Кто хоть однажды составлял финансовую отчетность по требованиям IFRS, знает, как много времени занимает копирование таблиц из Excel в Word и их дальнейшее форматирование. Давайте сэкономим себе гору времени. Теперь вам надо будет лишь однажды вставить нужные вам таблицы - обновляться при изменении они будут автоматически.
Итак, мы подготовили таблицы, которые пойдут в документ в Microsoft Excel. Скажем, это отчет о прибылях и убытках. Скажем, такой.
Как вы видите - самый что ни на есть Excel"евский. У него есть куча преимуществ. Прежде всего, с ним удобно работать, он может содержать необходимые вычисления, формулы, удобно отслеживать, откуда берутся данные (качественный audit trail) и т.п. Проблема в том, что он не в вордовском файле. И эта проблема - серьезная.
Есть пара способов вставить его в Microsoft Word:
(1) вставить его картинкой (преимущества - невозможно изменить, сохраняется точное форматирование; недостатки - опять-таки, невозможно изменить, много весит, если вставить 30-40 таких таблиц, могут быть проблемы с отправкой по электронной почте, особенно с корпоративного ящика), и
(2) вставить его текстом (преимущества и недостатки - с точностью до наоборот).
У обоих способов есть существенная проблема. При изменении исходников с таблицами, их надо вставлять заново. При подготовки отчетности, о которой я писал в начале, не исключено обновление таблиц с завидной регулярностью, скажем 5-10 раз за подготовку. Чтобы избежать пустой траты времени на обновление таблиц, я предлагаю вставлять связанные таблицы.
Как вставить связанную таблицу из Excel в Word
(1) Выделите таблицу Excel, которую хотите вставить в документ Word, и нажмите копировать ,
(2) перейдите в Word, поставьте курсор на место, куда хотите вставить таблицу и нажмите Связать и сохранить исходное форматирование .
Если вы пользуетесь более ранней версией офиса (скриншот сделан из Microsoft Office 2010), нажмите Специальная вставка... И выберите в появившемся окне опцию Связать , вместо Вставить, которая стоит по-умолчанию.
Результат выглядит так.
Вы наверняка заметили, что связать можно в разных форматах. У каждого из них есть свои преимущества и недостатки. Выбирайте исходя из ваших личных предпочтений. Главное, что вставленная таблица будет обновляться вместе с обновлением таблиц в Excel (при запуске Word будет просить обновить внешние данные - смело жмите Обновить ). Теперь вы не забудете обновить одну таблицу из 40, вставленных в документ!
Если вы хотите научиться применять Excel в ежедневной работе и экономить при этом кучу времени, обратите внимание на эти книги: Microsoft Excel 2010 на примерах и Microsoft Excel 2010. Библия пользователя .
Последние новости
Продвинутый Excel: Почему я перестал пользоваться функцией V…
Я уже писал про то, что функция VLOOKUP (ВПР), наверное, самая полезная функция после простых арифметических операций …
Как Excel пересчитывает книгу и почему надо избегать волатил…
Если вы часто работаете с большими файлами, которые производят большое количество вычислений, зависящих друг от друга, о…
Как быстро построить график Waterfall (водопад)
В Excel отсутствует стандартные диаграммы типа Waterfall. Поэтому для создания диаграмм этого типа обычно используют гис…
Окно контрольного значения для отслеживания результатов
Часто бывает, что мы работаем с большими таблицами, которые рассчитывают в конечном итоге 1-2 показателя, но зависят от …
Bullet chart для сравнения планируемых показателей и фактиче…
Часто возникает необходимость сравнить основные финансово-экономические показатели с планируемыми, например, для целей о…
Тацуо Хориучи - 73-летний художник, рисующий в Excel
"Я никогда не пользовался Excel на работе, но я видел, как другие люди делают в нем довольно красивые диаграммы и график…
Как возвести число в степень и извлечь корень
Знаете ли вы, что для того, что для возведения в степень числа в Excel есть специальный символ ^ (на шестерке в английск…
Для связи двух документов Word можно воспользоваться командой Специальная вставка (менюПравка ) или командойФайл (менюВставка ).
В тех случаях, когда нужно вставить часть документа, следует пользоваться командой Специальная вставка .
Поскольку текст в различных документах может быть отформатирован по-разному, для того, чтобы связываемый текст был вставлен в формате документа-приемника в поле списка Как диалогового окнаСпециальная вставка необходимо выбрать опциюНеформатированный текст .
Когда курсор находится внутри связываемой области документа-приемника, вся область выделяется серым цветом. Хотя связанный текст можно редактировать в документе-приемнике, внесенные во время редактирования изменения будут утеряны при обновлении связи. Серый фон напоминает о том, что выделенную часть редактировать не следует. Если область связи не подсвечена, выберите команду Параметры (менюСервис ) и на вкладкеВид в раскрывающемся спискеЗатенение поля выберите строку «При выделении » или «Всегда ».
Для того чтобы увидеть в документе-приемнике имена файлов, с которыми связаны вставленные элементы, выберите команду Параметры менюСервис и на вкладкеВид активизируйте флажокКоды полей . При этом в документе будет отображаться не вставленная информация, а указания на связь с файлами-источниками.
Информация о наличии и характере связей отображается в диалоговом окне Связи (команда Связи менюПравка ) (рис.7.7).
Рис. 7.7. Диалоговое окно команды Связи
Обновление связей может происходить автоматически, если выбрана соответствующая кнопка. При установке опции По запросу обновление происходит:
при открытии или распечатке файла документа-приемника;
при нажатии быстрой клавиши обновления полей F9.
Связывание таблицы Excel и документа Word
Процедура связывания таблицы Excel и документа Word не отличается от связывания двух документов Word , рассмотренного выше.
Наиболее важный момент при связывании таблицы с документом заключается в выборе формата.
При выборе формата Объект таблица будет вставлена как объект приложения Excel и может быть редактирована в Excel после двойного щелчка мышью по этому объекту.
Для того чтобы вставить таблицу в виде таблицы, а не как обычный текст, следует выбрать формат Текст в формате RTF . При этом обычно приходится отредактировать ширину столбцов и высоту строк, чтобы таблица выглядела аккуратно.
Если выбрать формат Неформатированный текст , таблица будет вставлена не в виде таблицы, а в виде обычного текста, причем данные различных ячеек будут разделены знаками табуляции.
При выборе форматов Рисунок иРастр таблица вставляется как рисунок и будет редактироваться средствами Excel при двойном щелчке мышью по рисунку. При связывании диаграммы Excel с документом Word следует всегда выбирать форматРисунок .
Вообще Word хорошо «подготовлен» к интеграции Excel-таблицы в документ в качестве объекта. В стандартной панели инструментов Word имеется кнопка Добавить таблицу Exce l., которая служит для вставки таблицы Excel в качестве объекта в документ Word. После щелчка на этой кнопке и выбора размера таблицы в документ будет вставлена чистая таблица.
При внедрении объектов все действия выполняются аналогично связыванию, только активизируется опция Вставить вместоСвязать . При внедрении документа связь с исходной информацией отсутствует, однако сохраняется возможность редактирования внедренного документа инструментами и средствами приложения-источника.
Примечание: Эта статья выполнила свою задачу, и в скором времени ее использование будет прекращено. Чтобы избежать появления ошибок "Страница не найдена", мы удаляем известные нам ссылки. Если вы создали ссылки на эту страницу, удалите их, и вместе мы обеспечим согласованность данных в Интернете.
При работе с пакетом Office доступны несколько способов обмена данными между приложениями. Один из способов - копирование и вставка данных, однако их можно также связать с источником, чтобы они обновлялись автоматически, или внедрить, чтобы обновлять данные только вручную путем открытия файла. Кроме того, использование связанного объекта позволяет создать связь с частью файла, например с несколькими ячейками на листе Excel.
Преимущества и недостатки связывания и внедрения
Word
В меню Вставка щелкните пункт Объект и выберите вариант Из файла .
Найдите и выберите файл, на который должна указывать ссылка, и нажмите кнопку Параметры .
Установите флажок связать с файлом ».
Совет: В виде значка .
Нажмите кнопку Вставить ОК , если вы используете Excel.
Изменение связанных данных
В меню Правка выберите команду Связи .
Если команда Связи недоступна, это означает, что в файле нет связанных данных.
В разделе Исходный файл Открыть источник .
В меню Вставка щелкните пункт Объект и выберите вариант Из файла .
Выберите нужный файл и нажмите кнопку Параметры .
Снимите флажок связать с файлом .
Совет: Если требуется, чтобы отображался только значок, который можно щелкнуть для просмотра сведений, установите флажок В виде значка .
Нажмите кнопку Вставить , если вы используете Word, или кнопку ОК , если вы используете Excel.
Изменение внедренных данных
Дважды щелкните внедренный объект.
Внесите изменения и сохраните их.
В меню Файл выберите команду .
В меню Правка выберите команду Копировать .
В меню Правка выберите команду Специальная вставка , а затем - пункт Вставить связь .
В поле Как Лист Microsoft Excel , и нажмите кнопку ОК .
PowerPoint
Внедрение данных из одного файла в другой
Щелкните место, куда требуется внедрить файл.
В меню Вставка выберите пункт объект , а затем - из файла .
Если нужно внедрить лист Excel, он должен быть первым в книге.
Нажмите кнопку Вставить , а затем кнопку ОК .
Изменение внедренных данных
Внесите необходимые изменения.
Откройте вкладку файл и нажмите кнопку Обновить .
В меню Файл выберите команду Закрыть и вернуться к [имя файла] .
Обратите внимание, что изменения сохраняются во внедренном файле.
Копирование данных из одного файла и их вставка в виде связанного или внедренного объекта
Выделите данные, которые нужно вставить (например, диапазон ячеек на листе Excel).
В меню Правка выберите команду Копировать .
Перейдите в другой файл и щелкните место, куда нужно вставить скопированные данные.
В меню Правка выберите команду Специальная вставка .
В поле Вставить как выберите тип объекта, например Лист Microsoft Excel , и нажмите кнопку ОК .
Excel
Связывание данных между файлами Word и Excel
Если данные находятся в файле Excel, а связанные сведения - в файле Word, можно связать их, чтобы упростить обновление. Например, предположим, что последние сведения о доходах от продаж нужно связать с ежемесячным отчетом о состоянии. Отчет представляет собой документ Word, а данные о доходах от продаж находятся на листе Excel. После связывания документа и листа данные в отчете о состоянии будут автоматически обновляться при изменении сведений о доходах от продаж. Возможна также ситуация, когда инструкции из документа Word необходимо вставить в несколько файлов Excel. Если использовать связывание данных, изменения в инструкциях будут автоматически отражаться во всех файлах Excel.
Щелкните то место, куда нужно вставить связь.
В меню Вставка щелкните пункт Объект и выберите вариант Из файла .
Выберите файл, на который должна указывать ссылка, и нажмите кнопку Параметры .
Установите флажок связать с файлом ».
Совет: Если требуется, чтобы отображался только значок, который можно щелкнуть для просмотра сведений, установите флажок В виде значка .
Нажмите кнопку Вставить , если вы используете Word, или кнопку ОК , если вы используете Excel.
Изменение связанных данных
В меню данные выберите команду изменить связи .
В разделе Исходный файл выберите нужный файл и нажмите кнопку Открыть источник .
Внесите необходимые изменения.
Щелкните связанный файл. Обратите внимание, что в файле есть изменения.
Внедрение данных из одного файла в другой
Если требуется сохранить связь между двумя файлами, причем основной файл не должен обновляться при изменении другого, данные можно внедрить. Например, данные можно внедрить в тех случаях, когда не нужно, чтобы отчет о состоянии обновлялся при внесении изменений на листе Excel, или не требуется, чтобы на листе Excel отражались изменения в инструкциях. Поскольку все сведения хранятся в одном файле, внедрение данных оказывается удобным в ситуациях, когда сетевую версию файла нужно отправить пользователям, не имеющим доступа к внедренному файлу.
Щелкните место, куда требуется внедрить файл.
В меню Вставка щелкните пункт Объект и выберите вариант Из файла .
Выберите файл, который нужно внедрить, и нажмите кнопку Параметры .
Если нужно внедрить лист Excel, он должен быть первым в книге.
Совет: Если требуется, чтобы отображался только значок, который можно щелкнуть для просмотра сведений, установите флажок В виде значка .
Снимите флажок Связать с файлом и нажмите кнопку Вставить , если используется приложение Word, или кнопку ОК , если используется приложение Excel.
Изменение внедренных данных
Дважды щелкните внедренный файл.
Внесите необходимые изменения.
В меню файл выберите команду Обновить .
Обратите внимание, что изменения сохраняются во внедренном файле.
Копирование данных из одного файла и их вставка в виде связанного или внедренного объекта
В меню Правка выберите команду Копировать .
Перейдите в другой файл и щелкните место, куда нужно вставить скопированные данные.
В меню Правка выберите команду Специальная вставка , а затем - пункт Вставить связь .
В поле Как выберите тип объекта, например Документ Microsoft Word , и нажмите кнопку ОК .
Word
Связывание данных между файлами Word и Excel
Если данные находятся в файле Excel, а связанные сведения - в файле Word, можно связать их, чтобы упростить обновление. Например, предположим, что последние сведения о доходах от продаж нужно связать с ежемесячным отчетом о состоянии. Отчет представляет собой документ Word, а данные о доходах от продаж находятся на листе Excel. После связывания документа и листа данные в отчете о состоянии будут автоматически обновляться при изменении сведений о доходах от продаж. Возможна также ситуация, когда инструкции из документа Word необходимо вставить в несколько файлов Excel. Если использовать связывание данных, изменения в инструкциях будут автоматически отражаться во всех файлах Excel.
Открыть источник .
Внесите необходимые изменения.
Помните, что изменения содержатся в файле со связью.
Внедрение данных из одного файла в другой
Если требуется сохранить связь между двумя файлами, причем основной файл не должен обновляться при изменении другого, данные можно внедрить. Например, данные можно внедрить в тех случаях, когда не нужно, чтобы отчет о состоянии обновлялся при внесении изменений на листе Excel, или не требуется, чтобы на листе Excel отражались изменения в инструкциях. Поскольку все сведения хранятся в одном файле, внедрение данных оказывается удобным в ситуациях, когда сетевую версию файла нужно отправить пользователям, не имеющим доступа к внедренному файлу.
Например Лист , и нажмите кнопку Изменить .
Внесите необходимые изменения.
В меню Файл выберите команду Закрыть и вернуться к [имя файла] .
Обратите внимание, что изменения сохраняются во внедренном файле.
Копирование данных из одного файла и их вставка в виде связанного или внедренного объекта
Можно создать связь с частью файла. Например, в месячном отчете о состоянии может возникнуть необходимость связать с определенным диапазоном ячейки на листе Excel, а не на весь лист. Например, вы можете создать ссылку на конкретные инструкции из документа Word, а не всего документа.
Выделите данные, которые нужно вставить (например, диапазон ячеек на листе Excel).
В меню Правка выберите команду Копировать .
Перейдите в другой файл и щелкните место, куда нужно вставить скопированные данные.
В меню Правка выберите команду Специальная вставка , а затем - пункт Вставить связь .
В поле Как выберите тип объекта, например Лист Microsoft Excel , и нажмите кнопку ОК .
PowerPoint
Внедрение данных из одного файла в другой
Если требуется сохранить связь между двумя файлами, причем основной файл не должен обновляться при изменении другого, данные можно внедрить. Например, предположим, что последние сведения о доходах от продаж нужно внедрить в ежемесячный отчет о состоянии. Отчет представляет собой презентацию PowerPoint, а данные о доходах от продаж находятся на листе Excel. После внедрения листа в презентацию файлы остаются связанными.
Щелкните место, куда требуется внедрить файл.
В меню Вставка щелкните пункт Объект и выберите вариант Создать из файла .
Найдите и выберите файл, который нужно внедрить.
Если нужно внедрить лист Excel, он должен быть первым в книге.
Нажмите кнопку Вставить , а затем кнопку ОК .
Если данные из встроенного файла не отображаются, перетаскивайте маркер изменения размера, пока не появится содержимое файла.
Изменение внедренных данных
Щелкните внедренный файл.
В меню Правка наведите указатель мыши на пункт Объект [тип объекта] , например Лист , и нажмите кнопку Изменить .
Внесите необходимые изменения.
В меню Файл выберите команду Закрыть и вернуться к [имя файла] .
Обратите внимание, что изменения сохраняются во внедренном файле.
Копирование данных из одного файла и их вставка в виде связанного или внедренного объекта
Можно встроить только часть файла. Например, в ежемесячный отчет о состоянии, может потребоваться внедрить не весь лист Excel, а только определенный диапазон ячеек на нем.
Выделите данные, которые нужно вставить (например, диапазон ячеек на листе Excel).
В меню Правка выберите команду Копировать .
Перейдите в другой файл и щелкните место, куда нужно вставить скопированные данные.
В меню Правка выберите команду Специальная вставка .
В поле Вставить как выберите тип объекта, например Лист Microsoft Excel , и нажмите кнопку ОК .
Excel
Связывание данных между файлами Word и Excel
Если данные находятся в файле Excel, а связанные сведения - в файле Word, можно связать их, чтобы упростить обновление. Например, предположим, что последние сведения о доходах от продаж нужно связать с ежемесячным отчетом о состоянии. Отчет представляет собой документ Word, а данные о доходах от продаж находятся на листе Excel. После связывания документа и листа данные в отчете о состоянии будут автоматически обновляться при изменении сведений о доходах от продаж. Возможна также ситуация, когда инструкции из документа Word необходимо вставить в несколько файлов Excel. Если использовать связывание данных, изменения в инструкциях будут автоматически отражаться во всех файлах Excel.
Исходный файл выберите нужный файл и нажмите кнопку Открыть источник .
Внесите необходимые изменения.
Помните, что изменения содержатся в файле со связью.
Внедрение данных из одного файла в другой
Если требуется сохранить связь между двумя файлами, причем основной файл не должен обновляться при изменении другого, данные можно внедрить. Например, данные можно внедрить в тех случаях, когда не нужно, чтобы отчет о состоянии обновлялся при внесении изменений на листе Excel, или не требуется, чтобы на листе Excel отражались изменения в инструкциях. Поскольку все сведения хранятся в одном файле, внедрение данных оказывается удобным в ситуациях, когда сетевую версию файла нужно отправить пользователям, не имеющим доступа к внедренному файлу.
Например Лист , и нажмите кнопку Изменить .
Внесите необходимые изменения.
В меню Файл выберите команду Закрыть и вернуться к [имя файла] .
Обратите внимание, что изменения сохраняются во внедренном файле.
Копирование данных из одного файла и их вставка в виде связанного или внедренного объекта
Можно создать связь с частью файла. Например, может потребоваться создать связь не со всем листом Excel, а только с определенным диапазоном ячеек на нем.
Выделите данные, которые нужно вставить (например, несколько предложений в документе Word).
В меню Правка выберите команду Копировать .
Перейдите в другой файл и щелкните место, куда нужно вставить скопированные данные.
В меню Правка выберите команду Специальная вставка , а затем - пункт Вставить связь .
В поле Как выберите тип объекта, например Документ Microsoft Word , и нажмите кнопку ОК .
