Самым эффективным средством связи между людьми на сегодняш-ний день является электронная почта - одна из первых коммуникаци-онных технологий в глобальной сети. Электронная почта позволяет на один - два порядка снизить затраты на связь с партнёрами и клиентами.
Важной особенностью связи по электронной почте по всему миру является то, что пользователь не нуждается в международных теле-фонных каналах, он общается с сетью посредством только местных ли-ний. Электронная почта сегодня позволяет пересылать не только тек-сты, но и изображения, даже аудио- и видеозаписи, а также любые иные сложные документы. Так, активно развивается речевая почта: можно посылать записанные звуковые фрагменты своим адресатам.
Электронная почта - не единственное средство коммуникации в Интернете. В настоящее время стремительно развиваются WWW - технологии, компьютерная телефония, средства видеоконференцсвязи. Одно из наиболее значимых достижений в Интернете - это "Всемирная Паутина" (World-Wide Web) и так называемая Web-технология, открывшая путь в киберпространство миллионам людей, ранее никогда не имевших дело с компьютером - что и позволяет нам говорить о Web-революции.
Эта тех-нология дает возможность осуществлять поиск информации в реаль-ном времени по миллионам электронных офисов различных организа-ций по всему миру и знакомиться с открытой информацией, предоставляемой ими. Каждое посещение может сопровождаться опе-ративной связью с администрацией. И опять та же особенность - не требуются международные телефонные каналы: связь осуществляется по местным линиям.
Электронная почта позволяет очень быстро (за считанные секунды) передать большой объем информации на компьютер адресата или на почтовую группу. При этом нет необходимости учитывать разницу в часовых поясах, время работы офиса партнера. Активное примене-ние электронной почты позволяет сократить расходы на обмен сооб-щениями в десятки раз. Это могут быть условия договоров и контрак-тов, списки групп, извещения о приеме туристов и другая оперативная информация, не требующая обязательного отображения на бумажном носителе с подлинными подписями и печатями.
Можно также использовать почтовые системы с автоматической рассылкой сообщения (автоматический размножитель - mail reflector), например, о новом предложении в сфере туризма, туристском продук-те, туре, маршруте, услуге. В этом случае все пользователи, чьи элек-тронные адреса имеются на данной почтовой системе, получат немед-ленно посланное сообщение. Соответственно и данный пользователь получит любое сообщение, которое идет по данной группе адресов.
Оболочка Windows имеет соответствующие программные сред-ства для создания своего собственного списка адресов и автома-тической рассылки электронного сообщения всем указанным в данном списке.
Несмотря на то, что многие туристские фирмы все еще скептически относятся к Интернету, плюсы от использования этой ком-пьютерной сети становятся все более очевидными. Пожалуй, главная привлекательная сторона Интернета - возможность электронного рас-пространения информации. Причем любого объема - от прайс-листов до целых каталогов. Так, по словам одного из руководителей лондон-ской тур операторской фирмы "Comet Travel", электронная рассылка информации по адресам 2000 агентств теперь каждый раз экономит компании около § 5000. Вдобавок к этому информация в Интернет дос-тупна пользователям - агентствам или клиентам - 24 часа в сутки и 7 дней в неделю.
Кроме этого, можно получать льготное время для извлечения опе-ративной информации: данные о погоде, отелях, карты городов, опи-сания достопримечательностей и т. д.
В нашем блоге мы много пишем о создании и работе с электронной почтой. Мы уже обсудили сложности борьбы со спамом , будущее email , вопросы защиты почтовой переписки , а создание email-автоответов от служб поддержки.
Сегодня речь пойдет о том, на что влияют инструменты коммуникации, и как их выбирать (особенно в случае делового общения). Интересный материал на эту тему в своем блоге на Medium написал инженер и сотрудник многих американских стартапов Бен Матез (Ben Mathes). Мы представляем вашему вниманию основные мысли этой заметки.
Средства коммуникации очень важны
Среди лучших программистов бытует мнение, что главный элементом программного обеспечения является его архитектура. Под архитектурой подразумевается не структуру кода, а то, насколько программное обеспечение соответствует образу мышления и как ограничивает его, пишет Матез.Особенно важную роль играет программное обеспечение, которое люди используют для общения друг с другом. Социальные пространства стремительно переходят в цифровой формат. Социальные сети влияют на манеру нашего общения, уверен инженер.
Так, например, на форуме 4chan люди обсуждают совсем не то, что в Facebook, а разговоры ваших коллег в чате Slack весьма отличаются от их переписки в электронной почте.
Митч Капор (Mitch Kapo r) говорил об этом ещё в 90-х:
От структуры социальной сети и манеры нашего общения зависят пределы наших возможностей .
Джон Лилли (John Lilly) затронул эту тему во время своего выступления на саммите Code for America в 2014 году:
Средства коммуникации влияют на манеру и стиль нашего общения, а иногда полностью определяют темы наших обсуждений. Зачастую они предписывают, что мы можем говорить, а что – нет. Мы не можем поговорить с политическим обозревателем телеканала CNN, но мы можем обратиться к Бараку Обаме в Twitter.
Средства коммуникации и политика
В цитате Митча Капора изначально было еще одно предложение. Если его вернуть на место, то высказывание приобретает совсем другой смысл.Архитектура – это политика . От структуры социальной сети и манеры нашего общения зависят пределы наших возможностей.
Отсюда вытекают огромные социальные последствия.
В качестве примера можно взять обсуждение конфликта, разгоревшегося в американском городе Фергюсон (#Ferguson #BlackLivesMatter). Телевизионные каналы, в частности CNN, являются средством широкого вещания. При освещении событий в Фергюсоне телеканал CNN попытался оправдать поведение хранителей правопорядка, подчеркивая, что полиция лишь пыталась сдержать бунты демонстрантов. В этом случае узкий круг людей контролирует то, что видят массы. А Twitter является средством группового вещания, которое контролируют сами массы. Разница хоть и небольшая, но существенная.
Эв Уилльямс (Ev Williams) не случайно дал созданной им блог-платформе название Medium, что по-английски означает «посредник». У Medium простой и привлекательный пользовательский интерфейс, но при этом очень продуманная архитектура. Главная идея сервиса –взаимодействие людей.
Для каких целей email подходит лучше всего
Так если средства коммуникации настолько важны, то почему мы все время пользуемся только электронной почтой, задается вопросом Матез. Электронная почта – это потрясающее средство коммуникации, обладающее массой достоинств, главное из которых – повсеместность. Она популярна, потому что она широко распространена. Рассылка электронных писем имеет смысл при связи с внешним миром (клиентами, консультантами и другими людьми за пределами офиса). Но что касается общения внутри организации? Общения с людьми, с которыми вы работаете каждый день?При всех плюсах электронной почты инженер уверен, что этот инструмент не является идеальным для использования в коммуникациях в командах и внутри компании.
Как вы договариваетесь, кто и над чем работает? Как вы узнаёте о сроках выполнения заданий? Как определяете, кто будет заниматься обработкой результатов? Как вы выясняете, чем занимаются люди каждый день, каждую неделю, каждый месяц? Если для решения всех этих вопросов вы пользуетесь электронной почтой, то вы вынуждаете всех сотрудников держать всю эту информацию в уме или заносить её в таблицы. А в результате возникает риск утратить важные данные или забыть что-нибудь.
По мнению Матеза, необходимо задать себе вопрос о том, какая цель преследуется в случае конкретного типа коммуникаций. После их определения будет проще подобрать инструменты, которые лучше подходят для этого случая.
- Оперативное и своевременное выполнение задач - обсудить это можно в режиме реального времени в чатах вроде IRC или Slack.
- Доработка и устранение несоответствий - существует множество инструментов для коллективного редактирования документов Quip.
- Учет и анализ - для этого есть CRM, а также сервисы для управления проектами Pivotal и Trello.
Общение до изобретения Интернета/Общение сейчас
Почему электронная почта так популярна
Средство коммуникации выбирает человек, наделённый большей властью. Согласно принципу Питера, люди склонны продолжать пользоваться уже проверенной идеей, технологией или вещью в изменившихся условиях, даже выходящих за допустимые рамки применения этой идеи, технологии или вещи.Иными словами, вы вынужены пользоваться электронной почтой, потому что ваш босс ею пользуется, пишет Матез. При этом, данный инструмент коммуникаций в конкретном случае может быть не идеальным выбором.
Если вы хотите встретиться с друзьями больше, чем они хотят встретиться с вами, то вам приходится подстраиваться и выбирать место, более удобное для них.
Справедливости ради стоит отметить, что этот принцип работает и для руководителей. Они вынуждены подстраиваться под своих клиентов, поэтому успешный маркетинг включает в себя не только внутренний документооборот, но внешние коммуникации (email-маркетинг, билборды и т.д).
Электронная почта является общепринятым средством коммуникации, и это здорово. Она может быть очень полезна, однако для ежедневной профессиональной деятельности в современных условиях ее может быть недостаточно.
Главный совеет Матеза, касающийся выбора средства делового общения внутри компании, звучит так:
Если вы обладаете полномочиями выбрать средство коммуникации для своей команды, то сделайте этот выбор осознанно. А если у вас нет на это времени, то позвольте своей команде сделать выбор самостоятельно. Но не нужно забывать о том, что в таком случае вам тоже придется пользоваться тем средством коммуникации, которое выбрали ваши сотрудники.
Электронная почта как средство связи в интернете
, так ли это, каким образом осуществляется связь,её возможности. Вот примерно на такие вопросы я попробую сегодня вам ответить.
Доброго времени суток уважаемые посетители Я как всегда стараюсь сдерживать свои обещания и сегодня поговорим об электронной почте в контексте как, что и для чего. Вообще компьютер поначалу и был создан как средство общения между людьми, аналог телеграфа между университетами.
Но продвинутая молодёжь того времени пошла дальше и вот как говорят политики: «Имеем- то, что Имеем». Конечно не в пример им, а в лучшую сторону. Электронная почта, а их на современном этапе сотни наименований, хорошо помогает не только в бытовой сфере, а и в различных отраслях торговли и науки.
Можно сказать производства и даже просто при человеческом общении(находясь за тысячи километров друг от друга). Вот посмотрите на интерфейс одной из них, какие только услуги она не предлагает, от простого письма до знакомств. 
Вообще как вы уже заметили, у всех поисковых систем присутствует своя электронная почта . А связано это как раз с тем, что вся наша жизнь, это сплошная коммерция. Вот и поисковики не могут не откусить от этого пирога. Ведь «бренд» у них уже раскручен, остаётся лишь немного подтолкнуть посетителя в правильном направлении.
Виды электронной почты
Добавлю ещё что она (эл.почта) бывает платная , где за услуги взымается некоторая сумма в денежных знаках и бесплатная . Система регистрации на почте ни чем не отличается от любой другой в интернете. Вы придумываете логин и пароль, притом на всех ведущих фирмах есть система подсказок и примерные шаблоны будущей подписи. Вам остаётся только нажать на выбранный и желательно смесь цифровых и буквенных знаков. Для уверенности неприкосновенности ваших почтовых отправлений.
На изображении выше, представлены все основные «бесплатные» почтовики. Ваш аккаунт страничек:
ВКонтакте, Одноклассники, или на Фейсбук-е легко можно «связать» с любой почтой.
В результате чего, при появлении каких-либо изменений, вам будет сообщено об этом на установленную вами электронную почту.
Возможности электронной почты
Чем определённо полезен такой вид почты:
- во первых мгновенная передача данных(сродни SMS);
- во вторых это конфинденциальность;
- в третьих возможность завести неопределённое число электронных ящиков;
- в четвёртых вам предоставляется определённое количество данного почтовика(в зависимости от значимости и рейтинга фирмы оно больше);
- в пятых возможность настройки различных опций, как-то сохранения(или удаления) черновиков, отправки писем в автоматическом режиме, на сколько угодное количество адресов. Непринятие нежелательной переписки с помещением её сразу в корзину, или СПАМ и многое другое.
Все опции в доходчивой форме прописаны в инструкциях по настройке и использованию. От вас требуется только набраться терпения и прочитать или найти те пункты, какие вам нужны на данном этапе.
Что же касаемо платной версии почтовиков, то думаю для таких пользователей как мы с вами, она без особой надобности. Ну конечно если только вы не хозяин крупного интернет портала, интернет магазина, или у вас медиа- холдинг, с кучой секретных проектов и передачей новых технологий. Если же вам хочется узнать примерные расценки на этот вид связи, тогда посмотрите на примере тарифов одной из этих фирм.
ТАРИФЫ НА УСЛУГИ Сегодня(21.10.2013г.) решил подкорректировать пост, так как попалась на глаза статья
:
«Как обезопасить свой почтовый ящик от взлома»
, на сайте техно вердиктор ком. Сам я взор свой к этой теме не обращал по той причине, что коммерческой деятельностью пока не занимаюсь. А попав под лавину спама можно и забросить этот электронный ящик. Конечно если меры воздействия со стороны программы сайта не возымеют положительного действия. Простыми словами, если противоспамные настройки будут плохо справляться, то в этом случае закрываем аккаунт.Но если кому-то очень жаль менять удачно выбранный логин, а тем более если его знают очень много «нужных» людей, то спасение утопающих в таких вот простых действиях. И первый шаг, если есть подозрение о взломе, заходите на почту с опции чужой компьютер».
ЗАЩИТА ОТ ВЗЛОМА И после окончания использования почты выходим «правильно» нажав кнопку ВЫЙТИ. В таком случае Браузеру незачем сохранять ваш логин и пароль, чтобы «помочь » вам в следующий раз при входе(только вы начинаете печатать -как он сразу продолжает и выглядит Самым Умным). И не нажимайте в Гугл Хроме на кнопку сохранить пароль, сохраняя его вы легче войти в ваш аккаунт даже при выключенной почте через ваш браузер.
Таким образом прочитав до конца статью, электронная почта как средство связи в интернете
, мы познакомились с возможностью электронного общения.
Если данная информация оказалась вам полезной то уходя не забудьте предупредить про это своих друзей посредством кнопки твиттера.
Спасибо и Пока…Пока.
.
Распространение веб-стиля работы и жизни будет иметь огромные социальные последствия. Многие опасаются, что компьютеры и Интернет приведут к стиранию индивидуальности, что мир потеряет свою теплоту и многообразие. Но в свое время люди тоже боялись, что телефон приведет к сокращению личных контактов. Точно так же, как встречу можно заменить телефонным разговором , ее можно заменить и обменом письмами по электронной почте . А определенные возможности для злоупотребления создает любое средство связи . Способы личного и профессионального общения в Сети будут продолжать развиваться. Существуют также опасения, что веб-стиль, при котором каждый окажется как бы в своем собственном маленьком мирке, приведет к распаду общества. Я лично считаю, что произойдет прямо противоположное. Телефон и электронная почта укрепили связи между людьми, живущими в разных городах, а компьютеры и Интернет тоже ни у кого ничего не отнимают, они просто обеспечивают еще один способ связи.
С участниками опроса можно вступить в контакт посредством личного общения, по телефону, по почте. Современные информационные технологии предоставляют дополнительные возможности для проведения письменных опросов через Интернет и с использованием электронной почты . Основная трудность реализации такой формы в России состоит в неравномерности охвата этими средствами различных категорий граждан и регионов.
Были проведены опросы 55 работников, из которых 15 были отнесены к названному типу менеджера, 34 находились у них в подчинении, а 6 были их начальниками. Было установлено, что менеджеры бюрократического типа (МВТ) неуверенно чувствуют себя один на один с непосредственными подчиненными, но их связи с организацией за счет участия в различных комитетах обширны и глубоки. Они большую часть рабочего времени тратят на поддержание своих связей с помощью телефона, электронной почты и других средств связи . МВТ редко придерживаются правил субординации и формальных отношений, сводя все к неформальному общению и используя в своем поведении благоприятные обстоятельства. Они стараются избегать коллективного взаимодействия с подчиненными (собраний), где возможен интенсивный обмен информацией . Действуя от имени различных комитетов, они стремятся снять с себя ответственность за неудачи.
Опосредованное общение осуществляется с помощью вспомогательных технических средств через обмен служебными записками , по телефону, по электронной почте и т. п. Обычно опосредованное общение занимает значительно меньше времени и требует значительно меньших психологических затрат, чем непосредственное. Непосредственное общение - живой диалог, беседа с человеком.
Кроме традиционного телефона и личных встреч активно используйте наиболее эффективные и современные средства коммуникации , которые позволят в значительной мере ускорить ваше общение 1) мобильный телефон 2) электронную почту 3) факс.
Являясь катализатором повышения требований к профессионализму, техническое развитие способствует использованию работодателями нетрадиционных способов оперативного привлечения полифункциональных специалистов, в том числе путем их перекупки у других организаций, охоты за головами и т.п. Создавая возможность для более быстрого поиска кандидатов, технически совершенные средства коммуникации позволяют экономить время на бесконтактном общении с ними во время процедуры отбора (получая недостающую информацию, например, по электронной почте), расширять возможности в применении методов непрямого изучения и оценки претендентов, более квалифицированно проводить пробные экзамены (например с использованием кинокамеры) и более объективно затем оценивать пригодность кандидатов (посредством привлечения видеокассет).
Общение с клиентами. Одной из наиболее важных сфер применения Интернет является организация общения с клиентами. Высокий уровень предлагаемой продукции в сочетании с доступными и удобными средствами общения клиентов с компанией, безусловно, выгодны обеим сторонам. В то время, как большинство крупных компаний могут позволить себе организовать постоянно работающий маркетинг-сервер, мелкие и средние предприятия могут использовать электронную почту в сочетании с listserve либо newsgroups.
Другим сегментом, рассматриваемым в качестве целевого, был рынок служащих финансовых учреждений . Банки тогда в России были "в силе" и при деньгах (не то что три года спустя). Сотовый телефон для многих категорий банковских профессий - не роскошь, а необходимое средство общения (для ведения переговоров , покупки ценных бумаг, валюты, получения кредитов на межбанковском рынке и т.п.). Мобильность и оперативность - для них это все. Такие же параметры продукта, как роуминг, совместимость с факсовой связью или электронной почтой , вещи также весьма полезные. Трафик от них можно получить хороший. Рентабельность этого сегмента оценивалась даже повыше, чем первого.
Мощным и одновременно простым средством общения пользователей Internet между собой являются телеконференции. Если через электронную почту вы можете обратиться к одному или нескольким известным вам адресатам, то через телеконференции появляется возможность наладить контакты с любыми абонентами, объединенными общими интересами или выполняющими совместные проекты. Работа здесь выглядит следующим образом.
Электронная биржа представляет собой торговую площадку, на которой можно найти нужного поставщика или заказчика товаров и услуг и договориться с ним о сделке. Доступ к электронной бирже и ее услугам можно получить практически из любой точки земного шара. Кроме того, она экономит время и деньги и устраняет многочисленных посредников, предоставляет в режиме реального времени различные виды информации (текущую, аналитическую, ценовую и т.д.). Скорость доступа к необходимой информации , инструменты поиска предложений, встроенные средства общения с контрагентами ускоряют процедуру заключения сделок и переводят работу на бирже на новый качественный уровень. Доступ к ресурсам электронной биржи осуществляется через Интернет, электронную почту , телефон, факс. Например Украинская аграрная биржа (http //
Обычно товародвижение начинается с получения заказов , которые могут поступить непосредственно от потребителей, а также через
Введение
1. Немного истории
2. Информационные возможности делового общения
2.1 Телефонная коммуникация
2.3 Автоответчики
2.4 Электронная почта
2.5 Интернет-пейджер ICQ
Заключение
Введение
Деловое общение - это процесс, при котором происходит обмен деловой информацией и опытом работы, предполагающим достижение определенного результата в совместной работе, решение конкретной задачи или реализацию определенной поставленной цели. Велика роль общения как такового, как вида деятельности людей - это фактор социализации, превращения человека из существа биологического в существо разумное и социальное, в личность, в члена общества. Велика роль общения и в бизнесе. Современный бизнес - это сложное производство, коллективный характер труда, распоряжение огромными ресурсами, поэтому коммуникации рассматриваются как средство сотрудничества, взаимодействия, обеспечения достижения целей работников, целей организации и целей общества.
Современное общество трансформировалось в такой тип, который достаточно точно характеризуется понятием «информационное общество». Информация - великий двигатель прогресса, ей суждено стать ведущей, магистральной силой новой цивилизации, источником ее постоянного развития.
Конец ХХ века показал, что информационный ресурс становится главным богатством как страны в целом, так и отдельного предприятия, организации любой формы собственности, индивида. Информация охватывает и экономику и все сферы жизнедеятельности людей - труд, быт, досуг, политику. Наряду с природной и рукотворной составляющими жизненной среды, информационная сфера, связывающая людей с друг другом через коммуникационные сети, стала неотъемлемым компонентом условий жизнедеятельности людей. Образовательные, культурные, научные потребности людей также реализуются посредством информации.
В третьем тысячелетии информация, как инструмент делового общения стала глобальным ресурсом научно-технического прогресса. Появилась возможность оптимально решать социальные вопросы, проблемы государственного устройства, медицины, науки, культуры, спорта и т.д.
Работа состоит из введения, двух частей, заключения и списка использованной литературы. Общий объем работы 19 страниц.
1. Немного истории
Деловое общение как процесс предполагает установление контакта между участниками, обмен определенной информацией для построения совместной деятельности, установления сотрудничества и т.д.Мир электронного общения, как специфический объект специального научного исследования, имеет недолгую и одновременно яркую историю. В качестве представителей данного направления можно назвать имена Н. Лумана, М. Кастельса, М. Маклюэна, Дж. Семпси, А. Турена, Ю. Хабермаса, У. Эко и многих других современных исследователей. В их работах социум представлен как мир общения, в котором новые информационные средства становятся одним из важнейших инструментов ориентации человека в мире и взаимодействия людей друг с другом. При этом новая коммуникативная среда, рождающаяся у нас на глазах (в первую очередь, в лице Всемирной компьютерной сети), налагает на прошлые виды общения свой неповторимый отпечаток.
Современный менеджер работает в сложной коммуникативной среде, используя весь коммуникативный арсенал, накопленный человечеством за тысячелетия – от устной передачи информации до использования современнейших средств коммуникации. При этом коммуникативный арсенал человека обновляется все быстрее и быстрее. Если в прежние времена человечеству требовались столетия, чтобы хоть немного модернизировать способы общения, то сегодня новые средства коммуникации появляются чуть ли не каждый год. Однако для того, чтобы эффективно пользоваться самыми современными средствами коммуникации, необходимо иметь представление не только об их технологических и коммуникативных возможностях, но и о культурно-историческом контексте, в который они встроены.
До появления письменности человек передавал информацию преимущественно в устной форме – в форме сказаний, рассказов и так далее. Этот способ передачи информации требовал личного присутствия коммуникантов. Устное сообщение работало только в момент произнесения. Единственным способом фиксации была память человека и народа. Эта форма общения существует и поныне.
Кардинальную революцию в общении произвело изобретение письменности. Произошло величайшее событие - человеческая речь разделилась на устную и письменную. Собственно, вместе с этим из племенного общества произросла цивилизация.
Революция, произведенная письменностью, растянута в историческом времени на тысячелетия. Если первые письменные памятники относятся к IV-III тысячелетиям до нашей эры, то в современном западном мире грамотность была достигнута только в XX столетии.
Последующим революционным новшеством стало изобретение Иоганном Гуттенбергом печатного станка в середине XV века. С этого времени письменная речь как способ общения приобрела три новых качества, которые, собственно, и совершили революцию. Во-первых, письменный текст стал набираться унифицированными печатными шрифтами – простыми для восприятия и одинаковыми для всей территории распространения национального языка. Во-вторых, печать книги стала достаточно скоростным процессом – гораздо более быстрым, чем рукописное производство книг, практиковавшееся до этого. И, в-третьих, огромную роль играет самое главное качество книгопечатания – возможность практически моментально тиражировать любые тексты в большом количестве.
В свою очередь, научно-технический прогресс вызвал к жизни новые средства коммуникации – электронные, которые втягивают нас в общение с множеством других людей на глобальных масштабах.
Эпоха информационного бума обрушилась на человечество практически сразу, с точки зрения исторического времени – внезапно. Многие тысячелетия человечество жило устной традицией. Несколько десятков веков существует письменность. Чуть более пятисот лет существует книгопечатание. И лишь 50-60 лет существует телевидение, предвестник новой эпохи. Интернет же обрушился на человечество за сущие мгновения – за срок примерно с 1980 года он захватил всю цивилизацию.
Информационные потоки, передаваемые с помощью телевидения и Интернета, огромны. Коммуникация снова стала аудио-визуальной, как в дописьменную эпоху. Только теперь не требуется непосредственного присутствия коммуниканта, а общение является массовым – в нем одновременно могут участвовать миллионы получателей сообщения.
Информационные возможности делового общения
Появление новых средств коммуникации умножает наши возможности общения, но не отменяет предыдущих форм коммуникации. Основными средствами как в обыденном, так и профессиональном общении для нас по-прежнему, как и многие века назад, остается устная и письменная речь.
Осуществляя какие-либо совместные действия, мы чаще всего переговариваемся или, реже, переписываемся. Однако технический и технологический прогресс привел к внедрению в наш повседневный и профессиональный обиход новых средств коммуникации.
Неумение грамотно пользоваться новыми средствами коммуникациями зачастую оказывается критическим. Проще говоря, на человека, не пользующегося мобильным телефоном, не знающего, что такое факс, во многих сферах бизнеса посмотрят удивленно, а человека, не владеющего компьютером, попросту не возьмут на работу.
Основные способы передачи деловой информации можно разделить на два основных вида - почтовая связь и электронная связь. В последнее время телеграммы и телексы практически выходят из обихода, это, прежде всего, связано с бурным развитием телекоммуникационной сферы.
Расширение географических границ предпринимательства и ограниченность времени заставляют участников рынка активно использовать Интернет, факс и прочие средства оперативной связи и для ведения обычной деловой переписки, и при заключении, изменении и расторжении важных коммерческих сделок.
К средствам коммуникации, используемым в деловой практике, относятся:
Факсимильная связь;
Телефон и мобильный телефон;
Телеконференции, селекторная связь, конференц-связь, телемосты;
Электронная почта;
Интернет.
2.1 Телефонная коммуникация
Традиционная телефонная связь является самым привычным и удобным способом связи для многих деловых людей. Современные технологии передачи данных позволяют использовать нетрадиционные методы для достижения уменьшения стоимости услуг телефонной связи, в тоже время сохраняя тот же уровень удобства использования и функциональности.
Телефонная коммуникация - это контактное по времени, но дистантное в пространстве и опосредованное специальными техническими средствами общение собеседников.
Многие ученые считают, что деловые люди тратят на телефонное общение от 4% до 25% своего рабочего времени. При использовании телефонной коммуникации повышается оперативность решения различных вопросов. А также отпадает необходимость посылать письменное сообщение.
2.2 Факсимильная связь - вид передачи деловой информации
Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения. Главное преимущество факсов - скорость и возможность передачи информации, которую нельзя передать словами (большой объем, графика, подписи и т.д.).
Телефакс (или просто «факс») в настоящее время как средство связи стал широко использоваться в современном деловом общении. Телефаксы передаются посредством каналов факсимильной связи. Любой деловой контакт сейчас немыслим без обмена посланиями по такой связи.
Факсимильная связь является, по сути, электронной разновидностью обычной почтовой переписки, известной еще во времена Пушкина. Здесь также есть адресант, адресат и получатель. Само сообщение передается в форме письменного текста и визуально воспринимается именно как страница письма или документа (с поправкой на некоторую неизбежную потерю качества изображения).
Факсимильная связь означает электрический способ передачи графической информации, при котором происходит неподвижное изображение текста или таблиц, схем, графиков, фотографий и т.п.; такая связь осуществляется посредством факсимильных аппаратов. Факсимильный аппарат представляет собой комплекс механических, светооптических и электронных устройств, которые служат как для передачи изображений неподвижных плоских объектов (оригиналов) по каналам электросвязи, так и для приема таких изображений с воспроизведением объекта в виде его копии (факсимиле).
Обычно телефаксное сообщение оформляется в виде делового письма. В нем, как правило, выдержаны все его реквизиты, то есть дата, внутренний адрес, обращение, заключительная формула вежливости. Вместе с тем в телефаксах можно встретить некоторые сокращения, присущие только телефонному сообщению. При этом следует отметить, что стилистически телефаксы могут быть менее официальными, чем деловые письма. Вместе с тем в них обычно не наблюдается большой степени краткости и сжатости, характерной для телекса.
Например, в американской традиции принято иметь стандартную первую страницу для послания по факсу. Она делается, как правило, на бланке фирмы (организации). Бланк должен выглядеть так: в верхней части его размещается эмблема организации, а в самом низу по всей длине строки - адресата, телефоны и другие координаты офисов и отделений фирмы.
Под изображением эмблемы пишется телефонное послание. Дата (день, месяц, год, отправки сообщения), время отправления сообщения, кому (имя и фамилия адресата), номер факса адресата, организация, которую он представляет. Текст набирается на компьютере, подписывается от руки.
Для того чтобы послать факс, необходимо:
1. Подготовить документы, которые будут отсылаться. Документы должны отвечать требованиям делового письма и иметь необходимые реквизиты.
2. Указать номер своего факса для того, чтобы с вами могли связаться.
3. Проставить номер своего партнера, название города и его код, название учреждения и обязательно фамилию и имя адресата.
4. На бумагах, которые являются официальными, должны стоять печать и подпись ответственного лица.
2.3 Автоответчики
Проведенные опросы показывают, что 30 процентов звонящих вешают трубку, встречаясь с автоответчиком. Это происходит по разным причинам: люди могут быть не готовы психологически (не привыкли, стесняются) или информационно (не готовы сразу оставить конкретное сообщение), или считают, что автоответчик используется в целях «искусственного отбора» нежелательных звонков, или, наконец, просто не хотят разговаривать с «автосекретарем», предпочитая живое общение.
Однако, каковы бы ни были причины, они не означают, что нужно отказываться от автоответчика. Из двух зол выбираем меньшее: если вы сами не можете ответить на звонок, то пусть лучше это сделает автоответчик, чем телефон будет молчать. Но автоответчик должен ответить на звонок так, чтобы сделать вашу работу более эффективной и свести к минимуму процент людей, которые все-таки повесят трубку.
2.4 Электронная почта
Один из самых современных, эффективных и надежных способов передачи информации - это связь, осуществляемая с помощью коммуникационных компьютерных сетей. Компьютер, включенный через модели в единую сеть телефонных или спутниковых каналов связи, существенным образом расширяет возможности оперативной связи.
Сейчас трудно себе представить, как работали люди в эпоху, предшествующую появлению электронных средств связи. Деловая переписка с помощью e-mail стала непременным атрибутом жизни глобальных корпораций и совсем маленьких фирм. Ведь первое, что делает человек, придя в офис и включив компьютер, - проверяет почту.
В настоящее время электронная почта потеснила телефон как основное средство ведения бизнеса в современном мире.
«Прежде электронная почта воспринималась как дополнительное удобство, - заметил Рич Гус, вице-президент по маркетингу компании Sendmail. - Теперь же она стала основным средством связи для корпоративной Америки».
Электронная почта - эффективное средство для деловых общений. Этот вид связи, особенно внутри компаний, становится главным в современной рабочей среде, постепенно вытесняя бумажные носители. Миллионы людей во всем мире уже имеют электронные адреса, а деловой человек получает в среднем до 30-40 сообщений в день!
Это одно из достижений человечества – возможность обмена информацией в асинхронном режиме, т.е. тогда когда один из участников обмена в данный конкретный момент не способен общаться с другим участником. Например, вам необходимо обменяться информацией с вашим коллегой. Вы можете позвонить ему. В этом случае могут быть следующие варианты: телефон занят, телефон не работает, коллега на месте, но занят, коллега на месте и может разговаривать. Вероятность живого общения очень низкая. Однако, вы можете написать ему электронное письмо. В этом случае письмо будет быстро доставлено коллеге. И самое главное коллега сможет прочитать ваше письмо в удобное ему время и посвятит ему достаточное внимание. Поэтому при этом происходит качественный обмен. Обычно рассматривают почту в удобное время. При этом концентрируют внимание полностью на получаемой и отправляемой информации. Т.е. Вы планируете свое время и работу и получается качественный обмен информацией.
Электронное письмо, отправленное с одного компьютера, поступает на почтовую машину сетевого узла, откуда передается на машину адресата и попадает в его почтовый ящик. При этом совсем не обязательно, чтобы компьютер адресата был включен. Почтовая машина, обслуживающая сеть, является своеобразным почтовым ящиком и немедленно передаст сообщение адресату при включении в сеть его компьютера.
Возникает уникальная возможность быстро ознакомить практически любой круг корреспондентов с различными документами, проектами и т.п. и оперативно получать ответ на эти материалы. В настоящее время компьютеры в России объединены глобальной сетью Интернет, которая связана с другими европейскими сетями и со всем миром. Сеть Интернет позволяет получить доступ к актуальным источникам информации, сводкам биржевых новостей, а также разместить рекламу и электронный офис компании.
2.5 Интернет-пейджер ICQ
С развитием телекоммуникаций все большее количество деловых людей начинают работать в Интернете в режиме постоянного присутствия, в режиме реального времени, когда абонент получает сообщение в течении незначительного промежутка времени в пределах нескольких секунд после отправки его собеседником.
Сегодня трудно найти интернет-пользователя, который никогда не работал с интернет-пейджерами. Идентификационные номера ICQ стали одним из стандартов при обмене контактной информацией как между знакомыми, так и между деловыми партнерами. Такое признание является лучшим доказательством того, что в список современных средств сетевых коммуникаций в деловом мире незаметно вошел еще один участник, прочно занявший уникальную нишу.
В результате исследований выявлено, что сотрудники фирм - пользователи интернет-пейджера ICQ активно общаются между собой, решая текущие проблемы, скидывая ссылки на те или иные документы, что облегчает процесс взаимодействия внутри компании. Также у каждого сотрудника в контакт-листе ICQ находятся контрагенты, партнеры, подрядчики, журналисты и так далее. И здесь тоже достаточно много преимуществ.
К примеру, иногда проще связаться с партнером из Владивостока по ICQ, чем по тому же телефону. Значительная часть деловой переписки приходится на интернет-пейджер. Большой плюс такого способа общения – это экономия времени и, следственно, оперативность решения вопросов. Эти данные показывают, что сетевые пейджеры обладают неоспоримыми преимуществами перед традиционными средствами коммуникаций (электронная почта, телефон): оперативность, неформальность, наглядность.
Углубленные интервью с некоторыми пользователями выявили иерархию доверия между деловыми партнерами в зависимости от используемого канала общения. Телефон применяется на начальном этапе, когда доверие и заинтересованность в контакте - по крайней мере одной из сторон - достаточно низки. Начало связи по электронной почте свидетельствует о налаживании более тесных связей и появлении высокой степени заинтересованности.
Обмен идентификационными номерами IM знаменует самый высокий уровень доверия, синергию деловых и дружеских отношений. Респонденты не скрывали, что запросы по интернет-пейджерам имеют более высокий приоритет выполнения, нежели полученные по электронной почте. По прогнозам аналитиков их популярность превзойдет даже электронную почту. Этот факт поставит компании перед необходимостью придания IM статуса официального средства делового общения.
2.6 Видео и телеконференции в Интернет
Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать своего собеседника. Большинство предпочитает новости смотреть по телевизору, чем слушать их по радио. Видеоконференция - это компьютерная технология, которая позволяет людям видеть и слышать друг друга, обмениваться данными и совместно их обрабатывать в интерактивном режиме (рис.1).
Рисунок 1 - Видеоконференция
Современные системы видеоконференцсвязи позволяют смоделировать обстановку совещания, таким образом, что бы предоставить всем сторонам возможность видеть, слышать и работать с документами так, как если бы участники встречи находились в одной комнате.
Видеоконференция - это конференция между двумя или несколькими аудиториями. Длина расстояния между аудиториями не имеет значения. Обычно это не только разные аудитории, но и страны и континенты. Видеоконференция дает возможность активно участвовать на лекции или презентации. T.e. презентация может идти в одной аудитории. Слушатели других аудиторий также могут участвовать в презентации: слушать, видеть, задавать вопросы, и видеть активного участника на экране.
Она очень удобна для проведения межуниверситетских и межконтинентальных презентаций и дискуссий. Видеоконференция практикуется для консультаций и консилиумов больных. Врач имеет возможность сделать решение с помощью других врачей используя эту возможность.
Видеоконференцсвязь востребована в случаях когда необходимо «живое» общение, визуальная информация является обязательным элементом встречи, участники встречи физически не могут встретиться или при принятии решения критическими является время или стоимость поездки.
Менеджеры компаний, уже использующих видеоконференцсвязь, считают, что системы видеоконференций резко сокращают временные и финансовые затраты на командировки их сотрудников и делают проводимые совещания более продуктивными.
Видеоконференции очень эффективно применяются для удаленной диагностики, лечения, консультаций. Важнейшим преимуществом использования видеоконференции для телемедицины является - непрерывное образование или непрерывное повышение квалификации для медицинского персонала.
Для проведения диагностики и дистанционного обучения в телемедицине широко распространена возможность передавать медецинские изображения от цифровых камер над операционным столом, микроскопа, видео-эндоскопа, ультразвука и т.п. Персональные устройства телемедицины позволяют также передавать к врачу телеметрическую информацию: частоту пульса, давление и т.п.
Применение технологий видеосвязи в телемедицине позволяют существенного повысить здоровье населения, которое зависит от доступности и качества медицинских услуг. Доступность медицинских услуг повышается от расширения охвата телемедицинскими услугами населенных пунктов, оперативных бригад и населения. Повышение качества сервиса осуществляется за счет непрерывного повышения квалификации персонала, привлечения узкопрофильных специалистов и институтов к дистанционной диагностике и лечению.
Внедрение видеоконференций в образовании, управлении, медицине, системах безопасности и многих других деловых сферах приносит огромную пользу. Конечно, даже видеоконференции никогда не заменят личного общения, но они позволяют добиться принципиально нового уровня общения людей, подчас разделенных многими тысячами километров.
Согласно исследованиям, при телефонном разговоре можно передать только десятую часть транслируемой информации. А в случае, когда есть возможность видеть собеседника, производительность передачи информации достигает 60%.
Телеконференция - это электронная газета, состоящая целиком из объявлений ее подписчиков (электронная доска объявлений). Вы столкнулись с проблемой, решение которой уже наверняка кем-то найдено и нужно только посоветоваться со знающими людьми? Или в свободную минуту вы хотите поведать общественности свою новую, безусловно, гениальную, мысль? Когда ваше электронное сообщение или вопрос предназначено для широкой публики, а не для конкретного адресата, разумно воспользоваться электронной доской объявлений, а не электронной почтой.
В сети Интернет функционируют сотни тысяч телеконференций, из них наиболее обширные - коммерческие. При подписке (за плату) на определенную конференцию информация периодически подбирается и хранится в персональном «почтовом ящике» узлового компьютера, откуда ее можно получить при обращении. Имеется возможность послать или получить факсимильное или телексное сообщение, однако для получения информации через сеть следует специально кодировать адреса.
Для удобства телеконференции разбиты по темам, любой абонент сети может участвовать в понравившихся телеконференциях - подписаться на них, получать из них материалы и отправлять туда свои объявления. Конференции можно посещать, т.е. читать помещенные в них статьи, отвечать на сообщения других авторов и размещать свои собственные. Обычно в каждой телеконференции существует свой устав, определяющий ее тематику и правила ее использования.
Телеконференции играют ключевую роль при дистанционном обучении, сближая обучение в среде Интернет с традиционным очным обучением. Совершенствование программного обеспечения, каналов связи и телекоммуникационного оборудования привело к тому, что участники процесса дистанционного обучения могут не только обмениваться сообщениями по электронной почте, как это было совсем недавно, но могут видеть и слышать друг друга, общаясь в режиме реального времени. К ним относятся:
Электронные форумы – это место, где можно обсуждать. Эта форма делового общения является практически прямой реализацией идеологии телеконференций.Электронные форумы – семинар с использованием электронной почты и Интернет. Каждый участвует в обсуждении, в результате этой дискуссии получают правильный ответ или вывод, что способствует укреплению полученных знаний. Каждый имеет возможность задавать вопросы, уточнять, отвечать, т.е. активно участвовать в процессе обсуждения.
Чаты - интерактивное общение в режиме реального времени с использованием специальных почтовых программ (типа IRC, ICQ и т.п.). Интенсивное общение, представляющее определенные трудности для тех пользователей, кто плохо владеет клавиатурой. Чаты эффективны для небольших групп участников - от двух до пяти человек. При необходимости, если в чате должны участвовать более пяти человек, необходимо заранее четко оговаривать последовательность выступлений, ход дискуссии и правила общения участников друг с другом.
Аудиоконференции - телеконференции, появившиеся благодаря развитию Интернет-телефонии. Перспективны при организации групповой работы, а также для трансляции лекций и семинаров, проводимых экспертами в конкретной предметной области.
Таким образом, объединение разнородных потоков аудиовизуальной информации и данных, представляемых несколькими участниками, позволяет создать новую среду межличностной коммуникации, в т.ч. деловой, обладающую высокой гибкостью и широким спектром средств передачи и представления информации.
2.7 Интернет – эффективное средство делового общения
Влияние Интернет на нашу жизнь все более и более возрастает. В настоящее время пользователей Интернет около 258 миллионов. 3,6 миллионов новых Веб страниц появляется каждые 24 часа.
Интернет - это уникальное средство общения удаляющее расстояния, создающее единое информационное пространство в мире.
Быстрое общение, быстрый обмен информацией дает возможность координации усилий и возможность совместной работы.
Интернет – это инфраструктура, посредством которой можно
Передавать, принимать информацию, управлять ею и представлять ее.
Применять классические правила бизнеса.
Обеспечивать доступ к интеллектуальному достоянию всего мира.
Обеспечивать связь между людьми и народами.
Обеспечивать быстрые методы ведения дел.
Интернет развивается на следующие сферы деятельности:
Коммерция – процесс оформления сделок осуществляется в сети Интернет.
Образование – возможность самообразования.
Работа - 50 % процентов вакансий находятся в сети Интернет.
Покупательная способность – предоставляются коммерческие предложения со скидками и оптимальными ценами.
Какую роль играет Интернет в нашей жизни?
Электронная почта вместо факса.
Возможность обмена информацией.
Коммерция в Интернет– покупается почти все.
Передача данных – отправка звука, видео, текстов.
Управление информацией – на основе сети Интернет.
Помощь в решении – отсортированные и упорядоченные данные.
Таким образом, возможности Интернет и средств делового общения посредством Интернет, это:
Сотрудничество/координация усилий. Позволяет компаниям узнать запросы и проблемы потребителя.
Современное средство общения. Ускоренная практика деловых отношений.
Поиск партнеров. Контроль заказчиков и партнеров.
Контролирует цены на продукцию, повышает конкуренцию.
Наличие электронной почты.
Возможность обучения.
Средство обмена знаниями
Знакомство с информацией различного вида: текст, аудио, видео, фото, моноскрипты, картины, графика, анимация.
Видеоконференция.
Виртуальная библиотека.
Электронный магазин, электронный бизнес.
Заключение
Деловое общение - это такое взаимодействие людей, которое подчинено решению определенной задачи (производственной, научной, коммерческой и т.д.).
В современном мире уже не обойтись без информационных возможностей общения. Факсимильные аппараты, автоответчики, электронная почта, Интернет - все это средства делового общения и источник информации.
Сегодня нет такой сферы человеческой жизни, где бы не использовался компьютер. Естественно, современная информационная сфера просто немыслима без компьютеров, а в частности, без новых информационных технологий. Что же мы относим к информационным возможностям нового типа? Это - компьютерные технологии, Интернет и электронная почта и т.д.
Это объясняется тем, что подобные технологии обеспечивают оперативность распространения и высокую степень доступности информации, которые в свою очередь делают современную информации более ценной и приоритетной.
Эти виды общения все больше входят в нашу деловую жизнь, делают ее более эффективной, входят, чтобы остаться навсегда. Пройдет немного времени, и мы будем удивляться, как вообще могли обходиться без этих милых электронных штучек.
Таким образом, современное деловое общение – это новые методы общения, образ мышления и действия.
Список использованной литературы
1. Кирсанов, М. Курс делопроизводства / М. Кирсанов. – Новосибирск: Сфера, 2002. - 318 с.
2. Кузнецов, И.Н. Технология делового общения / И.Н. Кузнецов. - М.: Март, 2004. - 128 с.
3. Куницина, В.Н. Межличностное общение / В.Н. Куницина, Н.В.Казаринова. - СПб.: Питер, 2001. - 413 с.
4. Лейхифф, Дж. М. Бизнес - коммуникации / Дж.М. Лэйхифф, Дж.М.Пенроуз. - СПб.: Питер-Бук, 2001. - 688 с.
5. Мирошниченко, А.А. Бизнес-коммуникации. Мастерство делового общения. Практическое руководство / А.А. Мирошниченко. - М.: Книжный мир, 2007. – 314 с.
6. Актуальные проблемы теории коммуникации. Сборник научных трудов. СПб.: Изд-во СПбГПУ, 2004. - С.34-52.
7. Слободин, А.В. Средства и технологии Интернет: Учеб. пособие. / А.В. Слободин, В.П. Часовских. – Екатеринбург: Урал. гос. лесотехн. ун-т., 2003. - 43 с.
8. Томилов, В.В. Культура предпринимательства / В.В. Томилов. - СПб.: Питер, 2000. - 359 с.
9. Шарков, Ф.И. Основы теории коммуникации. Учебник./ Ф.И. Шарков. - М.: издательство «Перспектива», 2002. – 246 с.
10. Шевчук Д.А. Деловое общение. Учебное пособие для ССУЗов / Д.А. Шевчук. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. – 192 с.
