Лекция 15. Создание отчетов средствами MS Access
Отчеты представляют собой формат вывода информации в виде бумажного документа. По сравнению с формами, которые тоже могут выводиться на печать, отчеты обладают двумя принципиальными отличиями:
§ предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных;
§ отчеты могут быть использованы для получения эстетично оформленных материалов, наклеек и других документов.
В основном отчеты применяются для просмотра «картины в целом», поэтому часто базируются на многотабличных итоговых запросах.
Окно отчета и его инструменты
Все инструменты, используемые для создания отчета эквиваленты соответствующим инструментам создания форм: Конструктор, Мастер отчетов, Автоотчет: в столбец, Автоотчет: ленточный, Мастер диаграмм, Почтовые наклейки . Среди всех вышеперечисленных средств, новым является только мастер создания почтовых наклеек. Этот мастер позволяет выбрать поля с именами и адресами, выполнить их форматирование для использования в качестве почтовых наклеек, имеет жесткую специализацию и поэтому в настоящем курсе лекций не рассматривается.
Структура отчета в режиме конструктора практически полностью соответствует структуре формы и делится на разделы, имеющие то же назначение, но некоторые свои особенности:
§ «Верхний колонтитул» и «Нижний колонтитул» позволяют выводить общую информацию для всех страниц отчета, так как печатаются вверху и внизу каждой страницы соответственно, например, название документа, нумерация страниц, дата и время и т.д. Отобразить эти разделы можно командой меню Вид – Колонтитулы .
§ «Заголовок отчета» и «Примечание отчета» Печатаются только один раз в начале отчета и в конце отчета соответственно. В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например эмблема компании, название отчета. Если в этих разделах помещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, то сумма рассчитывается для всего отчета. Включить эти разделы можно командой Вид - Заголовок/примечание отчета.
§ «Область данных» Раздел печатается один раз для каждой строки данных из источника записей. В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.
§ «Заголовок группы» и «Примечание группы» используются для реализации группировки в отчетах. Выводятся перед и после каждой новой группы записей, соответственно. Используется для печати названия группы и вычисления статистических функций. Например, если отчет сгруппирован по изделиям, в заголовках групп можно указать их названия. Если поместить в эти разделы вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма будет рассчитываться для текущей группы.
Линейка с делениями и сетка помогают планировать расположение данных на странице. Изменить размер любого отдела можно, перетащив его границу.
Панель элементов практически полностью аналогична панели элементов форм и в комментариях не нуждается. Отображение панели элементов, аналогично формам, управляется командой Вид - Панель элементов , либо кнопкой Панель элементов на панели инструментов.
Для размещения полей таблиц или запросов в отчете удобно использовать окно «Список полей», которое можно включить командой Вид - Список полей .
В окне свойств можно установить свойства самого отчета, его разделов и элементов управления. Набор свойств, представленных в нем зависит от объекта. Для доступа к окну свойств компонента необходимо его выделить и нажать кнопку Свойства панели инструментов или выполнить команду меню Вид - Свойства . Описание окна свойств имеется в предыдущей лекции.
Вычисления в отчетах
В качестве значения свойства «Данные» практически любого объекта, позволяющего выводить данные, можно задать выражения любой сложности с использованием арифметических операторов. Кроме того, в вычислениях можно использовать любые встроенные функции, а также функции, которые определены разработчиком в модуле VBA . При необходимости можно использовать построитель выражений. Чтобы указать MS Access на необходимость использования выражения, ввод выражения обязательно должен начинаться со знака равно (=).
= [Стипендия]*0,5
Ссылаться можно только на поля данных размещенных на данной форме, либо на открытых отдельных формах. Во втором случае необходимо предусмотреть принудительное открытие форм содержащих требуемые данные, например средствами макросов.
Группировка в отчетах
Отчеты, в отличие от форм, позволяют выполнять группировку. Для включения группировки в отчет, используется окно «Сортировка и группировка», которое можно вызвать командой меню Вид-Сортировка и группировка (рисунок 15.1).
Рисунок 15.1 - Окно Сортировка и группировка.
В окне Сортировка и группировка можно определить до 10 полей или выражений, которые будут использоваться в отчете для группировки данных. Первый элемент списка определяет основную группу, а последующие подгруппы внутри групп.
В первой строке столбца Поле/выражение раскрывается список полей базовой таблицы или запроса. Если начать ввод со знака (=), то можно ввести в этом столбце выражение, содержащее ссылку на любое поле базовой таблицы или запроса.
Для каждого поля или выражения можно определить диапазон группировки, т.е. данные можно группировать не только по отдельным значениям, но и по диапазонам значений. Вид и размер диапазона зависят от типа данных поля или выражения.
При группировке по текстовому полю можно начать новую группу при изменении первого или нескольких начальных символов в значениях поля. Например, чтобы образовать по одной группе для каждой буквы алфавита, необходимо определить создание новой группы при изменении первой буквы значения поля – таким образом, будет получена группа записей, в которых значения поля начинаются с букв А, Б, В и т.д.
Чтобы задать группировку по первым символам, устанавливается значение свойства «Группировка» - По первым знакам , а значение свойства Интервал определяет число начальных символов, по которым необходимо образовывать группы.
Для чисел можно установить свойство «Группировка» в значение Интервал . В этом случае свойство «Интервал» определяет диапазоны группировки. Если в свойстве «Интервал» указано значение 10, то группы будут формироваться через интервал равный 10, например: от –20 до –11, от –10 до –1, от 0 до 9, от 10 до 19, от 20 до 29 и т.д.
Для полей даты/времени можно устанавливать значения свойства «Группировка»: По годам, По кварталам, По месяцам, По неделям, По дням, По часам, По минутам . Тогда свойство «Интервал» будет указывать на количество лет, кварталов, месяцев и т.д. в интервале.
Вычисление промежуточных итогов и итогов с накоплением
Еще одна задача, которую обычно приходиться решать при составлении отчетов, - это получение итоговых величин по группам данных. Для получения промежуточных итоговых значений для групп в эти разделы можно поместить дополнительные свободные элементы управления, в которых используется выражение, построенное с применением итоговых функций: Sum, Min, Max, Avg, Count, First, Last, StDev и Var.
Выражение в разделе группы, использующее итоговую функцию, не должно ссылаться на элемент управления, размещенный в области данных, т.е. не удастся создать вычисляемое поле в области данных и сослаться на него в выражении, использующем итоговую функцию. Но возможно повторить вычисляемое выражение в итоговом поле. Например, если вычисляемое поле в области данных с именем Цена содержит выражение [Цена за единицу]*[Количество] , то в разделе примечаний группы необходимо использовать выражение Sum([Цена за единицу]*[Количество]), а не Sum([Цена]) .
Используя раздел примечаний отчета, можно получить общие итоги по всем записям для любого поля или выражения. В примечании отчета, как и в примечаниях групп, допустимы любые итоговые функции.
Наряду с вычислением итогов в разделах групп можно создавать итоги с накоплением в области данных. Свойство «Сумма с накоплением» любого числового поля, размещенного в области данных, позволяет вычислять итоги, которые обнуляются в начале каждой группы или накапливаются на протяжении всего отчета. При размещении в области данных поля, для него устанавливается свойство «Данные» – значение поля для которого вычисляется сумма, а для свойства «Сумма с накоплением» - значение Для группы .
1. В чем основное назначение отчетов?
2. Какие способы создания отчетов вы знаете?
3. Что общего и в чем различие между основными разделами форм и отчетов?
4. Как создаются вычисляемые поля?
5. Как выполняется группировка в отчетах?
6. Как вычисляются общие итоги?
7. Как вычислить итоги с накоплением?
8. Назовите механизм настройки отчетов.
Задания для самостоятельной работы
Задание 1 . Создание отчета «Читатели библиотеки» при помощи мастера, по следующему описанию:
1. В окне «Базы данных» выполните переход в категорию «Отчеты».
2. Откройте окно мастера отчетов командой «Создание отчета с помощью мастера». Откроется окно диалога «Создание отчетов» (рисунок 15.2).
3. В раскрывающемся списке «Таблицы и запросы» укажите таблицу «Читатели».
4. Из списка «Доступные поля» в список «Выбранные поля» перенесите все поля таблицы. Нажмите кнопку Далее .
5. На данном этапе предлагается выбрать уровень группировки, но группировка не планируется, поэтому просто нажимаем кнопку Далее .
6. Установим порядок сортировки по полю «ФИО», затем нажмем кнопку Далее .
7. Выберем вид отчета – табличный для продолжения нажимаем кнопку Далее .
8. Выберем стиль текста отчета – сжатый . Нажмем кнопку Далее .
9. Укажем имя отчета Читатели библиотеки и нажмем кнопку Готово . Результат создания отчета изображен на рисунке 15.3
Рисунок 15.2 – Диалоговое окно «Создание отчетов»
Рисунок 15.3 – Фрагмент отчета «Читатели библиотеки»
Задание 2. Отредактируйте отчет «Читатели библиотеки» в режиме конструктора.
Задание 3 . Создайте собственный отчет для БД ИС «Библиотека» позволяющий выводить читательские билеты, по виду приближенные к настоящим.
Задание 4. Создайте отчет, предоставляющий информацию о количестве книг у каждого из читателей.
Теоретическое обоснование
Таблицы, формы, отчеты и запросы – основные объекты в современных базах данных.
Для упрощения просмотра, ввода и модификации данных в конкретной таблице, создается одна или несколько форм. Формы являются шаблонами, управляющими отображением информации при вводе, просмотре и корректировке данных.Формы облегчают работу по вводу информации в БД, выводят данные из таблиц и запросов в удобном для чтения и анализа формате.
Отчет – это средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации в удобном для пользователя виде. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить рисунки и диаграммы.
Запросы являются средством обработки данных, хранимых в таблицах.Запросы собирают затребованные данные из одной или нескольких таблиц по заданным критериям,являются инструментом поиска и структурирования данных. При использовании технологии клиент-сервер, где основные БД хранятся на сервере БД, система запросов позволяет уменьшить объем информации, передаваемый через сеть. Запрос – это вопрос о данных, то есть набор условий, по которым производится выборка информации из таблиц. Запуск запроса формирует новую таблицу данных, которая при повторных запусках запроса может обновляться в соответствии с изменением информации в исходных таблицах. Существуют разные типы запросов : на выборку, запрос с параметрами, перекрестные запросы, запрос на изменение таблицы.
Запросы с параметром – это отбор записей в базовой таблице по введенным параметрам.
Запросы на выборку – это получение результирующей таблицы, в которой отображаются записи из базовых таблиц, удовлетворяющие условиям запроса. При построении выражений в запросах используют:
· знаки сравнения: < меньше, <=меньше или равно, > больше, >= больше или равно, = равно, <> не равно;
· логические операции: And (И), Not (Нет), Or (Или);
· операторы SQL: In (для определения, содержится ли элемент данных в списке значений) и Between…And (для выбора значений из определенного интервала).
· функции: Avg() – среднее арифметическое значение; Count() – количество записей; Sum() – сумма всех записей и т.д.
Например:
а) значения меньше 50, но больше 60 включительно, задаются в условии как <=50 Or >=60;
б) значения из отрезка задаются в условии как >=50 And <=60 или; Between 50 and 60;
в) все данные за 2008 год в условии задаются как Between #01.01.2008#аnd#31.12.2008#;
г) значения из списка перечисленных значений задаются в условии как In(50; 55; 57; 60).
Методика и порядок выполнения работы
Создадим формы, отчеты и запросы к таблицам БД Месторождения нефти.
1. Загрузите СУБД Access и откройте БД Фамилия_Месторождения .
2. Создание формы для связанных таблиц. Для этого откройте вкладку Создание , найдите раздел Формы. Формы можно создать в виде обычной формы и с помощью мастера форм.
2.1 Средство "Форма" можно использовать для быстрого создания формы с одним элементом. Форма такого типа одновременно отображает сведения только об одной записи. Для создания формы с одним элементом:
– в области навигации выберите таблицу (например, Скважины) с данными, которые требуется добавить в форму;
– на вкладке Создание в группе Формы выберите команду Форма . Access создаст форму и отобразит ее в режиме макета. В этом режиме в форму можно вносить изменения, но она продолжает отображать данные. Например, можно изменить размеры текстовых полей, чтобы в них поместились все данные. Чтобы начать работу с формой, переключитесь в режим формы на вкладке Главная в группе Представления выберите пункт Вид , а затем – Режим формы . . Если Access обнаруживает таблицу с отношением "один ко многим" к таблице или запросу, использованным при создании формы, он создает для формы подтаблицу на основе связанной таблицы или запроса. При необходимости можно удалить подтаблицу из формы. Для этого нужно переключиться в режим макета, выбрать подтаблицу и нажать клавишу DELETE.
2.2 Для созданияформы с помощью мастера на вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Другие формы , а затем выберите команду Мастер форм .. Далее следуйте инструкциям мастера. На первом шаге диалога с мастером Создание форм определите состав полей таблицы данных. Для этого выберите базовую таблицу Бригады, в списке Доступные поля можно выбрать поля, отражаемые в форме. Щелкнув кнопку >> , включите в список Выбранные поля все поля таблицыБригады . Затем, выбрав таблицу Скважины , добавьте два любых поля таблицы Скважины , щелкая кнопку >, кроме поля Месторождения (это поле дублирует поле Месторождения таблицы Бригады ) в список Выбранные поля. Щелкните кнопку Далее .
На следующем шаге диалога с мастером выберите вид представления данных, указав в качестве главной таблицы Бригады и включив опцию Подчиненные формы . Щелкнув кнопку Далее, выберите внешний вид подчиненной формы табличный (или в один столбец, ленточный), выберите стиль оформления (стандартный, изящный, деловой и т.п.), например, Международный.
На следующих этапах диалога с мастером Создание форм задайте имя для каждой из связанных форм. Завершите создание форм, щелкнув кнопку Готово.
Для запуска щелкнем по ярлычку главной таблицы Бригады . После этого на экране раскроется окно формы Бригады с подчиненной формой Скважины . Используя навигационные клавиши (◄, и др.) внизу окна, пролистайте все записи, перейдите на первую и последнюю.
Введите данные (взять произвольные) о двух новых Скважинах на любом месторождении. Если окажется, что размер поля в форме мал для представления данных, то закрыв окно формы, укажите главную форму Бригады и щелкните кнопку Конструктор на панели инструментов. Для изменения размера элементов управления формы наведите указатель на границу выделенного элемента управления и, когда указатель примет форму руки, переместите элементы управления. Закройте режим конструктора, сохранив изменения макета формы.
3. Закройте окно формы и, открыв таблицы Бригады и Скважины , просмотрите внесенные записи и убедитесь, что в обеих таблицах внесены связанные записи.
4. Создание отчёта. В отчет можно включить все поля одной или нескольких таблиц, или выбрать только требуемые. При этом можно использовать Простой отчет или Мастер отчетов. На вкладке Создание в группе Другие щелкните Мастер запросов.
4.1 Простой отчет - это самый быстрый способ создания отчета, потому что с его помощью отчет формируется сразу же, без запроса дополнительной информации. В отчете будут представлены все записи базовой таблицы или запроса. После этого отчет можно сохранить и изменить в режиме макета или конструктора в соответствии с поставленной задачей. Создайте отчет по одной из таблиц, напримерСкважины . Для этого выберите ее. На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Отчет . . Приложение Access создаст отчет и отобразит его в режиме макета. Укажите имя отчета, просмотрите его и сохраните
4.2 Рассмотрим использование Мастера отчетов . Для этого, выбрав в списке объектов Отчеты , щелкните кнопку Создание отчета с помощью мастера. На первом шаге мастера Создание отчетов , выберите таблицу Бригады , включите в отчет поля Месторождение и Телефон . Выберите таблицу Скважины , включите в отчет поля № скважины, Забой скважины, Альтитуда . Щелкнув кнопку Далее, выберите в качестве главной таблицы таблицу Бригады . На следующем шаге диалога с мастером Создание отчетов добавьте уровень группировки, выбрав поле Месторождение. Щелкните кнопку Далее , выберите сортировку по возрастанию по полю Забой скважины . Щелкнув кнопку Далее , выберите вид макета в столбец (или табличный, или выровненный) и включив опцию настройки ширины полей для размещения их на одной странице . Выберите стиль оформления создаваемого отчета –Деловой (посмотрите другие стили). Щелкните кнопку Далее. На заключительном этапе Создания отчета укажите имя Пример отчета 1, щелкните кнопку Готово для завершения создания отчета. Созданный отчет появится в главном окне базы данных (рисунок 1), в разделе Отчеты. Просмотрите полученный отчет, щелкнув по его имени. После просмотра отчета закройте его, щелкнув кнопку Закрыть на панели инструментов.
5. Создание запросов .
Создадим простой запрос на выборку , который отберет данные о Скважинах с легкой плотностью нефти глубиной от 3200м до 3500 м и количеством работающих менее 60. Для этого будут использоваться поля Плотность нефти, Глубина скважины, Количество работающих. Для создания запросов можно использовать Мастер запросов или Режим конструктора. Рассмотрим обе возможности.
5.1 Выберите вкладку Создание раздел Другие кнопку Мастер запросов. Аналогично процедуре создания Формы: выберите таблицу Бригада для запроса и с помощью клавиши > перенесите поля Месторождение, Плотность нефти, Глубина скважины в окно Запроса. Затем из таблицы Бригада добавьте поле Количество работающих. Щелкните Готово . На следующем шаге задайте имя запроса, например Запрос по плотности и глубине. Выберите Просмотр отчета. Щелкните Готово и посмотрите на результат отбора по указанным полям. Закройте созданный запрос, его имя появилось в главном окне Базы данных.
Откройте его еще раз, щелкнув по имени, и перейдите на структуру запроса (Вид на Панели инструментов). Рассмотрите структуру Запроса. В строке Сортировка поля Плотность нефти выберитесортировку по возрастанию. Посмотрите результат запроса: щелкните на Панели инструментов значок ! (Запуск). Вернитесь на структуру запроса и поставьте сортировку по убыванию. Посмотрите результат выполнения Запроса. Измените запрос, добавив в строке Условие отбора поля Забой скважины условие Between 3200 and 3500. Запустите Запрос с изменениями на выполнение. Вернитесь на структуру запроса и добавьте условие <60 в поле Количество работающих . Посмотрите результат запроса. Закройте его с сохранением.
5.2 Создадим Запрос такого же вида, но с помощью Конструктора. Выберите вкладку Создание раздел Другие, щелкните кнопку Новый запрос - создание в режиме конструктора.
Из окна Все таблицы , перетащите таблицы Бригады, а затем – Скважины .
Перетаскивая поля (№ скважины, плотность нефти, Забой скважины, Количество работающих) из таблиц Скважины и Бригады в бланк запроса, определите поля таблиц для запроса, порядок их размещения. В строке Вывод на экран включите флаг отображения полей. В строке Условие отбора в столбце Плотность нефти введите условие отбора "легкая", в столбце Забой скважины введите условие отбораBetween 3200 and 3500, в столбце Количество работающих условие<60 .
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное агентство по образованию
Саратовский государственный технический университет
Балаковский институт техники, технологии и управления
Создание отчетов
Методические указания к выполнению лабораторной работы
по курсу «Информационное обеспечение систем управления»
для студентов специальности 210100
очной и заочной форм обучения
Одобрено
редакционно-издательским советом
Балаковского института техники,
технологии и управления
Балаково 2010
Отчет выполняет в программе Microsoft Access особую "презентационную" миссию, обеспечивая вывод на экран или бумажный носитель информации из базы данных в наиболее удобном для восприятия и работы виде. Если такие объекты, как, например, таблицы и формы, используются для ввода данных, а запросы позволяют редактировать данные и выполнять поиск необходимых записей, то благодаря отчетам все важные сведения, хранимые в таблицах, могут быть переданы другим людям для дальнейшего использования, причем как в электронном виде, так и в виде печатных документов.
Отчеты могут содержать данные из одной или нескольких таблиц либо запросов и быть как одностраничными (например, счет с реквизитами покупателя и списком заказанных товаров, включая их цены и количество), так и многостраничными (например, каталог товаров или ведомость выдачи зарплаты). В отчеты можно поместить графики и рисунки, включить нумерацию страниц и выводить значения вычисляемых полей. Записи, отображаемые в отчете, можно отсортировать по одному или нескольким полям, а также сгруппировать, применяя к таким группам необходимые статистические вычисления.
Создание простого отчета
Первый и самый простой инструмент, с помощью которого можно начать знакомство с отчетами, - это средство Отчет . Все, что он позволяет сделать, - это указать таблицу или запрос, которые должны стать источником данных для создаваемого отчета. Возможность выбора полей не предусмотрена: в такой отчет помещаются все поля исходной таблицы или запроса. Хотя инструмент Отчет работает только с одной таблицей, на основании хорошо продуманного многотабличного запроса он позволяет быстро перенести на бумагу данные из нескольких таблиц.
Чтобы воспользоваться помощью этого инструмента, выполните следующее.
1. В области переходов щелкните на запросе СуммаПродажи .
2. На вкладке Создание щелкните на кнопке Отчет группы Отчеты .
На экране появится созданный приложением Access табличный отчет (как показано на рис. 1). Новый отчет открыт в режиме макета.
3. Сохраните созданный вами новый объект, щелкните на кнопке Сохранить панели быстрого доступа, укажите в появившемся диалоговом окне Сохранение имя отчета ПростойОтчет и щелкните на кнопке ОК .
Еще один вариант создания отчета - использование инструмента Пустой отчет группы Отчеты . С его помощью можно перенести в пустой отчет, открытый в режиме макета, необходимые поля из области Список полей , а затем, воспользовавшись инструментами группы Элементы управления вкладки Форматирование , добавить в новый отчет заголовок, фирменный логотип, номера страниц или дату и время.
Создание отчета с помощью мастера
Мастер создания отчетов работает с полями нескольких таблиц или запросов и создает отчеты с более сложной структурой, в которой допускается группировка записей по некоторым логическим категориям. Как и в случае с мастером создания форм, мастер отчетов позволяет быстро создать структуру отчета, которую потом можно доработать в режиме макета или конструктора.
В качестве примера создадим с помощью мастера отчет, который отображал бы сведения о всех заказах, сделанных тем или иным клиентом. Такой отчет будет включать поля из нескольких (а точнее, из трех) таблиц базы данных Склад.
Чтобы создать отчет под руководством мастера, выполните следующее.
1. На вкладке Создание щелкните на кнопке Мастер отчетов (группа Отчеты ). На экране появится первое окно мастера создания отчетов.
2. Окно выбора полей . Выберите из раскрывающегося списка Таблицы и запросы таблицу или запрос, которые содержат поля будущего отчета. Для нашего примера первой следует выбрать таблицу Клиенты . Список в области Доступные поля заполнится полями указанной таблицы или запроса.
3. Мастер позволяет включить в новый отчет поля и из разных таблиц. Для создаваемого в качестве примера отчета в список Выбранные поля должны быть перенесены такие поля, как Фирма (таблица Клиенты ), ДатаОформления и Количество товара (таблица Выдача товаров ), Наименование , Ед_измерения и ЦенаПродажи (таблица Товары ) как показано на рис. 2.
Переносите поля в список Выбранные поля в той последовательности, в которой они должны будут располагаться в готовом отчете.
4. Вид представления данных . В следующем окне, которое активизируется только в том случае, если в отчет включены поля из нескольких таблиц, мастер предложит выбрать вид представления данных (рис.3). В нашем примере мастер позволяет сгруппировать информацию отчета на основе данных любой из четырех таблиц указанных в списке. В качестве подсказки справа отображается образец будущей страницы отчета, соответствующий выбранной схеме организации. Так как наша задача - подготовить отчет, демонстрирующий, какие заказы были сделаны конкретными покупателями, примите настройки, предложенные мастером (т.е. группировка по имени клиента), и щелкните на кнопке Далее .
5. Группировка записей . Следующее окно мастера позволяет выбрать поля для группировки. Другими словами, здесь определяются поля, значения которых будут использованы для создания заголовков групп. Чтобы задать группировку по определенному полю, щелкните на имени требуемого поля в списке слева, а затем - на кнопке со значком ">". В нашем примере задайте группировку по полю ДатаОформления, затем щелкните на кнопке Группировка и в поле Интервалы группировки выберите значение обычный , а затем на ОК . Щелкните на кнопке Далее .
В отчете можно определить всего четыре уровня группировки. Если возникла необходимость реорганизовать структуру отчета и выделить некоторые другие логические подразделы отчета, воспользуйтесь кнопками Уровень . Кнопка со стрелкой, направленной вверх, повышает уровень выделенного поля в иерархии групп, а кнопка со стрелкой, направленной вниз, - соответственно, понижает.
6. Сортировка данных . Следующее окно мастера позволяет выбрать порядок сортировки для записей отчета, которые будут отображаться непосредственно в группах. Мастер позволяет выбрать до четырех полей сортировки. Чтобы задать поле, по которому будет производиться сортировка, выберите имя нужного поля из раскрывающегося списка под номером 1. Справа от этого списка расположена кнопка, на которой указан порядок сортировки. Кнопка действует как переключатель: чтобы изменить принятый по умолчанию порядок сортировки по возрастанию на обратный (по убыванию), просто щелкните на данной кнопке.
Для отчета, создаваемого в рамках нашего примера, полем сортировки является поле Наименование. Выполнив нужные настройки, щелкните на кнопке Далее .
7. Макет отчета . Новое окно предлагает выбрать макет отчета. Список доступных опций макета представлен справа в виде группы переключателей. Слева расположена область предварительного просмотра, в которой при выборе соответствующего переключателя схематично отображается вид будущего отчета. Ознакомившись с предлагаемыми типами макетов, выберите переключатель наиболее подходящего (для нашего примера выбран макет блок ).
Кроме того, в текущем окне мастера можно указать ориентацию нового отчета (книжная или альбомная), выбрав соответствующий переключатель группы Ориентация, а также настроить ширину полей для размещения на одной странице (флажок данной опции по умолчанию установлен). Чтобы перейти к следующему окну мастера, щелкните на кнопке Далее .
Если для будущего отчета не заданы никакие настройки группирования записей, в списке типов макетов будут предложены только элементы в столбец , табличный и выровненный .
8. Следующее окно мастера предлагает выбрать стилевое оформление для отчета. Список всех доступных стилей представлен в правой части окна. Щелкнув на одном из них, в расположенной слева области предварительного просмотра можно увидеть, как будет выглядеть новый отчет. Ознакомившись с доступными вариантами, щелкните на наиболее подходящем (например, Стандартная ), а затем - на кнопке Далее .
9. На заключительном этапе мастер предлагает указать заголовок для отчета. Введите нужный заголовок (например, ЗаказыКлиентов) в соответствующее текстовое поле диалогового окна или оставьте предложенное мастером имя без изменений (по умолчанию это название таблицы, на основе которой создавался отчет). Затем примите предложенную по умолчанию опцию Просмотреть отчет и щелкните на кнопке Готово .
Мастер создает отчет с учетом всех указанных вами настроек, сохраняет его пол именем, заданным в последнем окне мастера, и открывает отчет в режиме Предварительный просмотр (рис. 4).
Отметим, что отчет получился вполне презентабельным, хотя есть и явные "промашки" мастера: например, поле Количество в отчете вообще не наблюдается. Причина этого - установленный при выборе макета будущего отчета флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице . Программа Access, следуя такой настройке, автоматически размещает все поля отчета на одной странице, нередко прибегая к их усечению. Если флажок снят, на странице будет присутствовать столько полей, сколько можно разместить на ней, не изменяя их ширину. Остальные поля переносятся на следующую страницу. Все дальнейшие операции по усовершенствованию макета отчета выполняются в режиме макета или конструктора отчетов.
Усовершенствование отчета
1. Перейдя в режим макета, выделите поле ДатаОформления , щелкнув на подписи ДатаОформления . Теперь в макете отчета поле вместе с его подписью выделено как единый столбец. Чтобы изменить ширину этого столбца, перетащите левую границу так, чтобы данное поле уменьшилось, а поле Фирма увеличилось.
2. Аналогичным образом следует корректно настроить ширину столбцов с заголовками Ед_измерения (уменьшить), ЦенаПродажи (уменьшить) и Количество товара (увеличить).
3. Щелкните на первой ячейке со значением поля Фирма , чтобы выделить этот столбец без заголовка. Далее на вкладке Главная воспользуйтесь кнопками Полужирный и Курсив группы Шрифт , чтобы применить полужирное курсивное начертание для поля Фирма .
Для текстовых полей большой длины и полей с данными типа Поле MEMO, содержащих записи переменной длины, очень полезно использование таких свойств, как Расширение и Сжатие . Установить их можно на вкладке Макет диалогового окна свойств элемента управления как в режиме макета, так и в режиме конструктора. Применение опции Расширение позволяет программе Access при заданной ширине элемента управления, связанного с МЕМО-полем, варьировать его высоту. Опция Сжатие дает возможность избавиться от пустых строк в поле, автоматически уменьшая его высоту.
Структура отчета
Как видно из рис. 5, отчет может состоять из различных разделов.
Заголовок отчета . Содержит информацию общего характера (как правило, надпись с названием отчета), которая печатается один раз в начале отчета. Кроме того, под раздел заголовка отчета может быть выделена одна или несколько отдельных страниц, на которых оформляется титульный лист отчета или размещаются диаграммы и рисунки.
Верхний колонтитул . Раздел Верхний колонтитул содержит информацию, которая должна выводиться вверху на каждой странице отчета, например подписи для подсоединенных элементов управления, номера страниц или даты.
Заголовок группы . Содержит такие данные, как заголовок группы или итоговые значения для группы (последние могут быть также включены в раздел Примечание группы, размещаемый под областью данных). В строке заголовка указывается поле, по которому выполняется группировка записей.
Область данных . Область, в которой располагаются фактические данные из полей таблиц.
Заголовки полей (подписи) печатаются в отчетах "в столбик" в области данных вместе сданными каждой записи, а в табличных (ленточных) отчетах - выводятся один раз в разделе верхнего колонтитула.
Нижний колонтитул . В этом разделе выводится информация, которая должна присутствовать на каждой печатаемой странице: номер страницы отчета, дата или некоторые итоговые значения.
Примечание отчета . Этот раздел содержит сведения, которые должны быть распечатаны один раз в конце отчета , сразу за нижним колонтитулом последней страницы: текущая дата, итоговые значения по всем данным отчета, текст заключения, а также, возможно, контактная информация разработчиков отчета.
В том случае если отчет создается в режиме конструктора "с нуля", в рабочей области окна конструктора отображаются только разделы Верхний колонтитул , Область данных и Нижний колонтитул . Вывести на экран разделы Заголовок отчета или Примечание отчета можно с помощью команды Заголовок/примечание отчета группы Показать или скрыть (вкладка Упорядочить ). (Чтобы добавить или удалить колонтитулы, используется команда Колонтитулы страницы этой же группы.) Размеры всех разделов можно произвольно изменять.
Настройка отчета в режиме конструктора
При работе в режиме конструктора отчетов (как и при создании форм) доступна группа Элементы управления и область Список полей. При создании отчета "с нуля" в режиме конструктора последовательность действий в точности совпадает с этапами разработки в режиме конструктора новой формы.
Разделители страниц
Когда в отчете необходимо "в принудительном порядке" напечатать определенную информацию на отдельной странице, используется разделитель страниц . Чтобы поместить его в макет отчета, достаточно всего лишь щелкнуть на кнопке Разрыв страницы группы Элементы управления .
Разместить разделитель можно в любом разделе отчета, за исключением колонтитулов. Для размещения разделителя, например в заголовке, необходимо:
1. Щелкнуть на кнопке Разрыв страницы группыЭлементы управления . Указатель мыши примет вид пиктограммы страницы со знаком "плюс" (+) слева вверху.
2. Поместить указатель в том месте отчета, где должен располагаться разделитель страниц, и щелкнуть левой кнопкой мыши. У левого края отчета появится ряд крупных черных точек - маркеры разделителя страниц. Заголовок отчета теперь печатается не сплошным текстом, а разбит на два подраздела, каждый из которых начинается с новой страницы.
Добавление рисунков в отчеты
В будущий отчет можно включить любое графическое изображение, например логотип компании, рисунок или отсканированную фотографию. Чаще всего рисунки размещаются в заголовке или примечании отчета, заметно преображая его.
Рассмотрим, как добавить в заголовок отчета в режиме конструктора готовое изображение (в режиме макета последовательность действий будет практически аналогичной). Следуйте таким инструкциям.
1. Чтобы разместить рисунок в разделе Заголовок отчета , увеличьте этот раздел, перетащив с помощью мыши вниз заголовок раздела Верхний колонтитул .
2. Щелкните на кнопке Эмблема в группе Элементы управления . На экране появится диалоговое окно Выбор рисунка .
3. С помощью раскрывающегося списка Папка найдите диск и папку, в которой хранится нужное изображение, затем откройте ее и щелкните на имени нужного файла. Выделив требуемый элемент, щелкните на кнопке ОК.
Изображение теперь вставлено в отчет. Увеличьте его до нужных размеров и переместите в необходимое место (рис.6).
4. Сохраните изменения, щелкнув на кнопке Сохранить панели быстрого доступа.
Группирование и сортировка записей в отчетах
Мастер создания отчетов вполне достойно справляется с группированием записей по определенному полю (или полям), но эту операцию при желании можно выполнить и самостоятельно, в режиме конструктора или макета. Основным инструментом для воплощения в жизнь таких структурных преобразований в версии Access 2007 является группа Группировка и итоги , которая доступна на вкладке Формат в режиме макета или на вкладке Конструктор режима конструктора отчетов.
Чтобы проиллюстрировать возможности инструментов этой группы, создадим простой отчет, содержащий краткую информацию об имеющихся в наличии и отсутствующих на складе товарах. Структура подобного отчета, созданного на основе таблицы Товары с помощью мастера, представлена на рис. 7. Операции группирования в этом отчете пока отсутствуют. Наша задача состоит в том, чтобы модифицировать исходный отчет, обеспечив печать наименований товаров, сгруппированных по полю Наличие.
Чтобы создать новую группу в отчете, выполните (например, в режиме конструктора) следующее:
1. Щелкните на кнопке Группировка и сортировка группыГруппировка и итоги . В окне конструктора появится область Группировка, сортировка и итоги (рис. 8). В нашем примере ее строки еще не заполнены; в области присутствуют только два пункта: Добавить группировку и Добавить сортировку .
2. Щелкните на кнопке Добавить группировку . В области Группировка, сортировка и итоги появится новая строка с открытым списком всех доступных полей.
3. Выберите из списка выбрать поле нужное поле для группировки. Для рассматриваемого примера это поле Наличие . Результатом такой операции станет появление в отчете нового раздела (Заголовок группы «Наличие»).
4. Примите предложенный по умолчанию порядок сортировки (сначала установленные, затем снятые ) или выберите из раскрывающегося списка другой вариант - сначала снятые, затем установленные .
5. Просмотрите все параметры для уровня группировки, щелкнув на пункте Больше требуемого уровня.
6. Чтобы указать поле (поля) сортировки записей в группе, включите нужное поле и порядок сортировки в новую строку области . (В нашем примере записи группы должны быть отсортированы по значениям поля Наименование , как показано на рис. 9).
Теперь, если щелкнуть на кнопке Вид и перейти в режим предварительного просмотра (рис. 10), можно отметить, что записи отчета организованы иначе, а именно сгруппированы по значениям поля Наличие . Записи каждой группы, кроме того, отсортированы по полю Наименование .
Однако сам отчет можно сделать более информативным, если перенести заголовки столбцов, а также поле, по которому выполняется группировка (вместе с его подписью), в раздел Заголовок группы «Наличие» , как показано на рис. 11. Полученный отчет с группировкой представлен на рис. 12.
Добавление вычисляемых элементов управления
Когда необходимо разместить в отчете некоторые вычисляемые данные, создается новый свободный элемент управления типа Поле , имеющий вычисляемое значение. Разместить его можно в любом разделе отчета. Формула, по которой вычисляется значение такого элемента управления, может включать значения полей одной или нескольких таблиц, а также функции и выражения.
Обратимся к ранее созданному отчету ЗаказыКлиентов и добавим в него вычисляемое поле СуммаЗаказа , а также итоговое поле ОбщаяСуммаЗаказа . Последовательность действий при включении в отчет вычисляемого поля будет следующей.
1. Справа от поля Количество товара вставьте в Верхний колонтитул элемент управления Подпись и введите в него слово Сумма , а в Область данных элемент управления Поле (при этом подпись элемента Поле удалите).
2. Дважды щелкнув на новом элементе управления Поле , введите в открывшейся области свойств (вкладка Данные , свойство Данные ) новое выражение, по которому будут производиться вычисления. Для нашего примера такой формулой будет =[ЦенаПродажи]*[Количество товара], как показано на рис. 13. (Новому элементу управления можно дать более содержательное имя, например СуммаЗаказа , указав его в поле свойства Имя вкладки Все окна свойств.)
Любая формула вычисляемого поля должна начинаться со знака равенства «=».
4. С помощью инструментов группы Выравнивание элемента управления и группы Размер (вкладка Упорядочить) откорректируйте размеры и размещение элементов управления в разделах Верхний колонтитул и Область данных (рис. 14 ).
5. Чтобы включить в отчет итоговое поле ОбщаяСуммаЗаказа , необходимо изменить структуру отчета, добавив раздел Примечание группы ДатаОформления . Чтобы сделать это, отобразите область Группировка, сортировка и итоги , щелкните на пункте Больше строки группировки поля ДатаОформления, а затем выберите значение с раз делом примечания из списка без раздела примечания .
6. Теперь разместим в разделе Примечание группы ДатаОформления вычисляемое поле ОбщаяСуммаЗаказа и его подпись, для чего следует поочередно скопировать в этот раздел подпись Сумма и элемент управления СуммаЗаказа (перед выполнением команды Вставить необходимо выделить тот раздел, куда будет выполняться вставка, щелкнув на полосе этого раздела).
7. Щелкнув внутри новой подписи, введите подходящий текст, например Общая сумма для текущего заказа , увеличив, соответственно, размеры этого элемента управления.
8. Дважды щелкнув на новом элементе управления, введите в открывшейся области свойств (вкладка Данные , свойство Данные ) итоговую формулу =Sum([ЦенаПродажи]*[Количество товара]), затем щелкните на вкладке Все и укажите в поле свойства Имя новое имя вычисляемого элемента управления - ОбщаяСуммаЗаказа .
9. После некоторых операций форматирования структура отчета в режиме конструктора выглядит аналогично представленной на рис. 15. Сам отчет, в котором выводятся теперь вычисляемые и итоговые значения, показан на рис. 16.
Создание главной кнопочной формы с помощью Диспетчера кнопочных форм
Выберите на вкладке Работа с базами данныхкнопку Диспетчер кнопочных форм. На заданный вопрос ответьте Да. В результате вы получите диалоговое окно Диспетчера кнопочных форм .
Щелкните в окне Диспетчер кнопочных форм по кнопке Изменить.
В открывшемся диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы в поле Название кнопочной формы введите имя формы Склад , затем щелкните по кнопке Создать. Появится диалоговая окно Изменение элемента кнопочной формы. Измените содержимое полей Текст на – Товары на складе, Команда на -Открыть отчет, Отчет на – Товары_на_складе (Команду и Отчет выбирайте из списка, а не набирайте вручную). Щелкните по кнопке ОК.
Аналогично в окне Изменение страницы кнопочной формы создайте еще два элемента кнопочной формы:
- Заказы клиентов. Эта кнопка открывает отчет ЗаказыКлиентов ;
- Выход. Эта кнопка осуществляет Выход из приложения .
Закройте диалоговое окно Изменение страницы кнопочной формы, а затем - Диспетчер кнопочных форм.
Проверьте работу всех кнопок кнопочной формы.
Чтобы кнопочная форма автоматически появлялась при запуске базы данных, щелкните на кнопке “Office”, а затем на кнопке Параметры Access . Появится диалоговое окно Параметры Access , в котором на вкладке Текущая база данных в поле Форма просмотра выберите Кнопочная форма .
Нажмите на кнопке ОК .
Практическая работа № 16
Создание запросов Access в режиме конструктора. Запросы на выборку. Вычисляемые поля в запросах.
Создание отчетов Access. Мастер отчетов. Работа с отчетом в режиме конструктора.
1. Откройте БД Student, созданную в практической работе 15.
2. Войдите в режим конструктора запросов: на вкладке Создание в группе «Запросы» выберите кнопку «Конструктор запросов». В конструкторе запросы создаются вручную. Источником данных для запроса могут быть одна или несколько таблиц или запросов. Добавьте таблицу Студенты как источник данных. Изучите окно бланка запроса и инструментарий. Источники данных отображены в верхней части бланка запроса. Нижняя часть бланка предназначена:
· для задания полей, отображаемых в запросе (строка Поле и строка Имя таблицы);
· для задания способа упорядочения данных в запросе (строка Сортировка);
· для задания условий отбора (строки Условие отбора);
· для задания способа группировки данных в запросе;
· для задания вычисляемых выражений в полях запроса.
3. Включите в запрос все поля таблицы Студенты . Включите сортировку по фамилии и запустите запрос на выполнение (кнопка в панели инструментов).
При сохранении задайте имя Макет запроса . В запросе будут отображены все данные исходной таблицы. Просмотрите запрос.
4. Запросы на выборку . Создайте запросы на выборку. Построение каждого нового запроса выполняется в конструкторе (как в пункте 3). Макет можно также многократно копировать, сохраняя каждый запрос с именем, отражающим содержание запроса. Задайте по очереди Условия отбора, указанные ниже, просмотрите результаты построенных запросов, и сохраните каждый из них под соответствующими именами. Итак, выберите:
· Студентов, фамилии которых начинаются на первые буквы алфавита (Like "[А-И]*") (имя Первые );
· Студентов, которые учатся в одной группе (имя Группа );
· Студентов, кроме тех, кто учится в определенной группе (например, Not И-105) (имя Кроме группы ).
5. Запросы на выборку с логическими операциями . Создайте запросы на выборку наложением условий на поля оценок за экзамены. Источником данных для запросов будут таблицы Студенты и Сессия . Сохраните с указанными именами. Итак, выберите:
· студентов только на отлично (имя Отличники ).
· студентов на хорошо и отлично (4 Or 5) (имя Четыре и пять ).
· студентов, имеющих хотя бы одну тройку (имя Троечники ).
6. Запросы на выборку с параметром . Если вместо условия отбора в строке задать текстовое приглашение на ввод, заключенное в квадратные скобки, например [Введите фамилию], то при запуске запроса можно будет задать параметр. Параметр - это любое значение, по которому будут отыскиваться все записи с указанным значением поля (в примере это фамилия). В новых запросах выполните выборку по значению параметров:
· По фамилии студента (имя Фамилия ).
· По коду студента (Имя Код ).
7. Обратите внимание, что при поиске с параметром используется точное соответствие значению параметра.
8. Вычисляемые поля в запросе . В новом запросе:
· Вычисляемое поле с названием Средний балл для вычисления среднего балла каждого студента:
Имя запроса – Средний балл .
· Вычисляемое поле с названием Сумма баллов для вычисления суммы баллов каждого студента. Имя запроса – Сумма баллов .
9. Групповые операции в запросах . Группировка включается кнопкой на вкладке «Работа с запросами » - «Конструктор » (Групповые операции). В строке бланка «Групповые операции» можно задать поля, по которым выполняется группировка, и функции, которые называются групповыми и используются для подведения итогов по группе данных. Ознакомьтесь с перечнем групповых функций.
· Найдите средние оценки по предметам для каждой группы. В запрос должны быть включены поля Группа и Экамен1, Экзамен2, Экзамен3. Поле фамилии в этом запросе не нужно! Используйте группировку в поле Групповая операция и групповую функцию Avg() во всех полях оценок. Сохраните с именем Средние по группам .
· Найдите средние оценки по предметам для всего контингента студентов. В этот запрос включите только поля оценок с группировкой функцией Avg() во всех полях оценок. Сохраните с именем Средние по предметам .
10. Отчеты предназначены для отображения данных из таблиц и запросов базы данных в «бумажном» варианте. Отличаются от форм тем, что позволяют легко выполнить группировку данных и подведение итогов.
11. Создание отчетов с использованием мастеров . На вкладке Создание в группе «Отчеты » выберите Мастер отчетов . Выберите источником данных таблицу Студенты . Выберите для включения в запрос поля Группа, Фамилия, Имя, Адрес, Телефон в указанном порядке. Не добавляя уровни группировки, отсортируйте поля по возрастанию номера группы, затем по возрастанию фамилии, затем имени. Выберите макет Табличный, любой стиль, задайте имя Студенты .
12. Отчет открывается в режиме просмотра. Обратите внимание на содержание вкладки просмотра (она называется «Предварительный просмотр»).
13. Войдите в режим конструктора отчетов, ознакомьтесь с содержанием бланка отчета. Найдите области заголовков, примечаний, колонтитулов. Обратите внимание, что появились вкладки инструментов конструктора отчетов. Создание отчета аналогично созданию форм. В области заголовка располагается общий заголовок отчета, в верхнем колонтитуле – заголовки полей, они будут повторены на каждой странице отчета. В области нижнего колонтитула – текущая дата и номера страниц отчета, они тоже будут повторены на каждой странице. Посмотрите, какого типа эти элементы. Для заголовков используется элемент Надпись , для отображения данных элемент Поле . Элемент Линия отделяет область верхнего колонтитула.
14. Группировка данных . Для объединения записей в группы используется команда Группировка на вкладке «Инструменты конструктора отчетов - Конструктор ». В отчете Студенты записи о студентах должны быть сгруппированы по номерам групп. Используйте группировку, чтобы добавить в отчет область Заголовок группы для номеров групп, и задайте порядок сортировки по возрастанию. Перенесите в область Заголовок группы надпись Группа из верхнего колонтитула, и поле Группа из области данных. Отделите тонкой линией сверху данные о различных группах.
15. Просмотрите результат в режиме просмотра.
16. Создание отчетов с использованием мастеров. Группировка данных . Используйте Мастер отчетов для построения отчета для таблиц Студенты и Сессия . Выберите для включения в запрос поля Группа, Фамилия, Имя, и оценки за три экзамена. Добавьте уровень группировки (по группе), отсортируйте по возрастанию фамилии, затем имена. Выберите макет Ступенчатый , любой стиль, задайте имя Сессия.
17. Подведение итогов в отчетах . Добавьте в отчет в область «Примечание отчета» вычисляемые поля, чтобы вычислить средние значения оценок по предметам (функция Avg()).
Добавьте надпись «Средние по предметам». Добавьте названия предметов к каждой средней оценке.
18. Просмотрите результат в режиме просмотра.
19. Создание отчетов на запросах. Создание отчета в режиме конструктора. Создайте отчет на запросе Средние по группам в режиме конструктора. Названия предметов должны быть в верхнем колонтитуле. Поле и название групп должно быть в области заголовка группы. Средние оценки за экзамены должны быть в области данных.
20. Разместите в области верхнего колонтитула поле для вывода даты.
21. В нижнем колонтитуле разместите номера страниц отчета, используя вставку номеров страниц. В верхний колонтитул добавьте рисунок.
22. Просмотрите результат в режиме просмотра.
Похожая информация.
Отчеты в Access используются для представления данных в легком для понимания и выразительном виде и предназначены в основном для вывода их на печать, а не для отображения на экране. Обычно отчеты являются конечными продуктами работы с БД. Как и для создания форм, для создания отчета используются данные из таблиц и запросов (иногда и форм, однако этот случай уже не относится к простым отчетам).
При проектировании отчетов в значительной мере используются те же технологии, что при проектировании форм, однако, в отличие от форм, пользователю в отчетах не разрешается менять данные. При редактировании отчетов в режиме Конструктор (см. рис. 42) используются те же области интерфейса, что и при редактировании формы – области Заголовка и Примечания , области Верхнего и Нижнего колонтитулов , Область данных.
Рис. 38. Окно выбора режимов создания отчетов
Для создания отчетов используются режимы: Конструктор , Мастер отчетов, Мастер диаграмм, Почтовые наклейки , а также Автоотчеты: в столбец и ленточный (см. рис. 38).
Как и в случае с формами, полностью готовый отчет, созданный с помощью Автоотчетов, получается сразу же после задания исходной таблицы или запроса. Мастер Почтовые наклейки хотя и работает в несколько шагов, но не требует особых пояснений. На основе же использования Мастера отчетов создается большинство отчетов в Access, которые могут иметь достаточно сложную структуру. Ниже будет подробно рассмотрена работа с этим Мастером.
Необходимо отметить однако, что все перечисленные выше отчеты называются присоединенными (к источнику данных), так как все они, подобно формам, используют для своего построения таблицы или запросы. Наиболее же сложную структуру имеют отчеты, созданные «с нуля» самим пользователем в режиме Конструктор . Отчеты, которые могут содержать подчиненные отчеты, использовать специальные сортировки, не предоставляемые Мастерами, а также использовать различные функции Access и т.п., относится к т.н. свободным отчетам. Однако создание сложных отчетов с помощью Конструктора требует дополнительных знаний и здесь не рассматривается.
На основе Мастера отчетов в Access может быть подготовлен отчет, в котором данные исходной таблицы или запроса объединяются по определенным критериям. Такие отчеты создаются чаще всего, так как они позволяют вычислять итоговые значения для групп данных и предоставляют информацию в удобном для использования виде. Для создания таких итоговых отчетов используется команда Группировка… (см. рис. 39)и соответствующие вычисления по сгруппированным данным в диалоговом окне Итоги (см. рис. 41). При этом можно задать до четырех полей, по которым будет проводиться группировка данных.
Если в отчете представлены числовые поля, то для каждого интервала группы числовых значений Мастер автоматически вычисляет сумму значений, содержащихся в этих полях. Однако, используя команды диалогового окна Итоги (см. рис. 41), можно вычислять средние (Avg ), минимальные и максимальные (соответственно Min, Max ) значения сгруппированных полей, а также проценты.
Рис. 40. Выбор интервалов группировки для полей с группировкой
Рис. 41. Окно задания вычислений при создании отчета с итогами
Отредактировать созданный отчет всегда можно в режиме Конструктор (см. рис. 42). Чтобы определить или изменить свойства отдельных областей отчета, надо щелкнуть мышью по полосе названия соответствующей области и выбрать команду Свойства .
Заметим, что в отчетах некоторые из управляющих элементов содержат свойства Расширение и Сжатие . Если для них установить значение равным True , то при печати Access автоматически будет подгонять размер соответствующего элемента, благодаря чему длинный текст не будет обрезаться окном этого элемента, а короткий не будет сжимать окно элемента, чтобы оно не занимало лишнее место при выводе на печать.
Рис. 42. Окно Конструктора для редактирования отчета
В заключение работы с БД продемонстрируем простую и полезную возможность, которую предоставляет СУБД Access благодаря ее совместимости с другими программными приложениями пакета Microsoft Office (MS), – подготовим рассылку серийных писем в тестовом редакторе Word, используя информацию, хранящуюся в таблицах базы данных.
Подготовьте в текстовом редакторе Word шаблон серийного письма с благодарностью клиентам за активное участие в заключении контрактов на поставку и заказ товаров на вашем складе.
Создайте новый запрос «Благодарности», в который включите названия организаций, принимавших наиболее активное участие в заключении контрактов с вашей фирмой, определив условие на выборку по сумме заключенных контрактов на поставку товаров (в выборку должны попасть три лучшие фирмы). На базе сформированного запроса начните создание нового отчета, используя мастер Слияние с MS Word, для чего необходимо последовательно выполнить команды Связи c Office/ Связь с MS Word .
После этого откроется диалоговое окно Мастера составных документов . Вы можете работать как с подготовленным ранее документом MS Word, так и создать новый, выбрав соответствующую команду в диалоговом окне. При создании нового документа Access запускает Word, устанавливает DDЕ-связь между Word и Access и открывает новый текстовый документ, в котором можно составить новое письмо.
Рис. 43. Организация связи Word и Access
Подготовьте серийное письмо с содержанием, представленным на рис. 43. Выделенные кавычками названия полей вводятся в последовательно соответствующее место текста письма из списка, который необходимо раскрыть щелчком мыши по пиктограмме Добавить поле слияния (см. рис. 43). В списке должны быть перечислены все поля созданного запроса «Благодарности», в том числе и необходимые нам поля «Клиенты» и «Товары». После щелчка мышью по пиктограмме Поля/Данные и используя кнопки прокрутки значения полей из таблицы запроса БД, можно предварительно просмотреть подготовленные к печати письма.
При печати писем они заменяются данными соответствующей таблицы БД. Количество писем определяется числом записей в таблице, из которой вставляются значения для управляющих полей в письме поочередно для каждой записи.
Сохранив и закрыв текстовый документ, вернитесь в Access. Благодаря DDE-связи при изменении данных в таблице Access данные в серийном письме обновятся автоматически. Заметим, что при открытии файла с серийным письмом в редакторе Word автоматически загружается и Access с нужной базой данных.
Контрольные вопросы
Назначение отчетов.
Структура отчетов.
Режимы создания отчетов.
Мастер отчетов.
Вычисления в отчетах.
Конструктор отчетов.
Создание совместных документов Access и Word.
ЛИТЕРАТУРА
Информатика/Под ред. С.В.Симоновича. СПб.: Питер, 1999.
Вейскас Д. Эффективная работа с Microsoft Access 2.0, 1996.
Двайн Г. Access 97. Энциклопедия пользователя. Киев: DiaSoft, 1997.
Дженнингс Р. Использование Microsoft Access 2000. Москва: Вильямс, 2000.
Новиков Ф., Яценко А. Microsoft Office 2000 в целом. СПб.: БНВ, 1999.
Змитрович А.И. и др. Информационные технологии в экономике. Минск: Веды,1998.
