Базы данных АИБС «МАРК-SQL»

Хранение информации о книгах, учебниках, читателях производится в базах данных, которые устанавливаются вместе с программой. С системой поставляются четыре базы данных.

База данных «Список учебников» включает Федеральный перечень и Федеральный каталог учебных изданий, которые можно использовать для формирования своего фонда учебников. База данных «Список книг» хранит данные, которые описывают книги, помещенные в качестве примера, и книги по развивающей педагогике, которые также можно использовать при формировании библиотечного фонда. Информацию из этих баз данных можно копировать в свои электронные каталоги. Сведения о количестве описаний в базах даются в правом нижнем углу экрана.

База данных «Учебники» предназначена для хранения информации о фонде учебников вашей школьной библиотеки. База данных «Книги» предназначена для хранения информации о книгах вашего библиотечного фонда. После инсталляции системы эти две базы данных снабжены некоторыми демонстрационными описаниями. Как обойтись с этими описаниями? Описания в базе данных «Учебники» можно отредактировать с учетом своего фонда, затем удалить ненужные описания и дополнить недостающие из базы данных «Список учебников», также затем отредактировав. База данных «Учебники» должна наиболее полно отражать ваш учебный фонд, так как на основе ее определяется и книгообеспеченность, и осуществляется заказ учебников.

Базу данных «Книги» лучше всего очистить от предложенных описаний и вести, начиная с новых поступлений. При этом предложенные описания можно скопировать в базу данных «Список книг», а затем удалить из базы данных «Книги» (см. ч.1 п. 7 Копирование и удаление информации). При наличии свободного времени ее можно пополнять также описаниями книг, полученных ранее, разумеется, представляющих наиболее новую и ценную часть фонда. Автоматизировать процессы поиска информации и выдачи литературы можно лишь при наличии информации в компьютере.

6. Сохранение, создание и восстановление баз данных

Данный режим предназначен для сохранения и восстановления баз данных, используемых при работе в АИБС МАРК-SQL. В процессе работы с базами данных при возникновении нештатных ситуаций, таких как «зависание» компьютера, отключение электропитания, поломка жесткого диска и т.д., базы данных могут прийти в негодность. Поэтому требуется периодически сохранять базы данных на другой носитель информации.

Для сохранения и восстановления баз данных в АИБС МАРК-SQL необходимо выполнить команду в АРМе «Администратор», меню «Сервис – Сохранение/Восстановление баз данных». После выполнения команды на экран дисплея будет выдано окно диалога (Рис.3).

Рис. 3. Сохранение и восстановление баз данных

6.1. Сохранение баз данных

Для того, чтобы выйти в режим сохранения баз данных, необходимо нажать кнопку «Сохранение баз данных». На экран будет выдано окно диалога:

Рис.4. Сохранение баз данных

Сохранять необходимо в первую очередь базы данных «Учебники» и «Книги». Можно сохранить также один раз и отдельно базу данных «Список книг» после переноса туда информации из базы данных «Книги», если вы предполагаете пользоваться ею для переноса описаний в свои электронные каталоги. Сохраняемые базы данных должны быть отмечены галочкой (левая кнопка мыши) и в колонке «Статус» должна быть запись «Не используется».

Данные в колонке «Статус» могут принимать три значения:

- Не используется – файл базы данных существует и в настоящий момент никем не используется.

- Занят – файл базы данных существует, но в настоящий момент используется каким-то приложением.

- Не найден – файл базы данных не существует.

Сохранить базу данных можно только в том случае, если она имеет статус «Не используется ». Если база данных имеет статус «Занят », но ее требуется сохранить, то в этом случае надо найти приложение, которое использует базу данных и закрыть его, после чего надо нажать кнопку «Обновить ». Программа архивации заново сформирует список баз данных и определит статусы.

В строке «Сохранить в папку» надо указать имя папки архива баз данных АИБС МАРК-SQL. Не желательно использовать то же устройство, на котором находятся базы данных, т.к. в случае выхода устройства из строя будут потеряны и базы данных, и архив. Каждый раз при сохранении баз данных программа создает в указанной папке файл, в который помещает содержимое баз данных, отмеченных для архивирования. В имени файла содержится информация о дате и времени создания архивной копии. Например: ‘Backup20040330155612421’. Для того, чтобы указать название папки, необходимо воспользоваться кнопкой «Обзор». При нажатии на кнопку «Обзор» на экран будет выдано стандартное дерево каталогов системы, в котором надо выбрать нужную папку (дискета, диск D или E), затем нажать ОК. Наименование папки появится в строке.

Для сохранения баз данных необходимо нажать кнопку «Сохранить ». В случае успешного выполнения операции система выдаст соответствующее сообщение.

Операцию по сохранению баз даных нужно производить периодически: лучше каждый день, можно раз в неделю или раз в месяц (в зависимости от количества внесенной информации, но раз в месяц – обязательно!).

6.2. Создание новой базы данных.

Обратите внимание! Длясохранения предлагаются только 4 базы данных. Если вы создаете свою базу данных, то в обновленной версии она попадает в список автоматически после выполнения следующих операций:

АРМ «Администратор» - команда «Сервис» - строка «Список баз данных».

Кнопка «Создать». В строке «Имя базы данных» прописываем название изданий, для которых создаем базу (например, Статьи).

В строке «Имя файла базы данных» прописываем название базы (можно сокращенно) латинским шрифтом (например, list). Кнопка «Создать».

Подтверждаем создание и архивацию новой базы. Она попадает в список баз данных, подлежащих сохраниению.

Если вы работаете в старой версии программы, то создание происходит более сложным путем.

АРМ «Администратор» - Команда «Базы данных» - строка «Создать источник базы данных.

В появившемся окне отмечаем тип источника «пользовательский» - кнопка «Далее», выбираем строку Microsoft Access Driver (*mdb), кнопки «Далее» и «Готово».

Кнопка «Создать», вписать латинским шрифтом имя новой базы данных, например, Stat -ОК.

Появляется сообщение о создании новой базы данных – ОК. На предложение заменить источник Марка отвечаем ДА.

Команда «Сервис» - строка «Список баз данных». Щелкаем по ней, появляется окно «Настройка баз данных» .

В строке «Название» пишем название Статьи . В окне «Параметры соединения» в строке DBQ=&UserDir\..\db\sp_manuals.mdb; вместо sp_manuals прописываем латинским шрифтом название новой базы Stat . Клавиша «Добавить».

Имя новой базы попадает в список баз данных. После этого в окне со списком баз данных находим свою базу и на предложение разметить базу отвечаем кнопкой ДА.

Для того, чтобы вновь созданная база попала в список сохраняемых баз, ее необходимо прописать в файл DataBases в папке bin папка MarcBackup (значок листок с шестеренкой). Лучше эту работу поручить программисту!

6.3. Восстановление баз данных

Для того, чтобы выйти в режим восстановления баз данных, необходимо в главном окне диалога нажать кнопку «Восстановление баз данных». На экран будет выдано окно диалога:

Рис. 5. Архив баз данных

С помощью кнопки «Обзор» надо определить папку, в которой расположен архив баз данных АИБС МАРК-SQL. Обычно эта папка уже определена в процессе сохранения баз данных.

Каждая строка списка содержит дату и время, когда выполнялась операция сохранения баз данных. Строки списка отсортированы по убыванию даты. Для того, чтобы восстановить базы данных, необходимо выделить из списка соответствующую строку и нажать кнопку OK. После этого на экран будет выдано другое окно диалога:

Рис. 6. Восстановление баз данных

С помощью кнопки «Обзор» необходимо определить папку, в которую будут восстанавливаться базы данных. По умолчанию она определяется как подкаталог ‘db’ АИБС МАРК-SQL. Список в центре окна содержит базы данных, которые были сохранены в соответствующем архивном файле. Колонка «Имя файла» содержит имена файлов, в которые будут восстанавливаться соответствующие базы данных. Каждое имя файла состоит из имени пути, определенном выше, и имени файла, содержащегося в архивном файле. Колонка статус может содержать те же значения, что и в списке окна сохранения баз данных. Только этот статус относится к файлу, в который будет восстанавливаться база данных:

- Не используется - файл уже существует и будет перезаписан во время восстановления базы данных. Этот режим требует осторожности, т.к. будет удалена текущая версия базы данных. Программа затребует разрешение на перезапись файла.

- Не найден – файл с таким именем не существует. Будет создан новый файл базы данных.

- Занят – такой файл уже существует и используется каким-то приложением. Восстановление невозможно. Требуется закрыть приложение, которое использует файл и нажать кнопку «Обновить», чтобы убедиться, что файл больше никем не используется.

Для того, чтобы восстановить базы данных, необходимо отметить галочкой те из них, которые подлежат восстановлению, после чего нажать кнопку «OK». Программа восстановит базы данных в соответствующие файлы и выдаст отчет о выполненной операции.

Следует помнить, что при восстановлении база данных заменяется полностью той базой, которая была сохранена последней по времени. Если при выполнении операции восстановления в базе есть записи, внесенные после сохранения базы данных, они будут удалены. Если к вашему компьютеру имеется доступ без вашего ведома, или он установлен вне библиотеки, операции сохранения лучше выполнять ежедневно, по окончании работы на компьютере.

7. Копирование и удаление информации

В системе предоставлена возможность переноса информации из баз данных «Список учебников» и «Список книг» в базы данных вашего библиотечного фонда. Выбор базы данных осуществляется нажатием «мыши» на стрелку в окне «Список учебников».

Рис. 7. Базы данных, представленные в программе

В качестве примера рассмотрим порядок действий при копировании содержания базы данных «Книги» в «Список книг»:

1. Перейти в «Книги».

2. Команда Сервис – Копировать в другую БД .

3. В окне «Выберите базу данных» нажимаем левой кнопкой мыши на уголок справа, выбираем строку «Список книг». ОК

4. Регистрация – ОК.

5. Выдается информация о копировании. По окончании копирования – ОК.

6. Переход в «Список книг» (с регистрацией – ОК).

7. Нажимаем кнопку «Все» (третья строка панели), переходим в конец базы данных (значок между стрелками – набрать последний предлагаемый номер), куда помещена информация и проверяем ее наличие.

8. Выполняем команду Сервис – Словари – Перестроить – Да . После информации и завершении перестройки словарей – ОК.

После этого можно очистить базу данных «Книги». Для этого выполняем команду Документ / Удалить все документы , подтверждаем удаление «Да». Информация удаляется. База данных готова для занесения информации о вашем фонде.

Копирование информации из одной базы данных в другую также можно осуществлять при помощи команд Сервис – Экспорт в МАРК-формат и Сервис – Импорт в МАРК-формат. Рассмотрим этот способ подробнее при изучении базы данных «Учебники».

Для копирования отдельных описаний документовв пределах одной базы данных можно использовать 4 и 5 кнопки слева на третьей строке, или команды Документ / Копировать и Вставить, или комбинации клавиш Ctrl + F3 и Shift+F3. Это удобно при создании описаний многотомных изданий. Последовательность копирования следующая:

Находим нужное описание или создаем новое (при создании нового описания необходима операция сохранения).

Курсор находится в редакторе документа, описание которого хотим скопировать.

Выполняем команду копирования одним из способов.

Команда для создания нового описания документа одним из способов.

Команда вставки описания одним из способов.

Редактирование описания и сохранение одним из способов.

Для удаления отдельного описания документа можно использовать клавишу F 8 или команду Документ / Удалить из базы данных. Удаляемое описание должно быть отмечено. Удаляется после подтверждения.

8. Выход в Федеральный каталог. Выгрузка каталога на свой компьютер

Для выхода на web-сайт Федерального каталога учебных изданий необходимо в АРМе «Каталогизация» из базы данных, куда не вносятся описания книг и учебников вашей библиотеки (лучше всего Список учебников ), выполнить команду Сервис/Выход в Федеральный каталог. Данный режим реализован для того, чтобы выйти на web-сайт, где находится Федеральный каталог учебных изданий. Далее в открывшейся странице «Федеральный перечень» внизу под строкой «формат USMARC» строку «usmarc-win-ldb.zip - кодировка WIN1251» и щелкнутьпо ней левой кнопкой мыши. Появляется окно «Загрузка файла». Имя файла задано автоматически. Клавиша «Сохранить». Далее указываем место сохранения (можно резервную папку или рабочий стол). Клавиша «Сохранить». После выгрузки закрываем окно, выходим из Интернета, сворачиваем программу «МАРК» (первая клавиша в правом верхнем углу). На рабочем столе находим архив с именем usmarc - win - ldb . Щелкаем по нему правой кнопкой мыши, выбираем строку «Извлечь файлы», после извлечения на рабочем столе появляется папка с именем архива.

9. Загрузка из Федерального каталога

Для загрузки записей из Федерального каталога необходимо развернуть МАРК (щелкнуть по строке с названием программы внизу). Мы возвращаемся снова в БД Список учебников. Здесь необходимо выполнить команду Сервис/Импорт из MARC - формата.

В открывшемся окне указать имя файла , который был сформирован в текстовом формате в результате выгрузки Федерального каталога и сохранен на Вашем компьютере. Файл открывается автоматически и достаточно щелкнуть по нему левой кнопкой мыши, чтобы имя попало в нужную строку. Если этого на происходит, находим файл там, где мы его сохраняли.

Далее в окне «Кодировка» отмечаем Windows , затем кнопка «Открыть». Записи загружаются в текущую базу данных. В конце загрузки будет выдано сообщение о количестве загруженных записей. Если сделаете поиск всех документов, то сможете увидеть вновь загруженные записи. Для того, чтобы в дальнейшем осуществлять поиск документов, необходимо осуществить перестройку словарей (см. режим Словари ). В обновленной версии программы перестройка словарей предлагается автоматически (ОК – клавиша «Перестроить»).

После выгрузки папку и архив загрузочного файла можно удалить.

II . Работа с базой данных «Учебники»

База данных «Учебники» предназначена для учебного фонда вашей библиотеки. В ней помещены в настоящее время 139 описаний учебников для 6-7 класса. Описания тех учебников, которые есть в вашем фонде, можно оставить, сделав необходимую редакцию. Ненужные описания удалить с помощью клавиши F8. Это можно сделать, пролистав предложенный список, сверяя его с имеющимся у вас фондом.

1. Понятие шаблонов, набор полей для работы с учебниками

Перед тем, как начать редакцию оставшихся описаний, необходимо задать шаблон «Учебники», т.е. набор полей – буквенно-цифровых обозначений элементов описания. Для этого переходим в АРМ «Администратор», далее команда Сервис – Шаблоны . Открывается окно «Конфигурация шаблонов». В окне слева «Список шаблонов» выбираем и отмечаем левой кнопкой мыши строку «Учебники», чтобы она оказалась в верхней строке.

В нижней части окна расположены окна «Тип записи» и «Биб. уровень». Оставляем предложенные в них «Яз. материал» (или Текст. материал) и «Монография».

Справа – окно «Список полей» содержит полный перечень полей, принятых для элементов описания в системе МАРК. Из этого окна можно выбрать нужные поля для шаблона «Учебники» (названия полей см. прил. № 1) в следующем порядке: 100a,700ae,245abcnp,250a,260abc,300abe,440a,500a,020ac,084a,090ax,650ax, 653a,526abcd .

Для этого курсор устанавливается на нужное поле и щелкается левая кнопка мыши. Поле попадает в строку «Набор полей для создания документа». Для этого строка должна быть очищена от содержимого (выделение левой кнопкой мыши и клавиша Delete). Обозначения полей в этой строке можно впечатать и вручную. При этом следует учитывать, что буквенные обозначения полей пишутся на латинском алфавите и после буквенно-цифровой комбинации ставится запятая без пробелов. После заполнения этой строки переходим к строке «Набор полей для просмотра и редактирования документов» . Здесь проверяем и впечатываем нужные только цифровые обозначения полей, тех, что и в первой строке. Лучше, чтобы порядок значений в строках был одинаков. Затем выполняем команды «Заменить» и «Закрыть».Определение шаблона «Учебники» производится один раз и заданный набор сохраняется в дальнейшем.

Предлагаемый список полей при желании может быть изменен, но при условии сохранения элементов описания, определенных ГОСТом 7.1-2003.

Редактирование записей в базе «Учебники»

После определения шаблона переходим в АРМ «Каталогизация», база данных «Учебники».

Команда Документ – Шаблоны документов . В открывшемся окне «Шаблоны» отмечаем левой кнопкой мыши строку «Учебники» (появляется галочка) - ОК. Далее команда Правка – Дополнить из шаблона (или щелкнуть по кнопке на нижней панели инструментов, если мы создаем новое описание). Заполняем появившийся список полей необходимыми сведениями. Для записи данных в поле нажимаем клавишу Enter, после записи – ОК. Можно использовать словари (вызов клавишей Словари). Описание делается согласно ГОСТу 7.80-2000 «Библиографическая запись. Заголовок. Общие требования и правила составления», ГОСТу 7.1-2003 «Библиографическая запись. Библиографическое описание» с применением ГОСТа 7.12-93 «Библиографическая запись. Сокращение слов на русском языке. Общие требования и правила». Более подробно об элементах описания и порядке их заполнения см. «Порядок создания описания книг» (Ч.3, п.2).

Свои особенности имеет порядок заполнения следующих полей:

526 a Название программы Вносится информация об учебной программе, к которой относится данный комплект учебников (например «Школа 2100»).

526 b Этап обучения Вносится информация о виде школы, для которой предназначены учебники: начальная школа, основная школа, средняя школа. Для занесения этой информации можно пользоваться клавишей «Словари», выбрав строку «Этапы обучения» в списке внутренних словарей.

526 c Предмет Для заполнения этого поля автоматически открывается внешний словарь «Учебные предметы», в котором обозначение предметов осуществляется в числовом виде. Необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по нужной строке, чтобы ее значение появилось в окне сверху, затем – ОК. 526 d Класс Вносится информация о классе, для которого предназначен учебник. Можно также пользоваться внутренним словарем «Класс».

Вносимые сведения обозначаются голубым цветом. После внесения необходимых сведений по окончании редактирования выполняем команду сохранения (значок « дискета» третийслева на третьей строке панели инструментов). После сохранения цвет шрифта меняется.

3. Копирование информации в базу «Учебники»

Копирование производится из базы «Список учебников». В качестве примера разберем порядок действий при копировании нескольких описаний учебников, используя команды Сервис – Экспорт в МАРК-формат и Сервис – Импорт в МАРК-формат. Можно копировать и по одному описанию, но в таком случае процесс будет очень долгим.

Для этого:

1.Выберите базу данных «Список учебников».

2. Найдите весь список учебников в базе данных «Список учебников» (клавиша Все).

3. Поиск нужных описаний. Можно осуществлять тремя способами.

Рассмотрим 1 вариант. Простой поиск.

1. Клавиша «бинокль», закладка «Простой».

2.1.Условие поиска: Начинается с

2.2. Разделитель термов: Пробел

2.4. Условие поиска между термами ИЛИ.

3. Клавиша «Поиск». Появляется список отобранных описаний с указанными авторами. Количество описаний см. в правом нижнем углу экрана. Это количество можно уменьшить с помощью второго варианта – расширенного поиска. Подробнее о нем смотри в части VIII п. 2 «Расширенный поиск».

3 вариант поиска – поиск по словарям. Этот вид поиска подробно рассмотрен в ч.8 п. 4. Поиск по словарям и создание словарей.

4. Листаем отобранные описания, отмечаем клавишей F5 (или левой кнопкой мыши) описания, которые хотим перенести в другую базу данных.

5. Отберем отмеченные описания в подмножество. Для этого с помощью кнопки на панели инструментов требуется выполнить команду «Отобрать как подмножество» («горячая клавиша» Ctrl+F5). Можно также использовать команду Документ – Отмеченные документы – Отобрать как подмножество . Обратите внимание на количество отобранных после этой команды описаний. Оно должно соответствовать количеству отмеченных документов.

7. Появляется окно «Выгрузка документов в файл». После сообщения о выгрузке – ОК.

8. Переход в базу данных «Учебники». Регистрация ОК.

9. Команда Сервис - Импорт из MARC -формата. В окне «Загрузка документов из файла» щелкнуть левой кнопкой мыши по имени только что записанного файла. Процесс загрузки - ОК. Описание учебников появятся в базе данных «Учебники». Можно производить необходимое редактирование. После сохранения отредактированного описания информация отражается в словарях.

4. Постановка на учет

Постановку на учет следует производить после редактирования каждого описания учебника. Порядок осуществления:

Команда Вид – Экранные формы – Инвентарный учет или комбинация клавиш Alt + 5. Открывшееся поле должно быть чистым. Если есть сведения, внесенные ранее, удаляем их. Для этого выделяем строку левой кнопкой мыши. В открывшемся окне нажимаем клавишу Удалить. Подтверждаем операцию удаления.

Клавиша Форма ввода. Появляется окно «Инвентарные номера».

Заполняем строки в окне. Знак треугольника справа в строке означает возможность выбора нужных сведений при помощи левой кнопки мыши.

Вид учета: выбираем Безынвентарный.

Инвентарный номер: заблокировано.

Количество: ставим количество в вашем фонде или полученное вновь.

Номер записи в КСУ: проставляем номер порядковой записи в Книге суммарного учета (например, 1-06 (первая запись в 2006 году))..

Совместный проект с НПО «Информсистема»

Людмила Левова,
Сергей Ефремов, Ирина Кузина

Инсталляция пакета. Запуск системы. Модули. «Администратор», «Каталогизация», «Комплектование», «Поиск», «Абонемент»

Принципиальные особенности АИБС «МАРК-SQL»:

1. АИБС «МАРК-SQL» функционирует в архитектуре клиент-сервер .

2. АИБС «МАРК-SQL» разрабатывалась на основе принципа открытых систем . К свойствам, которыми обладают открытые системы, можно отнести:

· работу системы в мультизадачном режиме (многопользовательский режим работы с СУБД – системой управления базами данных);

· расширяемость: возможность добавления новых компонентов (функций) или изменение некоторых уже имеющихся компонентов при неизменных остальных функциональных частях информационной системы (ИС) и без повторной инсталляции (установки) всей информационной системы;

· масштабируемость: возможность адаптации информационной системы под любой размер фондов и количество пользователей;

· мобильность/переносимость: возможность переноса программ и данных из одной операционной среды в другую, возможность работы с различными СУБД;

· способность к взаимодействию с другими информационными системами – интероперабильность;

· дружественность к пользователю (графический многооконный интерфейс);

· модульность структуры;

· поддержка сетевых протоколов.

Минимальные требования

Процессор Pentium 450MHz и выше

Оперативная память 64 Мb и выше

Объем жесткого диска 6,5 Гb

Сетевой адаптер + (для работы в локальной сети)

Устройство для чтения CD-ROM +

Видеоадаптер SVGA

Манипулятор «мышь» +

Операционная система Windows 98/2000/XP

Установленный сетевой протокол TCP/IP

Для работы с БД через Интернет Web Server IIS

Основные автоматизированные рабочие места (АРМы) АИБС «МАРК-SQL»

АРМ «Каталогизация» – модуль, с помощью которого осуществляется создание и ведение электронного каталога, научная и техническая обработка поступивших изданий, ведение инвентарного и безынвентарного учета, формирование книги суммарного учета, формирование стандартных выходных форм и др.

АРМ «Абонемент» – модуль, где осуществляется запись и регистрация читателей, выполняется книговыдача литературы, определяются задолженности по литературе, обеспечивается формирование и печать статистических отчетов.

АРМ «Комплектование» – модуль, в котором реализуются функции по заказу и учету поступающей литературы, формированию отчетных бухгалтерских документов. АРМ «Комплектование» включает в себя подсистему «Книгообеспеченность», позволяющую проводить анализ состояния книгообеспеченности учебного процесса.

АРМ «Поиск» – модуль, с помощью которого пользователь производит поиск, просмотр и заказ нужной литературы.

АРМ «Администратор» – модуль, который осуществляет администрирование системы и баз данных, выполняет функции по адаптации системы к требованиям пользователей.

Технология работы в АИБС «МАРК-SQL»

АИБС «МАРК-SQL» обеспечивает комплексную автоматизацию всех библиотечных процессов. Поступившие в библиотеку издания отмечаются в АРМе «Комплектование». В АРМе «Каталогизация» вносится информация о них в Книгу суммарного учета (КСУ). Затем осуществляется постановка на учет, формирование инвентарной книги (при инвентарном учете), формирование учетной карточки (при безынвентарном учете). Создается полное библиографическое описание. Распечатываются стандартные выходные формы (каталожные карточки и др.).

Для комплектования литературы необходимо внести в базу данных библиографические описания с минимальным количеством полей. Это могут быть поля Заглавие, Авторы, Издательство, Дата издания, Место издания, Серия, Цена. Далее сформировать необходимые документы (например, Сводная ведомость), требуемые для заказа литературы в издательствах.

Установка на компьютер

Практические задания.

1. Установка АИБС «МАРК-SQL»

· Вставьте компакт-диск (CD) в дисковод.

· Программа автозапуска запустит программу установки Setup.exe АИБС «МАРК-SQL».

· Следуйте инструкциям, появляющимся на экране.

По умолчанию в результате установки система будет помещена в каталог: «C:\Program Files\Inform-Systema\MarcSQL \»

После инсталляции (установки) в каталоге...\Inform-Systema\MarcSQL образуются подкаталоги:

· BIN – системные и настроечные файлы;

· DB – базы данных, с которыми поставляется система;

· HELP – файлы с документацией по системе;

· HTML – шаблоны для создания экранных форм и выходных файлов;

· SQL – SQL-коды.

2. Запуск АИБС «МАРК-SQL»

Для запуска приложения АИБС «МАРК-SQL» выбрать меню (нижняя горизонтальная строка внизу слева) Пуск, затемпоследовательно нажать ® Программы ® Школьная библиотека ® АИБС Школьная библиотека.

В АИБС «MАРК-SQL» созданы три категории пользователя: Библиотекарь, Учитель, Читатель .

Для входа в систему пользователю с правами «Библиотекарь» необходимо ввести Имя – «библ » , Пароль – «123 ». Для входа в систему пользователю с правами «Учитель» необходимо ввести Имя – «учитель », Пароль – «1 ». Для входа в систему пользователю с правами «Читатель» необходимо ввести Имя – «читатель», Пароль вводить не надо. Если Вы не знаете Имя и Пароль для входа в систему, то нажмите кнопку Справка. В дальнейшем предоставляется возможность изменить Имя и Пароль пользователей.

Рис. 1. Вход в систему

Пользователю с категорией «Библиотекарь» доступны все АРМы. Пользователю с категорией «Учитель» доступны АРМы «Комплектование», «Каталогизация», «Поиск», «Абонемент» с ограничением некоторых функций внутри АРМов. Пользователю с именем «Читатель» доступен только АРМ «Поиск».

После входа в систему с категорией «Библиотекарь» появляется следующий экран:

Рис. 2. Основной экран

На самой верхней строке выдается информация об АРМе, в котором Вы в данный момент находитесь – Каталогизация. Вторая строка – основное меню программы. Третья и четвертая строка – кнопки для выполнения различных операций. Все команды в системе можно выполнять или с помощью команд меню, или нажатием кнопок, или с помощью «горячих» клавиш.

АРМ «КАТАЛОГИЗАЦИЯ»

Знакомство с основными технологическими процессами, выполняемыми в АРМ «Каталогизация».

Функциональные возможности АРМ «Каталогизация»:

· Создание библиографических записей.

· Копирование документов.

· Сохранение документов.

· Режим редактирования документов.

· Удаление документов.

· Режим постановки на учет.

· Формирование и печать стандартных выходных форм учетных документов.

· Списание документов. Распечатка Акта списания.

· Формирование книги суммарного учета (КСУ).

· Формирование запросов на поиск.

· Поиск по словарям. Простой, расширенный, фиксированный поиск.

· Фильтры. Сортировка.

· Основные функции, выполняемые при групповой корректировке.

· Формирование и печать отчетных документов.

· Отчеты.

· Виды отчетных документов. Шаблоны. Формирование отчетных документов. Задание параметров. Просмотр созданных документов. Редактирование документов. Печать. Загрузка отчетных документов в WORD, Excel и др.

· Макрообъекты. Виды макрообъектов. Подключение макрообъектов в систему. Подключение к библиографическому описанию. Просмотр макрообъектов.

· Словари. Понятия о внешних и внутренних словарях. Создание внутренних словарей. Типы словарей. Определение разделителей в словарях. Алгоритмы для построения словарей.

· Импорт и экспорт записей. Импорт/экспорт в MARC-форматы. Выбор формата. Виды кодировок.

· Копирование записей в другую базу данных.

Теперь подробнее остановимся на каждом из этих пунктов.

АРМ «Каталогизация»

Практические задания

Запуск АРМ «Каталогизация».

Для активизации (запуска) АРМ «Каталогизация », необходимо выбрать в меню АРМ команду Каталогизация или щелкнуть на значке на панели инструментов. Теперь в этом АРМе мы будем учиться выполнять необходимые для библиотечной работы операции.

Создание документов

Рис. 3. Режим Словари

Для создания нового документа, в меню Документ необходимо выбрать команду Создать , или щелкнуть на значке на панели инструментов. На экране выведется диалоговое окно, содержащее список полей, которые следует заполнить. При двойном щелчке мыши на выбранном поле откроется диалоговое окно для редактирования. В него вводится вручную (набирается на клавиатуре) необходимая информация или выбирается уже готовая информация из словарей данной системы. Для использования словарей в Режиме Создания документов необходимо щелкнуть кнопку Словари. После появления диалогового окна редактирования, нужно выбрать необходимый словарь. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши выбранный словать и щелкнуть кнопку ОК .

Сохранение документов

Для сохранения документа в базе данных необходимо в меню выполнить команду Документ/Сохранить , или щелкнуть значок на панели инструментов. Для выхода из режима без сохранения документа щелкнуть левой кнопкой мыши значок на панели инструментов.

Редактирование документов

Для редактирования документов, находящихся в БД (базе данных), необходимо отобрать редактируемые документы. Для этого можно использовать команды Найти , Найти все или Поиск по словарям в меню Документ , или щелкать по соответствующим кнопкам на панели инструментов. Далее выполнить те же команды, что и при создании документа . Для занесения информации в поля, которые не отражены в диалоговом окне необходимо в меню Правка, щелкнуть команду Дополнить из шаблона .

Создание подобных библиографических документов

Для создания подобных библиографических документов необходимо выполнить следующие действия:

1. Найти документ, который по описанию похож на создаваемый.

2. Выполнить последовательно команды Копировать, Создать, Вставить . Внести изменения во вновь созданный документ.

Авторский знак определяется по таблице Хавкиной. Для определения авторского знака необходимо ввести несколько начальных букв имени автора или заглавия текущего документа. Определение авторского знака подключается автоматически при редактировании соответствующего поля документа

Стандартные выходные формы

Рис. 4. Каталожная карточка

К Стандартным выходным формам относится каталожная карточка, формуляр, читательское требование. Формирование (создание) и печать стандартных выходных форм можно произвести, выбрав в меню Вид команду Экранные формы, далее щелкнуть Стандартные выходные формы или нажать сочетание «горячих» клавиш на клавиатуре ALT-6 .

Настройка принтеров см. раздел «Примеры настройки принтеров для печати карточек» в Документации по установке.

Работа с документом

Для работы с документами, помещенными в базе данных, необходимо выбрать текущее подмножество документов, выполняя команды Найти, Найти все или Поиск по словарям в меню Документ , или щелкнуть соответствующие кнопки на панели инструментов.

Просмотр документов в прямом направлении (по возрастающей порядковых номеров в базе данных) или в обратном направлении осуществляется кнопками панели инструментов со стрелками (вверх-вниз). Выборка документа по номеру в текущем подмножестве осуществляется кнопкой панели инструментов Выдать по номеру («#»). В правой нижней части экрана показаны номер в текущем подмножестве – уникальный номер (идентификатор документа) и общее количество документов в текущем подмножестве. Например: 4 – 202 Всего 13.

Отметка документов

Рис. 5. Режим отметки записей

При выполнении некоторых операций, например, Удаление документа , в отобранном подмножестве требуется дополнительно отметить записи.

Для этого в отобранном подмножестве с помощью кнопки на панели инструментов или «горячих» клавиш можно выполнить команды, описанные ниже в меню.

Удаление документов

Для удаления документов необходимо выделить документы (см. выше Отметка документа ). Далее выполнить команду Удалить из базы данных . В появившемся диалоговом окне подтвердить команду удаления. После щелчка кнопки Да документ будет удален.

ВНИМАНИЕ! документы, удаленные из базы данных, восстановлению не подлежат!

Исключение документов из подмножества

Для исключения документов необходимо сначала отметить документы (см. выше Отметка документа ). Далее выполнить команду Исключить из подмножества .

Поступающие в библиотеку издания ставятся на инвентарный и безынвентарный учет.

Для постановки на учет необходимо сначала найти библиографическое описание изданий, если его нет, то создать – ввести. Далее, нажатием сочетания «горячих клавиши» ALT-5 , или в меню Вид, щелкнуть последовательно команды Экранные формы, далее – Инвентарный учет и Форма ввода. Так попадаем в форму для ввода информации об экземплярах.

Рис. 6. Форма ввода информации при постановке на учет

Рис. 7. Формирование учетных документов

Выбирая команду (щелкнув «мышью») Постановка на учет, мы можем ввести информацию, характеризующую экземпляры изданий: тип учета (инвентарный / безынвентарный), инвентарный номер (если есть), штрихкод (если используется штрихкодовая технология), цена, дата поступления и др. Если вводятся новые данные, то требуется щелкнуть кнопку Добавить . Если запись редактируется – кнопку Заменить . Инвентарная книга, учетная карточка и другие документы по учету поступающей литературы могут быть сформированы при нажатии на команду Отчеты.

Списание литературы

Списание литературы происходит при нажатии команды Постановка на учет (или сочетание «горячих клавиш» ALT-5 , или в меню Вид ). Нужно щелкнуть последовательно команду Экранные формы, далее – команду Инвентарный учет .

Выделить строку с экземплярами, которые требуется списать. Щелкнуть кнопку Форма ввода , далее – Списать , указать причину списания и номер акта. На основании этих данных в поле Отчеты формируется Акт списания .

Формирование книги суммарного учета

Ведение Книги суммарного учета (КСУ) состоит из ввода информации в базу данных и получения выходных отчетных форм. КСУ представлена в двух вариантах: КСУ учебников и КСУ книг. Каждый вариант КСУ состоит их трех частей: Часть 1 – поступление экземпляров, Часть 2 – выбытие экземпляров и Часть 3 – итоговая, движение фонда.

Все таблицы, относящиеся к КСУ, заполняются в АРМ «Каталогизация», в меню Вид . Необходимо поэтапно щелкнуть команды Экранные формы, далее – DBList ALT-3). Из предложенного списка выбрать требуемую КСУ.

Для ввода исходной информации в КСУ (поступление и выбытие, часть 1 и часть 2) необходимо в меню Вид щелкнуть команду Экранные формы, далее – команду DBList (или сочетание «горячих» клавиш ALT-3 ) . Результаты ввода информации в КСУ (часть 1 и часть 2) записываются в таблицу КСУ (часть 3). В КСУ Итоговая, движение фонда (часть 3) должна быть занесена информация о первоначальном состоянии фондов УЧЕБНИКОВ (или КНИГ, если это КСУ книг).

Для формирования (создания) отчетов по КСУ в меню Вид щелкните команду Отчеты , далее – команду Книга суммарного учета (учебники/книги). Для выполнения подсчетов в КСУ Часть 3 указываются номера строк, которые являются соответственно первоначальным значением (состоянием фондов), результатом выполнения отчета КСУ Часть 1 (поступление) и результатом выполнения отчета КСУ Часть 2 (выбытие). Информация из строки, номер которой указан как начало, складывается с результатом, полученным после выполнения КСУ Часть 1, и вычитается результат выполнения КСУ Часть 2 – начало + поступления – выбытие.

Рис. 8. КСУ учебников. Часть 1

Рис. 9. КСУ книг. Часть 3

Учет книг и учебников, утерянных читателем

Для ведения тетради учета книг и учебников, принятых от читателей взамен утерянных, в АРМ «Каталогизация» в меню Вид выбирается команда Экранные формы, далее – команда DBList и Тетрадь замены книг.

Рис. 10. Тетрадь замены книг

Порядок заполнения этой формы следующий. Сначала библиотекарь списывает потерянный экземпляр по причине ЗАМЕНА (см. поле Списание документов ). Затем выполняется отчет в поле Отчеты. После выполнения отчета информация о списанных экземплярах по причине ЗАМЕНА переносится в Тетрадь замены книг и учебников. Информация, которая помещается в Тетрадь замены , содержит:

· инвентарный номер или номер учетной карточки потерянного экземпляра;

· место издания;

· год издания;

· издательство;

· стоимость экземпляра;

· отдел, к которому был приписан экземпляр;

· номер акта, по которому был списан экземпляр.

Когда читатель приносит книгу на замену, библиотекарь находит в Тетради замены информацию об утерянной книге и корректирует строку с этой информацией, добавляя в нее сведения о читателе, потерявшего экземпляр, информацию о книге-замене (заглавие, авторы, издательство, год издания, цену, отдел), куда книга пойдет. Также требуется (можно после занесения информации о книге в базу данных) указать инвентарный номер или номер учетной карточки нового поступления.

Когда необходимо, выдается Акт о замене книг в библиотечном фонде за указанный период (см. Отчеты , Печать тетради замены ).

_______________

Продолжение. Предыдущая публикация в № 06–2005.