Раздел 2. Организация на базата данни

Лекция 13. СУБДГОСПОЖИЦАДостъп... Създаване на таблици и дефиниране на връзки

В момента най-разпространени са релационните СУБД, които включват офис СУБД - MS Access ... Основното предимство MS Access е присъствието му в опаковката MS Office. MS Access СУБД има богата функционалност и е лесен за използване. Особено удобна е визуалната среда за разработка, което значително ускорява процеса на създаване на база данни.

Започвайки с пакета MS Office 2000, включен в MS Access се появи нова функционалност:

§ Поддръжка за приложения клиент-сървър. Като сървъри на база данни могат да се използват Microsoft SQL Server 6.5 или 7.0 плюс процесор за данни MSDE (Microsoft Database Engine).

§ Експортиране на обекти на база данни за форматиране HTML създаване на статично и динамичноуеб -страници за достъп до данни.

§ Възможност за използване на имейл за изпращане на данни и др.

Взаимодействие с околната среда MS Access извършвани през главното меню и лентата с инструменти, тяхното използване и конфигурация не се различава от другите приложения на пакета MS Office. MS Access СУБД създава цялата система в един файл с *. mdb , недостатъците и предимствата на тази СУБД са свързани с това.

Основи на работа в СУБД ГОСПОЖИЦАДостъп

След създаване или отваряне на база данни през диалоговия прозорец " Microsoft Access "Работен прозорец на" базата данни » (Фигура 13.1).

Фигура 13.1 - Диалогов прозорец "База данни"

Работният прозорец "База данни" ви позволява достъп до основните обекти MS Access , като: таблици, заявки, формуляри, отчети, страници, макроси, модули. Нека дефинираме основните обекти, използвани в СУБДДостъп:

§ маса - основният обект на релационна база данни, необходим за съхранение на данни.

§ Разследване Това е въпрос, генериран във връзка с базата данни. Именно заявките ви позволяват да получите необходимата информация от релационни бази данни. Те се основават на релационна алгебра и релационно смятане.

§ Формата - формат на дисплея под формата на прозорец на Windows OS. Целият потребителски интерфейс е базиран на формуляри.

§ Докладвай - форматирано представяне на данни, изведени на екран, принтер или файл.

§ Страница - формат за показване под формата на формуляр, служещ за достъп до уеб страници. Добавен е нов обект в MS Access 2000.

§ макрос - набор от един или повече макроси, които изпълняват определени, най-често използвани операции.

§ модул - програма на езикДостъп Основен ... Използването на модули ви позволява по-пълно да реализирате възможностите MS Access.

Почти всеки обект MS Access , в допълнение към макроси и модули, има няколко опции за създаване, конструкторът и съветникът могат да се нарекат традиционни:

§ майстор - позволява да създадете общ обект и представлява диалогов прозорец с редица последователно задавани въпроси, отговорите на които ви позволяват да изясните свойствата на създавания обект. Обикновено се използва като основно средство за създаване на обект.

§ Конструктор - предоставя мощни механизми за персонализиране и редактиране, обикновено служи като средство за редактиране на вече създаден обект и придаване на правилния вид.

Създаване на таблици

MS Access СУБД поддържа редица основни типове данни: текст, число, валута, брояч, дата/час, булев, поле за бележка, поле за обект OLE, хипервръзка.Сред изброените типове последните два могат да се считат за разширени: поле за обект OLE и хипервръзка, като последната се обяснява сама. Обектно поле OLE ви позволява да импортирате обекти, които поддържат технологията, в таблици на база данни OLE например изображения, документи MS Word и др.

На имената на таблици и полета в СУБД MS Access се налагат следните ограничения:

§ Името на полето не може да надвишава 64 знака.

§ В имената на полета и таблици не се допускат контролни знаци с кодове 0 - 31 и символи (.! ‘).

§ Името на полето не може да започва с интервал, освен това свикването с използването на интервали по принцип не е желателно, по-добре е да използвате долно черта.

MS Access СУБД предлага няколко начина за създаване на таблици:

§ Режим на маса - ви позволява да създадете таблица в режим на таблица, т.е. отваря се таблица, в която трябва да въведете заглавията на колоните (полета). Всички типове полета се приемат по подразбиране като текстови.

§ Конструктор - ви позволява да създадете нова таблица в дизайнера на таблици, като същевременно можете веднага да посочите всички възможни свойства на полетата на таблицата.

§ Съветник за маса - ви позволява да създадете таблица с помощта на съветник, който разполага с голямо количество шаблони за таблици с вече дефинирани свойства. Процесът на създаване се състои в избор на необходимите полета от примерните таблици.

§ Импортиране на таблици - ви позволява да импортирате таблици от външни файлове, например от съществуващи бази данни MS Access, MS Excel таблици и т.н. В резултат на това в текущата база данни ще бъде създадена таблица, получена от външен източник.

§ Връзка с таблици - позволява да се свързвате с таблици, разположени във външни файлове.

Основният инструмент за създаване на таблици в MS Access е конструктор на таблица. Помислете за структурата на дизайнера на таблици (Фигура 13.2) и характеристиките на създаване на таблици в този режим.

Фигура 13.2 - Прозорец на дизайнера на таблици

В горната част на прозореца за проектиране има празна таблица, съдържаща три колони: "Име на поле", "Тип данни", "Описание". Колоната "Име на поле" съдържа имената на полетата (атрибутите) на създаваната таблица. Колоната "Тип данни" показва основните типове данни на съответните полета. Колоната Описание не е задължителна и е предназначена за коментари.

Всяко поле, заедно с определен тип, има допълнителни свойства, които се показват в секцията Свойства на полето в долната част на дизайнера.

Можете да маркирате следните свойства на полетата, разположени в раздела "Общи":

· Размер на полето - определя максималния брой знаци (използва се за полета от тип: текст, число, брояч);

· Нови ценности - определя начина за промяна на стойностите на брояча (само за типа брояч);

· Формат на полето - дефинира формата за извеждане на стойности на полета (прилага се за всички полета с изключение на полетата на обекта OLE);

· Десетични знаци - определя броя на десетичните знаци при показване на числа (използва се за типове: числови, валутни);

· Маска за въвеждане - ви позволява да зададете маска за въвеждане за опростяване на въвеждането на данни (използва се за полета от тип: текст, дата/час, число, пари);

· Подпис - дефинира текста, който ще се показва като заглавие на колоната вместо името на полето (за всички полета);

· Стойност по подразбиране - позволява да зададете стойността, която автоматично се въвежда в полето при създаване на нов запис;

· Условие за стойност - дефинира изискванията към данните, въведени в полето;

· Съобщение за грешка - съдържа съобщение, което ще се изведе при нарушаване на условието за входната стойност (виж по-горе);

· задължително поле - посочва дали се изисква задължително въвеждане на стойности в полето;

· Празни редове - определя дали е разрешено въвеждането на празни редове в полето (само за текстови полета);

· Индексно поле - дефинира индекса, създаден от едно поле;

· Компресиране на UNICODE - включва компресия на полето при използване на кодиране Unicode (за полета за бележки, хипервръзки и текстови полета).

Коментирайте.Дефинирането на такива свойства като "Входна маска", "Стойност по подразбиране", "Състояние на стойност", "Съобщение за грешка" ще подобри удобството и скоростта на работа на потребителите, както и ще намали броя на възможните грешки.

Раздел Заместването предоставя средство за създаване на контроли за алтернативно въвеждане на стойности като списъчно поле и комбо поле. По подразбиране е обикновено поле.

Първичният ключ се задава от командата Редактиране - Ключово поле,команда от контекстното меню Ключово полеили бутона на лентата с инструменти. По същия начин може да се създаде сложен първичен ключ, като предварително сте избрали с мишката полетата, включени в първичния ключ, като държите ключа Shift или Ctrl.

Както в много СУБД, ключовете се определят от индекси (включително първичния ключ), така че можете да използвате диалоговия прозорец Индекси, за да присвоите сложни ключове или да ги персонализирате (Фигура 13.3).

Колоната "Индекс" дефинира имената на индексите на таблицата, а първичният ключ на таблицата винаги е наименуванПървичен ключ ... Колона "Име на поле" ви позволява да посочите набор от полета, включени в индекса. Специфичните за индекса параметри са дефинирани в долната част на прозореца Свойства на индекса.

Фигура 13.3 - Диалогов прозорец за създаване на съставен индекс.

Обикновено, след като всички таблици са създадени и всички свойства на техните полета са дефинирани, се създават връзки между таблиците. Връзките ви позволяват да прилагате принципите за поддържане на целостта между данните, разположени в различни таблици. Връзките се създават чрез инструмента - "Data Scheme", извикан от командата Обслужване - Схема за данниили бутона на лентата с инструменти. Добавянето на таблици към схемата се извършва чрез диалоговия прозорец "Добавяне на таблица", като просто изберете и натиснете бутона "Добавяне" (Фигура 13.4). Трябва да се отбележи, че не само таблиците, но и заявките могат да участват във връзки.

Фигура 13.4 - Диалогови прозорци "Схема на данните" и "Добавяне на таблица"

Създаването на връзки между таблици се извършва чрез просто плъзгане, за това натискаме левия бутон на мишката върху полето за първичен ключ на основната таблица и плъзгаме към външния ключ на подчинената таблица, след което пускаме левия бутон на мишката. В резултат на това ще се появи диалоговият прозорец "Промяна на връзките" (Фигура 13.5).

В диалоговия прозорец „Промяна на връзките“ комбинираните полета „Таблица/Заявка“ и „Свързана таблица/Заявка“ показват главната и подчинената таблици съответно. Лявата част на списъка съдържа полетата на основната таблица, участваща във връзката, а дясната част съдържа свързаните полета на подчинената таблица. При свързване с помощта на прости ключове MS Access автоматично попълва списъците с релации, но когато свързвате сложни ключове, трябва да попълвате списъците ръчно.

Диалоговият прозорец "Промяна на връзките" ви позволява да дефинирате принципите за поддържане на целостта на препратките, за това използвайте групата от квадратчета за отметка "Осигурете целостта на данните" . Ако квадратчето за отметка „Осигурете целостта на данните“ не е избрано, тогава MS Access не налага целостта на свързаните записи.

MS Access поддържа два основни принципа за поддържане на референтната цялост при изтриване:

§ забрана за изтриване на записи от основната таблица, които са посочени в подчинените таблици, ако квадратчето за отметка „Каскадно изтриване на свързани записи“ не е активирано;

§ при изтриване на запис от основната таблица, към която има връзки в подчинените таблици, се извършва каскадно изтриване на последната, ако е активирано квадратчето „Каскадно изтриване на свързани записи“ (Фигура 13.5);

Подобни принципи се прилагат при актуализиране на записи, но се контролират от квадратчето за отметка Каскадно актуализиране на асоциирани полета.

Фигура 13.5 - Диалогов прозорец "Промяна на връзки"

Контролни въпроси

1. Какви нови функции се появиха в СУБД MS Access 2000?

2. Какви категории обекти се разграничават в СУБД MS Access?

3. Какви методи за създаване на обекти могат да се нарекат основни?

4. Кои са основните типове данни, използвани в MS Access.

5. Какви са ограниченията, наложени върху имената на полета и таблици в СУБД MS Access?

6. Какви режими на работа се използват за работа с масата?

7. Кои са основните свойства на полетата MS Access.

8. Каква е целта на раздела Търсене?

9. Как се определят ключовете и индексите?

10. Как се създават връзки между таблици в СУБД MS Access?

11. Какви са принципите за поддръжка на референтната цялост, използвани от СУБД MS Access?

Задачи за самообучение

Упражнение 1. Като се вземат предвид основните данни (таблици 13.1 - 13.5), създайте останалите таблици в базата данни на ИС "Библиотека" и установете връзки. Ключовите полета са показани в курсив. Описанието на създаването на таблицата "Книги" е дадено по-долу.

Таблица 13.1 - Свойства на полетата на таблицата "Книги".

Таблица 13.2 - Свойства на полетата на таблицата "Инстанции"

Таблица 13.3 - Свойства на полетата на таблицата "Читатели"

Таблица 13.4 - Свойства на полетата на таблицата "Каталог".

Таблица 13.5 - Свойства на полетата на таблицата "Връзка".

Пример за създаване на таблица "Книги".

Нека създадем таблицата „Книги“ на базата данни „Библиотека“ на базата на предварително създадена релационна схема, като вземем предвид някои от предварително формулираните ограничителни условия. За удобство основните свойства на полетата са обобщени в таблици 13.1 - 13.5

1. В диалоговия прозорец DB (Фигура 13.1) изберете категорията "Таблици".

2. Отворете прозореца на дизайнера на таблица с командата Създаване-конструкторили по друг начин.

3. В отворения диалогов прозорец (Фигура 13.2) поставете курсора в първия свободен ред на колоната „Име на полето“ и въведете името на полето -ISBN.

4. В колоната „Тип данни » посочете вида - текст(тази стойност е зададена по подразбиране).

5. Посочваме размера на полето, за това курсорът се настройва на позицията на свойството - "Размер на полето" (в долната част на прозореца на конструктора, Фигура 13.2) и посочваме стойността - 14 .

6. Действителните имена на полета може да се различават от показаните на потребителите. За да направите това, задайте стойността на свойството "Signature" наISBNили по друг начин, ако се изисква от потребителя.

8. Повтаряме стъпки 3 - 7 и по подобен начин създаваме други полета на таблицата, но за полето Годината на издаванедопълнително задайте свойството "Условие за стойност" равно на >1959 ... Свойството "Условие за стойност" обикновено се задава на свойството "Съобщение за грешка", например стойност Книгата е публикувана преди 1960 г.!

9. Нека посочим първичния ключ за полетоISBN, за това поставете курсора върху него и изпълнете командата от контекстното меню Ключово поле.

10. Нека запазим създадената таблица под името Книги... Диалоговият прозорец "Запазване" се извиква всеки път, когато затворите променената таблица.

Останалите таблици на базата данни се създават по подобен начин.

Пример за създаване на фиксиран списък

В някои случаи трябва да създадете полета, които въвеждат фиксирани стойности от списък, например за таблица читателив полето Етажмогат да бъдат въведени само две стойности "М"или "F"... За да създадете комбинирано поле за поле Етажизвършете следните действия:

1. Нека изберем поле Етаж.

2. Нека да отидем в раздела на формата на свойствата "Заместване".

3. Да зададем свойството Тип контролв стойност Поле с Списъкът.

4. Да зададем свойството Тип източник на низ в стойност Списък стойности.

5. Да зададем свойството Източник на струни в стойност "М"; "Ж"

6. Нека запазим промените в таблицата.

Фигура 13.6 - Схема на данните на БД "Библиотека"

Задача 2. Установете връзки между таблиците, както е показано на фигура 13.6. Следвайте правилата за поддържане на референтната цялост, дефинирани в формулировката на проблема.

Основни обекти на MS Access СУБД

Система за управление на база данни (СУБД) MS Access е система за управление на релационна база данни, която работи в средата на Windows XP. Той предоставя всички необходими инструменти за дефиниране и обработка на данни, както и за управлението им при работа с големи обеми информация. СУБД ви позволява да създавате приложения, които работят в Windows среда и напълно отговарят на нуждите на клиента.

СУБД включва инструменти за управление на таблици, заявки, формуляри, отчети, макроси и модули като независими обекти, съхранявани в един файл с база данни (extension.mdb).Това прави много по-лесно създаването на свързани обекти и проверката на целостта на данните.

Нека разгледаме накратко състава на файла на базата данни и архитектурата на СУБД.

СУБД наименува всичко, което може да има име, като обекти. В базата данни на Access основните обекти са таблици, заявки, формуляри, отчети, макроси и модули.

масае обект, предназначен да съхранява данни. Всяка таблица съдържа информация за обект от реалния свят, като клиентите на фирмата. Таблицата се състои от заглавие и тяло. Заглавката включва имената на атрибутите (колони) на обекта и техните свойства, като фамилия, телефонен номер и адрес на клиента. Тялото съдържа кортежи (редове), всеки ред представлява набор от стойности на колони, които съхраняват данни за конкретен екземпляр на обект. Например информация за клиента:

Семенов; 75-48-09; Рязан, ул. Поле, 20.

За всяка таблица можете да дефинирате първичен ключ, за да гарантирате, че всеки ред е уникален, един или повече индекси, за да гарантирате, че записите са подредени, и други свойства.

При работа с Access таблиците са един от основните обекти, на тяхна база се изграждат всички останали елементи, като формуляри, заявки и отчети. Таблицата събира данни по конкретна тема, например цялата информация за клиентелата на фирмата. Всеки ред от данни в таблицата на клиентите съдържа информация за конкретен клиент. Тази информация може да бъде разнородна и следователно редът се състои от няколко различни типа полета, съдържащи фамилно име, телефонен номер, адрес, номер на сметка и т.н.

Базата данни на Access може да се състои от няколко таблици, всяка от които съхранява информация по една тема. Една таблица може да съхранява информация за клиенти, друга - за всички търговски споразумения, които са сключени с определени клиенти, третата - информация за разходи, данъци и разходи за развитие на компанията, в четвърта - инвентарен списък на складовия фонд , в петото - време на изложби и презентации и др.

Разследванее обект, който позволява на потребителя да извлече желаните данни от една или повече базови таблици и други заявки. В заявката можете да посочите условията, на които трябва да отговарят данните. Поради това заявката позволява извличане само на необходимите данни от голям масив от информация, съхранявана в базата данни. За да създадете заявка, използвайте примерна заявка (QBE)или инструкции SQL.Можете да създавате заявки за избор, актуализиране, изтриване или добавяне на данни. Със заявки можете да създавате нови таблици, използвайки данни от една или повече таблици, които вече съществуват.

Форматае обект, предназначен предимно за въвеждане на данни, показването им на екрана или контролиране на работата на приложение. Формулярите се използват за удовлетворяване на изискванията на клиентите за представяне на данни от таблици и заявки. Формулярите могат да бъдат отпечатани. С помощта на формуляра можете да стартирате в отговор на някакво събитие макросили процедура,извършване на определена обработка на данни.

Докладвайе обект, предназначен за създаване на документ, който по-късно може да бъде отпечатан или включен в документ в друго приложение. Можете да прегледате отчета на екрана, преди да го отпечатате на принтера.

макросе обект, който е структурирано описание на едно или повече действия, които ще бъдат извършени в отговор на конкретно събитие. Например, можете да дефинирате макрос, който в отговор на избор на елемент в основния формуляр, отваря друг формуляр. Използвайки друг макрос, можете да проверите стойността на поле, когато съдържанието му се промени. Можете да стартирате друг макрос или модулна функция от един макрос.

модуле обект, съдържащ програми в Microsoft Access Visual Basic, които могат да бъдат разработени от потребителя за прилагане на нестандартни процедури при създаване на приложение.

Съвременната цивилизация има остра нужда от постоянна обработка и съхранение на големи количества различни данни. Освен това има постоянна необходимост от проследяване на въздействието на техните промени върху други информационни масиви. Най-удобно е всички тези процеси да се организират под формата на база данни. Популярната програма Access DBMS може да се превърне в удобен инструмент за такава организация.

Какво е DBMS

Обичайно е да се представят и съхраняват различни данни под формата на таблици. Често се случва няколко таблици да съдържат информация, която е свързана по някакъв начин. Колекцията от такива взаимозависими таблици представлява база данни.

За да може да се работи пълноценно с данни от базата данни, е необходимо също така да се изпълняват заявки. И за да се улесни попълването на базата с първоначална информация, обикновено се използват специално разработени формуляри. За автоматизиране на процеса в някои случаи е необходимо допълнително използване на макроси. Комбинацията от допълнителни инструменти и образува система, наречена СУБД – система за управление на база данни. Пример може да бъде Foxpro, Oracle, DBMS

Основните функции на СУБД

СУБД на Access изпълнява следните важни функции:

Изисква се внедряване и формули;

Установяване на връзки между таблици и набори от данни;

Възможност за добавяне на заявки.

Целият набор от инструменти, който е в арсенала на СУБД MS Access, е предназначен за пълноценно обслужване на две основни направления в хода на функционирането на информационната система. Това е организацията на проектирането и модификацията на структурата и различните необходими манипулации с данни.

Основните разлики между СУБД на Access

От много други, които се използват от програмистите за автоматизиране на работата с бази данни, СУБД на Access е лесна за научаване. Тъй като тази платформа е русифицирана и също така има стандартен интерфейс за всички програми на MS Office, дори неопитните потребители няма да почувстват неудобство, докато я овладяват.

В същото време Access е цялостна програма за управление на данни с всички необходими атрибути. Създадената система може да се използва не само на отделен компютър, но и в обширна локална мрежа.

Достъп до функции

Тази програма дава възможност за създаване на първоначални обекти под формата на таблици с полета от различен тип, например числови, текстови, графични, дори OLE полета.

Освен това, той осигурява комуникация между таблици, като същевременно поддържа каскадни актуализации на данни и каскадни изтривания, ако е необходимо.

Извършват се всички основни операции с данни, като въвеждане, преглед, съхранение, актуализиране, сортиране, филтриране, получаване на селекции. Извършва се и индексиране на избраните полета, контрол на въведената информация.

При попълване на полетата могат да се използват изчисления по различни формули.

Access DBMS е удобна и разбираема програма, която притежава всички възможности на подобни професионални приложения.

Въведение

Съвременният живот е немислим без ефективно управление. Важна категория са системите за обработка на информация, от които до голяма степен зависи ефективността на всяко предприятие или институция. Такава система трябва:

Осигурете получаване на общи и/или подробни отчети за резултатите от работата;

Позволяват лесно идентифициране на тенденциите в най-важните индикатори;

Осигурете получаването на критична за времето информация без значителни забавяния;

Извършете точен и пълен анализ на данните.

Съвременните СУБД са предимно Windows приложения, тъй като тази среда ви позволява да използвате по-пълно възможностите на персоналния компютър, отколкото средата на DOS. Спадът в цената на високопроизводителните компютри доведе не само до широк преход към средата на Windows, където разработчикът на софтуер може да бъде по-малко загрижен за разпределението на ресурсите, но също така направи компютърния софтуер като цяло и СУБД в частност по-малко критично за хардуерните ресурси на компютъра.

По този начин днес разработчикът не е обвързан с рамката на конкретен пакет и в зависимост от поставената задача той може да използва различни приложения. Следователно общата посока на развитие на СУБД и други инструменти за разработка на приложения в момента изглежда по-важна.

MS Access СУБД и нейните основни характеристики

MS Access в момента е една от най-популярните софтуерни системи за управление на настолни бази данни. Сред причините за тази популярност трябва да се отбележи:

Висока степен на гъвкавост и внимателност на интерфейса, който е проектиран да работи с потребители с различна квалификация. По-специално е внедрена система за управление на обекти от база данни, която дава възможност за гъвкаво и бързо преминаване от режим на проектиране към режим на пряката им работа;

Дълбоко разработени възможности за интеграция с други софтуерни продукти, включени в МSOffice, както и с всякакви софтуерни продукти, поддържащи OLE технология.

Богат набор от инструменти за визуално развитие.

MS Access е високопроизводителна (32-битова) система за управление на релационни бази данни, която е част от професионалната версия на интегрирания пакет Microsoft Office. MS Access е предназначен за разработване на настолни бази данни и създаване на клиент-сървър приложения за бази данни, работещи под операционни системи Windows. Тази система е достъпна за потребители от всяко ниво.

MS Access работи с обекти, които включват таблици, заявки, формуляри, отчети, макроси и модули. Всички свързани обекти са организирани в един файл, наречен база данни.

Общо описание на пакета Access

Пакетът Access е включен в разширената (професионална) доставка на пакета MS Office и е по-сложен за използване от Word и Excel.

Предназначение: създаване и използване на бази данни.

База данни - набор от логически свързана информация за определена област на човешката дейност; база данни се състои от една или повече свързани таблици; една база данни за пакети на Access се съдържа в специален файл с разширението. mdb (примерен файл с база данни: Клиенти. mdb).

Системата за управление на база данни (СУБД) е набор от програми, които изпълняват всички необходими операции с бази данни (създаване, попълване, съхранение, обработка, извеждане).

Таблицата е набор от записи от един и същи тип. Таблиците са гръбнакът на съвременните бази данни, всяка таблица трябва да има име, което е уникално за тази база данни.

Записът е набор от полета, които описват структурата на информацията, съхранявана в таблицата. Полетата в един запис трябва да са логически свързани едно с друго.

Полето е елементарна логически неделима единица информация в база данни. Всяко поле трябва да има уникално име и тип; видът на полето зависи от вида на информацията, съхранявана в него; основните типове полета са: числови, текстови (малък текст до 255 знака), брояч (цели числа в ред), поле MEMO (голям свободен текст), дата/час, валута, поле на OLE обект (например всяко изображение) ; някои полета в таблицата имат специални приложения и се наричат ​​ключови полета.

Ключово поле (ключ) - специално поле, което определя уникалността на всеки запис в тази таблица; всяко поле или група от полета могат да бъдат ключови, стига да имат уникален набор от стойности за всеки запис в таблицата; в повечето случаи уникалността се осигурява чрез въвеждане на специално поле в записа - сериен номер или код на запис (тип - брояч); при изтриване или добавяне на записи към таблицата, уникалността на стойностите на тези полета се проследява автоматично; ключовите полета имат други приложения, например за сортиране на данни в ред и за свързване на таблици една с друга.

Най-простата база данни се състои от една таблица. По-голямата част от реалните бази данни се състоят от няколко свързани таблици. Необходимостта от използване на множество таблици се обяснява с факта, че всяка таблица трябва, ако е възможно, да не съдържа записи, в които има много дублиращи се данни. Това, от една страна, намалява количеството съхранявана информация, а от друга, елиминира излишъка на информация в таблици и значително повишава ефективността на използването на базата данни. Разбиването на цялата информация, съхранявана в базата данни в отделни таблици, е доста сложно и изисква известни познания и опит. Основата на такова разделяне е специален математически апарат на релационна алгебра.

Има специални софтуерни системи, които въз основа на анализа на обработените данни ви позволяват да намерите най-добрата структура на базата данни. Ако две таблици на базата данни са свързани една с друга, тогава най-често типът на тази връзка се дефинира като "Един към много", тоест един запис в една таблица (наричан в този случай главен) съответства на няколко записа в друга таблица (подчинен). Връзката между таблиците се извършва с помощта на ключови полета: подчинената таблица, в допълнение към своя основен ключ, съдържа поле, чието име и тип обикновено съвпадат с ключовото поле на основната таблица. Такова поле се нарича външен ключ.

Работата с Access изисква две основни стъпки:

Създаване на база данни;

Използване на база данни за обработка на информация.

От своя страна създаването на база данни започва със създаването на нов файл с база данни * .mdb и може да се извърши по следния начин:

Пълно "ръчно" описание на структурата на базата данни като набор от таблици, записи и полета;

Въз основа на наличните шаблони за база данни (има 22), от които можете да изберете необходимите таблици и полета.

Описанието на всяка таблица включва:

Задаване на името на таблицата;

Дефиницията на ключово поле (обикновено поле за контра-код), което се посочва на първо място в списъка с полета;

Изброяване на всички други полета, включени в таблицата, като се посочват техните имена и типове.

След като опишете таблиците, трябва да установите връзки между тях с помощта на външни ключове. За това се използва специален визуален инструмент, стартиран от бутона „Схема на данните“ в лентата с инструменти. Позволява ви да изберете свързаните таблици и да използвате мишката, за да "разтегнете" връзката между едноименните полета в таблиците.

След това можете да започнете най-безинтересния, но необходим етап - попълване на създадената база данни с информация. За това обикновено се създават специални обекти - форми. Тяхната цел е да въвеждат и допълнително редактират тези, които се съхраняват в базата данни. Формулярът е набор от полета за въвеждане, съответстващи на полетата на конкретна таблица. Най-лесният начин да създадете формуляр за конкретна таблица е автоматично да използвате бутона Нов обект / Автоформа. На всеки формуляр се присвоява име, под което се записва във файла на базата данни и може да се използва в бъдеще.

Използването на създадената и попълнена база данни се основава на още две основни концепции – заявка и отчет. Заявката ви позволява да извършите необходимите действия със съхранените данни. Има следните видове заявки:

За извадка от данни,

За да добавите записи,

За изтриване на записи, за редактиране на записи.

Най-често използваните заявки са извличане на данни. Формирането на заявки се извършва с помощта на специален конструктор, който ви позволява да посочите таблиците и полетата, използвани в заявката (не непременно всички, можете да изберете само необходимите!) И да зададете условията за избор на данни. Когато задавате условия, можете да използвате знаците на отношения (=,<, >, <>), аритметични операции (+, -, *, /), логически оператори (И, ИЛИ, НЕ, КАТО) и скоби. Създадените заявки се записват във файл на база данни и могат да бъдат използвани повторно. Въз основа на всяка съществуваща заявка можете да създадете нова, като промените набора от полета и условията за избор.

Отчетите са подобни на заявките за извличане на данни, само че са фокусирани върху изхода на принтера. Те също могат да бъдат записани във файл на база данни и да се използват по-късно. В резултат на това файлът на базата данни на пакета Access съдържа всички таблици, формуляри, заявки и отчети, които се използват.

MS Access е релационен клиент-сървър от Microsoft. Релационен означава, че се основава на таблици. Нека разгледаме тази система по-подробно.

Какво е релационна база данни?

Нека разгледаме предимствата и недостатъците на тази СУБД.

Предимства на СУБД Microsorf Access

• Прост и интуитивен интерфейс. Можете да започнете работа с тази СУБД без специални умения. Освен това множество справочни ръководства, онлайн и офлайн курсове идват на помощ на начинаещия.
• MS Access DBMS е добре позната и много популярна в настолните компютри. Това означава, че винаги можете да поискате помощ от приятел, който използва тази СУБД от дълго време, за съвет, както и да работите заедно със същата база данни през мрежата.
• Почти безкрайни възможности от таблици могат да бъдат прехвърлени в Excel, Word, експортирани в XML, публикувани в PDF с натискане на един бутон на мишката, да не говорим, че можете лесно да прехвърляте избрани обекти в друга база данни.
• Ниска цена. Ако закупите MS Access като част от пълния пакет Microsoft Office, тогава, в сравнение с други платени СУБД, цената ще бъде много примамлива.
• Широка гама от дизайнери за изграждане на формуляри, отчети и заявки, с които можете да филтрирате данни и да ги изведете в удобна форма.
• Разширени опции за импортиране на данни: ако имате таблични данни, създадени с помощта на MS Word или MS Excel, можете лесно да ги прехвърлите във вашата база данни с помощта на съветника. Импортирането може да се извърши и от обикновен текстов документ, от XML документ, както и от файлове на база данни, създадени в други СУБД (като dBASE, PARADOX).
• Възможността за създаване на парола във вашата база данни.
• Вграден VBA на високо ниво.
• Възможност за запис на макроси.
• SQL редактор.

Има още едно значително предимство за програмистите: ядрото на Access JET 4 е вградено в операционните системи на Microsoft, започвайки от Windows-98. Това означава, че разработено приложение, което използва база данни, създадена в Access в своята работа, може лесно да бъде прехвърлено на всеки компютър с операционна система Windows. Той ще работи, без да изисква инсталиране на самата СУБД. В крайни случаи просто трябва да инсталирате RUNTIME - версия, която може да бъде изтеглена абсолютно безплатно от уебсайта на Microsoft.

Както можете да видите, предимствата на MS Access СУБД са очевидни. Но всички плюсове могат да бъдат отменени от доста значителни минуси. Нека ги разгледаме.

Недостатъци на СУБД на Microsoft Access

• MS Access принадлежи към файлово-сървърна СУБД. Това означава, че цялата обработка на данни се извършва директно на компютъра на клиента, потребителя. Страната на сървъра само извлича данни и ги прехвърля при поискване. Това води до факта, че големи потоци от данни се движат в локалната мрежа и при голям брой потребители, работещи с базата данни, може да възникне претоварване на мрежата. Класическата архитектура на файлов сървър винаги води до слаба производителност при голям брой потребители. В MS Access 2010 този проблем е частично разрешен.
• Липса на надеждни инструменти за защита на данните. По същество се използват само паролата на базата данни и потребителската парола. Не е трудно за опитен техник да премахне такава защита.
• Многопотребителският режим е възможен само в peer-to-peer мрежа или в мрежа с файлов сървър.
• Разработването на персонализиран интерфейс изисква участието на програмисти.
• Редакторът е примитивен и неудобен за използване.
• Тази СУБД не е безплатна.
• MS Access е пригоден за операционни системи Windows. За да се опитате да използвате данните, създадени в тази СУБД, в други операционни системи (например LINUX), ще трябва да бъркате много. По-лесно е да прехвърляте данни към друга СУБД.

След като разгледахме плюсовете и минусите на MS Access, използвайки версия 2007 като пример, ще дадем малки инструкции за възможностите на тази СУБД.

Създаване на таблици

Няма нищо по-лесно от създаването на нова таблица с помощта на MS Access 2007:

1. След като отворите базата данни, отидете на раздела "Създаване".
2. Кликнете върху иконата "Таблица", тя е първата вляво.
3. Пред нас е визуално представяне на таблица със стандартното име "Таблица 1" и автоматично увеличаващо се поле "Код".
4. Можете да започнете да въвеждате данни във втората колона. След като влезете в реда, трябва да натиснете клавиша Enter. Колоната автоматично ще бъде преименувана на „Поле 1“, полето „Код“ ще придобие стойност от единица и въвеждането на данни в следващия ред ще стане достъпно.
5. За да преименувате колона, просто щракнете двукратно върху нея. Препоръчително е да посочите имена на колони без интервали!
6. Създателят на таблици в Access 2007 е много умен. Веднага след като въведете стойност от типа "Дата" в полето в първия ред на нова таблица, ще бъдете автоматично подканени да използвате календара в следващия ред на същата колона.
7. За да завършите създаването на таблицата, трябва да я запишете, като щракнете върху съответната икона или клавишната комбинация CTRL + S.

Много потребители намират за по-удобно да преминат към режим "Дизайн" за повече визуална работа върху полетата на таблицата, тъй като в този режим можете да зададете типовете полета, ограниченията върху стойностите. Можете да преминете към този режим по всяко време, когато работите с таблицата, просто трябва да кликнете върху съответния бутон на панела.

Отправяне на заявки

Нека разгледаме как да създаваме заявки в MS Access. Нека създадем проста заявка във версия 2007 в режим на проектиране:

1. В лентата с менюта, в раздела Build, изберете бутона за проектиране на заявка.
2. Веднага пред вас ще се появи прозорец за избор на таблици. Щракнете върху всяка таблица, от която искате да изберете данни. Трябва да се помни, че можете да направите избор само ако няколко таблици могат да бъдат логически свързани една с друга чрез поле.
3. Ако имате избрани няколко таблици, трябва да изградите връзка между тях, като плъзнете линия от едно поле на една таблица към свързаното поле на друга с мишката.
4. Сега щракнете двукратно върху полетата от всяка таблица, които искате да видите като резултат.
5. В лентата с менюта, под раздела Дизайн, щракнете върху големия удивителен знак. Резултатът от вашия избор ще се появи пред вас в табличен вид.

Това е най-общата формула за създаване на заявки. За по-сложни заявки прочетете помощта на програмата или използвайте специалните уроци.

Понякога дори начинаещ потребител иска да представи своите данни в по-интересен формат от обикновена таблица. Тогава на помощ ще му се притече инструментът MS Access - "Формуляри".

Съветник за формуляри

Използвайки Access 2007 като пример, нека да видим как да използваме съветника за формуляри:

За да създадете по-сложни форми, трябва да използвате подходящия конструктор.

След преглед на тези инструкции можем да заключим, че MS Access е добра функция на ниска цена. Ясен интерфейс, разпространение, вградени помощни конструктори и съветници - всичко това улеснява проектиране и работа с база данни.