических методов и моделей, программ их машинной реализации в различных режимах;
представлять полную, своевременную и достоверную информацию для принятия решений с минимумом затрат на ее получение, накопление, поиск, обработку и передачу;
способствовать осуществлению диалога пользователя с ЭВМ, предусматривая для этого все необходимые средства и методы эффективного взаимодействия человека и ЭВМ;
осуществлять накопление и хранение информации путем создания автоматизированного банка данных;
обеспечить условия реализации функций управления за счет рационального использования всего информационного ресурса системы.
полнота отображения состояния управляемой системы и достоверности информации, как необходимой для решения задач, так и выдаваемой по запросам пользователей;
высокая эффективность методов и средств сбора, хранения, накопления, обновления, поиска и выдачи данных;
одноразовая регистрация и одноразовый ввод информации, и ее многократное и многоцелевое использование;
простота и удобство доступа к данным информационной базы;
ввод и накопление в информационной базе данных с минимума дублирования;
организация эффективной системы документооборота;
развитие информационного обеспечения путем наращивания данных и организации новых связей и проектирование более совершенных методов и способов обработки информации;
регламентация доступа к данным с различным уровнем доступа, а также времени хранения документированной информации.
Функциональный аспект описания ИО отражает его роль в решении различных задач ИС. Выделяют следующие функции ИО: слежения, памяти, обработки и распределение информации.
Функция слежения обеспечивает подготовку, передачу и прием информации для управления объектом. Причем, слежение может быть постоянным, периодическим, оперативным, запаздывающим и прогнозирующим.
Функция памяти связанно, прежде всего, с хранением информации в ИС и предполагает отбор, сортировку, размещение, обновление, поиск и выдачу информацию.
В функцию обработки информации входит логическое и арифметическое преобразование информации.
В функцию распределения информации входит избирательность доставки информации в системе по уровням иерархии управления, пользователям.
Структурный аспект описания ИО предполагает исследование формы и структуры хранения и преобразования информации в ИС и включает классификацию информации, систему показателей, информационный язык, документацию, структуру информационных массивов (файлов), язык общения с информационной системой.
Трансформационный аспект описания ИО рассматривает преобразование языка экономического управления по уровням управления и этапам движения информации от входа к выходу системы.
Методический аспект описания ИО. В его основе при создании АЭИС лежит осуществление следующих принципов:
методологического единства ИО, т. е. разработка ИО различных функциональных подсистем на основе единых методов;
информационной совместимости ИО, т. е. создание единой системы форм документов, классификаторов и кодов для всей системы;
типизация блоков ИО, т. е. построение аналогичных в функциональном и содержательном отношений частей ИО по единым типовым правилам на одном языке;
унификация обмена информацией, т. е. сокращение форм документов;
интеграция обработки информации, т. е. однократности ввода информации в систему при многократном ее использовании.
3. Структура и основные элементы информационного обеспечения
Структура информационного обеспечения. В теории автоматизированной обработки информации, ИО принято делить на: системы показателей данной предметной области (например, показатели бухгалтерского учета, финансово – кредитной деятельности и т. д.); системы классификации и кодирования; документацию; потоки информации-варианты организации документооборота; различные информационные массивы (файлы), хранящихся в машине и на машинных носителях и имеющих различную степень организации.
Ввиду сложности системы ИО, выделяются такие составляющие ее части, как внешнее (внемашинное) и внутреннее (внутримашинное) ИО.
Внешнее (внемашинное) информационное обеспечение представляет собой часть информационного обеспечения, включающая совокупность информационных сообщений, сигналов, документов, используемых при функционировании информационной системы в форме воспринимаемых человеком без применения средств информационных технологий.
В состав внешнего информационного обеспечения входит: система классификации и кодирования информации, система нормативно – справочной информации, документация (входная и выходная), а также система организации, ведения и хранения документации и внесения в нее изменений.
Системы классификации и кодирования информации (объектов, элементов данных) являются средствами формализованного описания данных, при этом осуществляется однозначная замена смыслового содержания компактным кодом. В первую очередь это относится к наименованиям технико-экономических показателей, документов, операции, продукции, предприятий и т. д.
Нормативно – справочная информация относится к условно – постоянной информации, характеризующих заданное состояние управляемых параметров производства к определенному моменту времени. К ней относятся плановые задания, производственные графики, нормативы трудоемкости изделий, а также нормы и нормативы и т. д.
Оперативная (входная) документация , отражая переменную (текущую) информацию характеризует состояние управляемых параметров производства в заданный момент времени (объем выпуска за текущий период, приход и расход материалов и т. д.), а также за некоторый период времени.
Входная информация представляет собой совокупность исходных данных, необходимых для решения задач. Вводимые в систему и хранимые в ней данные представляют отдельные значения параметров объектов, процессов или явлений в виде слов, буквенных обозначений, числовых величин, таблиц, графиков или в иной форме.
Источниками входных данных могут служить устные сообщения, рукописные материалы, документы и носители информации в форме пригодной для непосредственного ввода в ЭВМ. Исходные данные получают в обычных, для неавтоматизированной системы документах, написанных от руки, отпечатанных типографическим способом или на машинке с последующим переносом их на машинные носители информации и т. д.
Выходная информация, являясь результатом обработки входной информации (оперативной и нормативно – справочной) по определенному алгоритму предназначена для принятия решений по управлению производством.
К выходной информации относится информация, получаемая в результате решения задачи системы и предназначенная для непосредственного использования пользователем. Обычно выходная информация представляется в виде машинных документов. Документы делятся на группы по функциональному назначению с учетом целей, для которых они предназначены, частоты выхода документов и целесообразности их получения пользователями и т. д.
Группировка и расположение информации в документе определяется алгоритмом использовании этой информации.
Результатом решения задачи также является промежуточная информация, используемая при решении других задач.
Внутреннее (внутримашинное) информационное обеспечение , являясь частью информационного обеспечения, представляет собой совокупность используемых в информационной системе данных на машинных носителях, включающие входные, промежуточные и выходные массивы, образующих информационную базу, а также систему программ организации, ведения и доступа к данным. Внутреннее информационное обеспечение включает все массивы (файлы), необходимые для решения задач и обработки данных, а также программные средства записи, обновления массивов и поиска в них данных. В состав информационной базы входят:
нормативные и справочные данные, составляющие информационный базис системы;
текущие сведения, поступающие извне системы и требующие ответной реакции системы или влияющие на алгоритм выработки решений;
накапливаемые архивные и учетные данные, необходимые для управления экономической системой.
Контролируют входные данные и ведение информационной базы - программные средства. Под ведением информационной базы (массивов информации) понимают обеспечение хранения, накопление данных, своевременного исключения устаревших данных, внесения и контроля изменений.
Основные элементы информационного обеспечения также состоит из элементов внешнего и внутреннего информационного обеспечения.
Основными элементами внешнего
поток информации - группа сообщений в процессе ее движения в пространстве и времени в одном направлении, при условии, что у этих сообщений имеется источник и получатель;
реквизит – элементарное сообщение, дальнейшее расчленение которой невозможно без уничтожения семантического смысла сообщения; реквизиты подразделяются на признаки и основания;
реквизит-признак – часть сообщения, которая функционально предназначена для качественной характеристики описываемого объекта; признак позволяет проводить идентификацию объекта в определенном множестве сообщений;
реквизит-основание – часть сообщения, которая функционально предназначена для количественной характеристики описываемого объекта; физически основание- это числовая величина, получаемая в результате наблюдения, измерения или вычисления;
показатель- часть сообщения, которая описывает качественную и количественную сторону объекта, обладает информативностью и поэтому способна образовать документ. Показатель компонуется из реквизитов- признаков и реквизитов-оснований и состоит из одного признака – основания и одного или нескольких реквизитов- признаков, характеризующих основание и связанных с ними логическими отношениями. При обработке над реквизитами основаниями осуществляются арифметические операции, над реквизитами признаками – логические (сортировка, поиск, выборка и т. д.).
номенклатура - информационная совокупность, включающая все значения однотипных показателей;
документ - средство закрепления различными способами на специальном материале информацию о фактах, событиях, явлениях, объективной действительности и мыслительной деятельности человека;
кодирование – отображение дискретных сообщений в виде определенных сочетаний символов;
код – конкретное условное обозначение каждого наименования в данной номенклатуре;
документооборот - движение документов с момента их возникновения или получения до завершения исполнения или отправки;
система документации - совокупность документов создаваемых в процессе выполнения одной из функций управления.
Основными элементами внутреннего информационного обеспечения являются:
файл - это некоторое множество записей однородной структуры, предназначенные для решения задач;
запись – это набор полей определенного формата, объединенных по общему ключевому полю. Элементы записи обозначаются идентификаторами.
Носители информации. Функционирование экономических объектов отображаются системой экономических показателей, характеризующих все аспекты деятельности производства. Для их фиксации используются носители информации.
Носитель информации - это различные материалы, обладающие физическими свойствами (бумага, магнитные диски, оптические диски и др.), которые применяются для сохранения информации, т. е. любое материальное средство, на которое записывается (регистрируется) и с которого считывается информация.
Назначением носителей информации являются:
запись первичных данных;
подготовка исходных данных к обработке;
непосредственный ввод в компьютер подготовленных данных;
организация внешней памяти компьютера; фиксация результатов обработки данных.
Информационное обеспечение можно разделить на внемашинное и внутримашинное.
Внемашинное ИО - это системы показателей, классификаторов, кодов и документации.
Внутримашинное ИО - это различные файлы на машинных носителях, автоматизированные банки данных (АБД).
Проектирования ИО, выполняется совместно с пользователями АИС, ведется с системных позиций параллельно с проектированием технологического, программного и математического обеспечения.
В ходе проектирование ИО выполняются следующие работы: определение состава показателей, необходимых для решения экономических задач, их объемно-временных характеристик и информационных связей; исследование возможностей использования общегосударственных и отраслевых классификаторов, разработка локальных классификаторов и кодов; проектирование форм новых первичных документов и выявление возможностей применения унифицированной системы документации; определение типа организации автоматизированного банка данных (АБД); проектирование форм вывода результатных сведений.
Целью внедрения АИС является дальнейшая информатизация конечного пользователя, поэтому его участие в проводимых информационных и внедренческих работах необходимо и является важной предпосылкой их успешного выполнения. Появляются дополнительные возможности: ведение в ПЭВМ справочников,
формирование всевозможных докладов и таблиц произвольной формы, широкий обмен информацией между пользователями и пр.
При обработке экономических данных и составлении различных сводок возникает необходимость в группировке по реквизитам-признакам. Группировка осуществляется на основе систем классификации и кодирования.
Классификация заключается в распределении элементов множества на подмножества на основании зависимостей внутри признаков. Например, при кодировании товаров выделяются такие классификационные признаки, как группа, подгруппа, сорт (артикул), размер. Номенклатура товаров - это упорядоченный полный список однородных наименований, включающий отдельные строки - позиции.
В Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК) входят самые разнообразные классификаторы: Общегосударственные, предназначенные для информационного обмена между различными АИС, разрабатываются в централизованном порядке. Примерами являются классификаторы продукции, административнотерриториального деления страны, отраслей, профессий, предприятий и организаций, единиц измерения, документации, налогоплательщиков и т.д. Отраслевые, единые для отдельных отраслей такие, как банковские коды планов счетов, виды оплат и удержаний из заработной платы, видов операций движения материальных ценностей и др.
Локальные, составленные для АИС предприятий и организаций, такие, как коды структурных подразделений, табельных номеров работающих, дебиторов и кредиторов и др.
Каждая позиция Общероссийского классификатора продукции (ОКП), действующего с 1 июля 1994 г., содержит шестизначный цифровой код, из которого пять знаков отражают группу продукции, а шестой знак - контрольное число. Первые два знака означают классы продукции, следующий знак - подкласс, затем указывается одним знаком группа, следующий знак - подгруппа, а последний знак - вид продукции.
Например:
5714309 - плиты облицовочные пиленые из природного камня.
Различают два метода классификации: Иерархический метод - между классификационными группами устанавливаются отношения подчинения, последовательной детализации свойств типа: класс - подкласс - группа - подгруппа - вид и т.д. В иерархической классификации каждый объект попадает только в одну классификационную группировку, объединение группировок одного иерархического уровня дает исходное множество объектов. Глубина иерархии определяется классификационными признаками. Фасетный метод - исходное множество объектов разбивается на подмножества в соответствии со значениями отдельных фасетов. Фасет - набор значений одного признака классификации. Фасеты взаимно независимы. Каждый объект может одновременно входить в различные классификационные группировки.
Правила построения иерархического классификатора следующие: Определить число признаков, указать их наименование и соподчиненность (например, А (группа материала) включает Б (подгруппу), Б включает В (вид), В включает Г (подвид)). Определить число значений каждого признака и выбрать максимальное. Построить классификационное дерево (рис. 4.1).
4.
Рис. 4.2
Например, обозначение 6431 означает:
6 - лесные породы;
4 - лес пиленый;
3 - лес пиленый обрезной;
1 - размер заготовки.
Если между признаками нет иерархической зависимости, то имеет место одноуровневая многопризначная (фасетная) классификация. Она используется для такого деления объектов на классы, при котором ранг всех признаков одинаков. Классы-фасеты получают путем отнесения объектов в классы согласно значениям признаков одновременно. Например, множество рабочих можно разделить по ряду признаков: цех, участок, место проживания, пол, Ф.И.О., зарплата, месяц. Группируя эти признаки, можно получить ответы на различные вопросы. Например, кто из рабочих сборочного цеха заработал более 20 тыс. руб. в месяц?
Следующим этапом после классификации идет кодирование или процесс присвоения новых условных обозначений различным позициям номенклатурам по определенным правилам, установленным системой кодирования. Примером кодового обозначения является идентифицированный номер налогоплательщика, включающий десять знаков; первый и второй знак означают территорию, третий и четвертый - номер государственной налоговой инспекции, остальные - номер налогоплательщика и контрольный разряд. В машине хранится справочник работающих, включающий фамилию, имя, отчество, табельный номер, должность, оклад и пр. В ходе обработке по табельному номеру выбирается вся необходимая справочная информация и печатается в выходных ведомостях.
Коды могут быть: цифровые, буквенные, смешанные. К кодам предъявляются следующие требования: должны охватывать все номенклатуры, по которым делается группировка; быть едиными для разных задач внутри одного экономического объекта; должны быть стабильными, часто не пересматриваться; иметь резерв на случай появления новых позиций номенклатуры; быть экономичными, т.е. обладать минимальной значностью.
Код - это универсальный способ отображения информации в виде системы соответствий между элементами сообщений и сигналами, при помощи которых эти элементы можно зафиксировать. Конечная последовательность символов алфавита кодирования называется кодовым словом (кодовой комбинацией), если она однозначно соответствует какому-либо элементу из множества сообщений, а множество кодовых комбинаций образует код. Число символов в кодовой комбинации называется длиной
слова. В качестве кодовых символов используются различные обозначения в виде букв, цифр и специальных знаков. Число различных значений, которые может принимать любой символ кода, называется основанием кода.
Назначение кодов состоит в обеспечении группировки информации, подсчете итогов по группировочным признакам и их печати в выходных ведомостях. Коды необходимы для удобства поиска информации, хранения и выборки, передачи ее по каналам связи.
Наибольшее распространение получили системы кодирования: порядковая, серийная, позиционная и комбинированная.
Порядковая система кодирования предполагает присвоение всем позициям кодируемой номенклатуры порядковых номеров без пропусков. Например, месяцы кодируются в календарной последовательности: 01 - январь, 02 - февраль, 03 - март и т.д.
Серийная система ориентирована на кодирование объектов, которые предварительно сгруппированы в серии. Сериям присваиваются номера с учетом их возможных расширений. Например, группа основных цехов - код о 01 до 03; группа вспомогательных цехов - коды от 05 до 10 и т.д.
Позиционная система кодирования отражает иерархическую соподчиненность признаков классификации. В бухгалтерском учете распространены позиционные двух- и трехпризначные коды. В кодах счетов бухгалтерского учета выделяют дополнительный, аналитический уровень для получения более детальной информации. Например, для счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» выделяют два уровня: для подразделений и для табельных номеров. Для счета 10 «Материалы» выделяют три уровня: вид материальных ценностей (1 знак), склад (1 знак) и номенклатурный номер (2 знака). Структура кода представлена на рис. 4.3 . 
Широкое применение средств вычислительной техники, в том числе на складах, на предприятиях розничной торговли, потребовало маркировки товаров кодами, считываемыми машиной. Наиболее надежным оказался способ чтения штрихового кода ручным лазерным сканером.
Штриховой код точно и однозначно определяет каждый конкретный товар, т.е. по штриховому коду можно находить товар и его характеристики, хранящиеся в базе данных торговой системы. В России, как и в других Европейских странах, используется штриховой код стандарта EAN-13. Он включает 13 цифр:
первые три (460) означают, что товар произведен в России;
четыре цифры - это код предприятия, которое произвело данный товар;
пять цифр - код товара;
одна цифра - контрольная сумма, вычисляемая автоматически по определенной формуле над предыдущими цифрами.
Стандартный набор для штрихового кодирования включает: принтер для маркировки товаров на складе; электронные весы со встроенной печатью этикеток или
дополнительным принтером на фасовке весового товара; кассовые аппараты со сканерами штриховых кодов в торговом зале; мобильный терминал на складе для учета товара.
Использование штрихового кодирования ведет к уменьшению потерь на
воровство в магазинах, к отслеживанию наличия товара на складе, к мобильному управлению ценой, к организации электронного (безбумажного учета).
