В този урок ще научите как да запазвате документи на Microsoft Word и също така ще научите как можете да възстановите работата си с помощта на инструмента Автоматично възстановяванеако има аварийно затваряне на програмата, изключване на компютъра и други неприятни неща.
Когато създавате нов документ, първо трябва да знаете как да го запазите, за да го отворите и редактирате по-късно. Както в предишните версии на програмата, файловете на Microsoft Word могат да бъдат записани на вашия компютър. По желание можете да запишете документа в облачното хранилище OneDrive и да експортирате и споделяте документи директно от Word.
OneDrive преди се е наричал SkyDrive. Няма фундаментални разлики в работата на тези услуги, само ново име на съществуващата услуга. В някои продукти на Microsoft името SkyDrive все още може да се появява за известно време.
Запазване и запазване като
Има два начина да запазите документ в Microsoft Word: Запазетеи Запази като... Тези опции работят по подобен начин, с някои разлики.
- Запазете: Когато създавате или редактирате документ, използвайте командата Запазетекогато искате да запазите промените си. Тази команда се използва в повечето случаи. Първият път, когато записвате документ, трябва да дадете име на файла и да посочите мястото за съхранение на вашия компютър. След това, когато натиснете командата Запазете, файлът се записва под същото име и на същото място.
- Запазетекак: Тази команда се използва за създаване на копие на документ, когато искате да запазите оригиналния файл. Използване на командата Запази като, трябва да зададете различно име и/или да промените мястото за съхранение на новия файл.
Как да запазите документ
Не забравяйте да запазите промените си, когато създавате нов документ или когато правите промени в съществуващ файл. Навременното спестяване често ви предпазва от загуба на работа. Не забравяйте да запомните къде запазвате работата си, за да улесните намирането й по-късно.
Използване на Save As за създаване на копие
Ако искате да запазите нова версия на документа, като същевременно запазите оригинала, можете да създадете копие. Например, имате файл, наречен „Отчет за продажбите“, можете да го запишете като „Отчет за продажбите 2“. Сега можете безопасно да редактирате копие на файла, като същевременно винаги можете да се върнете към оригиналната му версия.
Как да промените местоположението за запис на файла по подразбиране
Ако не искате да използвате OneDrive, вероятно ще се разстроите, тъй като е избрано по подразбиране като място за запазване на файлове. Ако ви е неудобно всеки път да избирате артикул Компютър, Винаги можете да промените местоположението по подразбиране за запис на файлове.
Автоматично възстановяване
Докато работите с документи, Word автоматично ги записва във временна папка. Възможно е да възстановите файла с помощта на Автоматично възстановяване, в случай че забравите да запазите промените или възникне срив.
Как да възстановите документ
По подразбиране Word автоматично записва на всеки 10 минути. Ако документът е редактиран за по-малко от 10 минути, Word може да няма време за автоматично запазване.
Ако не виждате желания файл, можете да видите всички автоматично запазени файлове в изглед Backstage. Отворете раздела Файл, щракнете Контрол на версиитеи след това изберете Възстановяване на незапазени документи.
Процедурата за запис на въведен текст на компютър се нарича „Запазване“. Благодарение на нея ние добавяме документ към локалния диск, към документи, на работния плот и на други компютърни места.
Запазване в Word- това е, когато с помощта на някои действия правим файл от отпечатания текст (документ), който след това може да бъде отворен на компютър, записан на диск, на USB флаш устройство или изпратен през Интернет.
Да кажем, че трябва да отпечатам много текст. За един ден определено няма да се справя. Затова написах някакъв текст и реших да продължа да пиша утре. За да е възможно това, трябва да запиша моя частично завършен документ, тоест да го запазя на компютъра си. След като направих запис, утре мога да отворя отпечатания текст и да продължа да работя оттам, откъдето спрях.
Как да грешите, за да спестите
Много хора не запазват документа, докато работят, а го правят в края. Факт е, че когато се опитате да затворите програмата Word, след като вече сте въвели нещо в нея, се появява прозорец, в който компютърът "пита" дали да запази промените.
Ако кликнете върху бутона "Да", компютърът ще отвори нов прозорец, където трябва да изберете място за документа, да му дадете име и да кликнете върху бутона "Запазване".
Като щракнете върху бутона "Не", компютърът ще затвори програмата Word заедно с текста и вече няма да можете да я отворите. Тоест текстът ще изчезне безвъзвратно. И ако кликнете върху бутона "Отказ", компютърът ще остави Word отворен, заедно с въведения текст. По този начин програмата ви дава възможност да коригирате нещо, да промените текста.
Но е по-добре да го запазите по друг начин. И то не в самия край на работата по документа, а от време на време. Факт е, че има възможност за загуба на документа. Например токов удар или замръзване на компютъра. Ако това се случи внезапно, текстът ви може да не бъде запазен на компютъра ви. Това означава, че ще го загубите. Между другото, това се отнася не само за Word, но и за всяка друга компютърна програма (Paint, Excel, Photoshop и др.).
Как да запишете документа (текст) правилно
Ако работите в съвременната версия на Word (2007-2010), то вместо "Файл" ще имате кръгъл бутон с картина (цветни квадратчета) вътре.
При щракване върху този бутон ще се отвори прозорец. В него се интересуваме от елемента "Запазване като ...".
Кликнете върху него. Ще се отвори нов прозорец. В него компютърът ви подканва да изберете място за запазване.
Обърнете внимание на горната част на този прозорец. Мястото, където компютърът "ще" да запише документа, вече е посочено.
В примера на снимката компютърът предлага да запазите текста в папката "Документи". Но е по-добре да го запишете на някакъв локален диск, например на D. За да направите това, в прозореца трябва да изберете "Компютър" ("Моят компютър") от лявата страна.
След това вътре в прозореца (в бялата му част) отворете необходимия локален диск, тоест щракнете двукратно върху него с левия бутон на мишката.
Ако искате да поставите документ в папка, отворете го в същия прозорец (щракнете двукратно върху него с левия бутон на мишката).
След като сте избрали мястото, където искате да запишете документа, трябва да обърнете внимание на долната част на прозореца. По-точно към елемента "Име на файл". Тази част съдържа заглавието, под което документът ще бъде записан в компютъра. В примера на снимката това име е "Doc1". Ако не ни устройва, тогава трябва да го изтрием и да отпечатаме ново, подходящо име.
И сега за последния щрих. За да запазите документа, трябва да кликнете върху бутона „Запазване“.
Прозорецът ще изчезне - и това ще означава, че текстът е написан на посоченото място.
Сега можете да затворите програмата и да опитате да намерите запазения документ на вашия компютър на мястото, където сте го запазили. Трябва да има файл с името, което сте въвели, или стандартното име "Doc1" (Документ 1).
Когато въвеждате текст (съставяте документ), е по-добре да го запазвате от време на време. Написахме един-два абзаца - запазени. В горната част на програмата има специален бутон за това.
С щракване върху него документът ще бъде презаписан. Тоест този, който вече сте запазили, ще бъде заменен с нов.
Въпросът е, че понякога компютърът може да замръзне. Или може внезапно да спрат електричеството. В такива ситуации е много вероятно незапазеният документ да бъде загубен.
Е. Сутоцкая
Едно от първите умения, необходими при овладяване на компютър, е способността да запазвате и след това да извиквате информация на вашия компютър. Как да направите това, разказва учителят по компютърни науки, програмист Елена Сутоцкая.
Ориз. 1. Ето как изглежда главното меню на Word редактора. Ако щракнете с левия бутон върху елемента "Файл" веднъж, на екрана ще се появят командите за въвеждане-извеждане на информация (фиг. 2).
Ориз. 2.Основните команди за запис на документ са "Запиши" и "Запиши като...".Когато документа се записва за първи път няма разлика между тях.тази или онази команда и щракване еднократно с лявата
Ориз. 3. Тук редакторът на Word ви моли да запишете документа в папка в "Моите документи" под името Doc1 (или 2, 3 ...) с разширението doc. В същото време можете да видите кои документи със същото разширение вече са в дадена папка. Щракване с ляв бутон
Наука и живот // Илюстрации
Ориз. 5. След като запазите файла, името на файла се появява в най-горния ред на главното меню на редактора на Word.
Наука и живот // Илюстрации
Ориз. 7. Всяко от разширенията може да бъде избрано с еднократно щракване върху желания ред. Когато се прилага към текстов редактор, разширението rtf често се използва заедно с разширението doc. Това позволява документът да се използва в други приложения на Windows, без да се нарушава
Ориз. 8. Ето как изглежда разделът за конфигуриране на параметрите на процеса на автоматично записване.
Ориз. 9. За да запазите документа с всички промени и допълнения, направени от отварянето му, трябва да кликнете върху думата „Да“. Щракването върху бутона "Не" ще върне оригиналния вид на документа. И клавишът "Отказ" трябва да се използва, ако сте
Удобно е да разгледаме основните правила за запазване на документ, като използвате примера на текстовия редактор Word в средата на Windows (фиг. 1). За тази среда те могат да се считат за универсални, тъй като елементът от главното меню „Файл“ присъства във всяко друго приложение на Windows в почти същата форма. Така че, след като сте усвоили записването на документ в Word, можете лесно да направите същото във всеки друг текстов или графичен редактор и когато работите с електронни таблици.
Предварителна информация
Преди да преминете директно към реда на запис на документа, е необходимо да овладеете някои основни понятия.
Всичко "събрано" на компютъра се съхранява под формата на файлове. Файлът е именувана област на диск, която съхранява информация.
Името на файла се състои от две части - самото име и разширението, разделени с точка. Понякога няма разширение, но обикновено от него можете да разберете какъв тип информация е във файла, тъй като всяка приложна програма присвоява определено разширение на файла по подразбиране. И така, "DOC" показва, че документът е създаден в текстов редактор Word, "BMP" - в графичен редактор, например Paint, "PPT" казва, че имате работа с презентация, създадена в PowerPoint, "XLS" е знак на електронна таблица, "jpg" - графичен документ, с който са работили, например във Photoshop "e.
Забележка... Когато давате правилно име на файл, опитайте се да съпоставите информацията, която се съхранява в него - много по-лесно е да го намерите по-късно. Например „Адресна книга“ или „Контакти“.
Името може да бъде въведено на руски или на всеки друг език, инсталиран на този компютър, да съдържа цифри, препинателни знаци, с изключение на кавички и специални знаци.
Освен файлове има така наречените папки – в тях се съхранява информация, чрез която компютърът намира желания файл.
Папка "Моите документи"
Показва се на компютъра при инсталиране на софтуера. По правило много начинаещи потребители, и не само те, предпочитат да съхраняват своите файлове в него. Това е удобно, защото се случва по подразбиране. Но когато работите с голямо количество разнообразна информация, е по-удобно да създавате "тематични" папки и да поставяте файлове в тях. Това значително улеснява търсенето на информация.
Бележки. 1.Един и същ документ може да се записва под различни имена в една и съща папка, под едно и също име в различни папки и под различни имена в различни папки (както е удобно за всеки).
2. Ако в процеса на присвояване на име случайно сте изтрили разширението, не се притеснявайте, компютърът ще присвои необходимото разширение на вашия файл.
Забележка... Същото може да се направи, като изберете иконата на флопи диск в лентата с инструменти и щракнете с едно щракване върху нея с левия бутон на мишката.
Ако работите с вече записан документ, командите Save и Save As ... работят по различен начин. В първата опция („Запазване“) документът се записва под същото име с всички направени корекции и допълнения към него. В този случай диалоговият прозорец не се показва на екрана. (Щракването върху иконата на дискета ще доведе до същия резултат). Във втората опция („Запиши като...“) на екрана ще се отвори вече познатият диалогов прозорец (виж фиг. 3), където името, под което сте записали документа, ще бъде написано в полето „Име на файл“ . Като въведете ново име там, ще запазите документа си с всички корекции и допълнения, направени под друго име.
Други папки
Ако искате да запишете документа в друга папка, трябва да го изберете (и, разбира се, първо да го създадете). За да изберете друга папка на някой от дисковете, щракнете с левия бутон върху черната стрелка вдясно от полето "Папка". След това ще се появи прозорец, в който ще видите иконите и имената на дисковете, налични на вашия компютър: например иконата "Desktop", папката "My Documents" и т.н. (фиг. 6).
Забележка.
Можете също да действате в обратен ред: първо променете името и след това изберете папката, която да запишете.
Промяна на разширението
За да промените разширението на файла, щракнете върху черната стрелка вдясно от полето „Тип на файла“. След това на екрана ще се появи списък с всички разширения, разрешени за този файл (фиг. 7).
Забележка... За да използвате документа в средата на DOS, изберете от списъка с редове "DOS текст с разделяне на редове" или "DOS текст". Въпреки това, почти цялото форматиране на текст ще бъде загубено.
Автоматично запазване на информация
За удобство при запазване на документ по време на работа, компютърът може да бъде настроен на така наречения режим на автоматично запазване. Особено важно е информацията да се записва автоматично, ако електрическата мрежа, която захранва вашия компютър, не е много надеждна.
За да активирате функцията за автоматично запазване на информация, изберете елемента "Инструменти" в главното меню и след това поделемент "Опции" (фиг. 8). В раздела „Запазване“ изберете „Automatic Save Every:“ и в полето вдясно от него задайте интервала от време между автоматично повтаряне на запис в паметта на компютъра на документа, върху който работите. След това, ако вече е присвоено име на документа, няма нужда периодично да напомняте на компютъра да запази информацията. Той ще го направи сам.
Една последна забележка.Всичко описано по-горе е вярно за всяко приложение на Windows, единствените разлики ще бъдат в автоматично предложеното име и разширение на файла или в папката по подразбиране.
Doc е наследен текстов файлов формат. Преди това той беше активно използван от всички потребители на популярния текстов редактор Microsoft Word (). Въпреки това, разработчиците на тази програма през 2007 г. промениха този формат на docx. Много потребители са актуализирали софтуера си до новата версия, но има и такива, които предпочитат старата версия в работата си, която не разпознава новия формат. Ами ако напишете текст в нова програма и те ще го видят в старата?
Инструкции
- За потребители на Microsoft Word 2003 или по-стара версия на този софтуер запазването на документи във формат doc няма да предизвика никакви затруднения. Ако текстът е въведен ръчно в нов документ, тогава трябва да следвате стандартната процедура за запис: отворете менюто Файл и щракнете върху командата Запиши или Запиши като. В последния случай ще трябва да посочите местоположението за новия файл и да въведете името му, след което да кликнете върху бутона „Запазване“. Ако текстов документ в различен формат е бил отворен с помощта на редактора, например txt, тогава трябва да направите следното:
- Потребителите, които използват Microsoft Word 2007 и по-нови, имат опцията да записват документи във формат doc, но някои елементи за форматиране на текст може да бъдат загубени. За да запазите документ в този формат, трябва да въведете текста в нов документ за редактор или да отворите съществуващ документ и да изпълните следните команди:
3. Текстов редактор Word поддържа огромен брой текстови формати, като: html, xml, txt, rtf, wps и много други. Всички тези формати, ако е необходимо, могат да бъдат конвертирани във формат doc или docx (в новите версии на редактора). За да направите това, трябва да отворите един от тези документи и да следвате стъпките, описани в предишните параграфи. В полето "Тип на файла" трябва да посочите необходимия формат.
Видео: Записване във формати .docx и .doc в Word 2007 (28/40)
Докато работите с документ, той е в RAM. За дългосрочно съхранение той трябва да бъде записан на диск. Когато записвате документ в диалоговия прозорец, трябва: Посочете името на файла, изберете Тип файл, изберете папката, в която се записват атрибутите на файла, и диска, където ще бъде записан файлът.
1. В горния ляв ъгъл на прозореца на отворения документ щракнете върху бутона "офис".
2. В менюто с типични команди изберете бутона "Запиши като - Word документ"
Ориз. 3. Записване на документа
1. В колоната "Име на файл" (в долната част на прозореца) веднага въведете желаното име на записания документ - полето на тази колона се избира автоматично и текстът на името ще бъде въведен точно тук (вж. . Ориз. 3ред Име на файла).
Съвет : Наименувайте документа си смислено. В крайна сметка именно с това име документът впоследствие ще бъде търсен за отварянето му. Името на документа може да бъде оразмерено до 255 знакаи не трябва да съдържа знаци: \< > * ? ” / ; : |
2. След като създадете името, трябва да изберете местоположението на документа на компютъра. Когато записвате за първи път, Word 2007 автоматично ви подканва да поставите файла в папката Моите документи или в папката, която е посочена в настройките на програмата като папка за запис.
3. Ако тези адреси за записване за този документ не ви устройват, в реда "Папка" трябва да включите структурното дърво и да изберете този, който искате да запишете в списъка с устройства.
Забележка ... Като алтернатива, използвайте левия панел на прозореца Запазване на документ и изберете Desktop, My Documents или My Computer, за да запазите.
4. След като изберете диск в неговия прозорец, отворете папката, в която ще бъде поставен документът. Ако на диска няма подходяща папка за запис, щракнете върху бутона "Нова папка" в прозореца на прозореца за запис.
5. В прозореца "Създаване на папка" въведете желаното име на папка и кликнете върху бутона "OK".
6. В колоната „Тип на файла“ по подразбиране е „Документ на Word“. Ако документът е запазен за бъдеща работа в Word 2007, се препоръчва да запазите тази стойност на файловия формат.
7. След като напишете името на документа и изберете място за запис, кликнете върху бутона „Запазване“ в долната дясна част на прозореца или натиснете клавиша Enter на клавиатурата.
Задача 5. Запазете създадения текстов документ с иметоИнтерфейс в папката с вашето фамилно име в Моите документи.
Многопрозоречен режим на Word
Текстовите процесори могат да работят с множество документи едновременно в различни прозорци. Въвеждането и редактирането на текст се извършва в активния прозорец, в който имате достъп до командите на менюто. Командите в менюто Window ви позволяват да подредите прозорците на документи, да се придвижите от един прозорец в друг и да разделите работната зона на прозореца на две части.
Основните етапи на създаване на текстов документ:
пишете
редактиране на текст
форматиране
проверка на правописа
отпечатайте текст
запазване
Всеки етап се състои от извършване на определени операции. Можете да въвеждате текст, като го пишете от клавиатурата и вмъквате различни текстови фрагменти от други документи в документа.
Писанезапочва от позицията на курсора. Може да се променя с клавишите на курсора или манипулатора на мишката само в въведения текст. В реда на състоянието на редактора на екрана на дисплея можете да видите номера на реда на документа и номера на позицията в него, където в момента се намира курсорът. Има редица правила, които трябва да спазвате, когато пишете.
