Tamara Vorotyntseva - Ontwikkelingsdirecteur van het leerbedrijf "BUSINESS PARTNER" (Moskou). Praktiserend business trainer, auteur van het boek "Building a Personnel Training System" en publicaties in zakelijke publicaties in Rusland, Kazachstan en Oekraïne. De maker van de internet-mailinglijst: "E-mailcorrespondentie in het bedrijfsleven" op de server subscribe.ru! Het boek is een praktische gids voor zakenmensen die actief communiceren met klanten en partners. Het presenteert tools die helpen om elektronische communicatie effectief, optimaal in tijd en resultaat te maken, zo dicht mogelijk bij de normen en regels van het moderne bedrijfsleven. De auteur geeft praktische adviezen, illustreert zijn observaties met praktijkgevallen en trekt beredeneerde conclusies. De tekst van het boek is rijk aan herkenbare voorbeelden van echte zakelijke correspondentie. De auteur deelt zijn observaties, technieken, "trucs" die de efficiëntie en effectiviteit van een zakelijke e-mail aanzienlijk kunnen beïnvloeden. Als u een zakenman bent en het belangrijk voor u is om snel, beknopt en vakkundig te schrijven, in overeenstemming met de regels van een goede zakelijke stijl, zal dit boek uw betrouwbare assistent worden.
Boek:
Wanneer u werkt met de velden "Aan" ("Aan"), "Cc" ("Cc"), "Bcc" ("Bcc"), onthoud dan dat dit een belangrijk onderdeel van de e-mail is dat de verdere acties van de deelnemers beïnvloedt in de correspondentie.
"Op dat"). Dit veld bevat het adres van de ontvanger aan wie de brief rechtstreeks is gericht en de informatie die deze bevat. De auteur van de brief wacht op een antwoord van de hoofdontvanger. Als er twee geadresseerden in dit veld staan, wacht de auteur van de brief op een reactie van elk of een van hen (houd hier rekening mee als uw naam voorkomt in de lijst met ontvangers). Houd tegelijkertijd (als u de afzender bent) in gedachten dat het niet erg raadzaam is om meer dan één geadresseerde op te nemen in het veld "Aan" ("Aan"). Het kan zijn dat u geen enkel antwoord krijgt op een brief die naar meerdere geadresseerden is gestuurd, omdat iedereen zal denken dat de ander zal antwoorden.
Als de brief aan u is geadresseerd, maar andere ontvangers in de kopie bevat, gebruik dan de "ALLE beantwoorden"-knop bij het beantwoorden! Hiermee wordt de door de initiator van de correspondentie aangegeven kring van geadresseerden bewaard.
"Kopieer" ("Ss"). V Vul in dit veld de adressen in van ontvangers die naar uw mening op de hoogte moeten zijn van de correspondentie over dit onderwerp. Deze geadresseerden ontvangen informatie slechts "ter informatie". De ontvanger in de kopie hoeft de brief meestal niet te beantwoorden, maar kan het wel.
NOTITIE. HET IS BELANGRIJK!
Als uw naam in het veld "Cc" ("Cc") staat, moet u er bij het aangaan van correspondentie rekening mee houden dat er situaties zijn waarin het uiterst belangrijk is om beleefd te zijn. Gebruik zinnen: "Laat me deelnemen aan de discussie" of "Laat me deelnemen aan uw gesprek" of "Laat me u mijn mening vertellen".
"Bcc" ("Bcc"). Dit veld mag in sommige bedrijven niet worden gebruikt, omdat het een hulpmiddel is dat in strijd is met ethische communicatienormen. Het doel van dit veld is om de geadresseerde uit te nodigen om een "geheime getuige" te worden.
Als het in uw bedrijfspraktijk gebruikelijk is om dit veld in uw werk te gebruiken, overweeg dan het volgende. De ontvanger in “blind carbon copy” blijft onzichtbaar voor de hoofdontvanger en voor de ontvangers in de carbon kopie. Soms is het niet misplaatst dat de afzender en de "geheime ontvanger" een voorlopige overeenkomst (of vervolginformatie) hebben over de reden en het doel van deze informatiemethode.
NOTITIE. HET IS BELANGRIJK!
De "verborgen" ontvanger dient absoluut geen correspondentie vanuit dit veld aan te gaan.
Archivering of schaduwkopiëren van alle inkomende en uitgaande zakelijke e-mail betekent het automatisch aanmaken van een kopie van elk bericht dat van/naar de adressen binnenkomt, ongeacht de acties van de ontvanger/afzender. Het kopiëren gebeurt in de regel naar een aparte mailbox in het bedrijfsdomein, terwijl de "Van", "Naar"-headers en de berichttekst origineel blijven. Indien nodig is het mogelijk om archiefstromen op te delen volgens bepaalde criteria, bijvoorbeeld het kopiëren van post van medewerkers van verschillende afdelingen naar verschillende adressen.
Voor welke doeleinden in de onderneming kan het nodig zijn om alle correspondentie in de bedrijfspost te archiveren?
Controle over de acties van werknemers
De meest gevraagde functie voor het archiveren van e-mail. Met toegang tot kopieën van alle correspondentie van ondergeschikten, kan de manager op elk moment bijvoorbeeld de geschiedenis van de correspondentie met de klant herstellen en ervoor zorgen hoe verantwoordelijk de werknemer zijn taken uitvoert. Is er een reactie op de brief van de klant gestuurd? Was de reactie prompt (kopieën behouden de originele datum en tijd van het bericht)? Was de e-mail van de medewerker inhoudelijk en volledig? Tot slot, was hij basaal voor de aannemer / opdrachtgever?
Een bijzonder handige eigenschap van schaduwkopiëren is dat de medewerker geen invloed kan uitoefenen op welke brieven naar het archief gaan en welke niet - alles wordt gekopieerd, ongeacht zijn wensen of handelingen. Dat wil zeggen, hij kan het "ongemakkelijke" bericht in zijn mailbox verwijderen en de prullenbak legen en zelfs de harde schijf van zijn computer formatteren, maar het bericht in het archief blijft intact.
Controle over de bedrijfscorrespondentie van werknemers kan worden uitgevoerd door de manager zelf, of door een specialist in de beveiligingsdienst van het bedrijf (indien aanwezig) of door andere verantwoordelijke personen, afhankelijk van het specifieke geval.
De mogelijkheid om correspondentie te herstellen
Als toegang tot e-mail wordt uitgevoerd met behulp van het POP3-protocol en berichten worden opgeslagen op de computers van gebruikers, is het zeer waarschijnlijk dat alle correspondentie verloren gaat in het geval van een harde schijf of een virusinfectie. In dit geval zorgt het terugzetten vanuit het archief voor een snelle hervatting van de werkcorrespondentie, het klantenbestand en het bedrijfsproces als geheel.
E-mail archiveren vanuit juridisch oogpunt
Om juridische conflicten en mogelijke claims van werknemers te voorkomen, is het raadzaam om het recht van de werkgever om eventuele berichten te archiveren, te kopiëren en verder te verwerken in de zakelijke post van de werknemer te documenteren. Dit kan door een passende clausule aan de arbeidsovereenkomst toe te voegen of, als het bedrijf de ondertekening van een aanvullend contract / verplichting / overeenkomst over geheimhouding van handelsgeheimen toepast, in dit document. Het proces van het maken en opslaan van een kopie van een bericht uit de correspondentie van de werknemer krijgt dus een juridisch belangrijke status.
Technische implementatie van het kopiëren van correspondentie
De eenvoudigste en handigste manier van archiveren kan worden geïmplementeerd vanaf de site van de hoster van zakelijke maildiensten. De klant formuleert de voorwaarden waaronder een kopie van bepaalde (of alle) berichten van bepaalde (of alle) medewerkers moet worden gemaakt, en de serviceprovider, de mailhostingprovider, configureert zijn apparatuur dienovereenkomstig. Om toegang te krijgen tot het correspondentiearchief, moet het kopiëren van berichten naar een speciaal daarvoor bestemde mailbox worden erkend als de meest universele.
Als een verantwoordelijke medewerker via het IMAP-protocol toegang heeft tot deze mailbox, is het mogelijk om kopieën van berichten op mappen te sorteren. Bijvoorbeeld een hiërarchische structuur:
- werknemer 1
- inkomend
- uitgaand
- werknemer 2
- inkomend
- uitgaand
- werknemer 3
- inkomend
- uitgaand
In de meeste gevallen is dit meer dan voldoende. De gebruiker van de doos met kopieën hoeft er alleen voor te zorgen dat deze niet overloopt en dat de quotalimieten voor het maximale volume dat door berichten wordt ingenomen of voor hun maximale aantal niet zijn overschreden.
Gevolgtrekking
Controle over bedrijfspost met behulp van archivering (schaduwkopiëren) is een krachtig middel om te beschermen tegen lekken van handelsgeheimen, een middel om de efficiëntie van werknemers te bewaken en te evalueren, en om een reservekopie te maken in geval van hardware- of softwarestoringen. Het belang van zakelijke post in de bedrijfsprocessen van een modern bedrijf kan moeilijk worden overschat, terwijl archivering de manager een krachtig middel geeft om zijn stromen te beheersen.
Sinds 2006, een professionele hostingprovider van zakelijke mail, biedt de site zijn klanten de meest uitgebreide mogelijkheden om de mailstromen te controleren.
Bij het opnieuw publiceren van een artikel is het instellen van een actieve geïndexeerde hyperlink naar de bron - site site vereist!
De meeste bedrijven begrijpen het belang van het maken van back-ups. Maar hier is het probleem - niet veel bedrijven hebben een idee van wat een databack-upstrategie zou moeten zijn. Als gevolg hiervan verliezen ze informatie, klanten en dus geld. In 2014 vertelden experts dat bedrijven ongeveer $ 1,7 biljoen dollar per jaar verliezen als gevolg van onherstelbaar verlies van waardevolle gegevens, waarvan om de een of andere reden geen back-up was gemaakt. Nu is deze indicator gegroeid, aangezien een uurlijkse uitvaltijd van het datacenter de operator $ 50.000 - $ 80.000 kost. Twee jaar geleden bracht een uurlijkse uitvaltijd verliezen met zich mee van $ 40.000 - $ 60.000.
Dit bedrag groeit elk jaar naarmate de waarde van de gegevens geleidelijk toeneemt. En het gaat niet alleen om informatie - de gebruikelijke uitvaltijd van apparatuur als gevolg van allerlei problemen schaadt immers de portemonnee van zowel het bedrijf dat de infrastructuur bezit als zijn klanten.
Alleen al in de eerste helft van 2016 zijn 554 miljoen records verloren of gestolen als gevolg van cyberaanvallen door cybercriminelen. Het meest voorkomende doel van een hack is om persoonlijke gegevens van gebruikers te stelen. In de Verenigde Staten was de gezondheidszorg het meest aangevallen gebied. Tegelijkertijd zijn overheden in de eerste helft van 2016 de maximale hoeveelheid data kwijt (we hebben het over verloren of gestolen data).
Tegelijkertijd zijn er voor heel 2015 707,5 miljoen records verloren of gestolen als gevolg van cyberaanvallen. Dit is echter minder dan in 2014, toen hetzelfde cijfer 1,02 miljard records bedroeg.
Een van de redenen voor gegevensverlies is de onvoorbereidheid van bedrijven op kritieke gebeurtenissen (stroomstoringen, fysieke schade aan apparatuur, hacking en diefstal van gegevens, natuurrampen). Als je niet van tevoren voor de back-ups zorgt, dan zal het ondraaglijk pijnlijk zijn, velen hebben hiervan gehoord. Maar, zoals ze zeggen, "de muizen huilden, injecteerden, maar bleven de cactus eten." Laten we eens kijken wat de onverwachte gevallen zijn die plotseling hebben geleid tot een gedeeltelijke of volledige stopzetting van het werk van telecommunicatiebedrijven en hun divisies. Het gaat niet alleen om dataverlies en back-ups, maar in deze situaties vraag je je af hoe snel een goed geolied bedrijfsproces/werk kan omslaan in chaos. Ondanks planning kunnen en zullen zich vroeg of laat onverwachte situaties voordoen.
Vrolijk speelgoedverhaal
Een van de meest opzienbarende verhalen daarvoor is het verlies door Pixar-medewerkers van een groot aantal gegevens op ToyStory 2. Vervolgens wist iemand van de medewerkers per ongeluk een database van de server met honderden belangrijke elementen van karakteranimatie, de broncode van de karakters zelf, enz. Nadat het bedrijf had besloten de gegevens van de back-up te herstellen, bleek de back-up al meer dan een maand niet te hebben gewerkt.Het dreigde dat een hele maand werken (of zelfs meer) nergens toe leidde. Maar toen bleek dat een van de projectmanagers regelmatig alle data naar zijn thuis-pc stuurde om thuis aan het project te kunnen werken. Alleen dankzij dit (en het moet worden opgemerkt, dit was een overtreding van de bedrijfsregels), werden de gegevens hersteld.
Als de gegevens niet op de thuisserver stonden, zou de tijdlijn van de projectimplementatie vertraging kunnen oplopen en zou het bedrijf in een zeer onaangename situatie terechtkomen.
Ongeval met datacenter
Als we het hebben over plotselinge gebeurtenissen die hebben geleid tot het verlies en verlies van gegevens, dan kan men niet anders dan zich een geval uit 2007 herinneren. Toen stond het bedrijf Rackspace (dat jaren later nog niet zo gerenommeerd was) voor een verrassing. Een SUV crashte in haar datacenter. De bestuurder van deze auto had diabetes. Tijdens de reis verloor hij het bewustzijn, drukte zijn voet op het gaspedaal en de auto, die van de rijbaan af vloog, crashte met volle snelheid tegen de faciliteit waarin het energie-infrastructuurcentrum van het datacenter van het bedrijf was gehuisvest.Het hulpvoedingssysteem begon onmiddellijk te werken, maar er deed zich een probleem voor: het hoofdkoelsysteem startte niet. Hierdoor raakte de apparatuur snel oververhit, dus besloten de medewerkers van het bedrijf alles uit te zetten zodat de servers en andere apparatuur niet uitvielen.
Als gevolg hiervan stond het datacenter ongeveer vijf uur stil, waarin niets werkte. Deze vijf uur hebben het bedrijf 3,5 miljoen dollar gekost.
... en nog een paar trieste IT-verhalen
Systeemfalen is moeilijk te voorspellen, wat logisch is. Zelfs de meest betrouwbare systemen met een krachtige infrastructuur falen. Maar de frequentie van storingen kan aanzienlijk worden verminderd door systeemredundantie te gebruiken. In een betrouwbare infrastructuur kan elk onderdeel ervan redundant zijn (en zou in theorie moeten zijn), inclusief stroom, koeling, enz. Datacenters van hoge kwaliteit gebruiken N + 1 en N + 2 schema's om een hoge systeembetrouwbaarheid te bieden. Er worden steeds hogere eisen gesteld aan de betrouwbaarheid van de datacenterinfrastructuur, evenals de kosten van gedwongen downtime. Er doen zich echter nog steeds problemen voor.In hetzelfde 2013 stopte bijvoorbeeld een van de grootste hostingproviders ter wereld met werken. Het datacenter van het bedrijf in Utah, VS, ondervond problemen als gevolg van een hardwarestoring tijdens onderhoudswerkzaamheden aan de server. En dit leidde tot een reeks uitval van apparatuur in het hele datacenter. Als gevolg hiervan functioneerden een groot aantal webservices en sites een tijdje niet meer. Deze mislukking kostte de hostingprovider een aanzienlijk bedrag.
En onmiddellijk nadat de Xbox One-gameconsole op de markt kwam, nam de belasting van de servers van het bedrijf toe (en zeer aanzienlijk). Hierdoor begon de Windows Azure-cloudservice te falen. De hele dag waren er problemen met de werking van Xbox Live - soms werden gegevens niet opgeslagen, soms laadden ze niet, multiplayer in games werkte niet.
In 2015 leed het bekende bedrijf Vtech, dat speelgoed en elektronische apparaten voor kinderen produceert, onder. Toen hackte iemand de servers van het bedrijf en werden 4,8 miljoen records uit de klantendatabase gestolen. Daarnaast zijn de gegevens van 200.000 kinderen ontvoerd (hun namen zijn door hun ouders aangegeven bij de registratie).
Het bedrijf bleek de principes van informatiebeveiliging niet erg zorgvuldig te volgen. Zwakke wachtwoorden, zwakke encryptie, weinig back-ups - dit alles leidde tot grote problemen. Vtech heeft tot op zekere hoogte het vertrouwen verloren van klanten en investeerders die ontevreden zijn over de nalatigheid van werknemers.
Al dit jaar werd bekend over een ander geval van onverantwoord werk. Het hoofd van een klein hostingbedrijf, dat ongeveer 1.500 klanten bediende, was de boosdoener bij het verlies van gegevens. Op een drukke avond draaide Marco Marsala rm -rf (foo) / (bar) op alle servers, en de (foo) / (bar) variabelen waren niet ingesteld (per ongeluk). Als gevolg hiervan werden alle gegevens van alle servers verwijderd.
Door ongelukkige samenloop van omstandigheden zijn schijven met back-ups op de servers gemount. Al deze gegevens werden ook gewist. De benadeelde bedrijfseigenaar vroeg andere gebruikers of de informatie kon worden hersteld na het uitvoeren van de opdracht rm -rf (foo) / (bar). Het is duidelijk dat andere gebruikers hem niets goeds hebben verteld. Als gevolg hiervan leidde onoplettendheid tot het feit dat de zaak moest worden gesloten (dit werd gemeld door dezelfde Marsala). Het maken van back-ups is dus niet voldoende, ze moeten nog steeds op een veilige plaats worden bewaard. In de opmerkingen gaven gebruikers aan dat "Als je maar één back-up hebt, je geen back-up hebt", wat in de meeste gevallen waar is.
En het zijn niet alleen kleine bedrijven die problemen hebben. Zo kreeg een van 's werelds grootste banken, Barclays, een paar jaar geleden een boete van enkele miljoenen dollars. De reden is het gedeeltelijke verlies van zakelijke correspondentie in 10 (!) jaar. Het bedrijf verloor gegevens door onvolmaakte opslagsystemen. Een technische storing - en de letters zijn verloren.
En het zou prima zijn als alleen banken brieven zouden verliezen - financiële bedrijven, hoewel ze een perfecte telecommunicatie-infrastructuur moeten hebben, zijn immers niet de makers van e-maildiensten, zoals Google bijvoorbeeld. Ja, ja, dit bedrijf is ook verre van ideaal als het gaat om het opslaan van gebruikersinformatie. In 2011 maakte Gmail, de e-mailservice van Google, duizenden gebruikers zenuwachtig.
Sommigen van hen, die waren ingelogd op hun account, zagen geen brieven of contacten. Daarna werd het volgens Google "slechts 0,08%" van het totale aantal gebruikers van de dienst getroffen. Maar in die tijd werd Gmail door 193 miljoen mensen gebruikt, en zelfs honderdsten van een procent van dit aantal is de bevolking van een kleine stad. Een van de klanten van de dienst klaagde toen over het verlies van 17.000 brieven - dit was al zijn activiteit voor de hele tijd.
De meeste gegevens van het bedrijf zijn hersteld omdat Google back-ups van gegevens vooropstelt bij de activiteiten van het bedrijf. Maar sommige gebruikers hadden nog steeds probleemaccounts, en de reputatie van Gmail leed eronder.
Redenen voor gegevensverlies en back-ups in bedrijven
Een van de meest voorkomende redenen die leiden tot het verlies van gegevens en gegevensback-ups, noemen we vijf hoofdpunten. Deze omvatten mediastoringen, menselijke fouten, softwarefouten, hardwarefouten en netwerkhardwareproblemen.Mediafout
Dit is een van de meest voorkomende redenen voor gegevensverlies. Dit probleem treedt meestal op wanneer media niet worden gecontroleerd en de status van dergelijke apparatuur onregelmatig wordt gecontroleerd. Het niet opvolgen van de instructies van de fabrikant of het onzorgvuldig omgaan met media kunnen storingen veroorzaken.Menselijke factor
Dit is de op één na meest voorkomende reden voor het falen van databack-upsystemen, waardoor er helemaal geen back-up wordt gemaakt van informatie, of de back-ups zelf worden gewist. Om dergelijke problemen te voorkomen, moet het personeel gekwalificeerd zijn, zijn duidelijke instructies en plannen nodig die moeten worden gevolgd.Softwarefout
Dit is ook een van de meest voorkomende problemen. Software bijwerken, het ene programma door het andere vervangen, een softwaremodule aan het back-upsysteem toevoegen - er zijn veel redenen voor het falen. En hoe complexer zo'n systeem, hoe groter de faalkans.Hardwarestoring
Net als bij het vorige probleem, kan de apparatuur defect raken wanneer een hardwaremodule wordt vervangen, vanwege de fysieke veroudering van de hardwaresystemen of zonder duidelijke reden.Netwerkstoring
Een onjuist gevormd script, storing van netwerkapparatuur, een soort compatibiliteitsproblemen met protocollen of tientallen andere redenen kunnen de voortgang van de gegevensback-up beïnvloeden.Individuen zijn niet beter dan bedrijven (en misschien zelfs slechter) als het gaat om het maken van back-ups van gegevens. Backblaze voerde in 2015 een gebruikersonderzoek uit, waaruit bleek dat slechts 39% van de gebruikers hun gegevens elk jaar volledig kopieert. Slechts 8% van de respondenten doet dit elke dag.
Als conclusie
De eigen telecommunicatie-infrastructuur van het bedrijf is moeilijk, duur en tijdrovend. Natuurlijk kun je soms niet zonder een eigen datacenter. Maar in de overgrote meerderheid van de gevallen is het voor een bedrijf gemakkelijker om gebruik te maken van een kant-en-klare infrastructuur, inclusief back-upsystemen, dan om een eigen systeem in te zetten.In ieder geval, voor welk doel dan ook heb je geen noemenswaardige rekenkracht nodig, wij hebben een dienst "
Iedereen heeft het recht om vrijelijk informatie te ontvangen en door te geven met legale middelen. Dit geldt voor telefoontjes, e-mails en eventuele berichten.
Informatie die op legale wijze wordt doorgegeven, is niet toegankelijk voor buitenstaanders zonder een rechterlijke beslissing. Dit is het recht op privacy van correspondentie en gesprekken. Maar ze moeten worden gebruikt om anderen geen schade toe te brengen. U kunt niet vrijelijk informatie verspreiden als het iemand schaadt, bijvoorbeeld een werkgever.
Als een postdienst toegang heeft tot informatie in de post van zijn klanten, betekent dit niet dat hij eigenaar wordt en deze kan verspreiden. Alle rechtbanken hebben de wet verkeerd begrepen en hun beslissing onjuist onderbouwd.
Het was op een andere manier nodig: hoewel de post niet als de eigenaar van de informatie wordt beschouwd, kan de werknemer toch worden ontslagen.
En dat is waarom.
De werkgever besloot dat er sprake was van een bedrijfsgeheim. Het moet worden beschermd tegen buitenstaanders. Hier is een contract, instructies en een geheimhoudingsverklaring.
De medewerker begreep alles, stemde toe, maar gebruikte zijn persoonlijke post. Dit betekent dat hij vanuit huis documenten kan openen en ermee kan doen wat hij wil. Stuur bijvoorbeeld naar iedereen.
Dit is een overtreding. Het maakt niet uit of de medewerker de servicegegevens daadwerkelijk naar iemand heeft gestuurd of niet. Het is voldoende om werkgegevens naar een persoonlijke box te sturen.
Het belangrijkste in dergelijke gevallen is welke informatie is verzonden en of de werkgever dit heeft verboden. Bij verbod kan de werknemer op grond van het artikel worden ontslagen.
Onderste regel. De ontslagzaak wordt nog bekeken, maar dit is een formaliteit. Hoogstwaarschijnlijk zal de rechtbank de argumenten gewoon wijzigen in die beschreven door het Grondwettelijk Hof. De werknemer wordt niet hersteld en de vergoeding wordt niet uitbetaald.
Geldt dit alleen voor bazen die toegang hebben tot iets geheims?
Nee, het kan iedereen raken: een manager, een secretaresse, een accountant, een programmeur, een technoloog, een ingenieur of een journalist.
In dit verhaal werkte de man als hoofd van de contractuele en juridische afdeling in een groot bedrijf. Hij had toegang tot klant-, medewerker- en contractgegevens. Maar het maakt niet uit.
Het is belangrijk dat bepaalde informatie in het bedrijf als een handelsgeheim werd beschouwd. Dit kan alle informatie zijn naar goeddunken van het management. Als alle documenten correct zijn opgemaakt, kan iedereen worden ontslagen voor het verzenden van werkbestanden naar persoonlijke post.
Waarom bepaalt de werkgever wat er wel en niet naar de persoonlijke post mag?
De werkgever heeft het recht om de verspreiding van eigendomsinformatie te beperken. Deze regels zijn vastgelegd in arbeidsovereenkomsten, instructies en overeenkomsten. Medewerkers dienen zich hieraan te houden.
Hoe kan een werkgever achterhalen wat werknemers naar hun post sturen?
De werkgever kan de zakelijke mailboxen van de werknemers raadplegen. Hij kan instant messengers checken of een medewerker op verzoek van het bedrijf een profiel heeft aangemaakt en daarin op het werk communiceert.
Als een werknemer vanuit de zakelijke mail inlogt op de messenger en daar communiceert over persoonlijke zaken, kan de werkgever dergelijke berichten ook lezen. Hij weet niet dat ze persoonlijk zijn.
Dit is geen schending van rechten of een inbreuk op de privacy van persoonlijke correspondentie. Dat heeft het Europees Hof voor de Rechten van de Mens gezegd.
Als de regels van de postdienst zeggen dat hij toegang heeft tot mijn correspondentie, is deze dan niet beveiligd?
Ze wordt beschermd, maar dit is een moeilijke vraag. De wet zegt niet expliciet dat de eigenaar van een dienst op internet verplicht is om de privacy van correspondentie te bewaren. Maar dat betekent niet dat hij dat niet hoeft te doen.
De postdienst kan uw post niet vrij publiceren, verspreiden en doorsturen naar wie hij wil. De wet leek hem dit niet te verbieden, maar het Grondwettelijk Hof legde uit dat dit impliciet was.
Zelfs als de regels zeggen dat de voorwaardelijke "Mail-ru" toegang tot uw correspondentie kan toestaan en beperken (en meestal is het geschreven), is hij niet de eigenaar en niet de eigenaar van de inhoud van de brieven. Alleen bevoegde instanties kunnen toegang krijgen tot persoonlijke post en alleen volgens de regels - bijvoorbeeld door een rechterlijke uitspraak.
De wetten missen op dit punt precisie. Misschien worden ze aangevuld, zo adviseerde het Grondwettelijk Hof.
Hoe gebruik je e-mail op de juiste manier zodat je niet ontslagen wordt onder het artikel?
Het hangt allemaal af van hoe de werkgever de eigendomsinformatie beschermde. Als hij het officieel tot bedrijfsgeheim heeft verklaard en het niet naar een persoonlijke box heeft gestuurd, kan er een reden zijn voor ontslag.
Lees de arbeidsovereenkomst en functieomschrijving. Als er een speciaal regime en verboden is, moet u deze strikt naleven. Een brief aan jezelf is voldoende voor ontslag. Ook als er één contract is met een leverancier en u heeft dit aan niemand anders getoond.
Vraag je werkgever wat hij van persoonlijke boxen vindt. De directeur mag zelf niet weten dat bedrijfsgeheimen op een speciale manier moeten worden verwerkt. Plotseling was hij tegen persoonlijke post, maar stelde de documenten niet op. Je wint in de rechtbank, maar verpest je reputatie.
Gebruik geen privémail zonder toestemming. Als je thuis moet werken, stem dit dan van tevoren af met de werkgever, ook al vond hij dat eerder niet erg. Als je op het werk communiceert via een persoonlijke box, laat de directeur dan aangeven dat hij het niet erg vindt. Het ontbreken van een verbod is geen toestemming. Dan bewijs je niets.
Houd bij wat en naar wie je schrijft vanuit kantoor, zelfs als het een persoonlijke boodschapper is.
Als er geen officieel verbod was, maar je hebt persoonlijke post gebruikt en ze willen je ontslaan, zoek dan een advocaat en wees niet bang om te klagen. Na de uitleg van het Grondwettelijk Hof is er een kans om te herstellen van het werk en een vergoeding te ontvangen.
Wie had een paar decennia geleden gedacht dat de tijd zou komen dat het mogelijk zou zijn om binnen een paar seconden contact te maken met iedereen van waar ook ter wereld? Het is nu zo'n moment dat de burgers tegelijkertijd nieuwe kansen krijgen om hun rechten te verdedigen. SMS-berichten die door een notaris zijn gewaarmerkt, evenals correspondentie via WhatsApp en Viber-services, kunnen nu immers als zwaarwegend bewijs dienen. Maar waar is het voor?
Situaties kunnen heel verschillend zijn - van familieproblemen tot ernstige schendingen van verschillende verplichtingen. In dergelijke gevallen kunnen e-mails een goede bewijsbasis zijn om de zaak te winnen.
Op welke gronden kunnen e-mails bewijs worden?
Volgens artikel 55 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering van de Russische Federatie wordt bewijs beschouwd als informatie die legaal is verkregen en die wordt gebruikt om een zaak te beoordelen en in deze zaak een beslissing te nemen. Maar kan sms'en of chatten op WhatsApp bewijs zijn?
Dat kunnen ze, artikel 71 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering van de Russische Federatie spreekt hier rechtstreeks over. Volgens haar kan de informatie voor de behandeling van de zaak digitale bescheiden omvatten die zijn verkregen met behulp van elektronische communicatie.
Hoe documenteert u uw correspondentie via SMS, WhatsApp en Viber?
Hoewel e-mails wettelijk kunnen worden bewezen, is het niet erg duidelijk hoe ze worden gedocumenteerd? In feite is alles veel eenvoudiger dan het lijkt.
Allereerst wordt de correspondentie overgebracht naar een materiële bron en vervolgens in goede kwaliteit op papier afgedrukt. Correspondentie kan alleen in deze - gedrukte vorm aan de rechtbank worden verstrekt. Daarnaast dient de aanvrager zonder meer aan te geven: wanneer, door wie en onder welke omstandigheden de betreffende vermeldingen zijn gedaan.
Maar alleen het opnemen van de correspondentie is niet voldoende, de rechtbank moet de authenticiteit ervan bevestigen. Dit kan op een van de volgende vier manieren:
- De correspondentie opnemen, uitprinten, een protocol opstellen met de verplichte aanwezigheid van getuigen, met vermelding van hun persoonsgegevens.
- Bij schriftelijke stukken voor aanvang van het proces is de procedure hetzelfde, alleen de aanwezigheid van een notaris is vereist in plaats van getuigen. De notaris certificeert de correspondentie officieel, die vervolgens naar de rechtbank kan worden gestuurd.
- Als de behandeling van de zaak al is begonnen, moet de correspondentie worden gedocumenteerd in overeenstemming met artikel 71 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering van de Russische Federatie. Tegelijkertijd kunnen via een rechterlijke uitspraak materialen worden opgevraagd, ook bij telecomoperators.
- Een andere methode vereist een onderzoek, vervolgens het fixeren van de correspondentie, het afdrukken op papier, evenals een schriftelijk deskundig oordeel over de inhoud van de correspondentie.
Waar kan telefonische correspondentie worden gewaarmerkt?
U kunt SMS-berichten, maar ook correspondentie in WhatsApp en Viber bij een notaris laten certificeren. Bel hiervoor +7 495 767-12-77 en maak een afspraak met een notaris.
