Merknad: IS informasjonsstøtte. Støtte for informasjon utenfor maskinen. Grunnleggende begreper om informasjonsklassifisering. Konsepter og grunnleggende krav til informasjonskodesystemet. Sammensetning og innhold av. Dokumentasjonssystem. Intra-maskin informasjonsstøtte. Design av skjermformer for elektroniske dokumenter. Informasjonsgrunnlag og måter å organisere det på.
Det er et verktøy for å løse følgende oppgaver:
- entydig og økonomisk presentasjon av informasjon i systemet (basert på objektkoding);
- organisering av prosedyrer for å analysere og behandle informasjon, tatt i betraktning arten av forbindelsene mellom objekter (basert på klassifiseringen av objekter);
- organisering av brukerinteraksjon med systemet (basert på skjermformer for datainndata-utdata);
- sikre effektiv bruk av informasjon i kontrollsløyfen til automatiseringsobjektet (basert på en enhetlig dokumentasjonssystemer).
IS informasjonsstøtte inkluderer to komplekser: off-machine informasjonsstøtte (klassifiserere av teknisk og økonomisk informasjon, dokumenter, metodologisk instruksjonsmateriell) og intra-maskin informasjonsstøtte (layouts / skjermskjemaer for å legge inn primærdata til en datamaskin eller skrive ut resultatinformasjon, struktur informasjonsgrunnlag: inndata, utdatafiler, database).
Følgende generelle krav stilles til informasjonsstøtte:
- informasjonsstøtte bør være tilstrekkelig til å støtte alle automatiserte funksjoner i anlegget;
- for å kode informasjon, bør klassifiserere akseptert av kunden brukes;
- for å kode inndata og utdata, som brukes på det høyeste ledelsesnivået, må klassifisere på dette nivået brukes;
- kompatibilitet med informasjonsstøtten til systemer som samhandler med det utviklede systemet må sikres;
- former for dokumenter må oppfylle kravene i bedriftsstandardene til kunden (eller enhetlig dokumentasjonssystemer);
- strukturen til dokumenter og skjermskjemaer skal samsvare med egenskapene til terminalene på sluttbrukerarbeidsplassene;
- formasjonsplaner og innhold informasjonsmeldinger, samt forkortelsene som brukes bør være generelt akseptert i dette fagområdet og avtalt med kunden;
- IS bør gi midler for å kontrollere inn- og utdatainformasjon, oppdatering av data i informasjonsmatriser, integritetskontroll informasjonsgrunnlag, beskyttelse mot uautorisert tilgang.
IS informasjonsstøtte kan defineres som et sett av en enkelt klassifiseringssystemer, samlet dokumentasjonssystemer og informasjonsgrunnlag [ 9.1 ] .
Støtte for informasjon utenfor maskinen
Grunnleggende begreper for klassifisering av teknisk og økonomisk informasjon
For å sikre effektivt søk, behandling på datamaskin og overføring av teknisk og økonomisk informasjon gjennom kommunikasjonskanaler, må den presenteres i digital form. For dette formål må det først bestilles (klassifiseres) og deretter formaliseres (kodes) ved hjelp av en klassifiserer.
Klassifisering- dette er deling av mengden objekter i undergrupper i henhold til deres likhet eller forskjell i samsvar med de aksepterte metodene. Klassifiseringen fikser de vanlige forbindelsene mellom klassene av objekter. En gjenstand forstås som enhver gjenstand, prosess, fenomen av materielle eller ikke-materielle egenskaper. Klassifiseringssystem lar deg gruppere objekter og markere visse klasser, som vil være preget av en rekke felles egenskaper. Dermed kalles settet med regler for fordeling av objekter i et sett i delsett klassifiseringssystem .
En egenskap eller egenskap ved et klassifiseringsobjekt, som gjør det mulig å fastslå dets likhet eller forskjell med andre klassifiseringsobjekter, kalles skilt klassifisering. For eksempel lar attributtet "rollen til partnerforetaket i forhold til aktiviteten til automatiseringsobjektet" alle virksomheter deles inn i to grupper (i to undergrupper): "leverandører" og "forbrukere". Settet eller delmengden som forener noen av klassifiseringsobjektene i henhold til ett eller flere kriterier kalles klassifiseringsgruppering.
En klassifikator er et dokument ved hjelp av det utføres en formalisert beskrivelse av informasjon i en IS, som inneholder navn på objekter, navn på klassifikasjonsgrupper og deres kodebetegnelser [9.1].
I henhold til handlingens omfang skilles følgende typer ut klassifiserere: internasjonale, nasjonale (systemomfattende), sektorvise og lokale klassifiserere.
Internasjonale klassifikatorer er en del av System of International Economic Standards (ISES) og kreves for overføring av informasjon mellom organisasjoner fra forskjellige land i verdenssamfunnet.
Nasjonale (systemomfattende) klassifikatorer er obligatoriske for å organisere overføring og behandling av informasjon mellom de økonomiske systemene på statlig nivå i landet.
Bransjeklassifiserere brukes til å utføre prosedyrer for å behandle informasjon og overføre den mellom organisasjoner innenfor en bransje.
Lokale klassifiserere brukes innenfor enkeltforetak.
Hver klassifiseringssystem preget av følgende egenskaper:
- fleksibiliteten til systemet;
- systemkapasitet;
- beleggsgraden til systemet.
Systemfleksibilitet er evnen til å innrømme inkludering av nye funksjoner, objekter uten å ødelegge strukturen til klassifisereren. Den nødvendige fleksibiliteten bestemmes av systemets levetid.
Systemkapasitet er det største antallet klassifiseringsgrupperinger som er tillatt i en gitt klassifiseringssystem.
Systembelegg er definert som kvotienten for å dele det faktiske antallet grupper med kapasiteten til systemet.
For tiden er to typer mest brukt klassifiseringssystemer: hierarkisk og flerdimensjonal.
Når du bruker den hierarkiske klassifiseringsmetoden, er det en "sekvensiell deling av mengden objekter i underordnede, avhengige klassifikasjonsgrupperinger "[9.2]. Klassifiseringsskjemaet oppnådd på grunnlag av denne prosessen har en hierarkisk struktur. I det er det innledende volumet av klassifiserte objekter delt inn i undergrupper i henhold til et eller annet kriterium og er detaljert ved hver neste trinn i klassifiseringen. klassifiseringsordning vist i fig. 9.1.
Ris. 9.1.
De karakteristiske trekkene til det hierarkiske systemet er:
- muligheten til å bruke et ubegrenset antall klassifiseringsskilt;
- underordningen av klassifikasjonstegn, som uttrykkes ved inndeling av hver klassifikasjonsgruppering, dannet i henhold til en attributt, i et sett med klassifikasjonsgrupperinger i henhold til en underordnet (underordnet) attributt.
Dermed har klassifiseringsordningene bygget på grunnlag av det hierarkiske prinsippet ubegrenset kapasitet, hvis verdi avhenger av dybden av klassifiseringen (antall divisjonsnivåer) og antall klassifiseringsobjekter som kan lokaliseres på hvert trinn. Antall objekter på hvert klassifiseringsnivå bestemmes av kodens basis, det vil si antall tegn i det valgte alfabetet til koden. (For eksempel, hvis alfabetet er tosifrede desimaltall, kan 100 objekter plasseres på ett nivå). Valget av den nødvendige dybden av klassifisering og strukturen til koden avhenger av arten av klassifiseringsobjektene og arten av oppgavene den er ment for
Informasjonsstøtte (IO) er en viktig komponent i automatiserte informasjonssystemer og er direkte relatert til organisasjonsstrukturen til objektet og de funksjonelle undersystemene til IS.
Informasjonsstøtte er ment å reflektere informasjon som karakteriserer tilstanden til det administrerte objektet; fungerer som grunnlag for å ta ledelsesbeslutninger.
Grunnlaget for informasjonsstøtte er informasjon. I teorien om maskinbehandling vurderes informasjon i forhold til teknologien for dens transformasjon for kontrollformål, dvs. som et sett med informasjon som er gjenstand for innsamling, overføring, lagring og behandling. Informasjon kan registreres i dokumenter og på maskinmedier; er et objekt og et arbeidsmiddel.
Som arbeidsmiddel påvirker informasjon kontrollobjektet for å utvikle kontrollbeslutninger. Som et emne for arbeidskraft er informasjon grunnlaget for konstruksjonen av informasjonsteknologi.
Strukturen til økonomisk informasjon er ganske kompleks og inkluderer ulike kombinasjoner av informasjonsstrukturer med hierarkisk struktur. I fig. 3.1 er et eksempel på en hierarkisk struktur av et informasjonssystem.
Ris. 3.1. Strukturen til økonomisk informasjon |
Den logiske tilnærmingen til strukturering av økonomisk informasjon gjorde det mulig å skille mellom følgende strukturelle enheter, avhengig av deres funksjonelle formål: nødvendig, indikator, dokument, informasjonsmelding, informasjonsmatrise (fil), informasjonsdelsystem og informasjonssystem. La oss vurdere det funksjonelle formålet og rollen til ulike strukturelle elementer i automatisert behandling.
Informasjonsenheter på det laveste nivået er detaljer og indikatorer som tjener som grunnlag for å utarbeide dokumenter og lagre dem i maskinens minne.
Rekvisittene er den enkleste enheten, den består av tegn - tall og bokstaver som har semantisk betydning og ikke kan deles videre. Forutsetningene er ikke entydige i sin hensikt og er delt inn i attributtattributter som gjenspeiler det kvalitative aspektet av objektet, for eksempel navnet på materialet og basisattributter, som gjenspeiler den kvantitative linjen til objektet, for eksempel mengden materiale , mengde, volum, lengde osv.
Hvert attributt er preget av sine egne navn og verdier, for eksempel:
| Rekvisitter navn Rekvisitter verdier |
| > |
| V |
| Attributter-tegn |
| Fundamentdetaljer |
Attributter-attributter er gjenstand for logisk behandling (sortering, gruppering, søk), attributt-baser - aritmetisk behandling. Kombinasjonen av en base og alle attributtene knyttet til den danner en indikator - en logisk uttalelse som inneholder de kvalitative og kvantitative egenskapene til det reflekterte fenomenet.
Basert på denne definisjonen kan det ses at eksemplet ovenfor gjenspeiler to beregninger.
Hver indikator har mange verdier og beregnes i henhold til sin egen algoritme.
Et dokument er en sammensatt informasjonsenhet som inkluderer mange detaljer og gir visse kvantitative og kvalitative (eller bare kvalitative) egenskaper ved et objekt, en prosess, et fenomen.
Hvert økonomisk problem er preget av visse former for dokumenter og systemet med indikatorer som finnes i dem.
Dokumentet reflekteres på papir. Videre, i maskinens minne, er alle homogene dokumenter (informasjonsmeldinger) formet til en informasjonsfil - den viktigste strukturelle enheten for informasjonslagring i datamaskinens minne under automatisert behandling av økonomiske oppgaver.
Informasjonsfiler har forskjellige funksjonelle formål. Så, filer er tildelt betinget konstant, variabel, input, intermediate, resultat, arkiv og annen informasjon. Noen filer brukes kun til å behandle én oppgave, andre - til flere oppgaver. Som regel er et stort antall informasjonsfiler involvert i den automatiserte behandlingen av en økonomisk oppgave.
For eksempel, ved behandling av finansielle transaksjoner knyttet til kontantoppgjør, opprettes informasjonsfiler i kontoplanen, kataloger over ansvarlige personer, kontantkvitteringer og andre dokumenter på grunnlag av hvilke konsolidert rapportering genereres: kassebok, ordrejournal nr. 1 , etc.
Settet med forskjellige informasjonsfiler som brukes til å behandle ethvert kompleks av økonomiske oppgaver (for eksempel regnskap for kontanttransaksjoner) organiserer den neste, allerede ganske komplekse, strukturelle informasjonsenheten - en informasjonsflyt.
Som regel sørger opprettelsen av IS for automatisert behandling av økonomiske oppgaver til forskjellige funksjonelle undersystemer. For eksempel, i det funksjonelle delsystemet "Regnskap" automatiseres finans- og oppgjørsoperasjoner, regnskap for arbeid og lønn, regnskap for varer og materialer, regnskap for anleggsmidler, regnskap for produksjon, konsolidert rapportering, noe som gjør det mulig å fremheve informasjonsundersystemet "Regnskap".
Tildelingen av informasjonsundersystemer i IS avhenger av typen aktivitet til objektet.
Så, for eksempel, i IS av bedrifter og organisasjoner er det et funksjonelt delsystem "Regnskap"; i IS av banken - "Operational day of the bank".
Helheten av alle informasjonsundersystemer til et objekt utgjør en strukturell informasjonsenhet på høyeste nivå - et informasjonssystem som implementerer ulike styringsfunksjoner.
Opprettelsen av informasjonssystemer og informasjonsteknologier krever organisering og tildeling av et spesielt undersystem - informasjonsstøtte.
Grunnlaget for informasjonsstøtte er systemet med indikatorer for fagområdet. For eksempel, i regnskap, bestemmes systemet med indikatorer av ulike områder innen regnskap, finansiell rapportering; i bankvirksomhet er indikatorsystemene knyttet til oppgjør og kontanttjenester for juridiske personer, kreditt-, innskudds- og valutatransaksjoner, innskudd fra enkeltpersoner, etc.
Konseptet "Informasjonsstøtte" dukket opp på 1970-tallet. i forbindelse med introduksjonen av datamaskiner i praksisen med å behandle økonomiske problemer og med opprettelsen av automatiserte kontrollsystemer (ACS). Strukturen til IO ble utviklet, og antydet inndeling av IO i ut-av-maskinen (system av indikatorer, klassifiserere og koder, dokumentasjon, informasjonsflyter) og i maskinen (informasjonsmatriser (filer) i datamaskinens minne og på maskinmedier) .
I sammenheng med bruk av personlige datamaskiner for å behandle økonomiske oppgaver, er kontinuiteten til de tidligere utviklede prinsippene for å lage IO bevart, men referansen er laget på følgende:
Organisering av AWP og aktiv deltakelse av brukeren i databehandlingsprosessen (desentralisert behandling);
Automatisk generering av primærdokumenter av en personlig datamaskin (papirløs teknologi);
Nettverksintegrert behandling av komplekser av økonomiske oppgaver til en bedrift (organisasjon);
Opprettelse av en distribuert database for organisasjonen;
Omfattende informasjons- og referansetjeneste for brukere;
Elektronisk dokumenthåndtering;
E-post, Internett-tilgang.
Det kan betraktes at inndelingen av informasjonsstøtte i ut-av-maskin og intra-maskin er ganske vilkårlig, siden den moderne automatiserte teknologien for behandling av økonomiske oppgaver hovedsakelig er basert på informasjonsfiler som ligger i minnet til datamaskinens informasjonssystem. Det er en automatisk opprettelse av primærdokumenter av en datamaskin, mens input fra papirmedier stadig avtar. Dokumentflyten antar en automatisert form; ruten for deres bevegelse er etablert av maskinprogrammet.
Strukturen til informasjonsstøtte inkluderer:
Systemet med indikatorer for fagområdet (for eksempel indikatorer for regnskap, finans- og kredittaktiviteter, etc.);
Systemer for klassifisering og koding av økonomisk informasjon;
Samlet dokumentasjonssystem opprettet manuelt eller automatisk;
Informasjonsflyt ved hjelp av ulike alternativer for å organisere elektronisk dokumenthåndtering;
Matriser av informasjon (filer) lagret i en maskin på maskinmedier, med en annen grad av organisering (databank) og gjenstand for automatisert behandling.
Formålet med informasjonsstøtte er som følger.
1. Sikre organisering av presentasjon av informasjon til brukere for oppfyllelse av faglige oppgaver for utarbeidelse av ledelsesbeslutninger, samt opprettelse av betingelser for arbeidet med automatiserte informasjonsteknologier.
2. Sikre gjensidig koordinering av oppgavene til funksjonelle delsystemer basert på en entydig formalisert beskrivelse av deres input og output på nivå med indikatorer og dokumenter.
3. Opprettelse av en effektiv organisasjon for lagring og gjenfinning av data, som tillater dannelse av data for løsning av regulerte oppgaver, samt å operere i modus for informasjon og referansetjeneste.
Sammensetningen av informasjonsstøtten bestemmes på stadiet av utformingen av IS med aktiv deltakelse fra brukere.
Grunnlaget for utviklingen er dataene fra analysen av undersøkelsen av informasjonssystemer til et økonomisk objekt, der sammensetningen av den brukte dokumentasjonen, innholdet i databasen, informasjonskoblinger til kompleksene av økonomiske problemer bestemmes. En betydelig rolle i opprettelsen av IO er tildelt resultatene av formuleringen av problemet, i løpet av utviklingen av hvilke brukere bestemmer den spesifikke sammensetningen av primære og oppsummerende dokumenter, presenterer deres struktur, metoder for å kompilere dem, etc. (se kapittel 2).
Utformingen av IO utføres i nær forbindelse med teknologien for automatisert prosessering og programvare.
Kapittel 3 informasjonsstøtte av er
Strukturen til økonomisk informasjon
Strukturen og innholdet i informasjonsstøtte (IO)
Konseptet med klassifikatorer og koder for økonomisk informasjon og teknologien for deres anvendelse
Prosedyren for utvikling av former for inn- og utdatadokumenter
Forbedring av dokumentflyt i sammenheng med IS-oppretting og bruk av elektronisk dokumentflyt
Struktur for informasjonsstøtte i maskinen
Databank, dens sammensetning og funksjoner
Datavarehus og kunnskapsbaser
3.1. Konseptet med informasjonsstøtte, dets struktur
Informasjonsstøtte (IO) er en viktig komponent i automatiserte informasjonssystemer og er direkte relatert til organisasjonsstrukturen til objektet og de funksjonelle undersystemene til IS.
Informasjonsstøtte er ment å reflektere informasjon som karakteriserer tilstanden til det administrerte objektet; fungerer som grunnlag for å ta ledelsesbeslutninger.
Grunnlaget for informasjonsstøtte er informasjon. I teorien om maskinbehandling vurderes informasjon i forhold til teknologien for dens transformasjon for kontrollformål, dvs. som et sett med informasjon som er gjenstand for innsamling, overføring, lagring og behandling. Informasjon kan registreres i dokumenter og på maskinmedier; er et objekt og et arbeidsmiddel.
Som arbeidsmiddel påvirker informasjon kontrollobjektet for å utvikle kontrollbeslutninger. Som et emne for arbeidskraft er informasjon grunnlaget for konstruksjonen av informasjonsteknologi.
Strukturen til økonomisk informasjon er ganske kompleks og inkluderer ulike kombinasjoner av informasjonsstrukturer med hierarkisk struktur. I fig. 3.1 er et eksempel på en hierarkisk struktur av et informasjonssystem.
Informasjonssystem for et økonomisk objekt
Informasjonsdelsystem 1
Informasjonsdelsystem 2
Informasjonsdelsystem n
Informasjonsstrøm 1
Informasjonsstrøm 2
Informasjonsflyt n
Informasjonsmatrise 1 (fil)
Informasjonsmatrise 2 (fil)
Informasjonsmatrise n (fil)
Informasjonsmelding 1 (dokument)
Tegn (tall, bokstaver)
Tegn (tall)
Ris. 3.1. Strukturen til økonomisk informasjon
Den logiske tilnærmingen til strukturering av økonomisk informasjon gjorde det mulig å skille mellom følgende strukturelle enheter, avhengig av deres funksjonelle formål: nødvendig, indikator, dokument, informasjonsmelding, informasjonsmatrise (fil), informasjonsdelsystem og informasjonssystem. La oss vurdere det funksjonelle formålet og rollen til ulike strukturelle elementer i automatisert behandling.
Informasjonsenheter på det laveste nivået er detaljer og indikatorer som tjener som grunnlag for å utarbeide dokumenter og lagre dem i maskinens minne.
Rekvisittene er den enkleste enheten, den består av tegn - tall og bokstaver som har semantisk betydning og ikke kan deles videre. Forutsetningene er ikke entydige i sin hensikt og er delt inn i attributtattributter som gjenspeiler det kvalitative aspektet av objektet, for eksempel navnet på materialet og basisattributter, som gjenspeiler den kvantitative linjen til objektet, for eksempel mengden av materiale, mengde, volum, lengde osv.
 |
Attributter-attributter er gjenstand for logisk behandling (sortering, gruppering, søk), attributt-baser - aritmetisk behandling. Kombinasjonen av en base og alle attributtene knyttet til den danner en indikator - en logisk uttalelse som inneholder de kvalitative og kvantitative egenskapene til det reflekterte fenomenet.
Basert på denne definisjonen kan det ses at eksemplet ovenfor gjenspeiler to beregninger.
Hver indikator har mange verdier og beregnes i henhold til sin egen algoritme.
Et dokument er en sammensatt informasjonsenhet som inkluderer mange detaljer og gir visse kvantitative og kvalitative (eller bare kvalitative) egenskaper ved et objekt, en prosess, et fenomen.
Hvert økonomisk problem er preget av visse former for dokumenter og systemet med indikatorer som finnes i dem.
Dokumentet reflekteres på papir. Videre, i maskinens minne, er alle homogene dokumenter (informasjonsmeldinger) formet til en informasjonsfil - den viktigste strukturelle enheten for informasjonslagring i datamaskinens minne under automatisert behandling av økonomiske oppgaver.
Informasjonsfiler har forskjellige funksjoner. Så, filer er tildelt betinget konstant, variabel, input, intermediate, resultat, arkiv og annen informasjon. Noen filer brukes kun til å behandle én oppgave, andre - til flere oppgaver. Som regel er et stort antall informasjonsfiler involvert i den automatiserte behandlingen av en økonomisk oppgave.
For eksempel, ved behandling av finansielle transaksjoner knyttet til kontantoppgjør, opprettes informasjonsfiler i kontoplanen, kataloger over ansvarlige personer, kassekvitteringer og andre dokumenter, på grunnlag av hvilke konsolidert rapportering genereres: kassebok, journal-ordre nr. 1 osv.
Settet med forskjellige informasjonsfiler som brukes til å behandle ethvert kompleks av økonomiske oppgaver (for eksempel regnskap for kontanttransaksjoner) organiserer den neste, allerede ganske komplekse, strukturelle informasjonsenheten - en informasjonsflyt.
Som regel sørger opprettelsen av IS for automatisert behandling av økonomiske oppgaver til forskjellige funksjonelle undersystemer. For eksempel, i det funksjonelle delsystemet "Regnskap" automatiseres finans- og oppgjørsoperasjoner, regnskap for arbeid og lønn, regnskap for varer og materialer, regnskap for anleggsmidler, regnskap for produksjon, konsolidert rapportering, noe som gjør det mulig å fremheve informasjonsundersystemet "Regnskap".
Tildelingen av informasjonsundersystemer i IS avhenger av typen aktivitet til objektet.
Så, for eksempel, i IS av bedrifter og organisasjoner er det et funksjonelt delsystem "Regnskap"; i IS av banken - "Operational day of the bank".
Helheten av alle informasjonsundersystemer til et objekt utgjør en strukturell enhet av informasjon på høyeste nivå - et informasjonssystem som implementerer ulike styringsfunksjoner.
Opprettelsen av informasjonssystemer og informasjonsteknologier krever organisering og tildeling av et spesielt undersystem - informasjonsstøtte.
Grunnlaget for informasjonsstøtte er systemet med indikatorer for fagområdet. For eksempel, i regnskap, bestemmes systemet med indikatorer av ulike områder innen regnskap, finansiell rapportering; i bankvirksomhet er indikatorsystemene knyttet til oppgjør og kontanttjenester for juridiske personer, kreditt-, innskudds- og valutatransaksjoner, innskudd fra enkeltpersoner, etc.
Konseptet "Informasjonsstøtte" dukket opp på 1970-tallet. i forbindelse med introduksjonen av datamaskiner i praksisen med å behandle økonomiske problemer og med opprettelsen av automatiserte kontrollsystemer (ACS). Strukturen til IO ble utviklet, og antydet inndeling av IO i ut-av-maskinen (system av indikatorer, klassifiserere og koder, dokumentasjon, informasjonsflyter) og i maskinen (informasjonsmatriser (filer) i datamaskinens minne og på maskinmedier) .
I sammenheng med bruk av personlige datamaskiner for å behandle økonomiske oppgaver, er kontinuiteten til de tidligere utviklede prinsippene for å lage IO bevart, men referansen er laget på følgende:
organisering av AWP og aktiv deltakelse av brukeren i databehandlingsprosessen (desentralisert behandling);
automatisk generering av primærdokumenter av en personlig datamaskin (papirløs teknologi);
nettverksintegrert behandling av komplekser av økonomiske oppgaver til en bedrift (organisasjon);
opprettelse av en distribuert database for organisasjonen;
omfattende informasjon og referansetjenester for brukere;
elektronisk dokumenthåndtering;
e-post, Internett-tilgang.
Det kan betraktes at inndelingen av informasjonsstøtte i ut-av-maskin og intra-maskin er ganske vilkårlig, siden den moderne automatiserte teknologien for behandling av økonomiske oppgaver hovedsakelig er basert på informasjonsfiler som ligger i minnet til datamaskinens informasjonssystem. Det er en automatisk opprettelse av primærdokumenter av en datamaskin, mens input fra papirmedier stadig avtar. Dokumentflyten antar en automatisert form; ruten for deres bevegelse er etablert av maskinprogrammet.
Strukturen til informasjonsstøtte inkluderer:
systemet med indikatorer for fagområdet (for eksempel indikatorer for regnskap, finans- og kredittaktiviteter, etc.);
klassifiserings- og kodesystemer for økonomisk informasjon;
et enhetlig dokumentasjonssystem opprettet manuelt eller automatisk;
informasjonsflyter ved hjelp av ulike alternativer for å organisere elektronisk dokumenthåndtering;
informasjonsmatriser (filer) lagret i en maskin på maskinmedier, med en annen grad av organisering (databank) og underlagt automatisert behandling.
Formålet med informasjonsstøtte er som følger.
1. Sikre organisering av presentasjon av informasjon til brukere for oppfyllelse av faglige oppgaver for utarbeidelse av ledelsesbeslutninger, samt opprettelse av arbeidsforhold for automatiserte informasjonsteknologier.
Sikre gjensidig koordinering av oppgavene til funksjonelle delsystemer basert på en entydig formalisert beskrivelse av deres input og output på nivå med indikatorer og dokumenter.
Oppretting av en effektiv organisering av lagring og gjenfinning av data, som gjør det mulig å generere data for å løse regulerte oppgaver, samt å fungere i modus for informasjon og referansetjeneste.
Sammensetningen av informasjonsstøtten bestemmes på stadiet av utformingen av IS med aktiv deltakelse fra brukere.
Grunnlaget for utviklingen er dataene fra analysen av undersøkelsen av informasjonssystemer til et økonomisk objekt, der sammensetningen av den brukte dokumentasjonen, innholdet i databasen, informasjonskoblinger til kompleksene av økonomiske problemer bestemmes. En betydelig rolle i opprettelsen av IO er tildelt resultatene av formuleringen av problemet, i løpet av utviklingen av hvilke brukere bestemmer den spesifikke sammensetningen av primære og oppsummerende dokumenter, presenterer deres struktur, metoder for å kompilere dem, etc. (se kapittel 2).
Utformingen av IO utføres i nær forbindelse med teknologien for automatisert prosessering og programvare.
3.2. Klassifiserere, koder og teknologi for deres applikasjon
Automatisert behandling av regnskaps- og finans- og kredittinformasjon i forbindelse med bruk av personlige datamaskiner lar deg motta ulike sammendrag, tabeller, uttalelser, hvor informasjonen er lokalisert i henhold til eventuelle grupperingsdetaljer - for eksempel på regnskapskontoer, klienter, ansatte, etc. For å utføre grupperinger, blir det nødvendig å kode disse grupperingsattributtene med konvensjonelle symboler, som forskjellige klassifiserere brukes til.
En klassifikator er en systematisert samling av homogene navn på objekter, objekter, fenomener i henhold til klassifikasjonskriterier (nomenklatur) og deres kodebetegnelser. Kode er en konvensjonell betegnelse på et objekt i digitale eller alfanumeriske tegn i henhold til visse regler fastsatt av kodesystemer.
Koding er prosessen med å tilordne symboler (koder) til elementer i nomenklaturen. Koder kan være digitale, alfabetiske og kombinert (eksempler: digital kode - 21325, alfabetisk - ABS; kombinert - AB180).
Når du behandler økonomiske oppgaver på en PC, brukes ofte mnemoniske koder - en betinget kort betegnelse av et objekt. For eksempel, i noen maskinprogrammer er navnene på dokumenter kodet av mnemoniske koder, for eksempel en betalingsordre - PP.
I noen tilfeller sørger maskinprogrammet for automatisk koding av varer, samt bruk av strekkoder.
Det stilles en rekke krav til koder: de skal dekke alle nomenklaturer som er underlagt koding; være den samme for ulike oppgaver innenfor en økonomisk enhet (for eksempel skal koder for materialer, divisjoner være de samme for regnskap, lagerregnskap og material- og tekniske forsyningsoppgaver); være stabil; ha en reserve av gratis numre (men ikke overdreven, da dette kan føre til en økning i verdien av koden); lengden på kodemerket skal være så kort som mulig.
Hovedformålet med koding er å entydig identifisere objekter. Ved hjelp av koding utføres hovedfunksjonene knyttet til behandling av økonomisk informasjon: minimering av volumet av karakteristisk informasjon når den legges inn i et datasystem via kommunikasjonskanaler; sortering og søk etter informasjon etter nøkkelord; utvikling av konsoliderte økonomiske rapporter på ulike grunnlag; dekoding når du bytter fra funksjonskoder til navnene deres når du skriver ut konsoliderte økonomiske rapporter.
Systematiseringen av økonomisk informasjon nødvendiggjør bruk av ulike typer klassifikatorer: internasjonale og kun opererer på den russiske føderasjonens territorium. Internasjonale klassifiserere er en del av System of International Economic Standards (ISES) og er obligatoriske for overføring av informasjon mellom ulike land. Disse inkluderer for eksempel slike FN-klassifiseringer som International Standard Industrial Classification of All Economic Activities (ISIC), International Standard Trade Classification, Central Product Classification (CPC), klassifiseringen av mat- og landbruksorganisasjoner, etc.
Klassifisere som opererer på territoriet til den russiske føderasjonen er inkludert i Unified System of Classification and Coding (ESKK), opprettet ved regjeringsdekret på 1970-tallet.
ESKK består av følgende grupper klassifiserere:
all-russiske klassifiserere (OK), er utviklet på en sentralisert måte og er enhetlige for hele landet;
bransjespesifikk, enhetlig for en viss aktivitetsgren;
regional, uniform - for et gitt territorium;
lokale, er kompilert i nomenklaturer som er typiske for en gitt bedrift, organisasjon, bank, (koder for personellnummer, divisjoner, kunder, etc.).
Ved behandling av regnskaps- og finans- og kredittinformasjon er all-russiske og lokale klassifiserere mye brukt.
All-russiske klassifiserere (OK) - har blitt revidert i samsvar med kravene til en markedsøkonomi og det statlige programmet for overgangen til Den russiske føderasjonen til det internasjonale systemet for regnskap og statistikk. For tiden er over fire dusin av dem opprettet.
La oss gi eksempler på å konstruere kodeord av noen OK som er mest brukt i automatisert behandling av regnskaps- og finansiell kredittinformasjon.
OKPO - OK for foretak og organisasjoner er dannet av statlige statistikkorganer ved å tildele kodenummer til foretak, organisasjoner, firmaer av enhver form for eierskap. Kodeordet består av tre blokker: 1 - registreringsnummer, 2 - navn på organisasjonen, 3 - avdelings-, territoriell og sektortilknytning til bedriften, organisasjonen, firmaet. Registreringsnummer (del av kodeordet) legges ned av virksomheter og organisasjoner i form av regnskap. Alle tre blokkene i kodeordet brukes av de statlige statistikkorganene for automatisk vedlikehold av OKPO i elektronisk form. Registreringsnummeret består av åtte tegn; bygget på et kombinert system.
OKVED - OK av typer økonomiske aktiviteter; (bygget i samsvar med kravene i Det europeiske økonomiske fellesskap - EEC); det sekssifrede kodeordet inkluderer fem funksjoner (klasse, underklasse, gruppe, undergruppe, type).
OKFS - OK former for eierskap, tosifret, for eksempel: 10 - russisk eiendom, 20 - eiendom til fremmede stater.
OKOPF - OK organisasjons-juridisk form inkluderer et tosifret kodeord. For eksempel er kode 65 et aksjeselskap; 67 - nedlagt aksjeselskap.
OKUD - OK styringsdokumentasjon. Formålet med klassifiseringen er de all-russiske enhetlige formene for dokumenter godkjent av departementene (avdelingene) i Den russiske føderasjonen, som er en del av det enhetlige dokumentasjonssystemet (USD). Koden består av syv tegn. De to første tegnene indikerer at dokumentet tilhører et bestemt aktivitetsfelt. For eksempel: 03 - primær regnskapsdokumentasjon (0315003 - kredittslipp); 04 - bankdokumenter; 07 - reg(0700001 balanse).
OKOGU - OK for offentlige organer - objektene for klassifisering er offentlige og offentlige organer; koden er femsifret.
OKATO - OK administrativ-territoriell inndeling; kodeordet inneholder åtte tegn. Klassifiseringsobjektene er republikker, territorier, regioner, byer, distrikter, distrikter, by-type bosetninger, landlige bosetninger.
TIN - skattebetalers identifikasjonsnummer, ti-sifret; betegner territoriet, nummeret på inspeksjonen til departementet for skatter og avgifter (IMNS), serienummeret til organisasjonen.
OKOF - OK av anleggsmidler, bygget med hensyn til internasjonal klassifisering av bransjer og basisprodukter, har et tisifret kodeord.
OKEI - OK måleenheter, bygget på grunnlag av den internasjonale klassifiseringen av måleenheter fra FNs økonomiske kommisjon for Europa (UNECE). Måleenheter i OKEI er delt inn i syv grupper: lengde, areal, volum, masse, tekniske enheter, tidsenheter, økonomiske enheter (stykke, tusen stykker). Den tresifrede koden er bygget i henhold til seriesystemet. For eksempel, måleenheten i balansen, tusen rubler. har kode 384.
All-russiske klassifisere inkluderer også: OKIN - OK informasjon om befolkningen; OKUN - OK av tjenester til befolkningen; OKPDTR - OK av yrker av arbeidere, stillinger for ansatte og lønnskarakterer; OKB - valutaklassifiserer; OKP - OK produkter osv.
Ved registrering av et foretak (organisasjon) hos de statlige statistikkmyndighetene, er det inkludert i Unified State Register of Enterprises and Organizations (USRPO) og tildelt koder i henhold til følgende klassifiserere: OKPO, OKVED, OKFS, OKOGU, OKOPF og OKATO. De tildelte kodebetegnelsene gjenspeiles i den primære og konsoliderte enhetlige dokumentasjonen til bedriften og organisasjonen.
Systemet med automatisert behandling av bankinformasjon sørger også for obligatorisk bruk av nomenklaturbetegnelser med kodemerker. Den mest komplekse er den personlige kontokoden, hvis struktur siden 1998 har blitt bygget i samsvar med den nye kontoplanen og internasjonale standarder.
Instruksjonene fra Bank of Russia anbefaler en kompleks struktur av den personlige kontokoden, bygget i henhold til et kombinert system og inkluderer opptil 11 grupperingsskilt. Verdien av koden er 20 tegn, som inkluderer: nummeret på bankdelen av kontoplanen (3 tegn); første ordre kontonummer (2-3 tegn); andre ordre kontonummer (4-5 tegn); valutakode (6-8 tegn); sikkerhetsnøkkel (9 tegn); filialnummer, bankfilial (10-13 tegn); bankkundens personlige kontonummer (14-20 tegn).
Ved behov kan betydningen utvides til 25 siffer.
For eksempel har bankkundens personlige kontokode 40702810938170100653 strukturen:
4 - kontoen viser til punkt 4 i kontoplanen "transaksjoner med kunder";
07 - kontoen tilhører et ikke-statlig foretak;
02 - kontoen tilhører en kommersiell organisasjon;
810 ^ valutakode for den russiske føderasjonen (rubler);
9 - en sikkerhetsnøkkel som oppdager feil kode i betalingsordren;
3817 - nummer (kode) til bankfilialen;
0100653 - personlig konto for en kommersiell organisasjon i denne banken.
Lokale koder er kompilert for elementer som er spesifikke for en gitt organisasjon. Dette inkluderer et bredt spekter av nomenklaturer som brukes av ulike avdelinger og tjenester til ledelsen (ansatte, avdelinger, produkter, etc.). Lokale koder bør være enhetlige ved løsning av ulike økonomiske problemer. Sammen med ispiller brukerøkonomer en betydelig rolle i sammenstillingen av klassifiserere.
La oss kort vurdere prosedyren for å kompilere lokale klassifikatorer, som inkluderer to stadier. På det første trinnet klassifiseres informasjon, i det andre, kodingen.
Klassifisering begynner med å identifisere nomenklaturen til objekter, elementer som skal kodes. I dette tilfellet blir de styrt av attributt-tegnene, som brukes til å komponere grupperinger, få sammendragstabeller og beregninger. For hver nomenklatur er det utarbeidet en fullstendig liste over alle elementer som er underlagt koding.
Etter å ha utarbeidet klassifiseringen, utføres neste trinn - koding - prosessen med å tilordne symboler til elementene i nomenklaturen. Etter avtale og godkjenning anses arbeidet med opprettelsen av klassifikatoren som fullført.
La oss vurdere funksjonene til kodingsmetoder. Informasjon er kodet i henhold til et bestemt system - et sett med regler som bestemmer konstruksjonen av koden. For tiden brukes flere systemer for koding av økonomisk informasjon, blant dem de mest utbredte er: ordinær, seriell, posisjonell og kombinert. Valget av et kodesystem avhenger av en rekke faktorer, hvorav de viktigste er antall funksjoner som skal skilles ut i nomenklaturen, antall posisjoner i hver funksjon og graden av stabilitet til nomenklaturen.
Når du bygger et ordinært system, blir alle elementer i nomenklaturen kodet i henhold til den laveste attributten ved å tildele ordinære tall uten reserve. Ordinalsystemet har derfor begrenset anvendelse og brukes ved koding av stabile entydige nomenklaturer.
I henhold til ordinalsystemet koder datamaskinen automatisk utvetydige nomenklaturer.
Seriesystemet utfyller ordinalen; det kan kode to eller flere karakteristiske nomenklaturer. Hver gruppe av hovedelementkarakteristikker er tildelt en serie med tall, og hver posisjon av mindre vareegenskaper er kodet med et sekvensielt nummer. Seriesystemet gir sikkerhetskopinummer for viktige nomenklaturattributter.
Med et posisjonskodesystem skilles hver funksjon tydelig og ett eller flere sifre tildeles den, avhengig av betydningen. Deretter kodes hver funksjon separat, og starter med 1, 01, 001 og så videre, avhengig av funksjonens verdi. Denne koden gir automatisk generering av alle nødvendige totaler i maskinen i samsvar med de valgte funksjonene.
Det kombinerte systemet, som det posisjonelle, gir et klart utvalg av alle egenskapene til nomenklaturen. Men samtidig kan hver funksjon kodes i henhold til ethvert system: ordinær, seriell eller posisjonell. Det kombinerte systemet er mer fleksibelt og brukes mye for å løse økonomiske problemer, siden det automatisk gir alle nødvendige resultater i samsvar med de valgte funksjonene.
I tillegg til de nevnte kodesystemene brukes også en repetisjonskode og et sjakksystem, som har begrenset anvendelse. Repetisjonskoden er antall spesifikke nomenklaturer, for eksempel garasjenummeret til en bil, lagernummer osv. Sjakksystemet brukes til å kode tosifrede nomenklaturer med stabil forbindelse. Den er bygget i form av et bord og ligner et posisjonssystem.
La oss vurdere praktiske eksempler på bruk av noen koder i datamaskinløsningen av økonomiske problemer.
Regnskapskontokoder er mye brukt i både manuell og automatisert behandling. Under det eksisterende regnskapssystemet kan regnskapskontokoden (arbeidskontoplanen) bestå av tre nivåer: det første (to tegn) betyr en balansekonto; den andre er en underkonto; den tredje er en analytisk konto installert på bedriften, organisasjonen.
I maskinprogrammer for automatisert behandling av regnskap finnes det ulike tilnærminger til å konstruere en analytisk regnskapskode. Som regel er strukturen til koden kjennetegnet ved forskjellige nivåer av analytisitet og forskjellige betydninger. Programmer lar deg holde oversikt over forskjellige nivåer av analyse (ulike attributter), som er installert på en bestemt bedrift, organisasjon (firma).
Konstruksjonen av en kode for regnskapskontoer (en arbeidskontoplan) er av stor betydning i de programmene som ikke sørger for lokal behandling av individuelle regnskapsområder, der all regnskapsføring utføres på grunnlag av å føre en journal over forretningsorganisasjoner , som er typisk for små bedrifter. Samtidig tillater et fleksibelt kodebyggingssystem å utføre analytiske utviklinger med varierende detaljeringsgrad. Analytiske nivåer er egenskapene som data grupperes etter. For eksempel, for konto 70 "Betalinger med personell på godtgjørelse", kan to nivåer skilles: det første - for avdelingen, det andre - for personellnummer. I dette tilfellet vil analytiske sammendrag bli satt sammen i sammenheng med divisjoner og personell. For konto 10 "Materials", for eksempel, kan tre nivåer av analyse skilles: det første er en gruppe materialer (ett tegn), en underkonto, satt i kontoplanen; den andre er et lager (ett tegn); den tredje er nomenklaturens antall materialer (to tegn).
La oss gi et eksempel på å konstruere en kode for oljemaling 108301, under hensyntagen til avhengigheten av alle de valgte funksjonene:
oljemaling delenummer
lagerbygning
materialer
underregnskap for konstruksjon
materialer
balansekonto "materialer"
Koden har flere verdier, med fire funksjoner uthevet, bygget i henhold til posisjonssystemet.
Ved bruk av store bokstaver og utstedelse av materialer må alle disse kodene oppgis i hoveddokumentet. I dette tilfellet, med automatisert behandling, vil det være mulig å få ulike sammendrag av syntetisk og analytisk regnskap i sammenheng med de valgte funksjonene.
3.3. Strekkoding og teknologien for dens anvendelse i økonomisk aktivitet
I teknologien for databehandling av økonomiske og økonomiske problemer, er det gitt en betydelig plass til spørsmålene om automatisert input av primærinformasjon. Til dette formål brukes informasjonsteknologi basert på bruk av strekkoding innen ulike virksomhetsområder (handel, banksystem, postkontorer, etc.). For dette formålet leveres forbruksvarer med etiketter og merkelapper med en strekkode som unikt identifiserer produktet og dets produsent. På stedene for aksept og salg av varer er det tekniske midler - skannere som lar deg automatisk lese denne koden og legge inn informasjonen som mottas på en datamaskin for å behandle den, samt foreta kontantbetalinger for de solgte varene, som til slutt øker effektiviteten i ledelsen.
Strekkoden er en veksling av lyse og mørke striper med forskjellige bredder og er basert på prinsippet om det binære tallsystemet: brede linjer og brede mellomrom tildeles verdien 1; smal - 0.
Følgende kodestandarder er mest brukt for koding av varer i produksjon og handel:
UPC (Uniform Product Code), vedtatt i USA i 1973 for å kode varer i handelen;
EAN (European Article Numbering), opprettet i Europa i 1977 på grunnlag av UPC: Europeisk kodesystem, som fikk status som International EAN Association; brukt av mange land rundt om i verden.
Det finnes også andre strekkodesystemer (UCC / EAN, etc.). Kodestandardene EAN-8, EAN-13 og UCC / EAN er mye brukt i den russiske føderasjonen (fig. 3.2).
Ris. 3.2. Et eksempel på å bygge en EAN-8-kode (460 - Russland-kode, 0234 - produktkode, 1 - sjekknummer)
Avhengig av betydningen skilles for eksempel kodene EAN-8, EAN-13, UPC-12 ut, hvor tallene indikerer betydningen av koden.
Strukturen til EAN-8-koden er vist i fig. 3.2 og betyr følgende:
De tre første sifrene er opprinnelseslandet til varene, de neste fire er produktet, det siste sifferet er kontroll.
Strukturen til 13-biters EAN-13-koden lar deg fremheve flere funksjoner: land, produsent, navn på produktet til denne produsenten, kontrollnummer.
Når du bygger en strekkode, kan en modifisert, flytende struktur brukes, når for eksempel to eller tre tegn er tilordnet et land, en bedriftskode - opptil seks tegn, en produktkode - opptil seks tegn.
Landskoden er tildelt av International Association, for eksempel har USA og Canada koder - LLC, 010, 030, 040, 050; Frankrike - 300-370, Tyskland 400-430, Russland - 460-469. Produsentens kode tildeles sentralt, produktkodene desentraliseres av produksjonsbedriftene etter beslutningen om å frigi den. Denne informasjonen overføres på forhånd eller sammen med varene til forbrukere, grossister, butikker hvor det er et automatisert system.
Den mest brukte strekkoden brukes i produksjon og salg av forbruksvarer, noe som gjør det mulig å automatisere regnskapsføring av produksjon og salg av varer, for å øke hastigheten og kulturen i kundeservicen, for å føre en operasjonell oversikt over innkommende og utgående varer i hver butikk, seksjon, lager.
Hovedobjektet for koding i produksjon og handel er varen. Dens spesifikke enhet er unikt identifisert; varer som avviker i minst en egenskap (pris, vekt, størrelse) må ha forskjellige koder, siden bare i dette tilfellet er det mulig å utføre automatisert behandling av informasjon om hvert produkt, sortiment, og entydig bestemme prisen ved salg etter kode.
Denne kodemuligheten leveres av EAN-koden, som er den mest brukte i handelen.
Handelen og den operasjonelle aktiviteten til detaljhandelsbedrifter består av et sett med sammenhengende prosesser for kjøp og levering av varer, deres aksept, lagring og klargjøring for salg, salg av varer, finansielle transaksjoner, dannelse av et produktspekter basert på studien av forbrukernes etterspørsel.
Derfor er det lagt stor vekt på innføringen av automatisert prosesseringsteknologi med bruk av strekkoder, som gir en rask innføring av informasjon til en datamaskin i alle deler av bevegelsen av varer og mottak av resultatinformasjon i sanntid.
Regnskap og analyse av etterspørsel, råvareaksjer i alle stadier av varesirkulasjonen lar deg i tide øke ledelsesnivået i en markedsøkonomi og hard konkurranse.
Implementering av datateknologi ved bruk av strekkoder og kasseapparater er mye brukt i komplekse regnskaps-, lager- og handelssystemer.
Den kraftigste representanten er BEST-4-programmet, som er fokusert på engros- og detaljhandel, hvor integrasjon med ulike kasseapparater, detaljhandelsutstyr (elektroniske vekter), strekkodeskannere og termoprintere er implementert.
Andre programvaresystemer som implementerer teknologien for arbeid med strekkoder inkluderer Galaktika-systemet (detaljhandelskretsen), BEST-shop, etc.
Bruken av strekkoder blir i økende grad brukt innen ulike virksomhetsområder.
I bankdokumenter kan strekkoder brukes til å kode organisasjoner og bedrifter (OKPO), firmakontonumre i bestemte banker og banknavn. Ved beregning av populasjon for verktøy brukes også strekkoder. Du kan sette kontonummeret på omslagene til passbooks. Strekkoder kan også brukes til å identifisere postadresser (i stedet for eller i forbindelse med eksisterende 6-bits stiliserte fonter). Et viktig bruksområde for strekkoding er trykkeriindustrien - en industri designet for å sørge for utskrift av strekkoder selv. Trykte produkter inkluderer bøker, brosjyrer, aviser, magasiner, etc.
I nær fremtid vil strekkoder brukes nesten overalt der det kreves tydelig identifikasjon av navn for å kunne lese dem automatisk, for eksempel ulike offisielle dokumenter for en bil, kontantdokumenter, passbøker, sjekkhefte, kredittkort, reisebilletter, etc. .
3.4. Dokumentasjon og metoder for dannelsen
Utførelsen av ledelsesfunksjoner er nært knyttet til transformasjon, analyse og evaluering av informasjon. Hovedbærer av informasjon er et dokument - en materiell bærer som inneholder opplysninger i fast form, utarbeidet på foreskrevet måte og har rettskraft i samsvar med gjeldende lovgivning.
Dokumentet er et middel for å bekrefte økonomiske transaksjoner og er mye brukt for operasjonell ledelse.
For eksempel fungerer fakturadataene som grunnlag for forsendelse av produkter til kunder. Alle operasjoner til banker (oppgjør, kontanter, lån, etc.) gjenspeiles i regnskapet på grunnlag av monetære dokumenter. Sistnevnte mottas av bankinstitusjoner fra forretningsenheter (organisasjoner) og inneholder nødvendig informasjon om arten av finansielle transaksjoner, slik at de kan kontrollere lovligheten deres og utøve bankkontroll. Samlingen av alle dokumenter som sirkulerer i kontrollsystemet representerer et dokumentasjonssystem fokusert på utførelsen av visse funksjoner. Så, settet med dokumenter som brukes av banken til å administrere pengesirkulasjon, interbankoppgjør, utlån, danner bankdokumentasjon.
Settet med dokumenter som gjenspeiler ytelsen til forretningstransaksjoner i en bedrift (organisasjon) er regnskapsdokumentasjon, fordelt på regnskapsområder: arbeid og lønn, materialer, anleggsmidler, etc.
I finansmyndighetene brukes dokumentasjonssystemet til å danne budsjett, nasjonalinntekt mv.
Reduksjonen av behandlingssykluser og rettidig mottak av alle nødvendige data om resultatene av produksjonen og økonomiske aktiviteter i organisasjonen avhenger i stor grad av det riktige og nøye utviklede dokumentasjonssystemet.
Dokumenter er klassifisert i henhold til en rekke egenskaper:
informasjonens art: primær og resulterende;
i forhold til kontrollobjektet - innkommende og utgående;
aktivitetsfelt - planlegging, regnskap, statistikk, bank, finans, regnskap, etc .;
utnevnelse - administrativ, utøvende, unnskyldende, kombinert;
metode for bruk - engangs og akkumulerende;
antall elementer tatt i betraktning - enkeltlinje og multilinje;
fyllingsmetode - manuelt eller ved hjelp av automatisering.
I regnskaps- og finans- og kredittmyndigheter er de vedtatte dokumentasjonssystemene regulert av eksisterende enhetlige forskrifter, regler og instruksjoner utviklet av Finansdepartementet i Den russiske føderasjonen, Federal State Statistics Service og sentralbanken i Den russiske føderasjonen.
Utviklingen av informasjonssystemer som sørget for utveksling av informasjon mellom dem krevde forening og standardisering av dokumentasjon. Dokumentforening ble gjennomført i nasjonal målestokk på 1970-tallet. ved resolusjonen fra State Committee of Standards "Unified documentation systems used in ACS", som definerer kravene til et enhetlig dokumentasjonssystem (USD), dvs. et sett med sammenhengende dokumenter som oppfyller enhetlige regler og konstruksjonskrav.
Strukturen til USD inkluderer regnskap, rapportering og statistisk, finansiell, bank, oppgjør og betaling og annen dokumentasjon. Hvert dokument er tildelt en kode i samsvar med den all-russiske klassifiseringen av styringsdokumentasjon (OKUD). For eksempel er betalingsordren 0401060.
For en rekke dokumenter er det utviklet enhetlige enhetlige og standardskjemaer for skjemaer. Sammenslåingen har fremsatt en rekke krav til dokumenter, hvorav de viktigste er bekvemmeligheten av databehandling av informasjon.
Den gjeldende dokumentasjonen i finans- og kredittmyndighetene er fullstendig enhetlig og obligatorisk for bruk i alle organisasjoner. Opprettelsen av et fullstendig enhetlig dokumentasjonssystem for alle regnskapsområder er ennå ikke mulig på grunn av mangfoldet av bransjeformer og metoder for enkelte regnskapsområder. Eksempler på standardiserte dokumenter finnes i spesielle album.
Når du oppretter en IS i en bedrift (organisasjon), anbefales det å bruke enhetlige former for dokumenter, hvis sammensetning bestemmes i prosessen med designarbeid.
Når du utarbeider det primære dokumentet, overholdes alle kravene til GOST angående standardformen for konstruksjon og tilpasning til automatisert behandling. Plasseringen av hoveddetaljene i dokumentet utføres i samsvar med GOST i tre deler: overskrift, innhold (tabell) og formatering, der seks soner skilles ut (fig. 3.3).
Ris. 3.3. Eksempelskjema for å bygge et primært enhetlig dokument
Følgende detaljer er plassert i sonene: sone 1 - navnet på foretaket (organisasjon, strukturell enhet), postadresse, bankdetaljer;
sone 2 - koden til skjemaet og stempelet for dets godkjenning;
sone 3 - navnet og kodene til de dokumentpermanente attributtene. Øverst i dokumentet er en ramme uthevet for å feste koder. For hvert attributt tildeles to celler - for å skrive inn navnet på attributtattributtet og dets kode etter typografisk metode. Sone 3 er skissert med en fortykket linje, som indikerer inndata av detaljer i PC-en under beregningsmessig behandling;
sone 4 - navn på dokumentet, dato for kompilering;
sone 5 - tabelldel av dokumentet som inneholder navnene på linjene, kolonnene og deres verdier. I tabellen skilles variable attributter (tegn og baser) inn i PC-en med fortykkede linjer;
sone 6 - signaturer til juridiske personer som er ansvarlige for riktigheten av utarbeidelsen av dokumenter, datoen for utfylling av dokumentet.
De angitte kravene er knyttet til rekkefølgen for å plassere dokumentdata i maskinens minne og med en økning i effektiviteten til automatisert behandling.
Ved utforming av bankprimærdokumenter overholdes generelt kravene til et enhetlig dokumentasjonssystem. Et utvalg av et enhetlig bankdokument er vist i fig. 3.4.
Moderne informasjonsteknologi sørger for inntasting av data fra fullførte primærdokumenter til en datamaskin direkte av brukeren ved å skrive inn data på tastaturet. Først skjer dannelsen av det primære dokumentet på skjermen, og deretter i lagringsenheten (i databasen) på maskinen. Det opprettes en informasjonsfil med homogene dokumenter, som brukes i fremtiden til å utføre alle nødvendige beregninger og kompilere sammendragsdata.
For å legge inn primærdokumenter på en PC, brukes inndataoppsett (fig. 3.5).
Oppsettet bestemmer rekkefølgen som dataene til det primære dokumentet plasseres i på skjermen. Det utvikles ved sammensetning av et maskinprogram og i ulike programmer kan det ha ulike konstruksjonsmuligheter. Imidlertid legges variable detaljer inn manuelt i layouten som vises på skjermen, og konstant- og referansedata legges inn automatisk. Samtidig utføres visuell og maskinell kontroll for utfylling av detaljer, deres overholdelse av tillatte verdier, logisk og aritmetisk kontroll av detaljer, kontroll for kontrollsummer. Hvis en feilaktig oppføring blir funnet, vises en diagnosemelding på skjermen og oppføringene kan korrigeres.
Ordre - bestillingsnr.
ved utstedelse (tilbakebetaling)
kortsiktig lån
Ris. 3.4. Et eksempel på å bygge et enhetlig bankdokument
I bilen føres et register over utferdige dokumenter. Om ønskelig er det mulig å skrive ut et dokument i en enhetlig form (fig. 3.6).
Utviklingen av datateknologi og programmeringsmetoder ved hjelp av et grafisk grensesnitt tillot en ny tilnærming til å lage dokumenter på en datamaskin, som med rette kan kalles et elektronisk dokument.
Et elektronisk dokument er en strukturert kopi av originaldokumentet som gjenspeiles i maskinens minne og på skjermen. Det elektroniske dokumentet må oppfylle alle kravene i USD; inneholde alle nødvendige detaljer i en rekkefølge som oppfyller kravene til databehandling. Sammen med tekstinnhold
* L ".Dospiy Onopduw -" prptchіpi Dok / nmgy Htenai | "" chg * s wwow ґ * T Serezh Skna "fcwsftb
det benyttes koding av attributtattributter, som informasjonen grupperes etter. Utgangen av et elektronisk dokument for utskrift utføres i samsvar med kravene fastsatt for et dokument som er utarbeidet manuelt.
Ris. 3.5. Et eksempel på å bygge et oppsett for å legge inn kredittordrer (1C: Regnskap 7.7)
Teknologien for å behandle et elektronisk dokument sørger for tilstedeværelsen i en datamaskin av layouter av alle nødvendige primærdokumenter utviklet av et maskinprogram. Listen over primærdokumenter finnes i "menyen" til programmet (for eksempel i programmet "1C: Regnskap" i funksjonen "Dokumenter"). Når det korresponderende navnet på dokumentet kalles opp, vises et dokumentoppsett på skjermbildet, hvis detaljer fylles ut annerledes.
Vurder prosessen med å fylle ut "kvitteringsordre nr. 000026", vist i fig. 3.5. Dokumentnummeret legges inn automatisk; datoen er valgt fra kalenderen; type kvittering, lager, leverandør, kontrakt, materialnavn, måleenhet, pris - fylles ut automatisk basert på tidligere sammenstilte oppslagsverk. Kun prosentandelen av mva og materialmengden settes ned manuelt; kolonnene "Beløp", "Mva" og "Total" fylles ut automatisk.
|
Materielle verdier |
måleenhet |
Mengde |
pris, gni. politimann. |
Beløp eksklusiv moms, gni. politimann. |
MVA beløp, gni. politimann. |
Totalt tatt i betraktning moms, gni. politimann. |
Pass ID |
Ordinal lagerets filnummer |
|||
|
navn, karakter, merke, størrelse |
lagernummer |
Navn |
ifølge dokumentet |
||||||||
|
Servietter |
|||||||||||
|
Hansker kuttet. |
|||||||||||
|
Svamp til oppvask |
|||||||||||
|
Matfilm |
|||||||||||
Tittel på lærebøker (1)
LærebokKjenn destinasjonen klassifisering eventyr om ... på husholdning nivå begreper « informasjon», « informativ en gjenstand"; ... informasjon; typer behandling informasjon, forskjellen mellom den første og den andre typer behandling informasjon... programvaren du bruker sikring Linux i...
Metodiske anbefalinger "fremme en helsekultur blant studenter" som fremmer en helsekultur blant deltakere i utdanningsprosessen
RetningslinjerOG klassifisering grupper ... strategier sikring selvuttrykk... informasjon for studenter etter kriterium type ... Informasjon- onnoe-støtte til prosessen med å fremme en helsekultur Informasjon... 1.2 forbedring nivå tilpasning til ... til kompleks forestilling i enhet...
Klassifisering av AIS utføres etter en rekke tegn avhengig av problemet som løses, det vil si at en og samme AIS kan karakteriseres av en eller flere premier
Dokument... type: fra andre databaser inkludert i delsystemet informasjon sikring; automatisk flytsporing informasjon ... klassifisering informasjon systemer på funksjonell basis, tatt i betraktning nivåer ledelse og nivåer... og begreper"strategisk...
Arbeidsprogram for informatikk og IKT
ProgramOperativsystem; Kunne: definere type programvare sikring... datamaskin 13 Grafisk grensesnitt ... begreper: informativ samfunn, informativ kultur. 66-67 Informasjon sikkerhet 2 Vet: opphavsrettsmerker, klassifisering ...
Arbeidsprogrammet i informatikk og IKT er utarbeidet i samsvar med den føderale komponenten i den statlige standarden for generell utdanning // Samling av normative dokumenter Informatikk og IKT / komp. (1)
Arbeidsprogram... informasjon prosess, informasjon og ulike kommunikasjonsteknologier typer tegn, konsept ... begreper oversetter, kompilator klassifisering ... nivå pedagogiske aktiviteter) Lekser Kapittel 1 " Informasjon og informasjon... Programvare sikkerhet ...
Intelligens kan representeres som et sett med signaler av fysiske prosesser som oppfattes av et subjekt (menneske, dyr, apparater) gjennom sansene (oppfattelsesapparater). Det er klart at slik informasjon ikke er informasjon ennå.
Vi er vant til at dette ordet brukes til å definere noe viktig som har en helt spesifikk betydning. Det vil si at det er nødvendig at informasjonen tolkes på en eller annen måte. Dette er imidlertid ikke alt. Etter at informasjonen har fått betydning for det oppfattende subjektet, skal den presenteres i en form som egner seg for lagring, overføring og bearbeiding. Dette er nødvendig for at denne informasjonen skal være nyttig, det vil si brukes til å løse eventuelle problemer, inkludert ved hjelp av elektroniske datamaskiner. Slik informasjon kalles i informasjonsteori data.
Og dermed, informasjon – Dette er data, organisert på en bestemt måte, som har mening, betydning og verdi for faget og nødvendig for å løse ulike problemer.
Definisjoner av "informasjon"
1. Probabilistisk-statistisk definisjon (Shannon).
Begrepet "informasjon" er definert som en nedgang i graden av usikkerhet av kunnskap om et objekt, system, prosess eller fenomen, eller en endring i usikkerheten til tilstanden til selve objektet, systemet, fenomenet, prosessen.
2. Generell vitenskapelig definisjon.
Informasjon er et generelt vitenskapelig begrep som omfatter utveksling av informasjon mellom mennesker, en person og en automat, en automat og en automat; utveksling av signaler i dyre- og planteverdenen; overføring av tegn fra celle til celle, fra organisme til organisme ("Great Encyclopedic Dictionary", 1997).
3. Juridisk og forskriftsmessig definisjon.
Loven i den russiske føderasjonen "Om informasjon, informatisering og beskyttelse av informasjon" gir følgende definisjon av begrepet " informasjon» - informasjon om personer, gjenstander, fakta, hendelser og prosesser, uavhengig av måten de presenteres på.
Definisjon av "data"
Fra informasjon data avvike i en bestemt form for presentasjon og er en viss undergruppe av den, bestemt av målene og målene for innsamling og behandling av informasjon.
Vi definerer data hvordan informasjon som gjenspeiler en bestemt tilstand for et bestemt fagområde i en bestemt form.
Datapresentasjonsskjemaer
Kan skilles ustrukturert og strukturert presentasjonsform data.
Ustrukturert datapresentasjonsskjema:
Sammenhengende tekst (dvs. et naturlig språkdokument);
Grafiske data i form av fotografier, bilder og andre ustrukturerte bilder.
Strukturert presentasjonsform data:
Grafiske data i form av tegninger, diagrammer, diagrammer.
Det er betydelige forskjeller i hvordan strukturerte og ustrukturerte data samles inn, analyseres og behandles. De mest utviklede er programvareverktøy for behandling av strukturerte data, fordi strukturering kan betraktes som primær og den vanskeligste å formalisere og algoritmisert behandling.
Definisjon av "dokument"
Når det gjelder å operere med informasjon i prosessene for opprettelse, innsamling, utstedelse og forbruk, konseptet med dokumentert informasjon eller rett og slett dokument.
1.Historisk sett dokumentet ble definert som objekt, midler, metode for identifikasjon, eiendomsrett etc.
2.In organisatorisk og ledelsesmessig betydning av dokumentet er definert som form og måte å uttrykke organisatoriske og ledelsesmessige beslutninger og påvirkninger på.
3. I regulatoriske aspekt, er dokumentet definert som informasjon registrert på en materialbærer med detaljer som gjør at den kan identifiseres(RF-loven "Om informasjon, informatisering og informasjonsbeskyttelse").
Den viktigste forutsetningen for å identifisere tradisjonelle dokumenter er signaturen til tjenestemannen. En lignende tilnærming for datainformasjon er for tiden utviklet i form av en teknikk for "elektroniske digitale signaturer" basert på kryptografiske metoder.
Under dokumentere informasjon i vid forstand av ordet kan forstås som tildeling av en enkelt semantisk del av informasjon (data) for et bestemt fagområde i sin totale masse, isolering av denne delen med å gi den en uavhengig rolle (navn, status, detaljer osv.).
Dokumentasjonsprosess gjør informasjon til informasjonsressurser... Den normativ-juridiske tolkningen av informasjonsressurser definerer dem som "atskilte dokumenter og separate arrays av dokumenter, dokumenter og arrays of documents in information systems (biblioteker, arkiver, fond, databanker, andre typer informasjonssystemer)". (Den russiske føderasjonens lov "Om deltakelse i internasjonal informasjonsutveksling" datert 04.07.1996, N85-FZ.).
Dokumentasjon av informasjon fører til et av de mest grunnleggende konseptene innen informasjonsstøtte - informasjonssystemer.
Under informasjon System et organisatorisk sett med maskinvare, programvare og andre hjelpemidler, teknologiske prosesser og arbeidere som sikrer innsamling, presentasjon og akkumulering av informasjonsressurser i et bestemt fagområde for å møte informasjonsbehovene til brukere av systemet er forstått.
IS, der presentasjon, lagring og behandling av informasjon utføres ved hjelp av datateknologi, kalles automatisert .
