Табель учета рабочего времени в 1С ЗУП 8.3 ведется по тем сотрудникам, заработная плата которых зависит от количества отработанного времени (повременщики).
Существует два способа учета отработанного времени:
- Учет отклонений от планового времени. В данном случае фиксируются все неявки на работу (отгул, отпуск, больничный и т. п.). Данный способ учета так же отражает незапланированные работы (сверхурочные).
- Данный способ отражает не только незапланированные работы и неявки, но и время, отработанное по графику – сплошная регистрация.
Если вас интересует, где найти табель учета рабочего времени в 1С Бухгалтерия 8.3, томить не буду — его там нет. Для целей расширенного учета по з/п специально приобретается решение 1С ЗУП 8.3. О ней мы и поговорим.
Первым делом необходимо на текущий год (на год ведения табеля). В меню «Настройка» выберите пункт «Производственные календари».
Если календарь не был ранее создан, его необходимо создать и заполнить автоматически, проверив корректность и при необходимости внести изменения.
Графики работы
После заполнения производственно календаря в 1С ЗУП, вам необходимо создать и заполнить графики работы сотрудников. Для этого перейдите в меню «Настройка» и выберите пункт «Графики работы сотрудников».
График можно заполнить автоматически, при необходимости скорректировав.
Графики работы можно задать для сотрудников такими документами, как, «Прием на работу» и «Кадровый перевод».
В ЗУП есть возможность массово изменять график работы сотрудникам.
В таких ситуациях, когда у сотрудника на определенный период времени изменялись условия рабочего времени (например, сокращенный день), для них указываются индивидуальные графики. Настройка индивидуальных графиков располагается в меню «Зарплата». При наличии индивидуального графика у сотрудника за определенный период, программа не будет учитывать основной.
Заполнение табеля учета рабочего времени в 1С ЗУП
Табель учета рабочего времени в 1С ЗУП 8.3 находится в разделе «Зарплата», пункт «Табели». В табеле используются обозначения, которые находятся в справочнике «Виды использования рабочего времени». При необходимости указания нескольких видов времени, каждый из них указывается в отдельной строке.
Табель можно заполнить автоматически, скорректировав при необходимости данные. На некоторых предприятиях используются СКУД (системы контроля и управления доступом). Вся суть заключается в том, что все входы и выходы фиксируются при помощи электронно-пропускной системы. Эти данные можно перегрузить в табель учета рабочего времени, исключая при этом необходимость вести его вручную.
Для того чтобы была возможность изменять данные в табеле относительно графика работы, в настройках программы нужно снять галку «Проверять соответствие фактического времени плановому». В противном случае если в табеле будет указано рабочее время, например, в выходной по графику работы, документ не будет проведен.
Следует помнить, что при одновременном ведении и табелей и документов отражения, табель будет иметь высший приоритет при получении отработанного времени для расчета зарплаты.
Форма Т-13
В 1С ЗУП 3.1 для просмотра отработанного времени есть печатная форма «Т-13». Сформировать данный отчет можно из раздела «Зарплата», выбрав пункт «Отчеты по зарплате». Необходимый вам отчет будет называться «Табель учета рабочего времени Т-13».
Для контроля за сотрудниками зафиксированного за ними графика выхода на работу, для учета фактически отработанного времени для расчета заработной платы, и для составления стат. отчетности сотрудники кадровых служб ведут табеля учета рабочего времени. Для учета используется две формы Т-12 и Т-13. Первая предназначена исключительно для ручного заполнения, а форма Т-13 для автоматического. В этом обзоре я расскажу про методику ведения табеля учета рабочего времени, а также дам краткую инструкцию по заполнению табеля в программе 1С:Зарплата и управление персоналом, редакции 3.0.
Методика ведения табеля
Учет ведется по наемным сотрудникам, у которых результат расчета заработной платы зависит от фактической выработки времени. В классической схеме это выглядит так:
- Специалист, которому поручен учет отработанного времени заполняет табель и передает его в бухгалтерию;
- В бухгалтерии, специалист по расчету заработной платы на основании полученных данных начисляет заработную плату.
С помощью средств автоматизации этим процессом может заниматься и один сотрудник (например, расчетчик ЗП).
Бывают ситуации когда вести учет отработанного времени не обязательно, например если все сотрудники работают по стандартному графику работы (40 часовая рабочая неделя).
Есть два способа контроля отработанного времени:
- Первый способ — это учет отклонений от зафиксированного за сотрудником графика. Т.е. фиксируются только те дни (или часы), когда сотрудник не работал, например отпуск, больничный, отгул и т.п. Отклонения могут быть также в большую сторону, например работа в незапланированное по графику время, например сверхурочные;
- Второй способ — это сплошная регистрация отработанного времени. Этот способ применяется когда нужно тотально контролировать отработанное сотрудником время.
Важно понимать, что второй способ более трудоемкий, потому что, как и в первом нужно вести учет документов отклонений и дополнительно регистрировать все явки сотрудников.
Как вести табель в 1С:Бухгалтерии
Так вот сразу оговорюсь, что в 1С:БП нет стандартного функционала для автоматизации этой задачи. Но в каталоге разработок есть решения для этого вопроса:
Фиксируем план рабочего времени
Переходим к описанию действий в программе 1С:Зарплата и управление персоналом. Чтобы закрепить за сотрудником плановое время работы, нужно присвоить ему график работы или на определенный период закрепить за работником индивидуальный график. Итак, по шагам…
Первое, что необходимо сделать, это заполнить производственный календарь на текущий календарный год. Для этого нужно перейти в раздел Настройка — Производственные календари.
После того, как производственный календарь заполнен, нужно подготовить графики работы, по которым на вашем предприятии работают сотрудники.
График работы сотруднику можно назначить несколькими способами. Например, в документе «Прием на работу».
Или, если изменились условия документом «Кадровый перевод».
Обратите внимание, в ЗУП 3.0 есть возможность изменить график работы сразу по списку сотрудников. Если изменения носят массовый характер, этот инструмент может сэкономить время.
Как уже упоминалось ранее, в случае если в течении какого либо времени у сотрудника меняется условия выхода на работу, нужно зарегистрировать индивидуальный график работы.
Важно понимать, что индивидуальный график работы на время действия (указанный календарный месяц) вытесняет тот график работы сотрудника, который у него назначен по умолчанию (при приеме на работу или при кадровом переводе).
Регистрируем факт отработанного времени
На первом шаге для учета фактически отработанного времени нужно зарегистрировать отклонения от запланированного графика. Это можно сделать через документы:
Если у вас ведется учет по первому способу (только отклонения), то на этом регистрация фактически отработанного времени закончена. Если же вы используете второй способ (сплошная регистрация), тогда необходимо дополнительно зарегистрировать документ «Табель» и в нем по каждому дню указать фактически отработанное время.
У табеля высший приоритет! Например, если в табеле зафиксировано время нахождения сотрудника на больничном и после этого документ регистрации больничного изменился, нужно обязательно внести соответствующие в табель, иначе расчет зарплаты может быть выполнен некорректно.
В табеле можно в ручном режиме в любой ячейке таблице ввести нужно обозначение (см. таблицу используемых условных обозначений).
Если в Вашей организации зарплата сотрудников зависит от фактически отработанного времени, то Вы наверняка знаете, как вести табель учета рабочего времени. Если нет, воспользуйтесь нашей инструкцией.
Чтобы приступить к работе с табелем в первую очередь Вам нужно будет заполнить производственный календарь. Для этого перейдите на вкладку Настройка и выберите пункт Производственные календари .
Чтобы вести учет рабочего времени в программе 1С: Зарплата и управление персоналом, Вы можете использовать два способа:
- Метод отклонений – используя этот метод, программа будет регистрировать отклонения от составленного графика работы сотрудника.
- Метод сплошной регистрации – этот метод включает в себя регистрацию как отклонений от рабочего графика так и фактически затраченное время.
Когда сотрудника принимают на работу, в его личной карточке должен указываться график работы. Если его нет, то обязательно заполните его.
Регистрация расхождений с установленным графиком происходит с помощью таких документов: Начисление по больничному листу, Начисление отпуска, Отпуск по уходу за ребенком.
Перейдите на вкладку Зарплата в пункт Учет времени и создайте индивидуальный график для определенного сотрудника (по необходимости).
Табель учета рабочего времени нужно вести тогда, когда в Вашей организации сотрудники работают по нецикличным графикам учета рабочего времени. Также это необходимо если смены сотрудников постоянно меняются между собой.
Для начала работы и заполнения табеля перейдите на вкладку Зарплата в блок Учет времени и нажмите пункт Табели . В открывшемся окне с помощью кнопки Создать , сформируйте новый документ.
Обязательными для заполнения являются поля: Организация, период.
Затем с помощью кнопки Заполнить сформируйте документ и по необходимости внесите в него свои коррективы.
Табель учета рабочего времени заполняется в соответствии со специальными буквенными обозначениями. Более детально ознакомиться с ними Вы можете на вкладке Настройка в пункте справочника Виды рабочего времени .
После заполнения документа нажимаем Провести и закрыть .
ВНИМАНИЕ!!! Это старая обработка, она не подходит для сдачи 2018г!!! Стажи в ней заполняются из данных отчета РСВ-1, отмененного с 2017 г., но, если вы программист с прямыми руками, то переписать ее под СЗВ-СТАЖ будет не сложно. См. ниже.
Для сдачи отчета за 2018 из 3.1 есть второй файл, не всё, что было в версии для 2.5 работает, но функционал тот же и инструкция на видео к нему, в целом, подходит. Мои клиенты сдались по ней без проблем.
Обработка для формирования, редактирования и выгрузки данных в программу "перечень льготных профессий" Пенсионного фонда.
Работает в конфигурации 1С ЗУП 2.5.93 и выше
Возможности:
- Формирование данных для выгрузки в перечень льготных профессий (на основании индивидуальных сведений)
- Редактирование полученных данных перед выгрузкой в перечень (в 1С работать всё же гораздо быстрее и удобнее)
- Возможность сохранить в базе параметры выгрузки должностей и подразделений, т.е. заполнять все данные нужно только один раз, потом всё заполняется автоматически.
- Графическа подсветка строк требующих уточнения в примечании. Отчет по причинам развыва стажей. Быстрый просмотр табелей по работнику
- Удобство работы
Начиная с версии 1.0.5 умеет сохранять данные в файл для дальнейшей работы, а так же загружать данные из файлов подготовленных в программе перечень льготных профессий.
Таким образом становится возможно загрузить пред. квартал, вручную проставить должности 1с и сохранить выгружаемые в перечень данные, что бы использовать их для сдачи текущей и последующей отчетности.
В чем отличие от аналогов?
- Это не просто выгрузка, это практически замена перечня только для 1С ЗУП 2.5, в ней присутствуют практически все те же поля, что и в перечне, и они выгружаются в xml. Таким образом, в перечне нужно только навести марафет и обновить формат до последней версии.
- Отличия в процедуре формирования стажей. Моя обработка работает следующим образом:
Берет стажи из индивидуальных сведений (обработка подготовка данных для ПФР), раскладывает их по дням, накладывает на это кадровые движения и сворачивает обратно до периодов. При этом убираются коды ДЛОТПУСК, ВНЕТРУД и ВАХТА. Таким образом если работник уходил на больничный, то стаж не разрывается, а если он перемещался из одного подразделения в другое или на другую должность, то стажи так же будут разбиты по должностям/подразделениям. Многие аналогичные выгрузки просто берут срез последних на конец квартала, что чревато ошибками. - Подсветка строк, которые требуют заполнения примечания. Отчет для быстрого поиска причин разрыва стажей, возможность быстро открыть табель по работнику и другие приятные мелочи призванные облегчить Ваш труд.
- Возможность свернуть подразделения и должности с одинаковыми параметрами выгрузки в перечень (код, наименование и т.д.) К примеру должности в названии которых указан разряд или подразделения которые должны выгружаться как одно. Для этого используйте кнопки свернуть подразделения/свернуть должности.
- Удобство работы. Кто работал в перечне, тот поймет. Смотрите видео там все видно.
Это видео - инструкция по работе с обработкой и она же демонстрация возможностей обработки.
https://www.youtube.com/watch?t=5&v=7E3fz59sorM
Решение выполнено в виде внешней обработки для кнфигурации 1С Зарплата и Управление Перисоналом версии 2.5.93.2 и выше.
Код модуля открыт.
Для тех, кто решил скачать таки версию для 2.5 и переделать:
Процедура выгрузки в новом формате 2018г. лежит в модуле объекта и называется СохранитьВФайл2018()
Нужно переписать текст запроса формирования стажей, это одна временная таблица и даты начала, окончания периодов. Остальное должно заработать. Раньше стажи брались из РСВ-1, теперь нужно брать СЗВ-СТАЖ. если лень изобретать велосипед, то качайте версию для 3.1, там это уже есть.
