Как заключить договор с почтой россии юридическим лицам. Договор почтового обслуживания

Почтовое обслуживание – это услуга по забору и хранению корреспонденции с почтового отделения, приходящей на зарегистрированный юридический адрес фирмы.

В почтовое обслуживание включают получение и передачу всей почты, высланной на юридический адрес компании. Если фирма не заключила договор на почтовое обслуживание, то документация, приходящая в адрес предприятия, может затеряться, к примеру иск о взыскании несуществующего долга от мошенников, пример .

Почта России, прежде всего, работает с юридическим лицом, хотя обслуживает и индивидуальных предпринимателей. Договор заключается только по факту отправки заявки, описанной в письменном виде. Все возможные виды договоров можно изучить на официальном сайте, который предлагает Почта России.

Преимущества работы по этому соглашению очевидны:

• предоставляется возможность забирать, а также оставлять заказы на доставку писем и других почтовых посылок в офис предприятия или наоборот из офиса;
• выделяется определенное время и специальное место чтобы сдавать отправления почты;
• если нужно, операторы подбирают удачный пакет услуг, который станет для организации самым выгодным;
• юридическое лицо имеет право выбора как рассчитываться за услуги, предоставляемые почтой России – в наличной или безналичной формах оплаты.

Договор почтового обслуживания

г. Москва, от 2019 года

Общество с ограниченной ответственностью «__________», именуемое в дальнейшем «Исполнитель», в лице Генерального директора _________________ действующего на основании Устава, с одной стороны и Общество с ограниченной ответственностью «__________», именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице Генерального директора _________________, действующего на основании Устава с другой стороны, а вместе именуемые «Стороны» заключили настоящий договор договор почтового обслуживания о нижеследующем:

1. Предмет договора

1.1 Исполнитель берет на себя обязательство принимать, сохранять и передавать Заказчику почтовую корреспонденцию, приходящую на имя Заказчика по адресу: ________________ в течение 12 (двенадцати) месяцев с момента подписания настоящего договора.

2. Обязанности сторон

2.1 Обязанности Исполнителя:

2.1.1 Принимать и сохранять (не дольше, чем в течение 1 (одного) календарного месяца с даты ее получения) всю корреспонденцию, поступающую по почте в адрес Заказчика. В случае если в указанный период Заказчик не заберет свою корреспонденцию у Исполнителя, то она будет уничтожена без возвращения платы за почтовое обслуживание.

2.1.2 Всю корреспонденцию, приходящую на имя вышеуказанной организации на данный почтовый адрес имеет право забирать только собственник помещения (Исполнитель). Никакие другие лица, в том числе и по доверенностям, забирать приходящую на вышеуказанный адрес корреспонденцию не имеют право. В случае попытки Заказчика забрать свою корреспонденцию на почте самостоятельно, настоящий договор считается расторгнутым.

2.2 Обязанности Заказчика:

2.2.1. Предоставить Исполнителю контактные реквизиты для связи с заказчиком.

2.2.2. Заказчик обязан предоставить Исполнителю доверенности в количестве не менее 3 шт. для получения заказных и ценных писем.

2.2.3 В случае изменений способа осуществления связи, Заказчик обязан в течение 5 рабочих дней сообщить о таких изменениях Исполнителю (ФИО, № телефона, е-mail,). Ответственность за достоверность сообщенных сведений лежит на заказчике.

3. Размер и порядок оплаты

3.1. Стоимость оказываемых Исполнителем услуг составляет ___________ (___________) рублей в месяц (в т.ч. НДС/НДС не облагается).

3.2 Оплата производится Заказчиком при заключении настоящего договора в размере 100% от стоимости услуг Исполнителя за весь период действия Договора.

3.3 Денежные средства, оплаченные за почтово-секретарское обслуживание и хранение документов, не возвращаются.

4. Ответственность сторон

4.1. Стороны несут ответственность за невыполнение принятых по настоящему договору обязательств в соответствии с действующим законодательством.

4.2 Исполнитель не несет ответственности за недоставленную Заказчику корреспонденцию, обусловленную действием/бездействием самого Заказчика, или иных третьих лиц (отделения почтовой связи, иные государственные и/или частные организации и органы).

5. Условия вступления в силу и расторжение договора

5.1 Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания Сторонами.

5.2 Договор может быть пролонгирован на тех же или иных условиях по окончании срока его действия по обоюдному согласию сторон путем подписания нового договора.

5.3 Исполнитель имеет право расторгнуть договор в одностороннем порядке в случае нарушения Заказчиком своих обязательств по Договору или невозможности связаться с руководством Заказчика или контактным лицом.

5.4 В случае если в настоящем договоре не будет заполнена графа «Контактная информация для связи с Заказчиком», такой договор считается незаключенным. В данном случае сумма, уплаченная по настоящему договору, не возвращается, и претензии к Исполнителю за недоставку корреспонденции не принимаются.

5.5 Если Арендатор через две недели после окончания договора не вернет подписанный акт выполненных работ и не выставит письменно претензию к арендодателю, то работы считаются выполненными и принятыми обеими сторонами.

5.6 Настоящий договор составлен в двух экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу, по одному экземпляру для каждой стороны.

6. Юридические адреса и банковские реквизиты сторон

Исполнитель Заказчик

Контактная информация для связи с Заказчиком:____________________________________

Почта России предлагает специальные условия для корпоративных клиентов - ими могут стать как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели.

Преимущества «корпоративного клиента» Почты России:

• удобное время и место сдачи почтовых отправлений
• выгодные тарифы
• большой опыт работы с международными отправлениями
• безналичная форма оплаты услуг.

Для заключения договора нужно предоставить документы.

Для юридического лица:

• копии учредительных документов (устав, договор об учреждении, учредительный договор)
• копию свидетельства о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц; свидетельство о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица
• копию выписки ЕГРЮЛ, выданной не ранее чем за 6 месяцев до предполагаемой даты заключения договора
• копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе
• копию документов, подтверждающих полномочия единоличного исполнительного органа (решение учредителя/акционера, протокол общего собрания акционеров/участников, Приказ о назначении)
• доверенность (в случае если со стороны контрагента договор будет подписывать лицо, не являющееся единоличным исполнительным органом), а в случае если доверенность выдана в порядке передоверия, доверенность лица, выдавшего доверенность в таком порядке.
• копию лицензии контрагента, если деятельность, осуществляемая по договору, подлежит лицензированию.

Предоставляемые копии должны быть заверены нотариусом или органом, выдавшим документ. При отсутствии надлежащим образом заверенных документов и необходимости срочного заключения договора допустимо предоставление копий, заверенных подписью лица, являющегося исполнительным органом контрагента, и печатью контрагента, за исключением выписки из ЕГРЮЛ, а также доверенности.

Для индивидуального предпринимателя:

• копию всех страниц паспорта либо другого заменяющего его документа индивидуального предпринимателя.
• копию свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (ИП ОГРН).
• копию выписки из ЕГРИП, выданной не ранее чем за 6 месяцев до предполагаемой даты заключения договора.
• копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе.
• доверенность, если лицо, подписывающее договор, действует по доверенности.
• копию справки об открытых счетах (для удостоверения открытого в банке расчетного счета, зарегистрированного на ИП).

Копии документов должны быть заверены нотариусом или органом, выдавшим документ. При отсутствии заверенных надлежащим образом документов и необходимости срочного заключения договора можно предоставить копии, заверенные подписью и печатью индивидуального предпринимателя, за исключением выписки из ЕГРИП.

Перед владельцем интернет-магазина стоит нелегкая задача — нужно постоянно увеличивать продажи. Количество покупок в вашем онлайн-магазине можно увеличить, если расширить географию — отправлять посылки в другие города России. По данным Data Insight 70% клиентов интернет-магазинов живут за пределами Москвы и процент растет год от года.

У «Почты России» пока нет достойного конкурента, поэтому приходится работать с тем, что есть. Некоторые владельцы интернет-магазинов отказываются от этого способа доставки. Есть несколько причин:

• Для подготовки заказа нужно заполнить почтовые бланки, которые многие заполняют вручную (а на каждую посылку уходит от 7 до 15 минут);
• После отправления посылку сложно контролировать. Обычно интернет-магазин отправляет идентификатор для отслеживания посылки клиенту и предлагает самостоятельно отслеживать заказ на сайте «Почты России». После чего клиенту просто надоедает постоянно проверять статус посылки или он забывает это делать, в результате — о посылке забывают;
• Возрастает дополнительная нагрузка на call-центр, поскольку клиенты звонят и интересуются статусом своего заказа;
• Большой процент возвратов при работе с наложенным платежом. Покупатели иногда просто не знают, что их посылка пришла или забывают (откладывают) свой визит на почту. В результате по истечении 30 дней посылка возвращается назад продавцу и он платит за доставку двойную цену (пересылка покупателю и обратно).

Хорошие новости — эти проблемы частично можно решить. Прочитайте советы, которые помогут вашему интернет-магазину повысить продажи за счёт регионов, ускорить обработку почтового отправления, снизить нагрузку на call-центр и уменьшить количество возвратов.

Выберите почтовое отделение

Посылки можно отправлять из любого почтового отделения. Но к его выбору лучше подойти с умом. Пройдитесь по отделениям, которые находятся рядом с вами. Выберите то, где работает больше сотрудников и окон.

Лучше выбрать отделение, где существует специальное окно для приема посылок и никакие другие действия в этом окне не производятся.

Определитесь с упаковкой

Правильно упаковывайте ваши товары. 3-5% от всех отправлений повреждаются по прибытии адресату, потому что интернет-магазины экономят на упаковке. Они используют пластиковые пакеты, так выходит дешевле. Но в итоге это может сыграть злую шутку.

Пакет не гарантирует целостность товара: его можно надрезать, вытащить товар и вложить что-то другое. Отдавайте предпочтения гофрокартону. Не обязательно покупать коробки у «Почты России», так как они дорого стоят. На рынке существуют компании, которые делают абсолютно идентичные по размерам коробкам «Почты России», и стоят они в разы дешевле.

Оклеивают посылку обычно работники почтового отделения. ОПС может дополнительно взимать плату за это. Потому что оклейка скотчем требует определенного навыка — скотч должен быть нанесен без загибов, складок и т.п. Снятие и повторное нанесение скотча на почтовое отправление запрещено.

Автоматизируйте процессы

Для Эквида существует специальное приложение , которое позволяет автоматизировать процессы при работе с почтой, а также увеличить конверсию и снизить процент возвратов.

На некоторые отправления нужно заполнять до 3-х почтовых бланков. Digi-Post на 100% интегрируется с Эквидом и позволяет печатать почтовые бланки в один клик, прямо из заказа.

Печать готового почтового бланка занимает всего 3-5 секунд. Адресный ярлык рекомендуется печатать на клеящейся бумаге и сразу клеить его на посылку.

Уведомляйте своих клиентов о перемещении посылки автоматически, ведь по статистике возвращается порядка 15-20% посылок (в зависимости от специализации интернет-магазина). Для этого в приложении Digi-Post занесите идентификатор отправления в ваш заказ и настройте режимы уведомления. Приложение будет уведомлять ваших клиентов о приеме посылки почтовым отделением, о месте, адресе и телефоне ОПС и места прибытия по е-мейл или SMS.

Часто бывает так, что посылка «застревает» в одном из ОПС и больше никуда не движется, а значит до адресата не дойдет. Если вы отправляете более 100 посылок в месяц, можете не заметить, что одна или две куда-то потерялись и даже не будете об этом знать.

Поэтому если статус посылки не меняется 14 дней, Digi-Post пришлет уведомление о проблемном отправлении и сообщит адрес и телефон ОПС, в котором посылка «застряла». Так вы сможете принять оперативные меры, чтобы посылка пошла дальше.

Если после прибытия посылки в почтовое отделение посылку не забирают, Digi-Post периодически будет напоминать вашему клиенту о необходимости забрать посылку.

Заключите договор

Если вы отправляете более 100 посылок в месяц, лучше заключить договор. После заключения договора вам не придется каждый раз стоять в очереди со всеми, вы будете просто сдавать посылки по форме. Как только договор будет подписан, вам выдадут диапазон штрихкодовых почтовых идентификаторов (ШПИ).

После заключения договора перечислите денежные средства на указанный в договоре расчётный счёт. Убедитесь, что деньги поступили на счёт, так как никакого «личного кабинета» у «Почты России» нет. Заполнить все сопроводительные документы поможет Digi-Post.

Наладить и автоматизировать работу с «Почтой России» можно и нужно! Успешных продаж!

Все уведомления и предписания контролирующие органы отправляют на юридический адрес компании и организации. Но если фактическое месторасположение вашей фирмы отличается от юридического адреса, своевременное получение важной корреспонденции может стать настоящей проблемой. Так, законодательством РФ установлены сроки, в течение которых следует предоставить информацию по запросу налоговой службы и прочих инстанций. Если вы этого не сделаете, фирме может грозить штраф, внеплановые проверки и прочие неприятности.

Не каждый бизнесмен среднего звена может ввести дополнительную должность секретаря или менеджера, который будет отвечать за получение писем и пакетов, заниматься их отправкой. Но ответственность за сохранность корреспонденции можно переложить на сотрудников нашей компании, подписав договор на почтовое обслуживание по юридическому адресу.

Заключаем договор почтового обслуживания правильно

Договор на почтовое обслуживание юридического адреса - документ, где изложены обязанности компании, которая будет оказывать услуги, и гарантии их выполнения. Чаще всего клиенту, которому необходимо почтовое обслуживание юридического адреса, предлагают подписать типовой договор. Но перед этим следует очень внимательно ознакомиться с содержанием предлагаемого договора, уточнить неясные моменты и при необходимости внести правки. Обратите внимание на срок действия договора и возможность его пролонгации. Наши специалисты расскажут, при каких обстоятельствах возможно расторжение договора на обслуживание юридического адреса.

Также вы можете подписать договор на секретарское обслуживание юридического адреса, но идеальным решением станет договор на его почтово-секретарское обслуживание. Мы гарантируем сохранение полной конфиденциальности вашей переписки с деловыми партнерами и государственными органами. Секретарским и почтовым обслуживанием вашего юридического адреса будет заниматься настоящий профессионал.

Наша компания предлагает вам любой юридический адрес по договору почтового обслуживания на очень выгодных условиях и по лучшей цене. Номер ИФНС, округ или район не играют никакой роли - мы предложим каждому клиенту адрес, который он так долго и безуспешно пытался найти самостоятельно.

Интернет-магазины достаточно часто отправляют товары покупателям "Почтой России". Этот способ доставки во многих случаях не имеет альтернатив. Однако работа с "Почтой России" вызывает огромное количество вопросов. Юристы агентства ответили на самые частые из них.

– Как работать с "Почтой России"? Нужно ли заключать договор, и что в нем указывать ?

"Почта России", несмотря на свой статус федерального государственного предприятия, является для интернет-магазина таким же контрагентом, как и другие юридические лица. Поэтому, начиная работу с ней, для снижения рисков следует заключить договор на оказание услуг связи

Интернет-магазины, пользующиеся доставкой "Почты России", должны максимально обезопасить себя от претензий потребителей за качество и сроки доставки. Для этого следует указать в договоре с "Почтой":

• порядок приема товаров для доставки (в т.ч. порядок упаковки, составление сопроводительной документации);
• сроки доставки товаров;
• ответственность "Почты России" за сохранность товаров;
• порядок приема оплаты от покупателей и сроки передачи средств интернет-магазину;
• стоимость услуг "Почты России";
• порядок отчетности "Почты России" перед интернет-магазином.

На сайте "Почты России" размещена типовая форма договора. Но мы рекомендуем согласовать индивидуальный договор, учитывающий именно ваши потребности.

Практика, когда интернет-магазины не заключат договор и отправляют товары от имени физического лица, имеет множество рисков.

1) При таком подходе возникнут проблемы с бухгалтерией, так как документы будут оформлены на ненадлежащее лицо.

2) Если дистанционную торговлю вы ведете от имени ООО (ИП), а товары отправляете от имени физического лица, то в случае спорной ситуации вам будет трудно доказать надлежащее исполнение обязательств перед покупателем.

3) В случае нарушения "Почтой России" контрольных сроков пересылки будет очень трудно добиться выплаты неустойки.

Обратите внимание! Согласно Правилам оказания услуг почтовой связи (п.57) неустойка за нарушение сроков доставки выплачивается только в случае, когда отправления не связаны с предпринимательской деятельностью. Если вы юрлицо или ИП, то неустойка должна определяться именно вашим договором с Почтой. Однако многие интернет-магазины работают без заключения договора с Почтой, отправляя свои посылки как физлица. В результате почта может отказаться от выплаты неустойки, ссылаясь на п.57 Правил, и с юридической точки зрения будет права.

– Кто отвечает перед потребителем за нарушение сроков доставки, сохранность товара?

Закон о защите прав потребителей устанавливает жёсткие санкции за нарушение обязательств продавца (в т.ч. сроков доставки, указанных в публичной оферте).

Некоторые интернет-магазины пытаются выйти из ситуации, указывая, что право на товар передается покупателю с момента отправки товара "Почтой России", и дальнейшую ответственность несет не продавец, а перевозчик.

Такой подход, безусловно, разумный, но нужно иметь в виду следующее.

В соответствии с п. 22 Правил дистанционной торговли, в случае, если договор заключен с условием о доставке товара покупателю , продавец обязан в установленный договором срок доставить товар в место, указанное покупателем, а если место доставки товара покупателем не указано, то по месту его жительства. Таким образом, закон возлагает такую ответственность именно на продавца, а не на его контрагента (даже если это "Почта России"). И если дело дойдет до суда, есть все основания считать, что к ответственности будет привлечен именно интернет-магазин.

Однако, если у вас подписан договор с "Почтой России", и в нем оговорены сроки доставки и ответственность за их нарушение, то потом вы сможете предъявить регрессный иск контрагенту ("Почте"), взыскав с него все штрафы и неустойки.

– Каков правильный порядок отправки товаров? Должны ли мы упаковывать их в соответствии со спецтребованиями?

Один из самых распространенных способов доставки - это доставка наложенным платежом. В таком случае порядок отправки следующий:

• Вы упаковываете товар надлежащим образом. "Почта России" предъявляет строгие требования к упаковке посылок, которые интернет-магазины вынуждены выполнять.
• Отправляете посылку через отделение связи или через сортировочный центр.
• "Почта России" получает посылку и транспортирует её в отделение связи по указанному адресу.
• После того, как посылка поступает в местное отделение связи, получателю высылается уведомление.
• Покупатель приходит в отделение связи, оплачивает и забирает заказ.
• Интернет-магазин получает деньги.

-Какие документы интернет-магазин должен передать покупателю вместе с посылкой?

• Как и при ином виде доставки, вы должны предоставить покупателю информацию о товаре и о порядке его возврата, согласно закону «О защите прав потребителей».
• Пунктом 20 Правил продажи установлено, что при оплате товаров покупателем в безналичной форме или при продаже товаров в кредит (за исключением оплаты с использованием банковских платежных карт) продавец обязан подтвердить передачу товара путем составления накладной или акта сдачи-приемки товара.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации передачу товара покупателю можно оформить как накладной, так и актом сдачи- приемки товара .

Формы этих документов разрабатываются организацией самостоятельно ( Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Но в них обязательно должны быть указаны все реквизиты, названные в Закона N 402-ФЗ.

К данным реквизитам относятся: название и дата составления документа; название экономического субьекта (юрлица или ИП), содержание сделки, название должности лица, совершившего сделку и (или) ответственного за правильность ее оформления, подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В случае отправки товаров почтой в качестве накладной или акта сдачи-приемки будут рассматриваться документы, подтверждающие саму отправку товаров.

Налоговые органы в качестве таких документов признают почтовые накладные по форме 103 с отметкой почты об отправке и уведомлением почты о вручении посылки адресату. Однако в случае, если у вас много клиентов, то сбор данных документов крайне затруднителен.

Судебная практика в качестве таких документов признает:

• реестр (список) отправки ценных бандеролей и/или посылок, с указанием в нем на данные клиента (Ф.И.О. и адрес);
• 14-значный почтовый идентификатор, присваиваемый почтовому отправлению (бандероль или посылка) и отраженный на почтовой накладной по форме 103. Он подтверждает как факт заключения договора, так и факт его исполнения со стороны продавца, а также свидетельствует о возникновении обязательств по оплате у покупателя.

При этом обязательства по заключенному договору дистанционной купли-продажи считаются исполненными продавцом с момента отправки товара, заказанного покупателем, по почте. А следовательно, первичным документом, подтверждающим реализацию товара ( НК РФ) и возникновение обязательств у покупателя (клиента) по его оплате, будет являться почтовая накладная на отправку товара и/или список отправки ценных бандеролей, в котором отражен 14-значный номер почтового идентификатора, относящегося к почтовой накладной, Ф.И.О. и адрес клиента - получателя заказа.

Обратите внимание! Иногда интернет-магазины в посылку вкладывают конверт и товарную накладную – для того, чтобы покупатель мог подписать ее и отправить обратно продавцу. Но, как правило, покупатели игнорируют необходимость отправки, да и необходимость в подобном документе отсутствует.

Обратите внимание! Мы рекомендуем размещать на сайте (в т.ч. в публичной оферте) информацию о том, как покупателю правильно принять товар и проверить его комплектность. Если покупатель не заявит при получении посылки прямо на месте претензий о некомплектности товара, то он уже практически не сможет доказать, что ему доставили не тот товар или не в той комплектации. Стоит указать в публичной оферте, в каком случае и при предъявлении каких документов вы принимаете претензии по некомплектности товаров, полученных по почте.

Обратите внимание ! При доставке наложенным платежом у вас не возникает обязанности выдавать кассовый чек покупателю. В соответствии с п. 1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ, ККТ применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Статьей 5 Закона N 54-ФЗ установлено, что выдавать покупателям в момент оплаты отпечатанные ККТ кассовые чеки организация обязана при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт. Доставка наложенным платежом не подпадает под эти определения.

– Как получить денежные средства за доставленные товары от Почты России?

Вы можете использовать несколько способов:

1. Получение предоплаты (частичной предоплаты) на расчетный счет или с помощью электронных средств платежа;
2. Наложенным платежом (когда покупатель оплачивает товар при получении в отделении Почты России). Впоследствии денежные средства перечисляются вам на расчетный счет согласно договору, заключенному с Почтой России.

– Покупатель хочет вернуть товар. Как это оформить и вернуть деньги?