Всеки, който някога е съставял финансови отчети в съответствие с изискванията на МСФО, знае колко време отнема копирането на таблици от Excel в Word и тяхното допълнително форматиране. Нека си спестим много време. Сега трябва само веднъж да вмъкнете таблиците, от които се нуждаете - те ще се актуализират автоматично, когато се променят.
И така, ние сме подготвили таблици, които ще влязат в документ в Microsoft Excel. Да кажем, че това е отчет за печалбата и загубата. Да кажем това.
Както можете да видите - най-много от двете е Excel "evskiy. Той има куп предимства. На първо място, удобно е да се работи с него, може да съдържа необходимите изчисления, формули, удобно е да се проследява къде са данните идва от (висококачествена одитна пътека) и т.н. Проблемът е, че не е във файла на Word и този проблем е сериозен.
Има няколко начина да го вмъкнете в Microsoft Word:
(1) вмъкнете го със снимка (предимства - невъзможно е да се промени, точното форматиране се запазва; недостатъци - отново е невъзможно да се промени, тежи много, ако вмъкнете 30-40 такива таблици, може да има проблеми с изпращането по електронна поща, особено от корпоративна пощенска кутия) и
(2) вмъкнете го в текст (предимства и недостатъци - точно обратното).
И двата метода имат значителен проблем. При смяна на източници с таблици, те трябва да се вмъкнат отново. При изготвянето на отчета, за който писах в началото, е възможно таблиците да се актуализират със завидна редовност, да речем 5-10 пъти на подготовка. За да избегнете загуба на време за актуализиране на таблици, предлагам да вмъкнете свързани таблици.
Как да вмъкнете свързана таблица от Excel в Word
(1) Маркирайте таблицата на Excel, която искате да вмъкнете в документа на Word, и щракнете копие,
(2) отидете на Word, поставете курсора там, където искате да вмъкнете таблицата и щракнете Свържете и запазете оригиналното форматиране.
Ако използвате по-ранна версия на Office (екранна снимка, направена от Microsoft Office 2010), щракнете върху Специално поставяне...И изберете опцията в прозореца, който се показва Да завържа, вместо Insert, което е по подразбиране.
Резултатът изглежда така.
Може би сте забелязали, че можете да плетете в различни формати. Всеки има своите предимства и недостатъци. Изберете въз основа на вашите лични предпочитания. Основното е, че вмъкнатата таблица ще се актуализира заедно с актуализирането на таблиците в Excel (когато стартирате Word, той ще ви помоли да актуализирате външни данни - не се колебайте да щракнете Обнови). Сега няма да забравите да актуализирате една от 40-те таблици, вмъкнати в документа!
Ако искате да научите как да използвате Excel в ежедневната си работа и да спестите много време в същото време, разгледайте тези книги: Microsoft Excel 2010 чрез пример и Microsoft Excel 2010. Библията на потребителя.
Последни новини
Разширен Excel: Защо спирам да използвам V ...
Вече писах за факта, че функцията VLOOKUP (VLOOKUP) е може би най-полезната функция след прости аритметични операции ...
Как Excel разказва работна книга и защо нестабилността трябва да се избягва ...
Ако често работите с големи файлове, които извършват много изчисления, които зависят един от друг, о...
Как бързо да начертаете графика на водопада
В Excel липсват стандартни диаграми на водопадите. Следователно, за създаване на диаграми от този тип, обикновено се използва gis ...
Прозорец за сравнителен анализ за проследяване на резултатите
Често се случва да работим с големи таблици, които в крайна сметка изчисляват 1-2 индикатора, но зависят от ...
Букет диаграма за сравняване на планирани показатели и действителни ...
Често се налага да се сравняват основните финансови и икономически показатели с планираните, например за целите на ...
Тацуо Хориучи - 73-годишен художник на Excel
„Никога не съм използвал Excel на работа, но съм виждал други хора да правят доста хубави диаграми и графики в него...
Как да вдигнем число на степен и да извлечем корена
Знаете ли, че за факта, че за степенуване на число в Excel има специален символ ^ (на шестте на английски ...
За да свържете два документа на Word, можете да използвате командата Залепете специално(меню редактиране) или командата Файл(меню Вмъкване).
В случаите, когато трябва да вмъкнете част от документа, трябва да използвате командата Залепете специално.
Тъй като текстът в различните документи може да бъде форматиран по различен начин, за да може свързаният текст да бъде вмъкнат във формата на целевия документ в списъчното поле Какдиалогов прозорец Залепете специалнотрябва да изберете опция Неформатиран текст.
Когато курсорът е в областта за свързване на документа местоназначение, целият регион е в сиво. Въпреки че свързаният текст може да бъде редактиран в целевия документ, промените, направени по време на редактирането, се губят, когато връзката се актуализира. Сивият фон ви напомня да не редактирате избраната област. Ако областта на връзката не е маркирана, изберете командата Настроики(меню Обслужване) и в раздела Прегледв падащото меню Засенчване на полетоизберете реда " При подчертаване" или " Е винаги».
За да видите имената на файловете, свързани с вмъкнатите елементи в целевия документ, изберете Настроикименю Обслужванеи в раздела Прегледактивирайте квадратчето за отметка Кодове на полета... В този случай документът ще покаже не въведената информация, а индикации за връзката с изходните файлове.
Информацията за наличието и естеството на връзките се показва в диалоговия прозорец Връзки (команда Връзкименю редактиране) (Фигура 7.7).
Ориз. 7.7. Команден диалогов прозорец Връзки
Връзките могат да се актуализират автоматично, ако е избран съответният бутон. При инсталиране на опцията При поискванеактуализацията се извършва:
когато отворите или отпечатате файл с целеви документ;
когато натиснете бързия клавиш за актуализиране на полета F9.
Свързване на таблица в Excel и документ на Word
Процедурата за свързване на таблица на Excel и документ на Word е същата като при свързването на двата документа на Word, разгледани по-горе.
Най-важният момент при свързването на таблица с документ е изборът на формат.
При избора на формат Предметтаблицата ще бъде вмъкната като обект на приложение на Excel и може да бъде редактирана в Excel чрез двукратно щракване върху този обект.
За да вмъкнете таблица като таблица, а не като обикновен текст, трябва да изберете формата RTF текст... Когато правите това, обикновено трябва да редактирате ширината на колоната и височината на реда, за да изглежда таблицата спретнато.
Ако изберете формата Неформатиран текст, таблицата няма да бъде вмъкната под формата на таблица, а под формата на обикновен текст, а данните от различните клетки ще бъдат разделени с табулатори.
При избора на формати Рисуванеи растертаблицата се вмъква като картина и ще се редактира с помощта на Excel, когато щракнете двукратно върху снимката. Когато свързвате диаграма на Excel с документ на Word, винаги трябва да избирате формата Рисуване.
Като цяло Word е добре "подготвен" за интегриране на електронна таблица на Excel в документ като обект. Стандартната лента с инструменти на Word има бутон Добавете таблица Exceл., който вмъква таблица на Excel като обект в документ на Word. След като щракнете върху този бутон и изберете размера на таблицата, в документа ще се вмъкне празна таблица.
При вграждане на обекти всички действия се извършват по същия начин, както при свързването, само опцията се активира Вмъкваневместо Да завържа... Когато даден документ е вграден, няма връзка с оригиналната информация, но се запазва възможността за редактиране на вградения документ с помощта на инструментите и средствата на изходното приложение.
Забележка:Тази статия изпълни целта си и скоро ще бъде прекратена. За да избегнем появата на грешки „Страницата не е намерена“, изтриваме познатите ни връзки. Ако сте създали връзки към тази страница, моля, премахнете ги и заедно ще осигурим последователност на данните в Интернет.
Когато работите с Office, има няколко начина за обмен на данни между приложения. Един от начините е да копирате и поставите данните, но можете също да ги свържете с източник, така че да се актуализира автоматично, или да вградите, за да актуализирате данните само ръчно, като отворите файл. В допълнение, използването на свързан обект ви позволява да създадете връзка към част от файл, като например множество клетки в работен лист на Excel.
Предимства и недостатъци на свързването и вграждането
Word
В менюто Вмъкванещракнете върху елемент Предмети изберете опция От файла.
Намерете и изберете файла, към който искате да свържете, и щракнете върху бутона Настроики.
Поставете отметка в квадратчето връзка към файла ».
съвет: Под формата на икона.
Щракнете върху бутона Вмъкване Добреако използвате Excel.
Промяна на свързаните данни
В менюто редактиранеизберете отбор Връзки.
Ако командата Връзкие недостъпен, което означава, че няма свързани данни във файла.
В гл Оригинален файл Отворен код.
В менюто Вмъкванещракнете върху елемент Предмети изберете опция От файла.
Изберете желания файл и щракнете върху бутона Настроики.
Премахнете отметката от квадратчето връзка към файла .
съвет:Ако искате да покажете само икона, върху която можете да щракнете, за да видите подробности, поставете отметка в квадратчето Под формата на икона.
Щракнете върху бутона Вмъкванеако използвате Word или бутона Добреако използвате Excel.
Промяна на вградени данни
Щракнете двукратно върху вградения обект.
Направете промените си и ги запазете.
В менюто Файлизберете команда.
В менюто редактиранеизберете отбор копие.
В менюто редактиранеизберете отбор Залепете специалнои след това артикул Вмъкване на връзка.
В полето Как Лист на Microsoft Excel, и натиснете бутона Добре.
PowerPoint
Вграждане на данни от един файл в друг
Щракнете върху мястото, където искате да вградите файла.
В менюто ВмъкванеИзбери предмет предмет, и тогава - от файл.
Ако искате да вградите лист на Excel, той трябва да е първият в работната книга.
Щракнете върху бутона Вмъкванеи след това бутона Добре.
Промяна на вградени данни
Направете необходимите промени.
Отворете раздела файли натиснете бутона Обнови.
В менюто Файлизберете отбор Затворете и се върнете към [име на файл].
Имайте предвид, че промените се записват във вградения файл.
Копирайте данни от един файл и ги поставете като свързан или вграден обект
Изберете данните, които искате да вмъкнете (например диапазон от клетки в работен лист на Excel).
В менюто редактиранеизберете отбор копие.
Прегледайте друг файл и щракнете върху мястото, където искате да поставите копираните данни.
В менюто редактиранеизберете отбор Залепете специално.
В полето Поставете катоизберете типа обект, например Лист на Microsoft Excel, и натиснете бутона Добре.
Excel
Свързване на данни между Word и Excel файлове
Ако данните са във файл на Excel и свързаната информация е във файла на Word, можете да свържете данните, за да улесните актуализирането им. Да предположим например, че искате да свържете последните приходи от продажби с месечен отчет за състоянието. Отчетът е документ на Word и данните за приходите от продажби са на лист в Excel. След като свържете документа и листа, данните в отчета за състоянието автоматично ще се актуализират, когато информацията за приходите от продажби се промени. Възможно е също така инструкциите от документ на Word да трябва да бъдат поставени в множество файлове на Excel. Ако използвате обвързване на данни, промените в инструкциите се отразяват автоматично във всички файлове на Excel.
Щракнете там, където искате да вмъкнете връзката.
В менюто Вмъкванещракнете върху елемент Предмети изберете опция От файла.
Изберете файла, към който искате да свържете, и щракнете Настроики.
Поставете отметка в квадратчето връзка към файла ».
съвет:Ако искате да покажете само икона, върху която можете да щракнете, за да видите подробности, поставете отметка в квадратчето Под формата на икона.
Щракнете върху бутона Вмъкванеако използвате Word или бутона Добреако използвате Excel.
Промяна на свързаните данни
В менюто данниизберете отбор променете връзките.
В гл Оригинален файлизберете желания файл и натиснете бутона Отворен код.
Направете необходимите промени.
Щракнете върху свързания файл. Моля, имайте предвид, че има промени във файла.
Вграждане на данни от един файл в друг
Ако искате да поддържате връзка между два файла и основният файл не трябва да се актуализира, когато другият се промени, данните могат да бъдат вградени. Например, можете да вградите данни, когато не искате отчетът за състоянието да се опреснява, когато се правят промени в работния лист на Excel, или не искате работният лист на Excel да отразява промените в инструкциите. Тъй като цялата информация се съхранява в един файл, вграждането на данни е полезно в ситуации, когато трябва да изпратите мрежовата версия на файл на потребители, които нямат достъп до вградения файл.
Щракнете върху мястото, където искате да вградите файла.
В менюто Вмъкванещракнете върху елемент Предмети изберете опция От файла.
Изберете файла, който искате да вградите и щракнете Настроики.
Ако искате да вградите лист на Excel, той трябва да е първият в работната книга.
съвет:Ако искате да покажете само икона, върху която можете да щракнете, за да видите подробности, поставете отметка в квадратчето Под формата на икона.
Премахнете отметката от квадратчето Връзка към файлаи натиснете бутона Вмъкванеако използвате Word или Добреако използвате Excel.
Промяна на вградени данни
Щракнете двукратно върху вградения файл.
Направете необходимите промени.
В менюто файлизберете отбор Обнови.
Имайте предвид, че промените се записват във вградения файл.
Копирайте данни от един файл и ги поставете като свързан или вграден обект
В менюто редактиранеизберете отбор копие.
Прегледайте друг файл и щракнете върху мястото, където искате да поставите копираните данни.
В менюто редактиранеизберете отбор Залепете специалнои след това артикул Вмъкване на връзка.
В полето Какизберете типа обект, например Документ на Microsoft Word, и натиснете бутона Добре.
Word
Свързване на данни между Word и Excel файлове
Ако данните са във файл на Excel и свързаната информация е във файла на Word, можете да свържете данните, за да улесните актуализирането им. Да предположим например, че искате да свържете последните приходи от продажби с месечен отчет за състоянието. Отчетът е документ на Word и данните за приходите от продажби са на лист в Excel. След като свържете документа и листа, данните в отчета за състоянието автоматично ще се актуализират, когато информацията за приходите от продажби се промени. Възможно е също така инструкциите от документ на Word да трябва да бъдат поставени в множество файлове на Excel. Ако използвате обвързване на данни, промените в инструкциите се отразяват автоматично във всички файлове на Excel.
Отворен код.
Направете необходимите промени.
Не забравяйте, че промените се съдържат в свързания файл.
Вграждане на данни от един файл в друг
Ако искате да поддържате връзка между два файла и основният файл не трябва да се актуализира, когато другият се промени, данните могат да бъдат вградени. Например, можете да вградите данни, когато не искате отчетът за състоянието да се опреснява, когато се правят промени в работния лист на Excel, или не искате работният лист на Excel да отразява промените в инструкциите. Тъй като цялата информация се съхранява в един файл, вграждането на данни е полезно в ситуации, когато трябва да изпратите мрежовата версия на файл на потребители, които нямат достъп до вградения файл.
Например Лист, и натиснете бутона Промяна.
Направете необходимите промени.
В менюто Файлизберете отбор Затворете и се върнете към [име на файл].
Имайте предвид, че промените се записват във вградения файл.
Копирайте данни от един файл и ги поставете като свързан или вграден обект
Можете да създадете връзка към част от файл. Например, в месечен отчет за състоянието може да искате да свържете към определен диапазон от клетки в лист на Excel, а не към цял лист. Например, можете да свържете към конкретни инструкции от документ на Word, а не към целия документ.
Изберете данните, които искате да вмъкнете (например диапазон от клетки в работен лист на Excel).
В менюто редактиранеизберете отбор копие.
Прегледайте друг файл и щракнете върху мястото, където искате да поставите копираните данни.
В менюто редактиранеизберете отбор Залепете специалнои след това артикул Вмъкване на връзка.
В полето Какизберете типа обект, например Лист на Microsoft Excel, и натиснете бутона Добре.
PowerPoint
Вграждане на данни от един файл в друг
Ако искате да поддържате връзка между два файла и основният файл не трябва да се актуализира, когато другият се промени, данните могат да бъдат вградени. Да предположим например, че искате да включите най-новата информация за приходите от продажби в месечния си отчет за състоянието. Отчетът е презентация на PowerPoint, а данните за приходите от продажби са на лист в Excel. След като листът е вграден в презентацията, файловете остават свързани.
Щракнете върху мястото, където искате да вградите файла.
В менюто Вмъкванещракнете върху елемент Предмети изберете опция Създаване от файл.
Намерете и изберете файла, който искате да вградите.
Ако искате да вградите лист на Excel, той трябва да е първият в работната книга.
Щракнете върху бутона Вмъкванеи след това бутона Добре.
Ако не виждате данни от вградения файл, плъзнете манипулатора за преоразмеряване, докато се появи съдържанието на файла.
Промяна на вградени данни
Щракнете върху вградения файл.
В менюто редактиранезадръжте курсора на мишката върху елемента Обект [тип обект], например Лист, и натиснете бутона Промяна.
Направете необходимите промени.
В менюто Файлизберете отбор Затворете и се върнете към [име на файл].
Имайте предвид, че промените се записват във вградения файл.
Копирайте данни от един файл и ги поставете като свързан или вграден обект
Само част от файла може да бъде вградена. Например, в месечен отчет за състоянието може да искате да вградите не целия работен лист на Excel, а само определен диапазон от клетки в него.
Изберете данните, които искате да вмъкнете (например диапазон от клетки в работен лист на Excel).
В менюто редактиранеизберете отбор копие.
Прегледайте друг файл и щракнете върху мястото, където искате да поставите копираните данни.
В менюто редактиранеизберете отбор Залепете специално.
В полето Поставете катоизберете типа обект, например Лист на Microsoft Excel, и натиснете бутона Добре.
Excel
Свързване на данни между Word и Excel файлове
Ако данните са във файл на Excel и свързаната информация е във файла на Word, можете да свържете данните, за да улесните актуализирането им. Да предположим например, че искате да свържете последните приходи от продажби с месечен отчет за състоянието. Отчетът е документ на Word и данните за приходите от продажби са на лист в Excel. След като свържете документа и листа, данните в отчета за състоянието автоматично ще се актуализират, когато информацията за приходите от продажби се промени. Възможно е също така инструкциите от документ на Word да трябва да бъдат поставени в множество файлове на Excel. Ако използвате обвързване на данни, промените в инструкциите се отразяват автоматично във всички файлове на Excel.
Изходен файл изберете желания файл и щракнете Отворен код.
Направете необходимите промени.
Не забравяйте, че промените се съдържат в свързания файл.
Вграждане на данни от един файл в друг
Ако искате да поддържате връзка между два файла и основният файл не трябва да се актуализира, когато другият се промени, данните могат да бъдат вградени. Например, можете да вградите данни, когато не искате отчетът за състоянието да се опреснява, когато се правят промени в работния лист на Excel, или не искате работният лист на Excel да отразява промените в инструкциите. Тъй като цялата информация се съхранява в един файл, вграждането на данни е полезно в ситуации, когато трябва да изпратите мрежовата версия на файл на потребители, които нямат достъп до вградения файл.
Например Лист, и натиснете бутона Промяна.
Направете необходимите промени.
В менюто Файлизберете отбор Затворете и се върнете към [име на файл].
Имайте предвид, че промените се записват във вградения файл.
Копирайте данни от един файл и ги поставете като свързан или вграден обект
Можете да създадете връзка към част от файл. Например, може да искате да свържете не целия работен лист на Excel, а само към определен диапазон от клетки в него.
Изберете данните, които искате да вмъкнете (например няколко изречения в документ на Word).
В менюто редактиранеизберете отбор копие.
Прегледайте друг файл и щракнете върху мястото, където искате да поставите копираните данни.
В менюто редактиранеизберете отбор Залепете специалнои след това артикул Вмъкване на връзка.
В полето Какизберете типа обект, например Документ на Microsoft Word, и натиснете бутона Добре.
